credito

CAPITULO II
MARCO TEORICO
Una vez planteado el problema de estudio, es necesario situar el
marco de referencia teórica que orienta el estudio de todos sus aspectos.
En tal sentido el marco teórico sustenta desde una perspectiva teórica el
problema, ubicándolo contextualmente en una determinada situación
histórico social, el mismo está compuesto por los antecedentes de la
investigación, las bases teóricas, términos básicos y finalmente por el
sistema de variables
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION
El crédito y la cobranza han sido estudiados en diferentes aspectos y
se han presentado en anteriores investigaciones, observándose informes
de trabajo de grado acerca de la evaluación del sistema de crédito y
cobranza para las diferentes empresas. A continuación se presentan
algunos antecedentes.
Gutierrez
y
Martinez
(2000)
elaboraron
una
investigación
denominada Evaluación del sistema de Crédito y Cobranza del Hotel
Maruma Internacional. Universidad Rafael Belloso Chacin, Facultad de
Ciencias Administrativas.
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La investigación presentada tuvo como propósito Evaluar el Sistema
de Crédito y Cobranza del Hotel Maruma Internacional, para lo cual se
determinaron cuales eran los canales de comunicación utilizados para la
empresa, se identificaron los requerimientos del proceso de crédito y
cobranza, la rotación de las cuentas por cobrar y los tiempos promedios
de cobranza.
Dicha investigación tomó como referencia para su fundamentación
teórica, autores tales como: Catacora (1998), Villaseñor (1991), Gitman
(1996), Ramírez y Benítez (1995), Fajardo (1995), Bolter (1990), entre
otros.
Esta investigación fué de tipo descriptiva y aplicada con un diseño no
experimental, donde se utilizó como población la cantidad de cinco (5)
personas que laboran en el departamento de crédito y cobranza del Hotel
Maruma Internacional.
El instrumento utilizado para la recolección de datos fué el
cuestionario, aplicando como técnica una encuesta estructurada por doce
(12) preguntas dicotómicas y diecinueve (19) preguntas de
opción
múltiple.
Los resultados obtenidos revelaron que el sistema de crédito y
cobranza utilizado para esta organización presentó fallas en cuanto al
cumplimiento de políticas, normas de crédito y cobranza, así mismo no
emplean los canales de comunicación de manera mas eficiente, por lo
cual se recomienda efectuar un control mas eficiente sobre los recursos y
procesos administrativos, además del cumplimiento de políticas, normas y
14
procedimientos que permitan agilizar lo s procesos de otorgamiento de
crédito y recuperación de los mismos a través de la cobranza.
Este estudio revela información sobre los instrumentos y técnicas
aplicadas para lograr obtener datos sobre políticas, normas y canales de
comunicación, estrategias que se evaluaran en la presente investigación
por lo cual representa un aporte importante para la misma.
En el mismo orden de ideas González y Ortega (2000) realizaron un
trabajo especial de grado en la Universidad Rafael Belloso Chacin,
titulado: Diseño de un Sistema
de Crédito y Cobranza para la
Distribuidora de Libros Venezolanos Dislivenca.
Tuvo como propósito elaborar el diseño de un sistema de crédito y
cobranza para la empresa antes mencionada. Para la cual se analizaron
las normas y procedimientos que se llevaron actualmente en el
departamento de crédito y cobranza, además de establecer estrategias
administrativas que garanticen el formato para el otorgamiento de crédito
y garantizar el control para elaborar las normas y procedimientos que
deben considerarse en Dislivenca.
Este trabajo de investigación estuvo fundamentado teóricamente por
los autores Murdik, Sisten Group, Robbins, Villaseñor y Ettinger.
El estudio tuvo una investigación de tipo descriptiva, aplicada con un
diseño experimental, transversal, utilizando como población a sujetos que
laboran en Dislivenca, que tienen conocimiento y trabajan en el
departamento de crédito y cobranza. La técnica utilizada fué la entrevista,
realizando un cuestionario con quince (15) preguntas abiertas y veintisiete
15
(27) preguntas cerradas, el cual fué validado por cinco (5) expertos y se
sometió la formula Kuder Richarson, para determinar la confiabilidad, la
cual fue de 0,95.
Los resultados obtenidos permitieron conocer
las normas y
procedimientos que actualmente se utilizan en Dislivenca, los cuales
deben ser cambiados, la mayor dificultad que se observó es el
otorgamiento de crédito de la casa matriz y las fallas ocurridas en el
momento de cobrar. Las conclusiones obtenidas permitieron verificar el
requerimiento de normas y procedimientos, así como de estrategias las
cuales permitan darle factibilidad para un proceso efectivo en el sistema
de crédito y cobranza por lo cual se ofrece un diseño para Dislivenca con
el fin de optimizar dicho sistema.
La investigación de la Distribuidora de libros Venezolanos Dislivenca,
dejó aportes importantes para este estudio, por la cierta similitud en
cuanto al problema a tratar en la Clínica y Hospitalización Falcón, se
consideraran las deficiencias administrativas específicamente en el área
de crédito y cobranza, ya que esta posee irregularidades en las políticas y
procedimientos relacionados con estos sistemas.
De la misma manera
Álvarez y Plata (2000), realizaron una
Evaluación del Sistema de Crédito y Cobranza para el Centro Ferretero la
Campesina, C.A.
(CENFECA). Universidad Dr. Rafael Belloso Chacin.
Facultad de Ciencias Administrativas. Escuela de Administración de
Empresas.
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El propósito de este estudio fué realizar una Evaluación de un Sistema
de Crédito y Cobranzas para CENFECA. En cuanto a su fundamentación
teórica se basaron principalmente en autores tales como: Villaseñor.
Mongotmery, Ettinger, Goliet, entre otros.
Se tomó una población involucrada dentro del proceso siendo esta
finita y constituida por tres (3) individuos a quienes se le suministró con
treinta y tres (33) ítems; los resultados fueron parte de una investigación
descriptiva aplicada y la misma muestra la necesidad de establecer
normas y políticas para el otorgamiento de crédito y cobranza delimitando
el proceso para los dos.
Los resultados obtenidos en el estudio indican que el personal
involucrado en el proceso desconoce cabalmente las normas y políticas
para el otorgamiento de crédito y cobranza, así mismo se detectó que los
cargos y responsabilidades no están definidos en esta unidad, del mismo
modo se notó la necesidad de establecer con mayor frecuencia en la
aplicación de los controles de las cuentas por cobrar.
Luego de llegar a la conclusión se recomendó elaborar normas y
procedimientos para ejecutar el otorgamiento de crédito con precisión lo
cual facilitará a los empleados y la alta gerencia la posibilidad de tomar
decisiones efectivas, también se debe elaborar un manual con las
políticas, normas y procedimientos para la cobranza.
Esta investigación mostró características muy similares a las del
presente estudio, las mismas dierón origen a una gran cantidad de ideas
relacionadas con el tipo de instrumento a utilizar en la realización de la
17
Evaluación del Sistema
de Crédito y Cobranza de la Clínica y
Hospitalización Falcón, S.A.
Mientras que Gómez (2000), ejecutó una
Aplicación del control
contable en el departamento de Crédito y Cobranza de Removida, C.A.
Universidad del Zulia. Facultad de Ciencias Económicas y Sociales.
Escuela de Contaduría Pública.
El propósito de este estudio fué aplicar un control contable en el
departamento de Crédito y Cobranza para Removida, C.A. Donde tiene
como objetivos de investigación determinar las políticas y controles
necesarios para el otorgamiento de crédito, analizar las políticas
existentes de cuentas por cobrar y otorgamiento de créditos en el
departamento de crédito y cobranza y evaluar el comportamiento de los
clientes, desde el inicio hasta la terminación del crédito.
El trabajo de investigación está basado teóricamente por diferentes
autores tales como: Arthur, Colmes, Charles Hongren, Chavez Nilda,
entre otros.
La metodología que se utilizó fué de tipo descriptivo y aplicada ya que
tiene como fin principal resolver un problema en un periodo de corto
tiempo.
Se tomó como población a todas las personas que laboraban dentro
del departamento de crédito y cobranzas de diferentes cargos y
funciones.
