Apuntes ASIGNATURA: A D M I N I S T R A C I O N Proceso Administrativo Introducción Previsión Planeación Organización Integración Dirección Control Conclusión Cuestionario Referencias INTRODUCCIÓN Conociendo el origen y formación de la administración así como de las empresas, en esta unidad se plantearan los puntos importantes que conformaran el objetivo y la misión que buscan el ámbito empresarial. Es de suma importancia conocer y aplicar estos puntos. El proceso administrativo considera a la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso que se debe llevar acabo para llegar a un o unos objetivos planteados. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y control. Constituyen el proceso de la administración. PREVISIÓN La previsión descansa sobre la base de un supuesto o hipótesis que se plantea de acuerdo a las probabilidades, las cuales serán mayores a la medida en que se apoye en datos reales, situaciones conocidas y ciertas, y se haga con utilización de métodos estadísticos o de cálculo eficientes: Aplicar métodos adecuados para la determinación de los factores Hacer un estudio analítico de cada uno de los factores que han de intervenir en la determinación de los hechos futuros de su trabajo. Utilizar instrumentos de investigación que sean consistentes en el fenómeno que desea investigar. Importancia de la previsión: La actividad previsiva debe proporcionar en su trabajo la posibilidad de crear una gama de alternativas que, en términos generales, le permitan derribar, evadir o eliminar el efecto negativo de las variables que lo afecten, y aprovechar al máximo aquellas que actúan con efecto positivo. Le proporciona información sobre los efectos de muchas variables en su trabajo. Le permite adelantarse al futuro y conocer qué puede suceder. Facilita la tarea planificadora Da la base para tomar decisiones Permite plantear hipótesis y supuestos válidos Ayuda a minimizar errores y fallas. Ubicación dentro del proceso: 1 La ciencia como tal trabaja intentando descubrir, por medio de la investigación y el razonamiento, basada en fenómenos que la inquietan y que son motivo de frecuente observación, los hechos generales y particulares que la afecten y/o se puedan derivar de ellos. Conocer el pasado, entender el presente y predecir el futuro, permite al administrador tener un sólido conocimiento de las situaciones que actúan sobre su trabajo y, sobre esta base, estar en capacidad de tomar mejores decisiones. Basados en situaciones reales y concretas, podrá plantear supuestos válidas. La previsión sienta base para la toma de decisiones relacionada con la planeación. Naturaleza de previsión: No puede concretarse planes sin antes prever, dado que la previsión responde a la pregunta: ¿Qué puede hacerse? Debe establecer con claridad el fin que desea alcanzar Debe investigar para recolectar toda la información necesaria y confiable sobre las variables que influencian el propósito Debe coordinar los diversos medios a su disposición en la mejor forma posible, de bodoque le permitan escoger la base de sus planes PLANEACIÓN "Planeación" significa desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance esperados de la auditoría. En el proceso administrativo, se tiene como etapa inicial la Planeación, la cual consiste en la formulación del estado futuro deseado para una organización y con base en éste plantear cursos alternativos de acción, evaluarlos y así definir los mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, además de la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios para una eficiente utilización. La planeación implica crear el futuro desde el presente con una visión prospectiva, es decir como una prolongación de éste y comprende por lo tanto el establecimiento anticipado de objetivos, políticas, estrategias, reglas, procedimientos, programas, presupuestos, pronósticos, etc. Los objetivos son los propósitos establecidos con antelación que marcan la directriz que debe seguir el auditor al realizar el examen y que definen prácticamente las actividades que realizará el mismo para cumplir con ellos. Los procedimientos se constituyen como el conjunto de técnicas organizadas en forma lógica y secuencial con las cuales se pretende el cumplimiento de los objetivos del examen, las cuales determinan la extensión y oportunidad de las pruebas a aplicar y los instrumentos que se utilizarán en la obtención de las mismas. Los programas son los planes específicos que sustentados en los objetivos y los procedimientos determinan el desarrollo de las actividades teniendo en cuenta los recursos humanos y de tiempo. Los presupuestos se refieren a la presentación de los programas de auditoría valorados en unidades financieras, para determinar sus costos y de esta manera planear los ingresos que deben estimarse. La planeación o planeamiento es un accionar que está vinculado a planear. Este verbo, por su parte, consiste en elaborar un plan. Toda planeación consta de distintas etapas, ya que es un proceso que supone tomar decisiones sucesivas. Es frecuente que la planificación se inicie con la identificación de un problema y continúe con el análisis de las diferentes opciones