Documento de Defición de Proyectto SAP

Documento de Estructuración del
Proyecto <NOMBRE PROYECTO>
Versión 1
1. Introducción.................................................................................................................. 2
2. Justificación, Misión y Objetivos .................................................................................. 3
2.1. Justificación ........................................................................................................... 3
2.2 Misión ..................................................................................................................... 3
2.3 Objetivos ................................................................................................................. 3
3. Beneficios...................................................................................................................... 4
4. Factores Críticos de Éxito ............................................................................................. 4
5. Alcance.......................................................................................................................... 5
5.1 Premisas Generales del Alcance ............................................................................. 5
5.2 Alcance Organizacional y Geográfico ..................................................................... 5
5.3 Alcance Procesos de Negocio ................................................................................. 5
5.3.1 Procesos Financieros.- .......................................Error! Bookmark not defined.
4.4 Alcance Funcional de Módulos y Submódulos de JDEdwards Error! Bookmark not
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4.5 Alcance Tecnológico ............................................................................................... 5
4.5.1 Alcance Técnico ............................................................................................... 6
4.5.2 Alcance de Desarrollos .................................................................................... 6
4.6 Fuera de Alcance y próximos pasos........................................................................ 6
5. Plan de Trabajo ............................................................................................................. 6
5.1 Cronograma del Proyecto ....................................................................................... 6
5.2 Entregables de cada Fase ....................................................................................... 7
5.3 Criterios de Aceptación .......................................................................................... 7
6. Organización del Proyecto ............................................................................................ 8
7. Comités del Proyecto .................................................................................................... 8
9. Entrenamiento .............................................................................................................. 8
9.1 Entrenamiento del Equipo de Proyecto ................................................................. 8
9.2 Entrenamiento de Usuarios Finales........................................................................ 8
11. Administración del cambio ....................................................................................... 10
11.1 Administración del cambio .....................................Error! Bookmark not defined.
11.1.1 Seguimiento a la gestión del Equipo de Proyecto ......... Error! Bookmark not
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11.1.2 Evaluar el ambiente existente para el cambio ............. Error! Bookmark not
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11.1.3 Evaluar impactos organizacionales del proyecto .......... Error! Bookmark not
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11.1.4 Estrategia y plan de comunicaciones ..............Error! Bookmark not defined.
11.2 Entrenamiento ........................................................Error! Bookmark not defined.
12. Interventoría y Aseguramiento de Calidad del Proyecto ........... Error! Bookmark not
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Anexo 1 Servicios Hosting...................................................Error! Bookmark not defined.
Anexo 2 Metodología y Plan de Trabajo ............................Error! Bookmark not defined.
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Proyecto <NOMBRE PROYECTO>
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Anexo 3 Entregables por Fase ............................................Error! Bookmark not defined.
Anexo 4 Roles y Responsabilidades ....................................Error! Bookmark not defined.
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Proyecto <NOMBRE PROYECTO>
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1. Introducción
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2. Justificación, Misión y Objetivos
2.1. Justificación
2.2 Misión
2.3 Objetivos



Mejoramiento de la eficiencia
Estandarización de los procesos misionales
Contribuir con mejorar la rentabilidad
Específicos:
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Proyecto <NOMBRE PROYECTO>
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3. Beneficios
PARA LOS SOCIOS
 Contribución en mejorar la Valoración de la Compañía
 Contribuye en mejorar la rentabilidad de la compañía
CON UN <PROYECTO>
4. Factores Críticos de Éxito
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Proyecto <NOMBRE PROYECTO>
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5. Alcance

