INFORME INSPECCIONES DE POLICIA MARTIRES DIC 20130001

Radicado No. 20133710479873
Fecha: 12-12-2013
ALCAl..DíutAYOR
*20133710479873*
oeeoootÁO(.
SECRETARIA
DE oomERNO
DIEGO RICARDO PIÑEROS NIETO
Alcalde Local de Los Mártires
ASUNTO:
Visita de evaluación al proceso de Gestión Normativa y Jurídica
(Inspecciones de Policía).
De manera atenta y en cumplimiento de las funciones asignadas a esta Oficina, me
permito remitir el informe resultante de la evaluación adelantada durante los días 15 al
17 de octubre del año en curso a la Secretaría General e Inspecciones de Policía a su
cargo.
En dicho informe se describen las situaciones generales y especificas encontradas,
además
de otros aspectos
inherentes
al manejo de, querellas
policivas,
contravenciones, despachos comisorios, decomisos, plan de acción, procedimientos de
reparto y en general lo referente con el control y gestión de la dependencia.
Copia: Subsecretaria de Asuntos Loca/es - Dr Mi/ton Rengifo
Dirección de Apoyo a Loca/idades - Dr. José Reina/do Contreras Diago.
Dirección de Derechos Humanos - Dr. Andrés /darraga
Proyectó: Julia García y Heliodoro Manrique
Revisó/Aprobó: Luz Esperanza Forero Daza
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SECIUii'l'ARIA DE GOBIERNO
La visita se efectúo a la Secretaría General y las Inspecciones de Policía 14A y 14C,
determinando como período de revisión la gestión realizada entre el 01 de enero y el 30 de
septiembre del año que avanza. Del total de los radicados se seleccionó una muestra de 32
querellas y contravenciones que corresponden al 11.68% de la población, para comisiones
civiles se tomó una muestra de 30 actuaciones que corresponde al 13.04% y de decomisos
se escogió una muestra de 17 actas que corresponde al 23.29%
ASUNTOS
RADICADOS
AÑO 2013
Población
Muestra
Querellas y contravenciones
274
32
Comisiones Civiles
230
30
13.04
73
17
23,29
Concepto
Decomiso de mercancías
Porcentaje
(%)
11.68
La evaluación se desarrolló de acuerdo con las normas de auditoría generalmente
aceptadas y la aplicación de las políticas, procedimientos y programas establecidos por la
Oficina de Control Interno, efectuando un examen sistemático, constructivo, objetivo e
independiente.
Se realizaron entrevistas y encuestas, se confrontaron documentos, se aplicaron pruebas
de cumplimiento y se efectuó análisis a la información pertinente de tal forma que la
evaluación proporcione bases razonables para fundamentar la información contenida en el
informe.
Las instalaciones de la Secretaria General y de las Inspecciones de Policía son apropiadas
para la prestación del servicio y los funcionarios y contratistas cuentan con equipos de
cómputo y elementos de trabajo adecuados para el buen desempeño de su gestión.
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oe IlOGOTA De,
SECRETARIA
DE GOmER:NO
2. Sistema de Información de Actuaciones Administrativas y Procesos Policivos, SIACTUA:
Respecto al manejo y grado de satisfacción del aplicativo SI-ACTUA, ésta Oficina procedió
a adelantar una encuesta de opinión para conocer la percepción que los funcionarios tienen
del aplicativo, para lo cual se evaluaron seis (6) elementos a saber:
Item
Elemento evaluado
Funcionalidad o utilidad
Impacto en el servicio prestado a la ciudadanía
Nivel de seguridad
Disponibilidad
Grado de satisfacción en general
Capacitación recibida
Promedio
1
2
3
4
5
6
Valoración
3.00
3.00
2.67
2.17
2.50
3.00
2.73
En promedio el aplicativo obtuvo un nivel de percepción desfavorable por parte de los
usuarios, con una valoración de 2.73 puntos de 5.0 posibles de acuerdo a la siguiente tabla.
