ACTIVIDAD 1
HISTORIA Y EVOLUCION DE LOS ARCHIVOS
El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización
social de la generación, su comienzo podría remontarse a la aparición de la escritura.
Los primeros archivos existieron con los primeros imperios que eran una herramienta
que controlaban la población y la riqueza por lo tanto el archivo hace un papel
fundamental en nuestra historia como en el mundo, se puede decir que el archivo es
fundamental en la evolución científica, social, cultural y política de la gente también
representa la conservación de la información y los hechos a través de los documentos
y consultas de información.
El campo de la archivística es específicamente el estudio y origen de la evolución a las
cualidades que debe tener un archivo para ser más funcional y de fácil manejo en los
momentos de consulta ya que los medios tecnológicos facilitan más es el acceso y la
distribución de los mismos. Todo tipo de organización privada, pública y de cualquier
tipo de estructura actualmente sabe y tiene conocimiento que todo tramite o actividad
que requiere un documento comprende las ventajas de adquirir o implementar un
sistema de organización documental o gestión documental a través del archivo.
Es probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura,
acontecimiento que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de las
instituciones u organizaciones se puede decir que los primeros archivos aparecen con
los primeros imperios siendo una herramienta de control de la población y de la riqueza
estos fueron implementados por culturas como los Egipcios, Chinos e Indios (Quienes
reflejaban en los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina), Roma y Grecia
(Usaban la madera y el mármol para dejar sus registros) y culturas como los arcadios,
sumerios y babilonios (quienes tallaban en piedra, pieles y madera escrituras con el fin
de dejar su registro). Demostrando cada vez más evolución, manejo y almacenamiento
de la información.
La humanidad fue desarrollando el dote archivista hacia el siglo XV y XVl se identifica a
España en cabeza de caros I, como centro pionero de los archivos no obstante es
realmente en el siglo XIX, al inicio de la revolución francesa, cuando se toma conciencia
de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concretar documentos en archivos
nacionales.
Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se apoya
en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que, ya no
se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes documentales. Es
así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el manejo archivístico.
CONCEPTO DE ARCHIVO
Es la columna vertebral de la gestión de archivos es encontrar, archivar, crear y disponer
todos los documentos en forma tanto estandarizada como delimitada.
El concepto de archivo proviene del latín ARCHIVUM, y es del griego Archeion que
significa principio origen y se refiere al conjunto de documentos producidos por personas
físicas o jurídicas, públicas o privadas en ejercicio de su actividad. Un archivo es un
conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte de material
acumulados en un proceso natural por una persona, entidad pública, o privada en el
transcurso de su proceso siendo necesario para la toma de decisiones, debido a que la
información que contiene sirve como soporte para los tramites que requiera la empresa.
IMPORTANCIA DE ARCHIVOS
La importancia de los archivos que forman parte esencial de los recursos de información
de una empresa o entidad pública, privada o un país en cuanto su documentación
podemos decir que archivar es resguardas de forma ordenada documentación e
información útil ya que dicha información puede estar contenida en documentos sobres,
papel o cualquier otro soporte sea medios leíbles por equipos mecánicos o electrónicos,
cintas o discos de computadora, microformas, fotografías etc. Las cual se va a ordenar
de un modo lógico y eficaz con el fin de que nos permita posteriormente la fácil
localización de cualquier documento de la forma más rápida cuando así se requiera.
CLASES DE ARCHIVOS
ARCHIVO DE GESTION DE OFICINA: En este archivo reposan los documentos
generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la
documentación en este depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas
indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central.
ARCHIVO CENTRALO INTERMEDIO: A este archivo son transferidos los documentos
de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir cuando están en
su segundo ciclo de vida “semiactivos”. el archivo central deberá facilitar la consulta
tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que
lo regulen.
ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE: Aquel al cual se transfiere la documentación
del archivo central o del archivo de gestión que, por decisión del correspondiente comité
de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura
SEGÚN SU ORGANIZACIÓN
Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la
documentación de la empresa u organización.
Archivo descentralizado: Es decir un archivo que puede tener cada
departamento de la empresa u organización es decir es independiente
de todo el proceso archivístico.
Archivo descentralizado con control descentralizado: La custodia de
información lo lleva a cabo cada dependencia y la responsabilidad es del
jefe de cada oficina.
Archivo descentralizado con control centralizado: Hay un archivo para
cada departamento, pero todo documento que esté archivado en este,
debe tener copia en el archivo central.
SEGUN SU USO: Se clasifican de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una
de las etapas documentales dependiendo a los requerimientos de la organización.
Archivo activo: Se refiere aquellos documentos que son de consulta
permanente como hojas de vida, contratos, historias laborales,
resoluciones y demás documentos específicos de cada oficina.
