Control de Registros (SGCUV-GE-P-02)

Proceso: Administración del SGCUV
Procedimiento: Control de Registros (SGCUV-GE-P-02)
CONTENIDO
Descripción
Políticas
Procedimiento
Control de
Registros
Referencias
Formatos
I. Descripción
Objetivo
Determinar los lineamientos y actividades para identificar y mantener los registros del Sistema
de Gestión de la Calidad de la Universidad Veracruzana (SGCUV) disponibles, en condiciones
legibles, recuperables, protegidos y almacenados, así como definir el tiempo de retención y el
destino que deba darse a los registros una vez cumplido su propósito.
Alcance
Se aplica a todos los procesos de gestión de las entidades académicas y dependencias de la
Universidad Veracruzana implementados y certificados o en proceso de implementación y
certificación, formen o no parte del SGCUV.
Definiciones y Terminología
Se aplican las definiciones de la norma ISO 9000 (fundamentos y vocabulario), en la versión
aplicable vigente, así como los términos y abreviaturas contemplados en el Glosario Institucional
de Términos UV (UOM-GE-GL-01).
Registro (información documentada conservada): documento impreso o electrónico de origen
interno o externo, que proporciona evidencia de la conformidad con los requisitos establecidos
por la Norma ISO 9001 en su versión aplicable vigente y con la operación eficaz del SGCUV, a
manera de orientación consultar el Anexo 1.
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Proceso: Administración del SGCUV
Procedimiento: Control de Registros
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II. Políticas
1. Cada entidad académica o dependencia responsable del proceso, subproceso o
procedimiento, determina que registros o información documentada a conservar y establece
la forma para almacenar (archivar), proteger y recuperar los registros que se generen, así
como el tiempo de retención y su disposición final, una vez concluido el tiempo de retención.
2. La protección y confiabilidad de los registros es responsabilidad del Titular del Área
responsable que realice el proceso, subproceso o procedimiento que los resguarda.
3. Para determinar el período de retención y disposición de los registros, se deberán observar
las disposiciones legales y administrativas aplicables.
4. Se debe evitar realizar enmendaduras, tachaduras, anotaciones, realces, dobleces,
maltratos, etc. a los registros, que pudieran dificultar su lectura.
5. Los registros que se generen durante la operación de los procesos, deberán conservarse
preferentemente en medios electrónicos.
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Procedimiento: Control de Registros
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III. Procedimiento:
Control de registros (SGCUV-GE-P-02)
Inicio
1
2
3
Determinan los registros o
información documentada
que muestran la evidencia
de las actividades
desempeñadas
Especifican su
almacenamiento:
a) determinan el orden
b) medio de almacenamiento
c) lugar o dispositivo
electrónico para archivo y
conservación
Establecen las medidas de
protección que aseguren su
conservación y resguardo
.
4
Asigna al personal operativo
involucrado (puesto)
responsable de resguardar,
archivar, respaldar mantener y
recuperar los registros
5
Determina el tiempo de
retención o conservación de
los registros y su disposición
una vez cumplido el propósito
de dar evidencia
Titular de la Entidad académica o dependencia
(TEAD), Encargado del Control y Registro de
Documentos (ECRD) y Personal Operativo (PO)
1. Determinan
los registros que muestren los
resultados obtenidos de cada proceso o
subproceso o información documentada a
conservar y que constituye la evidencia de las
actividades desempeñadas. Anexo 1
2. Especifican su almacenamiento:
a) determinan el orden en que se han de
conservar los registros para su fácil
recuperación y consulta.
b) el medio de almacenamiento (impreso o
electrónico)
c) el lugar o dispositivo electrónico para el
archivo y conservación de los registros en
condiciones legibles.
3. Establecen las medidas de protección que
aseguren su conservación y resguardo.
TEAD
4. Asigna al personal operativo involucrado
(puesto) responsable de resguardar, archivar,
respaldar, mantener y recuperar los registros.
5. Determina el tiempo de retención o conservación
de los registros o información documentada a
conservar y su disposición una vez cumplido el
propósito de dar evidencia.
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Procedimiento: Control de Registros
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6
Requisita (SGCUV-GE-F-06),
lista los nombres o clave de los
registros, lo mantiene
actualizado
7
Archiva en el dispositivo y
lugar determinado
8
Genera registros o
información documentada y
la clasifica, ordena y
almacena de acuerdo a lo
establecido en (SGCUV-GEF-06)
9
Respalda y verifica que se
mantengan legibles
10
11
Verifica que los registros
operativos en su área, se
mantengan: legibles,
identificables y recuperables
según lo establecido en el
formato (SGCUVGE-F-06)
Verifica la entrega-recepción de
documentos y registros por
cambio o separación del
puesto de algún integrante de
la entidad académica o
dependencia. Conserva
registros y actualiza (SGCUVGE-F-06)
ECRD
6. Requisita el formato Control de Registros
SGCUV-GE-F-06), lista los nombres o clave con
los que se identifican los registros, lo mantiene
actualizado.
7. Archiva en el dispositivo y lugar determinado, ver
(Anexo 1) para lo que aplique en su área.
PO
8. Genera los registros o información documentada
a conservar y la clasifica, ordena y almacena en:
contenedores o carpetas identificadas, o en
archivo electrónico u otro medio, de acuerdo a
lo establecido en el formato de Control de
Registros (SGCUV-GE-F-06).
9. Respalda y verifica que se mantengan legibles.
ECRD
10. Verifica que los registros operativos en su área,
se mantengan: legibles, identificables y
recuperables según lo establecido en el formato
(SGCUVGE-F-06).
11. En su caso, verifica la entrega-recepción de
documentos y registros por cambio de puesto o
separación del puesto de algún integrante de la
entidad académica o dependencia, sea personal
operativo o mandos medios y superiores.
Conserva
los
registros
o
información
documentada para su entrega al nuevo
integrante y actualiza el formato (SGCUV-GE-F06).
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IV. Referencias
a) Norma ISO 9000 Fundamentos y Vocabu lario, en la versión aplicable vigente.
b) Norma ISO 9001 Requisitos, en la versión aplicab le vigente.
e) Glosario Institucional de Términos UV (UOM-GE-GL-01 ).
d) Orientación sobre los reg istros requeridos por la norma ISO 900, en la versión aplicable
vigente y por el SGCUV. Anexo 1
e) Disposiciones legales que rigen en la institución, aplicables en área a la que
correspondan los registros .
f) Formatos:
SGCUV-GE-F-06 Control de Registros
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V. Histórico de Revisiones
Revisión, actualización y adecuación del procedimiento
al nuevo formato .
VI. Firmas de Autorización
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02/05/20 16
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L--OTre,&6i' de la Unidad de Organización y
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Proceso: Adminlstr.l c!6n del SGCUV
ProcedImiento: Contro l de Registros
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