Nivel de percepción del usuario
Favorable
Aceptable
Desfavorable
Valoración
4.0 -5.0
3.0 -3.9
1.0 - 2.9
Los ítems de menor calificación son los de "Disponibilidad, Grado de satisfacción y Nivel de
Seguridad"; valoración que coincide con las anotaciones plasmadas por los funcionarios en
el acápite de observaciones de la encuesta, en el que manifiestan su inconformidad con la
conectividad y rapidez del programa, situación que conlleva a atrasos en el cargue de la
información de los asuntos que se surten al interior de la entidad.
No obstante las novedades reportadas en la encuesta, no se presentó evidencia a la
auditoria en el sentido de haber reportado ante la Dirección de Planeación y Sistemas de
Información las inconsistencias del "SI-ACTUA", y tampoco se presentó evidencia de aporte
o sugerencia formal tendiente a la optimización y funcionalidad de esta herramienta.
Además de las dificultades señaladas por los usuarios del aplicativo, en el curso de la
auditoría se pudo evidenciar que:
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OUOOO1'1\1) (;.
SECRETAJIlIA DI! OOBif!!R'NO
•
Existe deficiencias en algunos de los formatos preestablecidos, ejemplo de ello es el
formato de aviso de notificación que solamente puede ser utilizado para querellas
administrativas y no para Despachos Comisorios.
•
El aplicativo no arroja un consolidado de la gestión pre-procesal de la Secretaría General
de Inspecciones, en cuanto a conciliaciones programadas, exitosas o fracasadas y
tampoco brinda datos estadísticos sobre el total de multas impuestas.
•
El aplicativo presenta inconsistencias en los reportes estadísticos de las actuaciones, lo
que dificulta las actividades de medición y seguimiento a la gestión y la generación de
información para el análisis y toma de decisiones en el mejoramiento continuo de los
procesos que adelanta esa dependencia.
Aunque los Servidores conocen el manejo del aplicativo SI ACTUA, se observa que NO le
están dado un uso adecuado por cuanto no utilizan formatos como apoyo a los trámites
procesales de las actuaciones administrativas, no registran el total de diligencias que obran
en los expedientes, ni suben la evidencia de los registros documentales, y en ocasiones lo
alimentan con información incompleta y errada; lo que dificulta la trazabilidad de los asuntos
que son de conocimiento de esa entidad.
Se evidencia que se incumple con las normas archivísticas por hallarse expedientes
foliados a medias, carátulas sin marcar, carpetas sin foliar. Se cita como ejemplo la carpeta
de reparto de querellas y comisiones civiles, así como las querellas 3755 y 3678.
•
Del periodo seleccionado y de acuerdo a los datos registrados en el aplicativo SI ACTUA,
se recibieron en la Secretaría General de Inspecciones un total de 577 actuaciones, de las
cuales el 47.49% corresponde a querellas y contravenciones, el 39.86% a comisiones
civiles y el 12.65% a decomiso de mercancías, tal como se observa en la siguiente tabla:
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ASUNTOS RADICADOS
CONCEPTO
AÑO 2013
POBLACiÓN
Querellas y contravenciones
274
230
73
577
Comisiones civiles
Decomiso mercancías
otales
PORCENTAJE
(%)
47.49
39.86
12.65
100.00
•
Las cifras anteriores dan cuenta que la gestión de la Secretaría General y de las
Inspecciones de Policía se centra en la atención de querellas, contravenciones y
comisiones civiles, en cumplimiento de los procedimientos establecidos para esta
dependencia.
•
De las 274 querellas y contravenciones que fueron radicadas en Secretaría General de
Inspecciones 200 fueron sometidas a reparto, de lo que se concluye que esta área
contribuye con un 27% en la descongestión de los asuntos que allí se radican, lo cual no
coadyuva de forma notable en la descongestión de las inspecciones.
•
Se evidenció que la Secretaria General aplica los controles necesarios para rechazar
oportunamente aquellos casos que no son de su jurisdicción.
