FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos Caso de estudio Recepción de bienes informáticos Este recurso didáctico presenta al aprendiz un caso de estudio de recepción de bienes informáticos basado en unos términos de referencia, un contrato y la matriz de rastreabilidad del cumplimiento de lo solicitado al recibir los bienes informáticos contratados. Es importante recordar algunas definiciones: • T érminos de referencia: se define al documento que elabora una compañía para contratar servicios externos que permitan mejorar uno o varios procesos internos, como, por ejemplo: sistemas de producción, de administración, sistemas informáticos, de finanzas, entre otros. Una vez la compañía en sus procesos de mejoramiento continuo, detecta que tiene debilidades u oportunidades de mejora en alguna de sus áreas, o en su defecto desea mejorar o aprovechar oportunidades que no pueden realizarse con los recursos internos entonces busca una asistencia externa. El documento que origina esa necesidad de asistencia externa se llama “Términos de referencia” y contiene una descripción detallada de los requerimientos que deben de cumplir la empresa externa. Estos términos de referencia son la base para la elaboración de invitaciones a cotizar, licitaciones, evaluación de propuestas, contratos y recepción de los bienes productos y/o servicios contratados. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 2 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos • Invitación a cotizar: documento generado por las empresas para invitar a otras compañías para que coticen productos y/o servicios con base en unos requerimientos o necesidades especificados dentro de la invitación o en un documento anexo como los términos de referencia. • C ontratos: los contratos son documentos legales que representan un acuerdo vinculante que se establece entre un comprador y un proveedor (o vendedor), en donde el proveedor se obliga a proporcionar un producto-servicio o resultados específicos y el comprador se obliga a proporcionar algún tipo de compensación (por lo general, monetaria). El contrato incluye términos y condiciones y puede incorporar otros aspectos especificados por el comprador respecto a lo que el proveedor debe realizar o proporcionar. Por ejemplo, documento con los términos de referencia, donde se especifica las acciones que debe de realizar el proveedor. • M atriz de rastreabilidad: es una tabla que permite realizar la verificación de los requisitos contemplados al planificar un proyecto o la verificación de cada uno de los ítems relacionados en el documento de términos de referencia versus los entregables realizados durante el proyecto o los productos y servicios recibidos en contraprestación de un contrato firmado entre las partes. El caso de estudio es un caso práctico-real que permite al aprendiz ahondar en los conceptos anteriores y como están relacionados. Figura 1. Flujo de adquisiciones. Componentes del documento de términos de referencia: • • • • • • Objetivos. Fuente de recursos. Proponentes habilitados o restricciones. Idioma. Actividades a realizar. Entregables, hitos o fechas de entrega y detalle de los entregables. • Equipo de trabajo. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 3 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos • • • • • • Duración del contrato. Sede o localización de las labores a realizar. Documentos a presentar. Proceso para seleccionar al proveedor. Forma de pago. Confidencialidad de la información. Ejemplo de un documento de términos de referencia aplicado a un desarrollo de un sistema de información: 1. O bjetivos: contratar los servicios de una empresa especializada en desarrollo de software a la medida para realizar el análisis, diseño, desarrollo, pruebas e implementación del módulo de logística y administración de bodegas para la Compañía XYZ. Igualmente, el proveedor debe de suministrar los equipos handheld (8) que soporten la captura de datos y la sincronización con el sistema de información. Listado de entregables: -- Código fuente del sistema de información de la aplicación web y de la aplicación del handheld. -- Licencia de uso. -- Manuales: técnico y de usuario final. -- Capacitación técnica y de usuario final. -- Herramientas de desarrollo (manejador de bases de datos, herramientas de generación de reportes, herramienta generador de código fuente y las que se necesiten para el mantenimiento del sistema). -- Soporte post-implementación de 1 año contemplado dentro del valor del contrato. 2. F uente de recursos: los valores monetarios destinados para esta labor serán los contemplados en el presupuesto del área de logística destinados para el año en curso. 3. P roponentes habilitados o restricciones: los proponentes habilitados serán aquellas personas jurídicas, con experiencia en desarrollo de sistemas informáticos que tengan más de 5 años de experiencia demostrables en el mercado y que cuenten con certificación CMMI mínimo nivel 3. Se debe de anexar casos de éxito y referencias empresariales. 4. Idioma: el sistema de información deberá estar implementado en idioma español. 