pr.sg.003 - control de no conformidades version 9

CONTROL DE
“NO CONFORMIDADES” y “ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS”
Realizado por:
Bortoletto, Alejandra
Aprobado por:
Balestrini, Luís
Versión: 009
Página 1 de 4
Nº
PR.SG.003
Fecha de Vigencia:
20/11/2009
REGISTRO DE ÚLTIMAS VERSIONES
VERSION
FECHA
PAG. MODIF
OBJETO DE MODIFICACIÓN O REVISION
000
001
01/09/03
01/07/05
1
1
002
01/08/05
todas
Confección del PR, R.GC 002
003
01/08/05
todas
Persona a cargo del Procedimiento
004
01/04/06
Todas
El logo de la firma, el cuadro de firmas, el alcance incluye ahora el
servicio, registro, decisión
005
28/11/2007
Todas
Se modifica el punto 4.referencias: la definición de producto no
conforme, se re describe el significado de “no Conformidad y Acción
correctiva”
006
01/05/08
Todas
Se modifica GC (Gestión de Calidad) por SG (Sistema de Gestión)
Contenido : punto 1 y 2
007
01/05/08
Todas
Se unifican PR.SG.003 Y PR.SG.004, dejando de existir el PR.SG.004,
elimina cuadro de conformidad y responsables de la misma
008
21/10/2009
4
Se especifican lugares para productos no conformes de
depositos de agroquímicos e insumos (Punto 5.3).
009
20/11/09
5
VIGENTE
Listado de distribución de copias (integrantes de la firma)
Listado de distribución de copias (integrantes de la firma)
1. OJETIVOS:
Este procedimiento establece una metodología para administrar las no conformidades
ingresadas tanto sea de un cliente o de un área específica, determinando las causas y las
acciones correctivas tomadas si correspondieran, como así también las acciones preventivas
para futuras “no conformidades” que pudieran ocurrir.
2. ALCANCE:
Se aplica procedimiento se aplica a la gestión de no conformidades, acciones correctivas y
preventivas del Sistema de Gestión.
3. TERMINOLOGÍA ESPECÍFICA:
” Producto no Conforme: es el “NO” cumplimiento de los requisitos especificados dentro
del sistema de Gestión.
” No Conformidad: es el “NO” cumplimiento (incumplimiento) de los requisitos
especificados en las normas que guían el Sistema de Gestión, tanto sea para un
proceso, procedimiento, producto como así también un servicio prestado.
” Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar las causas de una No conformidad, de
un defecto, o de cualquier otra situación indeseable existente, para evitar su repetición.
” Acción contingente/ inmediata / de mitigación: Primer acción tomada para resolver la
No Conformidad, acción inmediata.
” Acción Preventiva: Acción tomada con el fin de evitar que se produzca una No
Conformidad, un defecto o de cualquier otra situación indeseable potencial.
” RSG: Responsable del Sistema de Gestión.
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4. REFERENCIAS:
Norma ISO 9001:2008
Norma ISO 14001:2004
Normas Casafe
5. CONTENIDO:
Toda “no conformidad” es tratada de la siguiente forma:
1) Identificación del “Producto No Conforme” o “No Conformidad”:
El uso o despacho a clientes de aquellos insumos, agroquímicos, servicios y/o
inspecciones que por diferentes motivos, no cumple con las especificaciones
predeterminadas según normas de la firma y/o normativas externas, deben quedar
identificados y tiene que ser impedidos.
En el caso de identificar un “producto y/o servicio no conforme” en una compra, el
mismo es devuelto o reclamado al proveedor, quedando registro en la planilla de
evaluación de proveedores R.CO.004 “Calificación y control de proveedores de
insumos”
Para el caso de una “No conformidad” dentro del sistema la misma debe quedar
descripta en el registro R.SG.002 “Registro de No Conformidades y acciones
correctivas y preventivas”, completando todos los ítems descriptos en el mismo.
2) Registro:
Toda “No Conformidad” detectada es registrada para que se evalúe, analice y el
responsable de la misma tome una primera acción inmediata o de mitigación, para
actuar sobre el problema resolviéndolo en el momento y según su importancia, lo
clasifique
como una “no conformidad” o una “observación” según R.GC.002.
“Seguimiento de No conformidades y acciones correctivas y preventivas” para
efectuarle el seguimiento y acción correctiva correspondiente.
Para el seguimiento de la no conformidad, en el mismo registros se anota la Acción
Correctiva o Preventiva que Balestrini & Cia. S.A. tome para eliminar las causas de las
No Conformidades existentes o potenciales, la misma debe ser proporcional a la
magnitud de los problemas y a los riesgos encontrados.
Origen: Las acciones correctivas o preventivas surgen de alguno de los siguientes
informes:
•
No conformidad y Observaciones de Auditorias Internas.
