7 consejos para crear un
programa de formación exitoso
dentro de tu laboratorio
Si en este momento haces parte de un laboratorio de ensayo o de
calibración, sabrás que en estos sitios de trabajo todo es dinámico, es
decir, la tecnología de equipos cambia, al año siguiente ya tienes nuevos
materiales de referencia, el personal rota con facilidad, etc.
Por esta razón, el laboratorio debe tener un programa de
entrenamiento que garantice que todo el personal tiene y mantiene la
competencia necesaria para las actividades que realiza.
De esta manera, la norma ISO/IEC 17025:2017 en la cláusula 6.2.2 dice
“El laboratorio debe documentar los requisitos de competencia para cada
función que influye en los resultados de las actividades del laboratorio,
incluidos los requisitos de educación, calificación, formación,
conocimiento técnico, habilidades y experiencia”.
Luego, en la cláusula 6.2.5 la norma dice que el laboratorio debe tener un
procedimiento que incluya la formación del personal (6.2.5 c).
Así que para darle cumplimiento a estos requisitos, el laboratorio debe
diseñar un programa de formación para todo el personal que permita el
logro de los objetivos, y por supuesto, la mejora continua del SGC.
A continuación te expongo 6 consejos para que diseñes un programa de
formación exitoso.
Empecemos!
Identifica las necesidades de
formación del personal
Para lograrlo, te recomiendo tener una herramienta (que la puedes
diseñar en Excel), donde se identifique a todo el personal que realiza
actividades clave dentro del laboratorio, además, debes identificar por lo
menos lo siguiente:
Nombres completos
Edad
Área de trabajo
Fecha de ingreso al laboratorio
Tiempo que lleva trabajando
Educación
Calificación
Habilidades
Entre otros
Con esta información organizada y visible, puedes tener un panorama
más claro de cuáles son las necesidades de formación que hacen falta o
las que necesitan refuerzo.
De hecho, puedes evaluar la competencia del personal con cierta
frecuencia, y estos datos te servirán como indicador para identificar
necesidades de formación.
Otra manera de identificar las necesidades de formación es con
el análisis de riesgos.
Supongamos que dentro de la matriz de riesgos se identificó que los
equipos llevan más de 15 años en el laboratorio y que en la actualidad
existe una tecnología mucho más eficiente, que da mejores resultados en
cuanto a precisión y exactitud, pero ningún miembro del personal sabe
operar esos equipos.
Así que, si el laboratorio piensa adquirir dicha tecnología, debe
estructurar dentro de su programa de formación, las capacitaciones
teóricas y prácticas para el manejo de estos equipos.
Define las metas del programa de
formación
Una vez identificadas las necesidades de formación, el siguiente paso
consiste en definir cuáles serán los resultados de aprendizaje y qué se
espera cuando finalice la formación, o incluso puedes establecer metas
intermedias, en caso de que el programa de formación esté diseñado
para un tiempo largo, por ejemplo, un año.
Las metas y los resultados esperados deben estar bien alineados con la
esencia del laboratorio, es decir, con sus políticas, objetivos y
riesgos asociados, entre otros.
La dirección del laboratorio junto con el líder o responsable de
calidad deben asegurarse de que el personal conoce y entiende el
programa de formación. Todo el personal debe hablar el mismo idioma
en cuanto a necesidades de formación se refiere.
Define quién va a realizar las
capacitaciones
Dependiendo de las necesidades que tenga el laboratorio, será necesario
realizar algunas capacitaciones con personal interno y otras con
personal externo.
Cuando hagas estas consideraciones, debes tener en cuenta lo
siguiente:
El costo
La calidad de la capacitación
La experiencia del personal a cargo
La disponibilidad del personal
Con todo ello sobre la mesa, podrás definir si emplear personal interno o
externo.
Nunca sacrifiques la calidad por el precio. A veces cometemos el error
de emplear solo personal interno para ahorrar dinero, pero al final esto
resulta en una mala decisión, dado que la gente no logra los resultados
esperados y luego se incurre en sobrecostos porque hay que volver a
programar capacitaciones, y esta vez con personal externo.
Siempre que las condiciones así lo permitan, debes tener un buen
equilibrio entre capacitaciones con personal interno y externo.
Muchos proveedores de reactivos y equipos cuentan con programas
de formación gratuitos para sus clientes, debes estar pendiente de sus
ofertas de servicios y, por qué no, enviarles una solicitud para que
realicen ciertas capacitaciones en tu laboratorio.
Si optas por contratar empresas o agencias externas, asegúrate que
cumplen con los requisitos que tú necesitas. Puedes por ejemplo visitar
sus sitios web, solicitar las hojas de vida de los conferencistas, pedir
contratos que hayan ejecutado con otros laboratorios, etc.
