Informe_Pormenorizado_Mayo-Agosto 2013

Metroparques EICEA DE CONTROL
Jefe de Control
Interno:
LILIANA DEL PILAR PRIETO
SOTO
INTERNO LEY 1474 DE 2011
Período evaluado: Mayo –Agosto de
2013
Fecha de elaboración: Septiembre de
2013
Dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, se presenta el informe
del estado del Sistema de Control Interno en Metroparques E.I.C.E.
Esta evaluación se hace para el segundo cuatrimestre 2013 y se continuará en lo sucesivo de la
misma forma.
Subsistema de Control Estratégico
Dificultades
Fortalecer los mecanismos de socialización de los valores a todos los servidores de la empresa y los
particulares que ejercen funciones públicas.
Si bien se ha hecho seguimiento a la política Integral de Gestión, no se ha hecho el seguimiento y
control a la totalidad de las políticas adoptadas en el sistema de Control Interno.
Aun no se ha hecho seguimiento al cumplimiento de la política de administración del riesgo, ni a la
efectividad de los controles de los riesgos identificados.
Avances
En el proceso de inducción se ha venido socializando el código de ética adoptado por Metroparques
al personal que ingresa a la empresa.
En el programa de Bienestar Laboral se incluyó la medición del clima laboral, donde se ha venido
trabajando conjuntamente con la ARL SURA, para realizarla mediante un aplicativo al personal
administrativo y para el personal operativo se hará a través de encuesta, esta medición se espera
realizar al término de la vigencia.
Se está trabajando en el proyecto de reestructuración de la empresa, de donde se está trabajando
con un equipo interdisciplinario al interior de la Empresa, para iniciar con la medición de cargas
laborales.
Con relación a los compromisos definidos por la empresa en la Política Integral de Gestión se ha
hecho revisión mediante los indicadores formulados para seguridad en los parques, satisfacción de
los clientes, impacto de las capacitaciones, cumplimiento del plan de acción, cumplimiento del plan
de mantenimiento preventivo, impacto ambiental y el seguimiento al EBITDA.
Se ha hecho seguimiento al Plan Institucional y planes de acción y como resultado se han realizado
ajustes con relación a la forma, más no a las proyectos y objetivos definidos.
Se tiene un Sistema Integrado de Gestión MECI: CALIDAD, el cual se encuentra debidamente
caracterizado reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas. Adicionalmente, con la
Auditoría al Sistema Integral de Gestión, se ha fortalecido el modelo de operación de la empresa en
el marco de la NTCGP 1000:2009, MECI: 1000, y se han adoptado las acciones correctivas y
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preventivas correspondientes. Para el
mes de septiembre se tiene proyectado
realizar una última socialización previa a la visita del ente Certificador.
Se cuenta con un mapa de riesgos actualizado por procesos y el institucional. Adicionalmente, con el
fin de realizar revisión y seguimiento al cumplimiento de la política de administración de riesgos, se
determinó realizar una vez se haga la actualización de las matrices de riesgos, la cual se tiene con
una frecuencia anual.
Subsistema de Control de Gestión
Dificultades
En el fortalecimiento de la atención, en lo relacionado con la calidad y oportunidad de las respuestas
a las sugerencias, recomendaciones, peticiones, quejas o reclamos de los clientes.
Publicación oportuna de la información institucional (Plan Institucional, Plan de Acción en los términos
establecidos en el Ley e indicadores.
Avances
Las políticas de operación están adoptadas y se ha venido socializando mediante boletín informativo
virtual, notas anexas a las colillas de pago, papel tapiz y las carteleras todo lo relacionado con las
políticas del SIG.
Se han hecho revisiones y ajustes necesarios a los procesos, se definieron los indicadores y se cumple
con la medición de acuerdo a la frecuencia definida para cada uno, adicionalmente se realizan
actividades de socialización y recordación de la política integral de gestión, la disponibilidad de la
información, publicaciones varias del sistema a través de diferentes medios.
El manual de procedimientos fue adoptado para el Sistema Integral de Gestión y se encuentra
publicado en la intranet de la empresa para facilitar su consulta.
Durante el año 2013 se ha hecho seguimiento a los indicadores formulados para cada uno de los
procesos de acuerdo a la frecuencia de medición y se han hecho dos revisiones por la dirección.
Con la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, se desarrolló el
componente de Rendición de cuentas, para esto se documentó el procedimiento de Rendición de
cuentas que permita a la empresa cumplir con la normatividad vigente sobre la materia.
Se cuenta con la publicación en la página Web de la empresa del informe de gestión y Plan
Institucional.
Se publicó el informe de gestión original y gráfico en la página Web de Metroparques y en el periódico
de la gobernación de Antioquia “VA”, se envió masivamente mediante correo electrónico a la base de
datos de medios, se socialización a los empleados, se remitió a todos los entes descentralizados,
secretarías y Vicealcaldías y Alcaldía de Medellín, así mismo se hizo la presentación ante el Concejo
de Medellín.
Empresa Industrial y Comercial del Estado
Subsistema de Control de Evaluación
Dificultades
No se han documentado acciones correctivas, preventivas y de mejora producto de la evaluación del
Sistema de Control Interno.
Se debe fortalecer el compromiso con la suscripción de los planes de mejoramiento, producto de
auditorías internas.
Aun es débil la implementación de los planes de mejoramiento individual y su seguimiento por parte
de los jefes.
Avances
Como mecanismo de autoevaluación, se realizan seguimientos trimestrales al cumplimiento de los
planes de acción y de los indicadores por procesos teniendo en cuenta para estos últimos, la
frecuencia de medición establecida, de donde ya se han realizado dos revisiones por la dirección.
Desde la Oficina de Control Interno se ha adoptado un mecanismo que de una manera objetiva permite
dinamizar la aplicación práctica de los aspectos contenidos en los componentes y elementos del
MECI, a través de un instrumento de medición para aplicar en diferentes periodos del año, donde se
pueda medir el nivel de implementación y de sostenimiento del Sistema de Control Interno, este se
elaboró partiendo de la última encuesta presentada ante el DAFP. Este instrumento, permite hacer
autoevaluación y la evaluación independiente del Sistema de Control Interno.
Recomendaciones
Subsistema de Control Estratégico
•
Se debe realizar la medición del clima laboral
•
Se tienen debilidades con relación al seguimiento y control a las políticas adoptadas en el sistema
de Control Interno.
•
Si bien se viene avanzando en el seguimiento de la gestión de la empresa, se deben implementar
acciones con base en los resultados de los seguimientos realizados a la planeación de la empresa.
•
Se debe hacer el seguimiento al cumplimiento de la política de administración del riesgo y a la
efectividad de los controles de los riesgos identificados.
Subsistema de Control de Gestión
•
Se debe hacer revisión a la pertinencia de los indicadores para evaluar la gestión de los procesos
y su coherencia con los objetivos institucionales.
Empresa
Industrial y Comercial del Estado
•
Es necesario fortalecer los mecanismos de Rendición de cuentas, específicamente en lo
relacionado con la audiencia pública y su evaluación.
•
Se deben publicar oportunamente los resultados obtenidos en la vigencia, con relación Plan
Institucional, Indicadores de gestión, entre otros, a través de la página web y otros medios.
•
Verificar la empresa debe establecer mecanismos de seguimiento a la calidad y oportunidad de
respuesta a los derechos de petición.
Subsistema de Control de Evaluación
•
Se deben implementar y documentar las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora producto
de las mediciones del Sistema de Control Interno.
•
Se debe fortalecer el compromiso con la suscripción de los planes de mejoramiento, producto de
auditorías internas y del Sistema de Control Interno.