MATERIA PROCESO ADMINISTRATIVO ALUMNO: Hilario Cristopher Cañas Pérez LICENCIADA: María Araceli Flores Gómez ESPECIALIDAD: INGENIERÍA MECÁNICA GRADO Y GRUPO: 2M TEMA: I 4 UNIDAD Juchitán de Zaragoza, Oaxaca. 19-04-2022 DINAMICA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO: dirección - 4.1 Concepto, Importancia y Principios Esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia del administrador en la realización de los planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación. Los elementos del concepto son: Ejecución de los planes de acuerdo a los elementos: Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional. - Motivación. - Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados. - Comunicación. - Supervisión. - Alcanzar las metas de la organización. Importancia.- la dirección es trascendental por: Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización. A través de ella se logran las formas de conducta mas deseables en los miembros de la estructura organizacional. La dirección eficientemente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control. De la armonía del objetivo o coordinaciónde intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio. - 4.2 Toma de decisiones La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial (utilizando metodologías cuantitativas que brinda la administración), etc., es decir, en todo momento se toman decisiones, la diferencia entre cada una de estas es el proceso o la forma en la cual se llega a ellas. La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una alternativa entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial, (aún cuando no se evidencie un conflicto latente). La toma de decisiones a nivel individual es caracterizada porque una persona haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una decisión a un problema que se le presente en la vida; es decir, si una persona tiene un problema, ésta deberá ser capaz de resolverlo individualmente a través de tomar decisiones con ese especifico motivo. En la toma de decisiones importa la elección de un camino a seguir, por lo que en un estadio anterior deben evaluarse alternativas de acción. Si estas últimas no están presentes, no existirá decisión. Tipos de decisiones Las decisiones se pueden clasificar teniendo en cuenta diferentes aspectos, como lo es la frecuencia con la que se presentan. Decisiones programadas Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas, por esta razón, también se las llama decisiones estructuradas. La persona que toma este tipo de decisión no tiene la necesidad de diseñar ninguna solución, sino que simplemente se rige por la que se ha seguido anteriormente. Decisiones no programadas También denominadas no estructuradas, son decisiones que se toman en problemas o situaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o proceso específico de solución, por ejemplo: “Lanzamiento de un nuevo producto al mercado”, en este tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma de decisión para generar una solución específica para este problema en concreto. - 4.3 Toma De Decisiones La toma de decisiones en una organización invade cuatro funciones administrativas que son: planeación, organización, dirección y control. El proceso de la toma de decisiones se divide en cuatro fases: 1. Investigar la situación: para tomar decisiones es necesario, en primer lugar, identificar las causas que produjeron el problema, partiendo de preguntas tales como ¿qué pudo originar el problema?, para conocer así las fuentes del problema y definirlo en función de los objetivos organizacionales. Una vez definido el problema, lo siguiente será decidir lo que constituya una buena solución para no desviarse de loe objetivos de la decisión de manera que tenga base para proponer y evaluar soluciones alternativas. 2. Desarrollar opciones: una vez analizado el problema se hace necesario buscar la solución, pero no dentro de una alternativa, sino preparar un conjunto de alternativas. Así evitamos caer en posiciones extremas sin cubrir la amplitud necesaria. 3. Evaluar opción y seleccionar la mejor: la alternativa que se seleccione debe representar la mejor solución al problema. El camino lógico para esto, debe ser 4.- el establecer el pro y el contra de cada alternativa, ventajas y desventajas comparar unas con otras. Para facilitar la elección de la mejor alternativa es necesario considerar algunos criterios tales como: - Riesgo: deben compararse los riesgos dentro de cada curso de acción - posible con los beneficios separados. Hay que valorizar las probabilidades de la alternativa y la solución que plantea. Esfuerzo económico: consiste en juzgar la eficiencia de la solución, que significa el mejor resultado con el menor esfuerzo posible. Limitación de los recursos: es necesario siempre considerar los recursos, tanto de orden material como social, pues es evidente que estos son comúnmente limitados y por otra parte existen las propias limitaciones del personal para llevar a cabo la decisión. - 4.4 Motivación Fue uno de los primeros conceptos a los que se enfrentaron gerentes y administradores. El llamado modelo tradicional suele estar ligado a Taylor y la administración científica. los gerentes determinaban cuales eran la forma mas eficiente de ejecutar tareas repetitivas y después motivaban a los trabajadores mediante un incentivo salariales cuanto mas producían los trabajadores mas ganaban el supuesto básico era que los gerentes entendían el trabajo mejor que los trabajadores quienes en esencia, eran holgazanes y solo podían ser motivado mediante el dinero. La conclusión es que los gerentes pueden motivar a los empleados reconociendo las necesidades sociales y haciendo que se sientan útiles e importantes, de tal manera que se sientan parte de la organización. Éstas tratan de especificar lo que impulsa la conducta; también son conocidas como teorías de explicación interna; han sido las de mayor difusión, por ello se les llama también teorías tradicionales; explican la conducta con base en procesos internos. Esta tendencia abarca tres grandes corrientes: 1. Jerarquía de las necesidades, de Maslow. Establece que la naturaleza humana posee, en orden de predominio, cuatro necesidades básicas y una de crecimiento que le son inherentes: • Fisiológicas: Aquellas que surgen de la naturaleza física, como la necesidad de alimento, reproducción, etc. • De seguridad: La necesidad de no sentirse amenazado por las circunstancias del medio. • Amor o pertenencia: Los deseos de relaciones afectivas con las demás personas. • De estimación: La necesidad de confianza en sí mismo, el deseo de fuerza, logro, competencia y la necesidad de estimación ajena, que se manifiesta en forma de reputación, prestigio, reconocimiento. 