procedimiento para elaborar el cuadro general de clasificación

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR
EL CUADRO GENERAL DE
CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ..............................................................................................................3
1. OBJETIVO GENERAL .......................................................................................................3
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................................ 3
3. CÓMO ELABORAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA ................4
4. DEFINICIONES Y CRITERIOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE
LOS ARCHIVOS ..............................................................................................................5
4.1. Fondo. ..............................................................................................................5
4.2. Sección ..............................................................................................................5
4.3. Serie ..............................................................................................................6
4.4. Expediente ........................................................................................................7
4.5. Unidad documental (documento, pieza, tipo documental) ............................. 7
5. PRINCIPIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ........7
6. DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ............................................8
6.1. PRIMERA ETAPA: .............................................................................................. 8
6.1.1. Identificación. .................................................................................... 8
6.1.2. Jerarquización. ................................................................................... 10
6.1.3. Codificación. ...................................................................................... 10
6.2. SEGUNDA ETAPA: ............................................................................................ 12
6.2.1. Validación. ......................................................................................... 12
6.2.2. Formalización. .................................................................................12
6.2.3. Supervisión y asesoría. ....................................................................12
6.2.4. Capacitación. ................................................................................... 12
7. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE FUNCIONES
SUSTANTIVAS JUDICIALES COMUNES (TEMAS) ............................................................. 12
8. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE FUNCIONES
JUDICIALES COMUNES (EXPEDIENTES) ..........................................................................13
9. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE FUNCIONES
SUSTANTIVAS COMUNES............................................................................................... 13
10. CRITERIOS PARA DETERMINAR LOS FONDOS Y SUBFONDOS PARA
ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN ................................................................................... 14
11. GUIA SIMPLE DE ARCHIVO ............................................................................................. 16
12. CÓMO ELABORAR LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS ........................................................ 16
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13. DISPOSICIONES GENERALES .......................................................................................... 17
13.1. De aplicación: .................................................................................................17
13.2 De excepción: ..................................................................................................17
13.3. De responsabilidades: .................................................................................... 17
13.4. De estructura: ................................................................................................ 17
14. PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE .................................................18
15. ELEMENTOS COMUNES: ............................................................................................... 20
15.1. Identificación ........................................................................................................21
15.1.1. Área Administrativa ........................................................................................... 21
15.1.2. Área de Procedencia del Archivo ......................................................................21
15.1.3. Nombre del Responsable y Cargo .....................................................................21
15.1.4. Domicilio ............................................................................................................21
15.1.5. Teléfono .............................................................................................................22
15.1.6. Correo Electrónico ............................................................................................. 22
15.2. Unidad Administrativa de Procedencia o Fondo ..................................................22
15.2.1. Sección Documental .......................................................................................... 22
15.2.2. Serie Documental .............................................................................................. 23
15.2.3. Fecha(s)..............................................................................................................23
15.2.4. Volumen ............................................................................................................23
15.2.5. Ubicación Física .................................................................................................23
16. ELEMENTOS ESPECÍFICOS DE ACTUALIZACIÓN ............................................................ 24
16.1. Archivo de Trámite .............................................................................................. 24
16.2. Transferencia Primaria ......................................................................................... 24
16.3. Bajas Documentales ............................................................................................. 24
ANEXOS.
ANEXO 1.
ANEXO 2.
ANEXO 3.
ANEXO 4.
ANEXO 5.
ANEXO 6.
ANEXO 7.
ANEXO 8.
ANEXO 9.
ANEXO 10.
ANEXO 11.
ANEXO 12.
ANEXO 13.
ANEXO 14.
Cuadro General de Clasificación Archivística
Funciones Sustantivas Comunes (subfondos/áreas) .....................................25
Cuadro General de Clasificación Archivística
Funciones Sustantivas Judiciales Comunes (Temas) ......................................28
Cuadro General de Clasificación Archivística Judicial
Funciones Judiciales Comunes (Asuntos)....................................................... 29
Formato del Cuadro General de Clasificación Archivística
Funciones Sustantivas Comunes (Series Documentales) ............................... 30
Formato del Cuadro General de Clasificación Archivística ........................... 33
Formato del Catálogo de Disposición Documental ........................................34
Formato de la Guía Simple de Archivo ........................................................... 35
Formato de Ficha de Control para el Seguimiento Administrativo ...............36
Formato de Inventario General de Archivos en Trámite ............................... 37
Formato de Inventario General de Archivos de Concentración e Históricos 38
Formato de Inventario General de Baja ......................................................... 39
Formato de Inventario de Transferencia Primaria .........................................40
Formato de Inventario de Transferencia Secundaria ....................................41
Formato de Caratulas, Lomos y Portadas ...................................................... 42
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PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
INTRODUCCIÓN
El Cuadro de clasificación archivística es el instrumento técnico que refleja la estructura de un
archivo con base en las atribuciones y funciones de cada área administrativa del Poder Judicial
del Estado de Campeche.
La propuesta metodológica para el diseño del Cuadro general de clasificación archivística
permite:
a) Ordenar los documentos de archivo dentro del espacio físico que ocuparán para su
conservación temporal o definitiva.
b) Agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlos de manera
lógica con otros documentos de archivo mediante el lenguaje clasificatorio.
Los elementos para elaborar el cuadro de clasificación que ahora se presentan, se conciben
como un mecanismo completo, homogéneo y único destinado a facilitar el control y el acceso a
los documentos de archivo. La clasificación permite un nivel de comprensión y utilidad de los
archivos como suma de los procesos de ordenación preestablecida, la operación de
identificación y la creación integrada de criterios clasificatorios.
1. OBJETIVO GENERAL
Establecer, a partir de las prácticas y técnicas de la archivística y administración de documentos,
las bases para el diseño del Cuadro general de clasificación archivística, así como definir las
actividades y estrategias encaminadas a asegurar su desarrollo uniforme, coherente y atento a
los propósitos planteados en los Lineamientos.
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
a) Establecer los conceptos generales de la clasificación y organización de los archivos.
b) Definir la forma en la que debe elaborarse el Cuadro general de clasificación archivística,
estableciendo los criterios para su formulación.
c) Determinar las actividades y enumerar los procesos a cumplir.
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3. CÓMO ELABORAR EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
El Cuadro general de clasificación documental responde a una triple necesidad:
1. Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o
recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de cada área administrativa.
2. Facilitar su localización; es decir, facilitar el acceso a la información contenida en el
acervo documental.
3. Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y
manejo.
Así, organizar un archivo conlleva dos tareas concatenadas que son:
1. La clasificación archivística, que consiste en realizar un proceso de identificación y
agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de cada
área administrativa.
2. Ordenar los documentos de archivo estableciendo la relación entre cada agrupación o
serie documental de acuerdo con un área de orden establecida para cada caso.
La estructura del Cuadro general de clasificación archivística será jerárquica y atenderá a los
conceptos básicos de fondo, sección y serie que establece un principio de diferenciación y
estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de una
dependencia o entidad. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales,
a saber: fondo, sección, serie (subserie), expediente, unidad documental.
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4. DEFINICIONES Y CRITERIOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS
4.1. Fondo.
Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con
cuyo nombre se identifica.
Los criterios de identificación:
a) Existencia legal: debe tener un nombre y una existencia jurídica propia establecida por
una disposición normativa precisa, fechada, publicada en los lineamientos que al
respecto establezca la Comisión de Acceso a la Información Pública del Estado de
Campeche.
b) Funciones propias establecidas en alguna disposición normativa.
c) Posición jerárquica claramente definida dentro de la estructura administrativa.
d) Autonomía suficiente para el desarrollo de sus funciones.
e) Estructura interna oficialmente establecida.
Ejemplo:
Fondo Poder Judicial del Estado de Campeche
4.2. Sección
Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada área administrativa
de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
Los criterios de identificación son los siguientes:
a) Debe ser claramente identificable y tener una posición subordinada con respecto al
organismo creador cuyo nivel es el fondo.
b) Debe corresponder a funciones establecidas en la Ley Orgánica o el Reglamento Interior
General del Poder Judicial del Estado de Campeche, delegadas por el órgano creador
cuyo nivel es el fondo.
c) Debe pertenecer a un sistema de archivos.
d) Debe estar inserta en la organización y capaz de desarrollar las funciones delegadas.
e) Debe contar con competencias propias aunque esté sujeta a otro organismo superior.
f) Es un conjunto de documentos relacionados entre sí que, por lo general, tienen
correspondencia con las subdivisiones administrativas o las funciones del área
administrativa que lo origina.
g) Corresponde a una diferenciación al interior del fondo.
h) De conformidad con los Lineamientos, las Secciones son las subdivisiones del Fondo
identificadas con funciones.
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Ejemplos:
Sección Dirección de Recursos Humanos
Sección Dirección de Recursos Materiales
Sección Comunicación Social
Sección Dirección de Programación de Sistemas
Variante:
Se puede encontrar que en el archivo de algún área que por una de sus funciones tenga una
sección que integre fondos (no generados por ella), éstos se considerarán en el nivel de la
estructura archivística como Secciones o series que forman parte del fondo de la dependencia o
entidad, en este caso, en el Poder Judicial del Estado de Campeche, se ha definido que para
estas variantes se establece para cada serie documental cual es el área administrativa que
genera la fuente de la información.
4.3. Serie
Es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el
desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.
Los criterios de identificación de una serie son los siguientes:
a) Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma actividad
administrativa y regulado por la misma norma jurídica o de procedimiento.
b) Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados que
forman una unidad como resultado de una misma acumulación.
c) Agrupación de documentos que reflejan la misma actividad, que tienen una forma
particular o que son resultado de cualquier otra relación derivada de su producción,
recepción o uso.
d) Las series son el resultado de la aplicación del principio de orden original (donde los
documentos de archivo de un fondo no se mezclan con los de otros) y responden al
carácter seriado de los mismos, a la repetición de actividades o procedimientos
administrativos para el cumplimiento de una función atribuida a una institución.
Ejemplos:
Serie Nóminas
Serie Licitaciones
Serie Expedientes
Serie Proyectos
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4.4. Expediente
Es la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o
durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o
asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.
Ejemplos:
Nóminas del mes de enero
Nóminas del mes de diciembre
Licitación Pública LP-2507/13-2014/DRM/PJEC
4.5. Unidad documental (documento, pieza, tipo documental)
Es la unidad archivística más pequeña e indivisible, por ejemplo: una carta, una memoria, un
informe, una fotografía, una grabación sonora.
5. PRINCIPIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN
En la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística es requisito previo e
indispensable contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo
que genera los documentos de archivo. Además, en su formulación se deben considerar:
a) Los instrumentos jurídicos, de organización y de normatividad de la dependencia o
entidad.
b) Los esquemas de clasificación existentes.
c) Los recursos con que se cuenta.
Con base en la estructura archivística del fondo, sección y serie como niveles básicos y sucesivos
en la elaboración del Cuadro general de clasificación archivística la metodología se plantea a
partir de un fondo específico y tendrá como principios: la delimitación, la unicidad, la
estabilidad y la simplificación.
Delimitación: El objeto del cuadro es determinar la clasificación del fondo; es decir, de los
documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de las
atribuciones o funciones de una dependencia o entidad.
Unicidad: Los límites temporales y la edad de los documentos no son características definitorias
de la estructura del archivo ni rompen la unidad del fondo. El cuadro se concibe para clasificar
todos los documentos de archivo con independencia de su cronología, desde la más antigua
hasta la más reciente.
Estabilidad: El cuadro debe basarse en las atribuciones o funciones de la dependencia o
entidad, cuya permanencia garantice una clasificación segura y estable; así mismo, debe
permitir el crecimiento de sus secciones y series sin romper su estructura.
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Simplificación: El cuadro debe ser universal y flexible. Para ser adoptado en todos los supuestos
posibles, se establecerán divisiones precisas y necesarias sin tener que descender a
subdivisiones excesivas.
6. DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN
En la formulación del Cuadro general de clasificación archivística se realizan dos etapas:
6.1. PRIMERA ETAPA:
En ella se establece un modelo de tratamiento de los documentos de archivo para obtener,
mediante los procesos de identificación, jerarquización y codificación, categorías de
agrupamiento estables, únicas, delimitadas, universales y flexibles.
6.1.1. Identificación:
Consiste en identificar los elementos que apoyen la formulación de categorías de agrupamiento.
De acuerdo con un sistema funcional de clasificación, en el establecimiento de las categorías de
agrupamiento debe contemplarse:
•
•
Las atribuciones y funciones comunes de las áreas administrativas y jurisdiccionales del
Poder Judicial del Estado de Campeche.
Las atribuciones y funciones específicas de cada dependencia o entidad que
corresponden a las atribuciones sustantivas que marcan la diferencia de una
dependencia o entidad con otra.
En ambos casos se debe tomar en cuenta la existencia de una estrecha relación entre lo que es
objeto de una acción institucional o social, y los documentos de archivo que sustentan y dan
validez al trabajo institucional.
Así, los instrumentos que posibilitan el proceso son los siguientes:
 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
 Constitución Política del Estado de Campeche.
 Ley General del Archivo del Estado.
 Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Campeche.
 Ley Federal del Trabajo.
 Ley de los Trabajadores al Servicio de los Poderes, Municipios e Instituciones
Descentralizadas del Estado de Campeche.
 Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Campeche.
 Ley de Pensiones Civiles del Estado de Campeche.
 Ley de Ingresos y Presupuestos de Egresos del Estado de Campeche.
 Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de Campeche.
 Reglamento Interior del H. Tribunal Superior de Justicia del Estado de Campeche.
 Manuales de Organización y Procedimientos.
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