•
En cuanto al reparto de los asuntos de competencia de las Inspecciones de Policía, se
incumple lo dispuesto en el artículo 2 de la Resolución 586 de 20041, que dispone que el
reparto debe realizarse por lo menos una vez por semana; evidenciándose que en las
semanas del 8 al 11 de enero, 18 al 22 de marzo, 8 al 12 de abril, 22 al 26 de abril y 17 al
21 de junio no se evidenció reparto alguno y tampoco se encontró constancia del motivo de
tal eventualidad
0
•
En relación con la obligación contenida en el Artículo 18 de la Resolución 1578 de 2002, se
evidenció que no se da cumplimiento a la misma, la cual a la reza:
"Durante los dos primeros meses de cada año los Secretarios Generales de
Inspecciones y los Inspectores de Policía, dentro del ámbito de sus
competencias, presentaran a los alcaldes locales un trabajo evaluativo sobre
los problemas que afectan la convivencia y seguridad de las u.P.z. de la
localidad, haciendo un diagnóstico y proponiendo alternativas de
intervención. En el mes siguiente el alcalde local, los secretarios generales y
los Inspectores de Policía, de conformidad con los lineamientos del Plan de
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ALcAi.flÍI\.W!II'OR
01. DQi;'iQ'fA 0 ..(:,
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Desarrollo Local, diseñaran
transcurso del año."
un Plan de Acción que se ejecutará en el
"Los alcaldes locales remitirán el Plan de Acción a la Subsecretaría de
Asuntos para la convivencia y Seguridad Ciudadana a más tardar en la
primera semana del mes de abril de cada año".
"El último viernes de cada mes, el Secretario General de Inspecciones y los
Inspectores de Policía se reunirán con el Alcalde Local con el fin de hacer
seguimiento y evaluación de los avances y problemas presentados en
desarrollo del Plan de Acción. De esta reunión se levantará un acta y copia
de la misma se enviará a la Subsecretaría de Asuntos para la Convivencia y
Seguridad Ciudadana':
•
En materia de decomisos se encuentran registradas en el aplicativo SI ACTUA 73 actas de
incautación durante el periodo comprendido entre el 01 de enero y el 30 de septiembre de
2013, de las cuales 17 cuentan con auto de avoca conocimiento, 1 con citación mediante
telegrama, 27 con notificación por aviso, 10 con auto de devolución, 1 con orden de
donación y 17 con orden de archivo.
Se evidenció que la Secretaría General surte el trámite señalado en el Procedimiento
2L-GNJ-P14 en un término promedio de tres (3) meses, demostrando celeridad y eficacia
en este tipo de asuntos.
Para la evaluación se revisaron el aplicativo
Comisorios
diligenciados
en la Secretaría
actualizado el aplicativo.
SI ACTUA y los expedientes de Despachos
General, debido a que no se mantiene
•
De las 230 comisiones civiles que fueron radicadas en la Secretaria General durante el
periodo del 01 de enero al 30 de septiembre de 2013 se encontraban
pendientes de
diligencia 62 comisorios, lo que denota una buena gestión en la atención de estos asuntos
de un 73%. Para los casos en trámite se estaba programando diligencias en un término
máximo de 15 días, lo cual es un lapso de tiempo adecuado.
•
No fue posible verificar si fueron presentadas aceptaciones o excusas para la asistencia a
las diligencias por parte de los auxiliares de la justicia designados,
ya que en los
documentos facilitados para la revisión no reposan estos soportes. Y al consultar a los
encargados de la inspección de conocimiento, manifestaron que por lo general las excusas
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01. $OOOt4 C.C.
SECRETARIA
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de inasistencia no son presentadas por los auxiliares y ocasionalmente allegan solo las de
aceptación.
• Se cumple con el procedimiento señalado por la ley para la designación y notificación de los
auxiliares de justicia, pero en la mayoría de los casos los auxiliares nombrados inicialmente
no se presentaron en la fecha programada para la diligencia.
•
Los Inspectores de Policía no elaboran una lista de las inasistencias de los auxiliares de la
justicia para remitirlas al Consejo Superior de la Judicatura a fin de que se proceda
conforme lo dispone el artículo 9 del Código de Procedimiento Civil, hoy artículo 50 del
Código General del Proceso.
•
Se incumple el artículo 9 de la Resolución 1578 de 2002 que establece que "Para la fijación
de fechas de práctica de dílígencias, el Inspector dispondrá de un término máximo de tres
(3) días a partir del día siguiente al reparto". En el caso de los comisorios Nos. 12, 5, 170 Y
296 el promedio de tiempo para la fijación de las diligencias fue de siete (7) días.
