Manual del Comité de Ética

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Manual del Comité de Ética
PUESTO
FECHA
ELABORADO POR:
17.06.2021
Asistente Legal de Cumplimiento
REVISADO POR:
Jefe de Asuntos Legales Corporativos
APROBADO POR:
Gerente General
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autorización de IQFARMA
Manual del Comité de Ética
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1. OBJETIVO
El presente Manual tiene como objetivo regular los lineamientos base para la
conformación, organización, funciones y responsabilidades del Comité de Ética (en
adelante CE) del Instituto Quimioterápico S.A (IQFARMA) y de los miembros que
componen el mismo.
Asimismo, se busca enmarcar claramente las funciones de los miembros del Comité de
Ética, su conformación, definición, sus funciones y responsabilidad ante la organización
para el logro del bien común.
El presente manual ha sido desarrollado en función al Código de Ética y Conducta
vigente con los siguientes objetivos:
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Mostrar de manera transparente la conformación, elección y organización.
Mostrar los compromisos y responsabilidades asumidas de los miembros del
comité.
Describir de manera clara y transparente la elección de los miembros.
Describir las funciones, normas y diferentes actividades del comité.
Servir como medio para facilitar la capacitación de los nuevos miembros del comité.
El CE es creado para velar y hacer cumplir el Código de Ética y
compañía, trabajando de manera conjunta con el Gerente General
Garantía de la Calidad para contribuir, garantizar y demostrar
transparencia institucional y de todos los colaboradores, clientes y
beneficio de un buen Gobierno Corporativo de la organización.
Conducta de la
y el Gerente de
la integridad y
proveedores en
Los miembros del CE han sido elegidos por contar con una integridad ejemplar, actitud
e imparcialidad en la toma de decisiones, así como un liderazgo comprobado al interior
de sus equipos de trabajo, a través del cual contribuyen al logro de los objetivos
estratégicos de la organización y bienestar de los colaboradores.
El Gerente General tiene como una de sus responsabilidades supervisar las actividades
del CE, asegurando su independencia en la toma de decisiones.
El Comité de Ética cuenta con la asesoría del Gerente de Garantía de la Calidad e IDI
y del Jefe del área de Asuntos Legales Corporativos para el cumplimiento de sus
funciones.
2. ALCANCE
El presente Reglamento se aplica a las instancias encargadas de organizar el Comité
de Ética ya los miembros titulares y suplentes del CE.
3. DEFINICIONES
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Quórum: Se refiere al número necesario de asistentes a una Sesión de Comité de
Ética para iniciar o adoptar una decisión válida, conforme a lo establecido en el
Código de Ética.
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Canal Ético: Los distintos canales de comunicación puestos a disposición para
recibir las denuncias o consultas de los colaboradores, clientes, pacientes y/o
proveedores, por faltas a nuestro Código de Ética y Conducta. Son:
[email protected] y www.iqfarma.com
4. ALCANCE
El presente Manual deberá ser respetado y aplicado de manera íntegra por todos los
miembros y colaboradores que de una u otra manera acepten y participen en el Comité.
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
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Código de Ética y Conducta
Reglamento Interno de Trabajo
Manual de Talento Humano
Manual de Compras
Manual de Calidad
Manual de Administración y Finanzas
Ley de Acoso laboral
Política de Protección de datos personales
Política de seguridad y salud ocupacional y medio ambiente.
Ley Nª 30424, Ley que regula la responsabilidad administrativa de las personas
jurídicas y su Reglamento
6. FUNCIONES
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Cumplimiento y Aplicación del presente Manual.
Cumplir y garantizar el cumplimiento de los dispuesto en el Código de Ética y
Conducta.
Promover la comunicación efectiva y solidaria entre los colaboradores.
Velar por la correcta difusión de los manuales, procedimientos, instrucciones y
políticas del sistema de gestión de la calidad promoviendo el mejor
conocimiento de la misión, visión y valores de la organización.
Resolver todas las consultas de interpretación del Código de Ética y Conducta.
Construir confianza entre los miembros del Comité y hacia los colaboradores,
clientes, proveedores y nuestras otras partes interesadas.
Recibir las denuncias que agredan el Código de Ética y Conducta, garantizando
las medidas de seguridad y confidencialidad pertinentes.
Investigar y gestionar los conflictos y denuncias en los plazos establecidos
sobre incumplimientos al Código de Ética y Conducta.
Una vez concluida la fase de investigación, emitir la resolución final por la
denuncia presentada.
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Sancionar los incumplimientos al Código de Ética y Conducta.
Implementar mejoras para garantizar una gestión íntegra en la organización.
Rendir cuenta a los accionistas y al Directorio, como responsables.
Convocar y asistir a reuniones regulares del comité.
Sugerir charlas, conferencias, talleres, Escuela de Ética entre otros.
