SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION

SISTEMAS INTEGRADOS DE
GESTION
 A partir de la implementación de la estructura de
¿Como
Analizar el
Contexto de la
Organización?
alto nivel en los estándares ISO, el numeral 4 de
dichos estándares hace referencia al Contexto de la
organización. Este numeral fue adicionado para
considerar esta actividad como un proceso, que
permita determinar los factores internos y externos
que impacten o influyan en el propósito de la
organización, sus objetivos y/o sostenibilidad.
 Según la norma ISO 9000, la definición de contexto
¿Qué es el
Contexto de
la
Organización
?
de la organización es "el entorno empresarial", "la
combinación de factores y condiciones internas y
externas que pueden tener un efecto en el enfoque
de una organización hacia sus productos, servicios
e inversiones y las partes interesadas". Esto quiere
decir que la organización debe definir las
influencias de varios elementos y cómo se reflejan
en el SIG y todos los aspectos de la empresa,
Además, es un medio para detectar riesgos y
oportunidades en el contexto empresarial.
¿Cuál es el
contexto
externo e
interno de una
organización?
 Los factores internos incluyen cosas como la
cultura, estructura, gobierno, tecnología, decisiones
estratégicas y visión para el futuro de la
organización.
 Los factores externos abarcan todo el entorno en el
que opera la organización: social, cultural, legal,
político, regulatorio, estatutario, económico, etc., en
todos los niveles, incluyendo local, estatal, nacional
e incluso internacional.
 En un mundo de constantes cambios, no es
¿Por qué
analizar el
contexto de la
organización?
suficiente contar con sistemas de gestión con
procesos que operan de manera integrada o pensar
en la satisfacción del cliente para garantizar el éxito
de las organizaciones; es necesario dar una mirada
a lo que está ocurriendo tanto dentro como fuera de
nuestra organización y poder identificar a las partes
interesadas, es decir, a todos aquellos que la
organización impacta o podría impactar, con el
propósito de generar un pensamiento basado en
riesgos, y adaptar los procesos existentes para que
puedan estar preparados para enfrentar tanto los
riesgos como las oportunidades de una manera
estructurada.
 Hemos visto cómo grandes compañías a nivel mundial han
fracasado por no gestionar de manera adecuada las
oportunidades o riesgos de su contexto; un ejemplo que
comúnmente escuchamos es el de Kodak y Blockbuster,
las cuales a pesar de contar con procesos fuertes y
productos y servicios de calidad, no hicieron parte de su
estrategia la gestión del entorno externo cambiante.
Ejemplo del
contexto de
una
organización
 Por otra parte, otras organizaciones como Microsoft, han
logrado adaptar
sus
esquemas
tradicionales
de
comercialización en venta de licencias de aplicaciones a
las nuevas tendencias tecnológicas en la nube con nuevos
esquemas más flexibles por rentas anuales de usuarios.
Otro ejemplo en el sector de medios es The New York
Times, que ha migrado exitosamente su enfoque de
medios físicos a suscripciones digitales pagas, en un
entorno actual que busca la disminución del uso de papel
y que consume información al instante.

 1. Involucra a los diferentes procesos
 2. Establece la metodología para el análisis
6 pasos para
analizar el
contexto de la
organización
del contexto
 3. Identifica las partes interesadas
 4. Evalúa y clasifica las partes interesadas
 5. Alinea a la estrategia
 6. Monitorea y ajusta la estrategia
 Varias cabezas piensan mejor que una. Es
1. Involucra a
los diferentes
procesos
por esto que es recomendable involucrar a
personas claves en los diferentes procesos
de la organización; no necesariamente los
líderes de proceso. Estas personas te
permitirán contar con diferentes puntos de
vista y probablemente aspectos críticos que
tal vez la alta dirección el director del
sistema de gestión puedan pasar por alto.
 Existen muchas metodologías disponibles para ayudarte a establecer
el contexto interno y externo; en este punto mi recomendación es que
selecciones una que sea simple y de fácil entendimiento para todas las
personas con las que realizarás este proceso.
 Algunas metodologías recomendadas son:
2. Establece la
metodología
para el análisis
del contexto
 Análisis PESTAL: Esta metodología es muy simple y consiste en
determinar los aspectos políticos, económicos, sociales, tecnológicos,
ambientales y legales de la organización. También es conocida como
PESTEL (la E de ecológicos en lugar de ambientales). Si quieres
conocer más de esta metodología y ejemplos prácticos, haz clic aquí.
 Matriz DOFA: Una de las metodologías más usadas por su
simplicidad y gran alcance. Consiste en determinar los aspectos
internos tales como las Fortalezas y Debilidades, y luego determinar
los aspectos externos como las Oportunidades y las Amenazas, para
luego establecer las estrategias a través de las combinaciones de
elementos DO, DA, FO y FA . Consulta un ejemplo práctico.
 Las 5 fuerzas de Porter: Este modelo permite establecer la intensidad
y la rivalidad de la competencia en una industria específica. Acá
puedes obtener un ejemplo práctico.
