th.st .p.2

Código: TH.ST.P.2
PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD Y SALUD EN
EL TRABAJO
Versión: 1
Vigente desde:
30/12/2016
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para fomentar y mantener el nivel de bienestar físico, mental y social de cada
uno de los trabajadores directos e indirectos que desarrollen actividades para el Ministerio del Interior,
independientemente de su forma de contratación y vinculación, reduciendo los factores de riesgo que
afecten la productividad y el clima organizacional, a través del suministro de los elementos necesarios de
seguridad y salud en el trabajo en el desempeño de sus funciones
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica a todo el Ministerio del Interior. Inicia con la identificación de la
normatividad vigente aplicable y finaliza con la elaboración del informe de resultados producto de la
ejecución del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Accidente de trabajo: Suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que
produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o
la muerte.
Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o
contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.
Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores
o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre
el empleador.
También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical
aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca en
cumplimiento de dicha función.
De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades
recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de
la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se
encuentren en misión. (Decreto 1072 de 2015)
Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situación no deseable.
Acción de mejora: Acción de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST), para lograr mejoras en el desempeño de la organización en la seguridad y la salud en el
trabajo de forma coherente con su política.
Acción preventiva: Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra
situación potencial no deseable.
Actividad rutinaria: Actividad que forma parte de un proceso de la organización, se ha planificado y es
estandarizable.
Actividad no rutinaria: Actividad no se ha planificado ni estandarizado dentro de un proceso de la
organización o actividad que la organización determine como no rutinaria por su baja frecuencia de
ejecución.
Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.
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Amenaza: Peligro latente de que un evento físico de origen natural, o causado, o inducido por la acción
humana de manera accidental, se presente con una severidad suficiente para causar pérdida de vidas.
Lesiones u otros impactos en la salud, así como también daños y pérdidas en los bienes, la
infraestructura, los medios de sustento, la prestación de servicios y los recursos ambientales.
Análisis del riesgo: Proceso para comprender la naturaleza del riesgo y para determinar el nivel del
riesgo.
Autorreporte de condiciones de trabajo y salud: Proceso mediante el cual el trabajador o contratista
reporta por escrito al empleador o contratante las condiciones adversas de seguridad y salud que
identifica en su lugar de trabajo.
Centro de trabajo: Se entiende por Centro de Trabajo a toda edificación o área a cielo abierto destinada
a una actividad económica en una empresa determinada.
Ciclo PHVA: Procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo a través de los
siguientes pasos:
 Planear: Se debe planificar la forma de mejorar la seguridad y salud de los trabajadores,
encontrando qué cosas se están haciendo incorrectamente o se pueden mejorar y determinando
ideas para solucionar esos problemas.
 Hacer: Implementación de las medidas planificadas.
 Verificar: Revisar que los procedimientos y acciones implementados están consiguiendo los
resultados deseados.
 Actuar: Realizar acciones de mejora para obtener los mayores beneficios en la seguridad y salud de
los trabajadores.
Condiciones de salud: El conjunto de variables objetivas y de autorreporte de condiciones fisiológicas,
psicológicas y socioculturales que determinan el perfil sociodemográfico y de morbilidad de la población
trabajadora.
Condiciones y medio ambiente de trabajo: Aquellos elementos, agentes o factores que tienen
influencia significativa en generación de riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores quedan
específicamente incluidos en esta definición, entre otros: a) Las características generales de los locales,
instalaciones, máquinas, equipos, herramientas, materias primas, productos y demás útiles existentes en
el lugar de trabajo; b) Los agentes físicos, químicos y biológicos presentes en el ambiente de trabajo y
sus correspondientes intensidades, concentraciones o niveles de presencia; c) Los procedimientos para
la utilización de los agentes citados en el apartado anterior, que influyan en la generación de riesgos para
los trabajadores y; d) La organización y ordenamiento de las labores, incluidos los factores ergonómicos o
biomecánicos y psicosociales.