Velar por la buena presentación e imagen de la institución.
Mantener actualizado el Código de Ética y Conducta.
Ser líderes modelos en ética e integridad logrando como resultado relevante la
sostenibilidad en el tiempo de la salud de la institución.
Cumplir los acuerdos indicados en el acta del comité en los plazos establecidos.
Diseñar un protocolo de comunicación en cascada para casos excepcionales.
Utilizar el máximo de canales para trasmitir los mensajes claves.
Clarificación de los compromisos adoptados en el Comité.
Establecer directrices y buscar permanentemente la mejora continua del Código
de Ética y Conducta.
Asistir a las capacitaciones que la empresa crea convenientes para una correcta
gestión.
Emitir su voto en caso de ser necesario.
Proponer a los nuevos integrantes del comité de ética en caso existan
cambios dentro del grupo.
7. DESCRIPCIÓN
7.1 CAÍTULO I: DE LA CONSTITUCIÓN
Artículo 1° Constitución
 El CE es un órgano de apoyo de la Gerencia General. Se constituye por invitación
de este, quien invita y nombra a un colaborador de confianza para presidir el CE.
Artículo 1.1 Elección de Miembros del Comité de Ética
Elección del Presidente
 La elección del Presidente del CE se da por invitación del Gerente General quien
invita y nombra a un colaborador de confianza para presidir el CE.
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El período de elección es por dos años pudiendo ser renovado a criterio de la
Gerencia General.
Solo se permitirán dos (02) períodos consecutivos de reelección.
Elección de los miembros del CE:
 La elección de los MCE se realiza en coordinación del Presidente del CE, GG, GGC
E IDI, nombrando a través de una invitación a colaboradores lideres con quienes
deberán trabajar en estrecha colaboración.
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El período de elección es por dos años, pudiendo ser renovado a solicitud del
Presidente del CE.
No se podrá renovar más de dos (02) períodos consecutivos.
Los miembros del CE deberán cumplir con el perfil establecido.
Artículo 2° Integrantes
El CE estará conformado por el Presidente, un Vicepresidente, y tres (03) miembros, de
los cuales uno será elegido como el Secretario del CE.
La Gerencia General podrá designar a las personas que tendrán la calidad de suplentes
y/o de alternos de aquellos miembros del Comité que lo requieran. Esta tomara en
consideración las recomendaciones que hagan los miembros del CE para la elección de
los suplentes.
El miembro del Comité que no pueda asistir a una sesión del Comité, deberá comunicárselo
al Presidente, con una anticipación de 48 horas, a fin de que convoque al miembro suplente
que se encuentre nombrado y remita la información necesaria para la participación del
miembro suplente convocado al efecto.
Artículo 3° Perfil de los Miembros
Los miembros del comité deberán contar con las siguientes características:
 Los MCE deberán ser colaboradores que cuenten con experiencia mínima de dos
años en cargos ejecutivos de la empresa.
 Deben ser líderes positivos y con conducta ética comprobada.
 No deben contar con sanciones y/o amonestaciones.
 Deben contar con una evaluación de líderes mayor a 15.
 Deben contar con una evaluación de desempeño con resultado en los cuadrantes.
 Comprometidos con la empresa y el Código de Ética y Conducta.
 Respetuosos de las normativas y de los colaboradores.
 Disponibles a colaborar y priorizar actividades.
 Prudentes y confiables.
 Convocadores y empáticos con capacidad de trabajar en equipo.
 Que cumplan con los valores de la empresa.
 Comunicadores efectivos.
Artículo 4° Funciones de los miembros del Comité
4.1 Presidente
 Cumplir y hacer cumplir el Código de Ética de la organización y referencias
normativas del punto 3.2 del presente manual
 Organizar al CE y distribuir las responsabilidades entre los miembros.
 Mantener actualizado y difundido el MGCE.
 Promover la capacitación de los miembros del CE, sus invitados y asesores.
 Difundir la misión, visión, valores y Código de Ética de la organización.
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Elaborar el plan de trabajo anual.
Convocar y establecer la agenda de las reuniones del CE.
Preparar la memoria anual del CE.
Realizar las invitaciones de los asesores y/o colaboradores a las reuniones del
CE.
Asistir y colaborar en todas las reuniones convocadas por el GG y/o GGCEIDI.
Distribuir los roles de los MCE cada año.
Someter a votación los acuerdos a tomar y emitir su voto.
Sustentar la solicitud del presupuesto del CE ante la GGCC o en caso el
presidente sea el mismo GG deberá sustentarlo ante el Direcorio.
Convocar a votación a los MCE.
En caso de empate en la votación el Presidente dará el voto dirimente.
4.2 Vicepresidente
 Cumplir y hacer cumplir el Código de Ética de la organización y referencias
normativas del punto 3.2 del presente manual.