Catálogos de actividades del Poder Judicial.
Cuadros de clasificación vigentes en las dependencias o entidades.
Los instrumentos enlistados permitirán la detección e identificación de atribuciones y funciones
a partir de las cuales se formarán categorías de agrupamiento que integrarán el Cuadro de
clasificación.
Cabe destacar que en el proceso de identificación de las funciones, son importantes los
reglamentos internos vigentes de las dependencias o entidades.
Existen además leyes federales o generales donde se sustentan las tareas de las dependencias o
entidades; en estos casos, las atribuciones o disposiciones que deberán cumplirse llegan a tener
una mayor estabilidad que los mismos reglamentos, por lo que es recomendable su análisis.
Los instrumentos de identificación restantes tendrán una función de cotejo y
complementariedad, más que de creación de categorías de agrupamiento propiamente dichas.
El análisis de los instrumentos deberá tener como resultado una sola lista, sin duplicaciones
innecesarias de las categorías de agrupamiento que ofrezcan una perspectiva general del
conjunto de categorías documentales sustantivas y comunes.
El proceso de identificación también incluye una serie de mecanismos de semejanza e
integración entre categorías, teniendo en cuenta que existe un gran número de tareas comunes
a todas las dependencias o entidades y que, por esta razón, se antoja más adecuado para el
manejo de las categorías de agrupamiento, lograr la unificación paulatina de las que tienen gran
similitud, no de tipo semántico, sino, incluso de contenido.
En el proceso de identificación debe tenerse atención especial de no incurrir en:
•
•
Tener un listado enorme de categorías de agrupamiento repetidas, lo que sólo
entorpecería su utilización en otras fases como la jerarquización y la codificación;
Crear ideas falsas que produzcan mayor dispersión de la información o, por el
contrario, discriminar de manera errónea.
Es necesario que la identificación de categorías de agrupamiento se realice sobre una base
sólida y de comparación tal que sólo los instrumentos que citamos darán ocasión de hacerlo.
Ejemplos:
Áreas Administrativas
Áreas Jurisdiccionales
Primer Distrito Judicial
Juzgados Civiles
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6.1.2. Jerarquización.
Consiste en el establecimiento de los niveles de relación o coordinación, así como de semejanza
y diferencia entre las categorías de agrupamiento identificadas. A diferencia de lo que ocurre en
la fase de identificación en donde las categorías de agrupamiento son objeto de un proceso de
descripción y registro unificado, la jerarquización de dichas categorías debe ser objeto de un
proceso de comparación que permita ubicarlas en un contexto general de ordenación o
"relación," el cual ha de distinguir elementos de gradación (o categorización) diferentes, para
ubicar la categoría de agrupamiento en el lugar correspondiente.
Así, por ejemplo, en la administración pública el cuadro clasificador por objeto de gasto
responde a este principio de jerarquización al establecer las categorías capítulo, concepto y
partida para reporte del gasto público, mientras que conforme a los Lineamientos, el Cuadro
general de clasificación archivística responde a la estructura fondo, sección y serie.
En la jerarquización, el modelo debe dar cabida en forma lógica a todas nuestras categorías de
agrupamiento. Esto se hará a partir de la utilización de elementos que incorporen características
generales de "aglutinamiento de la acción administrativa" (función-actividad-asunto) en torno a
las cuales sea posible ubicar racional, continua y sistemáticamente a dichas categorías
documentales.
Ejemplos:
Recursos Humanos
Expediente
Nómina de pago de personal
Comunicación Social
Boletines y entrevistas para medios
Actos y eventos oficiales
Registro de audiencias públicas
Recursos Materiales y Obra Pública
Licitaciones
Adquisiciones
6.1.3. Codificación.
La utilidad del código ha de verse como condición necesaria para el funcionamiento del Cuadro
general de clasificación archivística, al relacionarse éste con el orden y distribución de las
categorías de agrupamiento dentro del propio Cuadro. Lo anterior da lugar a la sistematización
y ubicación adecuada que hace más claras las relaciones documentales e interconexiones
características de los documentos de archivo.
A la codificación se le interpreta como la clasificación archivística en sí misma, y no como la
imagen y representación de cifras o símbolos (códigos), de tal forma que éstos, por sí solos, no
son la solución a los problemas de la clasificación. Incluso existen sistemas de clasificación que
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toman como base distintos códigos o símbolos (decimal, sectorial, numérico simple, etc.) y
pierden de vista que en archivística, la asignación de un código se realiza hasta después de
identificar y jerarquizar las categorías del agrupamiento documental.
Asignar un código permite sustituir el nombre propio o título de la categoría de agrupamiento
para fines de abreviatura o identificación, y denotar la importancia del propio código para
sostener y controlar el lugar ocupado por la categoría de agrupamiento.
La utilidad del código es una condición necesaria para el funcionamiento del Cuadro general de
clasificación archivística que, al relacionarse con el orden y distribución que observan las
categorías de agrupamiento dentro del propio Cuadro, propicia su adecuada sistematización y
ubicación que hace más claro el tipo de relaciones documentales e interconexiones que se
establecen entre sí.
Resulta indispensable que la codificación sea una selección cuidadosa del tipo de claves o
códigos a utilizar; es importante que el tipo de codificación seleccionado sea de fácil manejo,
lógico, accesible y aplicable a las categorías de agrupamiento, así como su utilización para
identificar los documentos.
La selección del tipo de codificación más apropiada dependerá, básicamente, de la forma en
que aparecen las categorías de agrupamiento al final de las etapas de identificación y
jerarquización.
Ejemplos de Funciones Sustantiva (Subfondos y Áreas):
NOMBRE Y CLAVE
Juzgados Civiles [FC-JC]
Juzgados Mercantiles [FC-JM]
Pleno del H. Tribunal Superior de Justicia [SC-PLENO]
Secretaría General de Acuerdos [SC-SGA]
Presidencia del Tribunal Superior de Justicia [SC-PRE]
Módulo de Atención Ciudadana [SC-MAC]
Oficialía de Partes Común [SC-OPC]
Central de Actuarios [SC-CA]
Archivo Judicial Primer Distrito [SC-AJU-I]
Archivo Judicial Segundo Distrito [SC-AJU-II]
Dirección de Evaluación y Seguimiento [SC-DIE]
Dirección de Comunicación Social [SC-DCS]
Dirección de Comunicación Social Segundo Distrito [SC-DCS-II]
Dirección de Informática [SC-DIN]
Módulo de Atención Judicial [SC-MAJ]
Área de Informática del Segundo Distrito Judicial [SC-DIN-II]
Dirección de Programación de Sistemas [SC-DPS]
Centro de Justicia Alternativa Primer Distrito [SC-CJA]
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6.2. SEGUNDA ETAPA:
Consiste en los procesos que se llevan a cabo para la instrumentación del Cuadro general de
clasificación archivística:
6.2.1. Validación.
Se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobación de las autoridades correspondientes
para el Cuadro general de clasificación archivística, con el objeto de que pueda ser difundido y
aplicado.
6.2.2. Formalización.
Atiende a los mecanismos de implantación y su respectiva difusión en el ámbito de todos los
archivos de la dependencia o entidad.
6.2.3. Supervisión y asesoría.
Es el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el adecuado funcionamiento del
Cuadro general de clasificación archivística, corregir las posibles desviaciones y aclarar las
dudas.
6.2.4. Capacitación.
Se refiere a las necesidades de especialización en la aplicación de operaciones y procedimientos
del Cuadro general de clasificación archivística.
7. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE FUNCIONES SUSTANTIVAS
JUDICIALES COMUNES (TEMAS)
El Cuadro general de clasificación por funciones comunes es el resultado del trabajo del grupo
de titulares y responsables para el desarrollo del mismo y coordinado por la Presidencia del
Poder Judicial a través de la Oficialía Mayor, la Secretaría General de Acuerdos, la Dirección de
Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Dirección de Programación de Sistemas,
según acuerdo del jueves 26 de septiembre de 2013 para su actualización y cumplimiento.
Las materias para los cuales se han definido las series documentales, son: Civiles, Mercantiles,
Familiares, Penales, de Juicio Oral, Orales Familiares, Orales Mercantiles, Orales Penales,