Consecuencia: Resultado, en términos de lesión o enfermedad, de la materialización de un riesgo,
expresado cualitativa o cuantitativamente.
Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.
Descripción sociodemográfica: Perfil sociodemográfico de la población trabajadora, que incluye la
descripción de las características sociales y demográficas de un grupo de trabajadores, tales como: grado
de escolaridad, ingresos, lugar de residencia, composición familiar, estrato socioeconómico, estado civil,
raza ocupación, área de trabajo, edad, sexo y turno de trabajo.
Diagnóstico de condiciones de salud: Resultado del procedimiento sistemático para determinar “el
conjunto de variables objetivas de orden fisiológico, psicológico y sociocultural que determinan el perfil
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sociodemográfico y de morbilidad de la población trabajadora” (Decisión 584 de la Comunidad Andina de
Naciones)
Efectividad: Logro de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo con la
máxima eficacia y la máxima eficiencia.
Eficacia: Es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Elemento de Protección Personal (EPP): Dispositivo que sirve como barrera entre un peligro y alguna
parte del cuerpo de una persona.
Emergencia: Es aquella situación de peligro o desastre o inminencia del mismo, que afecta el
funcionamiento normal de la empresa. Requiere de una reacción inmediata y coordinada de los
trabajadores, brigadas de emergencias y primeros auxilios y en algunos casos de otros grupos de apoyo
dependiendo de su magnitud.
Enfermedad: Condición física o mental adversa identificable, que surge, empeora o ambas, a causa de
una actividad laboral, una situación relacionada con el trabajo o ambas.
Enfermedad laboral: Todo estado patológico que sobreviene como consecuencia obligada de la clase
de trabajo que desempeña el trabajador o del medio en que se ha visto obligado a trabajar, bien sea
determinado por agentes físicos, químicos o biológicos
4. RESPONSABILIDAD
Este procedimiento será liderado por la Subdirección Gestión Humana – Equipo de Seguridad y Salud en
el Trabajo
5. DESARROLLO
5.1 Requisitos, documentos y condiciones requeridas para la aplicación de este documento: a
continuación se describen las actividades y tareas del procedimiento.
5.2 Descripción de actividades.
No.
Actividad
Tarea
Punto de Control
Responsable
1.
Identificación
y
evaluación
de Verificar el cumplimiento de los
Requisitos Legales de requisitos legales en, Seguridad y
Seguridad y Salud en Salud en el Trabajo aplicables.
el Trabajo
Matriz de requisitos
legales y otros en
seguridad y salud en
el trabajo
Líder de SST
Técnico Administrativo
SST
Líderes de proceso en
donde aplique la norma
2.
Identificación
de
Peligros valoración de Actualizar anualmente la Matriz de
Riesgos
y Peligros, evaluación de riesgos y
determinación
de determinación de controles.
controles
Matriz
de
identificación
de
peligros, valoración de
riesgos
y
determinación
de
controles
Líder de SST
Técnico Administrativo
SST
Servidores
COPASST
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No.
Actividad
Tarea
3.
Elaboración
y/o
actualización del plan
de
emergencias
y
contingencias
4.
Definición
implementación
ATS
(Análisis
Trabajo Seguro)
5.
6.
7.
e
de
de
Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud
en el Trabajo
El Plan de Emergencias y
Contingencias
fue
elaborado
conforme a la legislación vigente, la
matriz de Peligros y el análisis de
vulnerabilidad y se actualiza de
acuerdo a condiciones subestándar
que se presenten en los sitios de
trabajo.
Se mide su eficacia anualmente
con la ejecución de simulacros de
emergencia
Analizar el trabajo determinando
los peligros, los efectos y los
controles necesarios. Además de
valorar los peligros ambientales y
la definición de los controles
necesarios. A través de la
definición de recorridos para las
inspecciones a las sedes y puestos
de trabajo, así como también con la
identificación
de
roles
y
responsabilidades por nivel en SST
Definir responsables y actividades
para la Gestión Ambiental y la
Gestión de la Seguridad y Salud en
el
Trabajo,
verificando
periódicamente su eficacia y
replanteando
las
actividades
necesarias
para
prevenir
la
ocurrencia
de
accidentes
y
enfermedades laborales.
