INFORME EJECUTIVO VISITA INSPECCIONES 20130001

Radicado No. 20133710489543
Fecha: 17-12-2013
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Dr. GUILLERMO ALFONSO JARAMILLO
Secretario Distrital de Gobierno
ASUNTO:
Informe Ejecutivo Auditorías de Gestión adelantadas a las Inspecciones de
Policía de las localidades de Puente Aranda, Mártires, Chapinero y
Tunjuelito.
De manera atenta me permito rendir el informe ejecutivo de las auditorías de gestión
adelantadas a las Secretarías General de Inspecciones e Inspecciones de Policía de las
localidades de Puente Aranda, los Mártires, Chapinero y Tunjuelito, practicadas durante
el periodo del 09 al 30 de octubre del año en curso.
La auditoría tuvo como objetivo evaluar la gestión y el cumplimiento de la normatividad
asociada al proceso, específicamente los procedimientos y las Resoluciones 1578 de
20021 y 586 de 20042.
Para la evaluación se aplicaron las normas de auditoría generalmente aceptadas, se
realizaron entrevistas y encuestas, se confrontaron documentos, se aplicaron pruebas
de cumplimiento y se efectuó análisis a la información registrada en el aplicativo SI
ACTUA.
1 Por la cual se modifica la Resolución 1578 de 2002
2 Por la cual se establecen procedimientos para la organización y funcionamiento
de Policía
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Se tomó como período de revisión la gestión realizada por tales dependencias durante
el periodo comprendido entre el 01 de enero y el 30 de septiembre del 2013,
seleccionándose por cada localidad una muestra representativa de querellas,
contravenciones, comisiones civiles y decomisos.
En cuanto al cargue de la información en el aplicativo SI ACTUA, se evidenció que
los servidores no utilizan los formatos como apoyo a los trámites procesales de las
actuaciones administrativas, no registran el total de diligencias que obran en los
expedientes ni suben la evidencia de los registros documentales, y en ocasiones lo
alimentan con información incompleta o errada, lo que dificulta la trazabilidad de los
asuntos que son de conocimiento de esa entidad.
En materia de conciliación, se observó que la Secretaría General de Inspecciones de
las localidades auditadas a través del mecanismo de la conciliación contribuyen en
promedio en un 33% con la descongestión de los asuntos que se radican en tales
dependencias.
En lo relacionado con el decomiso de elementos o mercancías se evidenció que no
se da cumplimiento al Procedimiento "2L-GNJ-P13".
No se tiene control sobre los asuntos que se radican en la Secretaría General de
Inspecciones. Esta situación se hizo más representativa en Tunjuelito, donde se
encontró represadas por más de un año en una gaveta de la secretaría las
actuaciones administrativas 077-2011, 025-2012, 027-2012, 085-2012, 092-2012 Y
095-2012; lo que trae como consecuencia la falta de oportunidad en el impulso
procesal de las mismas así como la falla en la prestación del servicio.
No se cumple con lo prescrito por el artículo 2° de la Resolución 586 de 2004, que
dispone que el acto reparto debe realizarse por lo menos una vez por semana y a él
deben asistir los Inspectores de Policía; observándose que en los casos que no se
realizó reparto no se dejó constancia del motivo de tal eventualidad, y por parte de
los inspectores se evidenció su reiterada inasistencia a tal diligencia, con la
consecuente falta de firmas en las respectivas actas.
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No siempre se aplica los controles necesarios para rechazar aquellos asuntos que no
son de su jurisdicción ylo competencia; hecho que se evidenció en la Secretaría
General de Inspecciones de Puente Aranda y Chapinero.
Formalmente se cumple con el procedimiento señalado por la ley para la designación
y notificación de los auxiliares de justicia, sin embargo en la mayoría de los casos los
auxiliares nombrados inicialmente no se presentaron en las fechas programadas.
Los Inspectores de Policia no reportan ante el Consejo Superior de la Judicatura las
inasistencias de los auxiliares de la justicia, para que se proceda conforme lo dispone
el artículo 9 del Código de Procedimiento Civil, hoy artículo 50 del Código General
del Proceso.
Se encontró un marcado desorden en el archivo físico de la Secretaría General de
Inspecciones de Puente Aranda y Tunjuelito. En la primera de las mencionadas no se
pudo evidenciar el acta de aprehensión del elemento ubicado en el espacio público
de la carrera 32 N° 22 B - 31 Y tampoco se pudo determinar las actuaciones surtidas
con posterioridad. En la restante no fueron halladas físicamente las actuaciones
administrativas 076-2010, 103-2010, 136-2010, 014-2011, 002-2012 Y 082-2012,
muy a pesar de encontrasen registradas en el sistema del SI ACTUA.
En materia de jornadas pedagógicas extramurales sobre el manejo de residuos
sólidos se observó que no se aplica una estrategia que permita beneficiar e instruir
en estos temas a un número importante de personas de la localidad.
