Información Documentada Norma ISO 9001:2015 7.5 Información documentada 7.5.1 Generalidades El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir: a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional; b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Ejemplo inciso a): Política de calidad Objetivos de calidad Alcance Ejemplo inciso b): Manuales Instructivos Reportes del sistema 7.5.2 Creación y actualización Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado: a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia); b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico); c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación. Norma ISO 9001:2015 7.5.3 Control de la información documentada 7.5.3.1 La información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que: a) esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite; b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad). 7.5.3.2 Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, según corresponda: a) distribución, acceso, recuperación y uso; b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad; c) control de cambios (por ejemplo, control de versión); d) conservación y disposición. La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad, se debe identificar, según sea apropiado, y controlar. La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contra modificaciones no intencionadas. Ciclo documental 2-Revisión 1-Creación 3Aprobación 5Actualización 4- Divulgación Estructura General de Documentos Estructura de una Ficha de Proceso Toda ficha de procesos deberá de contener: 1. Nombre del proceso en cuestión. 2. Versión de la ficha y fecha de emisión. 3. Nombre del propietario o dueño del proceso. 4. Funciones y responsabilidades del dueño del proceso. 5. Misión del proceso. 6. Documentación de referencia. 7. Entradas del proceso. 8. Proveedores del proceso. 9. Actividades de forma general. 10. Salidas del proceso. 11. Clientes del proceso. 12. Indicador de desempeño. 13. Identificación. 14. Recursos necesarios. 15. Especificaciones mínimas, y 16. Tabla de responsables. Control de la información documentada 1.-Identificación 2.-Almacenamiento 6.-Distribución 5.- Recuperación 7.- Disposición 8.- Control de cambios 3.-Preservación 4.-Acceso Lista Maestra de Documentos Beneficios ¿Cuáles son los beneficios? Mejora la comunicación Define criterios de operación Unificación de criterios de operación Preservación del “Cómo hacerlo” Lograr trazabilidad Herramienta de entrenamiento Facilita la inducción Todos los dueños de procesos deben demostrar con evidencia documentada el cumplimiento de los requisitos que les aplica en el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC).