4.5 Comunicación: La comunicación es un aspecto clave en el proceso de dirección. La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social. El ejecutivo, para poner en marcha sus planes, necesita sistemas de comunicación eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento del logro de los objetivos. La comunicación consta de tres elementos básicos: • Emisor, en donde se origina la información. • Transmisor, a través del cual fluye la comunicación. • Receptor, que recibe y debe entender la información. Cualquier mínima falla en esta red de comunicación implica la des virtuación de la información. Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicación, se mencionará su clasificación más sencilla: 1. Formal. Aquella que se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales. Ejemplo: correspondence, instructivos, manuales, órdenes, etc. 2.- Informal. Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización. Ejemplo: chismes, comentarios, opiniones, etc. Este tipo de comunicación es de gran importancia, ya que por su carácter no formal puede llegar a influir más que la comunicación formal e, inclusive, ir en contra de ésta; el administrador debe tratar de lograr que los canales de comunicación formal se apoyen en las redes informales. Requisitos de la comunicación efectiva 1 . Claridad. La comunicación debe ser clara; para ello, el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla, deben ser accesibles para quien va dirigida. 2. Integridad. La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperación necesaria para la realización de los objetivos. 3. Aprovechamiento de la organización informal. La comunicación es más efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para suplir canales de información de la organización formal. 4. Equilibrio. Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados. 5. Moderación. La comunicación debe ser la estrictamente necesaria y lo más concisa posible, ya que el exceso de información puede ocasionar burocracia e ineficiencia. 6. Difusión. Preferentemente, toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar sólo a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo. 7. Evaluación. Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse periódicamente. 4.6 Liderazgo y Supervisión La supervisión consiste en dirigir y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. Este termino se aplica por lo general a niveles jerárquicos intermedios de la organización, aunque todo administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta función; por esto, de acuerdo con el criterio aquí adoptado, se considera la supervisión, el liderazgo y los estilos de gerenciales, como sinónimos, aunque referidos a diversos niveles jerárquicos. El liderazgo, o supervisión, es de gran importancia para la empresa, ya que mediante el se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos. En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente estudiadas, y su importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerán: • • • • • La productividad del personal para lograr los objetivos. La observancia de la comunicación. La relación entre jefe-subordinado. La corrección de errors. La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina. Por lo tanto, el liderazgo esta ligado con la supervisión y, de acuerdo con los diversos estilos de liderazgo que existan en la empresa, variara el grado de eficiencia y productividad dentro de la misma. - 4.7 GRUPOS DE TRABAJO Fue entonces cuando abordó el concepto de participación social en las empresas, y la manera en la que se relacionaban los miembros trabajadores. Empezó a detectar la necesidad de que hubiesen objetivos comunes para desarrollar una labor óptima para las organizaciones, pero centrándose cada empleado en una labor concreta que diese sentido al trabajo global. De esta manera surgió el concepto de grupo de trabajo que tanto se utiliza en la sociedad en materia laboral, y en otros aspectos como, por ejemplo, los grupos de trabajo en los colegios. Características del grupo de trabajo Estas son las más destacadas: • • • • • • • Objetivos compartidos. Tienen objetivos comunes, por lo que los miembros, desde su posición comparten este tipo de fines a la hora de desarrollar su labor. Actividades individuales. Aunque los objetivos sean compartidos, cada miembro se centra en su actividad, y responde por ella, sin entrar en las tareas que realizan el resto. Tareas similares. En un grupo de trabajo, los individuos no tienen que necesariamente especializados en alguna tarea en concreto. Pueden realizar trabajos similares, tener formación parecida, y capacidades semejantes. Relaciones independientes. En un grupo de trabajo no necesariamente existen relaciones intensas o de amistad ya que los miembros desarrollan su trabajo de forma individual y responden por su tarea, por lo que la interacción no es tan habitual al no ser necesaria de manera constante como puede ocurrir en un equipo de trabajo, donde sus miembros si están en continua relación ya que trabajan al unísono. Nivel de jerarquía. En un grupo de trabajo si existe ya que es la forma de diferenciar a sus miembros, distinguir las tareas que realizan, su posición y la manera en la que se organizan. Resolución de conflictos. Los conflictos dentro de un grupo de trabajo se suelen resolver con cierta imposición por parte de los miembros con una jerarquía superior, como por ejemplo el jefe de la empresa, o del departamento. Los miembros de este tipo de grupos son líderes individuales. Esto ya que al final responden por sus tareas siempre. No suelen haber reconocimientos de los valores que tienen, y los resultados siempre se perciben como un esfuerzo individual desarrollado por cada trabajador en concreto.