Se evidenció igualmente que las acciones de sensibilización para el acatamiento
voluntario de normas de convivencia no están precedidas de un plan de trabajo en
donde se defina la problemática más coyuntural de la localidad, la población a
sensibilizar, el lugar de realización de las charlas, los capacitadores o intervinientes,
etc.
En relación con la obligación contenida en el Artículo 18 de la Resolución 1578 de
2002, se evidenció que no se da cumplimiento a la misma, la cual a la reza:
"Durante los dos primeros meses de cada año los Secretarios Generales de
Inspecciones y los Inspectores de Policía, dentro del ámbito de sus
competencias, presentaran a los alcaldes locales un trabajo evaluativo sobre los
problemas que afectan la convivencia y seguridad de las u.P.z. de la localidad,
haciendo un diagnóstico y proponiendo altemativas de intervención. En el mes
siguiente el alcalde local, los secretarios generales y los Inspectores de Policía,
de confonnidad con los Iineamientos del Plan de Desarrollo Local, diseñaran un
Plan de Acción que se ejecutará en el transcurso del año. "
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"Los alcaldes locales remitirán el Plan de Acción a la Subsecretaría de Asuntos
para la convivencia y Seguridad Ciudadana a más tardar en la primera semana
del mes de abril de cada año".
"El último viernes de cada mes, el Secretario General de Inspecciones y los
Inspectores de Policía se reunirán con el Alcalde Local con el fin de hacer
seguimiento y evaluación de los avances y problemas presentados en desarrollo
del Plan de Acción. De esta reunión se levantará un acta y copia de la misma se
enviará a la Subsecretaría de Asuntos para la Convivencia y Seguridad
Ciudadana".
2. Sistema de Información de Actuaciones Administrativas
SI-ACTUA:
y Procesos Policivos
El aplicativo no genera los reportes estadísticos de las actuaciones, lo que dificulta
las actividades de medición y seguimiento a la gestión y la generación de información
para el análisis y toma de decisiones en el mejoramiento continuo de los procesos
que adelanta esta dependencia, es así como:
Existe deficiencias en algunos de los formatos preestablecidos, ejemplo de ello es el
formato de aviso de notificación que solamente puede ser utilizado para querellas
administrativas y no para Despachos Comisorios.
No arroja un consolidado de la gestión pre-procesal de la Secretaría General de
Inspecciones, en cuanto a conciliaciones programadas, exitosas o fracasadas y
tampoco brinda datos estadísticos sobre el total de multas impuestas.
Las instalaciones de las Inspecciones de Policía de las localidades de Puente Aranda
y Mártires son apropiadas para la prestación del servicio y los funcionarios y
contratistas cuentan con equipos de cómputo y elementos de trabajo adecuados para
el buen desempeño de su gestión.
En cuanto a las inspecciones de Chapinero, al momento de la visita se evidenció que
aproximadamente desde el mes de abril del año en curso no se cuenta con red de
datos por haberse quemado el router que comunica a las inspecciones con la
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Alcaldía Local, lo que afecta de manera ostensible la dinámica laboral debido a que
deben desplazarse constantemente hasta la Alcaldía para alimentar el aplicativo SIACTUA.
Por último, es de anotar que los informes detallados fueron remitidos a las Alcaldías
Locales
auditadas
con
radicados
20133710479643,
20133710479873,
20133710482733
Y 20133710486783,
los cuales pueden ser consultados en el
aplicativo ORFEO. En dichos informes se hicieron algunas recomendaciones que
podrían contribuir al mejoramiento de las situaciones encontradas.
Específicamente, una de las recomendaciones propuestas tiene que ver con el cargue y
actualización de la información en el aplicativo SI ACTUA, como quiera que se trata de
una herramienta que ha sido creada para brindar orientación a los usuarios (servidores
públicos y particulares) respecto al estado procesal de cada una de las actuaciones
administrativas que cursan en tales despachos.
Por tanto, es importante que la Dirección de Derechos Humanos con el apoyo de la
Subsecretaría de Asuntos Locales realicen una evaluación y seguimiento periódico de
la confiabilidad de la información registrada en esta herramienta.
Se recomendó igualmente que las actuaciones administrativas sean impulsadas de
manera oportuna y eficaz, por cuanto es de suma importancia que las mismas se
tramiten conforme a los términos establecidos en la ley y en los procedimientos
institucionales que regulan la materia, con el fin de resolver en plazos razonables la
controversia administrativa que es de su conocimiento y así evitar dilaciones
injustificadas.
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Copia:
Dirección de Derechos Humanos - Dr. Andrés /darraga
Subsecl"etatia de Asuntos Locales - DI" Mi/ton Rengifo
Proyectó: Julia Lucía Garcia. Heliodoro Manrique y Jorge Eliécer Cárdenas
Revisó/Aprobó: Luz Esperanza Forero Daza
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