Importancia de los Archivos Andres Felipe Fagua Ibañez 2378758 Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Administración Documental en el Entorno Laboral 04 de Agosto del 2021 Bogota D.C Historia, evolución y actualidad La historia de los archivos y su documentación puede remontarse a la aparición de la escritura. Los documentos que había en estos primeros archivos contenían documentación legal, padrones, censos, títulos de propiedad, registros de soldados y documentación privada. Estos primeros documentos eran principalmente tablillas de arcilla sobre las cuales los babilonios, sumerios y arcadio. Otras veces se escribía sobre pieles, madera o marfil, y los egipcios también sobre papiro. Las civilizaciones de los griegos y romanos hacen que el archivo surge como una institución con vida propia y que tiene su propia identidad. El archerion griego y el archivium romano fueron instituciones establecidas por la legislación de la época. También la importancia que se concedió a los archivos viene dada por la aparición de los archiveros, areópagos en Grecia y censores en Roma. Los archivos cobran importancia por su doble utilidad: administrativa y jurídica. Al mismo tiempo, la aparición del derecho como gran aportación del mundo romano, va a hacer que los documentos establezcan la validez o la prueba en cualquier tipo de relación humana. La caída del Imperio Romano supuso la decadencia del documento escrito, pues por el influjo germánico se imponía más el valor oral que el documento escrito. En caso de los Archivos reales como se trataban de Cortes itinerantes sus fondos siempre estaban expuestos a una dispersión que no beneficiaba la estabilidad de un archivo. En 1180 aparece en España el primer archivo importante, el Archivo Real de la Corona de Aragón, creado por Alfonso II para guardar los documentos reales y salvaguardar todos los documentos que emanaban del rey. Con el Renacimiento surgieron las monarquías autoritarias y con ellas el concepto de Estado Moderno. La vida administrativa se hace más compleja y empiezan a aparecer nuevas instituciones y con ellas aparecen los Archivos del Estado. Con la aparición de los Austrias en España, en 1545, Carlos I decide crear un Archivo General para la administración del reino de Castilla. La Revolución Francesa en 1879 supuso un cambio de los archivos al sustituirse el sentido de la propiedad particular de los archivos por el sentido de la propiedad nacional. Los documentos ya no son del rey si no de la nación, por ello se establece el carácter de archivos públicos. En el siglo XIX una serie de cambios conocidos bajo el nombre de revolución burguesa repercuten sobre la estructura político-administrativa. El Antiguo Régimen desaparece y con él muchas institucione s que son sustituidas por otras. En1881 se crearon los archivos de las delegaciones provinciales de Hacienda y se le encomendó la custodia al cuerpo facultativo de archiveros. En 1901 se estableció por reglamento todo el régimen de gobierno y funcionamiento de los archivos del Estado que dividía los archivos en generales, regionales y especiales. En 1969 se creó el Archivo General de la Administración en Alcalá de Henares para sustituir al que se había creado en 1858. Sigue siendo un archivo intermedio de los ministerios. A partir de 1979, la nueva Constitución española establecía un nuevo modelo descentralizado de Estado, de administración: las Comunidades Autónomas; y se necesitaban crear archivos autónomos. Con los avances en las tecnologías de información los cuales han llegado a muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a utilizar la informática para gestionar los grandes volúmenes de información que se generaban; después empezó a crecer el número de documentos creados directamente en los ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato electrónico en el que habían sido originados, dando lugar a documentos electrónicos de archivo. Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos. El CIA (Consejo Internacional de Archivos) determina que las funciones del archivo son identificar, salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser accesibles y comprensibles. Las actividades que se incluyen en la función del archivo comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho ciclo, y han de tener presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la creación y la preservación del valor probatorio de las actividades o transacciones realizadas por los creadores de los documentos. Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a ciertas modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y selección, su preservación, su acceso y su uso. No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada vez son más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato papel; un documento electrónico se define como: “información registrada, producida o recibida en el inicio, en el proceso o en la resolución de una actividad de una institución o de un particular, y que consta del contenido, del contexto y de la estructura suficiente para proveer a la actividad de valor probatorio”. Cualidades del archivo Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación. Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla. Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente. Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones. Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo. Categorización de los archivos Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia. Archivo General de la Nación Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a la pertinencia pública de cada una de sus entidades: • Archivo general del departamento. • Archivo general del municipio. • Archivo general del distrito. Organización del Estado Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista de la organización del estado, se clasifican en: • Archivos de la rama ejecutiva. • Archivos de la rama legislativa. • Archivos de la rama judicial. • Archivos de los organismos de orden de control. • Archivos de los organismos autónomos. Territorialidad Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista territorial, se clasifican en: • Archivos de entidades del orden nacional. • Archivos de entidades del orden departamental. • Archivos de entidades del orden distrital. • Archivos de entidades del orden metropolitano. • Archivos de entidades del orden municipal. • Archivos de entidades del orden local. • Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley. • Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle. Clases de archivo Según la organización: Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización. Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico. Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina. Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central. Según su uso: Archivo activo: compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que se encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente. Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es menor. Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas. Según su naturaleza: Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado. Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público. Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas Según su ciclo vital: Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización. Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia. Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente. Bibliografías. https://www.alquiblaweb.com/2012/06/11/origen-de-los-archivos/ https://universoescrito.com/breve-historia-de-los-archivos/ http://archivo-tec.blogspot.com/p/blog-page_23.html https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complemen taria/institution/SENA/Finanzas/51130033_1/Contenido/OVA/Materi alF_1/utilidades/oa.pdf
