MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF). 1.1 ¿Qué es el MOF? El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de Asignación de Personal (CAP). Es un documento es formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirven como guía para todo el personal. 1.2 ¿Qué pretende el MOF? Proporcionar información a los servidores, directivos y funcionarios sobre sus funciones y ubicaciones dentro de una estructura general de la organización. Proporcionar información de todas las funciones específicas, requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempeñarlo adecuadamente. Definir las competencias básicas y transversales necesarias para cada puesto. 1.3 Objetivos del MOF Describe las funciones principales de cada dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y campo de acción de la misma. Determinar los cargos dentro de una estructura orgánica y las funciones que le competen. Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia. Describir los procedimientos administrativos racionalizados. Proporciona información a los trabajadores sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura. Facilitar el proceso de inclusión al personal nuevo, su adiestramiento y orientación del cargo al cual ha sido asignado. 1.4 Utilidades del MOF Ayuda a institucionalizar la simplificación administrativa proporcionando información sobre las funciones que le corresponde desempeñar al personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos de trámite en el flujo de los procedimientos. Facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el de adiestramiento y orientación del personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados así como aplicar programas de capacitación. 1.5 Limitaciones del MOF No es la solución a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que puede propiciarla. Si no se actualiza permanentemente, pierde vigencia. Su costo de confección y revisión puede ser oneroso. Los aspectos informales de la organización no se hallan contenidos en él. 1.6 PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIÓN Generalmente comprende las siguientes etapas: 1.6.1 PLANEAMIENTO En esta fase se determinará lo siguiente: Propósitos del Manual Usuarios del Manual Designación del personal responsable de su elaboración Actividades a desarrollar. Cronograma de trabajo Recursos materiales necesarios. Establecer el método a utilizarse en la recolección de datos y análisis de la misma. 1.6.2 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN Se recopila información, de acuerdo al método fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la investigación documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las actividades y operaciones en que intervienen; la observación directa, etc. Es recomendable emplear el método mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los casos especiales o dudosos la entrevista. 1.6.3 ESTUDIO Y ANÁLISIS Se procederá al estudio exhaustivo de la información obtenida para establecer si se encuentra ambigüedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como específicos. Este estudio puede enfocarse en dos formas: De lo específico a lo general, o sea partiendo del análisis desde el cargo como célula básica del órgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo. De los general a lo específico, es decir iniciando el análisis del objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones generales, funciones específicas de cada una de las unidades estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo. 1.6.4 REDACCIÓN DEL PROYECTO Una vez analizada la información y delimitados los campos de acción de las unidades orgánicas que integrar la dependencia, se procederá a la redacción del Manual, de acuerdo al esquema que luego detallamos. Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las funciones, se deberán emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada párrafo. Ej. Revisar, redactar, supervisar, formular, etc. 1.6.5 REVISIÓN Y APROBACIÓN Redactado el proyecto del Manual, será presentado a la autoridad superior de la dependencia descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento. Con la visación del Jefe de la dependencia interesada y el visto bueno de la Oficina de Racionalización, se formulará en coordinación con la Oficina de Asesoría Jurídica la norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia, de acuerdo a los niveles de desconcentración de atribuciones. 1.6.6 PRESENTACIÓN E IMPRESIÓN El Manual aprobado se hace imprimir: Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificada parciales sin alterar todo el documento. En hojas de tamaño A-4 según norma. Guardarlos fólderes que permita su fácil manejo o intercambio. Utilizar clave para la numeración, que evite trastornos mayores en la sustitución. No usar letra muy pequeña ni muy grande. 