INFORME INSPECCIONES DE POLICIA ALCALDIA DE TUNJUELITO0001

Radicado No. 20133710486783
Fecha: 16-12-2013
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PARA:
Dra. SAN ORA MILENA RODRíGUEZ AMARILLO
Alcaldesa Local de Tunjuelito
ASUNTO:
Policía).
Visita de evaluación al proceso de Gestión Normativa y Jurídica (Inspecciones de
De manera atenta y en cumplimiento de las funciones asignadas a esta Oficina, me permito
remitir el informe resultante de la evaluación adelantada durante los días 28 al 30 de octubre del
año en curso a la Secretaría General e Inspecciones de Policía a su cargo.
En dicho informe se describen las situaciones generales y especificas encontradas, además de
otros aspectos inherentes al manejo de, querellas policivas, contravenciones,
despachos
comisarios, decomisos, plan de acción, procedimientos de reparto y en general lo referente con
el control y gestión de la dependencia.
Copia:
Subsecretaria de Asuntos Locales - Dr. Milton Rengifo
Dirección de Apoyo a Localidades - Dr. José Reinaldo Contreras Diago
Dirección de Derechos Humanos - Dr. Andrés Idarraga
Proyectó: Julia Lucia García y Heliodoro Manrique
Revisó/Aprobó: Luz Esperanza Forero Daza
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La visita se efectúo a la Secretaría General de Inspecciones y a las Inspecciones de Policía 6A
y 6E, determinando como período de revisión la gestión realizada entre el 01 de enero y el 30
de septiembre del año 2013. Del total de los radicados se selecciono una muestra de 33
querellas y contravenciones que corresponde al 11.87% del total de la población y para
comisiones civiles se tomó una muestra de 11 actuaciones que corresponden al 15.27%. En
materia de decomisos no se seleccionó muestra alguna debido a que no se adelantó ningún
trámite durante el periodo objeto de auditaría.
-
ASUNTOS RADICADOS AÑO 2013
Concepto
Querellas y
Contravenciones
Comisiones Civiles
Decomiso mercancías
Población
Muestra
Porcentaje
(%)
178
33
11.87
79
11
15.27
15
O
O
La evaluación se desarrolló de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas y
la aplicación de las políticas, procedimientos y programas establecidos por la Oficina de Control
Interno, efectuando un examen sistemático, constructivo, objetivo e independiente.
Se realizaron entrevistas y encuestas, se confrontaron documentos, se aplicaron pruebas de
cumplimiento y se efectuó análisis a la información pertinente de tal forma que la evaluación
proporcione bases razonables para fundamentar la información contenida en el presente
informe.
Las instalaciones de la Secretaria General se encuentran espacialmente congestionadas por
enseres e inmobiliario; no tienen seguridad adecuada por falta de seguros en algunas puertas,
escritorios y anaqueles; no tiene mecanismos de control de acceso a la misma, lo que ocasiona
que fácilmente el público usuario como funcionarios y demás entren sin ninguna restricción por
gran parte de las instalaciones de la secretaria originando riesgos de perdida de documentos y
enseres o utensilios de dicha dependencia. Finalmente se aprecia que las instalaciones de la
Secretaria a excepción de las falencias enunciadas anteriormente son aptas para la prestación
del servicio y que los funcionarios y contratistas cuentan con equipos de cómputo y elementos
de trabajo adecuados para el desempeño de su gestión.
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2. Sistema
ACTUA:
de Información
de Actuaciones
Administrativas
y Procesos
Policivos
- SI-
Respecto al manejo y grado de satisfacción del aplicativo SI - ACTUA, ésta Oficina procedió a
adelantar una encuesta de opinión para conocer la percepción que los funcionarios tienen del
aplicativo, para lo cual se evaluaron seis (6) elementos a saber:
Item
Elemento evaluado
1
Funcionalidad o utilidad
2
Impacto en el servicio prestado a la ciudadanía
3
Nivel de seguridad
4
Disponibilidad
5
Grado de satisfacción en general
6
Capacitación recibida
Promedio
Valoración
2.66
2.33
2.66
2.00
2.66
2.5
2.47
En promedio el aplicativo obtuvo un nivel de percepción desfavorable por parte de los usuarios,
con una valoración de 2.47 puntos de 5.0 posibles de acuerdo a la siguiente tabla.
