REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.
UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA.
FACULTAD DE INGENIERÍA.
ESCUELA DE INGENIERÍA DE COMPUTACIÓN
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SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO
PARA LA ADMINISTRACIÓN DE UNA BIBLIOTECA
UNIVERSITARIA.
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PRESENTADO PARA OPTAR AL TÍTULO
DE INGENIERO DE COMPUTACIÓN.
Presentado por:
Br. Humbría Rosendo., Guillermo Lucindo. C.I. 11.137.133
Br. Kwong Cheung., Roberto. CI. 14.629.168
Maracaibo, Septiembre de 2002.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.
UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA.
FACULTAD DE INGENIERÍA.
ESCUELA DE INGENIERÍA DE COMPUTACIÓN
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SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO
PARA LA ADMINISTRACIÓN DE UNA BIBLIOTECA
UNIVERSITARIA.
Br. HUMBRÍA ROSENDO., GUILLERMO LUCINDO.
C.I. 11.137.133
Br. KWONG CHEUNG., ROBERTO.
CI. 14.629.168
Maracaibo, Septiembre de 2002.
Este jurado aprueba el Trabajo Especial de Grado titulado “SISTEMA DE
INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE UNA
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA, que los bachilleres Br. HUMBRÍA ROSENDO.,
Guillermo Lucindo, C.I. 11.137.133, Br. KWONG CHEUNG., Roberto. C.I.
14.629.168, presentan para optar al título de Ingeniero en Computación.
Maracaibo, Septiembre de 2002
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E Villalobos
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Ing.
Nerio
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C.I Nº 4.539.556
Tutor Académico
Ing. Carlos Urdaneta
Ing. Wilberto Hernández
C.I. Nº 8.985.945
C.I. Nº 4.525.723
Jurado Examinador
Jurado Examinador
Ing. Wilberto Hernández
C.I. Nº 4.525.723
Director de la Escuela de Computación
Ing. José Bohórquez
C.I. Nº 3.379.545
Decano de la Facultad de Ingeniería
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SISTEMA DE INFORMACIÓN
AUTOMATIZADO
PARA LA ADMINISTRACIÓN DE UNA
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA.
AGRADECIMIENTO.
9 A la Licenciada Betilia Ramos, mi profesora de Tesis por ayudarme en todo el
momento a organizar todas las ideas y recibirme en su casa en cualquier
momento,
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e ideas sobre este trabajo sin ofrecerme nada
a cambio,
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Sser mi tutor, por guiarme y darme los consejos en
Opor
A Ing. Nerio Villalobos,
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toda la carrera e inclusive la culminación de esta tesis,
9 A Ing. Víctor Galbán, que desde principio me apoyo y me guió con sus consejos
9
9 A todos mis amigos Mónica, Carolina, Mariela, Francis, Isaac, Cecilia, Luis,
Betty, Lorenzo, Mervin, por estar siempre a mi lado y apoyándome durante toda
la carrera,
9 A Oscar y Elimary, gracias por apoyarme en toda la carrera y sin recibir nada a
cambio,
MUCHAS GRACIAS A TODOS.
DEDICATORIA
Primero antes todos deseo dedicar este trabajo especial de grado a:
9 Dios por ser el amigo fiel en todos los momentos en nuestra vidas;
9 A mis padres por el apoyo incondicional y de no ser por ellos no estuviese aquí;
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A mi tía Hilda, por sus consejos que siempre
S hacen falta;
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S me inicio en este camino y de todo corazón que
Oquien
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A mi tío Salomón
Mata
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9 A todas mi familia en general por haber aportado su granito de arena;
9
9
Dios lo Bendiga; también de camino y de todo corazón que Dios lo Bendiga;
9 También al Sr. Adelmo Morales (Q.E.P.D) y su esposa Lourdes de Morales
que en el momento que necesité ayuda me tendieron la mano de todo corazón y
con los ojos cerrados sin esperar nada a cambio, nunca tendré como pagarles
todo lo que hicieron por mí, a ellos y su familia que Dios los acompañe en todo
momento;
9 A Lawrence Morales Morales que aparte de ser mis amigo es mi hermano y
siempre ha estado en todos los momentos difíciles y
9 A todos mis compañeros de la Universidad, quienes siempre lo llevare conmigo
y estarán en mi corazón por siempre.
