ESQUEMA PARA DESARROLLAR LOS RUBROS QUE

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
Oficina Central de Desarrollo Organizacional
UNIVERSIDAD NACIONAL DE
INGENIERÍA
OFICINA CENTRAL DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
GUIA O1 - OCDO
METODOLOGÌA PARA LA ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)
Enero - 2013
EsGuía Metodológica para la elaboración del
MOF - 28. 01.13
28-01-2013
Página 1
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
Oficina Central de Desarrollo Organizacional
INDICE
INDICE ..................................................................................................................... 02
PRESENTACIÓN ………………………………………………………………
03
ANTECEDENTES ....................................................................................................04
MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES. .............................................04
CRITERIOS PARA SU DISEÑO ...........................................................................05
ESTRUCTURA DEL MOF .................................................................................... 05
DESARROLLO DE CADA ITEM DEL INDICE .................................................06
PRESENTACIÓN ........................................................................................... 06
NATURALEZA Y FINALIDAD ...................................................................06
BASE LEGAL..................................................................................................06
ALCANCE .......................................................................................................06
ACTUALIZACIÓN......................................................................................... 06
ESTRUCTURA ORGANICA. .......................................................................06
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ............................................................ 07
ESTRUCTURA NOMINAL ...........................................................................08
CUADRO ORGÀNICO DE CARGO………………………………………09
FUNCIONES GENERALES………………………………………………..09
DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y PERFILES ..............................................10
FICHA DE DESCRIPCIÓN DE CARGO .................................................... 11
EJEMPLO…………………………………………………………………… 12
Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13
28-01-2013
2
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
Oficina Central de Desarrollo Organizacional
PRESENTACIÓN
Los documentos de gestión constituyen instrumentos importantes para la
administración porque registran y establecen normativas que rigen la gestión
institucional, contribuyendo al alcance de sus objetivos y metas establecidas.
Por ello, la presente guía metodológica, elaborada por la Oficina Central de Desarrollo
Organizacional (OCDO), tiene como propósito facilitar y estandarizar la elaboración
de estos documentos de gestión en las dependencias de la Universidad Nacional de
Ingeniería. La guía contiene: Elaboración del Manual de Organización y Funciones
(MOF) .
Los documentos de gestión deben ser revisados anualmente para que se ajusten a las
necesidades de las dependencias, de las cuales cada jefe o directivo es responsable,
según Resolución Jefatural Nº 095-95-INAP/DNR, sobre normas para la formulación
de los Manuales de Organización y Funciones en la Administración Pública.
Dra. Gloria T. Huamaní Huamaní
Jefa de la OCDO
Elaborado por:
Sr. Armando R. Rodríguez Aponte; Jefe del Área de Desarrollo Administrativo
Lic. Carmen P. Azurin Álvarez;
Jefa del Área de Métodos y Procedimientos
Sra. Elba R. Torres Rivera;
Secretaria
Contribución de:
Lic. Vivian Romaní Franco,
Centro de Extensión y Proyección Social
Bach. Myriam G. Toribio Castillo,
Oficina Central de Posgrado
Srta. Magaly García,
Centro de Infraestructura
Srta. Miriam Carmen Lino Martínez, Oficina Central de Recursos Humanos
Sr. Pedro Suárez Porras,
Secretaría General
Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13
28-01-2013
3
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
Oficina Central de Desarrollo Organizacional
1. ANTECEDENTES
En la elaboración del MOF es importante tomar en cuenta la RESOLUCIÓN
JEFATURAL Nº095-95-INAP/DNR.- Aprueba la Directiva Nº 001-95-INAP/DNR,
sobre normas para la formulación de los Manuales de Organización y Funciones
en la Administración Pública. En su
<< V. DISPOSICIONES SOBRE EL PROCESO DE FORMULACIÓN DEL
MOF.
