PROCESO ADMINISTRATIVO Propósitos Objetivos Estrategias

III DOCUMENTO BASE ADMINSTRACION GENERAL
Universidad de Managua (UdeM).
FACILITADOR: JUAN RAMON JIMENEZ
EMPRESA
M e d io a m b ie n t e e x t e r n o
M e d io a m b ie n t e in t e r n o
P e rso n a s
C o n o c im ie n t o
T e c n o l ó g ic o
R e c u rso s
C o n o c im ie n t o
A d m in is t r a t iv
o
M e d io a m b ie n t e in t e r n o
M e d io a m b ie n t e e x t e r n o
( F i g 1 .)
EMPRESA
Medio ambiente externo
Personas
Recursos
Tecnología
Bienes
LA
ORGANIZACION
Medio ambiente externo
Servicios
( Fig 2)
ADMINISTRACION.
De lo anterior se deriva:
• Objetivo: La administración siempre está encaminada hacia el logro de fines o resultados.
• Eficacia: Consiste en lograr los objetivos propuestos en la planeación.
• Eficiencia: Obtención de un producto o servicio en el menor tiempo posible y al mínimo
costo, mediante la adecuada utilización de los recursos.
• Grupo social: La administración solo puede darse en el marco de un grupo social.
• Productividad: Obtención de los mejores resultados con el mínimo de recursos, en
términos de eficiencia y eficacia.
PROCESO ADMINISTRATIVO.
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.
El proceso administrativo se define como el conjunto de pasos o etapas sucesivas e
interrelacionadas entre sí, a través de las cuales se efectúa la administración.
PROCESO ADMINISTRATIVO ETAPAS Y ELEMENTOS.
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PLANIFICACIÓN O PLANEACIÓN:
¿Qué HACER?
»
MISIONES O PROPÓSITOS
»
METAS U OBJETIVOS
»
ESTRATEGIAS
»
POLÍTICAS
»
PLANES
»
PROGRAMAS
»
PROCEDIMIENTOS
»
PRESUPESTOS.
Elementos.
Misión: Propósito, finalidad que persigue en forma permanente o
semipermanente una organización .
Visión: Imagen o situación deseada, que la organización proyecta en un futuro.
Meta: Es la cuantificación del objetivo específico. Indica la cantidad y unidad de medida del
resultado deseado y el tiempo y lugar para lograrlo
Objetivo: Se define como "un deseo a lograr".
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Políticas: Guías para orientar la acción; criterios o lineamientos generales a observar en la
toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez en el ambiente de una
organización.
Presupuesto: Plan financiero de ingresos y egresos de corto plazo conformado por
programas, proyectos y actividades a realizar por una organización, presentándose en
determinadas clasificaciones.
Programa: Conjunto armónico de objetivos, políticas, metas y actividades a realizar en un
tiempo y espacio dados, con determinados recursos. Sus resultados son "servicios".
Principios.
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Principio de la Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas,
sino con la mayor precisión posible.
Principio de la Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles cambios que se pudieran
dar, tanto buenos como malos.
Principio de la Unidad: Trabajar de una manera unida, coordinada e integrada para lograr
la meta propuesta.
Rentabilidad: Toda inversión de dinero debe producir una rentabilidad adecuada o
beneficio satisfactorio, proporcionado al capital invertido, el riesgo asumido, y el plazo de
tiempo de recuperación o retorno previsto.
Consistencia: Plan realista, realista y alcanzable *Participación: todas las partes de las
empresas integradas al proceso.
PROCESO ADMINISTRATIVO ETAPAS Y ELEMENTOS.
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ORGANIZACIÓN
PARA CUMPLIR EL
¿Qué HACER?
»
»
»
»
PERSONAL**
PLANTA FÍSICA O INFRAESTRUCTURA
MAQUINARIAS Y EQUIPOS
INSUMOS.
Elementos.
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Organigrama: Grafico de la estructura formal de una organización, señala los diferentes
cargos, departamentos, jerarquía y relaciones de apoyo y dependencia que existe entre
ellos.
Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango,
grado o importancia.
Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades
especificas, con base en su similitud.
Función: Mandato formal permanente e impersonal de una organización o de un puesto
de trabajo. *Perfil de puestos: Descripción de los rasgos de un grupo de consumidores que
se obtiene a través de la investigación de mercado.
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Principios.