Motiva al personal para que asista a
las capacitaciones
Si tu laboratorio está en proceso o ya se encuentra acreditado bajo la
norma ISO/IEC 17025 o ISO 15189, sabrás que hay muchas cosas por
hacer; reuniones de calidad, reuniones técnicas, evaluar proveedores,
supervisar lo uno y lo otro, en fin, miles de cosas que se deben hacer si o
si.
Con esto en mente, las personas que deben recibir las capacitaciones
tienen pocas ganas de asistir, y esto es también en gran medida porque
las capacitaciones son percibidas como algo aburrido, como una pérdida
de tiempo.
Dentro del programa de capacitaciones debe quedar muy claro cuáles
serán las metodologías a emplear. Por favor haz que el personal cambie
la percepción negativa de las capacitaciones.
Para lograrlo te recomiendo:
Programar las capacitaciones en un horario apropiado. No las
programes para un viernes en la tarde.
Buscar un lugar fresco, bien iluminado y con capacidad suficiente
para las personas que estarán presentes.
Prepara lo medios audiovisuales con anticipación. Haz pruebas del
sonido, del video y demás herramientas disponibles.
Evita las típicas presentaciones de power point. Ahora existen
muchas herramientas en línea que harán de tus presentaciones
algo más atractivas y divertidas. Te recomiendo prezzy,
herramienta en línea y gratis.
Usa juegos. A los adultos nos encanta jugar, si los puedes hacer
dentro del auditorio mejor, pero también existen herramientas en
línea muy divertidas.
Te recomiendo QUIZIZZ, aquí puedes realizar las evaluaciones en modo
juego, de hecho es la herramienta que usamos en las evaluaciones de
los nuestros cursos virtuales.
En fin, pon a trabajar tu creatividad para lograr el máximo de interés de
las personas que reciben las capacitaciones.
Pon en práctica lo aprendido en las
capacitaciones
Es muy importante que todo el conocimiento aprendido se transfiera a
las actividades de rutina del laboratorio, de nada sirve si lo aprendes un
día y luego se olvida.
Para ello puedes empaquetar los contenidos de las capacitaciones o
entrenamientos en diferentes formatos para que estén disponibles para el
personal
También puedes repetir por varias semanas o meses y en forma
resumida dichas capacitaciones. Recuerda que somos seres de
repetición, no lo vamos a interiorizar a la primera.
Si haces parte del equipo de calidad del laboratorio, te recomiendo ser el
primero en poner en práctica los conocimientos. Nada más poderoso
que predicar con el ejemplo.
Garantiza el aprendizaje continuo
dentro del laboratorio
Si te detienes a pensar, sabrás que las personas pasan gran parte de su
vida dentro del trabajo, es como su segundo hogar. Por ello debes
garantizar que dentro del laboratorio se fomenta el aprendizaje continuo.
Recuerda que las personas llevamos la curiosidad en nuestro ADN,
permite que esa chispa se avive, haz que la gente sea propositiva.
Puedes por ejemplo, premiar a las personas que fomentan las buenas
prácticas de laboratorio, a las que mejoran los procesos, a las que
reducen costos, etc. Hazlos visibles y potencia y su creatividad.
No dejes ir a los buenos empleados
Lograr que una persona adquiera la competencia suficiente dentro del
laboratorio cuesta mucho, y no hablo solo de dinero.
Así que esfuérzate en retener a los buenos empleados, diseña un
programa para incentivar su sentido de pertenencia, haz que amen ir a
trabajar a tu laboratorio. Puedes por ejemplo hacer lo siguiente:
Permite que pasen tiempo de calidad con sus amigos y familiares.
Busca espacios para que hagan deporte. Está comprobado que el
ejercicio cardiovascular reduce los niveles de estrés y mejora la
productividad.
Fomenta la sana diversión. Si ves muchas caras largas, algo no se
está haciendo bien el laboratorio. Suelta una carcajada de vez en
cuando!
Celebra las fechas importantes. Los cumpleaños, el día del
químico, el día del bacteriólogo, el día del auxiliar, etc.
Permite que asistan a talleres o a cursos que ellos solicitan. Y si el
presupuesto lo permite, financia dichas actividades.
En fin, todo depende de tu creatividad. Una de las razones por las cuales
los laboratorios tardan mucho en acreditarse es porque el personal
formado y competente renuncia.
Y para finalizar, recuerda que la gente no renuncia por dinero, sino más
bien, renuncia a sus malos jefes, o al mal ambiente laboral.
Conclusión
Potencia la mejora continua de tu sistema de gestión de calidad
diseñando un programa de formación exitoso.
Aplica el ciclo PHVA para tu programa de formación. Primero debes
planificar y al final debes evaluar dicho programa. Si algo no funcionó,
debes tomar las medidas necesarias para corregir y lograr las metas
propuestas.
Como ves, cada día nos esforzamos para darte contenido útil para tu
laboratorio. Si crees que es así, te pido que nos ayudes a llegar más
personas, cómo?
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que se suscriban al blog.
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