5.1. ELABORACIÓN
5.1.1. Las Jefaturas de cada una de las unidades orgánicas del segundo nivel
organizacional de las entidades públicas, elaborarán los correspondientes Manuales
de Organización y funciones en base a las normas y orientaciones técnicas que emita
la respectiva
Oficina de Racionalización o la que haga sus veces dentro del contexto dispuesto
en la presente Directiva y tomando como punto de partida el correspondiente
Cuadro Orgánico de Cargos, elaborado en base al CAP aprobado.
5.1.2. El responsable de la elaboración del MOF, dispondrá la recopilación de la
información relacionada con la ubicación, funciones, líneas de autoridad y
responsabilidad e información adicional sobre cada cargo o puesto de trabajo.>>
2.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)
El Manual de Organización y Funciones es un documento normativo que describe
funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo, desarrollándolas a partir
de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de
Organización y Funciones – ROF -; así como, en base a las previsiones de cargos,
considerados en el Cuadro para Asignación de Personal (CAP).
2.1 CONSIDERACIONES O GENERALIDADES
2.1.1
UTILIDAD DEL MOF
El MOF es útil porque:
a) Determina, funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos
mínimos de los cargos, dentro de la estructura orgánica de cada dependencia.
b) Proporciona información a funcionarios y servidores sobre sus funciones y
ubicación dentro de la estructura general de la organización; así como, las
interrelaciones formales que corresponda.
c) Facilita el proceso de inducción del personal nuevo, adiestra y orienta al
personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad, sus funciones y
Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13
28-01-2013
4
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
Oficina Central de Desarrollo Organizacional
responsabilidades del cargo al que han sido asignados, así como aplicar
programas de capacitación.
2.1.2 CRITERIOS PARA SU DISEÑO
a) Cada unidad orgánica de segundo nivel organizacional, llámese Dirección
General, Oficina u Órgano de nivel equivalente, elaborará su MOF en función
a objetivos definidos en su plan respectivo.
b) El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas. Tampoco se
utilizará para generar cargos al margen de lo establecido en el CAP.
2.2 ESTRUCTURA DEL MOF.
El MOF se estructura en 4 capítulos:
Capítulo I: Generalidades
Capítulo II: Diseño Orgánico
Capítulo III: Funciones
Capítulo IV: Descripción de cargos y perfiles.
Contenido de cada capítulo.
CAPITULO I: GENERALIDADES.
Artículo 1º.- Naturaleza y Finalidad.
Artículo 2º.- Base Legal.
Artículo 3º.- Alcance.
Artículo 4º.- Actualización.
CAPITULO II: DISEÑO ORGÁNICO.
Artículo 5º.- Estructura Orgánica.
Artículo 6º.- Organigrama Estructural.
Artículo 7º.- Estructura Nominal.
Artículo 8º.- Cuadro Orgánico de Cargos.
CAPITULO III: FUNCIONES.
Artículo 9º.- Funciones Generales
Artículo 10º.- Funciones de la Jefatura.
Artículo 11º.- Funciones de los Órganos de Línea.
Artículo 13°.-Funciones del Área de Apoyo Administrativo.
Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13
28-01-2013
5
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
Oficina Central de Desarrollo Organizacional
CAPITULO IV: DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y PERFILES.
3.
DESARROLLO DE CADA ITEM DEL INDICE
3.1 PRESENTACIÓN.
Aquí se señalará en términos generales, la importancia del MOF.
3.2 NATURALEZA Y FINALIDAD.
Señalar el tipo de Unidad Orgánica (Dependencia o Facultad), si es de
control, asesoría, apoyo o línea.
Contribuir a una adecuada división de trabajo, fijando su organización interna
e indicando en forma clara, precisa y completa o autoridad, responsabilidad,
funciones, atribuciones, coordinación y canales de comunicación de cada
cargo que la integra.
3.3 BASE LEGAL.
Se puntualiza el o los dispositivos legales que ampara la existencia de la
Facultad y/o dependencia.
-
-
Ley Universitaria N° 23733, que dispone la reestructuración de la
Universidad Peruana en su organización académica y administrativa.
Estatuto de la Universidad Nacional de Ingeniería.
