Project Charter Plantilla Control documentario Información del documento Datos N° de Documento Dueño del documento Fecha de emisión Última fecha guardada Nombre del archivo Información Versiones Versión Fecha emisión de Cambios Aprobaciones (las que correspondan) Rol Nombre Firma Fecha Patrocinador del proyecto Gerente del proyecto Director de calidad Director de adquisiciones Director de comunicaciones Director de la oficina de proyectos i Tabla de contenidos 1 RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................... 2 2 DEFINICIÓN DEL PROYECTO ...................................................................................... 2 2.1 2.2 2.3 2.4 3 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO................................................................................. 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4 ENFOQUE .................................................................................................................................... 4 PLAN GENERAL.............................................................................................................................. 5 PLAN DE RECURSOS ........................................................................................................................ 5 PLAN FINANCIERO .......................................................................................................................... 6 PLAN DE CALIDAD .......................................................................................................................... 6 CONSIDERACIONES DEL PROYECTO ............................................................................. 7 5.1 5.2 5.3 5.4 6 CLIENTES ..................................................................................................................................... 3 INTERESADOS ................................................................................................................................ 3 ROLES ........................................................................................................................................ 3 RESPONSABILIDADES ....................................................................................................................... 4 ESTRUCTURA ................................................................................................................................. 4 PLAN DEL PROYECTO ............................................................................................... 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 5 VISIÓN ........................................................................................................................................ 2 OBJETIVOS ................................................................................................................................... 2 ALCANCE .................................................................................................................................... 2 ENTREGABLES................................................................................................................................ 2 RIESGOS...................................................................................................................................... 7 PROBLEMAS ................................................................................................................................. 7 SUPOSICIONES .............................................................................................................................. 8 RESTRICCIONES ............................................................................................................................. 8 APÉNDICE............................................................................................................ 8 6.1 DOCUMENTACIÓN ADICIONAL .......................................................................................................... 8 ii 1 Resumen ejecutivo En esta sección deberás resumir de manera concisa el proyecto, tomando en cuenta lo siguiente: Definición del proyecto Organización y plan Riesgos y problemas Suposiciones y Restricciones 2 Definición del proyecto Aquí deberás incluir lo que el proyecto se propone lograr. Incluye un esbozo de la visión del proyecto, los objetivos clave que deben cumplirse, el alcance del trabajo que se debe emprender y los resultados que se deben producir. 2.1 Visión Describe la visión global del proyecto. La declaración de la visión debe ser breve, concisa y alcanzable. Ejemplos de declaraciones de visión incluyen: Proporcionar a la empresa un sistema de gestión de calidad que satisfaga sus necesidades y políticas empresariales. Diseñar un programa de Onboarding que transforme rápidamente a los nuevos empleados en colaboradores valiosos a largo plazo. 2.2 Objetivos Los objetivos son declaraciones que describen con más detalle qué es lo que el proyecto va a lograr. Todos los objetivos enumerados deben ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración determinada (SMART). 2.3 Alcance Define el alcance del proyecto en términos del negocio: Procesos que cambiarán. Áreas organizativas que se verán afectadas. Ubicaciones que serán impactadas. Datos que serán alterados. Aplicaciones que serán instaladas y / o alteradas. Tecnologías que serán implementadas y / o retiradas. 2.4 Entregables Resalta los entregables claves del proyecto en la siguiente tabla Item Componentes Descripción 2 3 Organización del proyecto 3.1 Clientes Describe los clientes que usarán los entregables producidos a partir del proyecto. Los clientes pueden ser individuos o grupos dentro o fuera de la empresa. El éxito del proyecto se basará principalmente en si los entregables producidos cumplen o no los requisitos de los clientes identificados en esta tabla. Cliente / Grupo de clientes Representantes Grupo de clientes Nombre del cliente 3.2 Interesados Enumera los interesados clave para este proyecto. Un "interesado" es simplemente una persona o entidad fuera del proyecto que tiene un interés clave en el proyecto. Completa la siguiente tabla (incluye ejemplos): Interesado clave Interesado en Gerente general El alineamiento con la visión y estrategia de la empresa. Controlador financiero El alineamiento con el presupuesto de la empresa. Área de seguridad y salud en el trabajo El alineamiento con los estándares de salud y seguridad. Gobierno El cumplimiento de leyes. Industria El cumplimiento de estándares. 