Guillermo Humbría.
DEDICATORIA.
Primero antes todos deseo dedicar este trabajo especial de grado a:
9 A Dios por guiarme por el buen camino y por estar siempre conmigo;
9 A mis padres por el impulso y por todo el apoyo que me ofrecieron en todo
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A mi hermana Elsa por todo en apoyo
Sque me ha dado desde principio; a mis
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OSpor los consejos que me han dado en todo momento;
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hermanos DixónC
y Manuel
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momento;
9
9 A todos mis amigos le agradezco desde el fondo de mi alma y corazón por estar
siempre conmigo desde inicio de mi carrera y por estar siempre en los buenos y
malos ratos.
9 A mi compañero de tesis Guillermo, que me han ayudado y apoyado en
transcurso de los estudios universitario.
Roberto Kwong
RESUMEN
HUMBRÍA, R. Guillermo Lucindo y KWONG, CH. Roberto. “Sistema de
información automatizada para la administración de una biblioteca universitaria”.
Maracaibo. Universidad Rafael Urdaneta. Facultad de Ingeniería. Escuela de Ingeniería
de Computación. Septiembre de 2002.
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libro. No obstante, aunque la palabra biblioteca deriva
de la latina biblioteca y esta a su
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vez lo hace de vocablo griego
S “libro”, la sección moderna de término hace
Obiblio
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referencia cualquier
ERErecopilación de datos recogido en muchos otros formatos:
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microfilmes, revistas, grabaciones, películas, diapositivas, cintas magnéticas y de
Es un lugar destinado al depósito de información registrada principalmente en forma de
videos, y así como otros medios electrónicos.
El registro y control de materiales bibliográficos son efectuados manualmente y las
consultas se realiza por medio de un fichero donde la información se encuentran
organizada por autor, titulo, materias, lo que tiene un aspecto negativo considerable con
respecto a la rapidez y amplitud a cualquier consulta, con muy insignificante (sencilla)
que estos sea. La consulta de material bibliográfico (libros, revistas) en muchos
momentos resulta un problema porque se presentan ocasiones donde, al momento de
buscar los ficheros, muchas veces la letra a consultar está siendo utilizado por otro
usuario; también el tiempo que se emplea para buscar el fichero se hace bastante lento y
tedioso, esto hace obsoleto e ineficaz el sistema que se maneja.
La aplicación de un sistema automatizado en una institución universitaria, reduciría
enormemente los tiempo de espera de atención al estudiante, el fácil manejo del
programa con ventanas explicitas permitirían al usuario entrar en una búsqueda
amigable, los bibliotecarios no necesitarían de un costoso ni duro adiestramiento, es un
sistema confiable y de fácil manejo.
INDICE GENERAL
Página
DEDICATORIA
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AGRADECIMIENTOS
RESUMEN
INTRODUCCION
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DI. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
CAPITULO
1.1.- PLANTEAMIENTO Y FORMULACION DEL PROBLEMA
2
1.2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
4
1.2.1.- OBJETIVO GENERAL
4
1.2.2.- OBJETIVOS ESPECIFICOS
5
1.3.- JUSTIFICACION E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACION
5
1.4.- DELIMITACION DE LA INVESTIGACION
7
1.4.1.- TEMPORAL
7
1.4.2.- ESPACIAL
7
CAPITULO II: MARCO TEORICO
2.1 ANTECEDENTES
9
2.2.- BASES TEÓRICAS.
10
2.2.1.- BIBLIOTECAS.
10
2.2.2.- TIPOS DE BIBLIOTECAS
10
2.2.2.1.- BIBLIOTECAS NACIONALES
10
2.2.2.2- BIBLIOTECA ACADÉMICA
11
2.2.2.3.- BIBLIOTECA PÚBLICA
11
2.2.2.4.- BIBLIOTECAS ESCOLARES
12
2.2.2.5.- BILIOTECA INFANTIL-JUVENIL
12
2.2.2.6.- BIBLIOTECA ESPECIALIZADA
13
2.2.3.- SISTEMA
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2.2.5.- CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
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2.2.6.- BASE DE DATOS.