disponibles. El sujeto o la compañía deberán escoger la opción que le resulte más propicia para solucionar el problema en cuestión e iniciar la puesta en marcha de un plan. Cabe resaltar que, en un sentido amplio, la planeación se realiza casi a cada momento, incluso en el día a día. Por ejemplo, cuando una persona decide tomar un taxi para llegar a un cierto lugar, habrá planeado cómo viajar de 2 forma más rápida y efectiva. Sin embargo, también se puede realizar a largo plazo y con decisiones que involucren a miles de personas, como puede ser el caso de la planeación llevada a cabo en una gran corporación multinacional. Las características de la planeación, por supuesto, dependerán del contexto; no es igual la toma de decisiones que realiza una familia cuando organiza un viaje de vacaciones que el proceso planificado por el gerente de una empresa para lanzar un nuevo producto al mercado. Sin embargo, su éxito dependerá del grado de conocimiento, análisis e intuición de quienes la ejecuten, y en ambos casos se podría dar un meticuloso plan de acción, sin importar la formalidad de cada uno. Para el administrador, la planeación estimula todo el sistema de trabajos en forma clara y amplia, permitiéndole al gerente obtener una mejor comprensión de cada una de las actividades y percibir las bases en que se fundan sus acciones. Clasificaciones: Es posible clasificar la planeación de distintas maneras, según las expectativas temporales, la amplitud y la especificidad. Veamos algunos ejemplos a continuación: Planeación Administrativa: La realizan los directivos de una empresa, para analizar factores internos y externos y su repercusión en los objetivos de la compañía. Suele trazarse a largo plazo, en general varios años, y consiste en el diseño detallado de su inserción en el mercado, de su comunicación con los medios y de sus campañas publicitarias. Planeación estratégica: Planificar es fijar un curso de acción completo con una secuencia de operaciones involucrando el tiempo y los recursos necesarios para su realización. La selección y relación de hechos, formulación y uso de supuestos sobre el futuro, formulación de actividades para alcanzar objetivos. Planeación táctica: Suele relacionarse con la toma de decisiones a corto plazo, en general para sobrellevar una crisis inesperada. Cuando un producto vende menos de lo previsto, por ejemplo, es necesario actuar, sea bajando el precio o mejorando la oferta mediante la inclusión de accesorios o la elaboración de paquetes (bundles). Estas acciones deben estar de acuerdo con el plan estratégico que se trazó en un principio. Planeación operativa: Se refiere a la organización de los recursos y del personal de una compañía para la resolución de problemas. Es esencial para toda empresa, ya que traza el plan de acción y la relación que tendrán los distintos departamentos entre sí para el desarrollo de las tareas en un tiempo generalmente estipulado por el departamento directivo. Planeación normativa: Se trata de una serie de reglas y normas que se crean para el correcto funcionamiento de una empresa. Desde la vestimenta de los empleados, hasta los horarios de trabajo y de pausas, todo debe estar previamente establecido para asegurar que se trabaje de manera ordenada. Planeación interactiva: Es la más utilizada por empresas que ofrecen productos tecnológicos. Se basa en trazar soluciones a problemas en un futuro ideal, así como el camino para alcanzar dicho futuro. Cuando no se cuenta con las herramientas o la infraestructura necesaria para lograr ciertos objetivos, se analiza el accionar necesario para conseguir esos recursos. Importancia de la planeación: Es de suma importancia porque nos permite proyectar innovaciones y estilos nuevos, para dar solución a los problemas. El resultado de cualquier labor permanece en la mente en forma nítida y esto permite desechar cualquier idea contraria a la tarea o labor ya establecida. 3 Reduce a un mínimo los costos, por ejemplo, en la producción de automóviles, si no se planificara, sería imposible producir un artículo tan complejo con tanta rapidez y con unos gastos relativamente aceptables. La planeación nos da un marco de referencia para la toma de decisiones que van a influir en forma determinante en el desarrollo organizacional de la organización. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismos. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa. Una vez que el administrador termina la fase de la planeación no queda libre de ella, pues es absolutamente necesario seguir planificando si se desea éxito, porque las organizaciones están cambiando en forma permanente, influidas por su medio ambiente. Ventajas de la planeación: Cuando llevamos a cabo una planeación adecuada los objetivos o metas se logran de una manera más fácil y con resultados efectivos. La planeación permite asilar el trabajo improductivo, reduciendo costos en beneficios de la organización. Cuando la planeación se hace a conciencia, nos puede marcar las necesidades de innovaciones o cambios para el futuro del negocio, sacadas de las diversas alternativas. Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas. Objetividad y cuantificación: basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios (precisión) expresada en tiempo y dinero. Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de acción a seguir. Unidad: todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propósitos y objetivos generales. Del cambio de estrategias: cuando un plan se extiende, será necesario rehacerlo completamente. La empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos. Pasos de la planeación: 1. Detección de la oportunidad de acuerdo con: El mercado, la competencia, lo que desean los clientes, nuestras fuerzas y nuestras debilidades. 2. Establecimiento de objetivos y metas: Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando. 3. Consideración de las premisas de planeación: En qué ambiente (interno o externo) operarán nuestros planes. 4. Identificación alternativas: Cuáles son las alternativas más prometedoras para alcanzar nuestros objetivos. 5. Comparación de alternativas: Que alternativa proporcionará la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo más bajo y las mayores utilidades. 6. Elección de una alternativa: Selección del curso de acción a seguir. 7. Elaboración de planes de apoyo, como los planes para: Comprar equipo, comprar materiales, contratar trabajadores, desarrollar un nuevo producto 8. Expresión numérica de los planes mediante la elaboración de presupuestos tales como: Volumen y precio de ventas Gastos de operación necesarios para los planes 4 Gastos para equipos de capital Etapas de la Planeación Misión o Propósito. ORGANIZACIÓN Para empezar a explicar lo que es la organización en sí, necesitamos antes que conozcamos el origen etimológico del mismo para así entender mejor su significado. En este sentido, tenemos que subrayar que esta palabra procede del griego organón que puede traducirse como “herramienta o instrumento”. Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas. En otras palabras, una organización es un grupo social formado por personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos. Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando hay personas que se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misión. Las organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas para el cumplimiento de los propósitos. Asimismo es fundamental que para que esas organizaciones puedan realizar las tareas que se le han encomendado y para que puedan lograr los fines que se han marcado, es necesario que cuenten con una red de recursos. Entre ellos deben incluirse los humanos, los tecnológicos, los económicos, los inmuebles, los naturales o los intangibles. Las agrupaciones ciudadanas que son creadas para cubrir alguna necesidad social son denominadas organizaciones civiles. Los partidos políticos, los sindicatos, los clubes deportivos y las ONGs son organizaciones civiles. En el caso de las ONG´s (Organizaciones No Gubernamentales) hay que subrayar el hecho de que existen multitud de ellas en todo el mundo. Se caracterizan porque no dependen de ningún gobierno y porque pretenden conseguir el bienestar del ser humano desde diversos puntos de vista. Así, por ejemplo, nos encontramos con ONG´s que apuestan por mejorar las condiciones laborales, el medioambiente, la participación ciudadana y la investigación científica. Sin olvidarse tampoco de las que apuestan por la ayuda humanitaria, la protección de la infancia o la tercera edad. En cambio, las organizaciones que son creadas por el Estado para desarrollar tareas sociales son conocidas como organizaciones gubernamentales. Las mismas son dirigidas desde el gobierno y se financian con fondos públicos. No obstante, también pueden realizarse otras muchas clasificaciones de organizaciones en base a otros diferentes criterios. De esta manera, podemos catalogarlas por su localización (local, regional, nacional o internacional), su 5 propiedad (privada y pública), su tamaño (pequeña, mediana o grande) e incluso por su finalidad (con ánimo de lucro y sin ánimo de lucro). Por último podemos referirnos al término organización de empresas, que hace referencia a la estructura organizativa del trabajo en el ámbito empresarial. Existen varios elementos que son claves en esta estructura, como la burocracia, la especialización del empleo, la departamentalización, la cadena de mano, la descentralización y la formalización. La forma en que se organizan las empresas es estudiada por una ciencia administrativa denominada administración de empresas, que estudia la forma en qué se gestionan los recursos y procesos. Esta administración es considerada como la base del funcionamiento de una empresa. INTEGRACIÓN La integración es la obtención y el agrupamiento de los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social. La integración es el medio a través del cual el administrador y los funcionarios de la empresa eligen y se ponen en contacto con los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes de dicha organización. Función de la integración: La función de la integración consiste en dotar al organismo social de los diversos recursos que requiere para lograr la eficiencia en el desempeño al momento de planear y organizar. Pare