Después de haber realizado el desarrollo metodológico, se procedió al
análisis de los resultados obtenidos permitiendo encontrar las respuestas
18
a las interrogantes del problema planteado en función de los objetivos
propuestos por esta investigación.
Este trabajo de investigación sirvió como referencia debido a que se
plantea específicamente el problema que perjudica a Removida, C.A. y
que de igual manera afecta a otras organizaciones similares o diferentes a
esta y que no es solo determinar políticas de crédito y aplicar controles
administrativos sino lograr colocarse al nivel de las demás empresas del
país.
Este estudio permitió conocer que las demoras en el proceso pueden
ocasionar la perdida en la negociación ya que al cliente al solicitar un
crédito esta urgido del producto y la espera por los procesos de
aprobación ocasionan insatisfacción que no es conveniente para una
empresa como en este caso de La Clínica y Hospitalización Falcón.
Por otro lado Oberto y Escobar (2000), diseñaron un Sistema
Es tratégico de Crédito y Cobranza para la empresa Ferre Acrílicas El
Rincón del Pintor, C.A. Universidad del Zulia. Facultad de Ciencias
Económicas y Sociales. Escuela de Contaduría Pública.
El propósito de este estudio fué realizar el Diseño de un Sistema
estratégico de Crédito y Cobranza.
Tuvo como objetivos de investigación evaluar el sistema de gestión
existente de crédito y cobranzas que desarrolla la empresa, persiguiendo
reconocer su eficiencia y confiabilidad actual según los registros
disponibles relacionados con las transacciones realizadas con respecto a
los ingresos por ventas y cuentas por cobrar, mediante la metodología del
19
análisis estratégico, analizar las políticas de ventas establecidas por la
empresa con la finalidad de verificar su alcance y pertinencia actual sobre
el sistema de gestión de crédito y cobranza y diseñar estrategias que
permitan mejorar la gestión realizada con respecto al manejo de créditos y
las cobranzas de la empresa.
Esta investigación está fundamentada teóricamente por: Stoner,
Freeman y Gilbert, Sick, Taylor y Farol, Kootz y Weihrich, Robbins,
Gómez, entre otros.
La metodología aplicada según el propósito de estudio fué de tipo
aplicada, prospectivo y transversal. Se tomó como población ocho (8)
sujetos con diferente sexo, edades y diferentes cargos.
Con el diagnosticó realizado sobre el proceso de crédito y cobranza,
se pudo comprobar que la falta de una adecuada planificación en las
actividades vinculadas a dicho sistema estaba provocando una serie de
desequilibrios tanto administrativo como operativo, tales como el retraso
en la etapa de gestión, malgaste de recursos de acumulación del trabajo
entre otras desviaciones impidiendo que muchas de las metas fijadas por
dicha empresa no pudieran ser alcanzadas en el tiempo previsto.
Esta investigación constituyó un valioso aporte al trabajo de
investigación, ya que en el se realiza un diseño de sistema estratégico de
crédito y cobranza para la cual se establecieron las bases teóricas y
metodologíc as que constituye un aporte valioso a dicha investigación,
donde en este caso se va a diseñar políticas, normas y procedimientos en
20
las cuales en la presente investigación se va a evaluar lo que ya esta
establecido en el área de crédito y cobranza.
Por otra parte
Pinto (2001), diseño de
un sistema de Crédito y
Cobranza para la empresa Tracto Microm, C.A. Universidad Dr. Rafael
Belloso Chacin. Facultad de Ciencias Administrativas. Escuela de
Administración de Empresas.
Su objetivo general fué diseñar un sistema de crédito y cobranza para
la empresa Tracto Microm, C.A., donde se fundamentarón teóricamente
en varios autores, entre ellos: Ettinger, Weston y Brigman, Catacora,
Villaseñor, Rondon, entre otros.
El diseño metodológico fué de tipo documental de campo, con la
aplicación de un tipo de investigación descriptivo que facilitó obtener
información directa de fuentes primarias en la empresa. El instrumento
utilizado fué la entrevista que permitió conocer la opinión de los
entrevistados en relación a la actividad relacionada con el crédito y la
cobranza, su operacionalidad y eficiencia dentro de la empresa.
Se llegó a la conclusión de que no tiene establecido un sistema de
crédito y cobranzas ya que los trabajadores opinan en contrapuesta en
función del crédito y la cobranza, otorgamiento a los clientes nuevos,
análisis de la capacidad y pago del cliente.
La investigación anteriormente mencionada, guarda relación con este
estudio, ya que esta orientada al diseño de un sistema de crédito y
cobranzas donde fué de gran ayuda ya que permitió observar cuales
fueron los instrumentos utilizados, que tipo de población fué estudiada,
21
análisis en forma general de lo resultados obtenidos, así como también
proponer cuales fueron las bibliografías utilizadas, donde esta información
permite reforzar y sustentar el desarrollo de la presente investigación.
De la misma manera Paz y González (2002), realizaron un trabajo
especial de grado en la Universidad del Zulia, titulado. Evaluación de los
Procedimientos de Crédito y Cobranzas del Centro Rafael Urdaneta
C.R.U.S.A. para la adecuada presentación de los estados financieros.
Tuvo como propósito Evaluar los Procedimientos de Crédito y
Cobranza del Centro Rafael Urdaneta C.R.U.S.A. para la adecuada
presentación de los estados financieros a fin de determinar las fallas o
debilidades existentes y aportar las recomendaciones que permitieron
corregir los procesos aplicados así como el apegamiento a las políticas y
normas que garanticen el buen funcionamiento de tales procedimientos
que deberán ser aplicados por las distintas gerencias y departamentos
que les compete. Este trabajo estuvo fundamentado teóricamente, por los
autores: Gómez, Catacora, Brito, Mongotmery, Cepeda, entre otros.
La metodología según el tipo de estudio fué descriptiva utilizando
como población a sujetos que laboran directamente con el proceso de
crédito y cobranza del C.R.U, así como también a aquellas personas
encargadas de realizar registros o contabilización de las operaciones.
La técnica utilizada fué la entrevista, que contiene un conjunto de
preguntas de tipo abierta y cerrada que representan un procedimiento
cómodo y socialmente sensible para obtener datos de los elementos de la
investigación.
22
Los resultados obtenidos permitierón conocer que se hace insuficiente
los lineamientos que se siguen para el otorgamiento de crédito, ya que los
resultados señalan consecuencias distintas de los proyectos con alto
número de créditos moros, se evidencia eventos fuera de los convenios
originales como refinanciamiento, prórroga, morosidad, por lo que se
hacen estudios reconsiderativos del cliente de las causas que originan tal
hecho, el departamento de tesorería no lleva un control adecuado sobre la
cobranza, ya que se pudo evidenciar la existencia de cuotas pendientes
cuyo numero asciende a setenta ( 70).
Dicha investigación demuestra lo importante de manejar política y
normas claramente establecidas para controlar los créditos y las
cobranzas, además muestra informac ión relevante que permite corregir
las deficiencias que se llevan a cabo en cuanto a normas y políticas de
crédito, lo cual garantiza un buen funcionamiento de tales procedimientos,
situación que debe tomarse en cuenta para el desarrollo de la evaluación
propuesta en la Clínica y Hospitalización Falcón S.A.
2. BASES TEORICAS
Para realizar cualquier investigación es necesario la utilización de
diferentes tipos de informaciones que permitan el desarrollo de la misma.
A continuación se hará mención de las diferentes teorías o conceptos
emitidos por los autores que han servido de apoyo para la realización de
esta investigación con el único propósito de lograr la adecuada realización
de la evaluación del sistema de crédito y cobranza de dicho departamento
23
2.1 ANALISIS SITUACIONAL F.O.D.A.
Cuando se desea comprender la situación actual de una organización,
se cuenta con una de las herramientas más útiles para ayudar a
diagnosticar tal ámbito, dicha herramienta es el análisis F.O.D.A, en el
cual se analizan factores tanto externos como internos, dentro de los
factores internos se analizan las fortalezas y debilidades que posee la
organización y dentro de los factores externos las oportunidades y
amenazas que posea la misma.