Nivel de percepción
usuario
del
Valoración
FAVORABLE
4.0 - 5.0
Ar.FPTARI F
1n-1q
Los ítems de menor calificación son los de "Disponibilidad e Impacto en el servicio prestado a la
ciudadanía", hecho que coincide con las anotaciones plasmadas por los funcionarios en el
acápite de observaciones de la encuesta, en el que manifiestan su inconformidad por la caída y
fallas constantes del sistema, por la no funcíonalidad de éste y por su no disponibilidad;
situación que conlleva a atrasos en el cargue de la información de los asuntos que se surten al
interior de la entidad.
No obstante las novedades reportadas en la encuesta, no se presentó evidencia a la auditoria
en el sentido de haber reportado ante la Dirección de Planeación y Sistemas de Información las
inconsistencías del "SI-ACTUA", y tampoco se presentó evidencia de aporte o sugerencia formal
tendiente a la optimización y funcionalidad de esta herramienta.
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DI!!GOil!Il![Il1lO
Además de las dificultades señaladas por los usuarios del aplicativo, en el curso de la auditoría
se pudo evidenciar que:
•
Existe deficiencias en algunos de los formatos preestablecidos, ejemplo de ello es el formato de
aviso de notificación que solamente puede ser utilizado para querellas administrativas y no para
Despachos Comisorios.
•
El aplicativo no arroja un consolidado de la gestión pre-procesal de la Secretaría General de
Inspecciones, en cuanto a conciliaciones programadas, exitosas o fracasadas y tampoco brinda
datos estadísticos sobre el total de multas impuestas.
•
El SI-ACTUA presenta inconsistencias en los reportes estadísticos de las actuaciones, lo que
dificulta las actividades de medición y seguimiento a la gestión y la generación de información
para el análisis y toma de decisiones en el mejoramiento continuo de los procesos que adelanta
esa dependencia.
Aunque los Servidores conocen el manejo del aplicativo SI ACTUA, se observa que no le están
dado un uso adecuado por cuanto no utilizan los formatos como apoyo a los trámites procesales
de las actuaciones administrativas, no registran el total de diligencias que obran en los
expedientes, ni suben la evidencia de los registros documentales, y en ocasiones lo alimentan
con información incompleta y errada; lo que dificulta la trazabilidad de los asuntos que son de
conocimiento de esa entidad.
Se evidencio que se incumple con las normas archivísticas por hallarse carpetas y/o
expedientes sin foliar o foliados a medias, carátulas sin marcar, etc. Se cita como ejemplo la
carpeta de reparto de querellas y la carpeta de reparto de comisarios.
Así mismo se hallaron sin carátulas los comisarios 209, 204, 342, 136, 126, 15,38,400,38,430
de 2013, como también las querellas 168, 099, 066, 139, 105, 104, 084, 043, 033, 012 Y 155 de
2013.
Igualmente se evidenció un marcado desorden en el archivo físico de la Secretaria General de
Inspecciones, al punto que no fueron halladas físicamente las actuaciones administrativas 0762010,103-2010,136-2010,014-2011,002-2012
Y 082-2012, muy a pesar de encontrasen
registradas en el sistema del SI ACTUA y en los libros radicadores.
También se evidenció que las actuaciones administrativas 077-2011, 025-2012, 027-2012, 0852012, 092-2012 Y 095-2012 estaban represadas en una gaveta de la secretaría desde hace
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más de un año, por ende, sin tramite alguno por más de 12 meses. Y en la última de las
mencionadas se ingresó el asunto al sistema y se le asignó un número de radicado, pero no se
ha surtido actuación procesal alguna.
En la carpeta de conciliaciones se archivan diligencias que no tienen tal naturaleza, pues se
evidencio que en la misma obra a folios 24 y 33 diligencia de descargos de los expedientes 010
Y 40 de 2013 respectivamente; e igualmente en la misma a folios 11 y 12 se encuentra
diligencias referentes a despachos comisorios.