Narcomenudeo, Ejecución de Sanciones, Menor cuantía, Mixtos, Adolescentes, Instrucción y
Sentencia, Administrativos, Electorales, Contencioso-Administrativo, Laboral/Trabajo y
Constitucional y están relacionados con la vía en que son presentados, 20 series en total.
Adicionalmente a estas clasificaciones y criterios que se han establecido para nombrarlas, en el
caso del Poder Judicial del Estado de Campeche en materia Jurisdiccional (Asuntos Judiciales),
los Expedientes deberán ser entregados conforme lo establece el Código de Procedimientos
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Civiles y de Procedimientos Penales que así lo determinen, integrados todos ellos con sus
cuadernos ya sea que se trate y serán denominados Temas:
Se integra por 16 secciones codificadas e identificadas con las letras “SJ” (de Sustantivas
Judiciales), las cuales son seguidas de las letras “SDT” que corresponden al nombre de “Serie
Documental Temas”, la cuales finalizan con una numeración correlativa que la identifica.
Ejemplo
SJ-SDT01 Civiles
SJ-SDT02 Mercantiles
SJ-SDT03 Familiares
SJ-SDT04 Penales
SJ-SDT12 Administrativos
SJ-SDT15 Laboral/Trabajo
8. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE FUNCIONES JUDICIALES COMUNES
(ASUNTOS)
Los diferentes temas que aunado a la competencia jurisdiccional que a cada área le
corresponde, ha identificado 24 diferentes estrategias de integración de documentos para
cada instancia judicial, trátese de los juzgados de primera instancia, de las salas en segunda
instancia o de la áreas administrativas. Para ello, se han identificado secciones codificadas e
identificadas con las letras “FJ” (Funciones Judiciales), las cuales son seguidas de las letras “SDJ”
que corresponden al nombre de “Serie Documental Judicial”, la cuales finalizan con una
numeración correlativa que la identifica.
Ejemplos:
FJ-SDJ01 Tocas
FJ-SDJ02 Expedientes
Se plantea que los niveles de sección y serie documental de la estructura archivística sea
respetados tal como aparece en el presente Instructivo, para homologar la clasificación
archivística del Poder Judicial del Estado.
9. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE FUNCIONES SUSTANTIVAS
COMUNES (SERIES DOCUMENTALES)
En este apartado, y de acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado
de Campeche, y en el Reglamento Interior General del Poder Judicial del Estado, se han
identificado de acuerdo a sus facultades, atribuciones y responsabilidades, una serie de actos
denominados funciones sustantivas, que para los efectos de la elaboración del este cuadro
general de clasificación archivística, se han denominado como Series Documentales, el cual es
uno de los requisitos finales y necesarios para la elaboración de estos instrumentos de control y
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consulta. Así tenemos, que se han identificado 97 Series Documentales, las cuales se han
codificado e identificado con las letras “SD” que corresponden al nombre de “Serie
Documental”, la cuales finalizan con una numeración correlativa que la identifica.
10. CRITERIOS PARA DETERMINAR LOS FONDOS Y SUBFONDOS PARA ARCHIVOS DE
CONCENTRACIÓN
En este caso y para efectos de distinción de los archivos de trámite, concentración e históricos
de cada área administrativa con respecto a los asuntos judiciales de los archivos de
concentración de las sedes judiciales, el nombre del fondo se sigue denominando Poder
Judicial del Estado de Campeche, en consecuencia, el cambio se actualiza en el subfondo, al
cual le corresponde cada una de las sedes del Archivo Judicial en el Estado de Campeche.
Es de interés público regular el crecimiento de los archivos del Poder Judicial, por lo tanto,
resulta necesario establecer criterios de depuración y destrucción de expedientes de menor
valor, para conservar aquéllos con verdadero valor institucional, jurídico o histórico, que
integren la memoria documental.
Para efectos de los presentes lineamientos, se consideran en el Poder Judicial:
I.
II.
III.
IV.
Archivo de trámite: los expedientes concluidos que tengan hasta dos años, a partir de
que se ordenó su archivo.
Archivo de concentración: aquellos expedientes concluidos que tengan más de dos años
y menos de diez años respecto de la fecha que se ordenó su archivo,
Archivos Históricos: Los que tengan más de diez años, a partir de que se ordenó su
archivo.
La documentación de archivo de concentración e histórico deberá transferirse al área de
archivo histórico.
Para regular el flujo de los expedientes en el Poder Judicial se deben considerar los siguientes
criterios:
I.
II.
La documentación de archivo reciente será conservada en el archivo del órgano
jurisdiccional en el que fue elaborada;
La documentación de archivo de trámite y concentración deberá transferirse a las áreas
de concentración o histórica de cada entidad que compone el Poder Judicial, y quedarán
a disposición del Archivo Judicial correspondiente.
Por la trascendencia de la información contenida en las resoluciones de los expedientes
definitivamente concluidos o que han causado estado, todas las resoluciones y los expedientes
originales deberán trasladarse directamente al archivo histórico de cada sede del Archivo
Judicial que compone el Poder Judicial para su conservación permanente.
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Las distintas entidades del poder judicial podrán convenir la concentración histórica de sus
documentos y expedientes en una sola unidad concentradora, previo convenio que firmen para
tal efecto, pero deberán observar, en lo conducente, los presentes lineamientos.
Anualmente las distintas áreas que componen el poder judicial deberán transferir los
documentos que componen el archivo de concentración, ya sea al área de concentración o
histórica, acompañando los siguientes documentos:
I.
II.
III.
IV.
Acta de transferencia;
Relación de los expedientes que habrán de ser transferidos y en la que se precisarán los
datos que el área coordinadora de archivos señale para su plena identificación y control
dentro del depósito documental.
El área coordinadora de archivo diseñará los formatos de transferencia respectivos,
tomando en cuenta los registros del sistema de control estadístico establecido por el
Poder Judicial, y los que sobre el particular expida el Pleno del Tribunal Superior de
Justicia.
Además se realizarán las anotaciones correspondientes en los libros de gobierno
respectivos
Para el caso de supresión documental el área coordinadora de archivos junto con el archivo
histórico y el titular de la entidad deberán emitir el dictamen así como el catálogo de supresión
documental y remitirán copia al Pleno para análisis y revisión en los siguientes términos:
I.
II.
Son susceptibles de depuración y destrucción aquellos expedientes que, teniendo más
de seis meses de concluidos definitivamente, se ubiquen dentro de las siguientes
hipótesis:
a. Las demandas que se hayan tenido por no interpuestas y no existan documentos
originales exhibidos por las partes.
b. Los duplicados de los expedientes cuyas sentencias hayan causado estado; que
no existan en ellos documentos originales;
c. De la anterior determinación podrán exceptuarse los asuntos que por su valor
histórico deban conservarse, a juicio del área coordinadora de archivos en
consulta con el archivo histórico.
Cuando los expedientes considerados como no interpuestos o sobreseídos, contengan
documentos o pruebas originales exhibidas por las partes, o que existan documentos
relacionados con el asunto y que se encuentren depositados en el Poder Judicial, una vez
que los propios custodios provean lo conducente para la devolución respectiva, podrán
ser susceptibles de depuración y destrucción.
Para proceder a la destrucción de los expedientes determinados en el parrafo anterior, deberá
formularse previamente un acta y elaborarse la relación correspondiente, la cual contendrá los
datos que el área coordinadora de archivo señale para la plena identificación del expediente
destruido.
15 de 42
Además se realizarán las anotaciones correspondientes en los libros de gobierno respectivo, y se
remitirá al área de archivo histórico una copia del acta referida.
Para facilitar la posterior depuración de los expedientes, todos los asuntos que se resuelvan a
partir de la vigencia de los presentes lineamientos deberán contener, en el proveído por el que
se ordene su archivo definitivo, la indicación de si dicho expediente es susceptible de
depuración.
El acuerdo de archivo de los expedientes susceptibles de depuración deberá contener la
prevención a las partes para acudir al poder judicial, dentro de un plazo de seis meses, a recoger
los documentos originales exhibidos en el expediente, previniéndoles que, en caso de no