 Apoyar en mantener actualizado y difundido el MGCE
 Promover la capacitación de los miembros del CE, sus invitados y asesores.
 Difundir la misión, visión, valores y Código de Ética de la organización.
 Apoyar al Presidente del CE en la elaboración del plan de trabajo anual y Memoria
Anual.
 Asistir y colaborar en todas las reuniones convocadas por el Presidente del CE.
 Apoyar en las actividades que el Presidente del CE requiera.
 Emitir su voto de los acuerdos a tomar.
 Asistir a todas las reuniones de investigación que se le convoque.
 Responsable de recibir y evaluar los informes de las investigaciones.
 Elaborar el presupuesto del CE.
 Reemplazar al Presidente en caso de ausencia.
4.3 Secretario
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Miembro del CE que es responsable de convocar, a solicitud del Presidente, y
entregar la agenda a los MCE.
Responsable de llevar las actas de las reuniones y de los acuerdos tomados.
Responsable de la custodia de las actas de reuniones del CE en los iqfile.
Establecer los criterios de archivo y custodia de los documentos del CE.
Apoyar en las actividades que el Presidente del CE requiera.
Cumplir y hacer cumplir el Código de Ética de la organización y referencias
normativas del punto 3.2 del presente manual.
Asistir a todas las reuniones que se le convoque.
Responsable de la actualización del link del Código de Ética y del link de “Canal
Etico” en la intranet y página web de la empresa.
Revisar y mantener al día los correos electrónicos asignados al CE.
Mantener al día los documentos en Isosystem.
Llevar el conteo y registro de los votos del CE.
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Emitir los Informes finales de las denuncias presentadas, salvo en el caso de
denuncias referidas a la Política de Integridad, que serán emitidos por el Oficial de
Cumplimiento, y presentados al Comité de Ética.
4.4 Vocales
 Responsable de atender las actas de las reuniones y de los acuerdos tomados.
 Apoyar en las actividades que el Presidente del CE requiera.
 Cumplir y hacer cumplir el Código de Ética de la organización y referencias
normativas del punto 3.2 del presente manual.
 Asistir a todas las reuniones que se le convoque.
 Establecer vínculos de confianza con los colaboradores de Ate.
 Velar por la integridad moral y laboral en la sede de Ate.
 Estar en permanente búsqueda de mejora de las buenas prácticas corporativas.
 Preparar el informe de gestión anual de la sede de Ate.
 Control presupuestal del CE.
 Realizar los requerimientos del CE en el software vigente.
Artículo 5° Quórum
El quórum para las sesiones del CE será determinado por mayoría simple. Los acuerdos
del Comité se adoptarán por mayoría de votos de los miembros participantes, quienes,
necesariamente, deben emitir su voto. Dichos acuerdos deberán constar en un Libro de
Actas. El CE se reunirá, cuando menos, una vez cada tres (03) meses o cuando el
Presidente o quien haga sus veces lo juzgue necesario o cuando lo solicite cualquiera de
sus miembros o reciban una denuncia o queja con carácter de atención inmediata.
La convocatoria la realizará el Secretario del Comité con una anticipación de, por lo menos,
tres (03) días hábiles y se efectuará vía correo electrónico o será dirigida al domicilio o
dirección suministrada por el miembro del CE para este efecto, mediante esquela o a través
de fax u otro medio de comunicación que permita obtener constancia de recepción. Dicha
convocatoria indicará la agenda, el día, la hora y el lugar de la sesión. El Presidente o
Secretario del Comité podrán invitar a otros miembros del Directorio, Gerente General y
otros funcionarios de manera excepcional, cuando esto lo amerite, sin que implique generar
un ambiente donde no exista independencia al momento de discutir las deficiencias
encontradas en la investigación. Los que participaran en las sesiones con voz, pero sin
voto.
Las sesiones del CE podrán realizarse de manera no presencial, a través de medios
escritos, electrónicos, videoconferencias o de otra naturaleza que permitan la
comunicación permanente entre todos los directores presentes en la sesión y garanticen la
autenticidad del acuerdo, quedando registrado dicha modalidad en el acta. Cualquier
director puede oponerse a que se utilice este procedimiento, y exigir la realización de una
sesión presencial.
Artículo 6° Gestión del Canal Ético
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Serán admitidas aquellas comunicaciones que constituyan conductas o actuaciones
inapropiadas o ilegales.
Las comunicaciones recibidas a través del canal ético anteriormente indicado seguirán el
siguiente procedimiento:
El denunciante deberá utilizar los canales de comunicación puestos a su disposición para
transmitir su comunicación, según el literal a) del punto 3.2 Definiciones
La comunicación será recibida por el Comité de Ética. La totalidad de la información incluida
en las comunicaciones recibidas será accesible por todos los miembros de dicho Comité
con la excepción siguiente: Las personas integrantes del Comité de Ética podrían estar
sujetas a un conflicto de interés en el caso de que fueran recibidas comunicaciones que
hicieran referencia a su persona.