•
Del periodo seleccionado y de acuerdo a los datos registrados en el aplicativo SI ACTUA, se
recibieron en la Secretaría General de Inspecciones un total de 272 actuaciones, de las cuales
el 65.44 % corresponde a querellas y contravenciones, el 29.04% a comisiones civiles y el
05.52% a decomiso de mercancías, tal como se observa en la siguiente tabla:
ASUNTOS RADICADOS ANO 2013
CONCEPTO
POBLACION
PORCENTAJE
Querellas y
65.44
contravenciones
178
Comisiones civiles
79
29.04
Decomiso mercancías
15
05.52
Totales
272
100.00
(%)
•
Las cifras anteriores dan cuenta que la gestión de la Secretaría General y de las Inspecciones
de Policía se centra en la atención de querellas y contravenciones, en cumplimiento de los
procedimientos establecidos para esta dependencia.
•
De las 178 querellas y contravenciones que fueron radicadas en la Secretaría General de
Inspecciones, 55 fueron sometidas a reparto, de lo que se concluye que la Secretaría General
contribuye en un 69.10% en la descongestión de los asuntos que allí se radican.
•
Se evidenció que la Secretaria General aplica los controles necesarios para rechazar los casos
que no son de su competencia.
•
En cuanto al reparto de los asuntos de competencia de las Inspecciones de Policía, se incumple
lo dispuesto en el artículo 2° de la Resolución 586 de 2004\ que dispone que el reparto debe
realizarse por lo menos una vez por semana; evidenciándose que en las semanas del 8 al 11,
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21 al 25 de enero; 11 al 15 de febrero; 4 al 8, 18 al 22, 26 Y 27 de marzo; 1 al 5, 8 al 12, 22 al
26 de abril; 14 al17 de mayo, 4 a17, 17 a121, 24 al28 de junio; 15 a119, 22 al26 de julio; 12 al
16, 20 al 23 de agosto; 9 al 13 y 23 al 27 de septiembre no se realizó reparto alguno y tampoco
se encontró constancia del motivo de tal eventualidad.
Se evidenció que en algunas ocasiones los inspectores de policía reciben los asuntos hasta con
4 o' 5 días posteriores a la fecha en que se efectuó el reparto, incumpliendo con ello lo normado
en el artículo 2 ídem, que exige la entrega inmediata a cada inspector de los asuntos que le
hayan correspondido. Se citan como ejemplo las actas 567,570,573,577,
entre otras.
0
Se evidenció que algunas actas de reparto fueron elaboradas en duplicado y en ocasiones en
triplicado, y en ellas cada inspector firma una copia pero no todos firman conjuntamente la
misma copia. Tal es el caso de las actas de reparto 580 (Fls 15 al 17), 584 (Fls 19 al 21), y 592
(Fls 26 al 28).
Se evidenció inconsistencia en el reparto de la actuación administrativa 114-2012, la cual fue
repartida a la Inspección 6A con acta 577 del 15 de marzo de 2013. sin embrago a folio 11 de la
contravención obra auto en el que se indica que las diligencias fueron sometidas a reparto el 30
de octubre de 2013.
•
En relación con la obligación contenida en el artículo 18 de la Resolución
evidenció que no se da cumplimiento a la misma, la cual a la reza:
1578 de 20022, se
"Durante los dos primeros meses de cada año los Secretarios Generales de Inspecciones y los
Inspectores de Policía, dentro del ámbito de sus competencias, presentaran a los alcaldes locales
un trabajo evaluativo sobre los problemas que afectan la convivencia y seguridad de las UP.z. de la
localidad, haciendo un diagnóstico y proponiendo altemativas de intervención. En el mes siguiente el
alcalde local, los secretarios generales y los Inspectores de Policía, de conformidad con los
lineamientos del Plan de Desarrollo Local, diseñaran un Plan de Acción que se ejecutará en el
transcurso del alío."
"Los alcaldes locales remitirán el Plan de Acción a la Subsecretaría de Asuntos para la convivencia y
Seguridad Ciudadana a más tardar en la primera semana del mes de abril de cada año".