Archivo semiactivo: Documentos cuya consulta es menor y varían su
periodo ya sea una o dos veces al año.
Archivo inactivo: Archivo que por índice de consulta es muy bajo.
SEGÚN SU NATURALEZA: Se clasifican según cada empresa o entidad hace su
proceso de archivo.
Archivo público: es todo documento que hace parte a las entidades del
estado.
Archivo privado de interés público: Es todo documento que por su valor
histórico ya sea la investigación, ciencia o cultura es de interés publico
Archivo privado: es todo tipo de documento que pertenece a las personas
naturales o jurídicas.
SEGÚN SU CICLO VITAL:
Archivo de gestión: Son los encargados de conservar y organizar toda la
documentación que se encuentra depositada y está dispuesta a la
consulta de toda la organización.
Archivo central: Es aquel en el que se agrupan todos los documentos
transferidos por los distintos archivos de cada dependencia de la
organización u empresa, su consulta no es tan frecuente, pero siguen en
vigencia.
Archivo histórico: Aquellos documentos que se transfieren desde el
archivo central al archivo de conservación permanente.
CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS
Tiene que ver con las ventajas que el sistema de archivo presta a la organización
de manera que sea correctamente aplicado, adiciona elementos de
competitividad al contar con herramientas que sustenten la información
generada. Características de los documentos que componen un archivo.
Económicas: Ahorras costos producido por tiempo y personal empleado en las
búsquedas de la documentación.
Simples: Identifica el contenido de la información de manera rápida y sencilla.
Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficaz.
Exactos: la clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable o
jefe del archivo para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
CUALIDADES DEL ARCHIVISTA
El archivista debe tener total identificación con la profesión que ejerce por lo tanto se
requiere ser un profesional dinámico, ordenado, y responsable con las tareas asignadas
prontitud cuando se le soliciten los archivos, ser cordial y generar buena disposición ser
profesional con el grado de confidencialidad que se maneja en algunos documentos ya
que las actividades de un archivo se deben realizar minuciosamente para evitar errores.
Orden: Se utiliza para organizar los elementos permitiendo ejercer un control y
ubicación de los mismos.
Responsabilidad: Es una tarea de dedicación y actualización.
Prontitud: Cuando los solicitan y se deben encontrar inmediatamente.
Cordialidad: El responsable del archivo debe generar buena disposición en el
momento de dar información en la búsqueda de los documentos.
Siglo profesional: Deben ser personas reservadas por el grado de
confidencialidad que se maneja.
Concentración: La ejecución de las actividades de archivo se deben realizar
minuciosamente para evitar errores.
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal
y como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General
de Archivos de Colombia. Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de
competencias se clasifican en:
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION: Entidad del estado encargada de orientar y
coordinar la función archivística del estado.
Archivo general del departamento.
Archivo general del municipio.
Archivo general del distrito.
ARCHIVO GENERAL DEL TERRITORIALIDAD: Según el artículo 8 de la Ley General
de Archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista territorial se clasifican
en:
Archivos de entidades del orden nacional.
Archivos de entidades del orden departamental.
Archivos de entidades del orden distrital.
Archivos de entidades del orden metropolitano.
Archivos de entidades del orden municipal.
Archivos de entidades del orden local.
Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.
ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO: Según el artículo 9 de la ley general de archivos
de Colombia, los archivos desde el punto de vista de la organización del estado se
clasifican en:
Archivos de la rama ejecutiva.
Archivos de la rama legislativa.
Archivos de la rama judicial.
Archivos de los organismos de orden de control.
Archivos de los organismos autónomos.
ELEMENTOS DE ARCHIVO
Archivadores: muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y consulta de información.
Archivador vertical: Las gavetas van sobre dispositivos que utilizan su fácil
manejo y es utilizado junto al escritorio en oficinas pequeñas para la
conservación y fácil acceso de los documentos correspondientes.
Archivador Horizontal: Facilita clasificar los documentos de forma horizontal,
pero se encuentra generalmente cerrado. Las carpetas que se utilizan se
denominan carpetas colgantes.
Folderama: Facilita la conservación de documentos en carpetas con una guía
lateral, es más utilizado en las organizaciones para archivar historias laborales.
Archivador giratorio: Consta de hileras circulares, cada hilera se mueve
independientemente.
Archivador mecánico: Es un mueble dinámico en el cual conservan gran cantidad
de documentos de acuerdo a la clasificación interna de la organización.
Archivador electrónico: Es una herramienta de tipo ofimática que sirve para
recopilar la información de una manera ordenada utilizando dispositivos ópticos
para su ubicación y guía en las carpetas.
Estantes: Es una estructura metálica que se utiliza para archivar ya sea cajas
archivadoras A-Z o para carpetas colgantes.
Planoteca: Es una estructura en madera que tiene como función almacenar
planos y facilitar su consulta.
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