G U Í A D E L I D E R A ZGO EN T ELET R A B AJO D I G I T A L M I N D S E T P ARA LÍDERES 01 D I GI T A L M I NDSET PARA LÍDERES I N T R O D UCCIÓN La situación actual, determinada por la pandemia del COVID-19, les está exigiendo a todas las organizaciones evolucionar al ritmo de la tecnología y de los cambios repentinos en las modalidades de trabajo. La transición hacia una cultura totalmente digital requiere no sólo un cambio de tecnología en la infraestructura, sino fundamentalmente de un cambio de mindset que permita una rápida adaptación, el máximo aprovechamiento de la tecnología y, sobre todo, respuestas ágiles ante un contexto VUCA (Vólatil, Incierto, Complejo y Ambiguo). Tomando en cuenta el alto impacto que tienen los líderes en la productividad de sus equipos está en sus manos: el generar comportamientos de sinergia grupal a través de medios digitales, acelerar la transformación de los procesos y garantizar el cumplimiento de los objetivos de la organización mediante el teletrabajo. La comunicación, la confianza y la empatía serán clave en esta etapa. Quienes cumplan este rol en cualquier tipo de organización están en la obligación de ser cada vez más claros y pertinentes en sus relaciones laborales. Esta guía busca afianzar las habilidades propias del líder e incorporar nuevos conceptos que sirvan de apoyo en su gestión a distancia. 02 D I GI T A L M I NDSET PARA LÍDERES PRIORIDADES DEL LIDERAZGO REMOTO Si bien una de las presiones más presentes y continuas en los líderes es el establecer prioridades a sus colaboradores, el hecho de trabajar de forma remota lo convierte en una actividad un poco más compleja de lo usual. La distancia, se quiera o no, hace menos perceptible el timing de la organización y esto resta visibilidad a los miembros de equipo de la estrategia. Quienes asuman un liderazgo a distancia, sobre todo en un contexto VUCA (como el generado por el COVID-19), deberán comprometerse con la transparencia y tendrán el desafío de tantear constantemente el enfoque de cada rol para mantener al equipo alineado a los objetivos de la organización. A pesar de que cada organización tiene valores distintos y estos modelen el estilo de liderazgo, podemos destacar tres prioridades clave para el líder* aplicables a la mayoría de las organizaciones que adopten el teletrabajo. Inspirar e impartir propósito: Los trabajadores más jóvenes le dan mucha importancia a encontrar un propósito en su lugar de trabajo. Esto está redefiniendo la forma en la que las empresas más innovadoras (como Google, Zappos o TOMS) atraen y retienen talento. La gente que tiene éxito en este tipo de compañías es la que está más inspirada por esta misión y logra contagiar de esta inspiración a otros, impregnando de propósito todas las acciones que realiza. * John Coleman y Jim Whiterhurst 2014, “3 Priorities for Leaders Who Want to Go Beyond Command-and-Control”, Harvard Business Review. 03 D I GIT A L M I NDSET PARA LÍDERES Adaptarse y comunicar: Para muchas organizaciones en este momento, el quedarse estáticas no es una opción. El modelo de liderazgo autoritario no está desapareciendo por simple moda, sino porque los líderes deben ser capaces de responder a las cambiantes preferencias del mercado a unos competidores cada vez más ágiles. Esto solo puede lograrse si los líderes están íntimamente ligados a su organización y a su equipo, de forma que los colaboradores no solo completen sus tareas, sino que internalicen el qué y el porqué de la estrategia para innovar y mejorar constantemente. El lograr esta cultura requiere de trabajo personal con cada miembro del equipo, y que los líderes estén dispuestos a escucharlos y empoderarlos para que resuelvan problemas. Autenticidad La autenticidad es una cualidad que se valora cada vez más. En un mundo en el que la vida privada y la profesional tienen fronteras difusas, los colaboradores saben cuáles son los valores de sus líderes, por lo que pueden saber si estos están en conflicto o no con lo que dicen y/o hacen. Esto permite que los líderes puedan desplegar su personalidad en el trabajo, incluyendo sus vulnerabilidades y valores, esto les permite conectar con el equipo y generar lazos de confianza. En este sentido, propiciar un ambiente de confianza permite que el colaborador se sienta libre de tomar sus propias decisiones al tiempo que es responsable y comprometido con su propio desempeño. Por eso, la labor de un buen líder comienza con la formación de un equipo proactivo y responsable en el que se respire autenticidad. Tener la seguridad de que todos los miembros comprenden cómo afectaría al resto del equipo o al cumplimiento de los objetivos si no cumple en tiempo y forma. 