"El último viemes de cada mes, el Secretario General de Inspecciones y los Inspectores
se reunirán con el Alcalde Local con el fin de hacer seguimiento y evaluación de los
problemas presentados en desarrollo del Plan de Acción. De esta reunión se levantará
copia de la misma se enviará a la Subsecretaría de Asuntos para la Convivencia y
Ciudadana".
de Policía
avances y
un acta y
Seguridad
2
Por la cual se establecen procedimientos para la organización y funcionamiento de las
Inspecciones de Policía de Bogotá
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Preguntado el motivo del incumplimiento, la Secretaria General de Inspecciones manifestó que
no se cumple a cabalidad el mandato impuesto en dicha normativa pero que se está dando
cumplimiento a las directrices de la Secretaria Distrital de Gobierno en cuanto a su plan de
gestión. Sin embargo, esta oficina considera que ello no les exonera de la obligación de
observar lo establecido en dicha normativa.
•
En materia de decomisos en el aplicativo SI ACTUA se encuentran registradas 15 actas de
incautación, respecto de las cuales no se surtió trámite alguno durante el periodo objeto de
auditoría. Solamente se evidenció actuación en algunas de ellas con posterioridad al 16 de
octubre de 2013 y por esta razón el equipo auditor se abstuvo de emitir concepto en cuanto a la
gestión adelantada, sin emb~rgo se recomendó tener en cuenta el Procedimiento "2L-GNJP13".
Para la evaluación se revisaron el aplicativo SI ACTUA y los expedientes de Despachos
Comisorios diligenciados en la Secretaría General de Inspecciones, debido a que no se
mantiene actualizado el aplicativo.
•
De los 79 despachos comisorios radicados en Secretaria General durante el periodo del
01 de enero al 30 de septiembre de 2013 se encontraban pendientes de diligencia 12
comisiones, lo que denota que se presenta una buena gestión en la atención de estos asuntos
de un 84.81 OJo; Y actualmente se siguen programando diligencias.
•
No es posible verificar si fueron presentadas aceptaciones o excusas para la asistencia
a las diligencias por parte de los auxiliares de la justicia designados, ya que en los documentos
facilitados para la revisión no reposan estos soportes. Y al consultar a los encargados de la
inspección de conocimiento, manifestaron que por lo general las excusas de inasistencia no son
presentadas por los auxiliares y ocasionalmente allegan solo las de aceptación.
•
Se cumple con el procedimiento señalado por la ley para la designación y notificación de
los auxiliares de justicia, pero en la mayoría de los casos los auxiliares inicialmente nombrados
no se presentaron en la fecha programada para diligencia.
•
Los Inspectores de Policía no elaboran una lista de las inasistencias de los auxiliares de
la justicia para remitirlas al Consejo Superior de la Judicatura a fin de que se proceda conforme
lo dispone el artículo 9 del Código de Procedimiento Civil, hoy artículo 50 del Código General
del Proceso.
•
En el comisorio No. 26 del Juzgado 30 Civil del Circuito se fijó la fecha de la diligencia
para el 22 de agosto de 2013 la cual no se realizó por circunstancias externas a la Inspección
6E. Pero aunque las diligencias fueron suspendidas a la espera de que la parte actora solicitara
nueva fecha, lo cierto es que al momento de la auditoría han transcurrido más de dos (2) meses
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•
Se evidencia que se incumple el artículo 9 de la Resolución 1578 de 2002 que
establece: "Para la fijación de fechas de práctica de diligencias, el Inspector dispondrá de un
término máximo de tres (3) días a partir del día siguiente al reparto. En el caso de los
comisorios Nos. 209, 204,342, 136, 15,38,400 Y 430 el promedio de tiempo para la fijación de
las diligencias fue de doce (12) días.
•
Se observa que en las actas no se registra la hora de inicio ni la hora de culminación de
las diligencias, situación que permitiría identificar la gestión y tiempo de desarrollo de la misma.