Análisis Interno: Es el encargado de identificar con exactitud las
fortalezas y debilidades de la organización.
Según David (1998, Pág. 8), las fortalezas internas: se refieren a
actividades internas de una organización que se llevan a cabo de manera
efectiva. En este mismo sentido Glagovsk (2001, Pág. 1), expresa que las
fortalezas “Son las capacidades especiales con que cuenta la empresa,
las cuales colocan a la empresa con una posición privilegiada frente a la
competencia, como los recursos que controlan capacidades, habilidades
que poseen, actividades que se desarrollan positivamente, entre otros”.
Por otro lado Serna (1997, Pág. 33), expresa que las fortalezas son
actividades y atributos internos de una organización que contribuyen a
apoyar el logro de los objetivos de una institución.
De igual manera según David (1998, Pág. 8), las debilidades internas
se refieren a las actividades gerenciales, mercadeo, finanzas, productos o
investigación y desarrollo que limitan o inhiben el éxito general de una
24
organización. Por su parte Glagovsk (2001 Pág. 1) hace referencia de
que las debilidades “son aquellos factores que provocan una posición
desfavorables frente a la competencia como de los recursos de los que se
carece, habilidades que no poseen, actividades que no se desarrollan
positivamente, entre otros”. Así mismo para Kloter (1998, Pág. 128) las
define sencillamente como aspectos negativos de su organización que
debe corregir.
Referente al análisis externo: es el análisis del ambiente operativo
externo de la organización. Su objetivo consiste en identificar las
oportunidades y amenazas estratégicas en el entorno de la organización,
de la misma manera se requiere una serie de investigaciones con el
objeto de verificar o explorar la cantidad de información que se puede
obtener, enfocadas a las actividades y amenazas económicas, sociales,
culturales, demográficas, políticas, gubernamentales y jurídicos.
De esta manera el análisis externo está orientado a cuantificar y
ponderar las oportunidades y amenazas que rodean el medio ambiente de
la empresa.
Por su parte David (1998, Pág. 8), define las oportunidades externas
como las tendencias económicas, sociales, políticas, tecnológicas y
competitivas así como aquellos hechos que podrán de forma significativa
beneficiar a una organización en el futuro. Referente a las amenazas
externas David (1998, Pág. 9) las define como aquellas tendencias
económicas, sociales, tecnológicas y competitivas, así como hechos que
25
son potencialmente dañinos para la posición competitiva presente o futuro
de una organización.
Es indudable que el análisis de las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas, constituyen una herramienta eficaz para la
compresión de la que se encuentra una organización. Es por ello la
importancia de que las organizaciones empleen consecuentemente dicho
análisis, ya que permite conocer los aspectos positivos y negativos de la
misma, sirviendo de una gran orientación para el logro de las metas y
objetivos trazando e impulsando el desarrollo global que cualquier
organización moderna debe llevar a cabo para estar a la vanguardia con
su entorno.
2.2 EVALUACION
La evaluación es un sistema de control el cual tiene un enfoque
constructivo que permite analizar de manera integral tanto las áreas como
los procesos de las empresas, con un criterio sistemático y científico por
un grupo multidisciplinarío de expertos para integrarse actualmente a la
situación de globalización mundial.
Para Fleiman (1993, Pág. 2-3), la evaluación es una metodología por
medio de la cual se estudian, analizan y evalúan las fuerzas, debilidades ,
amenazas y oportunidades de las empresas, sirve como instrumento por
medio del cual se analiza y evalúa el entorno de un organismo, su base
legal, organización, estructura, políticas, planes, programas, sistemas y
controles.
26
En tal sentido la evaluación es un proceso efectivo porque:
•
Permite
conocer
que
si
los
programas
o
recursos
son
administrados con eficiencia, eficacia y economía.
•
Verificar si se acotan las disposiciones legales reglamentarias
aplicables.
Estos aspectos caracterizan a la evaluación como un sistema de
control donde se tiene un enfoque constructivo, que permite no solo ser
un instrumento de vigilancia, sino también de promoción y apoyo para
coadyuvar a elevar los niveles de efectividad y productividad de las
empresas, además de cumplir con una función exploratoria de mayor
amplitud, de nuevos enfoques cualitativos
y con la participación
multidisciplinaría de expertos.
2.2.1 CARACTERISTICAS DE LA EVALUACION
Toda evaluación tiene características, según Valencia (1998, Pág.
79,80), las principales son las siguientes:
a) Sistémica: Los sistemas son un punto primordial en que se
fundamenta la evaluación. El sistema es una agrupación formada por
partes, de tal modo interrelacionadas entre si que forman un todo
coherente. Es la concepción de diversas actividades con las cuales se
maneja cualquier organización.
b) Integral: Es la adopción general del estudio a utilizar en el análisis,
implica que se debe incluir en el mismo, todos lo aspectos de la actividad
de la empresa. No solo por el hecho de que obviamente en todas las
27
áreas pueden existir problemas importantes, sino también, porque
muchas veces ocurre que el problema que se manifiesta en un lugar es
una muestra de errores localizados en otros.
c) Periódica: La empresa está sujeta a cambios, razón por la cual a
lapsos más o menos regulares del tiempo se debe “evaluar a la empresa”,
y deducir la evaluación de la misma en el tiempo transcurrido, analizando
los resultados obtenidos de las medidas tomadas. La mayoría de las
empresas han convertido esta actividad de examen y revisión en una
actividad persistente.
Con
estas
características
de
sistematización,
integralidad
y
periodic idad se está dando a conocer las probables desviaciones que se
den en los procesos para tomar las medidas preventivas y correctivas
que puedan controlar dichas desviaciones.
2.2.2. TIPOS DE EVALUACION
Por otra parte existen varios tipos de evaluación, Valencia (1998, Pág.
83) expresa que la evaluación es una tarea compleja y variada por lo que
conviene clasificarlas en varios tipos, estas son:
• Por su amplitud, puede ser general o particular; es general cuando
se explora el contenido de toda la org anización y particular, si se explora
solo una parte del organismo social.
• Por el momento de su aplicación; es inmediata, si se realiza
durante la ejecución de un proyecto a su termino; y mediata, cuando se
efectúa a volver el participante a su trabajo.
28
Por lo tanto es indispensable aplicar unos de estos tipos al momento
de realizar una evaluación ya que a través de los mismos se podrán
encontrar la fallas que se deseen mejorar, pudiendo ser esta de tipo
general, particular, mediata o inmediata, dependiendo del área que se
desee evaluar y del tiempo que durará la misma, estos tipos de
evaluaciones son aplicables a los sistemas con el fin de mejorar el
funcionamiento del mismo.
2.3 SISTEMAS
Toda organización debe tener un sistema que le permita garantizar el
buen funcionamiento, en cuanto a su actividad, el cual permita alcanzar
las metas y objetivos propuestos por dichas organizaciones.
Para tener más precisión en cuanto al sistema se presentan las
siguientes definiciones.
Catácora (1996, Pág. 22), lo define como la combinación de diversos
elementos y componentes que se caracterizan por algunos atributos
identificables que se relacionan entre si, el cual tiene como función lograr
alcanzar un objetivo común.
Por su parte Rosemberg (1991, Pág. 385), lo define como toda
operación que se lleva a cabo en los procesos, técnicas y procedimientos
para lograr el control de una actividad, con el objeto de formar un todo
organizado.
A partir de estas definiciones, se puede decir que el sistema es un
proceso por el cual se encaminan todas las organizaciones, para cumplir
29
con los objetivos propuestos y llevar a cabo actividades, con el objeto de
lograr mejorar su rendimiento.
2.3.1 IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS
En cuanto a la importanc ia Catácora (1996, Pág. 21), expresa que toda
organización requiere de un sistema, ya que a través de el se llevan a
cabo los procesos contables. De esto se deduce la gran importancia que
tienen los sistemas, cómo su uso, redunda en beneficios para toda
organización.
El buen funcionamiento de una organización, consiste básicamente en
el manejo de sistemas complejos de mayor o menor grado, donde con el
transcurrir del tiempo se ha observado que cada día el sistema en general
tiene mayor importancia en una organización, ya que los procedimientos,
métodos y formas, forman parte de un sistema donde estos son un medio
de aplicación y de resultados que van en busca de los objetivos
primordiales de la empresa.
