matriz de riesgos Anexo 3. OAF-010 Matriz de Riesgos administrativa 2

Anexo 3. OAF-010 Matriz de riesgos administrativa-Gestión del talento humano
Código
Aprobó
Versión
MATRIZ DE RIESGOS GESTION DEL TALENTO HUMANO
No.
ANALISIS CUALITATIVO
(1)
Fecha
Identificacion
Riesgo
(4)
IDENTIFICACION
RIESGO
(5)
DESCRIPCION DEL
RIESGO
POSIBLES CONSECUENCIAS
(7)
PROBA
BILIDAD
(%)
IMPACTO
90%
70%
50%
30%
10%
(8)
Muy Bajo
Bajo
Moderado
Alto
Muy Alto
(9)
MB
B
M
A
MA
90%
70%
1
Fecha Inicio
1. Deficiencias de los procesos
2. Baja calidad de los productos y/o
servicios
3. Incumplimiento de objetivos
institucionales.
0,5
Moderado
M
Probabilidad
05/06/2015
Inadecuada formación de
los funcionarios de la
Entidad,Incluye
el incumplimiento del Plan de
Capacitación
CONTROL EXISTENTE
ACCIONES
RESPONSABL
PERIODICIDAD
ES
INDICADORES
0
0
1
1
1
Fecha Iden.
Inducción y
capacitación
deficiente e
insuficiente
SEGUIMIENTO
CONTROLES
Matriz Riesgo- Ranting
OAF-010
10/06/2015
3
50%
30%
10%
05/06/2015
MB B
1, Actualización de información que
alimente el indicador
2, Realizar seguimiento de las
capacitaciones impartidas en la entidad
X
a través de la encuesta de satisfacción
Seguimiento y Revisión al
Director
3, Realizar seguimiento a las
indicador de cumplimiento
Administrativ
capacitaciones a través de los
Verificación del Plan de
o -Talento
certificados de estudio /o evaluación de
Capacitaciones
Humano
la eficacia
4, Realizar seguimiento a los resultados
del ítem prueba de conocimiento para
M A MA
determinar cumplimiento de objetivo de
formación del talento humano
Cuatrimestre
# de personas con
resultados de evaluación
de desempeño favorables
Encuesta de satisfacción
de las capacitaciones
seguimiento plan de
capacitaciones
evaluación de la eficacia
de las capacitaciones
Cuatrimestre
Evaluación de desempeño
05/06/2015
2
Fecha Inicio
05/06/2015
incumplimiento de funciones
y
objetivos por parte de cada
Deficiente
uno de los empleados
desempeño laboral
y/o funcionarios que ocupan
los cargos de la
Entidad
1. Deficiencias de los procesos
2. Baja calidad de los productos y/o
servicios
3. Incumplimiento de objetivos
institucionales
4. Desconocimiento del personal de
los objetivos institucionales
0,3
Alto
A
Probabilidad
Impacto
Fecha Iden.
90%
70%
50%
30%
10%
Seguimiento de los
objetivos
concertados, formatos y
cumplimiento en la
evaluación
X
MB B M A MA
Impacto
Fecha Iden.
90%
Seguimiento y Revisión
periódica de los resultados
detectados por los
asistentes en el proceso
de liquidación y pago de
nóminas
70%
0,5
Moderado
M
Probabilidad
3
1. Pagos errados en la nómina de
funcionarios
2. Demandas laborales
05/06/2015
Errores que se pueden
Errores en la
3. Sobrecostos por porcentaje de
presentar en la liquidación o
liquidación
mora por el no pago a tiempo o
generación de nóminas
de nóminas y pago
datos mal liquidados en nómina.
Fecha Inicio de seguridad social Incumplimiento actualización 3. No atención al empleado en
de novedades de personal
fuera del tiempo
seguridad social por no informar la
Pago indebido de aportes
legal establecido
novedad
y/o fuera del tiempo legal
3. Sanciones para la entidad por
05/06/2015
incumplimiento de la legislación
laboral
X
50%
30%
10%
MB B
Planilla de ingresos
mesuales mediante
M A MA operador de aportes en
línea
Director
Administrativ
Permanente seguimiento y control a los
o
resultados de los planes de acción,
Talento
establecimiento de la reglamentación de
Humano /
la evaluación del desempeño.
