MODELO DE DOCUMENTACIÓN DE UN PROYECTO

MGP Alcaldía Mayor de Bogotá
Modelo de documentación de un proyecto
ANEXO J
MODELO DE DOCUMENTACIÓN DE UN PROYECTO
LIBRO DEL PROYECTO – PROJECT NOTEBOOK
Un proyecto debe tener el apoyo de una página web o el servicio de la intranet
correspondiente, la cual tiene como función principal servirLE como medio de
socialización ante sus interesados. Adicionalmente sirve como un medio en el cual los
miembros del equipo pueden tener todos los documentos actualizados.
Algunos componentes del Libro pueden tener documentos de carácter confidencial. El
Libro debe hacerse por cada proyecto de la Entidad y puede contener lo siguiente:
• Estudios de Prefactibilidad – Viabilidad de la idea para que se convierta en
un proyecto.
• Estudios de Factibilidad y de Viabilidad – Formulación del proyecto.
• Estudios Previos.
• Pliego - DRP
 Documento de Requerimientos del Proyecto.
 Establece las necesidades y expectativas del cliente.
• Contratos relacionados.
• Acta de Constitución del Proyecto - Project Charter.
 Documento formal de Inicio del Proyecto. Designación del GP.
• Plan de Gerencia del Alcance.
 El plan que establece cómo administrar, en detalle, el alcance de la
solución de proyecto.
• Plan de Gerencia de los Tiempos.
 El plan que define la duración total del proyecto y cómo gestionarla.
• Plan de Gerencia de los Costos.
 El plan que estructura el costo de cada entregable, el costo del
proyecto y la gestión de los costos.
• Plan de Gerencia de Calidad.
 La guía que determina cómo manejar los aspectos de calidad en un
proyecto
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 Plan de gerencia de pruebas.
• Plan de Gerencia de Recursos Humanos.
 El mapa a seguir para administrar los recursos humanos en un
proyecto.
 Plan de Capacitación del personal del proyecto.
• Plan de Gerencia de las Comunicaciones.
 La ruta que determina la gestión de toda la información del proyecto.
• Plan de Gerencia de los Riesgos.
 El plan que determina cómo gerenciar los riesgos durante todo el
ciclo de vida del proyecto.
• Plan de Gerencia de las Adquisiciones.
 La estructura que señala los aspectos que hay que tener en cuenta
para gestionar los proveedores de bienes y servicios por fuera de las
organizaciones que desarrollan el proyecto.
• Normas, Estándares y Regulaciones.
 Normas y exigencias de ley para el proyecto.
• Modelo de Gerencia de los Cambios.
 Modelo que determina cómo administrar los cambios a la Línea Base.
• Lista de chequeo de Transición o Empalme.
 El modelo que determina cómo pasar del esquema sin proyecto al
esquema con proyecto.
• Lista del Cierre Administrativo.
 Guía que debe cubrir los aspectos a tener en cuenta para el cierre de
los aspectos logísticos y de soporte, previo al cierre del proyecto.
• Lista del Cierre Contractual .
 Guía que debe tener en cuenta los elementos a considerar para la
finalización de todos los aspectos contractuales pendientes al final del
proyecto.
• Lista del Cierre del Proyecto.
 Guía final que incluye los puntos finales a tener en cuenta para el
cierre definitivo del proyecto .
• Lecciones Aprendidas.
 Experiencias – buenas prácticas – errores cometidos – aciertos
obtenidos; debe hacerse al cumplimiento de cada entregable.
• Guía de Mantenimiento.
 Si aplica, el plan que da las instrucciones de cómo mantener el
producto del proyecto.
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