Decreto Supremo Nº 043-2006-PCM del 28-07-06. “Lineamientos para la
Elaboración y Aprobación del Reglamento de Organización y Funciones –
ROF, por parte de las entidades de la administración pública”.
ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley Nº 27658
aprobada el 29 de enero de 2002.
Ley No.27444 de Procedimiento Administrativo General de 21.03.2001.
Resolución Jefatural Nº 095-INAP/DNR, que aprueba la Directiva Nº
001-95-INAP/DNR, “Normas para la elaboración del Manual de
Organización y Funciones en la Administración Pública” del 03 de julio
de 1995.
Resolución Rectoral de Creación Nº xxx
3.4 ALCANCE.
El ámbito de aplicación de cada MOF, abarca todos los cargos de las
unidades orgánicas de la facultad y/o dependencia.
3.5 ACTUALIZACION.
El MOF se actualiza a solicitud del jefe de la dependencia o de la OCDO.
3.6 ESTRUCTURA ORGANICA.
Conformación estructural del órgano, sobresaliendo los órganos de línea y los
desconcentrados, según sea el caso, hasta el tercer nivel organizacional.
EJEMPLO:
Organo de Dirección
Jefatura uuu
Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13
28-01-2013
6
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
Oficina Central de Desarrollo Organizacional
Órgano de Apoyo
Área de yyy
Órgano de Asesoría
No aplica.
Órgano de Línea.
- Departamento qqq
- Departamento zzz
3.7 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Contendrá la gráfica de la Unidad Orgánica.
EJEMPLO:
JEFATURA uuu
ÁREA DE yyy
DEPARTAMENTO DE qqq
Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13
DEPARTAMENTO DE zzz
28-01-2013
7
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
Oficina Central de Desarrollo Organizacional
3.8 ESTRUCTURA NOMINAL.
Denominación de cargos por cada Unidad Orgánica.
EJEMPLO:
JEFE uuu
Secretaria
- Coordinador de yyy
- Especialista en ….
- Jefe de qqq
- Especialista en .
Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13
- Coordinador de zzz
28-01-2013
8
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
Oficina Central de Desarrollo Organizacional
3.9 CUADRO ORGANICO DE CARGOS
Consigna cargos o puestos de trabajo, comprendidas en la ESTRUCTURA
NOMINAL y Cuadro Para Asignación de Personal (CAP) aprobado y
vigente. Se coloca observaciones de CARGOS que estén OCUPADOS,
VACANTES, PREVISTOS.
Nota: En el levantamiento de información se coloca a todas las personas que
laboran.
Ejemplo
DENOMINACIÓN DE LA UNIDAD ORGÁNICA
CARGO
CLASIFICADO
CARGO ESTRUCTURAL
Jefatura
Jefe de la uuu
Secretaria.
Técnico
III
Administrativo
TOTA OBSERVACION
L
ES
01
01
Docente
Área de yyy
Coordinador de Área.
Asistente
Xxx
Xxx
01
01
Nivel F-2
Previsto
Departamento de qqq
Jefe de Departamento.
Especialista qqq.
Xxx
Xxx
01
01
Nivel F2
Vacante
Especialista en xx
01
Previsto
Departamento en zzz
Coordinador de
Departamento.
3.10
FUNCIONES GENERALES.
Conjunto de acciones fundamentales o actividades globales, que deben
realizar las facultades, dependencias, órganos desconcentrados y centros de
producción, para concretar su finalidad u objetivos establecidos.
Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13
28-01-2013
9
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
Oficina Central de Desarrollo Organizacional
3.11
DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y PERFILES
Se describen las funciones específicas de cargos previstos y presupuestados, según
orden de importancia, se debe considerar en todos los casos como última función la
siguiente: “Realizar otras funciones, en materia de su competencia que le asigne….
(Poner el nombre del cargo del jefe inmediato”
Si existen cargos iguales en una misma unidad orgánica y con similares funciones,
basta describir un solo cargo y anotar en la parte “Denominación de Cargo”, el total de
cargos. En caso de existir diferencias de funciones, describir cada uno por separado.