Meta 14.11. Actividad."Impulsar 70 % de las acciones policivas en términos procesales
(Querellas y Contravenciones de la Vigencia 2012 y anteriores)":
Aunque la Secretaría General de Inspecciones aportó una relación de las querellas 2012 y
anteriores que aún se encuentran vigentes, no fue posible evidenciar el avance de esta meta
debido a que la información contenida en el SI-ACTUA no corresponde a la que reposa en las
actuaciones administrativas. Se cita como ejemplo las querellas 4403-2004, 14-2006, 42-2007,
275-2007, 203-2008, 063-2009, 099-2009, 242-2009, 027-2010, 001-2010, 058-2010, 0622010, 125-2010, 099-2011, 138-2011 que aparecen activas en el SI-ACTUA pese a estar en el
archivo físico de la Secretaría General de Inspecciones o en el Archivo Central.
Meta 14.12. Actividad."Impulsar 60 % de las acciones policivas
(Querellas y Contravenciones de la Vigencia 2013)".
en términos procesales
Como se indicó anteriormente, de las 178 querellas y contravenciones
radicadas en la
Secretaría General de Inspecciones, 73 fueron repartidas entre las Inspecciones de Policía, por
lo que a continuación se presenta los totales de procesos a cargo de cada dependencia durante
el periodo objeto de auditoría.
QUERELLAS
Dependencia
Y CONTRAVENCIONES
En
Trámite
Inspección 6A
33
Archivadas
16
REPARTIDAS
Total Recibidas
49
--
Los datos registrados permiten inferir que se presenta congestión en la Inspección 6A del
67.34% y en la Inspección 6E del 83.33%, afectando así la buena gestión y celeridad con que
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Aunado a lo anterior, de la revisión efectuada a las querellas de policía se evidenciaron algunas
situaciones que afectan los principios rectores de eficacia, economía y celeridad que debe
imperar en este tipo de actuaciones administrativas, es así como se mencionan las siguientes:
•
El tiempo promedio entre la fecha de reparto de la querella y la fecha del auto avocando
conocimiento es de 5 días calendario, con lo que se incumple lo ordenado en el artículo 2° de la
Resolución 586 de 2004 que dispone que esos autos sean proferidos dentro de los tres (3) días
después de efectuado el reparto.
•
El tiempo promedio entre el auto que avoca conocimiento y la fecha para llevar a cabo la
diligencia de inspección ocular es de diecisiete (17) días calendario, por lo que es importante
disminuir los tiempos para una eficaz y oportuna prestación del servicio.
•
En la querella 100-2013 se nombró para la diligencia de inspección ocular a los
auxiliares de la justicia Rafael Silva Valenzuela y Blanca Elizabeth González Pua, sin que hayan
asistido a la misma y sin que se haya informado de tal situación al Consejo Superior de la
Judicatura como lo establece la Ley.
•
La querella 067-2013 fue radicada el día 15 de abril de 2013 y mediante auto se fijó
audiencia de conciliación para el mismo día, para lo cual el despacho envió las comunicaciones
el 16 de abril notificando la fecha de la diligencia, es decir, se presenta incongruencia entre la
fecha de citación y la fecha de la respectiva diligencia.
•
Similar situación se presenta con la querella 087-2013, toda vez que con memorial de
fecha 17 de septiembre de 2013 el querellante solicita se fije nueva fecha para inspección
ocular ya pesar de ello es requerido por la Inspección 6A con radicado Orfeo 20130640074361
del 19 de septiembre para que de impulso a la querella.
•
En las querellas 088, 050, 056, 066 Y 085 de 2013 el despacho dio orden de dejarlas en
la Secretaría de inspecciones por el término de 30 días para que el querellante manifieste su
intención de continuar o no la actuación. Sin embargo a la fecha de la visita de auditoría han
transcurrido más de 60 días sin que la parte interesada se pronuncie y sin que el despacho
emita la decisión que en derecho corresponda. Similar situación se presentó con la querella 008
de 2013, la cual quedó suspendida desde el 27 de agosto de 2013, sin que se haya dado
impulso alguno.
•
En la querella 012-2013 se expidió radicado Orfeo 20130640018841 del 28 de febrero
de 2013 solicitando al Hospital de Tunjuelito visita al inmueble objeto de la querella; no obstante
a la fecha de la visita de auditoría han trascurrido más de 8 meses sin que se haya adelantado
actuación alguna por parte del inspector de conocimiento.