2.3.2 CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS
La cla sificación de los sistemas se basa en las actividades que se
realice dentro de ellos.
Según Catácora (1996, Pág. 27,30), los sistemas se clasifican en:
Sistema de producción: Son todos aquellos sistemas que tienen como
finalidad controlar todas las actividades que se llevan a cabo dentro del
proceso productivo.
30
Sistemas de ventas: Es el sistema en el cual se fundamentan las
actividades de un negocio, su principal función es:
•
Facturación y cobranza.
•
Control de canales de distribución y mercadeo.
Sistemas de administración y finanzas: Es el sistema que puede
conseguirse en una organización, estando representadas por todos
aquellos que se derivan de dos funciones anteriormente expuestas. Entre
los sistemas de una empresa se pueden identificar como administración y
finanzas los siguientes:
•
Manejo de inversiones.
•
Cuentas por pagar.
•
Compras.
•
Activo fijo.
•
Inventario.
•
Banco.
•
Recursos Humanos.
•
Contabilidad.
Toda
organización
posee
tanto
sistemas
como
subsistemas
dependiendo de la actividad comercial a que se dedique, estos sistemas
poseen unas características que facilitan la distribución de las funciones, y
las actividades que se deben llevar a cabo en cada uno de ellos.
Dentro de los diferentes tipos de sistemas, con los cuales trabajan
muchas organizaciones, están los sistemas de crédito y cobranza, los
31
cuáles facilitan y hacen mas efectivas las actividades de dichos
departamentos.
2.4 EL CREDITO
El concepto de crédito ha sido planteado desde puntos de vistas muy
diferentes según el uso o la aplicación que pueda dársele en la práctica
comercial, pero generalmente su definición siempre está dirigida hacia la
transferencia de un bien o servicio cuya contraprestación temporal es la
promesa de devolver dicho bien o su valor, mas sus intereses, es decir,
de cancelar el precio correspondiente por la obligación aceptada, en una
fecha posterior determinada y que puede hacerse en una o varias cuotas.
Para Catacora (1996, Pág. 30) “El crédito se define como la confianza
dada o recibida a cambio de un valor, el derecho de disponer de un dinero
ajeno ó de retrasar, por un cierto plazo, el pago de cantidades debidas a
cambio de un cierto interés”.
La finalidad del crédito es incrementar las ventas a través de la
captación de clientes con la procura de facilidades de pago en un periodo
determinado, considerando las necesidades de los clientes y de la
organización que implementa esta política.
2.4.1 IMPORTANCIA DEL CREDITO
El crédito tiene su importancia, por la razón de que es una forma de
estimular las ventas, lo que hace que las organizaciones incrementen sus
ingresos, es decir la entrada de dinero.
32
Según Villaseñor (1995, Pág. 13), el crédito es vital para la economía
de la empresa y de todo el sistema de un país, ya que su utilización
adecuada produce, entre otros, los siguientes beneficios.
1. Incremento en los volúmenes de ventas.
2. Aumento en la producción de bienes o servicios, y como
consecuencia de una disminución de los costos unitarios.
3. Elevación del consumo, al permitir que algunos sectores
socioeconómicos adquieran bienes y servicios que no estarían a su
alcance si tuvieran que pagarlo de contado.
4. Creación de fuentes de trabajo mediante nuevas empresas y
ampliaciones de las ya existentes.
5. Fomento del uso de todo tipo de servicios y adquisición de bienes
con plazos largos para pagarlos.
6. Desarrollo tecnológico favorecido indirectamente al incrementar los
volúmenes de ventas.
7. Ampliación y apertura de nuevo s mercados, al dotar de poder de
compra a sectores representativos de la población.
En lo antes mencionado se muestran muy claramente los beneficios
del crédito por lo cual representa un apoyo, para las organizaciones,
porque por medio de el las empresas logran expandirse en el mercado al
igual que se obtiene un aumento en el poder de compra de sectores
representativos de la población, de allí la decisión por lo cual muchas
empresas consideran el crédito como un medio activado de la economía
del mercado.
33
2.4.2 CLASIFICACION DEL CREDITO
Villaseñor (1995, Pág. 118), lo clasifica generalmente en tres grandes
categorías de acuerdo a las características individuales, de las cuales se
hacen mención a continuación.
•
Clasificación del crédito según su us o:
Crédito de inversión
Tiene como característica principal la colocación de capital en manos
de terceros, para ser recuperado en fecha distante de cuando se hizo el
préstamo, teniendo como objetivo principal percibir un interés aparte del
monto prestado. Dentro de este se pueden distinguir a su vez, garantía
hipotecaria, inversión en abono y cuenta con intereses.
Crédito bancario
Es el proceso que se lleva a cabo en las instituciones bancarias con el
propósito de conceder créditos en dinero, a pesar que no es su única
actividad comercial, el crédito es su principal fuente de ingreso y de
operaciones. Se diferencia con el crédito de inversión por su corta
duración.
Crédito entre comerciantes
Esta modalidad no incluye las operac iones anteriores, es decir
transferencia de dinero, sino destacándose porque uno de los bienes que
dá inicio a las operaciones de créditos está constituido por mercancía o
servicio. Generalmente se usa de industriales a distribuidores entre si.
34
Crédito al consumidor
Es la facilidad de pago que una empresa concede a su clientela al
entregarle el producto o servicio a cambio de recibir su valor en un tiempo
determinado con un sobre valor pactado correspondiente a intereses. En
este tipo de crédito se puede pactar negocios con otros comerciantes del
ramo.
Según su uso se puede decir que cada uno tienes su importancia para
el momento que se lleve a cabo , tal como el crédito de inversión, que no
es mas que la colocación de capital en manos de terceras personas con
la finalidad principal de percibir ingresos por medio de los intereses aparte
del monto prestado.
Básicamente una institución bancaria es una empresa creada para
comercializar con el crédito, a pesar de que realizan otras operaciones
donde su fuente principal de ingreso es el crédito, con respecto al crédito
entre comerciantes en donde se destaca este tipo a través del llamado
trueque, es decir intercambio del algo bien sea bienes o servicios y por
ultimo el crédito al consumidor donde ha sido un factor que ha contribuido
de alguna manera con el crecimiento de la economía permitiéndole a la
gente comprar mas de lo que se puede con sus ingresos y ahorros
actuales.
•
Clasificación del crédito según las condiciones de pago
Crédito normal o contado comercial
Es aquel crédito prestado en donde el deudor llega a un acuerdo de
35
el periodo de 30 días, en ocasiones el plazo varia de acuerdo a los
términos de la que existe un interés aceptado.
Corto plazo
Consiste en dividir el plazo de las obligaciones en varias partes con
fecha de vencimiento distante, separados entre si por periodos iguales de
tiempo y nace por la compra de un bien o servicio.
Crédito fijo con límite renovable
Es aquel donde se fija al deudor un limite de crédito por las compras
de adquisiciones que puede realizar, es saturado cuando el valor de los
bienes y servicios adquiridos por el cliente, llega al tiempo preestablecido.
Crédito garantizado
Es el crédito concedido por un previo análisis del deudor el cual se fija
y llega hasta un determinado límite y mientras las cuentas no lo
sobrepasan el cobro de la cantidad adeudada queda totalmente
garantizado.
Este tipo de crédito es recurrente a la organización, se utilizan facturas
y no ningún titulo de crédito, es por ello que se incluyen fundamentación
técnica del uso de las facturas, además de utilizar a corto plazo y con
límites renovables, pero con las condiciones antes descritas.
Este tipo de clasificación se identifica princ ipalmente con el plazo es
decir puede ser a corto plazo, mediano plazo o a largo plazo, de acuerdo
al tiempo que se le de al cliente para cancelarlo, donde el crédito formal
es el crédito pactado cuando el deudor conviene pagar lo comprado en un
36
periodo de treinta (30) días que en ocasiones el plazo varía de sesenta
(60) a noventa (90) días.
