INFORME INSPECCIONES PUENTE ARANDA DIC 20130001

Radicado No. 20133710479643
Fecha: 12-12-2013
~MA'fQR
IIIIIIIII~IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII
UIII 11111111111111111111111111111111
tlEllOOOfÁ 1) (t
st!Cl'l1'ir¡V(I!lc el\!" ~I'l{t<)
PARA:
DR. CESAR HENRY MORENO TORRES
Alcalde Local de Puente Aranda
ASUNTO:
Visita de evaluación al proceso de Gestión Normativa y Jurídica
(Inspecciones de Policía).
De manera atenta y en cumplimiento de las funciones asignadas a esta Oficina, me
permito remitir el informe resultante de la evaluación adelantada durante los días 09 al
11 de octubre del presente año a la Secretaria General de Inspecciones de Policía a su
cargo.
En dicho informe se describen las situaciones generales y especificas encontradas
además de otros aspectos inherentes al manejo de despachos comisorios, querellas
policivas, vendedores ambulantes, plan de acción, procedimientos de reparto y en
general lo referente con el control y gestión de la dependencia.
LUZ 'e
RA. A FORERO DAZA
Jefe Oficina de Control Interno
Copia:
Subsecretaría de Asuntos Locales - Dr. Milton Rengifo
Dirección de Apoyo a Localidades - Dr. José Reinaldo Contreras Diago.
Dirección de Derechos Humanos - Dr. Andrés Idarraga
Proyectó: Julia Lucia Garcia y Heliodoro Manrique
Revisó/Aprobó: Luz Esperanza Forero Daza
Edificio Lievano.
Calle 11 No. 8 -17
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
Te!. 3387000 - 3820660
Información Línea 195
WW'N.gobiernobogota.gov.
BUREAU VERITAS
co
Certification
BOGOTÁ
HUC?ANA
11
ALCAt.Jl'íAMltYOO
OI&O«r!'A bt:
Sl!!CRlrrAl!IA.
DI! GIOS!I!~
La visita se efectúo a la Secretaría General y las Inspecciones de Policía 16A, 16C y
160, determinando como período de revisión la gestión realizada entre el 01 de enero y
el 30 de septiembre del 2013. Del total de los radicados se seleccionó una muestra de
40 querellas y contravenciones que corresponde al 13.42% del total de la población y
para comisiones civiles se tomó una muestra de 15 actuaciones que corresponde al
5.23%. Igualmente se analizó la única acta de decomiso que corresponde al 100%;
selección que se discrimina en el cuadro número 1.
ASUNTOS RADICADOS AÑO 2013
Concepto
Querellas
y contravenciones
Comisiones Civiles
Total de Radicados
Muestra
298
40
287
15
1
1
Decomisos
Porcentaje (%)
13.42
5.23
100.00
La evaluación se desarrolló de acuerdo con las normas de auditoría generalmente
aceptadas y la aplicación de las políticas, procedimientos y programas establecidos por
la Oficina de Control Interno, efectuando un examen sistemático, constructivo, objetivo
e independiente.
Se realizaron entrevistas y encuestas, se confrontaron documentos, se aplicaron
pruebas de cumplimiento y se efectuó análisis a la información pertinente de tal forma
que la evaluación proporcione bases razonables para fundamentar la información
contenida en el informe.
Las instalaciones de la Secretaria General y de las Inspecciones de Policía son
apropiadas para la prestación del servicio y los funcionarios y contratistas cuentan
con equipos de cómputo y elementos de trabajo adecuados para el buen desempeño
de su gestión.
Edificio Lievano,
Calle 11 No. 8 -17
Tel. 3387000 - 3820660
Información Línea 195
www.gobiernobogola.gov.co
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
BUREAU VERITAS
Certification
BOGOTA
HU\?ANA
Al.~_
OE~Anc,
8i!!el'ti!!'!'Al'lIAOl!