hacerlo, dichos documentos podrán ser destruidos junto con el expediente.
En el caso de expedientes de orden Judicial el área coordinadora de archivos deberá emitir un
sistema de resguardo de datos personales que garantice la integridad de los mismos dentro de
la entidad pública, el cual podrá ser preferentemente informático.
11. GUIA SIMPLE DE ARCHIVO
Es un esquema general de descripción de las series documentales de los archivos que indica sus
características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus
datos generales.
Los nombrados responsables del archivo en cada área administrativa, elaborarán una guía
simple de sus archivos con base en el cuadro general de clasificación archivística, que deberá
contener la descripción básica de sus series documentales, la relación de los archivos de
trámite, de concentración e histórico, la dirección, teléfono y correo electrónico de cada uno de
ellos, así como el nombre y cargo del responsable. El Poder Judicial proporcionará este
instructivo para la elaboración de la guía simple de archivos.
12. CÓMO ELABORAR LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS
Para la elaboración de la Guía simple de archivos del Poder Judicial del Estado de Campeche y
para dar cumplimiento a los Lineamientos generales para la organización y conservación de los
archivos; se ha desarrollado el procedimiento para la elaboración y el llenado del documento,
además, sirve para identificar los documentos de archivo por medio de su descripción
archivística, en la que se establecen los elementos informativos, se identifica el contexto y el
contenido de los documentos en cualquiera de sus etapas (activa, semiactiva e inactiva), así
como las fuentes que generan la información. Esto se logra con la elaboración de una
representación exacta de la unidad de descripción y de las partes que la componen mediante el
análisis, organización y registro de la información.
16 de 42
13. DISPOSICIONES GENERALES
Las siguientes disposiciones, son de apoyo para explicar cada una de las fases en que se llevará
el trámite de los documentos.
13.1. De aplicación: El orden de integración de los archivos será, en primer lugar, los archivos de
trámite (etapa activa); después, los archivos de concentración (etapa semiactiva) y, por último,
los históricos (etapa inactiva).
Los elementos de descripción determinados en este instructivo son básicos y obligatorios, sin
menoscabo de que las dependencias o entidades puedan incorporar elementos adicionales que
convengan a sus necesidades de control.
13.2. De excepción: En el caso de los archivos históricos que por razones de procedencia
contienen más de un fondo, se hará la descripción partiendo de ese nivel. En los archivos
previos a agosto de 2013, cuya estructura no esté establecida por serie, se aplicará el nivel
inmediato superior.
13.3. De responsabilidades: El área coordinadora de archivos del Poder Judicial será la
responsable de integrar la guía simple y de entregarla a la Unidad de Enlace de la dependencia o
entidad para su divulgación a través del portal de transparencia.
13.4. De estructura: Se han establecido 32 elementos para la guía simple de archivo de un total
de 104 áreas de información del Poder Judicial del Estado de Campeche, las cuales a su vez se
han agrupado según las facultades, atribuciones y responsabilidades que les corresponda, por lo
cual se tienen 36 elementos comunes entre sustantivas y funciones judiciales; se tienen también
108 series documentales que serán seleccionados según el tipo de archivo (trámite,
concentración e histórico).
17 de 42
14 .PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE
18 de 42
NÚM
1
1.1
2.
3
3.1
4
4.1
4.2
4.3
4.4
5.
6
7
7.1
8
8.1
8.2
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OPERACIÓN
Establece calendario de recepción de información
Coordinador de
Notifica la las unidades productoras el calendario o
Solicita información
archivos
procedimiento establecido para la recepción de la
información
Recopila datos
Unidad
Registra nombre de la unidad administrativa; área de
generales del
administrativa y
procedencia del archivo; nombre del responsable y
archivo de trámite
responsable de
cargo del archivo; domicilio; teléfono; correo
por cada unidad
archivo de trámite
electrónico
administrativa
Recopila
Identifica las series documentales que integran su
información de las
archivo
Unidad
series
Recopila y registra información para cada serie
administrativa y
documentales que
documental de conformidad con la “Sección” a la cual
responsable de
custodia el archivo
pertenece según las funciones del responsable del
archivo de trámite
de trámite por cada
archivo. Nombre de la serie, fechas extremas y su
área administrativa
descripción.
Recopila el volumen de la serie registrado en el año
anterior (13)
Procesa
Recopila el volumen de la serie del año que se
información
actualiza (14)
Unidad
específica de la
administrativa y
Recopila el volumen, si es el caso de acciones de
serie: archivo de
responsable de
transferencia primaria (15)
trámite
archivo de trámite
Recopila el volumen, si es el caso de acciones de baja
(documentación
documental (16)
activa)
Calcula y registra el volumen total (“13”+”14”-“15”“16”) de cada serie
Unidad
Integra información por serie de todos los archivos de
Integra la
administrativa y
trámite de cada unidad administrativa, coteja y remite
información
responsable de
al coordinador de archivos
archivo de trámite
Recopila datos
Unidad
Registra: nombre de la unidad administrativa; área de
generales del
administrativa y
procedencia del archivo; nombre del responsable y
archivo de
responsable del
cargo del archivo; domicilio; teléfono; correo
concentración por
archivo de
electrónico
cada unidad
concentración
administrativa
Recopila
I d e n t i f i ca l a s se r i e s documentales que custodia
información de las
Recopila y registra información para cada serie
Unidad
series
documental de conformidad con la sección a la cual
administrativa y
documentales que
pertenece según las funciones del responsable del
responsable del
custodia el archivo
archivo. Nombre de la serie, fechas extremas y su
archivo de
de concentración
descripción
concentración
por cada unidad
administrativa
Recopila el volumen de la serie registrado en el año
Procesa el volumen
Unidad
anterior (18)
de cada serie del
administrativa y
archivo de
Recopila el volumen de la serie del año que se
responsable de
concentración
actualiza (A)
archivo de
(documentación
Recopila el volumen, si es el caso de acciones de
concentración
semiactiva)
transferencia primaria (19)
19 de 42
8.3
8.4
8.5
9.
Integra la
información
10
Recopila datos
generales del
archivo histórico
11
11.1
11.2
12
13
13.1
13.2
Unidad
administrativa y
responsable de
archivo de
concentración
Unidad
administrativa y
responsable del
archivo histórico
Procesa el volumen
de cada serie del
archivo histórico
(documentación
inactiva)
Unidad
administrativa y
Responsable del
archivo histórico
Integra la
información
Unidad
administrativa y
Responsable de
archivo histórico
Compila
información de cada
unidad
administrativa
Coordinador de
archivos de la
dependencia
14
Elabora el reporte
final
15
Difunde la Guía
Simple
Coordinador de
archivos de la
dependencia
Coordinador de
archivos de la
dependencia
Recopila el volumen, si es el caso de acciones de baja
documental (20)
Recopila el volumen, si es el caso de acciones de
trasferencia secundaria (21)
Calcula y registra el volumen total (“18”+A+”19”-“20”“21”) de cada serie
Integra información por serie de los archivos de
concentración de cada unidad administrativa, coteja y
remite al coordinador de archivos
Registra: nombre de la unidad administrativa; área de
procedencia del archivo; nombre del responsable y
cargo del archivo; domicilio; teléfono; correo
electrónico
Recopila el volumen de la serie registrado en el año
anterior (23)
Recopila el volumen, si es el caso de acciones de
transferencia secundaria (24)
Consigna el volumen total (“23”+”24”) de la serie
Integra información por serie de los archivos históricos
de cada unidad administrativa, coteja y remite al
coordinador de archivos
Revisa información por serie de cada Unidad
administrativa
En caso de que existan errores avisa a responsable
según sea el caso
Compila información de cada unidad administrativa
Registra en el formato normalizado la información
compilada anteriormente.
Remite la Guía simple para su publicación en Internet
15. ELEMENTOS COMUNES:
1. Área Administrativa
2. Área de procedencia del archivo
3. Nombre del responsable y cargo
4. Domicilio
5. Teléfono
6. Correo electrónico
7. Ubicación física
8. Área administrativa de procedencia
9. Sección
10. Serie
11. Fecha(s)
20 de 42
15.1. IDENTIFICACIÓN
15.1.1 ÁREA ADMINISTRATIVA