5. Alcance de las actividades a realizar: comprende el diseño, desarrollo, pruebas, FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 4 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos implementación y puesta en marcha de un sistema de información de acuerdo a las siguientes especificaciones técnicas: • S eguridad: los usuarios deberán autenticarse y ser identificados consultando la base de datos de usuarios registrados. Las claves de acceso de cada usuario deberán guardarse en texto encriptado utilizando algoritmo RSA o MD5. Los usuarios deben de clasificarse por roles, perfiles y permisos. • Protocolos: el sistema de información debe de incluir certificados digitales (SSL) bajo protocolo https para darle mayor seguridad a nivel transaccional y debe de proveer opción de auditoría para operaciones claves del sistema. • B ases de datos: el sistema de información deberá ser compatible con un gestor de base de datos relaciones tipo PostgreSQL, Microsoft SQL Server u Oracle. La base de datos deberá estar normalizada, se debe de disponer de su modelo relacional y el motor de base de datos debe de contemplar copias de seguridad diferenciales semanales y completas mensuales. • C ontrol transaccional: el sistema de información debe de generar alertas automáticas para eventos críticos del sistema, por ejemplo, campos obligatorios, valores de stock mínimos o cualquier otro tipo de control que pueda interferir en la integridad de la información a procesar. • D isponibilidad: debe de ser continua con un nivel de servicio para los usuarios 24/7 y ante fallas de disponibilidad de la solución en cualquiera de sus componentes, se deben generar alarmas. • lnteroperatibilidad: el sistema de información debe de tener capacidad de interactuar con otros sistemas a través de archivos en formato XML o Web Services (Servicios Web) para el intercambio de información con los otros sistemas transaccionales existentes. • Accesibilidad: para tener acceso al sistema de información se podrá realizar vía web (desde cualquier parte del mundo), utilizando navegadores web como Google Chrome y mediante cualquier dispositivo electrónico que cuente con acceso a Internet. La interface de usuario será en entorno Web la cual deberá ser intuitiva y amigable. • A yuda en línea: el sistema de información debe de proveer módulo de ayuda en línea y esta ayuda debe proporcionarse según la opción del sistema donde esté situado el usuario que la solicite. • Parametrizable: el sistema de información deberá de contener módulo que permita parametrizar o administrar las tablas básicas del sistema FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 5 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos (tablas maestras). Por ejemplo, Maestros de Clientes, Usuarios, Bodegas, Tasas de cambio, Proveedores, entre otros. Las opciones a proveer son adición, modificación, cambio de estado habilitado / no habilitado (no eliminación) e impresión. No se debe de permitir la eliminación de registros debido a que no se debe de perder la trazabilidad de las operaciones. • C olaboración: el sistema de información podrá generar y enviar alertas a los usuarios respectivos sobre estados críticos que son parametrizables. Estas alertas son en correos electrónicos, mensajes de texto (sms) o vía interface Web. • Multimoneda: el sistema de información debe de permitir el uso de las siguientes monedas USD dólar y COP pesos colombianos y el manejo de las conversiones entre éstas según la tasa de cambio legal vigente. • T asa de cambio: el sistema de información debe de poder comunicarse vía Web Service (Servicio Web) con el Banco de la República para obtener la tasa de cambio actual. • Informes: el sistema de información deberá proporcionar al usuario autorizado reportes que contengan los filtros predefinidos (por ejemplo: rangos de fechas, entre otros) y que permita generar consultas para extraer información en formato de tabla de resultados (grillas) y que puedan ser exportadas en formato PDF y a Excel. • A rquitectura y escalabilidad: el sistema de información deberá estar diseñado con conceptos de programación orientada a objetos, desarrollado en un lenguaje de programación de última generación y en capas de software (capa de presentación, capa de lógica de negocios, capa de datos) que permitan una mayor escalabilidad del sistema como un mejor mantenimiento del mismo. Se debe de contemplar en el dimensionamiento de la base de datos un crecimiento del 10% de los usuarios actuales. • H andHeld: el modelo seleccionado debe de tener las siguientes características: -- Ser resistente a golpes o caídas de 2 metros de altura. -- Debe soportar bajas temperaturas. -- Lectura de códigos de barras unidimensional como bidimensional. -- Pantalla LCD a color de 6,5 pulgadas. La HandHeld debe de poder realizar la captura de datos del inventario, por medio de la lectura del código de barras que contiene la ubicación física del FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 6 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos stand, la lectura del código de barra del producto (código del producto) y la digitación de las cantidades disponibles en stock, así como, campo opcional para las observaciones del producto y un botón de guardar la información suministrada. Estos datos se deben de sincronizar con la base de datos central por medio de la utilización de Access Point conectados a la red de las bodegas. La aplicación debe de tener opción de consultar por código del producto (digitando el código o por medio de la lectura del código de barras) y traer los datos de su ubicación. En la pantalla del HandHeld debe de mostrar el nombre de la ubicación física, el nombre del producto y su marca comercial, consultando la base de datos central. • A ccess point: estos dispositivos de conectividad inalámbrica deben de permitir la comunicación inalámbrica segura con los dispositivos HandHeld. Conectividad inalámbrica 802.11n con una banda de frecuencia mínima de 2,4 GHz. • Desempeño: el sistema de información deberá ofrecer un tiempo de respuesta óptimo en operaciones transaccionales y presentar un excelente desempeño ante una alta demanda de usuarios concurrentes. 