Directores y
coordinadord
es
Registro de novedades
de nómina reportados en la carpeta
correspondiente.
Revisión y seguimiento de la nomina
liquidada para pago.
Revisión del listado para la inclusión de
las novedades y verificación de pago
Director
Administrativ
o
Talento
Humano /
nómina
Errores generados por el
programa JSP7
Mensual
# errores generados en el
pago de aportes en línea/
Número empleados
Registro de errores del aplicativo JSP7
en la generación de la nómina
Impacto
4
Fecha Inicio
05/06/2015
Fecha Iden.
05/06/2015
5
Fecha Inicio
05/06/2015
Deficiencias y
demora en las
legalizaciones de
contratos laborales
90%
1. Exposición a demandas
2.
Sanciones
legales
3. insatisfacción por parte de los
funcionarios
0,5
Moderado
M
Probabilidad
05/06/2015
Insatisfacción en el
cumplimiento de los términos
Incumplimiento en de tiempo en la presentación
las respuestas
de respuestas a solicitudes
a solicitudes y
y requerimientos
requerimientos
externos e internos
concernientes al personal de
la Entidad
Incumplimiento de las
disposiciones
1. Exposición a sanciones legales
reglamentarias aplicables a por parte de entes de control.
los contratos laborales y 2. Demandas laborales
legalización de contratos.
0,5
Moderado
M
05/06/2015
1. Atención de baja calidad para los
usuarios
ineficiencia en las
2. Bajo rendimiento en las tareas
Contratación
actividades a desarrollar por asiganadas
personal no idoneo
parte de los funcionarios 3. Desgaste en tiempo y recursos
del
área
administrativa
y
capacitación
0,5
Muy Alto
MA
22/03/2016
7
Que no existan
politicas
para la gerencia del
Talento Humano
Politicas inexistentes o
desactualizadas sobre el
Talento Humano
10%
Director
Administrativ
o
Talento
Humano /
Gestión
Jurídica /
Gestión
Documental
Semestral
Verificación de requisitos
y de
documentación
Disposiciones para el cumplimiento de
los términos de tiempo de las
legalizaciones e inicio del ejercicio de
sus funciones
Director
Administrativ
o
Talento
Humano
Semestral
Check list de los Contratos
realizados por la entidad
Director
Administrativ
o
Talento
Humano
Trimestral
Check list Verificación de
los requisitos de acuerdo
al perfil del cargo
Sanciones
Perdida de Credibilidad
Interrupcion de la actividad
desarrollada
Director
Administrativ
o
Talento
Humano
Trimestral
Evaluaciòn al personal
sobre el conocimiento de
las politicas de Talento
Humano
Impacto
90%
70%
50%
30%
10%
X
90%
Seguimiento al indicador
70%
Se evalua por parte de la Psicologa
quien recomienda a la entidad si la
persona tiene la aptitud para el cargo a
ocupar
X
50%
30%
Verificación de los
requisitos de acuerdo al
perfil del cargo
10%
MB B M A MA
Fecha Iden.
Fecha Inicio
Probabilidad
Fecha Inicio
30%
Archivo de las respuestas a solicitudes
realizadas vía e-mail y físico
Control documentación recibida y
entregada a los responsables del área
administrativa.
Impacto
0,5
Moderado
M
Probabilidad
6
X
50%
Revisión de cumplimiento
de los soportes de
solicitudes y control
documental de solicitudes
recibidas
MB B M A MA
Fecha Iden.
05/06/2015
70%
MB B M A MA
Probabilidad
Fecha Iden.
Impacto
90%
70%
50%
30%
10%
Existe un documento que
soporta la politica de
talento
humano (manual del buen
gobierno). Sin embargo se
M A MA
actualizara esta politica
según las necesidades
actuales del proceso.