•
En la querella 084-2013 se fijó audiencia de conciliación para el 23 de mayo de 2013, no
obstante, en informe secretarial de la misma fecha se indicó que no fue posible notificar en
debida forma a las partes por inexistencia de la nomenclatura del inmueble, y desde tal época
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fle,;r<E'fAJfl:iA DI!:~f1:IK>
•
En la querella 104-2013 mediante Orfeo 20130640073681 del 17 de septiembre de 2013
se envía comunicación a las partes notificando nueva fecha de la diligencia de conciliación para
el 19 de septiembre de 2013. Sin embargo, a la fecha de la visita no se evidencia que se haya
realizado la diligencia y ninguna otra actuación por el despacho permaneciendo inactiva la
querella.
•
En la querella 139-2013 mediante Orfeo 20130640061301 del 31/07/2013 se ofició al
FOPAE para que haga una visita al predio objeto de la querella. Se evidencia que a la fecha de
la visita no hay respuesta del FOPAE y ninguna otra actuación por el despacho permaneciendo
inactiva la querella.
•
En las querellas 107, 132, 009, 019, 056, 085, 050, 092, 115, 155, 033, 043, 084, 099 de
2013, obran algunos autos y un edicto que carecen de fírma del funcionario correspondiente.
•
En las querellas 100, 077, 156, 164, 033, 043, 084, 104, 105 de 2013,
comunicaciones para las diligencias no tienen fecha de envío ni de recibido.
•
En algunos casos los Inspectores de Policía no reportan ante el Consejo Superior de la
Judicatura las inasistencias de los auxiliares de la justicia, para que se proceda conforme lo
dispone el artículo 9 del Código de Procedimiento Civil, hoy artículo 50 del Código General del
Proceso. Esto se videncia en la querella 3650 de la Inspección 160, la cual señaló en varias
oportunidades fecha para diligencia de inspección ocular y en la cual en dos oportunidades dos
de los peritos nombrados no asistieron ni se excusaron
las
Meta 14.13. Actividad.- "Lograr en máximo 15 días la realización de la audiencia de conciliación,
Secretaría General de las Inspecciones de Policía ó corregidores".
En materia de conciliación se observó que se da cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 13
de la Resolución 1578 de 2002, toda vez que las audiencias de conciliación son adelantadas
por el Secretario General de Inspecciones.
Aunque no se cuenta con un mecanismo que permita evidenciar fácilmente el tiempo que
trascurre entre la radicación de los asuntos presentados ante la Secretaría General y la fecha
programada para la audiencia de conciliación, de la muestra seleccionada se evidenció que no
en todos los casos se da cumplimiento al término establecido en la meta. Se cita como ejemplo
las querellas 095, 131, 143 de 2013.
Se evidenció que en algunos asuntos en los que no se realizó la primera audiencia de
conciliación, se programó una segunda con un término superior a veinte (20) días, extendiendo
el término de la diligencia en un tiempo mayor al propuesto en el objetivo.
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determinar fácilmente la gestión pre-procesal adelantada, esto es conciliaciones
efectuadas, fracasadas o exitosas.
programadas,
Se evidenció que en ciertos casos se fija la audiencia de conciliación en la boleta de citación,
sin que así lo disponga la Secretaría General en el correspondiente auto. Se cita como ejemplo
las citaciones obrantes en las querellas 095, 127, 169, Y 197 de 2013.
Se evidenció que en la querella 095 de 2013 no se llevó a cabo la diligencia de conciliación por
falta de notificación a la parte querellante.
De la muestra seleccionada se encontró un alto porcentaje de autos fijando fecha de
conciliación sin firma de quien lo expide. Son ejemplo las querellas 027-2012, 095-2012 Y 1272013.
Se evidencio que realizada y fracasada una diligencia de conciliación se presenta falta de
celeridad en el sometimiento del asunto a reparto, y ejemplo de ellos tenemos la querella 169
de 2013, donde a fecha 11 de septiembre de la anualidad en curso fracasó dicha diligencia de
conciliación y a fecha de la presente auditoria no se ha sometido a reparto.