Con respecto al crédito tipo corto plazo, es dividir el vencimiento de
una obligación partiendo de la adquisición, compra o uso de un bien o
servicio, y en cuanto al crédito fijo con limite renovable es donde fija al
deudor un limite de crédito para las compras o adquisiciones que puede
realizar y por ultimo el crédito garantizado, el cual consiste en realizar un
análisis al deudor antes de concederle el crédito el cual se fija y llega
hasta un determinado limite.
•
Clasificación del crédito según el sujeto
Crédito privado
Es aquel que se otorga o ejercen a particulares, su manejo y ejecución
esta reglamentado y regido por las condiciones operativas o de mercado.
Crédito publico
Es aquel que usa el estado otorgando créditos a instituciones
gubernamentales a los estados, municipios y al gobierno federal. Este
tipo de crédito es considerado de poco o ningún riesgo.
Crédito mixto
En esta modalidad coinciden o se relacionan todos los tipos de
créditos descritos anteriormente. Debido al grado de créditos existentes
es necesario conocerlos en su totalidad, ya que de esta manera se puede
determinar
que
tipo
de
crédito
organizaciones.
37
es
otorgado
en
las
diferentes
El crédito privado es el tipo de crédito que se otorga a personas
particulares, donde va a estar fundamentado por condiciones de mercado.
El publico, este es para personas del estado ya que concede créditos a
instituciones gubernamentales tales como: estado, municipios y gobierno
federal, donde este se caracteriza de poco o ningún riesgo y por ultimo el
crédito mixto, que convergen todos los tipos de créditos descritos
anteriormente.
Por su parte Ettinger (2000, Pág. 46), “Expres a que el crédito puede
clasificarse de acuerdo con el tipo de transacción crediticia para la cual se
establece. Sobre esta base el crédito puede ser:
- Crédito detallista.
- Crédito mercantil.
- Crédito comercial bancario.
- Crédito industrial.
- Crédito de mercado abierto.
- Crédito agrícola.
- Crédito publico.
- Crédito de exportación.
Ambos créditos pueden resumirse, expresando que la clasificación del
crédito viene dada de acuerdo a la modalidad bajo la cual sea otorgado,
considerando la forma en que se promete el pago, los sujetos que en el
intervienen, el objeto material para el cual se ha pactado como forma de
pago entre otros.
38
2.4.3 VENTAJAS DEL CREDITO
El crédito es un medio de producción y de cambios que juega un
papel esencial en el plano económico de nuestro país. En efecto Ettinger
(1996, Pág. 28), plantea que el crédito hace mas productivo el capital,
acelerando el movimiento de los bienes del productor al consumidor y
aumentado el volumen de los bienes producidos y vendidos.
Por otra parte, consiste en que incrementa el nivel de los negocios y le
presta dignidad. El crédito ha permitido que los clientes compren el
producto aun cuando en el momento no se cuente con la disponibilidad
del dinero, asumiendo las condiciones que son establecidas y adecuando
a su capacidad financiera para el pago de los plazos que se establece.
En efecto, el crédito le da opción al cliente de hacerse referencias que
servirán de aval para desarrollarse en el plano comercial, mercantil y
financieros.
2.4.4 SISTEMA DE CREDITO
Un sistema de crédito es utilizado para obtener un orden en los
financiamientos otorgados, según Santandreu (1994, Pág. 98), el sistema
de crédito es una herramienta administrativa fundamental para la
existencia y desarrollo de la empresa, ya que a través de este se fija un
proceso,
normas
y
políticas
para
el
otorgamiento
del
crédito,
implementando un control de las operaciones y el análisis de la capacidad
económica del cliente.
39
Se puede decir que un buen sistema de crédito, permite a las
empresas ser más eficientes en lo referente al otorgamiento del crédito,
aspecto fundamental que permite alcanzar el logro de los objetivos de
toda organización. Así mismo el sistema de crédito ayuda ha aumentar el
volumen de ventas a través de la captación de clientes, con la visión de
ofrecerles facilidades de pago en un tiempo determinado y tomando en
cuenta cada una de las necesidades de los cliente s.
El crédito es visto como sistema cuando se forma por políticas, normas
y procedimientos. Dichos elementos al aplicarse eficientemente hacen
que el sistema tenga un buen funcionamiento.
2.4.5 POLITICAS DE CREDITO
Las políticas dentro de un proceso de crédito son estrategias
comerciales que van dirigidas a obtener objetivos específicos, es decir se
ubican entre ellas las orientadas a establecer un marco de trabajo y una
guía para tomar decisiones, de forma a que se logre, todos los fines
establecidos por la empresa en el área de crédito.
Afirma Ettinger (2000, Pág. 37), las “Políticas de crédito de la empresa
deben ser el soporte del gerente de crédito para su evaluación de los
riesgos del mismo”. Algunos gerentes de crédito se enorgullecen del bajo
porcentaje de pérdidas por cuentas incobrables, o evitándose que la
compañía pueda estar perdiendo utilidad sobre ventas que podrían
hacerse con un margen de riesgo crediticio. Por otra parte, el gerente que
concede créditos libremente ocasiona pérdidas excesivas. Todo negocio
40
bien dirigido, trata de evitar
los extremos y de adoptar una política
crediticia que de cómo resultado el movimiento de rentas con el mínimo
de pérdidas.
En efecto las políticas de crédito de una empresa establecen
lineamientos para determinar si se otorga un crédito a un cliente y por
cuanto se le debe conceder. La empresa no solo debe ocuparse con
establecer las normas de crédito sino de aplicar correctamente tales
normas al tomar decisiones. Además, la empresa debe impulsar el
desarrollo de las fuentes de información de crédito y los métodos de
análisis de dicha información. Cada una de estas políticas crediticias son
importantes para la administración eficaz de las cuentas por cobrar. Una
aplicación errónea de una buena política de crédito la adecuada
instrumentación de una deficiente política, no producirá nunca resultados
óptimos.
Solo una organización que realice todas sus ventas al contado puede
permitirse el lujo de no tener políticas de crédito, aproximadamente la
sexta parte de todos los activos de las empresas industriales consisten en
cuentas por cobrar. Para cualquier empresa la inversión en cuentas por
cobrar depende tanto del importe de las ventas o crédito como de su
periodo promedio de cobro.
Es por ello que las empresas que venden a crédito deben tener muy
claro en sus manuales y sistemas, precisas políticas que condicionen el
crédito, según sea este y de esta manera la compra o el servicio no
41
tendrá ambigüedad, es decir que pueda producir conflictos divergentes
entre el cliente y la empresa.
Las políticas proporcionan los medios para llevar a cabo los procesos
administrativos y como tales son una ayuda para tomar las decisiones,
dichas políticas están conformadas a través de normas las cuales hacen
que sean mucho más efectivas. Estas políticas son compuestas por un
conjunto de normativas, las cuales al aplicarse hacen que las mismas se
cumplan.
2.4.6 LINEAMIENTOS DE CREDITO
Según Gitman (1996, Pág. 245), manifiesta que la fi jación de los
lineamientos necesarios para determinar si un crédito a un cliente puede
ser extendido, para lo cual es necesario realizar un análisis acerca del
solicitante para medir su capacidad, a través del uso de
fuentes de
información.
Para el autor, la empresa en el desarrollo de este proceso debe
manejar la información oportuna y veraz acerca del solicitante con el fin
de verificar su solvencia. Entre las formas de análisis tenemos las
descritas a continuación:
Las cinco (5) Ces del Crédito.
Esta forma de análisis comprende cinco (5) dimensiones:
Carácter (reputación): Se basa en el estudio del historial del
solicitante en lo referente a la satisfacción de sus obligaciones financieras,
contractuales y morales.
42
Capacidad: Se refiere a las disposiciones financieras del solicitante
para cubrir el pago del crédito en la fecha determinada.
Capital: Enmarca la situación financiera o solidez del solicitante.
Colateral: La evaluación del colateral se basa en los activos que
posea el solicitante, de manera que en caso de incumplimiento de pago
del crédito solicitado, pudiera cubrirlo con sus activos.
Condiciones: Comprende la condición económica y comercial de la
empresa, además de otras circunstancias que pudieran afecta r al
otorgante o al solicitante del crédito.