esto debemos tener en cuenta los recursos con los que cuenta la empresa (materiales, tecnológicos, financieros, humanos, etc) Principios de la integración: La integración tiene 2 puntos principales que son: • Integración de Persona • Integración de recursos materiales Los principios de la integración de personas son: Adecuación de Hombres y Funciones: “El hombre adecuado para el puesto adecuado”. El hombre debe poseer las características que la empresa establezca para desempeñar un puesto con la mejor calidad. Los hombres que han de desempeñar cualquier función dentro de un social, deben buscarse siempre bajo criterio buscando que reúnan los requisitos mínimos para desempeñarla adecuadamente. Debe procurarse adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres. Provisión de elementos administrativos A cada miembro de la empresa debe proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto. Por ejemplo: Un trabajador debe conocer con precisión su puesto, pero para que lo desarrolle adecuadamente debe poseer los materiales necesarios para desempeñar eficientemente su trabajo. Importancia de la introducción adecuada El momento en que el elemento humano ingresa a la empresa es trascendental, pues de él dependerá su adaptación al ambiente de la organización, teniendo previos conocimientos del lugar de trabajo y de cada una de sus aéreas. Podrá decirse que una empresa debe considerarse como una articulación social de los hombres que la formas: desde el gerente, hasta el último de los empleados. Principio de la integración de las cosas: Los principios de la integración de las cosas son: • Carácter administrativo Es tener especialistas conocedores y preparados para realizar las labores de cada area de la empresa. 6 En estas funciones es importante encontrar elementos esencialmente administrativo porque son quienes miran a la coordinación de los recursos entre lo material y lo humano. • Abastecimiento oportuno Tener las cosas y materiales necesarios, en cantidad y tiempo, en forma tal que no falten, de ser así se estaría produciendo una ineficiencia en el trabajo, pero también se debe procurar que no excedan para evitar recargar costos y disminuir utilidades. • Instalación y Mantenimiento Tener un lugar adecuado y bien acondicionado. Por ejemplo: Cuando la instalación de la maquinaria se prolonga innecesariamente, por falta de una adecuada planeación, tiene como consecuencia el aumento de costos y el periodo improductivo. • Delegación y Control Transmitir autoridad y hacer buen uso de ella. Etapas de la integración: La integración hace, de personas totalmente extrañas a la empresa, miembros debidamente articulados en su jerarquía. Para ello se requiere de las diferentes etapas de la integración. La integración comprende cuatro etapas que son: Reclutamiento Selección Inducción Capacitación y desarrollo 1. Reclutamiento: Es buscar y atraer a los solicitantes idóneos para cubrir las vacantes cuando estas se presentan. Se llaman reclutamiento al conjunto de procedimientos que llevan a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar puestos en la organización. Tipos de reclutamiento: Reclutamiento interno El reclutamiento es interno cuando al presentarse determinada vacante la empresa lo cubre a través de sus empleados, ya sea por medio de concurso, convocatoria o por ascensos; esta forma de reclutamiento es altamente motivadora. Reclutamiento Externo Opera con aspirantes que no pertenecen a la organización. Las fuentes externas del reclutamiento están constituidas por los candidatos que provienen de fuera de la empresa. Las fuentes de reclutamiento externo más usuales son la bolsa de trabajo, los avisos de prensa, las agencias de empleos, las escuelas, etc. Reclutamiento Mixto En el reclutamiento mixto se utilizan fuentes internas como externas para llenar la vacante. 2. Selección: Es la tarea de escoger a la persona adecuada para el puesto adecuado. Se trata de analizar las solicitudes a fin de decidir con objetividad quien tiene mayor potencial para el desempeño de un puesto, así como sus posibilidades de desarrollo futuro. La acción de reclutamiento y la selección es también conocida como contratación de empleo. A través de esta se logra que todos los puestos sean ocupados por el sistema de personal idóneo de acuerdo a las necesidades de la organización. Por lo que el reclutamiento debe atraer una buena cantidad de aspirantes para ocupar el puesto y así llevar a cabo una exitosa selección de 7 personal. Después de haber examinado las solicitudes de los diferentes aspirantes se selecciona a las personas mas preparadas y se procede a realizar una entrevista de selección a fin de obtener la persona adecuada para el puesto adecuado. 3. Entrevista de Selección: Una entrevista es una forma de comunicación interpersonal, que tiene por objeto intercambiar, proporcionar o recabar información o modificar actitudes y en virtud de la cual se toman decisiones. En la entrevista de selección intervienen varias fases: Rapport.- Este termino significa concordancia, simpatía, es una etapa de la entrevista que tiene como propósito disminuir la tención del solicitante, en términos generales, es romper el hielo. Cima.