~I'tfro
2. Sistema de Información de Actuaciones Administrativas
SI-ACTUA:
y Procesos Policivos -
Respecto al manejo y grado de satisfacción del SI-ACTUA, ésta Oficina procedió a
adelantar una encuesta de opinión para conocer la percepción que los funcionarios
tienen del aplicativo, para lo cual se evaluaron seis (6) elementos a saber:
Item
1
2
3
4
5
1-------
Elemento evaluado
Valoración
Funcionalidad o utilidad
Impacto en el servicio prestado a la ciudadanía
Nivel de seQuridad
Disponibilidad
Q@,do de satisfacción en general
Capacitación recibida
6
~~rnedio
__________.._____
.
2.00
2.11
2.11
1.89
2.00
2.22
2.05
..__ .._-
En promedio el aplicativo obtuvo un nivel de percepción desfavorable por parte de
los usuarios, con una valoración de 2.05 puntos de 5.0 posibles de acuerdo a la
siguiente tabla.
Nivel de percepción del usuario
Favorable
Aceptable
Desfavorable
Valoración
4.0 - 5.0
3.0 - 3.9
1.0 - 2.9
Los ítems de menor calificación son los de "Disponibilidad, Funcionalidad o utilidad
y Grado de satisfacción", hecho que coincide con las anotaciones plasmadas por
los funcionarios en el acápite de observaciones de la encuesta, en el que
manifiestan su inconformidad con la conectividad y rapidez del programa; situación
que conlleva a atrasos en el cargue de la información de los asuntos que se surten
al interior de la entidad.
No obstante las novedades reportadas en la encuesta, no se presentó evidencia a
la auditoría en el sentido de haber reportado ante la Dirección de Planeación y
Sistemas de Información las inconsistencias del SI-ACTUA, y tampoco se presentó
evidencia de aporte o sugerencia formal tendiente a la optimización y funcionalidad
Edificio Líevano,
Calle 11 No. 8 -17
Te!. 3387000 - 3820660
Infonnación Línea 195
www.gobiemobogota.gov.co
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
BUREAU VERITAS
Certilication
BOGorA
HUt?ANA
Al.CN...OlAIIMYOR
O€t:lOOOTA DI:
St!CRl!!!A~IA DI! G08lI!!MlO
Además de las dificultades señaladas por los usuarios del aplicativo, en el curso de
la auditoría se pudo evidenciar que:
• Los reportes que arroja el SI-ACTUA carecen de información sobre la fecha de
corte.
• Existe deficiencias en algunos de los formatos preestablecidos, ejemplo de ello
es el formato de aviso de notificación que solamente puede ser utilizado para
querellas administrativas y no para Despachos Comisorios.
• El aplicativo no arroja un consolidado de la gestión pre-procesal de la Secretaría
General de Inspecciones, en cuanto a conciliaciones programadas, exitosas o
fracasadas y tampoco brinda datos estadísticos sobre el total de multas
impuestas.
•
El SI-ACTUA presenta inconsistencias en los reportes estadísticos de las
actuaciones, lo que dificulta las actividades de medición y seguimiento a la
gestión y la generación de información para el análisis y toma de decisiones en el
mejoramiento continuo de los procesos que adelanta esta dependencia.
Aunque los servidores conocen el manejo del SI-ACTUA, se observa que no le
están dando un uso adecuado por cuanto no utilizan los formatos como apoyo a los
trámites procesales de las actuaciones administrativas, no registran el total de
diligencias que obran en los expedientes ni suben la evidencia de los registros
documentales, y en ocasiones lo alimentan con información incompleta o errada; lo
que dificulta la trazabilidad de los asuntos que son de conocimiento de esa entidad.
Se evidencia que se incumple con el procedimiento de gestión documental al
hallarse expedientes sin foliar completamente. Tal es el caso de los comisorios 169,
12,70, 142 Y 196.
Edificio Líevano.