 Si ya has identificado las cuestiones internas y
3. Identifica las
partes
interesadas
externas que pueden impactar tu organización,
ahora es momento de identificar a las partes
interesadas, es decir, todos aquellos que perciben
o pueden dejar de percibir un impacto tanto
positivo como negativo por parte de nuestra
organización. Algunos ejemplos son clientes,
colaboradores, proveedores, entidades estatales,
vecinos.
 Crea una matriz de partes interesadas, establece
sus requisitos, necesidades y expectativas y los
canales que usas para comunicarte con cada una
de ellas. Asegúrate de realizar esta actividad
teniendo en cuenta la cadena de valor de tu
organización.
 Es posible que la matriz de partes interesadas sea
4. Evalúa y
clasifica las
partes
interesadas
enorme, por lo cual es importante priorizar tus
estrategias, para lo cual te recomiendo establezcas
criterios para su clasificación. ¿No sabes cómo
hacerlo? Existen algunas metodologías en el
mercado; algunas que puedo recomendar son
la matriz Poder - Interés o el modelo de prominencia
o Salience Model.
 Con base en los resultados del análisis del
5. Alinea a la
estrategia
contexto y partes interesadas define planes
alineados a la estrategia corporativa. De esta
manera la organización podrá ejecutar
acciones
que
permitan
explotar
las
oportunidades y prevenir o mitigar los
riesgos, así como incrementar la percepción
de valor por parte de las partes interesadas.
 Realiza revisiones periódicas a tus planes y
6. Monitorea y
ajusta la
estrategia
estrategias definidas, por lo menos una vez al
año. Evalúa los resultados y ajusta las
estrategias, en caso de ser necesario. Ten en
cuenta que el análisis del contexto y las partes
interesadas hacen parte de un proceso dinámico,
por este motivo no debe quedarse en documentos
que fueron creados hace años sólo con la
intención de cumplir un numeral.
 Recuerda: la sostenibilidad y el propósito de tu
organización pueden depender de un análisis de
contexto completo y oportuno. También que
un software para sistemas de gestión de
calidad es una herramienta que puede ayudar a
tu organización a simplificar, organizar y vivir su
sistema de gestión de forma digital.
 Identificar, evaluar y tratar rigurosamente
Como
identificar y
evaluar de
forma
implacable
riesgos y
oportunidades
tus riesgos y oportunidades es como
retroceder en el tiempo y comprar el número
que salió premiado de la lotería de hace 7
días, ¡acertarás seguro! Acertarás porque le
habrás dedicado tiempo a este estudio,
habrás identificado bien cuáles son los
peligros y oportunidades y habrás utilizado
las herramientas adecuadas para hacerles
un seguimiento una vez que identificas y
evalúas los riesgos y oportunidades.
 Porque estás analizando posibles problemas
existentes o problemas con los que te vas a
encontrar en tu empresa.
 Porque muchas veces analizando un riesgo te
Porque es
importante
identificar
riesgos y
oportunidades
puede aparecer otro que no tenías identificado o
una oportunidad que no tenías contemplada.
 Porque te hace hablar con distintos compañeros
de la organización y estar al día, analizando lo
que pasa en otros departamentos.
 Porque después de realizar el plan de acción
tienes que marcarte objetivos a conseguir para
reducir los riesgos o potenciar las oportunidades
que has abordado.
 Porque te hará medir los resultados alcanzados y
a partir de los mismos tomar decisiones.
 Conseguir una mejora.
Objetivo de la
identificación y
tratamiento de
los riesgos y
oportunidades
 Eliminar
o
minimizar
los
efectos
no
deseados.
 Potenciar los efectos deseables.
 Lograr que el sistema de calidad cumpla los
resultados previstos.
 1. Identificar riesgo y oportunidades.
Pasos para
identificar
riesgos y
oportunidades
 2. Evaluar su gravedad / importancia.
 3. Decidir qué riesgo se abordará para
minimizarlo y que oportunidad se abordará
para potenciarla.
 Matriz dafo. Esta matriz se trata de una tabla en la
cual se determinan las principales Debilidades,
Amenazas, Fortalezas y Oportunidades derivadas
del ámbito interno y externo a la organización.
¿Qué
herramienta
utilizo para
identificar los
riesgos y
oportunidades?
 Las debilidades tienen que ver con la parte en la que nuestra
organización debe mejorar internamente, mejorar la
planificación, la producción, la comunicación, mejorar la
distribución de nuestra facturación (si la tenemos muy
concentrada en pocos clientes), etc.
¿Qué
herramienta
utilizo para
identificar los
riesgos y
oportunidades?
 Las fortalezas hacen mención a la parte en la que nuestra
organización es buena y hace bien las cosas internamente, su
buena especialización, su capacidad técnica, su equipo de
profesionales, sus procesos, sus habilidades, etc.
 Las oportunidades y amenazas completan el DAFO, y está
relacionado con el ámbito externo:
 Analiza el ámbito externo de tu organización; sucesos que
tengan que ver con la organización, situación del mercado,
competidores, tus clientes, tus proveedores, etc. y aparecerán
oportunidades que podrás aprovechar en tu organización o
amenazas que se debes minimizar. Recuerda que si haces un
buen análisis del contexto y de las partes interesadas como te
comente en este post, podrás identificar en ese momento
muchos riesgos y oportunidades.
GRACIAS