Objetivo: Conocer la ubicación del archivo dentro del área administrativa.
Regla: Consignar el nombre del área administrativa responsable del archivo.
Observaciones: Se considera área administrativa a la que con tal carácter señala el
reglamento interior o equivalente del Poder Judicial del Estado de Campeche, o
mediante acuerdo de la presidencia del Tribunal en uso de sus facultades y
atribuciones que esta delegue.
Registrar, si es el caso, la estructura jerárquica inmediata superior del archivo.
15.1.2. ÁREA DE PROCEDENCIA DEL ARCHIVO



Objetivo: Proporcionar el área de procedencia del archivo dentro del área
administrativa
Regla: Registrar el nombre del área (dirección de área, subdirección, departamento o
equivalentes) donde se localiza el archivo
Observación: Se aplica cuando exista más de un archivo en la unidad administrativa.
15.1.3 NOMBRE DEL RESPONSABLE Y CARGO



Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externos de la dependencia o
entidad el nombre y cargo del o los responsables del archivo.
Regla: Consignar el nombre(s) del servidor público designado(s) como responsable
de la unidad de archivo.
Observaciones: El espacio físico donde se localiza el archivo no determina la etapa
del ciclo vital en la que se encuentran los documentos de archivo, toda vez que en un
mismo espacio físico pueden localizarse archivos activos, semiactivos o históricos, en
cuyo caso cada sección y serie se ordenará consecutivamente por archivos de
trámite, concentración e históricos.
Existen unidades administrativas que integran las unidades de archivo de trámite,
concentración e históricos en una misma unidad de depósito denominado Archivo
Central, Archivo General, etc. Se consignará el nombre y cargo del titular jerárquico
superior responsable. Para este caso, en las sedes del Primer Distrito Judicial y del
Segundo Distrito Judicial, se tienen Archivos Judiciales de concentración e históricos en
materia jurisdiccional.
15.1.4 DOMICILIO

Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externos a la dependencia o entidad
el lugar de trabajo del servidor público designado como responsable del archivo.
21 de 42


Regla: Consignar los datos relativos a identificar el lugar de trabajo: calle, número,
colonia, código postal, delegación o municipio, estado, país.
Observaciones: En algunos casos la dirección del lugar de trabajo del servidor público
responsable del archivo no corresponderá al del depósito físico de los documentos.
15.1.5 TELÉFONO



Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externos a la dependencia el
teléfono del servidor público designado como responsable del archivo.
Regla: Consignar el número telefónico del archivo.
Observaciones: Registrar, si es el caso: extensión, clave lada o indicaciones
establecidas en la dependencia para la comunicación vía telefónica.
15.1.6 CORREO ELECTRÓNICO



Objetivo: Proporcionar a los usuarios internos y externos a la dependencia o entidad
la dirección electrónica oficial del servidor público designado como responsable del
archivo.
Regla: Consignar la dirección electrónica oficial.
Observaciones: En los casos que el responsable no cuente con una dirección
electrónica oficial individualizada, registrar la institucional del archivo.
15.2. UNIDAD ADMINISTRATIVA DE PROCEDENCIA O FONDO




Objetivo: Identificar al productor o productores de las series documentales
Regla: Consignar el nombre de la entidad responsable de la producción, uso y
acumulación de la series documentales.
Observaciones: En el caso de los archivos históricos que por razones de procedencia
contienen más de un fondo, se hará la descripción partiendo de ese nivel.
El uso de este elemento de descripción dependerá de la estructura y jerarquía de la
organización del archivo.
El espacio físico donde se localiza el archivo no determina la etapa del ciclo vital en la
que se encuentran los documentos de archivo; puede ocurrir que en un mismo espacio
físico se localicen archivos activos, semiactivos o históricos, en cuyo caso cada sección y
serie se ordenará consecutivamente por archivos de trámite, concentración e históricos.
15.2.1 SECCIÓN DOCUMENTAL


