Ensayo “Importancia de los Archivos”
INTRODUCCION
Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de
testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa. Se enfoca en la importancia de los
archivos donde se debe plasmar la terminología archivística teniendo en cuenta la base de su origen,
su evolución, las cualidades, categorización, aplicación, clasificación en el medio actual.
Toda organización debe poner especial interés en la elección del archivista, dadas las específicas
condiciones de acción metódica y de responsabilidad que exige tan importante labor.
Los Archivos según la historia y su evolución se remontan al origen de la escritura, suceso que liga
al hombre con la comunicación, entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental
se encuentran:
Los egipcios, los chinos e india, reflejaban en los templos inscripciones dirigidas a la doctrina. En
las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros documentos en madera
y mármol, los arcadios, sumerios y babilonios, escritos en pieles, en madera y mármol.
Los archivos tienen tres funciones importantes que son: Recoger, conservar y servir, en la actualidad
la importancia de información puede estar contenida en papel o cualquier otro soporte digital ya se
a medio legibles o por sistemas operativos los cuales son parte importante de los recursos de la
información. Los archivos que se conservan se recopilan y difunden información registrada,
generada o recibida por una entidad, grupo o personas en función a la actividad que se realice.
Los archivos según su clasificación:
Según su Organización:
Archivo Centralizado,
Archivo descentralizados
Archivo descentralizado con control descentralizado
Archivo descentralizado con control centralizado
Según su Uso:
Archivo activo
Archivo semiactivo
Archivo inactivo
Según su Naturaleza:
Archivo Público
Archivo privado de interés público
Archivo privado
Según su Ciclo Vital:
Archivo de Gestión
Archivo Central
Archivo histórico
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial en que ellos se administran, tal como lo
especifica en Archivo General de la Nación en el artículo 7 de la Ley General de Archivo de
Colombia.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a la pertinencia
pública de cada una de sus entidades:
Archivo general del departamento.
Archivo general del municipio.
Archivo general del distrito.
TERRITORIAL
Según el artículo 8 de la Ley General de Archivo de Colombia, los archivos desde el punto de vista
territorial, se clasifican en:
Archivo de entidades de orden nacional.
Archivo de entidades de orden departamental.
Archivo de entidades de orden distrital.
Archivo de entidades de orden metropolitano.
Archivo de entidades de orden local.
Archivo de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley.
Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.
ORGANIZACIÓN DEL ESTADO
Archivos de la rama ejecutiva.
Archivos de la rama legislativa.
Archivo de la rama judicial.
Archivo de los organismos de orden de control.
Archivos de los organismos autónomos.
Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de
testimonio para los trámites que puedan requerir la empresa. La información ágil las bases de datos
y las herramientas en la actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de
los archivos de ahí su importancia ya que han te nido que adaptarse a modificaciones en cuanto a
la creación de los documentos, valores, preservación, selección y acceso a su uso.
CONCLUSION
El archivo es fundamenta en la evolución cultural, social, política y científica de la humanidad, el
archivo es la historia de una entidad pública, privada o de un país en la conservación de la
información contenido en ellos. El archivo parte consulta de la información, genera información
eficaz y contundente es funcional de fácil manejo y consulta; además conserva información verídica.
BIBLIOGRAFIA
https:// www.clubensayos.com
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/Contenido/OVA/d1_
s2_MaterialF_1/utilidades/oa.pdf
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