6. E ntregables, hitos o fechas de entrega: el proveedor debe de relacionar un cronograma de trabajo, donde se especifiquen los entregables según las directrices del sistema de información y las fechas de entrega de los mismos. 7. E quipo de trabajo: el proveedor debe de relacionar las personas involucradas en el desarrollo, especificando su experiencia en sus hojas de vida y debe de asignar un coordinador o gerente de proyecto quien es la persona responsable de su ejecución e interlocutora entre el proveedor y la compañía. 8. D uración del contrato: se debe de relacionar el tiempo máximo de duración del contrato. Por ejemplo, la duración total que incluye las fases de análisis, diseño, desarrollo, pruebas e implementación será de diez meses calendario a partir de la firma del contrato y debe ser finalizado en la fecha prevista. La finalización del contrato debe estar sujeta a la aprobación de los entregables con base en los términos de referencia estipulados. 9. S ede de las labores: el lugar de trabajo donde se va a implementar el sistema de información será la sede central de la compañía XYZ. 10. Documentos a presentar: el proveedor debe de entregar propuesta en un máximo de 15 días, donde se especifique la oferta económica, respuesta a cada una de FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 7 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos las especificaciones del sistema, cronograma de trabajo y recursos humanos involucrados. La moneda en la que se debe de presentar la propuesta es en COP pesos colombianos y debe de incluir los honorarios, viáticos y todos los gastos para el desarrollo de la propuesta. El contrato final se realizará con precio fijo, cualquier otro gasto no contemplado dentro de la propuesta será asumido por el proveedor (vendedor). 11. Proceso de selección del proveedor: por política empresarial, se deben de recibir y evaluar mínimo 3 propuestas. Luego se procede a realizar una calificación de cada una de estas propuestas, según lo requerido en los términos de referencia. Para esta calificación se provee de una plantilla en Excel con los criterios de evaluación. La compañía se reserva un máximo de un mes para la evaluación y calificación de las propuestas recibidas y se notificará de manera formal mediante comunicación escrita al proveedor seleccionado. 12. Forma de pago: los pagos al proveedor seleccionado se realizarán según los entregables realizados, en común acuerdo y especificados en el contrato. 13. Confidencialidad de la información: los proveedores deberán de abstenerse de distribuir información de los términos de referencia a terceros. Igualmente, la información referente a la evaluación de las propuestas no se dará a conocer hasta que se realice la evaluación y se haya notificado la adjudicación al proveedor seleccionado. 14. Soporte post-implementación: en caso de que existan errores en el producto entregado, luego de la entrega, el proveedor solucionará el o los errores sin que la compañía incurra en gastos adicionales, durante un periodo de tiempo de 1 año. COMPAÑÍA XYZ S.A. DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍA INVITACIÓN A COTIZAR Objeto de la invitación: compañía XYZ, invita a las empresas de tecnología que ejecuten labores de desarrollo de software a la medida para realizar el análisis, diseño, desarrollo, pruebas e implementación del módulo de Logística y Administración de Bodegas para la Compañía XYZ. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 8 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos La descripción del sistema de información, objetivos, fuente de recursos, proponentes habilitados o restricciones, idioma, actividades a realizar, entregables, hitos o fechas de entrega y detalle de los entregables, equipo de trabajo, duración del contrato, sede o localización de las labores a realizar, documentos a presentar, proceso para seleccionar al proveedor, forma de pago, confidencialidad de la información se encuentran documentados en el archivo anexo de “TÉRMINOS DE REFERENCIA”. Condiciones del proveedor del servicio. • L a empresa interesada en prestar el servicio debe estar registrada ante las autoridades competentes, tener certificación mínima CMMI Nivel 3, tener la documentación requerida para tal fin al día y presentarla junto con su propuesta comercial. • Cumplimiento de la normatividad colombiana establecida en seguridad y salud en el trabajo. • Cumplimiento de la normatividad laboral colombiana, y en lo relativo a sus trabajadores deben de estar afiliados a los sistemas de salud, pensiones y riesgos profesionales. Las empresas interesadas en participar de esta invitación deberán suministrar la siguiente información. • P ólizas de seguros: presentar los seguros y coberturas incorporados en la oferta comercial y la compañía de seguros que respalda la póliza. • Portafolio de clientes: presentar casos de éxito y referencias comerciales de empresas a quienes les hayan prestado el mismo servicio en los últimos tres años, anexando la información de proyectos similares (nombre, duración, porcentaje de ejecución, estado, actividades desarrolladas) y datos de contacto (nombre, teléfono y correo electrónico) con el fin de verificar la información suministrada. • Cronograma detallado de las actividades a realizar, acompañado del responsable, duración de cada actividad y la secuencia lógica entre estas actividades. Igualmente, proporcionar diagrama de la Ruta crítica donde se identifiquen las actividades que la componen. Notas aclaratorias a la presentación de la oferta comercial. • Los valores monetarios deben ser expresados en pesos colombianos. • La empresa