PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN Administración de Mantenimiento Fases de la administración PLANEACIÓN ES LA FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS, ESTRATEGIAS, POLÍTICAS, PROGRAMAS, PROCEDIMIENTOS Y PRESUPUESTOS; PARTIENDO DE UNA PREVISIÓN, PARA QUE EL ORGANISMO SOCIAL CUENTE CON LAS BASES QUE SE REQUIEREN ENCAUSE CORRECTAMENTE LAS OTRAS FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO. LA PLANEACIÓN DETERMINA: ❖ QUÉ QUIERE SER LA EMPRESA (MISIÓN , VISIÓN) ❖ DÓNDE SE VA ESTABLECER LA EMPRESA ❖ CUÁNDO VA A INICIAR OPERACIONES ❖ CÓMO LO VA A LOGRAR PLANEACIÓN La determinación de escenarios futuros y del rumbo hacia donde se dirige la empresa, y de los resultados que se pretenden obtener para minimizar riesgos y definir las estrategias para lograr el propósito de la organización con una mayor probabilidad de éxito IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN ES LA BASE PARA QUE EL PROCESO ADMINISTRATIVO TENGA UN SENTIDO ADECUADO. ➢ PREPARA A LA EMPRESA CON FORTALEZA PARA HACERLE FRENTE A SUS PROBLEMAS. ➢ TIENE UN ENFOQUE HACIA EL FUTURO DE MEJORAMIENTO Y PROGRESO ➢ ESTUDIA EL MEDIO AMBIENTE EXTERNO PARA APROVECHAR LAS OPRTUNIDADES. ➢ PERMITE AL EJECUTIVO EVALUAR ALTERNATIVAS PARA TOMAR LA MEJOR DECISIÓN. ➢ TRABAJA CON EFECTIVIDAD PARA QUE EL PLAN RESULTE EXITOSO. ➢ ESTABLECE LAS BASES PARA QUE SE REALICE LA ORGANIZACIÓN. ➢ ES BASE PARA QUE SE LLEVE A CABO LA DIRECCIÓN CORRECTA. ➢ PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN OBJETIVIDAD Y CUANTIFICACIÓN DEL CAMBIO DE ESTRATEGIAS UNIDAD FACTIBILIDAD FLEXIBILIDAD Tipos de planeación De acuerdo con el nivel jerárquico en el que se realice, con el ámbito de la organización que abarque y con el periodo que comprenda, la planeación puede ser: Estratégica. Define los lineamientos generales de la planeación de la empresa; esta labor la realizan los altos directivos para establecer los planes generales de la organización; generalmente es a mediano y a largo plazo, y abarca toda la organización. Táctica o funcional. Comprende planes más específicos que se elaboran en cada uno de los departamentos o áreas de la empresa, y que se subordinan a los planes estratégicos. Los planes tácticos son planes detallados de cada gerencia para lograr el plan estratégico. Operativa. Es a corto plazo, se diseña y se rige de acuerdo con la planeación táctica; se realiza en los niveles de sección u operación. Su tarea consiste en la formulación y asignación de resultados y actividades específicas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. INVESTIGACIÓN LOS OBJETIVOS LOS PRONÓSTICOS LAS ESTRATEGIAS LAS POLÍTICAS LOS PROCEDIMIENTOS LOS PROGRAMAS LOS PRESUPUESTOS IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN través de ésta se minimizan riesgos. Algunas de las ventajas de la planeación son: • Permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos y recursos. • Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro. • Permite hacer frente a las contingencias que se presenten. • Es un sistema racional para la toma de decisiones a futuro, evitan las corazonadas o empirismos. • Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. • Al planear se define el rumbo y las bases a través de las cuales operará la empresa. • Es la base de los elementos para efectuar el control. • La motivación se eleva. • Optimiza los recursos FASES DE LA PLANEACIÓN ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ INVESTIGACIÓN VISIÓN MISIÓN VALORES OBJETIVOS PRONÓSTICOS ESTRATEGIAS POLÍTICAS PROGRAMAS “GRAFICAS DE GANTT” PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTOS PRESUPUESTOS ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ PRESUPUESTO DE VENTAS PRESUPUESTO DE M.P Y MATERIALES PRESUPUESTO DE COMPRAS PRESUPUESTO M.O. DIRECTA PRESUPUESTO DE COSTO E INVENTARIO PRESUPUESTO DE GASTOS DE OPERACIÓN PRESUPUESTO DE EFECTIVO (FLUJO DE CAJAS) PRESUPUESTO DE CARGOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN PRESUPUESTO DE COSTOS DE DISTRIBUCIÓN PRESUPUESTO DE ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTO DE GASTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS PRESUPUESTO DE ESTADOS FINANCIEROS PRESUPUESTADOS PRESUPUESTO DE INVERSIONES ORGANIZACIÓN Consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y responsabilidades así como el establecimiento de métodos, y la aplicación de técnicas tendientes a la simplificación del trabajo. Lograr que todas las actividades y recursos se coordinen y utilicen de tal forma que resulte sencillo y fácil su manejo para quienes trabajan en la empresa y para la atención y satisfacción de los clientes IMPORTANCIA ORGANIZACIÓN Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos. • Reduce los costos e incrementa la productividad. • Reduce o elimina la duplicidad. IMPORTANCIA