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ODESBASE DE DATOS.
2.2.6.1- VENTAJAS DEL USO
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2.2.7.- SISTEMAS
DEROPERATIVOS
2.2.4.- SISTEMA DE INFORMACIÓN
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14
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2.2.8.- PROGRAMACION
17
2.2.8.1.- LENGUAJES
18
2.2.8.2.- LENGUAJE MAQUINA
18
2.2.9.- AUTOMATIZACIÓN
19
2.2.10.- VISUAL BASIC
19
2.2.10.1.- CARACTERISTICAS DEL VISUAL BASIC
21
2.2.11.- MICROSOFT ACCESS.
22
2.3.- SISTEMA DE VARIABLES E INDICADORES.
23
2.3.1- INDICADORES.
24
2.4- CONCEPTUALIZACION Y OPERACIONALIZACION DE LAS
VARIABLES.
24
2.5.- DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS.
25
CAPITULO III: MARCO METODOLOGICO.
3.1.- TIPO DE INVESTIGACION
32
3.2.- TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACION
33
3.3.- METODOLOGIA DEL DISEÑO
33
3.4.- CICLO DE VIDA CLÁSICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
34
3.4.1.- INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
35
3.4.2.- DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
35
3.4.3.- DISEÑO DEL SISTEMA
35
3.4.4.- DESARROLLO DE SOFTWARE
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CAPITULO IV: RESULTADOS DE LA INVESTIGACION.
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4.1. ANALISIS DE LOS SISTEMAS
HO ACTUALES
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DER
4.2. ANALISIS DEL SISTEMA PROPUESTO
41
4.2.1. FACTIBILIDAD TECNICA
41
4.2.2. FACTIBILIDAD OPERATIVA
42
4.2.3. FACTIBILIDAD ECONOMICA
42
4.3.- DISEÑO GENERAL DEL SISTEMA PROPUESTO
43
4.3.1.- HERRAMIENTAS DEL SISTEMA
43
4.3.2.- ESTRUCTURAS DE LA BASE DE DATOS
44
4.3.3.- DESARROLLO DEL SISTEMA PROPUESTO
45
4.3.3.1.- SISTEMA PARA BIBLIOTECARIO
45
4.3.3.1.1- MENU PRINCIPAL.
45
4.3.3.1.2.- CONTROL DE PRESTAMO.
46
4.3.3.1.3.- NUEVO PRESTAMO
47
4.3.3.1.4.- REGISTROS DE ESTUDIANTES
50
4.3.3.1.5.- REGISTROS DE LIBROS
51
4.3.3.1.6.- REGISTROS DE HEMEROTECA
52
4.3.3.1.7.- REGISTRO DE PROYECTOS Y TESIS.
53
4.3.3.2- SISTEMA PARA EL USUARIO
54
4.3.3.2.1.- MENU PRINCIPAL.
54
4.3.3.2.2.- BÚSQUEDA DE LIBROS
55
4.3.3.2.3.- BÚSQUEDA DE HEMEROTECA
56
4.3.3.2.4.- BÚSQUEDA DE PROYECTOS Y TESIS.
57
CONCLUSIONES.
RECOMENDACIONES.
BIBLIOGRAFIA
ANEXOS
CH
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DE
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DOS
59
61
63
65
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INTRODUCCIÓN
Este trabajo especial de centra de investigación hacia el desarrollo de un sistema de
información automatizado que facilite la circulación de materiales bibliográfico en una
biblioteca, y su contenido programático se desenvuelve en cuatro capítulos.
En el capitulo I, se comienza con la muestra de la problemática de los sistemas
actuales; en donde se explica la justificación e importancia de la elaboración de esta
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investigación, además de los objetivos generales como específicos, los cuales se desean
alcanzar su meta con ellas.
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Pasando seguidamente hacia las bases teóricas en donde se concreta o fundamenta
esta investigaciones mediante los cuales se enfoca en el capitulo II.