interesada en esta invitación debe analizar los costos por cada actividad relacionada e incluir todos los impuestos y costos directos FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 9 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos e indirectos derivados de la presente invitación y todos los demás gastos inherentes al cumplimiento satisfactorio de la misma. • Toda omisión o error en la oferta económica, indebida interpretación del alcance de los servicios y condiciones previstas en estos TÉRMINOS DE REFERENCIA, será responsabilidad del proveedor y no se le permitirá ajustar sus precios. El contrato es de precios fijos. Validez de la oferta comercial. • L as propuestas comerciales deberán tener un período de validez de dos (2) meses contados a partir del cierre de esta invitación. Criterios de evaluación. Por políticas empresariales, se deben de tener mínimo tres (3) propuestas comerciales. Los criterios que se utilizarán para efectuar la evaluación de las propuestas se realizarán con base en cada uno de los ítems descritos en el documento de Términos de referencia, experiencia y casos de éxito del proveedor, coberturas de seguros y aspecto económico. Entrega de propuestas. • L a oferta comercial, junto con los demás documentos solicitados al proveedor se deben de entregar en medio físico debidamente foliadas y en sobre cerrado dirigido a la Compañía XYZ S.A, Departamento de Sistemas, especificando en el asunto Sistema de información logístico. -- Lugar: Carrera 47 # 32-17 Recepción Compañía XYZ. -- Bogotá, Colombia. -- Fecha límite: 12 agosto 2016. • C ontacto para consultas y aclaraciones de términos de referencia: Constanza Martínez, correo electrónico: [email protected] FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 10 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos Una vez generada la Invitación a cotizar, se procede a seleccionar los posibles proveedores (mínimo 3), se envía la carta de invitación a cotizar junto con los términos de referencia a cada uno de ellos. Luego es posible realizar sesión de preguntas y respuestas que permitan un mejor entendimiento de los ítems solicitados para que los proveedores puedan realizar los ajustes a sus propuestas para luego entregarlas a la empresa solicitante. A continuación, el flujo de este proceso: Figura 2. Invitación a cotizar. Análisis y evaluación de las propuestas El siguiente paso después de recibir las propuestas, es el de estudiar y analizar cada una de ellas. Se puede realizar el proceso de evaluación de proveedores utilizando la plantilla de evaluación de propuestas, la cual encuentra más adelante en este mismo documento. A continuación, se describe cada uno de los componentes de ejemplo de plantilla para la evaluación de propuestas. • E ncabezado: en esta sección se debe de colocar información referente al nombre de la organización, nombre del proyecto, el bien informático o servicio a contratar, la fecha de elaboración y datos del gerente de proyecto y/o líder técnico en caso de que aplique. • E valuación de requerimientos funcionales: esta sección describe los requerimientos funcionales que debe de cumplir o solucionar el bien informático a adquirir. »»columna Ítem, se describe cada uno de los requerimientos funcionales. »»columna % Cap., el archivo tiene 4 capítulos (evaluación de requerimientos funcionales, evaluación de requerimientos no funcionales, evaluación de aspectos financieros, evaluación de aspectos generales). En esta columna se debe de especificar el peso o valor de cada capítulo. Por ejemplo, la distribución de esta columna puede quedar de esta manera: -- Evaluación Req. Funcionales: 40%. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 11 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos -- Evaluación Req. No Funcionales: 30%. -- Evaluación Aspectos Financieros: 15%. -- Evaluación Aspectos Generales: 15%. Para un total del 100%. »» Peso del ítem: en esta columna colocar el peso porcentual de cada ítem dentro del Capítulo. Por ejemplo: requerimiento funcional 1 tiene un peso del 10%, requerimiento funcional 2 tiene un peso del 15% y así sucesivamente hasta completar el 100%. Este valor porcentual depende de la importancia de que ese requerimiento en particular sea provisto por el proveedor. »»Nombre del proponente: en esta columna se especifica el nombre de cada uno de los potenciales proveedores. • E valuación de requerimientos no funcionales: esta sección describe los requerimientos no funcionales o requerimientos técnicos que debe de cumplir o solucionar el bien informático a adquirir. El diligenciamiento y valores de las columnas son similares a la sección de los requerimientos funcionales. • E valuación de aspectos financieros y aspectos generales: esta sección describe los aspectos financieros de cada proveedor a tener en cuenta en su calificación y aspectos generales como experiencia-casos de éxito, equipo de trabajo, garantías, entre otros. Al final, la plantilla realiza la respectiva calificación con base en los datos suministrados generando un orden de elegibilidad. Después de calificar cada una de las propuestas y de haber seleccionado el proveedor, se procede a realizar el respectivo contrato. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 12 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 13 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos Ejemplo de contrato CONTRATO DE COMPRAVENTA Y SERVICIOS No. CVS001/17 CELEBRADO ENTRE COMPAÑÍA XYZ S.A. Y TECHNOLOGY ABC Entre los suscritos, a saber, LUIS FERNANDO DUARTE mayor de edad, vecino de Bogotá, identificado con la cédula de ciudadanía N° 16.876.274 de Bogotá, obrando a nombre y en representación de COMPAÑÍA XYZ S.A., en su condición de Gerente General y que en adelante se llamará COMPAÑÍA XYZ S.A., por una parte y, MARÍA LUISA JIMÉNEZ, mayor de edad, vecina de Bogotá, identificada con la cédula de ciudadanía N° 54.879.490, obrando en su condición de representante legal de TECHNOLOGY ABC., sociedad comercial domiciliada en Bogotá, quien en adelante actúa como proveedor y se llamara TECHNOLOGY ABC., han convenido en celebrar el contrato de compraventa que se rige por las siguientes cláusulas: PRIMERA. DEFINICIONES. a) El Sistema Información Logístico “SIS-LOG” es un programa de computador que permite controlar y optimizar el flujo de información logístico en la empresa y que en adelante se llamará el Software. b) ANEXO FUNCIONAL - Anexo A: es el documento de Términos de Referencia elaborado por COMPAÑÍA XYZ S.A. y ratificado en la tabla de cumplimiento de requerimientos por TECHNOLOGY ABC., donde se especifica en detalle el alcance y todas las características de los requerimientos funcionales de COMPAÑÍA XYZ S.A., que deben ser incluidos en el desarrollo del Software. Así como la invitación a cotizar y las respuestas dadas por TECHNOLOGY ABC. En adelante se llamará ANEXO FUNCIONAL. c) ESPECIFICACIONES TÉCNICAS EXIGIDAS - Anexo B: es el documento que relaciona los requerimientos técnicos exigidos por TECHNOLOGY ABC. para que el Software opere en condiciones normales. SEGUNDA. OBJETO. El presente contrato tiene como objeto la venta del Software que involucra los procesos de diseño, desarrollo, parametrización, pruebas, entrenamiento e instalación del Software por parte de TECHNOLOGY ABC a la Compañía XYZ. TERCERA. INSTALACIÓN. El Software será instalado por TECHNOLOGY ABC en las oficinas de la COMPAÑÍA XYZ S.A., localizadas en la ciudad de FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 14 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos Bogotá, de acuerdo con las especificaciones técnicas - Anexo B exigidas por TECHNOLOGY ABC para que la solución opere normalmente. CUARTA. UTILIZACIÓN. COMPAÑÍA XYZ S.A. podrá utilizar, modificar, reinstalar el Software en los servidores de la compañía destinados para tal fin, sin límite de usuarios para su uso siempre y cuando estén dentro de la red corporativa de la Compañía XYZ S.A incluso con accesos VPN, sin que amerite costos adicionales. QUINTA. AMBIENTE TÉCNICO DE OPERACIÓN. COMPAÑÍA XYZ S.A. instalará y garantizará el buen funcionamiento del HARDWARE Y SOFTWARE OPERATIVO necesario para la instalación y funcionamiento del Software, de acuerdo con las especificaciones técnicas exigida por TECHNOLOGY ABC, para que opere la solución. En el evento que cumplidas por COMPAÑÍA XYZ S.A. las especificaciones técnicas indicadas en el Anexo B y una vez en producción el Software presente fallas o deficiencias que no sean causadas por el HARDWARE Y/O EL SOFTWARE OPERATIVO, TECHNOLOGY ABC debe atender y solucionar dichas fallas o deficiencias en un plazo máximo de cuatro (4) horas hábiles, siempre y cuando esté vigente un convenio de mantenimiento y soporte técnico contratado por COMPAÑÍA XYZ S.A a TECHNOLOGY ABC por un valor anual no superior al 10% del valor de este contrato. En ningún caso TECHNOLOGY ABC, debe atender las deficiencias o fallas presentadas en el HARDWARE Y/O EL SOFTWARE OPERATIVO donde esté instalado el Software. SEXTA. HOMOLOGACIÓN DE VERSIONES. En el momento que los proveedores del SOFTWARE OPERATIVO liberen nuevas versiones, COMPAÑÍA XYZ S.A. antes debe solicitar a TECHNOLOGY ABC certificación del buen funcionamiento del Software bajo el nuevo ambiente y en caso contrario, solicitar su mantenimiento en las condiciones de la cláusula séptima de este contrato. SÉPTIMA. MODIFICACIONES Y ADICIONES. TECHNOLOGY ABC se compromete a que el Software cumpla con todos los requerimientos que se indican en el ANEXO FUNCIONAL, Anexo A. En el evento en que COMPAÑÍA XYZ S.A. requiera modificaciones adicionales TECHNOLOGY ABC las evaluará con base en el procedimiento de control de cambios y determinará si se incluyen dentro del desarrollo objeto del presente contrato o serán objeto de un desarrollo adicional, implicando tiempo, recursos y valor adicional. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 15 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos OCTAVA. MODIFICACIONES AL SOFTWARE. TECHNOLOGY ABC no asume ninguna responsabilidad por modificaciones o alteraciones hechas al Software por funcionarios de COMPAÑÍA XYZ S.A., sin previa autorización escrita de TECHNOLOGY ABC en donde se describa el cambio y el nombre del funcionario de COMPAÑÍA XYZ S.A. autorizado para llevar a cabo dicha modificación. NOVENA. ADECUACIÓN DEL SOFTWARE. Durante la ejecución del presente contrato COMPAÑÍA XYZ S.A. y TECHNOLOGY ABC podrán acordar las adecuaciones procedimentales, mantenimiento y/o modificación al Software. Las mismas deben constar en actas firmadas por las partes. DÉCIMA. NUEVAS CONSULTAS E INFORMES. COMPAÑÍA XYZ S.A. podrá elaborar programas y/o procedimientos que tengan acceso a las bases de datos para generar consultas o informes, que no contenga el Software. Para la ejecución de lo previsto en esta cláusula, TECHNOLOGY ABC entregará el modelo de la Base de datos con todas sus tablas y modelo relacional que permita a COMPAÑÍA XYZ S.A. realizar las consultas y diseñar los reportes adicionales que requiera. En caso que COMPAÑÍA XYZ S.A. requiera asesoría adicional de TECHNOLOGY ABC estos servicios serán cobrados independientemente, previa solicitud y autorización escrita de COMPAÑÍA XYZ S.A. TECHNOLOGY ABC no se responsabiliza por daños a la información de la base de