El Alcance en esta parte es la descriptión en prosa de lo que se espera que
cubra el proyecto. Este documento esta diseñado para que sea totalmente
entendible para cual quier persona en la organización es po eso que no
aplicamos el concepto de PMI que indica que el alcance es todo lo que
debemos hacer para logra el proyecto exitoso
5.1 Premisas Generales del Alcance
Las premisas aquí descritas nos ayudan a entender algunos factores especiales que nos
condicionan o delimitan el alcance del proyecto, así mismo nos permiten utilizarlos
como elementos de juicio cuando se evalúen cambios de alcance que afecten el
mismo.
5.2 Alcance Organizacional y Geográfico
El alcance del proyecto aplica para la compañía, en primera instancia estará operando
en Colombia.
Las ciudades donde operan la herramienta son:
- Cali
- Bogotá
- Medellín
- En lugares donde exista conexión a Internet con un red VPN
Las actividades de proyecto serán llevadas a cabo en Cali. El Equipo de Proyecto
definirá durante la fase I las transacciones y procesos de negocio que serán extensibles
en su utilización tanto a las oficinas comerciales.
5.3 Alcance Procesos de Negocio
Para este caso el proyecto estaba orientado a la afectación de Procesos Organizaciones
a traves de tecnologia de punta
4.5 Alcance Tecnológico
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Proyecto <NOMBRE PROYECTO>
Versión 1
El alcance tecnológico describe las tareas y responsabilidades asignadas al ambiente
técnico y de desarrollo, que se desarrollarán a lo largo del proyecto.
4.5.1 Alcance Técnico
4.5.2 Alcance de Desarrollos
Se entiende por desarrollo a toda tarea de generación de programas nuevos, para
cubrir requisitos no contemplados por el software estándar, reportes o para traer o
enviar datos a otras aplicaciones, tales como :
4.6 Fuera de Alcance y próximos pasos
Quedan fuera del alcance del presente proyectolos siguientes elementos: Esto es
clave.
5. Plan de Trabajo
El proyecto se ha estructurado en X Etapas las cuales se visualizan en la siguiente:
Aquí se coloca las Macro Fases del Proyecto
5.1 Cronograma del Proyecto
El plan de proyecto propuesto contempla los tiempos asignados a cada fase de la
metodología de implementación
WBS
Project a un nivel de detalle medio (Deben contemplar Actividades, Duración, Fechas
Inicio/Fin, Recursos y Predecesores)
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5.2 Entregables de cada Fase
Cada fase tiene productos entregables que representan un punto de partida para
continuar a la siguiente fase y como control para los asuntos contractuales.
5.3 Criterios de Aceptación
El procedimiento de aceptación de los entregables consiste en :
Definir los Criterios de Aceptación los cuales son prerequisitos para el pago al
implementador y/o Interventor.
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6. Organización del Proyecto
La organización de proyecto describe los participantes y su dedicación en el proyecto,
así como sus roles y responsabilidades
7. Comités del Proyecto
Para llevar a cabo un adecuado monitoreo y control del Proyecto, se establecen los
Comités que sesionarán a lo largo de la ejecución del proyecto.
8. Entrenamiento
Esta sección describe la estrategia y el plan de entrenamiento propuesto para el
Equipo de Proyecto y fija algunos lineamientos para el entrenamiento de usuarios
finales que se realizará bajo el método de entrenamiento de entrenadores.
8.1 Entrenamiento del Equipo de Proyecto
Este entrenamiento puede ser diferente al entrenamiento de la solución.
8.2 Entrenamiento de Usuarios Finales
La estrategia, plan y lineamientos para este entrenamiento será provisto por la
Organización, a través del equipo de Administración del Cambio, quien adicionalmente
efectuará un monitoreo permanente que facilite el logro de los objetivos de
entrenamiento.
Los materiales, logística y desarrollo de los cursos debe ser provista por la
Organización bajo las recomendaciones que la Consultoría hará para tal fin.
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Las coordinaciones de traslados de personal de regionales, y oficinas remotas a
entrenar deberá ser manejado por el equipo de Administración del Cambio, lo mismo
que la selección y evaluación de entrenadores de usuarios finales.
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9. Administración del cambio
Las actividades de Administración del cambio nos van a ayudar a desarrollar
habilidades que nos permitirán desarrollar un trabajo más armonioso y efectivo al
interior del equipo y establecer un mejor canal de comunicación con el resto de la
organización.
Para lograr estos objetivos el trabajo se dividirá en dos actividades principales:
Administración del cambio y entrenamiento.
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