IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS POR CARLOS ALBERTO SERRANO CARDOZO SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL INTRODUCCIÓN Este ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde se plasma la terminología archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual. ARGUMENTACION Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro. Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los demás. Todo el mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado y documentado, pero no todo el mundo presta el interés que se merecen los archivos para conseguir este conocimiento. El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza. Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados. Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada. En su evolución la información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son parte esencial de los recursos de información, en su documentación se evidencia, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia parte del valor que tiene para: la administración, investigación, comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza. Cualidades de los archivos Son las ventajas que este presta a la organizacion , si se implementa de manera correcta este sistema adiciona elementos de competitividad y su informacion contaria con herramientas sustentables, Las caracteristicas que componen un archivo son: Economicos: Ahorran costos de tiempo y personal que se empleara en la busqueda de documentacion Simples: Se identifica el contenido de manera sencilla Funcionales: Permiten archivar y consultar la documentacion de una manera eficiente Exactos: Su clasificacion es precisa y al momento de archivarse se evita equivocaciones Tecnicos: Se registra las situaciones en la toma de decision del responsable, para no delegar equivocadamente al personal tecnico de archivo. Los archivos se clasifican según su uso y organización Según su uso: Archivo activo: se trata de los documentos generados recientemente y que seguramente se utilizarán y agotarán su uso el mismo día. La mayoría pasará a un segundo plano, pero hay documentos que siguen vigentes por largos periodos y se usan al menos una vez por mes. Es por eso que deberán permanecer accesibles. Archivo semiactivo: Se refiere a los documentos que han terminado su vida útil dentro de una actividad concreta o han cumplido su ciclo fiscal. Los documentos llegan aquí del archivo activo y su fin es dar cuenta de las operaciones realizadas. Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han perdido todo valor útil para las operaciones de la compañía, pero que se mantienen por su valor político, documental, histórico, o incluso porque la Ley General de Archivos exige un periodo de conservación. Por su organización: Centralizados: Hay una dependencia dentro de tu compañía que se encarga de manera específica del manejo de los documentos. Este tipo de departamento suele llamarse propiamente «archivo» y requiere de un orden superior al promedio, con personal especializado encargado de realizar las labores de conservación, organización, acceso y destrucción del archivo. Descentralizados: Se trata de un tipo de organización donde cada dependencia de tu compañía se hace cargo de la documentación que genera, incluyendo su clasificación y manejo. Si tu empresa cuenta con este sistema, es probable que tengas dependencias internas como «archivo de contabilidad», «archivo de almacén», «archivo de recursos humanos», etcétera, pero no necesariamente cuentas con personal especializado. Mixtos: Son aquellos que reúnen documentos de áreas aisladas o dependencias, pero con un organismo central que los captura periódicamente, los organiza y los conserva, apareciendo tanto en los registros de «archivo» por departamento, como en los de «archivo central». Según su Ciclo Vital El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las cuales se explicarán a continuación: Archivo de gestión toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización Archivo central agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia Archivo histórico aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente Categorización de los archivos se clasifican en: A. Archivo general de la nación B. Archivo general del departamento C. Archivo general del municipio D. Archivo general del distrito CONCLUSIONES El archivo debe ser un centro de información disponible en todo momento. El archivo es uno de los elementos importantes para la evolucion de la humanidad. El archivo es un centro de informacion y comunicacion El archivo es la memoria de una Entidad publica o privada El archivo hace parte de nuestra vida diaria.
