ACTIVIDAD 1 HISTORIA Y EVOLUCION DE LOS ARCHIVOS El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la generación, su comienzo podría remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos existieron con los primeros imperios que eran una herramienta que controlaban la población y la riqueza por lo tanto el archivo hace un papel fundamental en nuestra historia como en el mundo, se puede decir que el archivo es fundamental en la evolución científica, social, cultural y política de la gente también representa la conservación de la información y los hechos a través de los documentos y consultas de información. El campo de la archivística es específicamente el estudio y origen de la evolución a las cualidades que debe tener un archivo para ser más funcional y de fácil manejo en los momentos de consulta ya que los medios tecnológicos facilitan más es el acceso y la distribución de los mismos. Todo tipo de organización privada, pública y de cualquier tipo de estructura actualmente sabe y tiene conocimiento que todo tramite o actividad que requiere un documento comprende las ventajas de adquirir o implementar un sistema de organización documental o gestión documental a través del archivo. Es probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura, acontecimiento que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de las instituciones u organizaciones se puede decir que los primeros archivos aparecen con los primeros imperios siendo una herramienta de control de la población y de la riqueza estos fueron implementados por culturas como los Egipcios, Chinos e Indios (Quienes reflejaban en los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina), Roma y Grecia (Usaban la madera y el mármol para dejar sus registros) y culturas como los arcadios, sumerios y babilonios (quienes tallaban en piedra, pieles y madera escrituras con el fin de dejar su registro). Demostrando cada vez más evolución, manejo y almacenamiento de la información. La humanidad fue desarrollando el dote archivista hacia el siglo XV y XVl se identifica a España en cabeza de caros I, como centro pionero de los archivos no obstante es realmente en el siglo XIX, al inicio de la revolución francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concretar documentos en archivos nacionales. Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes documentales. Es así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el manejo archivístico. CONCEPTO DE ARCHIVO Es la columna vertebral de la gestión de archivos es encontrar, archivar, crear y disponer todos los documentos en forma tanto estandarizada como delimitada. El concepto de archivo proviene del latín ARCHIVUM, y es del griego Archeion que significa principio origen y se refiere al conjunto de documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas en ejercicio de su actividad. Un archivo es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte de material acumulados en un proceso natural por una persona, entidad pública, o privada en el transcurso de su proceso siendo necesario para la toma de decisiones, debido a que la información que contiene sirve como soporte para los tramites que requiera la empresa. IMPORTANCIA DE ARCHIVOS La importancia de los archivos que forman parte esencial de los recursos de información de una empresa o entidad pública, privada o un país en cuanto su documentación podemos decir que archivar es resguardas de forma ordenada documentación e información útil ya que dicha información puede estar contenida en documentos sobres, papel o cualquier otro soporte sea medios leíbles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos de computadora, microformas, fotografías etc. Las cual se va a ordenar de un modo lógico y eficaz con el fin de que nos permita posteriormente la fácil localización de cualquier documento de la forma más rápida cuando así se requiera. CLASES DE ARCHIVOS ARCHIVO DE GESTION DE OFICINA: En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en este depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central. ARCHIVO CENTRALO INTERMEDIO: A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir cuando están en su segundo ciclo de vida “semiactivos”. el archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen. ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que, por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura SEGÚN SU ORGANIZACIÓN Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la empresa u organización. Archivo descentralizado: Es decir un archivo que puede tener cada departamento de la empresa u organización es decir es independiente de todo el proceso archivístico. Archivo descentralizado con control descentralizado: La custodia de información lo lleva a cabo cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina. Archivo descentralizado con control centralizado: Hay un archivo para cada departamento, pero todo documento que esté archivado en este, debe tener copia en el archivo central. SEGUN SU USO: Se clasifican de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales dependiendo a los requerimientos de la organización. Archivo activo: Se refiere aquellos documentos que son de consulta permanente como hojas de vida, contratos, historias laborales, resoluciones y demás documentos específicos de cada oficina. Archivo semiactivo: Documentos cuya consulta es menor y