Política de transparencia y divulgación de información

Política de transparencia y
divulgación de información
Versión: 01
Fecha: 15/12/2015
Aprobado en 39a Sesión de Directorio
efectuada el 22 de diciembre de 2015
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INTRODUCCIÓN
La Sociedad Administradora de Fondos de Cesantía de Chile II S.A., AFC Chile, es una sociedad
anónima a la que le ha sido entregada por el Estado la administración del Seguro de Cesantía, un
beneficio que es obligatorio para los trabajadores con contratos regidos por el Código del Trabajo
en Chile, y cuyo propósito es brindarles apoyo en períodos de desempleo. Teniendo en cuenta la
fundamental labor que cumple la compañía, estamos conscientes de la necesidad de operar y de
ser percibidos como una empresa transparente.
En AFC Chile la divulgación de la información del Seguro de Cesantía y de su administración se
efectúa con estricto apego a las disposiciones contenidas en la ley 19.728 y la normativa que
regula el funcionamiento del Seguro, que está disponible en la página web de la Superintendencia
de Pensiones, así como a la Ley 19.628 sobre protección de la vida privada o protección de datos
de carácter personal.
AFC Chile sustenta sus acciones en sus principios rectores; su misión, visión y sus seis valores
corporativos: honestidad, respeto, diligencia, confianza, responsabilidad y compromiso. En tal
sentido, la política de transparencia y divulgación es funcional a estos principios y consistente con
ellos.
A través de esta política, la compañía manifiesta su compromiso de hacer que la información
relevante para sus públicos se encuentre disponible a través de los distintos canales de
comunicación con los que cuenta, ya que entiende el acceso a ésta como un componente clave
para la mejor comprensión del Seguro de Cesantía y su administración. Al mismo tiempo, AFC
Chile se compromete a garantizar los más estrictos controles para mantener a resguardo la
información privada de sus afiliados, accionistas, inversiones y toda aquella correspondiente a su
quehacer que no es de interés o carácter público, de acuerdo a la normativa que rige el
funcionamiento del Seguro.
OBJETIVO
La política de transparencia y divulgación de AFC Chile tiene como propósitos:
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Poner de manifiesto el compromiso de AFC Chile con la transparencia y divulgación de
información.
Establecer con claridad la información que AFC Chile, con estricto apego a la normativa
vigente, debe resguardar.
Guiar las decisiones comunicacionales de la compañía, su directorio, ejecutivos y personal
en materias de transparencia con el propósito de garantizar que los distintos públicos
cuenten con la información que requieren, a través de los canales de comunicación
adecuados, para el mantenimiento de una relación sólida y permanente en el tiempo.
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ALCANCE
Esta política de transparencia y divulgación es extensiva a toda la información que AFC Chile, su
directorio, ejecutivos y personal entregan y ponen a disposición de sus públicos, a través de todos
los canales y plataformas de comunicación con los que cuenta la compañía.
CANALES Y PLATAFORMAS DE COMUNICACIÓN DE AFC CHILE
AFC Chile cuenta con una serie de canales a través de los cuales entrega información a sus
públicos, tanto externos como internos. Estos canales son:
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Las sucursales.
El centro de atención telefónica 800 800 232.
El sitio web de AFC Chile, que se divide entre el sitio público y el privado. A este último los
usuarios pueden acceder previo ingreso de su identificación y una clave de seguridad.
Las cartolas cuatrimestrales y anuales que son enviadas a los afiliados.
La correspondencia oficial a organismos fiscalizadores, tribunales y ministerios.
La memoria anual de AFC Chile que está disponible en formato digital en la página web y
físicamente en todas las oficinas de la compañía a lo largo del país.
Los correos electrónicos y SMS dirigidos a afiliados y empleadores en caso de
contingencias y cambios en su red de sucursales.
Las apariciones y publicaciones en medios de amplia difusión social en caso de materias
relevantes para la comunidad en general.
La folletería disponible en sucursales y en el sitio web.
Los paneles informativos existentes en las sucursales.
La Intranet y correos de comunicación interna.