Calle 11 No. 8 -17
Te!. 3387000 - 3820660
Información Línea 195
www.gobiernobogota.gov.co
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
BUREAU VERITAS
Certification
ROGOIA
HU<?ANA
Al..C:.t.l..lliI.MlIlIfQR
!)e!trooofA n (:.
lS!!Cf'a!,IIRlA
•
Dl! ~~
Del periodo seleccionado y de acuerdo a los datos registrados en el aplicativo SI
ACTUA, se recibieron en la Secretaría General de Inspecciones un total de 586
actuaciones, de las cuales el 50.85% corresponde a querellas y contravenciones,
el 48.98% a comisiones civiles y el 0.17% a decomiso de mercancías, tal como
se observa en la siguiente tabla:
ASUNTOS RADICADOS ANO 2013
PORCENTAJE
CONCEPTO
POBLACION
Querellas v contravenciones
298
- 50.85
Comisiones civiles
287
48.98
Decomiso mercancías
1
00.17
Totales
586
100.00
(%)
•
Las cifras anteriores dan cuenta que la gestión de la Secretaría General y de las
Inspecciones de Policía se encuentra dividida entre la atención de querellas y
comisiones civiles en cumplimiento de los procedimientos establecidos para
estas dependencias.
•
De las 298 querellas y contravenciones que fueron radicadas en Secretaría
General de Inspecciones 233 fueron sometidas a reparto, de lo que se concluye
que esta área contribuye con un 22% en la descongestión de los asuntos que allí
se radican, lo cual no coadyuva de forma notable en la descongestión de las
inspecciones.
•
Se evidenció que la Secretaria General no siempre aplica
necesarios para rechazar aquellos casos que no son de su
competencia. Se cita como ejemplo las contravenciones con
ACTUA 3572, 3592, 3667 Y 3548 de 2013 las cuales fueron
autoridad competente por la Inspección 16C.
•
En cuanto al reparto de los asuntos de competencia de las Inspecciones de
Policía, se incumple lo dispuesto en el artículo 2° de la Resolución 586 de 20041,
que dispone que el reparto debe realizarse por lo menos una vez por semana;
evidenciándose que en las semanas del 14 al18 de enero, 11 al14 de junio, y 2
al 5, 8 al 12, 15 al 19 de julio de 2013 no se realizó reparto alguno y tampoco se
Edificio Líevano,
Calle 11 No. 8 ·17
Te!. 3387000·3820660
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
Infonnaeión Línea 195
www.gobiernobogota.gov.eo
Certificetíon
BUREAU VERITAS
los controles
jurisdicción o
radicados SI
remitidas a la
BOGOTA
HUt1ANA
J\l..CAí.llÍAMAYUR
Off.lOOOl'4 p.e
secI!:FfAli!IA
OI! G!OIllI!A#«>
encontró constancia del motivo de tal eventualidad. Idéntica situación
presentó en las semanas del2 a15, 8 al12 y 15 al19 de julio de 2013.
se
Por otra parte, no se encontró registro o existencia de las actas de reparto 625,
626 Y 627
•
En relación con la obligación contenida en el Artículo 18 de la Resolución 1578
de 20022, se evidenció que no se da cumplimiento a la misma, la cual a la reza:
"Durante los dos primeros meses de cada año los Secretarios
Generales de Inspecciones y los Inspectores de Policía, dentro del
ámbito de sus competencias, presentaran a los alcaldes locales un
trabajo evaluativo sobre los problemas que afectan la convivencia y
seguridad de las u.P.z. de la localidad, haciendo un diagnóstico y
proponiendo alternativas de intervención. En el mes siguiente el alcalde
local, los secretarios generales y los Inspectores de Policía, de
conformidad con los lineamientos del Plan de Desarrollo Local,
diseñaran un Plan de Acción que se ejecutará en el transcurso del
año."
"Los alcaldes locales remitirán el Plan de Acción a la Subsecretaría de
Asuntos para la convivencia y Seguridad Ciudadana a más tardar en la
primera semana del mes de abril de cada año".
"El último viernes de cada mes, el Secretario General de Inspecciones
y los Inspectores de Policía se reunirán con el Alcalde Local con el fin
de hacer seguimiento y evaluación de los avances y problemas
presentados en desarrollo del Plan de Acción. De esta reunión se
levantará un acta y copia de la misma se enviará a la Subsecretaría de
Asuntos para la Convivencia y Seguridad Ciudadana".