La metodología empleada para la elaboración de este estudio se muestran en el
capitulo III. Para ello se acude principalmente a los procedimientos planteados pon
SENN y los hermanos KENDALL, además se menciona el potente sistema de
programación utilizado para la realización del sistema propuesto, Visual Basic con
aplicaciones de Windows siendo este un paquete de software mas eficiente.
El capitulo IV, llamado análisis y diseño del sistema, se observa la aplicación de
todos los conocimientos adquirido en el proceso, diagrama de flujo de datos, diccionario
de datos y basado a esto los objetivos establecidos, se diseña y se construye el sistema
de información automatizado, para luego implantando finalmente con esto el desarrollo
de la investigación.
Este trabajo especial de grado se espera que sea la solución a los problemas, también
puede ser una herramienta de trabajo para la consulta y que tenga un sentido de
orientación benéfica para cualquier persona, institución, escuelas, organismo,
universidad, etc. que disponga de una biblioteca.
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CAPÍTULO I.
1.1.- PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.
Los avances tecnológicos conllevan a que las organizaciones produzcan cambios
radicales en la manera de realizar sus operaciones, pues al hacerlo facilitan la manera de
realizarlo y resulta ser más confiable y económico.
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mundial originando su evolución y diversidad.SER
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Las bibliotecas
DER requieren de un sistema único de información
El desarrollo de los sistemas automatizados ha logrado una gran aceptación a nivel
de material
bibliográfico en cualquier lugar, podemos decir cuando el usuario necesita algún
material bibliográfico necesitan saber si ese usuario ha ingresado con anterioridad a ese
centro educativo, ya que de ser así tendrán información sólida, que puede ser vital para
el usuario, evitando de esa manera consecuencias desagradables, tanto para el personal
laborales.
El problema que presentan la mayoría de los centros bibliotecarios de nuestro país,
es que la recolección y el manejo de los datos de los usuarios se realizan en forma
manual, provocando un mal manejo de los archivos, que los datos se pierdan y haga su
búsqueda dificultad y pérdida de tiempo valioso.
La biblioteca como centro educativo pueden acceder todos tipos de personas (niños,
adultos, tercera edad), para alimentar o elevar nivel de cultura y enseñanza de distintas
áreas y actividades de los individuos (seres humanos).
El papel fundamental de ellos es el de innovar y poner al día todos los conocimientos
de los seres humanos mediante la distracción y el estudio.
Estos centros educativos pueden ofrecer a los niños, jóvenes y adultos la manera de
estar al día con el desarrollo científico y literario de la época, así como facilitar el
momento y distracción y contribuir a la formación permanente de sus lectores, por
medio de los libros, revistas y todos tipos de material cultural.
El uso de avance tecnológico de la computadora minimiza y hace más eficaz la
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VA(usuarios).
personal que labora en ellos, sino también sobre los lectores
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OS
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El registro E
RE de materiales bibliográficos son efectuados manualmente y las
D y control
manipulación de la información bibliografica. Estas mejoras les compete no solo al
consultas se realiza por medio de un fichero donde la información se encuentran
organizada por autor, titulo, materias, lo que tiene un aspecto negativo considerable con
respecto a la rapidez y amplitud a cualquier consulta, con muy insignificante (sencilla)
que estos sea.
La consulta de material bibliográfico (libros, revistas) en muchos momentos resulta
un problema porque se presentan ocasiones donde, al momento de buscar los ficheros,
muchas veces la letra a consultar está siendo utilizado por otro usuario; también el
tiempo que se emplea para buscar el fichero se hace bastante lento y tedioso, esto hace
obsoleto e ineficaz el sistema que se maneja.
Las bibliotecas generalmente poseen políticas con respecto a los préstamos a que
estos se hacen por un periodo de tiempo determinado. Si se cumple el plazo de préstamo
y el usuario no han entregado el libro se vera a la obligación de cancelar una multa.
Las multas serán aplicadas al usuario al momento de que devuelve al libro y la
persona entregada se da cuenta de que la ficha de devolución no concuerda con la ficha
actual. Estos indican que no se lleva un sistema de control que prevenga al encargado de
las personas morosas es por ello a este mecanismo no convincente, que se necesita
elaborar un sistema automatizado, que permita el control del material bibliográfico en la
biblioteca.