Objetivo: Ubicar de conformidad con el cuadro general de clasificación archivística
de la dependencia o entidad la sección documental a la que pertenecen la(s) serie(s)
documental(es) descritas.
Regla: Consignar el nombre correspondiente a la estructura del archivo la sección
documental correspondiente.
22 de 42


Observaciones: En el caso de archivos que fueron abiertos con anterioridad a
septiembre de 2013 y que carecen de cuadro de clasificación se aceptará sustituir la
sección documental por la unidad administrativa de procedencia.
De no existir una descripción en el nivel de sección documental en archivos previos a
2013, se indicará que el nivel de descripción es el inmediato anterior.
15.2.2. SERIE DOCUMENTAL




Objetivo: Ubicar de conformidad con el cuadro general de clasificación archivística
de la dependencia o entidad la(s) serie(s) documental(es) descrita(s).
Regla: Consignar todos y cada uno de la(s) serie(s) documental(es) que integran el
acervo en custodia.
Observaciones: Toda vez que los Lineamientos establecen que la unidad de
descripción es la serie documental, en el caso de archivos que fueron abiertos con
anterioridad a septiembre de 2013 y que carecen de cuadro de clasificación, se
aceptará sustituir la(s) serie(s) documental(es) por el área generadora (dirección de
área, subdirección, departamento o equivalente).
De no existir una descripción a nivel de serie documental en archivos abiertos antes
de 2013, se indicará cuál es el nivel existente de descripción (fondo o sección)
15.2.3. FECHA (S)



Objetivo: Identificar y consignar lo(s) año (s) extremos de producción o acumulación.
Regla: Proporcionar y consignar para cada serie documental que se describe, según
los casos, una sola fecha o un intervalo de fechas.
Observaciones: En los casos de archivos históricos, las fechas extremas serán:
 Aquellas en las que el productor acumuló los documentos
 Aquellas en las que la producción de los documentos, incluyen fechas de
documentación producida con anterioridad a su acumulación por actividad.
 Cuando se dificulte conocer las fechas extremas utilizar el o los siglos que cubre la
documentación custodiada
15.2.4. VOLUMEN



Objetivo: Identificar y describir el volumen físico y la unidad de conservación y/o
soporte.
Regla: Consignar el volumen de la serie documental especificando la cantidad de
expedientes, piezas, volúmenes, cajas según sea el caso.
Observaciones: Alternativamente si es el caso por la organización de la propia serie,
consignar en metros lineales (opcional otro tipo de información).
15.2.5. UBICACIÓN FÍSICA


Objetivo: Identificar ubicación física de la(s) serie(s) documental(es).
Regla: Consignar el lugar físico de localización de la(s) serie(s) documental(es)
23 de 42

Observaciones: En caso de imprecisión de la etapa (activo, semiactivo e histórico) y
de la ubicación física de la serie documental a describir, el responsable del archivo se
encargará de asignar tanto etapa como ubicación física.
16. ELEMENTOS ESPECÍFICOS DE ACTUALIZACIÓN
16.1. ARCHIVO DE TRÁMITE



Objetivo: Identificar y describir el volumen físico y la unidad de conservación o
soporte.
Regla: Consignar el volumen de la serie documental del año anterior al que se
efectúa la actualización, especificando la cantidad de expedientes, piezas,
volúmenes, cajas, según sea el caso.
Observaciones: Si es el caso por la organización de la propia serie, consignar en
metros lineales (opcional otro tipo de información).
16.2. TRANSFERENCIA PRIMARIA



Objetivo: Proporcionar información sobre cualquier acción primaria de disposición
documental.
Regla: Consignar la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el
caso de la serie documental descrita que se trasladó del archivo de trámite al archivo
de concentración.
Observaciones: En algunos casos, la serie documental descrita con relación a su
volumen registrado en la Guía simple 2007 fue transferida del archivo de trámite al
archivo histórico; consignar de igual manera.
16.3. BAJAS DOCUMENTALES