Punto de Control
Plan de emergencias
Responsable
Equipo de SST
COPASST
Informe Análisis de
Trabajo Seguro
Matriz de roles y
responsabilidades
Líder de SST
Técnico Administrativo
SST
Revisión
ejecución
plan de Trabajo de
SST
Subdirección de
Gestión Humana
Líder de SST
Técnico Administrativo
SST
COPASST
PVE
Ejecución plan de
Ejecutar los PVE conforme a los trabajo
Programas
de
resultados de la matriz de peligros Índices
de
Vigilancia
y los resultados de las mediciones desempeño
de
Epidemiológica
higiénicas..
programas de gestión
de la Seguridad y
Salud en el Trabajo
Identificar, definir e implementar los
controles
operacionales
en Matriz
de
Controles
Ambiente, Seguridad y Salud en el identificación
de
operacionales
y Trabajo
necesarios;
para
la peligros, valoración de
procedimientos
prevención de la contaminación, de riesgos
y
operativos seguros
accidentes,
enfermedades determinación
de
laborales y para garantizar el controles
cumplimiento legal y del cliente.
Equipo de SST
Líder de SST
Técnico Administrativo
SST
COPASST
Servidores públicos
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No.
8.
9.
Actividad
Afiliaciones
a
Seguridad Social
Tarea
la
Remisión
a
evaluaciones médicas
ocupacionales
Elaboración
y
10. verificación del plan de
trabajo de SST
Requisitos
básicos
legales
COPASST,
11. Comité de Convivencia
Laboral y Brigada de
emergencia
Revisar
que
a
todos
los
funcionarios se les esté afiliando y
pagando Seguridad Social
Para el caso de los contratistas, los
supervisores de contrato revisan
que los contratistas presenten
planilla de pago de Seguridad
Social vigente
Como
se
indica
en
el
Procedimiento de Evaluaciones
Médicas Ocupacionales, remitir a la
práctica de exámenes médicos
ocupacionales a los funcionarios
En la parte pre contractual, solicitar
a los contratistas constancia de
práctica de exámenes médicos pre
ocupacionales, teniendo en cuenta
el anexo de SST del Manual de
Contratación.
Definir las actividades a desarrollar
en el periodo, con base en las
diferentes fuentes de información
como: matriz de peligros, matriz
ambiental, programas de gestión
ambiental y gestión de la seguridad
y salud en el trabajo, diagnósticos
de condiciones de salud, PVE,
mediciones higiénicas, plan de
emergencias, etc.
Punto de Control
Planillas de pago
Responsable
Subdirección de
Gestión Humana
Supervisores de
contrato
Certificados de aptitud
física
Subdirección de
Gestión Humana
Subdirección de
Gestión Contractual
IPS
Líder de SST
Plan de trabajo anual de
SST
Subdirección de
Gestión Humana
Equipo de SST
ARL (mediciones
higiénicas)
Para
comités:
Como lo establece la legislación
Resolución
firmada
vigente y las autoridades de
donde se oficializa el
trabajo:
nombramiento de los
integrantes de cada
1.
Realizar
Convocatoria
comité.
Actas
de
2. Realizar elección: Solo para los
votación
con
comités elegir representantes del
resultados.
empleador y representantes de los
Acta de conformación
trabajadores
(los últimos por
del comité.
votación
secreta).
3. Divulgación a colaboradores de
Para
brigadistas:
los integrantes que conforman los
Listado de brigadistas
comités
y
la
Brigada
de
y
consentimiento
emergencia
conformación
de
4. Identificar al equipo de
brigada firmado por
brigadistas.
cada uno de ellos
Ministro
Subdirección de
Gestión Humana
Equipo de SST
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No.