3.3 Roles Identificar los roles requeridos para emprender el proyecto. Ejemplos de roles típicos incluyen: • Patrocinador • Gerente del proyecto • Miembro del equipo Para cada rol identificado, tendrás que hacer una lista del recurso (la persona) que puede llenar cada rol y los detalles de su asignación completando la siguiente tabla: 3 Rol Organización Recurso Estado de asignación Fecha de asignación Rol Organización Persona Sin asignar / Asignado xx/yy/zz 3.4 Responsabilidades Aquí enumerarás las responsabilidades genéricas para cada rol identificado. 3.5 Estructura En esta sección representa las líneas de informe entre cada una de las funciones clave descritas anteriormente dentro de un organigrama del proyecto. 4 Plan del proyecto 4.1 Enfoque Describe el enfoque que tomarás para implementar cada una de las fases dentro del proyecto. Fase Enfoque Iniciación Describe el método por el cual se definirá el proyecto, se nombrará el equipo del proyecto y se establecerá la Oficina del Proyecto. Planificación Define el proceso de planificación general para garantizar que las fases, actividades y tareas se realicen de manera coordinada. Ejecución Describe las fases, actividades y tareas necesarias para construir, probar e implementar los entregables del proyecto. Cierre Describe los pasos necesarios para entregar los entregables a la empresa, cerrar el proyecto, reasignar al personal y realizar una Revisión posterior a la implementación del proyecto. 4 4.2 Plan general Proporciona un plan resumido que resuma la secuencia de cada una de las fases enumeradas anteriormente. Hitos Enumera los principales hitos del proyecto y las fechas de entrega requeridas en la siguiente tabla: Hito Fecha Descripción Nombre de hito xx/yy/zz Explica porque la fecha del hito es crítica para el proyecto Dependencias Enumera cualquier actividad del proyecto que: • Impactará en otra actividad externa al proyecto. • Se verá afectada por la falta / entrega de otra actividad externa al proyecto. Actividad Impacta en Impactada por Criticalidad Fecha Actividad planificada Actividad externa Actividad externa Baja/Media/Alta xx/yy/zz 4.3 Plan de recursos Resume la duración y el esfuerzo requerido para cada miembro del equipo del proyecto, de la siguiente manera: Rol Fecha inicio Fecha fin % Esfuerzo Rol xx/yy/zzzz xx/yy/zzzz % 5 4.4 Plan financiero Aquí resumirás la duración y el esfuerzo requerido para cada miembro del equipo del proyecto, de la siguiente manera: Categoría Personas Costos Valor Salarios del personal del proyecto Contratistas externos Capacitación de personal $x $x $x Físico Área física para el equipo de proyecto Equipos y materiales Herramientas (ordenadores, cableado, teléfonos…) $x $x $x Marketing Publicidad / marketing Materiales promocionales Relaciones públicas y comunicaciones $x $x $x Organizacional Tiempo de inactividad operacional Pérdida a corto plazo en la productividad Cambio cultural $x $x Describe 4.5 Plan de calidad Describe brevemente los diversos procesos que deben emprenderse para garantizar el éxito del proyecto. Proceso Gestión de la calidad Descripción Resumen de cómo se llevará a cabo el proceso Gestión del cambio Gestión de riesgos Gestión de problemas Gestión de la configuración Gestión de documentos Gestión de aceptación Dirección de adquisiciones Gestión financiera Informes del proyecto Comunicaciones del proyecto 6 5 Consideraciones del proyecto 5.1 Riesgos En esta sección deberás resumir los riesgos más evidentes asociados con el proyecto. Los riesgos se definen como "cualquier evento que pueda afectar adversamente la capacidad de la solución para producir los entregables requeridos". Los riesgos pueden ser estratégicos, ambientales, financieros, operativos, técnicos, industriales, competitivos o relacionados con el cliente. Completa la siguiente tabla: Descripción Probabilidad Impacto Acciones de mitigación Demoras ocasionadas por apagones Baja Muy alto Alquiler de grupos electrógenos. Proveedores no cumplen con responsabilidades Media Muy alto Revisar referencias Analizar habilidades Gestionar relaciones con proveedores Espacio insuficiente para nuevo equipo Media Medio Revisar especificaciones Revisar diseño Explorar alternativas de equipos 5.2 Problemas Resume los problemas de mayor prioridad asociados con el proyecto. Los problemas se definen como "cualquier evento que actualmente afecte adversamente la capacidad para producir los entregables requeridos". Completa la siguiente tabla: Descripción Prioridad Acciones de resolución Los fondos requeridos para gastos de capital no han sido presupuestados Alta Solicitar la aprobación del financiamiento como parte de esta propuesta. El software requerido está solo en la fase "beta" y aún no se ha lanzado en vivo Media Diseñe una solución basada en la versión actual del software y adapte los cambios a la solución una vez que se haya lanzado la versión final del software 7 5.3 Suposiciones Enumera las principales suposiciones identificadas con el proyecto hasta la fecha. Ejemplos incluyen: • • • No habrá cambios legislativos, de estrategia comercial o de políticas durante este proyecto Los precios de las materias primas no aumentarán durante el curso del proyecto Los recursos humanos adicionales estarán disponibles en la empresa para apoyar el proyecto 5.4 Restricciones Lista las principales limitaciones identificadas con el proyecto hasta la fecha. Ejemplos incluyen: • • • El presupuesto asignado es fijo y no permite gastos excesivos Hay recursos técnicos limitados disponibles para el proyecto La solución debe implementarse fuera del horario laboral para minimizar el impacto operacional en el negocio 6 Apéndice 6.1 Documentación adicional Adjunta cualquier documentación que crea que es relevante para la Carta del Proyecto, incluyendo: • • • • • • • Currículo Vitae (CV) para el personal clave del proyecto Caso de negocio aprobado Estudio de viabilidad aprobado Materiales de investigación Cotizaciones externas o licitaciones Hojas de cálculo detalladas de planificación financiera. Otra información relevante o correspondencia. 8