•
En las actas no se registra la hora de inicio ni la hora de culminación de las diligencias,
situación que permitiría identificar la gestión y tiempo de desarrollo de la misma.
•
El comisorio 05 proveniente del Juzgado Octavo Civil Municipal fue registrado en el SIACTUA el 25 de julio de 2013 con los números 4053 (SI ACTUA 9027) y 4055 (SI ACTUA
90297) sin que se sepa el porqué de esa doble radicación.
Meta 14.11. Actividad.- "Impulsar 90% de las acciones policivas en términos procesales
(Querellas y Contravenciones de la Vigencia 2012 y anteriores) ':.
Respecto al cumplimiento de esta meta, el SI-ACTUA reportó un total de 59 querellas
activas para la Inspección 14A, sin embargo de la información aportada por la Secretaria
General de Inspecciones se evidenció que 42 de ellas cuentan con archivo definitivo y 1
con auto de rechazo, decisiones que fueron tomadas en vigencias anteriores al 2013, pero
que aún no se encuentran registradas en el aplicativo. Se cita como ejemplo las
actuaciones administrativas 2690-2007, 2682-2009, 3109-2009, 3243-2009, 3413-2009,
3432-2010, 3654-2010, 3658-2010, 3701-2010, 3707-2010, 3823-2011, 3827-2011, 40182011, 4034-2011, 4088-2011, 4107-2011, 4164-2011,4214-2011 Y 4340-2012.
En las querellas 3865-2011, 4225-2011, 4352-2012, 4460-2012, 4489-2012 Y 4527-2012 se
dictó orden de archivo en los meses de marzo a mayo del año en curso; y de las querellas
3865-2011,3701-2010,3798-2010,4160-2011,
4318-2012, 4332-2012, 4390-2012, 4402-
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DE flClGOTÁOC.
seCRETARIADE~fttro
2012, 4452-2012, 4467-2012,
estado actual de las mismas.
4535-2012
no se aportó
información
alguna
respecto
al
En cuanto a la Inspección 14C el SI-ACTUA reportó un total de 29 querellas activas, no
obstante, de la información
aportada por la Secretaria General de Inspecciones
se
evidenció que 21 de ellas cuentan con archivo definitivo, 1 con auto de rechazo, 2 fueron
enviadas a otra entidad o dependencia por competencia, decisiones que fueron tomadas en
vigencias anteriores al 2013. Se cita como ejemplo las actuaciones administrativas 23662007,3473-2010,4384-2012,4406-2012,4487-2012
Y 4512-2012.
En las querellas 4054-2011, 4406-2012, 4551-2012- 4554-2012, 4557-2012, Y 4563-2012
se dictó orden de archivo en los meses de marzo a mayo del año en curso; y de las
querellas 2534-2007 y 2982-2008 no se aportó dato alguno.
Meta 14.12. Actividad."Impulsar el 100% de las acciones po/icivas en términos
procesales (Querellas y Contravenciones de la Vigencia 2013)".
Como se indicó anteriormente,
de las 274 querellas y contravenciones
radicadas en la
Secretaría General de Inspecciones,
136 fueron repartidas entre las Inspecciones
de
Policía, por lo que a continuación se presenta los totales de procesos a cargo de cada
dependencia durante el periodo objeto de auditoría.
QUERELLAS
Dependencia
Inspección 14A
Inspección 14C
Totales
Y CONTRAVENCIONESREPARTIDAS
En Trámite
Archivadas
Recibidas
18
28
46
26
64
90
44
92
136
Los datos registrados permiten inferir que en la Inspección se presenta buena gestión en
las Inspección 14A del 60.9% y en la 14C del 71%, de mostrando así celeridad en el trámite
que se debe dar a este tipo de actuaciones.
No obstante lo anterior, en la revisión efectuada a las querellas de policía se evidenció
algunas situaciones que podrían afectar el desarrollo y celeridad que debe mediar en estos
procesos, es así como se mencionan las siguientes:
•
El tiempo promedio entre la fecha de reparto y el auto de avoca conocimiento es de 11
días calendario, con lo que se incumple lo ordenado en el artículo 2° de la Resolución
586 de 2004 que dispone que esos autos sean proferidos dentro de los tres (3) días
después de efectuado el reparto.