ORGANIZACIÓN Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos. • Reduce los costos e incrementa la productividad. • Reduce o elimina la duplicidad. La organización se lleva a cabo en dos etapas: • División del trabajo: Jerarquización. Departamentalización, descripción de funciones • Coordinación: La coordinación es la armonización y sincronización de los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. Estrategia Origen Griego: Jefe Contexto militar; planos de operación en el campo de batalla. Conjunto de elementos que hacen a una empresa ser como es, estar donde esta, ir donde va. Es el entramado de objetivos o metas y de las principales políticas y planes de acción, conducentes al logro de esas metas, formulado de manera que quede definido el negocio en el cual va estar la compañía y la clase de compañía que es en el presente y que va ha ser en el futuro.(Administración de la empresa ; Álvaro Cedeño Gómez) Estrategia Análisis de mercado •Segmentación •Requiere evaluación Entorno socioeconómico y de negocios Estrategia corporativa •Misión •Visión •Competencias distintivas Direcciones futuras •Estrategia mundial •Productos o servicios nuevos Prioridades competitivas Operaciones del marketing •Costo •Calidad Finanzas •Tiempo •Flexibilidad Otras Estrategia de áreas funcionales •Finanzas •Marketing •Operaciones, otras Capacidades •Actuales •Necesarias •Planes Un marco de trabajo para la estrategia de operaciones… Una compañía se puede posicionar en el mercado a través de dos dimensiones: costo más bajo o diferenciación del producto (Porter 1990)… sin embargo No son las dos únicas dimensiones; los siguientes factores se relacionan directamente con al función de las operaciones: Calidad, velocidad de entrega, confiabilidad en la entrega, flexibilidad. Estrategia Forma en que se planifican, organizan, orientan los diversos combates para conseguir el objetivo fijado: “ganar la guerra contra determinados adversarios” Ejemplo, hablaremos, para, de la estrategia del enfrentamiento directo y total, de la estrategia del cerco y de la estrategia del enfrentamiento parcial, concentrando fuerzas contra un sector del enemigo. Se llama táctica a las distintas operaciones que se ejecutan concretamente para llevar a cabo los combates de acuerdo al plan estratégico general. Por ejemplo, en la estrategia del cerco se daban los siguientes pasos tácticos: cortar las vías de comunicación, las vías de acceso de alimentos, agua, crear un clima de tensión anunciando continuamente ataques que no se llevan a cabo. Objetivo SMART S (Específico) M (Mediable) A (Alcanzable) R (Relevante) T (Tiempo límite) Objetivo: Resultados específicos que se desean alcanzar, medibles y cuantificables a un tiempo, para lograr la misión. “tareas que se desean cumplir” Política Cursos de acción que muestran la dirección y el empleo general de los recursos para lograr los objetivos. Conjunto de los procedimientos y medidas que se adoptan para dirigir los asuntos que afectan a la sociedad o tienen relación con ella. Actividad 1 Enfoque hacia la planeación y organización del mantenimiento Buscar 2 definiciones de las siguientes palabras indicando el autor y la fuente de información (debe ser de un libro) 1. Objetivo 2. Organización 3. Planeación 4. Planeación del mantenimiento 5. Táctica 6. Estrategia 7. Tipos de estrategia 8. Política 9. Administración 10. Programa 11. Programa de mantenimiento 12. Rutina Actividad 2 Enfoque hacia la planeación y organización del mantenimiento Estrategia Táctica Política Objetivo 1 1 1 1 2 2 2 2 3 3 3 3 Llenar la Tabla; los ejemplos que coloques en cada recuadro deben ser enfocadas por ejemplo al laboratorio de manufactura de la UPFIM, también a un taller de costura, taller mecánico, un área donde éxista un sistema (hombre, maquina, entorno) Ejemplos Estrategia Táctica Política Objetivo 1. Competencia líder en el servicio de un laboratorio de manufactura para las escuelas de la región y población en general 1. Organizar el servicio de mantenimiento mediante el registro de inventario en formatos estructurados y definidos. 1. Uso obligatorio de equipo de seguridad 1.Comprar los suministros y refacciones en el siguiente trimestre. 2. Garantizar un bajo costo en los servicios de manufactura (torno, fresa y corte laser) 2. Organizar el servicio de mantenimiento mediante el registro de mantenimiento preventivo en formatos estructurados y definidos. 2. Registro en la bitácora de uso de cada equipo. 2. Generar recursos económicos del servicio de corte laser en el siguiente semestre escolar. 3. Garantizar la calidad y servicio en procesos de manufactura (torno, fresa y corte laser) 3. Definir y estructurar el procedimiento del mantenimiento preventivo. 3.Requisitar el formato de préstamo de herramienta Realizar rutinas de mantenimiento cada mes 3