Preguntado el motivo del incumplimiento, la Secretaria General de Inspecciones
manifestó que no se cumple a cabalidad el mandato impuesto en dicha
normativa pero que se está dando cumplimiento a las directrices de la Secretaria
Distrital de Gobierno en cuanto a su plan de gestión. Sin embargo, esta oficina
considera que ello no les exonera de la obligación de observar lo establecido en
dicha normativa
Por la cual se establecen procedimientos
Inspecciones de Policía de Bogotá
Edificio Líevano,
Calle 11 No, 8-17
Tel. 3387000 - 3820660
Información Línea 195
www,gobiernobogota.gov.co
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
BUREAU VERITAS
Certification
para la organización
y funcionamiento de las
BOGOTÁ
HUQANA
JlLCAI..lliAMAl'OIl
PE~Ánc.
S!!Ct'l:eTAl'lIADE ~1'I:f.ü
•
En materia de decomisos en el aplicativo SI ACTUA se encontró registrada una
única acta de incautación durante el periodo comprendido entre el 01 de enero y
el 30 de septiembre de 2013, la cual fue radicada en la Secretaría General de
Inspecciones el 11 de febrero de 2013 con el número de expediente 1159. Sin
embargo, no se pudo evidenciar el acta de aprensión del elemento ubicado en el
espacio público de la carrera 32 N° 22 B - 31 Y tampoco se pudo determinar las
actuaciones surtidas con posterioridad.
Para la evaluación se revisaron el aplicativo SI ACTUA y los expedientes de
Despachos Comisorios diligenciados en la Secretaría General de Inspecciones,
debido a que no se mantiene actualizado el aplicativo.
•
De los 287 despachos comisorios radicados en Secretaria Genera, durante el
periodo del 01 de enero al 30 de septiembre de 2013 se encontraban pendientes
de diligencia 180 comisiones, lo que denota que se presenta congestión en la
atención de estos asuntos de un 62.71%. No obstante, actualmente se están
programando diligencias para dentro de dos semanas lo cual es un lapso de
tiempo adecuado.
•
No fue posible verificar si fueron presentadas aceptaciones o excusas para la
asistencia a las diligencias por parte de los auxiliares de la justicia designados,
ya que en los documentos facilitados para la revisión no reposan estos soportes.
y al consultar a los encargados de la inspección de conocimiento, manifestaron
que por lo general las excusas de inasistencia no son presentadas por los
auxiliares y ocasionalmente allegan solo las de aceptación.
•
Se cumple con el procedimiento señalado por la ley para la designación y
notificación de los auxiliares de justicia, pero en la mayoría de los casos los
auxiliares inicialmente nombrados no se presentaron en la fecha programada
para diligencia.
•
Los Inspectores de Policía no elaboran una lista de las inasistencias de los
auxiliares de la justicia para remitirlas al Consejo Superior de la Judicatura a fin
de que se proceda conforme lo dispone el artículo 9 del Código de Procedimiento
Civil, hoy artículo 50 del Código General del Proceso. Tal es el caso de la auxiliar
de la justicia Ana Beatriz Martínez Pardo, la cual fue nombrada por el Inspector
16"A" en las comisiones civiles 41, 169 Y 221 sin que se hubiese cumplido lo
establecido en la norma en comento.
Edificio Líevano,
Calle 11 No. 8 -17
Tel. 3387000 - 3820660
Información Línea 195
www.gobiernobogota.gov.eo
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
BUREAU VERITAS
Certification
BOGOTÁ
HU(YJANA
~MAYClR
OfftOQUfAoJ,;
SE?R:i!lAAIA
DI! GOI!l!!I!R1Kl
•
En el comisorio No. 41 se fijó diligencia para el 29 de septiembre de 2013, sin
embargo, a la fecha de la auditoría se evidenció que aquella no se había
realizado y que el inspector tampoco había tomado la decisión que en derecho
corresponda, quedando el comisorio como activo.
•
Se incumple con el artículo 9 de la resolución 1578 de 2002 que establece: "Para
la fijación de fechas de práctica de diligencias, el Inspector dispondrá de un
término máximo de tres (3) días a partir del día siguiente al reparto". En el caso
de los comisorios 9, 54 Y 239 el promedio de tiempo para la fijación de las
diligencias fue de trece (13) días.
•
En las actas no se registra la hora de inicio ni la hora de culminación de las
diligencias, situación que permitiría identificar la gestión y tiempo de desarrollo de
la misma.