•
Informe de Auditorias Externas.
•
Encuestas de clientes.
•
Devoluciones de Clientes.
•
Registros del sistema.
•
Desvíos detectados por una persona de la empresa.
•
Reclamos de clientes
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Tratamiento de las Acciones Correctivas y Preventivas
5.2.1. Responsables:
Es responsabilidad de la persona encargada del puesto sobre la que recae la no
conformidad “real o potencial”, realizar el seguimiento de las acciones correctivas
propuestas para eliminar la causa raíz de las mismas
Las no conformidades ambientales son también registradas y se actúa sobre las que
tenemos control e influencia
5.2.2. Registro:
Toda Acción Correctiva que se genere debe ser registrada en el R.SG.002.
Toda Acción Preventiva se debe registrar en el R.SG.011.
5.2.3. Investigación de Causas
Al analizar un problema, antes de planificar la acción a tomar, se determina cual o
cuales son las causas principales que genera dicho problema.
Esto se realiza a través del “diagrama del porque” o “diagrama del pez” en el cual la
cabeza es el problema y el cuerpo posee 4 espinas o ejes principales en los cuales
preguntarse: mano de obra, metodología, materia prima y medio ambiente. Esto se
hace con la finalidad de detectar la causa raíz del problema para que no vuelva a
suceder
causas
Causas
causas
Problema
Causas
Causas
Causas
5.2.4. Acciones
De acuerdo al análisis de las causas se establecen las Acciones a tomar. Es
necesario dejar registrada una fecha tentativa de implementación de la acción para
que se pueda verificar su cumplimiento.
La persona causante del problema (sea esta observación de auditoria o no
conformidad) es quien realiza el seguimiento y verifica la efectividad de las acciones
tomadas, completando el R.SG.002, controlando el cumplimiento de la
implementación en la fecha programada y la verificando la efectividad de la acción. Si
la acción resulta efectiva se deberá completar el informe R.SG.002, caso contrario
reprograma una nueva Acción.
Como método de control de “NO CONFORMIDADES”, el representante de la
dirección deberá presentar un informe según el plan de Auditorias del seguimiento de
“no conformidades” halladas y el estado de las mismas. Dicho informe es utilizado
para la revisión por la Dirección.
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3) Separación:
Para los productos tangibles No Conformes, deben ser separados del resto, hasta que
se defina su destino.
DEPOSITO DE INSUMOS: Los productos NO CONFORMES derivados de este
deposito, se colocaran en una caja que se encuentra debidamente identificada para tal
fin hasta ser devuelto al proveedor o ser reciclado.
DEPOSITO DE AGROQUIMICOS: Los productos NO CONFORMES derivados de este
deposito se colocaran en el sitio identificado para tal fin que se encuentra al lado
izquierdo del portón de ingreso al deposito para que en el plazo no mayor de 15 días
sea devuelto al proveedor o desechado según PR.SH.001.
4) Marcación:
Todo producto o informe de servicio detectado como “No Conforme” y Separado, se lo
identifica con un cartel que diga “Producto No Conforme”. Las marcas no pueden ser
retiradas sin la correspondiente autorización de los responsables definidos en este
procedimiento.
5) Decisión:
La disposición sobre como se trata una no conformidad se dispone en el presente
procedimientos. La responsabilidad de cumplir con lo establecido es del Encargado del
área en cuestión.
La decisión sobre de una NO conformidad de un producto tangible o servicio se realiza
sobre la base de los siguientes criterios:
” Se acepta en su estado actual: Se puede autorizar la salida o uso de los
productos
y/o servicios No Conformes en aquellos casos donde la “No
Conformidad” es de carácter leve, es decir que no llega a afectar la calidad.
” Reparación: Existe la posibilidad de que un “Producto y/o servicio No Conforme”
sea reparado o modificado para que cumpla con los requisitos.
” Reclasificación: En caso que el producto y/o servicio pueda ser reclasificado para
asignarle un nivel de calidad distinta.
” Rechazo: En caso de no poder utilizar ninguna de las opciones arriba indicadas, el
Producto y/o servicio queda rechazado definitivamente, asentándose la decisión en
el informe correspondiente.
Los productos y/o servicios reparados o modificados son re-inspeccionados
demostrar su conformidad.
para
6. RESPONSABLES
Cada uno de los responsables de las distintas áreas de la empresa tiene la facultad de
observar y registrar las No Conformidades u oportunidades de mejoras en el R.SG.002
La detección y aviso de una No Conformidad es responsabilidad de todo el personal.
7. ANEXO:
™ R.SG.002 – Seguimiento de N/C Y AC – AP
™ R.SG.011 - Registro de Acciones Preventivas