IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS La Administración Documental se considera importante para alcanzar el éxito de una empresa, ya que ésta hace parte del proceso de organización de la misma. Allí se ve reflejada la tipología de la información para fortalecer los conocimientos temáticos del archivo que son requeridos en la función administrativa. Es por eso por lo que en la actualidad las empresas consideran de gran importancia la Administración Documental, ya que es vista como una necesidad fundamental de organizar todo tipo de información, para llegar así a facilitar su consulta y optimizar el tiempo requerido. Los archivos son documentos almacenados que permiten a una persona u organización mantener registro histórico de los procesos o procedimientos, importantes para manejo de trazabilidad o para presentación como prueba ante algún estamento público o privado. Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura. Suceso que conllevó a la asociación del hombre a través de la comunicación, para llegar así a la conformación de instituciones; donde se empezó a manejar la información que se generó casi desde los principios de la historia de la humanidad. Fue tanta la información que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a la primera agrupación de escritos que se conocen bien organizados, los cuales se convirtieron como un instrumento de control de las riquezas y el poder en cada una de las civilizaciones posteriores. CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación. Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla. Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente. Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones. Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo. LOS ARCHIVOS SE CLASIFICAN ASÍ: Según la organización: puede ser descentralizado, que es independiente de los procesos archivísticos y lo lleva cada dependencia y centralizado que es cuando una sola dependencia controla los documentos de toda la organización. Según su uso: existen estás subdivisiones: Activo, documentos del año actual o anteriores que se encuentran en proceso de tramitación; Semiactivo, varían en su periodo de conservación y su consulta es menor e Inactivo, documentos con durabilidad perpetua en su conservación. Según su naturaleza: se clasifican en Públicos, pertenecientes a entidades del estado, Privado de interés público, documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público; Privado, documentos de personas naturales o jurídicas. Según el ciclo vital: Son archivos de Gestión: aquella documentación depositada y sujeta a consulta por toda la organización; Archivo Central: que es una agrupación de documentos de todas las dependencias vigentes pero que se consultan con menor frecuencia y el archivo histórico, que son documentos transferidos desde el archivo central al de conservación permanente. Los archivos se categorizan en Colombia de acuerdo a la reglamentación expedida por el Archivo General de la Nación, que el ente encargado de regular las sanciones y determinar responsabilidades de acuerdo a las entidades que administra a nivel territorial o estatal. Existen encargados de manejar el archivo, denominados archivistas, personas idóneas y capacitadas en el tema de la conservación de documentos, que cuentan con cualidades innatas como el orden, la responsabilidad, la inmediatez, cordialidad, concentración y por obvias razones teniendo en cuenta la importancia de su labor dentro de la organización el sigilo profesional.