Meta 14.11. Actividad.- "Impulsar 100% de las acciones policivas en términos
procesales (Querellas y Contravenciones de la Vigencia 2012 y anteriores)":
Aunque la Secretaría General de Inspecciones aportó una relación de las querellas
2012 y anteriores que aún se encuentran vigentes en esa entidad, no fue posible
evidenciar el avance de esta meta debido a que la información contenida en el SlACTUA no corresponde a la que reposa en las actuaciones administrativas. Se cita
como ejemplo las querellas 345-2006, 478-2006, 215-2009, 488-2009, 1576-2009,
1623-2009,82-2010,215-2010,2288-2010,
Y 901-2011 que aparecen activas en el
SI-ACTUA pese a estar en el archivo físico de la Secretaría General de Inspecciones
o en el Archivo Central. Las querellas 355-2006 y 1209-2008 fueron remitidas por
competencia a otra localidad.
Meta 14.12. Actividad.- "Impulsar 100% de las acciones policivas
procesales (Querellas y Contravenciones de la Vigencia 2013)".
en términos
Como se indicó anteriormente, de las 298 querellas y contravenciones radicadas en
la Secretaría General de Inspecciones 233 fueron repartidas entre las Inspecciones
de Policía, por lo que a continuación se presenta los totales de procesos a cargo de
cada área durante el periodo objeto de auditoría.
Edificio Líevano,
Calle 11 NO.8-17
Te!. 3387000 - 3820660
Información Línea 195
www.gobiernobogota.gov.co
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
BUREAU VERITAS
Certilication
BOGOTA
HU~ANA
N-CI>.I.DiI\MA10R
tleOOootA
(1C,
UeMSiY¡¡,flIAC1l!GD~R:lt:)
QUERELLAS
Dependencia
'Inspección 16A
Inspección 16C
Inspección 16D
Totales
Y CONTRAVENCIONES
REPARTIDAS
En Trámite
Archivadas
Total Recibidas
92
O
31
61
16
33
92
47
94
184
49
233
Los datos registrados permiten inferir que se presenta congestión en las Inspección
16A del 100%, en la 16C del 48.39% y en la 16D del 45.90%, afectando así la buena
gestión y celeridad con que se debe tramitar este tipo de actuaciones.
Además de lo anterior, en la revisión efectuada a las querellas de policía se
evidenció algunas situaciones que afectan el desarrollo y celeridad que debe mediar
en estos procesos, es así como se mencionan las siguientes:
•
El tiempo promedio entre la fecha de reparto y el auto de avoca conocimiento es
de doce (12) días calendario, con lo que se incumple lo ordenado en el artículo 2°
de la Resolución 586 de 2004 que dispone que esos autos sean proferidos dentro
de los tres (3) días después de efectuado el reparto.
•
El tiempo promedio entre el auto que avoca conocimiento y la fecha para llevar a
cabo la diligencia de inspección ocular es de 19 días calendario, por lo que es
importante disminuir los tiempos para una eficaz y oportuna prestación del
servicio.
•
El 09 de mayo de 2013 la parte querellante manifestó formalmente su deseo de
desistir de la querella 3538, manifestación que fue aceptada por el despacho
quien ordenó el archivo de las diligencias. Sin embargo a la fecha de la visita esta
querella sigue apareciendo activa en el aplicativo SI ACTUA.
•
Idéntica situación se presenta con los expedientes 3580, 3585, 3584 Y 3661, toda
vez que en ellos se emitió auto de archivo con fecha 14 de marzo, 09 de abril, 23
de mayo, y 19 de junio de 2013 respectivamente, y aún permanecen activos en el
SI-ACTUA.
•
En la querella 3690 el Inspector de conocimiento emite auto ordenando remitir la
actuación a la Secretaría General de Inspecciones para que dentro del plazo de
seis (6) meses la parte interesada manifieste su interés de continuar con la
querella. Decisión que contraviene el término estipulado por norma, el cual es de
30 días.
Edificio Líevano.