datos por indebida manipulación de las consultas o programas realizados por COMPAÑÍA XYZ S.A. DÉCIMA PRIMERA. ENTREGA, INSTALACIÓN, ENTRENAMIENTO E IMPLEMENTACIÓN. TECHNOLOGY ABC se compromete para con COMPAÑÍA XYZ S.A. a: a) Entregar el Software instalado y funcionando correctamente en el equipo de cómputo que COMPAÑÍA XYZ S.A. designe en Bogotá; b) A efectuar el entrenamiento funcional, al finalizar la instalación del Software, a 10 (x) personas usuarias en las instalaciones de COMPAÑÍA XYZ S.A. en Bogotá con intensidad de cuarenta (40) horas. c) A la entrega de los manuales de usuario y técnicos del Software y d) A la verificación que el Software esté instalado y funcionando en el equipo de cómputo designado por COMPAÑÍA XYZ S.A. de acuerdo con lo definido en el ANEXO FUNCIONAL (Anexo A). DÉCIMO SEGUNDA. TÍTULO DERECHO DE PROPIEDAD, SECRETO COMERCIAL REPRODUCCIÓN. El Software objeto del presente contrato en su forma original o en sus respectivas copias y tanto en su totalidad como FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 16 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos en sus partes, adicionales y modificaciones, es de propiedad intelectual de COMPAÑÍA XYZ S.A. DÉCIMO TERCERA. BENEFICIOS DE LA TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS. Tanto TECHNOLOGY ABC como COMPAÑÍA XYZ S.A. se verán beneficiados de la experiencia y el conocimiento que adquieren durante la instalación del Software, sin que esto afecte el valor fijado en el presente contrato. DÉCIMA CUARTA. ASESORÍA Y ENTRENAMIENTO. TECHNOLOGY ABC efectuará el entrenamiento, de acuerdo a lo indicado en la cláusula décima primera de este contrato, con costo incluido dentro del valor total del presente contrato, al personal que COMPAÑÍA XYZ S.A. designe, para la correcta operación del Software objeto del presente contrato. DÉCIMO QUINTA. VIGENCIA. La duración del presente contrato es de diez (10) meses que cubren el proceso de diseño, desarrollo, parametrización, instalación, entrenamiento y pruebas del sistema de información, los cuales se contaran a partir de la fecha de la firma del acta de inicio del proyecto Software Sistema de Información Logístico “SIS-LOG” en las instalaciones de COMPAÑÍA XYZ S.A. DÉCIMO SEXTA. PRECIO Y FORMA DE PAGO. El precio total acordado entre las partes y a cuyo pago se obliga COMPAÑÍA XYZ S.A., asciende a la suma de ciento cincuenta millones de pesos m/cte. ($150.000.000) más el IVA, pagadero en 3 cuotas, así: la primera el 01 de febrero del 2017 como anticipo por un valor de veinte millones de pesos ($20.000.000) pesos m/cte., previa presentación del contrato firmado; la segunda 150 días después por un valor de sesenta millones de pesos m/cte. ($60.000.000), previa presentación del acta firmada por las partes, confirmando el avance del proyecto de acuerdo al cronograma presentado por TECHNOLOGY ABC, y la tercera a la terminación y entrega formal del proyecto por un valor de setenta millones de pesos ($70.000.000), previa presentación de la factura de venta y el acta de recibo a conformidad por parte de los funcionarios asignados por COMPAÑÍA XYZ S.A. DÉCIMA SÉPTIMA. PLAZO Y LUGAR DE ENTREGA. TECHNOLOGY ABC se compromete a entregar en las oficinas que COMPAÑÍA XYZ S.A. designe la totalidad de los módulos del Software, dentro de un plazo no mayor a diez (10) meses, contados a partir de la fecha del acta de inicio del proyecto. Teniendo en cuenta la disponibilidad de los recursos indicados en las cláusulas primera FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 17 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos numeral “c” y quinta del presente contrato. Se entiende por entrega que el programa esté instalado operando en condiciones normales y cumpliendo con los requerimientos del Anexo Funcional (Anexo A). DÉCIMO OCTAVA. GARANTÍAS Y PÓLIZAS. GARANTÍAS. TECHNOLOGY ABC se compromete a constituir a favor de EL CONTRATANTE, ante una compañía de seguros legalmente establecida en el país: a) Póliza de cumplimiento, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones originadas en este contrato, por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo de duración del presente contrato. b) De calidad, igual al veinte por ciento (20%) del valor de este contrato, con una vigencia igual al plazo de duración de este contrato y un año más. c) De prestaciones sociales por el diez por ciento (10%) del valor del contrato, con vigencia del término del mismo y tres años más. DÉCIMO NOVENA. TIEMPO DE GARANTÍA. El desarrollo del Software, tendrá una garantía por normal funcionamiento de doce (12) meses, contados a partir de la fecha de entrega formal por parte de TECHNOLOGY ABC, fecha que constará en el acta de recibo a satisfacción del proyecto firmada por el funcionario que COMPAÑÍA XYZ S.A. designe para el recibo del proyecto. VIGÉSIMA. OBLIGACIONES DE COMPAÑÍA XYZ S.A. COMPAÑÍA XYZ S.A. se compromete a: a) cumplir con el plan de trabajo para el diseño y parametrización del Software b) Estudiar y analizar los ajustes y la documentación que le entregue TECHNOLOGY ABC dentro de los tiempos estipulados, c) Suministrar y prestar asistencia con su propio personal en todo el proceso, incluida la conversión y captura de toda la información necesaria para la implementación oportuna de cada uno de los módulos del Software; d) Reportar a TECHNOLOGY ABC por escrito y en forma oportuna, las deficiencias o anomalías que se detecten en el funcionamiento de los módulos que componen el Software; e) Suministrar un espacio físico a los ingenieros que designe TECHNOLOGY ABC para los trabajos de instalación y entrenamiento del Software; f) Mantener un