Se puede decir que los lineamientos de créditos son todas aquellas
condiciones que se deben exigir al momento de otorgar un crédito, de
manera tal que el otorgante del crédito tenga seguridad que de que dicho
crédito va ser recuperado.
2.4.7 NORMAS DEL CREDITO
Las normas de crédito de una empresa definen los lineamientos
esenciales para la concesión de un crédito a un cliente. Aspecto como la
reputación crediticia, referencias de crédito, perio do de pago, promedio y
ciertos índices financieros, proporcionan una base cuantitativa para
establecer y reforzar los patrones de crédito.
Para Ramírez y Benítez (1995, Pág. 46), las normas indican
cuestiones generales vinculadas con el proceso comercial que se
establece cuyo significado implica establecer una acción bajo los criterios
de empresas o de la unidad de la cual depende. El hecho de no
43
establecer una norma, implica que restringe la libertad de crédito que
puede ejercerse ante una acción.
En tal sentido, las normas de crédito establecen las directrices que
deben considerarse para poder conceder créditos a clientes entre los
cuales están:
- La solidez económica del cliente.
- Antigüedad de la empresa que representa el cliente en el mercado.
- Exigencia de requisitos personales y documentos como referencias
comerciales, bancarias, estado de cuentas de la empresa, el registro de
identificación fiscal de la empresa entre otros.
- Establecer un sistema de pago que se adecue tanto al cliente como
a la empresa de forma que no se corran riesgos al otorgar los créditos.
- Maneras de pago, si es 30, 60 o 90 días de acuerdo a la cantidad de
producto comprado y al cliente o empresa que hace la compra.
Por supuesto toda organización establece sus normas, las cuales son
pertinentes al producto o servicio que ofrece al cliente y que tiene como
propósito cubrir las expectativas de la organización de forma tal que se
de la satisfacción de la organización al cliente sin perdidas para la
organización que otorga crédito.
Para reafirmar lo expuesto anterior, se encontraron los planteamientos
de Seder (1997, Pág. 42), sostiene que “El crédito es algo serio, e implica
el riesgo de dinero y es importante que el cliente también lo tome en serio.
Es indispensable plantear normas de crédito en las empresas que definen
los criterios básicos para la concesión de un crédito a un cliente”.
44
Todas las empresas deben establecer sus normas, las cuales son
pertinentes al producto o servicio que ofrece al cliente y tiene como
propósito cubrir las expectativas de la empresa brindándole satisfacción al
cliente sin pérdida para el acreedor.
2.4.8 PROCESO DE CREDITO
La función de los procesos se concreta principalmente en conseguir
los objetivos y fines perseguidos, adaptarse al medio y la situación dentro
de la que ha de desenvolverse, conservar su equilibrio interno, o lo que es
lo mismo, mantener los puntos, reglas o modelos sobro lo que esta
constituido y mantener su cohesión intern a, es decir permanecer
integrados.
De este modo, Santandreu (1994, Pág. 98), señala que “En el
desarrollo del crédito como proceso es preciso el establecimiento de una
serie de actuaciones, principios básicos o políticas que permitan
establecer unos lineamientos a seguir sin que ellos supongan un
obstáculo para cubrir los objetivos de la empresa, ni frenar las actividades
comerciales de la misma”.
A pesar de la importación que reviste el proceso de crédito, acota
Eduarte (1998, Pág. 13), “El tiempo invertido en el análisis del crédito
puede afectar la venta, por lo que se debe concientizar al personal del
departamento que esta labor es necesaria, pero sin olvidar las
necesidades que el comprador tiene del producto”. Como complemento
indica, “la exp eriencia del cliente se obtiene por su antigüedad, solo la
45
relación practica demuestra quien es el deudor y cual es su
comportamiento”.
El
crédito
como
proceso
es
actualmente
una
herramienta
administrativa, esencial para la existencia y desarrollo de las empresas,
ya que a través de un proceso de crédito se fijan métodos, normas y
políticas ajustables para el otorgamiento del crédito, con esto se desea
minimizar el riesgo crediticio, implementándole un seguimiento o control
de las operaciones, capacidad económica y financiera de los clientes y las
garantías colaterales.
En efecto, representa un apoyo a las organizaciones, debido a que por
medio de éste las empresas logran expandirse en el mercado, de allí la
decisión de que muchas empresas consideran el sistema de crédito como
medio activador de la economía y el mercado.
2.4.9 PROCEDIMIENTOS DE CREDITO
Los procedimientos de crédito buscan reunir información que permita
determinar la capacidad de pago del deudor potencial con el objeto de
proteger al acreedor.
En tal sentido Ettinger (1996, Pág. 179) propone tres pasos en el
proceso de otorgamiento de crédito a saber.
a) Obtención de información respecto del solicitante a través del
formato de solicitud de crédito, de allí debe ponerse particular atención en
los siguientes detalles:
- Nombre del cliente.
46
- Edad.
- Domicilio.
- Empleo.
- Referencias bancarias.
- Referencias de negocios.
- Referencias personales.
b) Análisis de la información para determinar si el solicitante es digno
de crédito.
Una vez que sea recabada la información, una empresa debe hacer un
análisis del crédito del solicitante y determinar si la compañía esta por
encima o por debajo de la norma mínima de calidad. Se proporcionan
estados financieros, el analista debe emprender un análisis de fondos y
tal vez otro análisis, si el analista estará especialmente interesado en la
liquidez del solicitante y su capacidad de pagar la cuenta a tiempo.
El analista deberá considerar el carácter y la fortaleza de la empresa
así como su administración, el riesgo de negocios con su operación y
otros asuntos diversos.
c) Tomar la decisión sobre el asunto:
Una vez que el analista de crédito ha reunido la evidencia necesaria y
la ha analizado, se debe tomar una decisión sobre la disposición de la
cuenta. En una etapa inicial la decisión que se debe tomar es si se deben
enviar o no los bienes para extender el crédito. Si es probable a que se
repitan
las
ventas,
la
organización
tal
vez
desee
establecer
procedimientos para que no tenga que evaluar la extensión del crédito
47
cada vez
que recibe una orden.
En tal sentido las condiciones y
procedimientos del acreedor para otorgar, administrar y recuperar el
préstamo deben ser aceptados y cumplidos por el deudor para obtener el
crédito.
2.5. COBRANZA
En toda organización debe existir una cobranza, tanto efectiva como
rápida, ya que esto agiliza su proceso y de esta manera se obtienen los
objetivos propuestos, donde hoy en día para las organizaciones mantener
un margen de utilidad es factible para una empresa, ya que aumenta la
eficiencia y la eficacia de los procesos operativos, flujo de efectivo, que
deben entrar por las ventas realizadas.
Para Ettinger y Goliet (2000, Pág. 293) la cobranza es fundamental
para el éxito de cualquier negocio que vende a crédito, cualquiera que sea
la amplitud del negocio, sus utilidades dependen especialmente del ciclo
y la frecuencia de reinversión de su capital.
A partir de la definición anterior se puede determinar que la cobranza
es un proceso por el cual los gerentes de crédito determinan la capacidad
de liquidez con la que deben contar para realizar sus diferentes
actividades de inversión.
2.5.1 IMPORTANCIA DE LA COBRANZA
Ettinger (2000, Pág. 293), explica “Los procedimientos para la
cobranza revisten gran importancia, debido a que capacitan a la creedora
48
para reinvertir su capital, mantener el volumen de las ventas y desarrollar
hábitos de pago puntual en los clientes”.
Para cubrir con el objetivo de rentabilidad, desde el punto de vista
financiero, se debe darle mayor rotación a nuestro capital. Esta rotación
puede verse afectada ante la dificultad que puedan representar los
clientes para atender adecuadamente el servicio de la deuda. Por eso la
importancia de la cobranza es vital para la salud financiera de la empresa.
2.5.2 SISTEMA DE COBRANZA
Un sistema de cobranza es utilizado para tener un orden en las
cuentas por cobrar. Según Montaño (1993, Pág. 58), establece que un
sistema de cobranza se define como el proceso administrativo que tiene
por objeto recuperar el importe de las ventas en la fecha de vencimiento
de las cuales dependen los ingresos para las empresas.
