LINEAMIENTOS PARA JUNTA DE REVISIÓN DE BOX SCORE A.- Lineamientos generales A.1.- La junta dará inicio puntualmente todos los Martes a las 15:30 hrs. A.2.- La asistencia es obligatoria para todos los responsables de cada indicador. En caso de que el responsable no pueda asistir, su back-up deberá hacerlo. A.3.- Toda la información, es decir, el valor de cada indicador y el análisis de Cuatro Cuadrantes para aquellos que estén en amarillo o en rojo, deberá estar reportada en el archivo compartido, previo al inicio de cada junta. Por ningún motivo se reportarán valores durante la junta, o se llevarán archivos por separado con los 4 Cuadrantes, ya que esto prolonga innecesariamente el tiempo de la reunión. B.- Actividades que debe realizar el responsable (o su back-up) previas a cada junta: B.1.- Recopilar toda la información necesaria para asignar el valor correspondiente al indicador, resultante de los datos acumulados o promediados (según el caso) del Turno 1 del Lunes al Turno 2 del Domingo de la semana anterior. B.2.- Reportar el valor del indicador para la semana correspondiente, en el archivo compartido de Box Score. B.3.- En caso de que el indicador se encuentre en amarillo o en rojo, elaborar el análisis de Cuatro Cuadrantes. Cada responsable debe contar con un archivo personal en el que irá añadiendo pestañas para cada semana en que el indicador no cumpla con el objetivo, con objeto de mantener un histórico, pero en el archivo compartido de Box Score sólo se encontrarán la pestaña principal (con la tabla de indicadores) y una pestaña con el análisis de Cuatro Cuadrantes para cada uno de los indicadores que no hayan cumplido con el objetivo en la semana que se está analizando. El análisis de Cuatro Cuadrantes se elabora de la siguiente manera (incisos B.3.1 al B.3.4): B.3.1.- Gráfico de Tendencia: Reportar gráficamente el comportamiento del indicador en las últimas 10 semanas, de manera que se pueda observar si sigue una tendencia favorable, se mantiene estático, tiene un comportamiento variable o bien sigue una tendencia desfavorable, lo cual permite evaluar si las acciones que se han implementado están dando algún resultado. B.3.2.- Diagrama de Pareto: Reportar los 5 principales problemas que originaron que el indicador no cumpliera con su valor objetivo en la semana anterior. Por ejemplo, en el caso del OEE se deberán reportar problemas como: Tiempo muerto, disminuciones de velocidad, rechazos por calidad, etc., siendo lo más específico posible, es decir, reportar: “Tiempo muerto por falla mecánica”, o bien, “Tiempo muerto por cambio de color”. El objetivo es enfocar los esfuerzos en el principal problema que afecta al indicador, de manera que se elimine o se disminuya de manera sustancial y definitiva y en las semanas siguientes sea otro el problema principal. B.3.3.- Diagrama de Causa-Efecto: Reportar las causas que dieron lugar al principal problema reportado en el Diagrama de Pareto (sólo el número 1). Para elaborar este diagrama se pueden utilizar herramientas complementarias, como el árbol de realidad o los 5 por qué’s, pero en el archivo sólo se reportará el diagrama causa-efecto. B.3.4.- Acciones a implementar: Anotar las acciones que se llevarán a cabo para eliminar la (o las) causas que dieron lugar al principal problema que impidió lograr el objetivo. Estas acciones deben estar enfocadas a eliminar la causa raíz del problema, de manera que no se vuelva a presentar. Muy importante: Actualizar también el status de las acciones de las semanas anteriores y no borrar ninguna de ellas, ya que permiten mantener un histórico. B.4.- En caso de que al estar realizando el análisis de 4 Cuadrantes se perciba que el principal problema es atribuible a un área diferente a su campo de acción, solicitar al responsable del área correspondiente la información necesaria y las acciones que se llevarán a cabo para solucionar el problema. B.5.- Una vez completado el análisis de Cuatro Cuadrantes, colocarlo como una pestaña en el archivo compartido de Box Score, sustituyendo el de la semana anterior, de manera que, como se mencionó anteriormente, el archivo de Box Score contendrá una pestaña principal con la tabla de los indicadores y el número de pestañas correspondientes a los análisis de Cuatro Cuadrantes para los indicadores de la semana que se encuentren en amarillo o en rojo. B.6.- En caso de que en semanas anteriores el indicador se encontrara en amarillo o en rojo y en la presente semana se encuentre en verde, no es necesario elaborar el análisis de Cuatro Cuadrantes, pero se deberá actualizar el status de las acciones en el análisis de la semana anterior y no retirarlo del archivo compartido, de manera que durante la junta se pueda analizar si las acciones realmente están dando los resultados esperados. B.7.- En caso de que el indicador haya permanecido durante 6 semanas en verde, se puede retirar del archivo compartido de Box Score el análisis de Cuatro Cuadrantes de la semana anterior y analizar si es necesario ajustar el objetivo del indicador. B.8.- En caso de que el indicador se haya mantenido en rojo desde el inicio, analizar si es necesario re-plantear el objetivo del mismo. C.- Desarrollo de la Junta C.1.- El moderador presenta el archivo de acciones abiertas o pendientes, derivadas de las juntas anteriores. El responsable de cada acción debe reportar brevemente el status de la acción. En caso de superarse la fecha límite de implementación, deberá asignarse una nueva fecha límite. Tiempo máximo para el análisis de las acciones: 10 minutos. C.2.- El moderador presenta la tabla de indicadores, los cuales se analizan uno por uno. En caso de que el indicador se encuentre en verde, el responsable (o su back-up) únicamente menciona el valor del indicador y de inmediato se pasa al indicador siguiente. En caso necesario, por ejemplo, que el indicador haya estado en amarillo o en rojo en las semanas anteriores, se puede solicitar al responsable que explique si, de acuerdo a las acciones realizadas, es factible esperar que el comportamiento favorable se mantenga o si fue sólo un caso puntual y aún es necesario seguir con un plan de acción (para ello, se recurre al análisis de Cuatro Cuadrantes de la semana anterior) . En caso de que el indicador haya mantenido un comportamiento en verde durante 6 semanas, el responsable deberá presentar su propuesta de revisión del objetivo. Tiempo máximo para la revisión de cada indicador en verde: 1 minuto. C.3.- En caso de que el indicador se encuentre en amarillo o en rojo, el responsable (o su back-up) deberá presentar el análisis de Cuatro Cuadrantes correspondiente, explicando muy brevemente cada uno de los gráficos. Los responsables podrán solicitar a los encargados de otras áreas su colaboración para la realización de ciertas acciones. Asimismo, recibirán opiniones de todos los presentes, que, con base en su experiencia, podrán retroalimentar sobre las acciones sugeridas para corregir los problemas, lo que puede dar lugar a que se añadan o modifiquen acciones. En todos los casos se debe observar orden y respeto al emitir y recibir las opiniones, de manera que realmente esta actividad agregue valor. Tiempo máximo para la revisión de cada indicador en amarillo o en rojo: 4 minutos. C.4.- En caso de que el responsable de un indicador que se haya mantenido en rojo desde el inicio lo considere conveniente, presentará su propuesta para revisar el objetivo. D.- Actividades al finalizar la Junta D.1.- El moderador recopilará todas las acciones derivadas de la semana en el archivo compartido de acciones. D.2.- Todos los responsables deberán consultar periódicamente el archivo de acciones, de manera que den seguimiento a dichas acciones, a fin de cumplir con sus fechas objetivo.