respaldo magnético de los programas objeto para prevenir cualquier falla del equipo de cómputo donde se ha instalado el Software; g) Mantener las medidas preventivas necesarias para evitar la entrada de virus al Software. VIGÉSIMA PRIMERA. OBLIGACIONES DE TECHNOLOGY ABC. TECHNOLOGY ABC se compromete a: a) Diseñar, desarrollar, parametrizar, entrenar, probar e instalar el Software en el equipo de cómputo de que FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 18 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos COMPAÑÍA XYZ S.A. designe y cumpliendo con los requisitos especificados en el ANEXO FUNCIONAL (Anexo A). b) Entregar a COMPAÑÍA XYZ S.A. el Software con sus manuales, medios magnéticos y licencia correspondiente, cumpliendo con los requerimientos especificados en el ANEXO FUNCIONAL (Anexo A) c) Guardar estricta reserva sobre cualquier información interna de COMPAÑÍA XYZ S.A. o de las empresas donde Compañía XYZ S.A decida instalar el sistema de información. d) Garantizar el correcto funcionamiento del Software y cumplir con la garantía por el termino de tiempo y definiciones de la cláusula que para tal efecto está indicado en el uso de licencia. e) A entregar los programas fuentes a COMPAÑÍA XYZ S.A. del Software. f) Suministrar personal calificado para la correcta ejecución de los servicios objeto de este contrato. g) Mantener durante la vigencia contractual y aún después de esta, bajo total reserva, con respecto a terceros, la información y documentación a que tenga acceso con relación a los servicios objeto del presente contrato y devolver a la terminación del mismo, aquella que posee en medio escrito, magnético o similares. h) Abstenerse de revelar o entregar cualquier información de tipo económico o técnico a terceras personas o entidades, excepto cuando sea por mandato legal u orden de autoridad judicial o administrativa competente. i) Respetar la ética y profesionalismo vigentes en el sector comercial. j) Consultar con especialistas, cuando lo estime necesario, con el fin de dar una oportuna y adecuada prestación de los servicios objeto de este Contrato. VIGÉSIMA SEGUNDA. PERSONAL DE TECHNOLOGY ABC. Las personas que el proveedor designe para la ejecución del contrato, actúan bajo su dirección y responsabilidad, por tal razón, estarán a su cargo los salarios, honorarios y demás cargas laborales, sin que exista vinculación alguna de carácter laboral con COMPAÑÍA XYZ S.A. VIGÉSIMA TERCERA. IMPUESTOS DE TIMBRE. El impuesto de timbre nacional del presente contrato será cubierto por partes iguales entre COMPAÑÍA XYZ S.A. Y TECHNOLOGY ABC. VIGÉSIMA CUARTA. COMPROMISORIA. Las diferencias que surjan entre las partes, durante la etapa de ejecución y liquidación del contrato, se tramitarán por la vía directa para lo cual, la parte que se considere afectada, notificará los hechos a la otra, para que en cesión conjunta y durante quince (15) días siguientes, el conflicto se dirima. Si pasados los quince (15) días, las partes habiéndose reunido, no hubiesen establecido acuerdo alguno, someterán sus intereses a la jurisdicción ordinaria. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 19 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos VIGÉSIMA QUINTA. TERMINACIÓN. El incumplimiento de una cualquiera de las obligaciones estipuladas a cargo de EL CONTRATANTE y/o EL CONTRATISTA, dará derecho a la parte afectada sin prejuicio de los demás derechos contractuales y legales, a dar por terminado el contrato, así como para reclamar las indemnizaciones por los perjuicios que le ocasiones el incumplimiento. Además, es causal especial de terminación el mutuo acuerdo entre las partes contratantes que conste por escrito. VIGÉSIMA SEXTA. LICENCIA DE USO Y PROGRAMAS FUENTE. TECHNOLOGY ABC se compromete a entregar a COMPAÑÍA XYZ S.A. el Software adquirido mediante el presente contrato, con su correspondiente licencia de uso y sus programas fuentes, al momento de la firma del acta de recibido a satisfacción por parte de COMPAÑÍA XYZ S.A. VIGÉSIMA OCTAVA. ACTUALIZACIÓN TECNOLÓGICA. En el evento de que el fabricante realice mejoras técnicas y/o funcionales al Software objeto de este contrato antes de la entrega real y material a COMPAÑÍA XYZ S.A., estos serán incluidos sin costo adicional. VIGÉSIMA NOVENA. PERFECCIONAMIENTO. Este contrato se perfecciona con la firma de las partes contratantes, cuando los representantes legales de TECHNOLOGY ABC Y COMPAÑÍA XYZ S.A. hayan autenticado sus firmas ante Notario. TRIGÉSIMA. DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE DE ESTE CONTRATO. Hacen parte de este contrato: a) La Propuesta de TECHNOLOGY ABC. b) El ANEXO FUNCIONAL (Anexo A), donde se indica la tabla de cumplimiento de requerimientos funcionales. c) El ANEXO B, especificaciones técnicas exigidas para que opere la solución. d) El ANEXO C, documento que especifica el cronograma con recursos y responsables para la implementación del Software y e) Las actas de las entregas del Software y del entrenamiento que efectúe TECHNOLOGY ABC. f) El acta de inicio del proyecto g) Las garantías estipuladas en la cláusula décima octava y certificado de cumplimiento. TRIGÉSIMA PRIMERA. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. TECHNOLOGY ABC afirma bajo juramento que no se encuentra en ninguno de los casos de inhabilidad e incompatibilidad que para contratar consagra la Ley. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 20 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos TRIGÉSIMA SEGUNDA. VIGILANCIA DEL CONTRATO. COMPAÑÍA XYZ S.A. supervisará la ejecución del servicio profesional encomendado, y podrá formular las observaciones del caso, las cuales serán analizadas conjuntamente con TECHNOLOGY ABC, quien efectuará las modificaciones o correcciones que de común acuerdo convengan. TRIGÉSIMA TERCERA. CLÁUSULA PENAL. Las Partes acuerdan que el incumplimiento por parte de cualquiera de ellas de sus obligaciones, compromisos o garantías contenidos en el presente contrato, o el hecho de que las declaraciones y certificaciones plasmadas en el mismo no resulten en forma sustancial totalmente ciertas o sean incorrectas, dará derecho a la parte cumplida a reclamar de la otra, a título de pena, una cantidad equivalente, al 20% del valor total del contrato, sin que la parte cumplida tenga que efectuar requerimientos privados o judiciales a la parte incumplida para la constitución de ésta en mora. El pago de la cláusula penal no libera a la parte incumplida de tener que dar cumplimiento a las obligaciones a su cargo, de conformidad con lo dispuesto en el presente contrato. Para constancia se firma el presente contrato conformado por siete (7) hojas, en Bogotá, D.C., a los quince (15) días del mes de octubre del año dos mil diez y siete (2017). LA CONTRATANTE EL CONTRATISTA LUIS FERNANDO DUARTE C.C. N° 79.296.617 de Bogotá COMPAÑÍA XYZ S.A. MARÍA LUISA JIMÉNEZ C.C. N° 54.879.490 de Bogotá TECHNOLOGY ABC FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 21 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos Una vez realizado el contrato y formalizado con el proveedor seleccionado, se debe de realizar un control periódico de las actividades y entregables según el cronograma de trabajo establecido y acordado entre las partes. Para la recepción y validación de los bienes informáticos recibidos se puede utilizar una matriz de trazabilidad de requisitos que permitirá verificar si lo solicitado en los términos de referencia es lo que efectivamente ha entregado el proveedor. A continuación, se describe la plantilla de trazabilidad de requisitos, con las siguientes columnas: • ID Requerimiento: número que identifica el requerimiento, puede ser un número consecutivo. • D escripción del requerimiento: describe en qué consiste el requerimiento con base en los términos de referencia. • Tipo: define si el requerimiento es funcional o no funcional. • Prioridad: define la prioridad del requerimiento (alto, medio, bajo). • E stado actual: esta columna define el estado actual del requerimiento, si está en proceso, completado o en pruebas. El estado completado determina que ese requerimiento en particular cumplió con lo solicitado en los términos de referencia. • Ú ltima fecha de estado registrado: corresponde a la última fecha con la que se validó ese requerimiento en particular. • C riterios de aceptación: lista o condición específica que debe cumplirse para que el requerimiento esté en estado completado. • N ivel de complejidad: define si la complejidad del requerimiento es alto, medio o bajo. • E ntregables: es el resultado del requerimiento que debe de ser verificable, puede ser un módulo implementado, documentos generados, reportes o un estado del proyecto. Por ejemplo, dispositivos HandHelp recibidos, configurados y probados. • E scenario de pruebas: con base en el criterio de aceptación respectivo, se pueden definir qué tipo de pruebas se deben de realizar para validar la aceptación del requerimiento. • Interesado en el requisito: esta columna es de diligenciamiento interno y corresponde a la persona o área organizacional que solicitó ese requerimiento. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 22 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos Plantilla de trazabilidad de requisitos COMPAÑÍA XYZ S.A Nombre del proyecto: Descripción: ID Requerimiento Descripción del requerimiento Tipo Prioridad Estado actual Última fecha estado registrado Criterios de aceptación Nivel de complejidad Entregables Escenarios de pruebas Interesado en el requisito FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 23 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos Glosario Mejoramiento continuo: basado en procesos de calidad, el mejoramiento continuo analiza y busca oportunidades de mejora en los procesos organizacionales, con el objeto de proveer mejores productos o servicios y así obtener mayor satisfacción de los clientes. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 24 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos Bibliografía Lledó, P. (2016). Director de Proyectos: Cómo aprobar el examen PMP. Puerto Rico: Pablolledo.com LLC. Pressman, R. (2010). Ingeniería del software, un enfoque práctico. (Séptima edición). Bogotá: McGraw-Hill. Project Management Institute (2013). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK). Quinta Edición. Project Management Institute, Inc. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 25 Caso de estudio - Recepción de bienes informáticos Control del documento CASO DE ESTUDIO RECEPCIÓN DE BIENES INFORMÁTICOS Centro Industrial de Mantenimiento Integral - CIMI Regional Santander Líder línea de producción: Santiago Lozada Garcés Asesores pedagógicos: Rosa Elvia Quintero Guasca Claudia Milena Hernández Naranjo Líder expertos temáticos: Rita Rubiela Rincón Badillo Experto temático: Edgar Eduardo Vega Arango Diseño multimedia: Eulises Orduz Amezquita Programador: Francisco José Lizcano Reyes Producción de audio: Víctor Hugo Tabares Carreño Este material puede ser distribuido, copiado y exhibido por terceros si se muestra en los créditos. No se puede obtener ningún beneficio comercial y las obras derivadas tienen que estar . original. bajo los mismos términos de la licencia que el trabajo FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje. 26