- dicha etapa se refiere a la entrevista propiamente y se deberá explorar la historia laboral, educativa y personal del solicitante Historia Laboral.- aquí se pretende conocer la velocidad de progreso del individuo, su estabilidad. Tiempo Libre.- El uso que hace de su tiempo libre, precisar la manera en como canaliza las tenciones y hace uso de su responsabilidad personal en Proyectos a corto y largo plazo.- básicamente se desea conocer como pretende proyectarse al futuro. Cierre.- 5 o 10 minutos antes de dar por terminada la entrevista se anuncia el final de la misma, dado oportunidad de que el entrevistado realice las preguntas que considere pertinentes y manifiesta sus impresiones Decisión Final.- El resultado y conclusiones de la entrevista deberán redactarse de forma inmediata para no omitir detalles Examen médico.- Para evitar un mayor número de ausentismo, enfermedades profesionales, peligro de contagios de diversas enfermedades transtornos en la organización, etc. Una vez tomada la decisión final se comunica al candidato de su contratación y se pasa a la inducción que corresponde a la tercera etapa de la integración. 4. Inducción: Es el curso que se le imparte al nuevo integrante de la organización y abarca desde el conocimiento de las instalaciones de la empresa, la presentación ante el personal, jefes inmediatos, políticas de la empresa, reglamentos, etc. Por ultimo se procede a poner en marcha la etapa numero cuatro de la integración: Capacitación y Desarrollo: Se refiere a la educación que se imparte en la empresa con la finalidad de desarrollar habilidades, destrezas y competencias en el trabajo, a fin de que el personal sea mas productivo y capaz. DIRECCIÓN Etimológicamente, la palabra "dirección", viene del verbo "dirigere"; éste se forma a su vez del prefijo "di", intensivo, y "regere": regir, gobernar. Este último deriva del sánscrito "raj", que indica "preeminencia". Definición de dirección: La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de al autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente, ya, con más frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas. Importancia de Dirección: 8 Notemos que la dirección es la parte "esencial" y "central", de la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos. En efecto: si se prevé, planea, organiza, integra y controle, es sólo para bien realizar. De nada sirven técnicas complicadas en cualquiera de los otros cinco elementos, si no se logra una buena ejecución, la cual depende inmediatamente, y coincide temporalmente, con una buena dirección. Tanto serán todas las demás técnicas útiles e interesantes, en cuanto nos permitan dirigir y realizar mejor. Y es que todas las etapas de la estática administrativa se ordenan a preparar las de la dinámica. Y de éstas, la central, es la dirección. Por ello puede afirmarse, como lo hicimos, que es la esencia y el corazón de lo administrativo. Concepto de dirección de acuerdo con: Burt K. Scanlan. Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización. Leonard J. Kazmie La guía y supervisión de los esfuerzos delos subordinados, para alcanzar las metas de la organización. Robert B. Buchele. Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización, mediante la supervisión, la comunicación y la motivación. Joel J. Lerner y H.A. Baker. Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y la supervisión. Principios de la dirección: 1. De la armonía del objetivo la dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa 2. Impersonalidad de mando Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados. 3. De la supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad. 4. De la vía jerárquica: Postula la importancia de respetar los canales de información establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondiente, con el fin de evitar conflictos. 5. De la resolución del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa a partir del momento en que aparezcan. 6. Aprovechamiento del conflicto: El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, que ofrece al administrador la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas. Etapas de dirección: Toma de decisiones: Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas y la responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones. Al tomar decisiones es necesario: 1. Definir el problema. Es necesario definir perfectamente cuál es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales. 2. Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución. 3. Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor número, posible de alternativas de solución, estudiar sus ventajas y desventajas así como su factibilidad de implementación, y los recursos necesarios para llevarlos a cabo. La evaluación se lleva a cabo a través de: Análisis de factores tangibles o intangibles. 