Objetivo: Proporcionar información sobre cualquier acción de valoración y en su caso
el destino final.
Regla: Consignar la cantidad de expedientes, piezas, volúmenes, cajas, según sea el
caso de la serie documental descrita que se dictaminó para la baja documental o
eliminación.
Observaciones: En algunos casos, para la serie documental descrita con relación a su
volumen registrado en la Guía simple 2005 se realizó un proceso de dictaminación de
baja documental total o parcial en el archivo de trámite; consignar el número de Acta
de Baja documental emitida por el Archivo General de la Nación.
24 de 42
ANEXO 1. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
FUNCIONES SUSTANTIVAS COMUNES (SUBFONDOS/ÁREAS)
CLAVE
SERIES DOCUMENTALES (SUBFONDOS/ÁREAS)
SC-PLENO
SC-SGA
SC-PRE
SC-MAC
SC-OPC
SC-CA
SC-GPC
SC-CCA
SC-BIB
SC-AJU-I
SC-AJU-II
SC-DIE
SC-DCS
SC-DCS-II
SC-DIN
SC-MAJ
SC-DIN-II
SC-DPS
SC-CJA
SC-CJA-II
SC-DAIP
Pleno del H. Tribunal Superior de Justicia
Secretaría General de Acuerdos
Presidencia del Tribunal Superior de Justicia
Módulo de Atención Ciudadana
Oficialía de Partes Común
Central de Actuarios
Grupo de Participación Ciudadana
Centro de Capacitación y Actualización
Biblioteca
Archivo Judicial Primer Distrito
Archivo Judicial Segundo Distrito
Dirección de Evaluación y Seguimiento
Dirección de Comunicación Social
Dirección de Comunicación Social Segundo Distrito
Dirección de Informática
Módulo de Atención Judicial
Área de Informática del Segundo Distrito Judicial
Dirección de Programación de Sistemas
Centro de Justicia Alternativa Primer Distrito
Centro Regional de Justicia Alternativa Segundo Distrito
Dirección de Acceso a la Información Pública Protección de Datos Personales y Proyectos
Especiales
Centro de Encuentro Familiar Primer Distrito
Centro de Encuentro Familiar Segundo Distrito
Consejo para la implementación del Sistema Penal
Central de Consignaciones de Pensiones Alimentarias Primer Distrito
Central de Consignaciones de Pensiones Alimentarias Segundo Distrito
Oficialía Mayor
Dirección de Contabilidad
Dirección de Personal
Dirección de Recursos Materiales
Dirección de Servicios Generales
Dirección Administrativa del Segundo Distrito Judicial
Departamento de Personal
Escuela Judicial
Presidencia de la Sala Civil
Magistratura de Sala Civil en Segunda Instancia
Presidencia de la Sala Penal en Segunda Instancia
Magistratura de Sala Penal en Segunda Instancia
Presidencia de la Sala Administrativa-Electoral en Segunda Instancia
Magistratura de Sala Administrativa-Electoral en Segunda Instancia
Servicios Administrativos de Personal de la Sala Administrativa-Electoral
Sala Unitaria Especializada para Adolescentes
Presidencia de la Sala Mixta en Segunda Instancia
Magistratura de Sala Mixta en Segunda Instancia
Magistratura Supernumeraria
SC-CEF-I
SC-CEF-II
SC-CISJUPE
SC-CCP-I
SC-CCP-II
SC-OFM
SC-DCO
SC-DRH
SC-DRM
SC-DSG
SC-OFM-II
SC-DOM-II
SC-EJU
SC-PSC
SC-MSC
SC-PSP
SC-MSP
SC-PSA
SC-MSA
SC-SAP
SC-SUEA
SC-PSM
SC-MSM
SC-MSN
25 de 42
SC-SS
SC-SSP
SC-SSA
SC-SSC
SC-SASUEA
SC-SSM
SC-J1P-I
SC-J1P-I
SC-J2P-I
SC-J3P-I
SC-J4P-I
SC-J1C-I
SC-J2C-I
SC-J3C-I
SC-JTMCF-I
SC-J1I-I
SC-J2I-I
SC-J3I-I
SC-J1F-I
SC-J2F-I
SC-J3F-I
SC-J4F-I
SC-J1O-I
SC-J2O-I
SC-JES-I
SC-JTMP-I
SC-JPJ1E
SC-JIJ1E1
SC-JIJ1E2
SC-JPJ2E
SC-JIJ2E1
SC-JIJ2E2
SC-JIA
SC-JOSA
SC-J1P-II
SC-J2P-II
SC-J3P-II
SC-J3P-II
SC-J1C-II
SC-J2C-II
SC-J1I-II
SC-J2I-II
SC-J1F-II
SC-J2F-II
SC-J1O-II
SC-J2O-II
SC-JES-II
SC-JMEC-II
Secretarías de Sala dependientes por materia civil, penal y administrativa
Secretaría de la Sala Penal
Secretaría de la Sala Administrativa-Electoral
Secretaría de la Sala Civil
Secretaría de Acuerdos de la Sala Especializada para Adolescentes
Secretaría de la Sala Mixta
Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Penal del Primer Distrito Judicial
Habilitado para conocer Narcomenudeo
Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Penal del Primer Distrito Judicial
Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Penal del Primer Distrito Judicial
Juzgado Tercero de Primera Instancia del Ramo Penal del Primer Distrito Judicial
Juzgado Cuarto de Primera Instancia del Ramo Penal del Primer Distrito Judicial
Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Civil del Primer Distrito Judicial
Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Civil del Primer Distrito Judicial
Juzgado Tercero de Primera Instancia del Ramo Civil del Primer Distrito Judicial
Juzgado Transitorio Mixto Civil-Familiar del Primer Distrito Judicial
Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Mercantil del Primer Distrito Judicial
Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Mercantil del Primer Distrito Judicial
Juzgado Tercero de Primera Instancia del Ramo Mercantil y de Juicios Orales Mercantiles
del Primer Distrito Judicial
Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Familiar del Primer Distrito Judicial
Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Familiar del Primer Distrito Judicial
Juzgado Tercero de Primera Instancia del Ramo Familiar del Primer Distrito Judicial
Juzgado Auxiliar y de Oralidad en Materia Familiar (CJM)
Juzgado Primero en Materia de Oralidad Familiar Primer Distrito
Juzgado Segundo en Materia de Oralidad Familiar Primer Distrito
Juzgado de Ejecución de Sanciones Primer Distrito
Juzgado Transitorio de Cuantía Menor Penal Primer Distrito
Presidencia del Juzgado Primero Electoral
Instructor del Juzgado Primero Electoral
Instructor del Juzgado Primero Electoral
Presidencia del Juzgado Segundo Electoral
Instructor del Juzgado Segundo Electoral
Instructor del Juzgado Segundo Electoral
Juzgado de Instrucción para Adolescentes
Juzgado de Juicio Oral y Sentencia para Adolescentes
Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Penal del Segundo Distrito
Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Penal del Segundo Distrito
Juzgado Tercero de Primera Instancia del Ramo Penal del Segundo Distrito
Juzgado Tercero de Primera Instancia del Ramo Penal del Segundo Distrito habilitado
para conocer de Narcomenudeo
Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Civil del Segundo Distrito Judicial
Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Civil del Segundo Distrito Judicial
Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Mercantil del Segundo Distrito
Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Mercantil y de Juicios Orales Mercantiles
del Segundo Distrito
Juzgado Primero de Primera Instancia del Ramo Familiar del Segundo Distrito
Juzgado Segundo de Primera Instancia del Ramo Familiar del Segundo Distrito
Juzgado Primero en materia de Oralidad Familiar del Segundo Distrito
Juzgado Segundo en materia de Oralidad Familiar del Segundo Distrito
Juzgado de Ejecución de Sanciones Segundo Distrito
Juzgado de Cuantía Menor (CIVIL) de Primera Instancia Segundo Distrito
26 de 42
SC-JMEP-II
SC-JMEC-III
SC-JMIC-III
SC-J1O-III
SC-JMEP-III
SC-JMEC-IV
SC-JMEP-IV
SC-JMIC-V
SC-JMIF-V
SC-JMIM-V
SC-JMIO-V
Juzgado de Cuantía Menor (PENAL) de Primera Instancia Segundo Distrito
Juzgado de Cuantía Menor de Primera Instancia Tercer Distrito
Juzgado Primero Mixto Civil/Familiar/Mercantil (Juicios Orales Mercantiles) Tercer
Distrito
Juzgado Primero en materia de Oralidad Familiar Tercer Distrito
Juzgado Primero Mixto Civil/Familiar/Mercantil (De Oralidad Familiar y Mercantil)
Contenencia Penal en Menor Cuantía (Xpujil) Tercer Distrito
Juzgado Mixto Civil/Familiar/Mercantil (y de Juicios Orales Mercantiles) Cuarto Distrito
Juzgado de Cuantía Menor y de Primera Instancia en Materia de Oralidad Familiar Cuarto
Distrito
Juzgado Mixto Civil/Familiar/Mercantil (y de Juicios Orales Familiar y Mercantil) Quinto
Distrito
Juzgado Mixto Civil/Familiar/Mercantil (y de Juicios Orales Familiar y Mercantil) Quinto
Distrito
Juzgado Mixto Civil/Familiar/Mercantil (y de Juicios Orales Familiar y Mercantil) Quinto
Distrito
Juzgado Mixto Civil/Familiar/Mercantil (y de Juicios Orales Familiar y Mercantil) Quinto
Distrito
27 de 42
ANEXO 2. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
FUNCIONES SUSTANTIVAS JUDICIALES COMUNES (TEMAS)
CLAVE
SJ-SDT01
SJ-SDT02
SJ-SDT03
SJ-SDT04
SJ-SDT05
SJ-SDT06
SJ-SDT07
SJ-SDT08
SJ-SDT09
SJ-SDT10
SJ-SDT11
SJ-SDT12
SJ-SDT13
SJ-SDT14
SJ-SDT15
SJ-SDT16
TEMAS
Civiles
Mercantiles
Familiares
Penales
Juicio Oral
Orales Familiares
Orales Mercantiles
Mixtos
Adolescentes
Instrucción y Sentencia
Ejecución
Administrativos
Electorales
Contencioso-Administrativo
Laboral/Trabajo
Constitucional
28 de 42
ANEXO 3. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA JUDICIAL
FUNCIONES JUDICIALES COMUNES (ASUNTOS)
CLAVE
FJ-SDJ01