Actividad
Tarea
Entrega y reposición
de
dotación
y
12. Elementos
de
Protección
Personal
(EPP)
Reporte
e
13. investigación
de
accidentes e incidentes
Reincorporación
del
14. trabajador después del
accidente
Identificación
15. riesgos
de
pública
16. Señalización
Previo al inicio de las laborales se
entrega la dotación y elementos de
protección
personal
correspondientes al cargo y de
acuerdo a las actividades a
desempeñar.
En los plazos establecidos por la
ley se entrega la dotación.
Se realiza reposición cuando el
EPP cumpla su vida útil o de
acuerdo a lo establecido en la
matriz de elementos de protección
personal
(EPP).
Se debe llevar registro de la
entrega de EPP a los servidores.
Apenas ocurra un accidente o
incidente, debe ser reportado a la
Coordinación
HSEQ/
Auxiliar
HSEQ y jefe inmediato vía e-mail o
telefónicamente.Los
accidentes
deben ser reportados a la A.R.L.
dentro de los dos días siguientes al
accidente. Como lo establece el
Procedimiento de Investigación de
Incidentes y Accidentes de Trabajo
Se debe reincorporar al trabajo que
tenía o reubicar al trabajador según
el Procedimiento de Evaluaciones
Médicas Ocupacionales
Se identifican los riesgos de salud
pública de la región y se
de
programan actividades tendientes a
salud
minimizar el efecto de estos
riesgos en los colaboradores de la
empresa.
Punto de Control
Responsable
Base de Datos del
Personal
Lista de Entrega de
EPP
Inspección de EPP
Matriz de EPP
Líder de SST
Técnico Administrativo
de SST
Líderes de proceso
Procedimiento
de
Investigación
de
Accidentes
Reporte
de
Accidentes a la ARL.
Investigación
de
Accidentes
e
Incidentes
Líder de SST
Técnico Administrativo
de SST
COPASST
Jefe inmediato o
supervisor del servidor
accidentado
Evaluación
médica
post incapacidad
Líder de SST
Técnico Administrativo
de SST
Matriz
de
identificación
de
peligros, valoración de
riesgos
y
determinación
de
controles.
Plan anual de trabajo
de SST
Líder de SST
Técnico Administrativo
de SST
Líderes de proceso
Delimitar o demarcar las áreas de
trabajo, señalizar salidas, salidas
de emergencia, resguardos y
zonas de resguardos y zonas Plan de emergencias
peligrosas de las instalaciones
donde
se
desarrollan
las
actividades.
Subdirección
Administrativa y
Financiera
Subdirección de
Gestión Humana
Líder de SST
Técnico Administrativo
de SST
Acta de Reunión del
Se reúnen los representantes al
Reuniones
del
COPASST
Integrantes del
COPASST para tratar y analizar los
17. COPASST y Comité de
Acta
de
Reunión COPASST y del Comité
temas
relacionados
con
la
Convivencia Laboral
Comité
de de Convivencia Laboral
Seguridad y Salud en el Trabajo
Convivencia Laboral
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No.
Actividad
Tarea
Con la información de las planillas
Registro
de
18.
de tiempo se diligencia el formato
ausentismo
de registro de ausentismo
Con la información de los registros
de ausentismo, de capacitaciones y
de accidentalidad de los proyectos
19. Perfil de morbilidad
y de las sedes del Ministerio, se
diligencia la tabla para definir el
perfil de morbilidad.
Punto de Control
Registro
Ausentismo
Tabla de
Morbilidad
Perfil
Responsable
de
Líder de SST
Técnico Administrativo
de SST
de
Líder de SST
Técnico Administrativo
de SST
Plan de Capacitación
Ejecutar el plan de capacitación de de
SST
y SST (incluyendo inducción y Registro de asistencia
reinducción).