X
MB B
Impacto
Se realiza la entrevista por parte del
Presidente Ejecutivo para evaluar y
recomendar cumplimiento de funciones
en caso de quedar elegido.
reiterar comunicado de generacion
de politicas de talento humano
generar citacion de reunion con
Representante de la Alta
Direccion para revisar el avance de la
politica
inconformidades recibidas
del solicitante/ Número
total de solicitudes
Control de radicación y
respuesta ante solicitud de
tramites del personal
(7)
PROBA
BILIDAD
(%)
IMPACTO
90%
70%
50%
30%
10%
(8)
Muy Bajo
Bajo
Moderado
Alto
Muy Alto
(9)
MB
B
M
A
MA
Fecha Iden.
8
Fecha Inicio
1
Fecha Iden.
Fecha Inicio
9
Canales no viables
No existen los canales
para el
adecuados para dar a
reclutamiento de
conocer las ofertas
Inadecuada
personal
laborales formación
de la CCV de
Inducción y
los funcionarios de la
capacitación
Entidad,Incluye
deficiente e
el incumplimiento del Plan de
insuficiente
Capacitación
Proceso de
Selecciòn
inadecuada
Procesos de selecciòn
inadecuados que no
permiten filtrar los
postulados de manera
correcta.
1. Demora en el proceso de ocupar
las vacantes requeridas. 2. Perdida
de captaciòn de personal idoneo
1. Deficiencias
los procesos
para
la vacante de
requerida
2. Baja calidad de los productos y/o
servicios
3. Incumplimiento de objetivos
institucionales.
1. No se filtra de manera idonea los
postulados.
2.
Posible selecciòn inaecuada de
personal.
0,3
Bajo
B
0,5
Moderado
M
0,3
Moderado
M
Fecha Iden.
10
Fecha Inicio
Tipo de contrato no
adecuado para el
personal
Tipos de contrataciòn al
personal que afecte
negativamente el
desempeño del personal.
1. Alta rotaciòn del personal
2. Poca motivaciòn del personal 3.
Bajo desempeño del personal
Inadecuada inducciòn
general y especifica a los
nuevos funcionarios de la
Entidad
1. Falta de informaciòn general
sobre la CCV (Misiòn, Visiòn,
Historia,
Politicas,
etc)
2. Desconocimiento de las areas de
trabajo y de los compañeros con
que tendrà contacto permanente en
la realizaciòn de sus funciones.
3. Bajo sentido de pertenencia
hacia la Entidad
0,5
Alto
A
11
Inducciòn
insuficiente al
personal nuevo
0,7
Alto
A
Fecha Iden.
Fecha Inicio
Incumplimiento del
Plan de
Capacitaciòn
12
Inadecuada formación de
los funcionarios de la
Entidad.
1.
Desactualizaciòn
de
los
funcionarios en temas necesarios
para la realizaciòn adecuada de sus
funciones.
0,5
Moderado
Fecha Inicio
90%
70%
50%
30%
10%
90%
70%
50%
30%
10%
Estructura
Formatos de Perfiles de
1. No permite evaluar los cargos
inadecuada de los
Cargo no estandarizados y para su jerarquizaciòn y asignaciòn
perfiles de Cargo
con la estructura inadecuada salarial.
de la Entidad
0,5
Bajo
B
ACCIONES
RESPONSABL
PERIODICIDAD
ES
INDICADORES
1, Actualización de información que
Director
alimente el indicador
Publicaciòn de las
Se da a conocer a la Bolsa de Empleo Administrativ
2, Realizar seguimiento de las
vacantes a traves de
el perfil que debe poseer el postulado
o
X
bolsas de empleo (Bolsa capacitaciones impartidas en la entidad
para la vacante.
Talento
de Empleo de COFREM) a través de la encuesta de satisfacción
Director
Humano
MB B M A MA Seguimiento y Revisión al
3, Realizar seguimiento a las
indicador de cumplimiento
Administrativ
capacitaciones a través de los
Impacto
Verificación del Plan de
o -Talento
certificados de estudio /o evaluación de
Capacitaciones
Humano
1. Verificar la informaciòn
la eficacia suministrada
en
la
Hoja
de
vida.