varían su periodo ya sea una o dos veces al año. Archivo inactivo: Archivo que por índice de consulta es muy bajo. SEGÚN SU NATURALEZA: Se clasifican según cada empresa o entidad hace su proceso de archivo. Archivo público: es todo documento que hace parte a las entidades del estado. Archivo privado de interés público: Es todo documento que por su valor histórico ya sea la investigación, ciencia o cultura es de interés publico Archivo privado: es todo tipo de documento que pertenece a las personas naturales o jurídicas. SEGÚN SU CICLO VITAL: Archivo de gestión: Son los encargados de conservar y organizar toda la documentación que se encuentra depositada y está dispuesta a la consulta de toda la organización. Archivo central: Es aquel en el que se agrupan todos los documentos transferidos por los distintos archivos de cada dependencia de la organización u empresa, su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia. Archivo histórico: Aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente. CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS Tiene que ver con las ventajas que el sistema de archivo presta a la organización de manera que sea correctamente aplicado, adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas que sustenten la información generada. Características de los documentos que componen un archivo. Económicas: Ahorras costos producido por tiempo y personal empleado en las búsquedas de la documentación. Simples: Identifica el contenido de la información de manera rápida y sencilla. Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficaz. Exactos: la clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones. Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable o jefe del archivo para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo. CUALIDADES DEL ARCHIVISTA El archivista debe tener total identificación con la profesión que ejerce por lo tanto se requiere ser un profesional dinámico, ordenado, y responsable con las tareas asignadas prontitud cuando se le soliciten los archivos, ser cordial y generar buena disposición ser profesional con el grado de confidencialidad que se maneja en algunos documentos ya que las actividades de un archivo se deben realizar minuciosamente para evitar errores. Orden: Se utiliza para organizar los elementos permitiendo ejercer un control y ubicación de los mismos. Responsabilidad: Es una tarea de dedicación y actualización. Prontitud: Cuando los solicitan y se deben encontrar inmediatamente. Cordialidad: El responsable del archivo debe generar buena disposición en el momento de dar información en la búsqueda de los documentos. Siglo profesional: Deben ser personas reservadas por el grado de confidencialidad que se maneja. Concentración: La ejecución de las actividades de archivo se deben realizar minuciosamente para evitar errores. CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia. Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de competencias se clasifican en: ARCHIVO GENERAL DE LA NACION: Entidad del estado encargada de orientar y coordinar la función archivística del estado. Archivo general del departamento. Archivo general del municipio. Archivo general del distrito. ARCHIVO GENERAL DEL TERRITORIALIDAD: Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista territorial se clasifican en: Archivos de entidades del orden nacional. Archivos de entidades del orden departamental. Archivos de entidades del orden distrital. Archivos de entidades del orden metropolitano. Archivos de entidades del orden municipal. Archivos de entidades del orden local. Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley. Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle. ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO: Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista de la organización del estado se clasifican en: Archivos de la rama ejecutiva. Archivos de la rama legislativa. Archivos de la rama judicial. Archivos de los organismos de orden de control. Archivos de los organismos autónomos. ELEMENTOS DE ARCHIVO Archivadores: muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y consulta de información. Archivador vertical: Las gavetas van sobre dispositivos que utilizan su fácil manejo y es utilizado junto al escritorio en oficinas pequeñas para la conservación y fácil acceso de los documentos correspondientes. Archivador Horizontal: Facilita clasificar los documentos de forma horizontal, pero se encuentra generalmente cerrado. Las carpetas que se utilizan se denominan carpetas colgantes. Folderama: Facilita la conservación de documentos en carpetas con una guía lateral, es más utilizado en las organizaciones para archivar historias laborales. Archivador giratorio: Consta de hileras circulares, cada hilera se mueve independientemente. Archivador mecánico: Es un mueble dinámico en el cual conservan gran cantidad de documentos de acuerdo a la clasificación interna de la organización. Archivador electrónico: Es una herramienta de tipo ofimática que sirve para recopilar la información de una manera ordenada utilizando dispositivos ópticos para su ubicación y guía en las carpetas. Estantes: Es una estructura metálica que se utiliza para archivar ya sea cajas archivadoras A-Z o para carpetas colgantes. Planoteca: Es una estructura en madera que tiene como función almacenar planos y facilitar su consulta.