3.11.1
HOJA DE DESCRIPCION DE CARGO
a) IDENTIFICACION DE CARGO.
-
Unidad Orgánica.- Se colocará Unidad, Área, Equipo, al cual pertenece el cargo.
- Cargo estructural.- Se colocará el Cargo Estructural o Clasificado (Según la
denominación de la Boleta de Remuneraciones).
b) FUNCIONES ESPECÍFICAS.
Actividades que realiza.
c) LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD,
De la forma siguiente:
- Depende directamente de…………….
- Tiene mando directo sobre los siguientes cargos…………
d. COMPETENCIAS.
Se anotarán las competencias y requisitos mínimos que cada cargo requiere para el
desempeño de sus funciones:
 Competencias y Requisitos Mínimos: Título o Grado alcanzado.
 Nivel Educativo: Estudios, educación secundaria, profesión, maestría.
 Capacitación y actualización: últimos cursos asistidos.
 Experiencias.
 Habilidades.
Dichos requisitos serán más exigentes en la medida que aumenta el nivel de la complejidad
de las funciones.
EsGuía Metodológica para la elaboración del
MOF - 28. 01.13
28-01-2013
Página 10
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
Oficina Central de Desarrollo Organizacional
3.11.2 FICHA DE DESCRIPCIÓN DE CARGO
I.- IDENTIFICACIÓN:
UNIDAD ORGÁNICA:
CARGO ESTRUCTURAL:
II.- FUNCIONES ESPECÍFICAS:
a)
b)
c)
III.- LINEA DE AUTORIDAD Y r ESPONSABILIDAD:
DEPENDE DE:
EJERCE MANDOSUPERVISIÓN:
IV.- COMPETENCIAS Y REQUISITOS MÍNIMOS:
NIVEL EDUCATIVO:
CAPACITACION Y
ACTUALIZACION
EXPERIENCIA:
HABILIDADES:
Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13
28-01-2013
11
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
Oficina Central de Desarrollo Organizacional
EJEMPLO:
IDENTIFICACIÓN DECARGO:
Departamento de Organización y Métodos.
Especialista de Racionalización.
UNIDAD ORGÁNICA:
CARGO ESTRUCTURAL:
II.- FUNCIONES ESPECÍFICAS:
a) Evaluar el impacto en el mejoramiento de los procesos automatizados, mostrando un
análisis costo beneficio o costo eficacia.
b) Estudiar los procesos para identificar oportunidades de mejora en la reducción de costos.
c) Elaborar propuestas técnicas de reducción de costos en la ejecución de procesos,
mostrados en el Texto Único de Procedimientos (TUPA)
d) ….
e) ……
f)
…….
g) …….
h) Realizar otras funciones en materia de su competencia que le asigne el Coordinador del
Departamento.
III.- LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:
DEPENDE DE:
Coordinador del Departamento de Organización y Métodos.
EJERCE MANDO
SUPERVISIÓN:
No Aplica.
IV.- COMPETENCIAS Y REQUISITOS MÍNIMOS:
Ingeniero industrial o Licenciado en Administración o
NIVEL EDUCATIVO:
Economista.
 Presupuesto basado en resultados
 Conocimiento de teoría de restricciones (TOC)
CAPACITACION Y
 Conocimiento de Business process managment (BPM)
ACTUALIZACION:
 Cursos de sistemas de costos ABC
 Elaboración de modelos de procesos (mapas y
flujogramas).
EXPERIENCIA:
 Dos años en elaboración de costos y presupuestos.
 Un año en elaboración de modelos de procesos (mapas y
flujogramas).
HABILIDADES:
 Capacidad de
negociación.
Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13
comunicación.
Habilidades
para
la
28-01-2013
12
UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA
Oficina Central de Desarrollo Organizacional
GRACIAS.
Cualquier sugerencia a [email protected]
Guía Metodológica para la elaboración del MOF - 28. 01.13
28-01-2013
13