4, Realizar seguimiento a los resultados
2.
Realizar
una
entrevista
semiDirector
del
ítem
prueba
de
conocimiento
para
Proceso de entrevistas,
X
estructurada
que permita conocer
mas
determinar cumplimiento
de objetivo
dea Administrativ
verificaciòn de
fondoformación
las competencias
del
candidato.
o
del talento humano
antecedentes y pruebas
3. Realizar pruebas Psicotecnicas para
Talento
MB B M A MA
psicotecnicas.
evaluar su posible desempeño laboral y
Humano
relaciones interpersonales con sus
compñaeros de trabajo.
Cuatrimestre
Cuatrimestre
Cuatrimestre
Nº de personal
# de personas con
contratados por la Bolsa
resultados de evaluación
de Empleo
de desempeño favorables
Encuesta de satisfacción
de las capacitaciones
seguimiento plan de
capacitaciones
evaluación de la eficacia
Nº
de
de de
lassubprocesos
capacitaciones
selección realizados/ Nº
de subprocesos de
selecciòn que se deben
realizar
Impacto
X
Director
1. De acuerdo a la complejidad del cargo
Administrativ
determinar un tipo de contrato que
o
permita un alto desempeño y motivaciòn
Talento
en el personal.
Humano
Cuatrimestre
Matriz de relaciòn de los
tipos de contrato utilizado
por cada puesto de
trabajo.
1. Elaborar un Plan de Inducciòn el cual
contenga un Check List de los temas a
Director
presentar al nuevo personal y los
Administrativ
responsables de llevarlos a cabo. 2.
o
Elaborar un Acta de inducciòn en el que
Talento
se haga constar que el nuevo personal
Humano
si recibio la inducciòn correspondiente.
Cuatrimestre
Nº de items a enseñados y
que consten en la Acta de
Inducciòn / Nº de items a
enseñar en el plan de
capacitaciòn
Cuatrimestre
# de personas con
resultados de evaluación
de desempeño favorables
Encuesta de satisfacción
de las capacitaciones
seguimiento plan de
capacitaciones
evaluación de la eficacia
de las capacitaciones
Semestral
Nº de perfiles de cargo
modificados/ Nº de perfiles
de cargo de la Entidad
Impacto
90%
70%
50%
30%
10%
X
MB B M A MA
Impacto
90%
70%
50%
30%
10%
M
Fecha Iden.
13
90%
70%
50%
30%
10%
Probabilidad
Fecha Inicio
CONTROL EXISTENTE
0
0
1
1
1
MB B M A MA
Fecha Iden.
SEGUIMIENTO
CONTROLES
Matriz Riesgo- Ranting
Probabilidad
ProbabilidadProbabilidad
(5)
POSIBLES CONSECUENCIAS
Probabilidad
(4)
DESCRIPCION DEL
RIESGO
Probabilidad
(1)
IDENTIFICACION
RIESGO
Probabilidad
No.
ANALISIS CUALITATIVO
Fecha
Identificacion
Riesgo
90%
70%
50%
30%
10%
1, Actualización de información que
alimente el indicador
2, Realizar seguimiento de las
capacitaciones impartidas en la entidad
Seguimiento y Revisión al a través de la encuesta de satisfacción
Director
indicador de cumplimiento
Administrativ
3, Realizar seguimiento a las
MB B M A MA Verificación del Plan de
o -Talento
capacitaciones a través de los
Capacitaciones
Humano
certificados de estudio /o evaluación de
la eficacia
4, Realizar seguimiento a los resultados
del ítem prueba de conocimiento para
Impacto
determinar cumplimiento de objetivo de
X
X
MB B M A MA
Impacto
1. Diagnosticar el formato de perfil de
Director
cargo.
Administrativ
2. Modificar el formato de perfil de cargo
o -Talento
de acuerdo a la tendencia actual en la
Humano
Disciplina de la Gestiòn Humana.