04 D I GI T A L M I NDSET PARA LÍDERES Hay una multitud de rasgos que son importantes para un líder, dependiendo del lugar en el que trabaja, pero la inspiración, la capacidad de adaptación y la autenticidad son siempre importantes en momentos en los que la productividad disminuye. Para esto, compartir el razonamiento detrás de cada medida o de cada decisión será clave para que los colaboradores puedan comprender a profundidad la estrategia y ser proactivos ante situaciones imprevistas. “ Un verdadero líder tiene la confianza para estar solo, el coraje para tomar decisiones difíciles y la compasión para escuchar las necesidades de los demás. Él no se propone ser un líder, sino que se convierte en uno debido a sus acciones y la integridad de su intención” Douglas MacArthur Es común la afirmación de que un buen líder tiene la capacidad de potenciar las competencias de cada miembro de su equipo. Sin embargo, poco se menciona un aspecto que es igual o, incluso, más importante: el autodesarrollo. El mundo actual nos exige desaprender viejos hábitos y métodos que ya no son sostenibles en las nuevas modalidades de trabajo. Debemos desarrollar habilidades y competencias que nos permitan adaptarnos a los cambios y ser cada vez más flexibles. Los líderes, además, deben ser capaces de tomar previsiones ante distintos escenarios, mantener una correcta toma de decisiones y ser resolutivos. Por esta razón, desde PDA International desarrollamos una serie de competencias digitales y de agilismo que responden a las demandas de los nuevos entornos laborales. A continuación, una selección de las competencias que más se ajustan al rol del líder en el teletrabajo: 05 D I GI T A L M I NDSET PARA LÍDERES COMPETENCIAS PARA LIDERAZGO REMOTO 01. Innovación Implica crear algo diferente o de vanguardia. Realizar cosas nuevas que mejoren el desempeño propio y/o de otros. 02. Amortiguación del Cambio 03. Reacción Ágil 04. Autocontrol Devolver una respuesta positiva a los cambios, incluso utilizándolos a favor de los objetivos y del cliente. • Se adapta con facilidad a situaciones cambiantes • Anticipar cambios y actúa en consecuencia • Generar aportes ante las demandas del entorno donde se desenvuelve • Encontrar maneras de amortiguar los cambios con estrategias creativas y competitivas agregando valor al cliente. Establecer prioridad en satisfacer al cliente a través de respuestas rápidas y asertivas • Piensa y actúa con rapidez de reacción para amoldarse a las necesidades actuales del cliente. • Sabe articular respuestas precisas y oportunas a las dificultades o contingencias del cliente. • Mantener un contacto cercano o permanente con los clientes internos o externos con el fin de satisfacer sus necesidades rápidamente. Es la capacidad de mantener el control y la calma ante situaciones difíciles, para lograr objetivos personales u organizacionales. Implica el manejar con energía y motivación condiciones constantes de estrés. 06 D I GI T A L M I NDSET PARA LÍDERES 05. Flexibilidad 06. Colaboración dinámica 07. Comunicación versátil 08. Sensibilidad Interpersonal Es la capacidad para adaptarse y trabajar eficazmente en variadas situaciones, con personas o grupos diversos. Quien posea esta competencia será capaz de comprender y valorar posturas distintas o puntos de vista encontrados, adaptando su propio enfoque a medida que la situación cambiante lo requiera y promoviendo los cambios de la Organización o de las responsabilidades a su cargo. Trabajar ágilmente en cooperación con otros bajo entornos digitales. • Producir y compartir proactivamente documentos colaborativos en línea. • Gestionar el tiempo y los recursos con sentido de urgencia, tomando provecho de la inmediatez de los medios digitales. • Generar interacción y relaciones de calidad en las comunidades en línea a las que pertenece. Adaptar el canal virtual adecuado para transmitir diferentes tipos de información de acuerdo a la audiencia target. • Establecer relaciones y contactos profesionales con medios digitales. • Muestra una actitud responsable y ética en los medios digitales. • Utiliza la red para conocer las necesidades actuales y anticipar tendencias/demandas futuras del cliente. • Establece nuevos canales de participación. Es la capacidad de interpretar y entender los pensamientos, la conducta, los sentimientos y las preocupaciones de las personas (pares, colaboradores o superiores) expresados de manera verbal y no verbal. Implica tener empatía y habilidades de observación. 07 D I GI T A L M I NDSET PARA LÍDERES 09. Retroalimentación Iterativa 10. Liderazgo de equipos en red Reflexionar acerca de la efectividad de las acciones realizadas en pos de ajustar y perfeccionar los comportamientos necesarios para alcanzar los objetivos actuales. • Es proclive a capitalizar mejoras a partir de fallas, errores, reclamos y aportes de otros. • Mantiene el monitoreo constante de los indicadores de calidad. • Periódicamente analiza y revisa con su equipo el avance del plan estratégico. • Constantemente reformula conceptos y traza nuevos planes para alcanzar los objetivos ajustándolos a las nuevas circunstancias • Suele hacer inferencias acertadas a partir del análisis de indicios, hechos o variables. Dirigir y coordinar equipos de trabajo distribuidos en red. • Promover e influir en la construcción colectiva de una visión compartida. • Fomentar y facilitar el uso de herramientas digitales en su equipo para la consecución de objetivos. • Brindar apoyo, comprendiendo las interacciones en los grupos virtuales, gestionando los conflictos y fomentando la colaboración. 