Se evidenció errores y contradicciones en el contenido de algunos documentos que impulsan
las actuaciones. Ejemplo de ello es la querella 120 de 2013, en donde obra auto de fecha 09 de
julio de 2013 fijando diligencia de conciliación para el 31 de julio, pero a folio 28 milita
constancia secretarial indicando que no se llevo a cabo la conciliación programada para el 16
de agosto, cuando en realidad se había programado era para el 31 de julio. Idéntica situación
se presentó con la querella 127 de 2012.
Igualmente se evidenció incongruencias entre la información obrante en algunas querellas y la
registrada en el "SI ACTUA", Se cita como ejemplos, la querella 094-2013 de perturbación la
cual fue registrada en el aplicativo como una "perturbación a la mera tenencia"; la querella 0662011 aparece con "archivo definitivo" en el SI-ACTUA, pero en físico continua activa con un
impulso procesal en fecha mayo 14 de 2013 consistente en un auto ordenando pruebas y un
oficio con radicado No. 20130640039251 del 20 de mayo de 2013; y en la querella 145-2012
obra diligencia de de conciliación del 16 de enero de 2013, pero el SI ACTUA indica que ésta se
encuentra en la Secretaría General de Inspecciones desde el14 de diciembre de 2012.
Meta 15.13. Actividad.- "Realizar 4 acciones de sensibilización para el acatamiento voluntario
en normas de convivencia. (Inspecciones de Policía).
Para acreditar el cumplimiento de esta meta la Secretaría General de las Inspecciones aportó la
carpeta titulada "Comparendos 2013", en la cual se encuentran listados de asistencia de fecha
16 y 17 de julio de 2013 titulados "Registro de usuarios para orientación y solución de conflictos
extra proceso. Sin embargo no se evidencio el acta correspondiente en la que especifique, entre
otras cosas, el tema de sensibilización tratado, el lugar donde se dictaron las charlas, tiempo de
duración de la misma, ni los funcionarios que la dictaron. Tampoco se encontró documento
relativo a la sensibilización que debió darse en el primer trimestre.
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coyuntural de la localidad que amerite ser abordada en tales talleres de sensibilización
planificación de temas, tiempos, modo, ni lugar para las sensibilizaciones).
(No hay
Meta 15.14. Actividad.- "Diseñar un instrumento que permita medir el impacto generado en las
acciones de sensibilización".
Se evidenció que no existe instrumento alguno que plasme el cumplimiento de dicha meta, ni se
ha planificado su elaboración, y sólo por motivación de la presente auditoria el secretario
manifestó que tendrá en cuenta dicha meta para comenzar a diseñar tal instrumento.
Es importante que tanto la Secretaría General como las Inspecciones de Policía generen de
manera periódica las estadísticas correspondientes a la gestión realizada, a fin de que se tenga
un confiable y oportuno control respecto de las labores ejecutadas y que se facilite su consulta e
información en caso de ser requerido tanto internamente como por entidades u organismos
externos.
De conformidad con lo normado en el artículo 2 de la Resolución 586 de 2004, es necesario
que se cumpla con el reparto por lo menos una vez por semana, en presencia de los
inspectores, quienes deberán suscribir inmediatamente el acta correspondiente, razón por la
cual se recomienda reforzar las medidas para garantizar la asistencia de todos los intervinientes
en el proceso y en el evento que existan causas para no asistir a éste acto se proceda a dejar
las constancias respectivas. Así mismo se sugiere dejar constancia del motivo por el que
eventualmente no pueda efectuarse el reparto.
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Se sugiere que la Secretaría General en virtud de los principios de economía y celeridad,
propenda por la reducción de los tiempos utilizados entre la radicación de la querella,
audiencias de conciliación cuando procedan y la entrega física del expediente producto del
reparto efectuado.
Así mismo, se sugiere que las inspecciones de policía propendan por la reducción del tiempo
promedio transcurrido entre el auto que avoca conocimiento y la inspección ocular, con el fin de
poder establecer una línea base que a futuro permita determinar un valor agregado a la gestión
de estas áreas.