9 Análisis marginal: o Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las alternativas, se debe elegir la más idónea para las necesidades del sistema, y la que reditúe máximos beneficios; además, seleccionar dos o tres mas para contar con estrategias laterales para casos fortuitos. Las bases para elegir alternativas pueden ser: Experiencia. Experimentación. Investigación. Definir el problema: Es necesario definir perfectamente cuál es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales. Analizar el problema: Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución. Evaluar las alternativas: Consiste en determinar el mayor número, posible de alternativas de solución, estudiar sus ventajas y desventajas así como su factibilidad de implementación, y los recursos necesarios para llevarlos a cabo. La evaluación se lleva a cabo a través de: Aplicar la decisión: Es poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. El plan comprenderá: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la decisión. Integración El administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales así como humanos, estos últimos, son los más importantes para su ejecución. Sus reglas son, que debe estar el hombre adecuado en el puesto adecuado, toda persona debe tener la provisión de los elementos adecuados para realizar sus funciones, el proceso de inducción debe ser adecuado. Motivación La motivación no es un concepto sencillo, surge de diversos impulsos, deseos, necesidades, anhelos y otras fuerzas. Los administradores motivan cuando proporcionan un ambiente que induzca a los miembros de la organización a contribuir. La cadena de necesidad-deseo-satisfacción en cierta forma se ha simplificado de manera exagerada. Ciertamente con frecuencia los motivos son opuestos. Motivar significa “mover, conducir, impulsar a la acción”. Es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más compleja. A través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares esperados. Entre las técnicas motivacionales especiales se incluyen el uso del dinero, la estimulación de la participación y la mejora de la calidad de vida en el trabajo. El enriquecimiento de los puestos tiene el propósito de hacer que éstos representen un desafío que tenga significado. Aunque han tenido ciertos éxitos, no se pueden pasar por alto algunas limitaciones. La complejidad de la motivación requiere de un enfoque de contingencias que tomen en cuenta los factores ambientales, entre los cuales debe incluirse el clima organizacional. 10 Comunicación La comunicación es el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social. La comunicación en una empresa comprende múltiples interaccionares que abarcan desde las conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de información más complicados. Para poner en marcha sus planes se necesitan sistemas de información eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo. En la actualidad, la información organizacional debe fluir con mayor rapidez. Incluso una breve suspensión en una línea de producción de rápido movimiento puede resultar muy costosa, por consiguiente es necesario tener una excelente comunicación para tomar las medidas correspondientes a una situación de esta categoría. Para ser eficaz, el administrador necesita la información necesaria para llevar a cabo sus funciones y actividades. Sin embargo, incluso una mirada superficial a los sistemas de comunicación muestra que con frecuencia los ejecutivos carecen de información vital para la toma de decisiones. En una organización eficaz la comunicación fluye en varias direcciones, en forma ascendente, descendente y cruzada, la combinación de todas y cada una de estas formas de comunicación es lo ideal para la empresa, debido a que es necesario para un funcionamiento eficaz. Existen varias barreras de la comunicación, como las mecánicas o físicas (teléfono o micrófono), las fisiológicas (sordera o habla), las psicológicas (celos, envidia, rivalidad, agresividad, timidez), las semánticas (idioma, términos técnicos, términos científicos, manera de emisión) y las socioculturales (origen, educación, costumbres, religión, ideológicas). La comunicación implícita es la de suponer o dar por hecho que la otra persona conoce nuestros pensamientos, deseos, necesidades y expectativas. La comunicación explícita es dialogar, retroalimentarse, ser empático y exponer a la otra persona a la convivencia de establecer ciertos convenios o reglas del juego en la interacción cotidiana. Las formas de comunicación pueden ser de manera verbal, formal, mímica, gesticular, visual, audiovisual, escrita o informal. Las bases para la buena comunicación son la siguientes, ser empático (comprender y ponerse en el lugar del receptor), saber escuchar (mostrar interés, educación), correcta redacción e interpretación de escritos y convencer o persuadir (ser positivo, claro, verídico y sólido. Supervisión La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. Este nivel aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores, aunque todo administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta función; por esto, de acuerdo con el personal criterio de los autores, se considerará la supervisión, el liderazgo y los estilos gerenciales como sinónimos, aunque referidos a diversos niveles jerárquicos. El liderazgo, o supervisión, es de gran importancia para la empresa, ya que mediante el se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos. En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente estudiadas, y su importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerán: la productividad del personal para lograr los objetivos, la observancia de la comunicación, la relación entre jefe-subordinado, la corrección de errores y la observancia de la motivación y del mercado formal de disciplina. 