Por lo tanto un buen sistema de cobranza permite a las empresas ser
más eficientes en cuanto a su gestión de cobro, ya que facilita el manejo
de las mismas, es decir por medio de un sistema donde se identifiquen
cuentas vencidas y luego se clasifican de acuerdo con la duración que
han estado por cobrarse.
La cobranza es vista como un sistema cuando se conforma por
políticas, normas, procedimientos y estrategias de cobro, dichos
elementos al aplicarse eficientemente hacen que el sistema tenga un
buen fu ncionamiento.
49
2.5.3 POLITICAS DE COBRANZA
Las políticas de cobranza representan los procedimientos que aplican
todas las empresas para el cobro de las cuentas por cobrar en la fecha
de sus vencimientos. Las políticas de cobranza pueden ser evaluadas por
el número de clientes insolventes o incobrables. En realidad este número
depende también de las políticas de crédito, en las cuales la empresa se
basa para conceder créditos a los clientes.
Según Ettinger y Goliet (2000, Pág. 35), el gerente de crédito debe de
hacer todos los esfuerzos posibles, no solo para cobrar lo que deben a su
compañía, sino para realizar el cobro con rapidez. Existen (4) motivos,
necesarios para hacer los cobros.
1. Cuanto mas se retrasen en los pagos los clientes, mayor será la
probabilidad de que con el tiempo, se convierta en una pérdida por
cuentas incobrables.
2. La lentitud de los cobros hace perder ventas, por lo cual el cliente
honrrado que está retrasado en sus pagos, siente aversión a seguir
aumentando su deuda comprando más.
3. Una política de cobranza sencilla pero firme, contribuye a
conservar el respeto de los clientes, que pueden reflejarse en sus
reacciones, a los esfuerzos de venta de la compañía.
4. El prestigio de una compañía por sus políticas de cobro, eficiente y
alerta, constituye en si mismo un formato importante que influye en la
puntualidad de los pagos.
50
Estas políticas van hacer especificadas y determinadas como un
patrón de acuerdo a las necesidades que se presenten en las diversas
organizaciones y estarán plasmada en ellas las normas a seguir y al
momento mas oportuno para ser ejecutadas.
2.5.4 NORMAS DE COBRANZA
Al establecer la relación comercial de compra-venta, bajo la modalidad
de crédito, se determina el proceso de cobranza, el cual también tiene
que regirse por unas normas que garanticen a la empresa la seguridad
que se logrará el pago del producto o servicio.
Una empresa bien organizada según Villaseñor (1995, Pág. 220),
determinará que división de ella asumirá la responsabilidad de la
cobranza y procederá a establecer una clara norma que cubra el trabajo
de cobro. Estas normas se someterán al análisis periódico de acuerdo
con las condiciones necesarias de la compañía.
Por lo general se distribuyen las normas a las diferentes personas que
laboran en la empresa que interrelacionan con finanzas, contabilidad,
venta y a quienes realizan el trabajo de cobro de manera tacita, pero
claramente entendidas las políticas de trabajo fluyen del personal de
mayor experiencia al nuevo a fin de perpetuar las diferentes técnicas cuya
aplicación es fruto de una eficaz labor de cobranza dentro de una
organización establecida.
Las condiciones de ventas actualmente en uso varían en forma
considerable, en cuanto al plazo o porcentaje de descuento. El personal
51
dedicado al trabajo de cobranza debe estar íntimamente familiarizado con
las interpretaciones y aplicaciones de las condiciones de venta
establecidas en la organización.
Dichas interpretaciones deben comunicarse al departamento de venta
y cobranza y a todos los elementos que o pudieran tener trato con el
cliente, para que esté en posibilidad de explicar las condiciones de la
transacción.
Las normas de cobranza deben precisar acerca de cómo, cuando,
cuanto se debe cobrar y que condiciones han de establecerse de forma
que el cliente este informado a que atenerse, cuales son sus
responsabilidades y obligaciones al comprar el producto.
2.5.5 PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA
Generalmente se aplican varios procedimientos de cobranzas, cuando
una deuda se vence por largo tiempo, el proceso de cobro es más estricto
y más personal. Según monografías.com (2002) existen varias técnicas
de procedimientos fundamentales de cobranza, en el orden normalmente
aplicado en los procesos de cobro
• Notificación por escrito. Después de ciertos números de días
posteriores al vencimiento de una cuenta por cobrar, la empresa suele
enviar una carta en términos formales, recordando al cliente su
adeudado. Si se hace caso omiso de dicha carta, se envía otra más
exigente. En caso necesario, puede remitirse otra más. Las
52
notificaciones por escrito son el primer paso en el proceso de cobro de
cuentas vencidas.
• Llamadas telefónicas. Si las notificaciones por escrito no dan
ningún resultado, el gerente de crédito de la empresa puede llamar al
cliente y exigirle al pago inmediato. Si el cliente presenta una
explicación adecuada, se puede convenir la prórroga del periodo de
pago. Una llamada del abogado de la compañía también puede ser útil
si los demás recursos no han funcionado.
• Visitas personales. Esta técnica es mucho más común a nivel de
crédito del consumidor, pero también pueden utilizarla los proveedores
industriales. El envío de un cobrador, o incluso del vendedor
encargado a requerir el pago al cliente, puede ser un procedimiento de
cobro muy eficaz ya que el pago podría realizarse en el acto.
• Mediante agencias de cobranza. Una empresa puede transferir
las cuentas incobrables a una agencia o a un abogado para que estos
se encarguen de ellas. Normalmente los honorarios por esta clase de
gestión son altos, ya que la empresa puede recibir menos del 50 %
del importe de las deudas así cobradas.
• Recurso Legal. Esta es la medida más estricta en el proceso de
cobranza, y representa una opción antes de utilizar una agencia de
cobros. Este procedimiento no es solamente oneroso, si no
que
puede obligar al deudor a declararse en bancarrota, reduciéndose así
la posibilidad de futuros negocios con el sin que garantice el pago final
de los adeudados vencidos.
53
En líneas generales los procedimientos de cobranza varían de acuerdo
a la morosidad que presente el cliente, direccionando los esfuerzos desde
una llamada amistosa a través del teléfono, hasta una gestión más fuerte
por parte del abogado de la empresa que lo motive a honrrar sus
compromisos. Lógicamente esta última acción deteriora la relación
acreedor-deudor y limita las ventas a crédito.
2.5.6 PROCESOS DE COBRANZA
Este proceso puede ser muy costoso en términos de los gastos que se
requieran y del crédito mercantil que se pierda, pero se necesita por lo
menos alguna firmeza para prevenir una prolongación indebida del
periodo de cobranza y minimizar las perdidas resultantes. Según
purinet.com (2002) El proceso usual de la cobranza involucra diversos
puntos:
- La función de cuentas por cobrar turna un estado de cuentas de
clientes al departamento de crédito y cobranza.
- Con los datos incluidos en el estado de cuentas, el departamento de
crédito y cobranza envía estados de cuenta a todos lo clientes deudores y
se encarga de cobrarles el día adecuado.
- De acuerdo
a la antigüedad de las cuentas por cobrar y a la
importancia de cada una, se deben llevar a cabo ciertas actividades. Las
alternativas en cada caso deben implementarse de acuerdo a las políticas
y procedimientos preestablecidos.
54
- Hasta 30 días de atraso, se hace una llamada al cliente, seguida de
tres cartas escalonadas, bien pensadas y perfectamente redactadas,
firmadas por el funcionaro encargado de los cobros.
- Hasta 60 días de atraso, un funcionario de mayor importancia debe
visitar al cliente previa cita hora tramitar el pago.
- Hasta 90 días de atraso, el caso deberá transferirse al departamento
legal.
- Insolvencia de cliente, se cargan a la partida reserva para cuentas
incobrables.
Los procesos de cobranza son de gran importancia para toda
organización, ya que a través de ellos, se hacen cumplir adecuadamente
los cobros que tienen pendientes dichas organizaciones.
