CURSO FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN Tarea 4 Datos de quien o quienes realizan la tarea: Cédula Nombre y apellido e-mail Teléfono 19487687 José O. Cano S. [email protected] 3002074094 TEMA: “Reuniones efectivas” FECHA: del lunes 10 al domingo 16 de noviembre de 2014 1.Punto: resolver el siguiente caso Caso reuniones efectivas: (vale 10 puntos) En la Fábrica de Sacos Rosita, es habitual hacer reuniones semanalmente en las cuales se presentan las siguientes situaciones: Las reuniones son siempre de 15 personas como mínimo, porque se convoca a muchos asistentes“por si acaso” sus responsables no siempre asisten. Se envía un orden del día con un par de días antes de la celebración, las reuniones se prolongan, entre 4 o 6 horas. La concreción sobre los diferentes temas es poca. Se intenta avanzar pero siempre quedan puntos pendientes, lo que impide sacar conclusiones acciones a seguir. Pasan los días y esos acuerdos verbales quedan en el aire y cuando se vuelve a realizar una reunión de trabajo sobre esos asuntos hay que comenzar de cero porque prácticamente nadie avanzó su parte y el que lo hace, le sirve de poco porque los otros tampoco lo hicieron. La productividad de la empresa ha bajado mucho y parte del personal está muy presionado debido a que por la asistencia a las reuniones se les atrasa su trabajo y para poderlo sacar adelante tienen que quedarse laborando fuera de su horario habitual. ¿Qué problemas ves aquí? ¿Suele ocurrir algunas cosas de éstas en tu entidad? Teniendo en cuenta lo visto en el tema de reuniones efectivas, ¿Cómo tendría que desarrollarse la reunión para que fuera realmente efectiva? Rta. Qué problemas ves aquí? Se puede estar invitando a personas que no aporten al desarrollo del temario de la reunión. Se incurre en invitar por invitar, sin mirar que personas son las responsables de los procesos. Que se hace todo lo que se ve en cualquier reunión que no tiene una planificación clara del objetivo a lograr con la reunión. Carencia de objetivos. Lo que se haga está bien, no importa si se avanza o se queda en el mismo punto. No se logra plasmar unos compromisos a resolver, lo cual hace que las cosas queden pendientes. ¿Suele ocurrir algunas cosas de éstas en tu entidad? Por lo que se dice y se habla, nuestra institución no es ajena a suceda alguna de estas situaciones enumeradas en la situación descrita. En el caso particular, es muy poco lo que participo en reuniones, porque mi trabajo lo realizo en campo. Entrego los informes de auditoría a los hospitales y si se requiere hacer claridad sobre ellos, esta comunicación se hace correo electrónico. Muy esporádicamente se hace reunión con algún otro grupo, como un compromiso multidisciplinario y funcional, en los cuales quienes toman las decisiones (grupo directivo) analizan la información y deciden sobre el quehacer de las cosas. Lo que percibo es que las reuniones del grupo directivo, toman decisiones y posteriormente las articulan con los cabezas de grupo, quienes imparten las directrices a seguir por parte de cada uno de los colaboradores. Punto 2: crucigrama Encuentre las palabras que corresponden a conceptos vistos en el tema: “Reuniones efectivas”, que se dan a continuación. (Vale 9 puntos) Horizontales 1. Es el pensamiento, que se basa en la percepción del mundo real en términos de totalidades para su análisis, comprensión y accionar. Si el sistema se modifica y afecta las partes. (sistémico) 3. Es uno de los 3 propósitos fundamentales de las reuniones de trabajo (Comunicar) 6. Es lo que se debe hacer al finalizar la reunión (Evaluar) 7. Es uno de los atributos normalmente presentes en los integrantes de un equipo de trabajo para realizar reuniones eficientes: (Respeto) 8. Persona que en las reuniones efectivas se encarga de dar el uso de la palabra, dirige el orden de las intervenciones y hace respetar el tiempo de la reunión. (Moderador) 9. Es uno de los atributos normalmente presentes en los integrantes de un equipo de trabajo para realizar reuniones eficientes. (Persuasión) Verticales 2. Es un atributo normalmente presente en los integrantes de un equipo de trabajo para realizar reuniones eficientes: (escucha empática) 4. Tener total claridad de qué se pretende es la cuota inicial de una reunión exitosa a esto se le llama tener un: (Objetivo) 5. Es la planeación de temas a tratar en la reunión, se hace llegar con anterioridad a la reunión (Agenda) Punto 3: A. Explique con sus palabras: ¿qué se entiende por cultura de trabajo en equipo? (máximo 10renglones) (vale 3 puntos) Significa que hoy nadie en ninguna empresa contrario todos necesitamos de todos. trabaja como una isla, por el Antes se trabajaba por actividades y en este caso cada persona hacia su parte, sin articular su trabajo con otros. Se escuchaba la frase “Hago lo mío y el resto no se” Hoy en día se trabaja por procesos, lo cual dice que el resultado final depende de un trabajo articulado con diferentes aéreas, personas y disciplinas del conocimiento. La frase “si los resultados míos en el trabajo son malos, el del equipo al que estoy asignado tiene el mismo resultado” B. ¿Cuáles son los 3 propósitos fundamentales de las reuniones de trabajo? Explique. (Vale 3puntos) Comunicar: hacer que la gente que asiste a la reunión tenga la suficiente claridad de los asuntos tratados y la responsabilidad que se deben ejecutar de acuerdo con los compromisos. Analizar: Hacer que la información que se presente sea debidamente cotejada y corroborada, a fin de tomar mejores decisiones. Discutir información: Lograr el mejor fruto con la información recopilada, entre mayor discusión positiva se presente, con seguridad mejores serán los resultados