División de trabajo: La coordinación de personas y actividades y la unidad en el esfuerzo,
son propósitos básicos de la organización.
Equidad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de autoridad conferido, debe
corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
Unidad de Mando: Establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para
cada función.
Especialización: de la división de trabajo se obtiene una mayor eficiencia, precisión y
destreza
Equidad Dirección y control: a cada grupo de delegación debe corresponder el
establecimiento de los controles adecuados
DIRECCIÓN
APLICACIÓN CORRECTA DEL
¿Qué HACER?
»
»
»
»
»
»
»
LIDERAZGO / PODER / AUTORIDAD
RELACIONES INTERPERSONALES
JERARQUÍA
DECISIONES
COMUNICACIÓN
COORDINACIÓN
SUPERVISIÓN.
Elementos
Motivación: Por medio de ella se logra la ejecución de trabajos tendiente a la obtención de
objetivos.
Comunicación: Proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo
social.
Supervisión: Checar que las cosas se estén dando de una manera correcta.
Liderazgo: Proceso que ayuda a dirigir y movilizar personas y/o ideas. Influencia
interpersonal ejercida en una situación, dirigida a la consecución de un objetivo.
Autoridad: es la facultad para dar las órdenes y exigir que sean cumplidas por los
subordinados.
PRINCIPIOS
1) De la Armonía del Objetivo o Coordinación de interés: La dirección será eficiente en
tanto se encamine hacia el logro de los objetivos.
2) Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen como una
necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.
3) De la Supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el
dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes.
4) De la Vía Jerárquica: Los canales de comunicación deben de ser transmitidos a través de
los niveles jerárquicos correspondientes.
5) De la Resolución del Conflicto: Es la necesidad de resolver los problemas que surjan,
desde el principio y no dejar que crezcan.
6) Aprovechamiento del Conflicto: A veces con los problemas que se presentan, se
visualizan nuevas estrategias y se saca provecho de los problemas.
•
CONTROL Y EVALUACIÓN
CUANTO Y COMO
SE HA REALIZADO DEL
¿Qué HACER?
• CUANTITATIVA Y CUALITATIVA
• INDICADORES
• MODELO SISTÉMICO DE EVALUACIÓN
» ESTRUCTURA
ACREDITACIÓN
» PROCESO
AUDITORÍA
» RESULTADO
IMPACTO
Elementos.
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•
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Establecimiento de Estándares: Representan el estado de ejecución deseado, de hecho
nos es más que los
Medición de Resultados: Es medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de
unidades de medida.
Corrección: La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para
integrar las desviaciones con relación a los estándares.
Retroalimentación: Mediante ella la información obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr del tiempo.
Evaluación de desempeño: Acción sistemática de evaluar la conducta y el trabajo de una
persona en relación a sus responsabilidades.
Principios.
De la Excepción: El control debe de aplicarse a las actividades representativas, a fin de
reducir costos y tiempo.
De los estándares: los resultados deben basarse en los estándares o metas establecidas es
decir debe cumplirse lo que determinó
De carácter medial: un control solo deberá usarse si el trabajo gasto etc, que imponen se
justifican ante los beneficios que de él se esperan.
Carácter administrativo: debe estar basado en principios administrativos es decir debe
tener seguimiento lógico con lo que se quiere hacer
El Desempeño de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a
continuación:
Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo conforman una
secuencia cíclica, pues se encuentran relacionadas en una interacción dinámica, por lo tanto. El
Proceso Administrativo es cíclico, dinámico e interactivo, como se muestra en el siguiente gráfico:
Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo,
cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación, Organización, Dirección y Control,
son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar,
Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman
el Proceso Administrativo.
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QUE ES DOFA?
–
Debilidades
–
Oportunidades
–
Fortalezas
–
Amenazas.
DEBILIDADES
Son de carácter interno e involucran aquellos aspectos negativos e inconvenientes. Ej.
Falta de Pertenencia y responsabilidad en la compañía por parte del personal.
OPORTUNIDADES
Son de carácter externo e involucran las proyecciones o posibilidades en el mejoramiento
del entorno. Ej. Acceso a tecnología más avanzada.
FORTALEZAS
Son de carácter interno e involucran los aspectos positivos y cualidades destacadas en la
organización. Ej. El personal cuenta con una cultura de alto nivel de trabajo en equipo.
AMENAZAS
Son de carácter externo e involucran los inconvenientes para cumplir los objetivos. Ej. La
competencia.