2.5.7 ESTRATEGIAS DEL PROCESO DE COBRANZA
Las acciones que se planifican y ejecutan para llevar a
cabo la
cobranza de un producto o servicio, se consideran las estrategias, las
cuales deben ser adecuadas tanto en las condiciones establecidas por la
empresa como las del cliente, quien con anterioridad, en el momento de
otorgarle el crédito, conoce la manera de cómo se le haría el cobro.
Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una
empresa. También son cursos de acción planificados y que se diferencian
generalmente por el alcance y la magnitud de acción a seguir, la cual
debe estar dirigida hacia el cambio de condiciones futuras, para el logro
de los objetivos.
55
En este orden de ideas Kootz y Weihrich (1996, Pág. 123), la definen
como “Determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una
empresa y la adopción de los cursos de acción y asignación de los
recursos necesarios para alcanzarlos”.
En importante resaltar que el propósito de las estrategias es
determinar y trasmitir mediante un sistema de objetivos y políticas
básicas, una imagen de la clase de empresa que se requiere proyectar;
estas no intentan describir como la empresa va a lograr sus objetivos,
pero, si ofrece una estructura para orientar el pensamiento y la acción. En
tal sentido, es primordial conocer que es una política por lo que se abordó
tal punto anteriormente.
Por otra parte Stoner, Freman, Weihrich (1996, Pág. 295), refieren
tratar el tema de las estrategias como sinónimo de la Administración
estratégica, esta ofrece la forma disciplinada que permite comprender a
los gerentes el ambiente en que operan su organización de allí la
aplicación a las estrategia propuestas. En términos generales consta de
dos fases:
- Planificación estratégica: cuya actividad comprende el proceso de
establecer las metas como el formular estrategias propiamente dichas.
- Implementación de las estrategias: como denominación de la etapa
representada por las acciones y paso de la propia administración de las
estrategias que se requiere para ser aplicadas de acuerdo a lo planificado
y posteriormente observar tal consecución de las mejoras proyectadas a
partir de su correspondiente control.
56
Ante todas las consideraciones expuestas las estrategias de cobranza
son aquellas acciones que implantan las organizaciones para el cobro de
sus cuentas por pagar, a un periodo determinado por lo general a corto
plazo con la finalidad de alcanzar el porcentaje previsto sobre los montos
de las facturas de tal manera que se cubran las metas de cobros
establecidas por la organización.
2.5.8 OBJETIVOS DE LA COBRANZA
El objetivo primordial de la gestión de cobranza, es el de recuperar la
mayor cantidad de créditos encontrados en estado de atraso, evitando en
lo posible que esta gestión trascienda a los abogados.
Según Villaseñor (1996, Pág. 124), el principal objetivo para la
cobranza será alcanzar el cumplimiento o puntualidad de sus obligaciones
adquiridas, y así poder conseguir la estabilidad económica que toda
empresa aspira.
La realización de la cobranza busca lograr las metas básicas, la
primera de ellas es la de cobrar oportunamente y la segunda varía
dependiendo de los intereses de la empresa, la cual puede clasificarse
en:
Cobrar el dinero: cuando la empresa quiere recuperar la deuda sin
importar el costo de la cobranza, ni la pérdida del cliente.
Conservar al cliente: cuando la empresa busca la recuperación de la
deuda en forma tolerable tratando de conservar al cliente.
57
Siendo el universo de deudores en estado de atraso tan amplio, los
criterios que se apliquen para clasificarlos dentro del rango de riesgo es
determinante para la máxima recuperación de los mismos.
3. DEFINICION DE TERMINOS BASICOS
• CLIENTE: Persona natural o jurídica que requiere de los servicios
de la empresa recuperadora. (Diccionario Larousse 1993, Pág. 238)
• FACTURACION: Anotaciones contables efectuadas para recoger
los procesos de ventas de mercancía de una empresa. (diccionario de
contabilidad y finanzas, Pág. 100)
• FUNCION: Fin o propósito general que pretende lograr un
departamento o unidad en una organización. (Diccionario para
contadores, Pág. 263)
• PROCESOS: Cualquier serie ininterrumpida de actos, pasos o
eventos o cualquier condición persistente inalterable. (Diccionario para
contadores, Pág. 438)
4. SISTEMA DE VARIABLES
En la presente investigación se presenta dos variables: Sistema de
Crédito y Sistema de Cobranza.
Sistema de Crédito
• Definición
Conceptual:
Se
define
como
la
herramienta
administrativa fundamental para la existencia y el desarrollo de las
empresas, ya que a través de este se fijan procesos, normas y
58
políticas para el otorgamiento del crédito, implementado para un
control de las operaciones y el análisis de la capacidad económica y
financiera del cliente.(Santandreu, 1994)
• Definición Operacional: Se puede decir que el sistema de crédito
es aquel en el cual las empresas permiten hacerle mas fácil a los
clientes el pago por la obtención de algún servicio o producto el cual
se recuperara a través de cuotas que serán establecidas por la
organización, aplicando las normas, políticas y procedimientos
pertinentes, establecidas por dicha organización.
Sistema de Cobranzas
• Definición Conceptual: Un sistema de cobranzas se define como
el proceso administrativo que tiene por objeto recuperar el importe de
las ventas en la fecha de vencimiento y del cual dependen los ingresos
para las empresas (Montaño, 1993)
• Definición Operacional: Se puede decir que un sistema de
cobranzas
es aquel que está compuesto por políticas, normas,
procedimientos y estrategias establecidas por la organización, las
cuales ayudan a mejorar el buen funcionamiento de la misma, siempre
y cuando su aplicación sea de una forma adecuada y eficiente.
OPERACIONALIZACION DE LAS VARIABLES
Objetivos
Específicos
Variables
Dimensión
Indicadores
Diagnosticar la situación
actual del proceso de
crédito de la Clínica y
Hospitalización Falcón.
- Sistema de Crédito
Situación Actual del
Proceso de Crédito
- Fortalezas
- Debilidades
59
Analizar las políticas del
sistema de crédito de la
empresa objeto de
estudio
Políticas del Sistema de
Crédito
Analizar las normas del
sistema de crédito de la
empresa objeto de
estudio.
Normas del Sistema de
Crédito
Evaluar los
procedimientos del
sistema de crédito de la
Clínica y Hospitalización
Falcón
Procedimientos del
Sistema de Crédito
Diagnosticar la situación
actual del proceso de
cobranza de la clínica y
Hospitalización Falcón n
Falcón
Analizar las políticas del
sistema de cobranza de
la Clínica y
Hospitalización Falcón
- Sistema de Cobranza
Situación Actual del
Proceso de Cobranza
- Lineamientos de crédito
- Existencia de políticas
de crédito
- Adecuación de políticas
de crédito
- Difusión de políticas de
crédito
-Existencia de normas
de crédito
-Adecuación de normas
de crédito
- Difusión de normas de
crédito
-Capacidad de pago del
deudor
-Existencia de
procedimientos para
otorgar créditos
- Procedimientos para
recuperar el crédito
-Adecuación de
procedimientos de
crédito
-Difusión de
procedimientos de
crédito
- Fortalezas
- Debilidades
Políticas del Sistema
De Cobranza
- Existencia de políticas
de cobranza
- Adecuación de las
políticas de cobranza
-Difusión de las políticas
de cobranza
-Existencia de normas
de cobranza
-Adecuación de normas
de cobranza
-Difusión de normas de
cobranza
Analizar las normas del
sistema de cobranza de
la Clínica y
Hospitalización Falcón
Normas del Sistema de
Cobranza
Evaluar los
procedimientos del
sistema de cobranza de
la Clínica y
Hospitalización Falcón
Procedimientos del
Sistema de Cobranza
-Existencia de
procedimientos de
cobranza
-Adecuación de
procedimientos de
cobranzas.
Difusión de
procedimientos de
cobranzas
-Notificación por escrito
-Llamadas telefónicas
-Visitas personales
-Agencias de cobranzas
- Recurso legal
Evaluar las estrategias
de cobranzas de la
empresa objeto de
Estrategias de Cobranza
- Existencia de
estrategias de cobranza
- Adecuación de
60
estudio.
estrategias de cobranzas
- Difusión de estrategias
de cobranzas
- Plan de acción para la
cobranza
- Determinación de los
objetivos
- Metas de cobro
establecidas
61