08 D I GI T A L M I NDSET PARA LÍDERES LOGRAR Y MEDIR RESULTADOS EN TELETRABAJO Una de las condiciones que han mantenido a algunos líderes renuentes a la idea de adoptar el teletrabajo, sin duda, es la imposibilidad de contar con métodos de supervisión propios del presentismo. La realidad es que cada vez es menos relevante el liderazgo de control, incluso las nuevas tendencias apuntan a ser cada más flexibles, colaborativos y disruptivos en cuanto a la manera de establecer metas y medir el desempeño. Aquí tres aspectos básicos que debe tener en cuenta todo líder para gestionar al equipo en teletrabajo: La productividad es el principal referente La productividad debe ser el principal indicador de calidad del equipo, independientemente del tiempo que efectivamente dedique a sus labores. Para los líderes, el controlar que los colaboradores estén conectados al trabajo debe pasar a un segundo plano, dejándoles autonomía para estructurar su jornada laboral a su situación personal, exigiendo únicamente el cumplimiento de los resultados y plazos prescritos. La administración por resultados es clave La administración por resultados es un modelo centrado en el cumplimiento de las tareas estratégicas y que se definen en algún plan o proyecto. De esta forma, los objetivos o metas se establecen para un determinado período de tiempo y con determinados recursos. 09 D I GI T A L M I NDSET PARA LÍDERES El establecimiento de objetivos cobra una nueva dimensión La micro gestión de actividades o tareas ya no será posible al ser inviable el seguimiento de forma directa del cómo y en qué se trabaja a cada paso, y se hace necesario que la principal misión del líder sea comunicar expectativas claras para establecer objetivos reales y sensatos. Hoy en día muchas empresas están prescindiendo de los sistemas de fichaje para controlar los horarios de entrada/salida de sus colaboradores, han entendido que las horas de trabajo no necesariamente corresponden al tiempo productivo de las personas. 10 DI GIT A L M I NDSET PARA LÍDERES ESENCIALES PARA UN LIDERAZGO A DISTANCIA EXITOSO Mantente siempre en escucha activa Es esencial promover una comunicación fluida para que el equipo pueda resolver sus inquietudes y necesidades. Una de las desventajas del trabajo remoto es que se pierde información valiosa que se percibe en el ambiente laboral, en las conversaciones informales, en la toma de pulso directo del trabajo con las personas. La escucha activa no sólo implica recibir la información, sino actuar en consecuencia y demostrar que se hace. Asimismo, desarrollar autocontrol e inteligencia emocional es importante para generar respuestas de ánimo y apoyo al equipo, ahora que el contacto directo se elimina. No satures la comunicación La comunicación no debe suponer un desgaste energético para el equipo, debe mantenerse en un punto en el que ayude a mantener un feedback eficiente de los procesos sin suponer una carga adicional para los trabajadores. Si además de realizar sus funciones deberán estar haciendo reportes continuos de su actividad y respondiendo a llamados irrelevantes para sus tareas, el resultado de su trabajo se verá afectado por tener que dedicar energía y tiempo en informar constantemente de su actividad. Importante: esto puede derivar en un ‘Presencialismo 2.0’ en el que se dedique más trabajo a comunicar qué y cómo se hace que a hacerlas efectivamente. Abusar de la petición de información al equipo puede ser interpretado como una nueva forma de micro management y falta de confianza. 11 DI GIT A L M I NDSET PARA LÍDERES Usa los canales de comunicación adecuados Se deben establecer canales y protocolos de información adecuados para cada particular. Dejar claro en qué casos se hace imprescindible una llamada de teléfono o en qué otros, por el contrario, solo es necesario un mail o dejar comentarios en chats comunes ahorrará muchos esfuerzos. Todos en el equipo deben tener claro de qué modo contactar con los demás para no quemar su tiempo y atención innecesariamente, así como también cómo gestionar solicitudes y donde encontrar los recursos necesarios para su labor. Respeta el tiempo de tus colaboradores Que la jornada se flexibilice no signifique que el colaborador deba estar disponible 24/7. Se deben evitar llamadas y peticiones fuera del horario laboral establecido, igual que si se contara con que este estuviera en su puesto de trabajo físico. Que alguien haya entregado un informe a las diez de la noche no significa que tenga la obligación de contestar una llamada aclaratoria a esa hora. En todo caso deberá esperarse a que empiece su jornada para que conteste. 12 DI GIT A L M I NDSET PALABRAS PARA LÍDERES FINALES Vivimos en un mundo dinámico que nos invita a cambiar nuestras maneras de aprender, de comunicarnos, de conectar y de hacer. Creemos que ese cambio puede ser un gran aliado para encontrarnos de diversas maneras, reconociéndonos como seres poderosos de transformación y evolución constante. Los líderes, hoy más que nunca, cumplen un rol fundamental en la motivación de los colaboradores y en la productividad de las organizaciones. En teletrabajo deben estar preparados para poder asumir el reto de inspirar, dirigir y guiar de la mano de la tecnología. Esperamos que esta guía sirva como disparador de liderazgos colaborativos e impulse a acelerar los cambios tan necesarios en el contexto actual. 13