Calle 11 No. 8 -17
Tel. 3387000 - 3820660
Información Línea 195
www.gobiernobogota.gov.co
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
BUREAU VERITAS
Certificatíon
BOGOTÁ
HU<?ANA
ALCAl..l::MMAYOO
OEOOOOTA Dr.
Sf!CRl!1'Al'I.IADl! ~A:Hr)
•
En la querella policiva 3562 se fijó la fecha de inspección ocular para el día 10 de
abril de 2013, pero esta se llevó a cabo el día 11 de abril sin que se hicieran
presentes las partes; por lo que la Inspección 16D erróneamente ordenó remitir la
querella a la Secretaría General de Inspecciones para que dentro del término de
seis (6) meses la parte interesada le diera el impulso procesal correspondiente.
Sin embargo, el término establecido para tal fin es de 30 días según el
procedimiento 2L-GNJ-P12.
•
Las querellas 3755 y 3768 fueron remitidas por reparto los días 04 y 20 de
septiembre de 2013 respectivamente, pero desde esa fecha y hasta la visita de
auditoría el despacho de la Inspección 16A no había realizado ninguna otra
actuación procesal.
•
En algunos casos los Inspectores de Policía no reportan ante el Consejo Superior
de la Judicatura las inasistencias de los auxiliares de la justicia, para que se
proceda conforme lo dispone el artículo 9 del Código de Procedimiento Civil, hoy
artículo 50 del Código General del Proceso. Esto se videncia en la querella 3650
de la Inspección 16D, la cual señaló en varias oportunidades fecha para diligencia
de inspección ocular y en la cual en dos oportunidades dos de los peritos
nombrados no asistieron ni se excusaron.
Meta 14.13. Actividad.- "Lograr en un máximo de 30 días la realización
audiencia de conciliación, Secretaría General)":
de la
En materia de conciliación se observó que se da cumplimiento a lo dispuesto en el
artículo 13 de la Resolución 1578 de 2002, toda vez que las audiencias de
conciliación son adelantadas por el Secretario General de Inspecciones.
Aunque no se cuenta con un mecanismo que permita evidenciar fácilmente el tiempo
que trascurre entre la radicación de los asuntos presentados ante la Secretaría
General y la fecha programada para la audiencia de conciliación, de la muestra
seleccionada se evidenció que ésta se realiza dentro del término establecido en la
meta.
En la Secretaría General de Inspecciones no se cuenta con un consolidado que
permita determinar fácilmente
la gestión pre-procesal
adelantada,
esto es
conciliaciones programadas. efectuadas. fracasadas o exitosas.
Pese a lo anterior, se evidenció que entre el periodo del 01 de enero al 30 de
septiembre de 2013 fueron conciliadas 41 de ellas; así podemos concluir que la
Secretaría General contribuye tan solo en un 21.9% en la descongestión de las
querellas que allí se radican.
Edificio Líevano,
Calle 11 No. 8 -17
Tel. 3387000 - 3820660
Información Línea 195
www.gobiernobogota.gov.co
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
BUREAU VERITAS
Certification
BOG
Á
HU<?ANA
Al..CAl..lliAMAtQ.Q
tlf'. eooorA. u C.
&!!(;Rl!YMdA
m¡; 0:>Ji¡;€R:f,{)
Meta 15.13. Actividad.- "Realizar 14 acciones de sensibilización para el acatamiento
voluntario en normas de convivencia. (Inspecciones de policía)".
En lo que respecta al primer trimestre de 2013, la Secretaría General de
Inspecciones presentó como evidencia 3 actas de sensibilización. sin embargo. una
de las actas correspondiente al 01 de marzo de 2013 no presenta listado de firmas
de quienes se beneficiaron con dicha actividad.
Del segundo trimestre se aportaron 6 actas de sensibilización evidenciándose
que
las actas del 04 de abril, 9 de mayo, 30 de mayo y 13 de junio registran en el listado
de asistencia la participación de tan solo 2, 9, 5, Y 2 ciudadanos respectivamente, lo
que no constituye un número representativo de personas favorecidas con tales
talleres. Respecto al Acta del 23 de abril se aporta un listado de asistencia de
personas favorecidas de fecha 25 de tal mes.