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DE!llOOOTA
SECRETARIA
•
oe,
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El tiempo promedio entre el auto que avoca conocimiento y la fecha para llevar a cabo la
diligencia de inspección ocular es de 14 días calendario, por lo que es importante
disminuir los tiempos para una eficaz y oportuna prestación del servicio.
• Las querellas 4599,4616 Y 4770 fueron rechazadas respectivamente el19 de febrero, 08
de abril y 02 de septiembre de 2013, sin que a la fecha de la auditoria se observe
pronunciamiento de parte interesada y sin que la inspección de conocimiento emita la
decisión que en derecho corresponda.
•
En la querella 4600 se declara contraventor al querellado mediante resolución de fecha
21 de marzo de 2013, la cual fue notificada el 12 de julio, esto es, cuatro meses
después, lo que demuestra que no en todos los casos se observa los términos
dispuestos en la Ley 1437 de 2011.
•
En la querella 4779 se avocó conocimiento el día 16 de septiembre de 2013 y se fijó
fecha de inspección ocular para el mismo día, lo que impidió que se realizaran las
notificaciones de acuerdo a lo establecido por ley.
•
En la querella 4681 el despacho con auto de fecha 18 de agosto de 2013 acepta el
desistimiento presentado por el querellante y ordena el archivo de las diligencias, pero a
la fecha de la visita de auditoría aún permanece el expediente activo en el Sl-ACTUA.
Idéntica situación se presenta en la querella 4633, en la cual se emite orden de archivo
el 04 de junio de 2013 por conciliar sus diferencias las partes involucradas en la
controversia.
•
En la querella con radicado 4588 existe incongruencia entre la fecha de radicación y la
fecha de presentación, ya que la fecha de radicación fue el 28 de enero de 2013 y la
fecha de presentación fue el 20 de febrero de 2013 sin que se sepa el motivo de esta
situación. Por otro lado, mediante auto de fecha 28 de enero de 2013 se fijó audiencia de
conciliación para el 30 de enero (2 días de diferencia), y los telegramas de citación
fueron enviados el mismo día que debía llevarse a cabo la diligencia, sin que se
evidencie si el telegrama fue recibido por la parte querellada pues a la audiencia solo
asistió la parte querellante. Este expediente aún está activo y al momento de la auditoría
registraba como última actuación auto fijando fecha de inspección ocular para el día 31
de octubre del año en curso.
• La querella 4790 fue radicada el 14 de agosto de 2013 y en esa fecha se emitió auto
citando a audiencia de conciliación para ese mismo día, por lo cual ni la parte
querellante ni la querellada asistieron a la diligencia.
•
En la querella con radicado 4632 el 08 de marzo de 2013 se citó a audiencia de
conciliación para el 12 de marzo de 2013 para lo cual el despacho envió las
comunicaciones sin que en las mismas se evidencie la fecha de envió y de recibido de
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las mismas. Estas comunicaciones no tienen radicado Oñeo ni fecha de emisión del
oficio.
•
En algunos casos los Inspectores de Policía no reportan ante el Consejo Superior de la
Judicatura las inasistencias de los auxiliares de la justicia, para que se proceda conforme
lo dispone el artículo 9 del Código de Procedimiento Civil, hoy artículo 50 del Código
General del Proceso. Esto se videncia en la querella 3650 de la Inspección 16D, la cual
señaló en varias oportunidades fecha para diligencia de inspección ocular y en la cual en
dos oportunidades dos de los peritos nombrados no asistieron ni se excusaron.
Meta 14.13. Actividad.- "Lograr en un máximo de 15 días la realización de la audiencia de
conciliación, Secretaría General) ":
En materia de conciliación se observó que se da cumplimiento a lo dispuesto en el artículo
13 de la Resolución 1578 de 2002, toda vez que las audiencias de conciliación son
adelantadas por la Secretaria General de Inspecciones.
Aunque no se cuenta con un mecanismo que permita evidenciar fácilmente el tiempo que
trascurre entre la radicación de los asuntos presentados ante la Secretaría General y la
fecha programada para la audiencia de conciliación, de la muestra seleccionada se
evidenció que la primera audiencia de conciliación se realiza dentro de los siete (7) días
calendario siguientes a la fecha de radicación de la querella.