1.6.7 DIFUSIÓN El Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia, y el personal directivo de las Oficinas con quienes debe coordinarse. 1.6.8 ACTUALIZACIÓN Periódicamente se procederá a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo; qué puntos hay que mejorar o sustituirlos por otros. 1.7 ELABORACIÓN DE UN MOF Primero se creara un equipo técnico para la elaboración del MOF Constitución del equipo técnico. Entre todos revisan y verifican conclusiones del análisis de los puestos con respecto a sus actividades y deberes. Por tanto la elaboración del MOF suele implicar un esfuerzo común entre el equipo técnico, los trabajadores y sus jefes inmediatos. El perfil del Puesto y los pasos para hacerlo: Es un proceso mediante el cual se busca determinar las actitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación. Para la elaboración del perfil es conveniente tomar en cuenta la experiencia laboral el nivel de formación adquirida y las condiciones de trabajo. 1.7.1 PASOS PARA ELABORAR UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 1º PASO Análisis de Jerarquización Luego de reunir la información requerida se revisa la estructura orgánica para determinar la dependencia jerárquica del puesto y con que unidades orgánicas mantiene una relación directa de coordinación. 2º PASO Análisis desde los objetivos institucionales A partir de la información recogida e revisara si el análisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil que la institución desea y necesita para mejorar el desarrollo de sus funciones: se revisara la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. ¿Es el perfil del trabajador para el puesto?. Si no lo es ¿Cuál es el adecuado? Las tareas y actividades son suficientes para el puesto? 3º PASO Elaborar la descripción del puesto: Con la información y el análisis realizado se elabora una descripción y especificación del puesto: La descripción del puesto incluye las responsabilidades inherentes al mismo así como las características importantes y las condiciones de trabajo La especificación del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeño del puesto. 4º PASO Revisión del análisis con los participantes: El análisis realizado debe ser verificado con el trabajador Esta verificación ayudara si la descripción realizada es correcta, esta completa y es fácil de entender para todos los involucrados. 5º PASO Llenar los formatos del MOF 1.7.2 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO 1.1 IDENTIFICACION Nombre del puesto : Área al que pertenece : Cargo del jefe directivo : Números de plazas : 1.2 FUNCION BASICA Brindar asistencia técnica y apoyo al área de presupuesto. 1.3 FUNCIONES ESPECÍFICAS ACTIVIDADES Y TAREAS Organizar el archivo documentos, fuentes de ingresos y gastos. Registrar diariamente la información de documentos de gastos e ingresos. Revisar la afectación presupuestaria consignada en los comprobantes de pagos. Llenar los formatos de ejecución de ingresos y gastos presupuestarios Corregir e informar oportunamente las deficiencias detectadas. FACTORES DE EVALUACION Organizar el archivo de documentos, fuentes, ingresos y gastos. Registrar diariamente la información de documentos de los gastos e ingresos. Revisar la afectación presupuestaria consignada en los comprobantes de pago. 1.4 COORDINCION Unidad de Tesorería Unidad de Contabilidad Unidad de Personal Unidad de Abastecimiento 1.5 SUPERVISION SUPERVISA A: No tiene a quien Supervisar SUPERVISADO POR: Gerencia 1.6 CONDICIONES DE TRABAJO Lugar Físico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la oficina de planificación y presupuesto ubicada en establecimiento. 1.8 ¿CUÁLES SON LOS ERRORES COMUNES EN EL DISEÑO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES? • Que su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades. • Que sea un documento desconocido por el personal en general. • Que no guarde relación con el plan de desarrollo de capacidades, o en ausencia de éste con el plan de capacitación. • Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean maximalistas y sus costos no puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible. 1.9 RELACIÓN CON LOS OTROS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN: El MOF se elabora a partir del cuadro para asignación de personal (CAP) y del reglamento de organización y funciones (ROF). No puede haber un manual de organización y funciones que no tenga relación causal con estos instrumentos. FORMATO DE MOF 1. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO 1.1. IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto Área a la que pertenece Cargo del jefe directo Número de Plazas 1.2. FUNCIÓN BÁSICA 1.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS Actividades / Tareas 1.4. FACTORES DE EVALUACIÓN 1.5. COORDINACIÓN 1.6. SUPERVISIÓN Supervisa a: 1.7. CONDICIONES DE TRABAJO Lugar físico: Horario de trabajo: Supervisado por: 2. PERFIL DEL PUESTO 2.1. PERFIL DEL PUESTO Estudios Especialidad Experiencia Otros estudios 2.2. COMPETENCIAS BÁSICAS NIVEL DE RELEVANCIA MEDIANO ALTO MUY ALTO COMPETENCIAS - VALORES 1. Probidad y conducta. 