Para el tercer trimestre fueron programadas 4 acciones de sensibilización y se aportó
5 registros documentales de esta actividad. Empero. en las charlas del 01 de agosto.
8 de agosto y 19 de septiembre, participaron únicamente 3. 2 Y 1 ciudadanos. El acta
del 5 de septiembre no tiene anexo el listado de personas que participaron en el taller
pedagógico.
Así las cosas, de acuerdo a las evidencias anotadas se concluye que no se ha dado
cumplimiento al compromiso adquirido en esta meta.
Meta 15.14. Actividad.- "Diset1ar 1 instrumento
generado en las acciones de sensibilización".
que permita
medir el impacto
Si bien se aportó un documento titulado "Encuesta de satisfacción del servicio de
capacitación", en éste no se incluyó un acápite que evidencie la fecha de su
diligenciamiento ni el tema tratado en la capacitación. Además, este instrumento no
ha sido utilizado en las charlas que se han brindado.
En virtud de los principios de celeridad y oportunidad y con el fin de evitar desgastes
administrativos en las Inspecciones de Policía se debe implementar por parte de la
Secretaría General los controles pertinentes ordenados en los numerales 1 y 2 del
artículo 6° de la Resolución 1578 de 2002, a efecto de rechazar oportunamente los
asuntos que no son de su competencia o los que no cumplen con la totalidad de los
requisitos de forma.
Edificio Líevano,
Calle 11 No, 8 -17
TeL 3387000 - 3820660
Infonnación Línea 195
www,gobiernobogota,gov,eo
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
BUREAU VERITAS
Certifícation
Al.CAl..l:lli\MAYOO
oeaoomA or.
~f.\:l\"fAP;IA DI! G<>8l1!A:NI.)
Es importante que tanto la Secretaría General como las Inspecciones de Policía
generen de manera periódica las estadísticas correspondientes a la gestión realizada, a
fin de que se tenga un confiable y oportuno control respecto de las labores ejecutadas y
que se facilite su consulta e información en caso de ser requerido tanto internamente
como por entidades u organismos externos.
De conformidad con lo normado en el artículo 2° de la Resolución 586 de 2004, es
necesario que se cumpla con el reparto por lo menos una vez por semana, en
presencia de los inspectores de policía, quienes deberán suscribir el acta
correspondiente; razón por la cual se recomienda reforzar las medidas para garantizar
la asistencia de todos los intervinientes en el proceso y en el evento que existan justas
causas para no asistir a éste acto se proceda a dejar las constancias respectivas. Así
mismo se sugiere dejar constancia del motivo por el que eventualmente no pueda
efectuarse el reparto
Se recomienda que la Secretaría General en virtud de los principios de economía y
celeridad, propenda por la reducción de los tiempos utilizados entre la fecha de reparto
y el auto que avoca conocimiento, así como entre éste y el auto que fija fecha para
diligencia de inspección ocular, con el fin de establecer una línea base que a futuro
permita determinar un valor agregado a la gestión de estas áreas
Con el fin de establecer un control sobre los auxiliares de la justicia que no atienden la
designación dada por las Inspecciones de policía, es procedente que mensualmente se
elabore una lista de dichas inasistencias y se remita al Consejo Superior de la
Judicatura para que se proceda conforme lo establece el Código General del Proceso.
Dado que no se observa congestión en el manejo de los despachos comisorios, se
recomienda que la Secretaría General en asocio con las Inspecciones de Policía
adelanten las gestiones correspondientes ante la Secretaría de Gobierno que les
permita efectuar una mejor distribución en el conocimiento y manejo de las querellas
repartidas a cada una de las inspeccíones, a fin de que se logre un mayor equilibrio en
el manejo de las cargas laborales y la optimización del recurso humano.
Se recomienda que en el formato de acta utilizado para llevar a cabo los despachos
comisorios se incluya un ítem para el número de radicación asignado por la Secretaría
General, toda vez que éste contribuye a su fácil identificación y seguimiento, así como
la hora de inicio y terminación de la diligencia.