11 Autoridad La autoridad es la facultad de que está investida una persona dentro de una organización, para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo. CONTROL El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. A fin de poder emitir una definición formal de este concepto, se revisaran algunas de las definiciones más aceptadas: El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. (Burt K. Scanlan). El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. (George R. Terry). Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan. (Harold Koontz & Cyril O’Donnell). El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias. (Robert B. Buchele) Elementos del concepto: De lo anterior, es posible obtener sus elementos coincidentes: 1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. Como se dejo entrever, muchas de las técnicas de planeación lo son también de control. 2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. 3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presenta entre la ejecución y la planeación. 4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores. Con base a lo anterior, se puede definir al control como: “La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias”. Importancia: El control es de vital importancia dado que: 1.-Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcance los planes exitosamente. 2.-Se aplica a todo: a las cosas y a las personas. 3.-Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. 4.-Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. 5.-Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación. 6.-Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. 12 7.-Su aplicación incide directamente e la racionalización de la administración y consecuentemente en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. Principios: La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios: Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para evitar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y si la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida. En pocas palabras debe haber un equilibrio entre control y delegación. De los estándares: Se refiere a que el control existe en función de la identificación de los estándares. Ningún control será válido si no se fundamenta en un estándar a seguir. Por tanto, es imprescindible establecer modelos, medidas específicas de actuación o estándares, que sirvan de patrón para evaluar lo establecido anteriormente. De la oportunidad: El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectuara el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mínimo. De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben analizarse detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas. Costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este representa en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control solo debe implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúe resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantación. De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales y representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitado adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios. De la función controlada: Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar; ya que pueden intervenir aspectos de carácter personal. 13 Procesos de control IDENTIFICACION DEL ESTANDAR MEDICION DE RESULTADOS COMPARACION CONTROL RETROALIMENTACION CORRECION DETECCION DE DESVIACIONES Antes de analizar cada paso del proceso de control es conveniente considerar lo siguiente: La función del administrador no solamente se concreta a la formulación de planes, sino también implementarlos y revisarlos de manera constante para poder detectar a tiempo las variaciones que son generadas por el cambio del medio. Desde la posisicion de control administrativo el diseño o esquema puede ser político, reglamentario, objetivo, programa, procedimiento, organigrama, diagrama de flujo, etc… Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectua el control. Sirvámonos del proceso administrativo para dar ejemplo de estándares en cada una de las etapas y que servirán para afirmar que lo determinado pasa a ser el modelo a controlar. De la etapa de planeación tenemos los siguientes ejemplos: PLANEACION Misión Objetivo Políticas Procedimientos Etc. ORGANIZACION DIRECCION CONTROL DIRECCION CONTROL De la etapa de organización tenemos: PLANEACION Misión Objetivo Políticas Procedimientos Etc. ORGANIZACION Organigrama Diagrama de flujo Descripción de puestos Etc. 14 De la etapa de dirección puede ser: PLANEACION Misión Objetivo Políticas Procedimientos Etc. ORGANIZACION Organigrama Diagrama de flujo Descripción de puestos Etc. DIRECCION Reglamento de conducta Programas