Dado que no se observa congestión en el manejo de los despachos comisorios, se recomienda
que la Secretaría General en asocio con las Inspecciones de Policía, adelanten las gestiones
correspondientes ante la Secretaría de Gobierno que le permitan efectuar una mejor distribución
en el conocimiento y manejo de las querellas repartidas a cada una de las inspecciones, a fin de
que se logre un mayor equilibrio en el manejo de las cargas laborales y la optimización del
recurso humano.
Con el fin de establecer un control sobre los auxiliares de la justicia que no atienden la
designación dada por las Inspecciones de policía, es procedente que mensualmente se elabore
una lista de dichas inasistencias y se remita al Consejo Superior de la Judicatura para que se
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Es necesario que cuando se utilicen formatos pre-elaborados para la radicación de querellas o
elaboración de autos o resoluciones se tenga en cuenta modificar las fechas y el contenido de
los mismos.
Es importante y necesario planificar, diseñar y ejecutar estrategias de alimentación del
aplicativo Si-Actúa con toda la información relativa a los trámites y actuaciones administrativas
propias de registro en dicho sistema, debido a que brinda información oportuna, permite
mantener el control de los expedientes, la consulta en línea del estado del proceso y así mismo
verificar la gestión adelantada por cada una de las dependencias, y por ende disminuiría las
inconsistencias de falta de información, información errada ó desactualizada como la detectada
y registrada en la presente auditoría.
Respecto a los decomisos, se sugiere que se de aplicación al Procedimiento 2L-GNJ-P13 en los
términos en él establecidos.
Se recomienda que la Secretaria General de Inspecciones establezca un seguimiento detallado
de aquellos elementos que le han sido confiados, a fin de establecer sus cantidades y fechas de
decomiso para que cuando no sean retirados se decreten en estado de abandono y se proceda
a su destrucción en caso de ser necesario.
Es prioritario que los talleres de sensibilización sean evidenciados con las respectivas actas las
cuales deben contener entre otras cosas, el tema tratado, nombre e identificación de los
intervinientes, fecha de la sensibilización, lugar de realización, listado de asistentes, etc.
Por otra parte se sugiere que se realice un análisis de la problemática más coyuntural de la
localidad que amerite ser abordada en tales talleres, se identifique clara y previamente la
población a sensibilizar y se establezcan estrategias de convocatoria a efecto de garantizar una
buena cobertura de personas beneficiadas.
Es necesario que de manera coordinada entre el Alcalde Local, el Secretario General e
Inspectores de Policía, elaboren el plan de acción y de este se efectúe un adecuado
seguimiento y evaluación al desarrollo del plan de acción y que el mismo se encuentre
soportado mediante actas o documentos en los cuales se establezcan los compromisos,
avances y resultados obtenidos, en cumplimiento a lo normado en el los artículos. 18, 19, 20 Y
21 de la Resolución 1578 de 2002.
Se solicita que el presente informe sea socializado con las diferentes aéreas que intervienen en
el proceso y conjuntamente se adopten los correctivos que contribuyan al mejoramiento
continuo, en concordancia con el artículo 4to., literal G de la Ley 87 de 1993, para lo cual se
recomienda se elabore el plan de mejoramiento utilizando el Procedimiento Gestión para la
Mejora "10-SEM-P001",
que se encuentra en el Sistema Integrado de Gestión, sobre las
observaciones presentadas en el informe ó aquellas que los responsables del proceso una vez
realizada su autoevaluación consideren y/o detecten, el cual debe ser remitido a esta Oficina en
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un término no superior a quince (15) dias calendario, contados a partir de la notificación por
medio del aplicativo utilizado para la gestión de mejoras.
Posteriormente a la llegada del PLAN DE MEJORAMIENTO, la Oficina de Control Interno
realizará un seguimiento para verificar las medidas propuestas y adoptadas por la Alcaldía
Local.
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Control Interno
Proyectó: Jorge Eliécer Corredor, Julia Lucia García, Heliodoro Manrique
Revisó/Aprobó: Luz Esperanza Forero Daza
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