Con respecto a los decomisos, se sugiere que la policía expida las actas de incautación
con el lleno de la información solicitada, especialmente la relacionada con la dirección e
individualización del contraventor para garantizar el efectivo ejercicio de su derecho de
contradicción y defensa, así como la entrega de los bienes incautados cuando se trata
Edificio Líevano,
Calle 11 No. 8 -17
Tel. 3387000 - 3820660
Información Línea 195
www.gobiernobogola.gov.co
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
BUREAU VERITAS
Certificalion
lILCiIl..&MAVOO
llE OOQOl'Á n C'
lI.'!lCI't!'O\í<IA ClE GDMl'tf.o
de hechos no reincidentes.
En el acta de donación deben especificarse claramente los elementos
independientemente que en el expediente obre o no el acta de incautación.
incautados,
Es necesario contar con la documentación que acredite la existencia y representación
legal de la fundación, a la cual se le donan los elementos incautados, evitando así el
riesgo de entregar elementos a quien no sea el representante legal de la misma.
Se recomienda que la Secretaria
detallado de aquellos elementos
cantidades y fechas de decomiso
estado de abandono y se proceda
General de Inspecciones establezca un seguimiento
que le han sido confiados a fin de establecer sus
para que cuando no sean retirados se decreten en
a su destrucción.
Se sugiere que las actas de asistencia a las reuniones de sensibilización contengan el
tema tratado, nombre e identificación de los intervinientes, lugar y fecha de la
sensibilización, listado de asistencia, etc.
Es importante mantener actualizado el aplicativo Si - Actúa, debido a que brinda
información oportuna, permite mantener el control de los expedientes, la consulta en
línea del estado del proceso y así mismo verificar la gestión adelanta por cada una de
las dependencias.
Cuando se utilicen formatos pre-elaborados
para la radicación de querellas
elaboración de autos o resoluciones debe modificarse las fechas de los mismos.
Es importante que se realice un análisis de la problemática más coyuntural
localidad, que amerite ser abordada en los talleres de sensibilización.
o
de la
Es necesario que de manera coordinada entre el Alcalde Local, el Secretario General e
Inspectores de Policía, elaboren el plan de acción y de este se efectúe un adecuado
seguimiento y evaluación al desarrollo del plan de acción y que el mismo se encuentre
soportado mediante actas o documentos
en los cuales se establezcan
los
compromisos, avances y resultados obtenidos, en cumplimiento a lo normado en el los
artículos. 18, 19, 20 Y 21 de la Resolución 1578 de 2002.
Se solicita que el presente informe sea socializado con las diferentes aéreas que
intervienen en el proceso y conjuntamente se adopten los correctivos que contribuyan al
mejoramiento continuo, en concordancia con el artículo 4to., literal G de la Ley 87 de
1993, para lo cual se recomienda se elabore el plan de mejoramiento utilizando el
Procedimiento Gestión para la Mejora "1 O-SEM-P001 ", que se encuentra en el Sistema
Integrado de Gestión, sobre las observaciones presentadas en el informe ó aquellas
que los responsables del proceso una vez realizada su autoevaluación consideren y/o
Edificio Líevano,
Calle 11 No. 8 -17
Te!. 3387000 - 3820660
Información Línea 195
www,gobiernobogota.gov.eo
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
BUREAU VERITAS
Certifícation
Al.CJ\I..lXAW\'l'UR
Of ClOOOTAD;;
!&Cru:!AP.IA
DI! OOI!Ilil!f\:Iro
detecten, el cual debe ser remitido a esta Oficina en un término no superior a quince
(15) días calendario, contados a partir de la notificación por medio del aplicativo
utilizado para la gestión de mejoras.
Posteriormente a la llegada del PLAN DE MEJORAMIENTO, la Oficina de Control
Interno realizará un seguimiento para verificar las medidas propuestas y adoptadas por
la Alcaldía Local.
Proyectó: Julia Lucía García Forero, Heliodoro Manrique
Revisó/Aprobó: Luz Esperanza Forero Daza
Edificio Líevano,
Calle 11 No. 8 -17
Tel. 3387000 - 3820660
Información Línea 195
www.gobiernobogola.gov.co
ISO 9001: 2008
NTC GP 1000: 2009
BUREAU VERITAS
Certification
BOGOTÁ
HUC?ANA