Información Documentada
Norma ISO 9001:2015
7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir:
a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional;
b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del
sistema de gestión de la calidad.
Ejemplo inciso a):
Política de calidad
Objetivos de calidad
Alcance
Ejemplo inciso b):
Manuales
Instructivos
Reportes del sistema
7.5.2 Creación y actualización
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente
sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por
ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
Norma ISO 9001:2015
7.5.3 Control de la información documentada
7.5.3.1 La información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad y por esta Norma
Internacional se debe controlar para asegurarse de que:
a) esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite;
b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso
inadecuado o pérdida de integridad).
7.5.3.2 Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes
actividades, según corresponda:
a) distribución, acceso, recuperación y uso;
b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
c) control de cambios (por ejemplo, control de versión);
d) conservación y disposición.
La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la
planificación y operación del sistema de gestión de la calidad, se debe identificar, según sea apropiado, y
controlar.
La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contra
modificaciones no intencionadas.
Ciclo documental
2-Revisión
1-Creación
3Aprobación
5Actualización
4- Divulgación
Estructura General de Documentos
Estructura de una Ficha de Proceso
Toda ficha de procesos deberá de contener:
1. Nombre del proceso en cuestión.
2. Versión de la ficha y fecha de emisión.
3. Nombre del propietario o dueño del
proceso.
4. Funciones y responsabilidades del
dueño del proceso.
5. Misión del proceso.
6. Documentación de referencia.
7. Entradas del proceso.
8. Proveedores del proceso.
9. Actividades de forma general.
10. Salidas del proceso.
11. Clientes del proceso.
12. Indicador de desempeño.
13. Identificación.
14. Recursos necesarios.
15. Especificaciones mínimas, y
16. Tabla de responsables.
Control de la información documentada
1.-Identificación
2.-Almacenamiento
6.-Distribución
5.- Recuperación
7.- Disposición
8.- Control de cambios
3.-Preservación
4.-Acceso
Lista Maestra de Documentos
Beneficios
¿Cuáles son los beneficios?
Mejora la
comunicación
Define criterios
de operación
Unificación de
criterios de
operación
Preservación
del “Cómo
hacerlo”
Lograr
trazabilidad
Herramienta de
entrenamiento
Facilita la
inducción
Todos los dueños de procesos
deben demostrar con evidencia
documentada el cumplimiento
de los requisitos que les aplica
en el Sistema de Gestión de la
Calidad (SGC).
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