2. Vocación de servicio público. 3. Sensibilidad social. 4. Lealtad institucional. COMPETENCIAS – GENÉRICAS 1. Manejo informático a nivel de usuario. 2. Conocimiento de los servicios públicos. 2.3. COMPETENCIAS ESPECÍFICAS NIVEL DE RELEVANCIA MEDIANO COMPETENCIAS DE GESTIÓN 1. Gestión por resultados. 2. Identifica y propone indicadores de resultados COMPETENCIAS DE TRABAJO EN EQUIPO 1. Trabajo en equipo. 2. Motivación. COMPETENCIAS PERSONALES 1. Orientación al logro. 2. Capacidad autocrítica. 3. Tolerancia al estrés. 4. Manejo de los errores personales. 5. Iniciativa. 6. Auto organización. ALTO MUY ALTO EJEMPLO 1. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO 1.1. IDENTIFICACIÓN Nombre del puesto Asistente administrativo. Área a la que pertenece Oficina de planificación y presupuesto. Cargo del jefe directo Jefe de la oficina de planificación y presupuesto. Número de Plazas 01. 1.2. FUNCIÓN BÁSICA Brindar asistencia técnica y apoyo al área de presupuesto. 1.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS Actividades / Tareas Organizar el archivo de documentos, fuentes de ingresos y gastos. Registrar diariamente la información de documentos de gastos e ingresos. Revisar la afectación presupuestaria consignada en los comprobantes de pago. Controlar permanentemente la enumeración secuencial de documentos fuente. Corregir e informar oportunamente deficiencias detectadas. Ingresar data presupuestaria de ingresos y gastos en la computadora. Llenar los formatos de ejecución de ingresos y gastos presupuestarios. 1.4. FACTORES DE EVALUACIÓN Organizar el archivo de documentos, fuentes de ingresos y gastos. Registrar diariamente la información de documentos de gastos e ingresos. Revisar la afectación presupuestaria consignada en los comprobantes de pago. Controlar permanentemente la enumeración secuencial de documentos fuente. Corregir e informar oportunamente deficiencias detectadas. Ingresar data presupuestaria de ingresos y gastos en la computadora. Llenar los formatos de ejecución de ingresos y gastos presupuestarios. 1.5. COORDINACIÓN Unidad de Tesorería. Unidad de Contabilidad. Unidad de Personal. Unidad de Abastecimiento. 1.6. SUPERVISIÓN Supervisa a: No tiene actividades de supervisión. Supervisado por: Gerencia municipal. 1.7. CONDICIONES DE TRABAJO Lugar físico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la oficina de planificación y presupuesto ubicada en la sede de la institución. Horario de trabajo: Lunes a viernes de 8.00 am a 4.30 pm, con 45 minutos de refrigerio. 2. PERFIL DEL PUESTO 2.1. PERFIL DEL PUESTO Estudios Bachiller universitario / técnico. Especialidad Contabilidad, economía. Experiencia Idealmente uno o dos años en el área o cargos similares. Otros estudios Manejo intermedio de Office. 2.2. COMPETENCIAS BÁSICAS NIVEL DE RELEVANCIA MEDIANO ALTO MUY ALTO COMPETENCIAS - VALORES 1. Probidad y conducta. X 2. Vocación de servicio público. X 3. Sensibilidad social. X 4. Lealtad institucional. X COMPETENCIAS – GENÉRICAS 1. Manejo informático a nivel de usuario. X 2. Conocimiento de los servicios públicos. X 2.3. COMPETENCIAS ESPECÍFICAS NIVEL DE RELEVANCIA MEDIANO ALTO COMPETENCIAS DE GESTIÓN 1. Gestión por resultados. X 2. Identifica y propone indicadores de resultados X COMPETENCIAS DE TRABAJO EN EQUIPO 1. Trabajo en equipo. X 2. Motivación. X COMPETENCIAS PERSONALES 1. Orientación al logro. X 2. Capacidad autocrítica. X 3. Tolerancia al estrés. X 4. Manejo de los errores personales. X 5. Iniciativa. X 6. Auto organización. X MUY ALTO CONCLUSIONES · Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la eficiencia y eficacia. · Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, así el personal conoce su ubicación, dependencia, jerarquía, responsabilidad y requisitos mínimos para el cargo específico. · Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluación y el control de las actividades de cada órgano. · Permite a los supervisores distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto. · Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien. · Es fuente de información básica para la gestión de los recursos humanos de la INSTITUCION. BIBLIOGRAFIA MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES http://www.monografias.com/trabajos76/organigramas-manual-organizacionfunciones/organigramas-manual-organizacion-funciones.shtml http://recursoshumanosperu.blogspot.com/2007/09/manual-de-organizacin-yfunciones.html http://victorzegarra.net/2012/08/17/que-es-el-mof-manual-de-organizacion-yfunciones/ AUTOR: Víctor Zegarra ANEXOS MODELO DE PROCESO DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES http://www.microsoft.com/latam/technet/articulos/wireless/ogch10.mspx
