ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL YURANY MOLANO ROJAS CC. 1.083.904.060 ENSAYO: IMPORTANCIA DE LO ARCHIVOS SERVICIO NACIONAL DEL APRENDIZAJE SENA 18 DE AGOSTO DE 2022 Florencia, Caquetá ¿Qué es un archivo? Archivo procede del latín archivum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”. El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones. También se conoce como documento de archivo, el registro de información producida y recibida por una organización Pública o Privada, en razón de sus funciones o actividades. Su evolución Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios, tales como los egipcios qué plasmaban su información en templos, las civilizaciones de roma y Grecia dejaban escritos en madera y árbol, los arcadios, sumerios y babilonios los cuales tallaban sus escritos en madera arcilla entre otros. Todas estas culturas dieron pie a la evolución del archivo ya que eran una herramienta de control de la población y de la riqueza. Con el paso del tiempo vemos que los archivos se fueron dando una gran importancia para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imputrescibles para la toman de decisiones basadas en antecedentes. Estos documentos formar parte potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad. Cualidades Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Son características de los documentos que componen un archivo: Económicos Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación. FAVA- Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje 8 Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental. Simples Identifica el contenido de la información de manera sencilla. Funcionales Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente. Exactos La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones. Técnicos Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo. Clasificación Archivo publico. ... Archivo privado con interés público. ... Archivo privado. ... Archivo centralizado. ... Archivo descentralizado con control descentralizado. ... Archivo descentralizado con control descentralizado. Categorización y aplicación en medio actual. Según la ley 594 del 2000 “Ley general de archivo su categorización se encuentra dividido así: Articulo 7- Archivo de jurisdicción y competencia Articulo 8 – Archivo territoriales Articulo 9 – Archivo según la organización del estado Articulo 10- Obligatoriedad de la creación de archivo