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COMPROMISO CON LA TRANSPARENCIA
Para AFC Chile ser una empresa transparente significa:
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Poner a disposición, en los canales de comunicación corporativos, la información relevante
para nuestros públicos internos y externos, de acuerdo a lo establecido en el marco
normativo vigente y sobre la base de la misión, visión y valores que mueven a la compañía.
Ser proactivos en dar respuesta, de manera diligente y oportuna, a nuestros públicos que
consultan sobre información relevante para ellos, en apego a lo establecido en la
normativa.
Asegurar que la información divulgada o puesta a disposición sea verídica, vigente,
completa y presentada de un modo claro y fácil de comprender para el público al que va
dirigida.
Procurar llegar a todos los miembros de nuestros públicos con la información relevante
para ellos, de manera que no existan disparidades en el acceso a la información en
términos de cantidad, calidad u oportunidad.
Fomentar un clima de transparencia, respeto y colaboración dentro de la compañía.
Resguardar y custodiar la información sensible del Seguro y sus afiliados, entregándola
solamente en las oportunidades y a los destinatarios que establece la ley.
INFORMACIÓN QUE AFC CHILE PONE A DISPOSICIÓN
De acuerdo a la normativa que regula el funcionamiento del Seguro de Cesantía y la misión, visión
y valores de AFC Chile, la compañía mantiene su compromiso de:
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Entregar información clara y periódica a nuestros afiliados sobre sus derechos, los
diferentes aspectos del Seguro, la rentabilidad y los movimientos de sus fondos.
Poner a disposición del público material informativo sobre el Seguro de Cesantía.
Elaborar una memoria anual que esté disponible en el sitio web de AFC Chile y en cada
una de sus oficinas (red de sucursales y casa matriz).
Hacer públicos los estados financieros trimestrales a través del sitio web de AFC Chile, las
sucursales y la Superintendencia de Pensiones.
Publicar los estados financieros anuales en un medio de circulación nacional y/o el sitio
web de AFC Chile.
Difundir, de acuerdo a lo establecido en la normativa, las políticas de inversión y solución
de conflictos de interés a través del sitio web de AFC Chile y las sucursales, y entregar
copias de nuestras políticas a la Comisión de Usuarios.
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Difundir información relacionada con modificaciones al funcionamiento ordinario del
Seguro y de su operación en situaciones excepcionales, con el fin de informar rápidamente
a los usuarios.
Poner a disposición de los colaboradores de AFC Chile toda la información que requieren
para cumplir con su labor y sentirse parte activa de la compañía.
COMPROMISO
INFORMACIÓN
CON
LA
CONFIDENCIALIDAD
DE
LA
AFC Chile está consciente de que maneja información sensible sobre sus afiliados. Basados en lo
requerido por la normativa y en el valor del respeto, AFC Chile reitera su sólido compromiso con la
protección de la información individual sobre los afiliados y todas las bases de datos que maneja.
De acuerdo a lo anterior, AFC Chile ha adoptado las medidas necesarias para que solo usuarios
autorizados tengan acceso a la información de la Base de Datos o sistemas de soporte de las
operaciones que se realizan a través de la sucursal virtual o del centro de atención telefónica y
asegurar que cualquier transacción o comunicación se efectúe en forma segura y confidencial.
AFC Chile se compromete también a resguardar la información referente a la cartera de
inversiones de la compañía. Asimismo, salvaguardar la información privada que maneja de sus
propios trabajadores.
Ciñéndose a lo establecido en la normativa que lo regula, la empresa solo accede a publicar
aquella información relativa al Seguro de Cesantía que la Superimtendencia de Pensiones haya
hecho pública previamente.
APROBACIÓN DE ESTA POLÍTICA
Esta política de transparencia y divulgación ha sido aprobada por el Directorio de AFC Chile con
fecha 22 de diciembre de 2015 y será revisada cada dos años o bien, en la oportunidad anterior
que corresponda, cuando se produzcan cambios de orden normativo o de otro carácter, que
hagan necesaria su modificación.
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