En la Secretaría General no se cuenta con un consolidado que permita determinar
fácilmente la gestión pre-procesal adelantada, esto es conciliaciones programadas,
efectuadas, fracasadas o exitosas.
Pese a lo anterior, se evidenció que entre el periodo del 01 de enero al 30 de septiembre de
2013 fueron conciliadas 38 de actuaciones administrativas, 16 fueron definidas con auto de
archivo por haberse presentado el desistimiento o haber desaparecido los hechos que
motivaron la queja; así podemos concluir que la Secretaría General contribuye en un
20.072% en la descongestión de las querellas que allí se radican.
Meta 15.9. Actividad.- "Realizar 4 brigadas extramurales -jornadas pedagógicas sobre el
manejo de residuos sólidos (Inspecciones de policía)".
Se evidenció que se incumple el objetivo pretendido en la meta, por cuanto se han
realizado dos brigadas extramurales, una el 24 de mayo en el Barrio Eduardo Santos y la
restante el 24 de julio en la calle 6 A entre carreras 26 y 27.
Meta 15.13. Actividad.- "Realizar 12 acciones de sensibilización para el acatamiento
voluntario en normas de convivencia. (Inspecciones de policía)".
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El cumplimiento de este objetivo se encuentra evidenciado con las actas que a continuación
se relacionan, como quiera que a corte 30 de septiembre de 2013 se programó un total de 9
talleres, los cuales cuentan además con constancia de firma de las personas beneficiadas.
Fecha - 2013
29-01
31-01
07-03
14-03
21-03
16-05
23-05
24-05
30-05
ACTAS DE SENSIBILlZACION
Lugar
Tema
Barrio Santa Fe
Manejo de residuos sólidos v espacio público
Barrio Santa Fe
Maneio de residuos sólidos y espacio público
CII 13 entre eras. 16 V 17
Maneio de residuos sólidos
Plaza Samper Mendoza
Maneio de residuos sólidos
Cra 25 A W 1 F - 25
Manejo de residuos sólidos
Cra. 11 N° 19 A - 24
Manejo de residuos sólidos
Barrio Samper Mendoza
Normas de convivencia
Barrio Eduardo Santos
Manejo de residuos sólidos
Barrio Eduardo Santos
Disposición de residuos sólidos en espacio público
Meta 15.14. Actividad.- "Diseñar 1 instrumento que permita medir el impacto generado en
las acciones de sensibilización".
Esta meta estaba programada para ser cumplida en el tercer trimestre del año en curso, no
obstante al momento del cierre de la auditoría se aporta un borrador de tal instrumento y se
informa que el mismo está en proceso de estructuración, por lo que se incumple con el
objetivo planteado.
Si bien se aportó un documento titulado "Sensibilización sobre el manejo adecuado de
residuos sólidos y disposición en espacio público", se evidenció que a este instrumento no
ha sido utilizado por la Secretaría General de Inspecciones y por ende, no se le ha
cumplido el fin para el cual fue creado.
Es importante que tanto la Secretaría General como las Inspecciones de Policía generen de
manera periódica las estadísticas correspondientes a la gestión realizada, a fin de que se
tenga un confiable y oportuno control respecto de las labores ejecutadas y que se facilite su
consulta e información en caso de ser requerido tanto internamente como por entidades u
organismos externos.
De conformidad con lo normado en el artículo 2° de la Resolución 586 de 2004 es
necesario que se cumpla con el reparto por lo menos una vez por semana, en presencia de
los inspectores, quienes deberán suscribir inmediatamente el acta correspondiente, razón
por la cual se recomienda reforzar las medidas para garantizar la asistencia de todos los
intervinientes en el proceso y en el evento que existan justas causas para no asistir a éste
acto se proceda a dejar las constancias respectivas. Así mismo se sugiere dejar constancia
del motivo por el que eventualmente no pueda efectuarse el reparto
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Se sugiere que la Secretaría General en virtud de los principios de economía y celeridad,
propenda por la reducción de los tiempos promedio utilizados entre la radicación de la
querella, audiencias de conciliación cuando procedan y el reparto correspondiente.