Si se diera la circunstancia anterior, o cualquier otra en la que pudiera entenderse que se
está produciendo un conflicto de intereses, la persona deberá informar de tal circunstancia
y abstenerse de participar en el tratamiento de la comunicación.
Las denuncias deberán ser confidenciales, pero no anónimas: si bien el denunciante
deberá identificarse dando su nombre y apellidos en el momento de realizar la denuncia,
la información sobre su identidad no deberá ser reflejada en la denuncia, en caso la misma
sea trasladada a personas distintas a los miembros del Comité de Ética.
En el caso que se requiera el apoyo de terceros, colaboradores o no, para el proceso de
investigación, se deberá archivar de forma separada la denuncia de la identidad del
denunciante, mediante un proceso de anonimización, para preservar la confidencialidad
del denunciante.
Ante cualquier comunicación y en el plazo de 3 días hábiles desde que el Comité de Ética
tenga conocimiento de su recepción, comunicará al/a los denunciante/s el acuse de recibo
de la misma.
Tras valorar el contenido de la comunicación, el Comité de Ética decidirá sobre su
admisión. Si, recibida la comunicación, el Comité de Ética considera que los hechos
denunciados no suponen una infracción a las normas del Código de Ética, o bien no son
contrarias a la ética profesional en el marco de sus funciones, procederá a desestimar la
denuncia archivando el caso, comunicándolo al denunciante con las razones de la
desestimación.
Los miembros del Comité de Ética, para aquellas comunicaciones que resulten admisibles
se decidirá sobre la necesidad de realizar pruebas adicionales y se encargará, en función
de la naturaleza de la comunicación, que colaborador realizarán el análisis. En el caso de
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denuncias por incumplimiento de la Política de Integridad, el proceso de investigación será
realizado por el Oficial de Cumplimiento. Si no procede, se adoptará la resolución que
estime conveniente.
Cuando el Comité de Ética lo estime oportuno, a lo largo de la fase de la investigación,
podrá realizar una entrevista al denunciado respondiendo el mismo a todas aquellas
preguntas que el Comité de Ética le formule con el objetivo de clarificar los hechos
comunicados y aportar toda aquella documentación y/o información en relación con los
mismos que estime oportuno.
Las acciones u omisiones cometidas por los colaboradores u otros grupos de interés que
resulten contrarias al Código Ético se clasificarán atendiendo a su importancia, reincidencia
e intención y, en particular a la categoría profesional del infractor, en leves, graves o muy
graves y siempre con respecto a las disposiciones internas y normativa legal aplicable en
cada caso. Todo ello sin limitación de llevar a cabo acciones legales de cualquier tipo
(incluidas las penales) que según la infracción cometida, pueda considerar oportuno llevar
a cabo.
La resolución adoptada por el Comité de Ética es firme y cierra el procedimiento. El Comité
de Ética tiene potestad de sancionar, de acuerdo con la legislación laboral y demás
normativa aplicable, en atención a la naturaleza de la relación existente entre el denunciado
y su empleador. A tal efecto, el Comité de Ética podrá trasladar los resultados de la
investigación al área Legal y Talento Humano, para su conocimiento y elaboración de la
documentación correspondiente para la imputación de la falta laboral. En cualquier caso,
se informará al denunciante de la decisión adoptada. Esta comunicación deberá ser
remitida por el Secretario del Comité de Ética dentro de los 3 días hábiles siguientes a la
adopción de la decisión.
Artículo 7° Derechos de las personas involucradas
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Confidencialidad: No divulgación de la identidad de las personas comunicantes ni, en
su caso, de las personas cuya conducta o actuación pudiera ser mencionada en las
notificaciones de los empleados o terceros. La confidencialidad del procedimiento sólo
podrá cesar en aquellos supuestos en los que, en función de las materias a las que
afecten, sea requerido su conocimiento por la autoridad competente

No represalia: Se garantiza que la persona que comunique cualquier tipo de
información utilizando este canal, no será objeto de ninguna acción de represalia o
medida disciplinar Si cualquier persona sujeta entiende que tras haber realizado una
comunicación de incumplimiento de buena fe es objeto de represalias deberá ponerlo
inmediatamente en conocimiento al Comité de Ética
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Transparencia; El Comité de Ética, dentro del proceso de investigación, informará al
denunciado de la comunicación referida con el fin de contrastar la veracidad de la
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misma y darle la oportunidad de ejercer los derechos de respuesta y defensa que le
corresponden, siempre que esta comunicación no afecte el proceso de investigación.
En todo caso, el denunciado será informado de los resultados de la investigación.
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