ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS MAGOLA DEL CARMEN BARRETO MARTINEZ SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL Ensayo sobre la importancia de los archivos Los archivos son un conjunto de documentos producidos y tratados archivísticamente de acuerdo con parámetros institucionales de personas naturales o jurídicas, elaborados en un tiempo específico y en el transcurso de su gestión, para la cultura, historia, para la información, y para la gestión administrativa. Los archivos constituyen una parte esencial dentro de los recursos de información a una organización o a nivel personal. Son muy importantes, ya que en ellos encontramos datos sobre el pasado de cualquier institución o pasado personal, y gracias a ellos, podemos utilizarlos para mejorar nuestro futuro. Deben ser conservados de acuerdo con leyes y acuerdos para que sirvan de información histórica, de carácter público o privado. La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración. Por eso es de gran importancia contar con un buen sistema de administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y activo organizacional. Como recurso, proveen información y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la empresa o fuera de ésta. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres funciones importantes que son recoger, conservar y servir. En su evolución la información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son parte esencial de los recursos de información, en su documentación se evidencia, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia parte del valor que tiene para: la administración, investigación, comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza. archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas. Cualidades de los archivos Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Son características de los documentos que componen un archivo: Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación. Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla. Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente. Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones. Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo. Los archivos se clasifican según su uso y organización Según su uso Archivo activo Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la información fecha, creación u modificación. Son considerados importantes. Archivo semiactivo Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana. Archivo histórico o permanente Contiene la información vital y va conformando su historia. se denomina archivo inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país. Por su organización Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización que la empresa elija y el manejo de la información que, de ser centralizada, o descentralizada o descentralizada con control central. Centralizada Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio. Descentralizada Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación de estos. Descentralizado con control central Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo central. Según su Ciclo Vital El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las cuales se explicarán a continuación: Archivo de gestión Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización. Archivo central Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia. Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente Categorización de los archivos se clasifican en: A. Archivo general de la nación B. Archivo general del departamento C. Archivo general del municipio D. Archivo general del distrito La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los archivos, igual han tenido que adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, valoración y selección, preservación, y acceso y su uso. Sin dejar atrás el más importante de los documentos de archivo son los que están plasmados como evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza para conservar su preservación.