Así mismo, se sugiere que las inspecciones de policía propendan por la reducción del
tiempo promedio transcurrido entre el auto que avoca conocimiento y la inspección ocular,
con el fin de poder establecer una línea base que a futuro permita determinar un valor
agregado a la gestión de estas áreas.
Dado que no se observa congestión en el manejo de los despachos comisorios, se
recomienda que la Secretaría General en asocio con las Inspecciones de Policía, adelanten
las gestiones correspondientes ante la Secretaría de Gobierno que le permitan efectuar una
mejor distribución en el conocimiento y manejo de las querellas repartidas a cada una de
las inspecciones, a fin de que se logre un mayor equilibrio en el manejo de las cargas
laborales y la optimización del recurso humano.
Con el fin de establecer un control sobre los auxiliares de la justicia que no atienden la
designación dada por las Inspecciones de policía, es procedente que mensualmente se
elabore una lista de dichas inasistencias y se remita al Consejo Superior de la Judicatura
para que se proceda conforme lo establece el Código General del Proceso.
Se recomienda que en el formato de acta utilizado para llevar a cabo los despachos
comisorios se incluya un ítem para el número de radicación asignado por la secretaría
general, toda vez que éste contribuye a su fácil identificación y seguimiento, así como la
hora de inicio y terminación de la diligencia.
Es importante y necesario planificar, diseñar y ejecutar estrategias de alimentación del
aplicativo Si-Actúa con toda la información relativa a los trámites y actuaciones
administrativas propias de registro en dicho sistema, debido a que brinda información
oportuna, permite mantener el control de los expedientes, la consulta en línea del estado
del proceso y así mismo verificar la gestión adelantada por cada una de las dependencias,
y por ende disminuiría las inconsistencias de falta de información, información errada ó
desactualizada como la detectada y registrada en la presente auditoría.
Con respecto a los decomisos, se sugiere que la policía expida las actas de incautación con
el lleno de la información solicitada, especialmente la relacionada con la dirección e
individualización del contraventor para garantizar el efectivo ejercicio de su derecho de
contradicción y defensa, así como la entrega de los bienes incautados cuando se trata de
hechos no reincidentes.
Se recomienda que la Secretaria General de Inspecciones establezca un seguimiento
detallado de aquellos elementos que le han sido confiados a fin de establecer sus
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cantidades y fechas de decomiso para que cuando no sean retirados se decreten en estado
de abandono y se proceda a su destrucción.
Es necesario que de manera coordinada entre el Alcalde Local, el Secretario General e
Inspectores de Policía, elaboren el plan de acción y de este se efectúe un adecuado
seguimiento y evaluación al desarrollo del plan de acción y que el mismo se encuentre
soportado mediante actas o documentos en los cuales se establezcan los compromisos,
avances y resultados obtenidos, en cumplimiento a lo normado en el los artículos. 18, 19,
20 Y 21 de la Resolución 1578 de 2002.
Se solícita que el presente informe sea socializado con las diferentes aéreas que
intervienen en el proceso y conjuntamente se adopten los correctivos que contribuyan al
mejoramiento continuo, en concordancia con el artículo 4° literal G de la Ley 87 de 1993,
para lo cual se recomienda se elabore el plan de mejoramiento utilizando el Procedimiento
Gestión para la Mejora "1D-SEM-P001", que se encuentra en el Sistema Integrado de
Gestión, sobre las observaciones presentadas en el informe ó aquellas que los
responsables del proceso una vez realizada su autoevaluación consideren yío detecten, el
cual debe ser remitido a esta Oficina en un término no superior a quince (15) días
calendario, contados a partir de la notificación por medio del aplicativo utilizado para la
gestión de mejoras.
Posteriormente a la llegada del PLAN DE MEJORAMIENTO, la Oficina de Control Interno
realizará un seguimiento para verificar las medidas propuestas y adoptadas por la Alcaldía
Local.
Copia:
Subsecretaria de Asuntos Locales - Dr. Milton Rengifo
Dirección de Derechos Humanos - Roberto Andrés Idarraga
Proyectó:
Revisó/Aprobó;
Julia Lucía García, Heliodoro Manrique
Luz Esperanza Forero Daza
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