Evaluación de las
capacitaciones
Realizar
seguimiento
a
los
indicadores (Resultado e impacto
.
de
actividades,
accidentes,
Índices
de
incidentes
y
ausentismo)
Seguimiento
y
desempeño
de
21.
medición
programas de gestión
Con base en la información
de la Seguridad y
recolectada, se calculan los Índices
Salud en el Trabajo
de desempeño en Seguridad y
Salud en el trabajo
Identificación
y
Matriz de requisitos
evaluación
de Verificar el cumplimiento de los
legales y otros en
22. Requisitos Legales de requisitos legales en, Seguridad y
seguridad y salud en
Seguridad y Salud en Salud en el Trabajo aplicables.
el trabajo
el Trabajo
Procedimiento
de
Identificar los peligros, valorar los Identificación
de
riesgos y determinar controles Peligros,
valoración
Identificación
de como se indica en el Procedimiento de
riesgos
y
Peligros valoración de de Identificación de Peligros, determinación
de
Riesgos
y valoración
de
riesgos
y controles
de determinación de controles
23. determinación
controles
Matriz
de
Elaborar, divulgar y actualizar la identificación
de
Matriz de Peligros, evaluación de peligros, valoración de
riesgos
y
determinación
de riesgos
y
controles.
determinación
de
controles
Capacitación,
20. Inducción
entrenamiento
Equipo de SST
Líder de SST
Técnico Administrativo
de SST
Subdirección de
Gestión Humana
Líder de SST
Líder de SST
Técnico Administrativo
de SST
Líderes de Proceso
COPASST
6. DOCUMENTO/REGISTRO
Documentos y registros generados con la aplicación de este procedimiento.
REGISTROS
RESPONSABLE
FRECUENCIA
Cronograma de trabajo
Equipo de Seguridad y Salud en el
Trabajo
Cuando exista la
necesidad
UBICACIÓN
Seguridad y
Salud en el
Trabajo
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EL TRABAJO
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Plan de trabajo
Equipo de Seguridad y Salud en el
Trabajo
Cuando exista la
necesidad
Instructivo plan de
capacitación en SST
Equipo de Seguridad y Salud en el
Trabajo
Cuando exista la
necesidad
Matriz legal de SST
Equipo de Seguridad y Salud en el
Trabajo
Cuando exista la
necesidad
Matriz de roles y
responsabilidades
Equipo de Seguridad y Salud en el
Trabajo
Cuando exista la
necesidad
Indicadores: Tasa de
incidencia EL, Tasa de
accidentalidad, De
estructura, Ejecución
plan de trabajo, Acciones
de mejora, Simulacros de
evacuación, tasa de
prevalencia EL, Tasa de
incidencia AT, tasa de3
ausentismo general,
Índice de severidad,
Índice de frecuencia AT,
ILI e Investigación de
accidentes de trabajo
Equipo de Seguridad y Salud en el
Trabajo
Cuando exista la
necesidad
Seguridad y
Salud en el
Trabajo
Seguridad y
Salud en el
Trabajo
Seguridad y
Salud en el
Trabajo
Seguridad y
Salud en el
Trabajo
Seguridad y
Salud en el
Trabajo
7. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
CAMBIO
VERSIÓN
8. CONTROL DE FIRMAS
Elaboró
___________________________
Carolina Del Pilar Prada Granados
Profesional Especializado
Revisó y Aprobó
__________________________
María Jimena Acosta Illera
Subdirectora de Gestión Humana
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Vigente desde:
30/12/2016
9. ANEXOS.
Cronograma de trabajo – TH.ST.P.2.F.1
Matriz legal de SST – TH.ST.P.2.F.2
Matriz de roles y responsabilidades – TH.ST.P.2.F.3
Indicadores: Formato hoja de vida indicador – TH.ST.P.2.F.4
Plan de trabajo – TH.ST.P.2.F.5
Instructivo plan de capacitación en SST – TH.ST.P.2.I.1
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