de incetivos Programas de capacitación Códigos de ética Etc. CONTROL Los estándares en la etapa de control son los mismos que anteriormente se han fijado y pasan a ser los modelos a controlar. Como ejemplos tenemos: PLANEACION Misión Objetivo Políticas Procedimientos Etc. ORGANIZACION Organigrama Diagrama de flujo Descripción de puestos Etc. DIRECCION Reglamento de conducta Programas de incetivos Programas de capacitación Códigos de ética Etc. CONTROL Objetivo Organigrama Descripción de puestos Reglamentos de conducta Etc. Identificación del estándar: El administrador identifica el estándar que fue establecido y le va a servir como modelo de comparación para evaluarlo. La identificación de los estándares representa el estado de ejecución deseado en su aplicación. Medición de resultados: Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo con los estándares. Los modelos administrativos, de acuerdo con sus características propias, pueden ser cualitativos si son susceptibles de medirse en unidades numéricas. Comparación: Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos. Detección de desviaciones: El resultado de la comparación da la determinación de las desviaciones entre el desempeño real y el estándar, mismas que deben reportarse inmediatamente. Corrección: La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo. No obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de ella, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la información, depende el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema. Implantación de un sistema de control: Por último, es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere: 1.-Contar con objetivos y estándares que sean estable. 2.-Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles. 3.-Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos. Tomar en cuenta que un sistema de control por si solo no contribuye a la eficiencia. 15 4.-Evaluar la efectividad de los controles:*eliminando lo q no sirve, simplicandolo y combinarlos para perfeccionarlos. Características: Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, este debe reunir ciertas características para ser efectivo. Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional Un sistema de control debe ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar. Oportunidad: Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. Accesibilidad: Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos. Ubicación estratégica: Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico. Factores que comprende el control: Existen 4 factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control: 1.-Cantidad 2.-Tiempo 3.-Costo. 4.-Calidad Los 3 primeros son de carácter cuantitativo y el último, como su nombre lo indica, es eminentemente cualitativo CONCLUSION: El proceso administrativo: Forma en que las empresas pueden conseguir sus metas; por una previsión, para saber cuales son los problemas; que acciones pueden tomar y alternativas de solución: Planeación con estrategias, objetivos y procedimientos; para poder clasificarlas, que tan importantes son: (no quiere decir que ninguna se toma en cuenta) pero se necesita un orden y pasos a seguir. Ya teniendo en claro todo, la organización de las tareas previamente planeas con las personas es importante y así poder integrarlas a sus labores con su previa capacitación; a todo el personal desde el administrador hasta el operados de los materiales. Contemplando todo lo necesario; se realiza la dirección o administración; para coordinar el esfuerzo común de todo el personal para alcanzar las metas de la organización. Por lo que deben seguir las etapas antes mencionadas; Por último, el control es la parte final del proceso donde el producto termine con los hechos previamente establecidos. 16 CUESTIONARIO (RESOLVER) 1.- ¿Cuál es el principio general en el que se basa la actividad PREVISIVA? R/ 2.-Mencione 3 “Beneficios “de realizar una buena PREVISION. R/ 3.- Describa la acción que realiza la PLANEACIÓN. R/ 4.- Mencione al menos 3 clasificaciones de PLANEACION. R/ 5.- ¿Cuál es la importancia de la PLANEACION? R/ 6.- ¿En qué se caracterizan las Organizaciones no Gubernamentales? R/ 7.- ¿Cuáles son las etapas de la integración? R/ 8.- ¿Qué es la dirección? R/ 9.- ¿Cuál es la Importancia de la dirección? R/ 10.- ¿Menciona como define al Control Burt K. Scanlan.? R/ 11.- ¿De Cuantos factores se comprende el Control y cuáles son? R/ REFERENCIAS: Web: http://es.scribd.com/doc/47043595/Prevision/ http://www.mailxmail.com/curso-administracion-empresarial/prevision-administrativa/ http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/planeacion/ http://definicion.de/planeacion/ http://definicion.de/organizacion/ http://www.elprisma.com/apuntes/administraciondeempresas/organizacion/ http://www.definicionabc.com/social/organizacion.php http://mexico.smetoolkit.org/mexico/es/content/es/3626/Integraci%C3%B3n-del-personal-a-la-empresahttp://www.slideshare.net/almarosanunezmartinez/el-proceso-administrativo-etapa-de-direccion. Textos: Administración - Edit. McGraw Hill Administración - Osmin Díaz Callejas - Edición: 3ra - Editorial: McGraw Hill 17