FJ-SDJ02
FJ-SDJ03
FJ-SDJ04
FJ-SDJ05
FJ-SDJ06
FJ-SDJ07
FJ-SDJ08
FJ-SDJ09
FJ-SDJ10
FJ-SDJ11
FJ-SDJ12
FJ-SDJ13
FJ-SDJ14
FJ-SDJ15
FJ-SDJ16
FJ-SDJ17
FJ-SDJ18
FJ-SDJ19
FJ-SDJ20
FJ-SDJ21
FJ-SDJ22
FJ-SDJ23
FJ-SDJ24
SERIE DOCUMENTAL
Tocas
Expedientes
Expedientillos
Cuadernos de Pruebas
Cuadernos de Amparos
Cuadernos de Constancias
Incidentes
Secciones
Tercerías
Despachos
Legajos
Exhortos
Libro de Gobierno
Libro de Inicios
Listado de Amparos
Control de Turnos para Ponencias
Autos, decretos y diligencias
Excusas
Recusaciones
Sentencias
Quejas
Recurso de Revisión
Incompetencia
Acumulaciones
29 de 42
ANEXO 4. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
FUNCIONES SUSTANTIVAS COMUNES (SERIES DOCUMENTALES)
CLAVE
SD01
SD02
SD03
SD04
SD05
SD06
SD07
SD08
SD09
SD10
SD11
SD12
SD13
SD14
SD15
SD16
SD17
SD18
SD19
SD20
SD21
SD22
SD23
SD24
SD25
SD26
SD27
SD28
SD29
SD30
SD31
SD32
SD33
SD34
SD35
SD36
SD37
SD38
SERIE DOCUMENTAL
Acceso a la Información Pública
Actas Académicas
Actas Administrativas
Actividades de Capacitación y Actualización
Actividades de Difusión
Actividades Extra-Académicas
Acuerdos
Acuses
Adquisición de Bienes y Servicios
Amparos
Apelación
Asignaciones del Ejercicio
Asuntos Administrativos
Asuntos del Pleno
Audiencias Públicas y Orales
Bitácora
Conciliaciones Bancarias
Conflictos de orden civil y familiar
Consignaciones
Contenciosos
Contienda de Acumulaciones
Control de Pagos de Certificados
Control de Pagos Electrónicos
Control de Recursos Financieros
Convenios
Correspondencia
Cuestiones Familiares
Cursos, Seminarios, Talleres y Conferencias
Delitos de Orden Común
Despachos
Devolución de consignaciones
Devolución de Expedientes y/o Tocas para el Archivo de Concentración
Dictámenes
Entrega de expediente a la invitadora
Especialidad en el Sistema de Justicia para Adolescentes
Estadística
Estados Financieros
Excusas y Recusaciones
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SD49
SD50
SD51
SD52
SD53
SD54
SD55
SD56
SD57
SD58
SD59
SD60
SD61
SD62
SD63
SD64
SD65
SD66
SD67
SD68
SD69
SD70
SD71
SD72
SD73
SD74
SD75
SD76
SD77
SD78
SD79
SD80
SD81
Exhortos, Requisitorias y Despachos
Expedientes
Guardia, Custodia, Despachos, Registro y Distribución de Bienes
Impugnaciones y Declaración de Validez de Elecciones
Informe Anual de Labores
Instalaciones
Interdictos
Inventario
Jurisdicción Voluntaria
Justicia para Adolescentes
Licencias
Licitaciones
Listines de Expedientes y/o Tocas con Número de Archivos
Maestría en Derecho Judicial
Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles
Manual de Organización
Manuales de Sistemas
Memorias Técnicas
Modificación y Rectificación de Actas
Movimiento afiliatorias, IMSS, altas, bajas, Modificación de salarios
Movimientos de personal
Nómina
Oficio de Envío de Aclaraciones de Expedientes y/o Tocas
Oficio de Envío de Expedientes y/o Tocas a las áreas
Ofrecimientos de Pago y Consignación
Pago de Bienes y Servicios
Parentesco, Alimentos y Paternidad
Patrimonio
Permisos
Plan Estratégico
Plantilla de Personal
Pólizas
Presupuestación y Programación
Procesos de oposición y/o cambios de adscripción
Promociones
Protección de Datos Personales
Proyectos
Querellas
Recepción de Expedientes y/o Tocas para el Archivo de Concentración
Recursos Electorales
Recusaciones y Excusas
Redes
Relativas al Derecho Familiar
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SD86
SD87
SD88
SD89
SD90
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SD92
SD93
SD94
SD95
SD96
SD97
Relativas al Estado Civil
Remisión Parcial de las Penas
Resguardos
Resguardos de Valores
Respaldos
Seguimiento de Equipos
Servicio Social y Prácticas Profesionales
Servicios
Síntesis Periodísticas
Sistemas
Solicitud de Copias Certificadas
Solicitud de Expedientes para Consulta
Solicitud de Petición de Expedientes y/o Tocas
Solución de conflictos por mediación
Trámite de asuntos de su competencia
Trámites Secretaría de Educación Pública
32 de 42
ANEXO 5.
CLAVE DEL FORMATO:
NOMBRE DEL FORMATO:
APARTADOS:
Los datos mostrados en los
cuadros son de ejemplo y se
actualizan para cada área
01-FCSA-PJEC
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA
FONDO/SUBFONDO
DATOS DEL RESPONSABLE
CONTEXTO
LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
33 de 42
ANEXO 6.
CLAVE DEL FORMATO:
NOMBRE DEL FORMATO:
APARTADOS:
Los datos mostrados en los
cuadros son de ejemplo y se
actualizan para cada área
02-CDD-PJEC
CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
FONDO/SUBFONDO
DATOS DEL RESPONSABLE
CONTEXTO
LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Aparte de los valores anteriores contiene los siguientes elementos
VALOR DOCUMENTAL: (Administrativo, Legal, Contable o Fiscal, Histórico)
PLAZO DE CONSERVACIÓN: Archivo de Trámite, Archivo de Concentración
CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Pública, Reservada, Confidencial
DESTINO FINAL: Baja, Archivo Histórico
RESERVA DE INFORMACIÓN: Fundamento legal
34 de 42
ANEXO 7.
CLAVE DEL FORMATO:
NOMBRE DEL FORMATO:
APARTADOS:
Los datos mostrados en los
cuadros son de ejemplo y se
actualizan para cada área
03-GSA-PJEC
GUIA SIMPLE DE ARCHIVO
FONDO/SUBFONDO
DATOS DEL RESPONSABLE
CONTEXTO
LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
RESPONSABLES
35 de 42
ANEXO 8.
CLAVE DEL FORMATO:
NOMBRE DEL FORMATO:
APARTADOS:
Los datos mostrados en los
cuadros son de ejemplo y se
actualizan para cada área
04-FCSA-PJEC
FICHA DE CONTROL PARA EL SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO
FONDO/SUBFONDO
DATOS DEL RESPONSABLE)
CONTEXTO
LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
36 de 42
ANEXO 9.
CLAVE DEL FORMATO:
NOMBRE DEL FORMATO:
APARTADOS:
Los datos mostrados en los
cuadros son de ejemplo y se
actualizan para cada área
05-IGAT-PJEC
INVENTARIO GENERAL DE ARCHIVOS EN TRÁMITE
FONDO/SUBFONDO
DATOS DEL RESPONSABLE
CONTEXTO
LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
RESPONSABLES
37 de 42
ANEXO 10.
CLAVE DEL FORMATO:
NOMBRE DEL FORMATO:
APARTADOS:
Los datos mostrados en los
cuadros son de ejemplo y se
actualizan para cada área
06-IGACH-PJEC
INVENTARIO GENERAL DE ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICOS
FONDO/SUBFONDO
DATOS DEL RESPONSABLE
CONTEXTO
LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
RESPONSABLES
38 de 42
ANEXO 11.
CLAVE DEL FORMATO:
NOMBRE DEL FORMATO:
APARTADOS:
Los datos mostrados en los
cuadros son de ejemplo y se
actualizan para cada área
07-IGB
INVENTARIO GENERAL DE BAJA
FONDO/SUBFONDO
DATOS DEL RESPONSABLE
CONTEXTO
LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
RESPONSABLES
Aparte de los datos identificativos contiene: No. de Gaveta, No. de Expediente, Serie, Nombre del Expediente, Descripción y Periodo. Contiene
la sección de Disposición Documental, de Valor Documental, Plazos de Concentración, Clasificación de la Información, Destino Legal y
Fundamento Legal.
39 de 42
ANEXO 12.
CLAVE DEL FORMATO:
NOMBRE DEL FORMATO:
APARTADOS:
Los datos mostrados en los
cuadros son de ejemplo y se
actualizan para cada área
08-ITP
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA
FONDO/SUBFONDO
DATOS DEL RESPONSABLE
CONTEXTO
LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
RESPONSABLES
Estos formatos solo varían en que el de Transferencia Primaria contiene las fechas extremas y plazo de conservación en el archivo de
concentración, al ser enviados al Archivo Judicial o archivo de Transferencia Secundaria solo se requiere la descripción, los elementos de
conservación irán en la caratula de cada asunto, o en la caja que lo contiene.
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ANEXO 13.
CLAVE DEL FORMATO:
NOMBRE DEL FORMATO:
APARTADOS:
Los datos mostrados en los
cuadros son de ejemplo y se
actualizan para cada área
09-ITS
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA
FONDO/SUBFONDO
DATOS DEL RESPONSABLE
CONTEXTO
LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
RESPONSABLES
Estos formatos solo varían en que el de Transferencia Primaria contiene las fechas extremas y plazo de conservación en el archivo de
concentración, al ser enviados al Archivo Judicial o archivo de Transferencia Secundaria solo se requiere la descripción, los elementos de
conservación irán en la caratula de cada asunto, o en la caja que lo contiene.
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ANEXO 14.
CLAVE DEL FORMATO:
NOMBRE DEL FORMATO:
APARTADOS:
Los datos mostrados en los
cuadros son de ejemplo y se
actualizan para cada área
10-CLP
CARATULAS, LOMOS Y PORTADAS
FONDO/SUBFONDO
DATOS DEL RESPONSABLE
CONTEXTO
LUGAR Y FECHA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
RESPONSABLES
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