¿En qué medida se puede innovar o realizar cambios en los procesos de circulación
de los materiales bibliográficos con el diseño de sistema de información automatizada?
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1.2.- OBJETIVO DE LA INVESTIGACIÓN.
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1.2.1.- OBJETIVO GENERAL
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DER
Diseñar un sistema de información automatizado que facilite la circulación de
materiales bibliográficos en una biblioteca universitaria.
1.2.2.- OBJETIVO ESPECÍFICO.
9 Diagnosticar los procesos operacionales llevados a cabo en una biblioteca.
9 Determinar los requerimientos para el desarrollo del nuevo sistema de
información automatizada de la biblioteca.
9 Diseñar el nuevo sistema de información automatizado para la biblioteca.
9 Probar el nuevo sistema utilizando las pruebas de código y
especificaciones.
1.3.- JUSTIFICACION E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACION.
Las bibliotecas pertenecientes a particulares, a las instituciones, a las escuelas,
requieren de una buena organización de tal manera de que se pueda ubicar en ella, sin
perdida de tiempo, todo tipo de material que se necesite.
Debido a la desorganización y la poca automatización de la información, surge
contratiempos al momento de consultar algún material bibliográfico, esto hace que el
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usuario haga consultas de forma manual y la búsqueda se entorna de una manera
tediosa.
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Con la creación de un sistema de automatizado que permita el control del material
bibliográfico en una biblioteca, se quiere prestar un buen servicio a los usuarios que se
vean en la necesidad de encontrar información, con respecto a todo tipo de
investigación que estén llevando a cabo.
Estos avances se manifiesta de tal manera que permita realiza las consultas de forma
mas concreta, debido a la exactitud y la rapidez que proporciona un sistema de
información automatizado.
Actualmente en los sistema de información de gran utilidad e importancia, porque
mediante ellos pueden manejar un gran números de datos y dan al usuario información
de manera eficaz.
Es muy importante para las bibliotecas contar con un sistema de información
automatizado, que actualizará y modernizará las consultas del material bibliográfico y
brindara mayor rapidez y calidad a los usuarios. Tomando en cuenta que obtendrán
información en pequeño lapso de tiempo. Esto conlleva a que los círculos sociales,
científicos y contemporáneos sean de gran importancia, ya que el sistema permitirá a los
usuarios un mejor desenvolvimiento en el ámbito donde se encuentra, para elevar los
conocimientos en cultura general y avance tecnológico.
Con esta investigación se queda demostrado el potencial del mundo de la
computación y los aportes que les proporciona a las personas encargadas de manejar las
bibliotecas como una nueva forma de trabajo.
Respondiendo a las exigencias de los usuarios que siempre están en la búsqueda de
un buen servicio y caridad, el sistema de información elaborado su meta es lograr una
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VA contando con los reportes
respecto a un mejor control, planificación y toma deR
decisión
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exacto generados por el sistema. Tomando
en cuenta que se puede reducir el tiempo de
R
OSrutinarias, incrementando el rendimiento y la mejor
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C
los empleados en numerosas
tareas
RE
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D
atención a los usuarios.
mayor integración de información. También la de obtener una buena administración con
1.4.- DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA.
1.4.1.- TEMPORAL.
Debido el uso de tecnología se realizará en un período comprendido entre Enero –
Agosto 2002.
1.4.2.- ESPACIAL.
Esta investigación se realizó en Maracaibo, específicamente en las Universidades
que cuentan con sistemas de información no automatizados.
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CAPÍTULO II.
2.1.- ANTECEDENTES.
FUENTES M. y NAVARRO M. (1999), diseño un “Desarrollo de un sistema de
información para el control de una biblioteca educativa”. Este permitía brindar un
mejor servicio a los usuarios que necesita buscar información referente a cualquier
trabajo de investigación mucho más rápido y sin pérdida de tiempo. El tipo de
investigación realizada fue descriptiva, explorativa y correlaciona o explicativa. La
metodología utilizada en este proyecto fue la de James Senn, que consta de seis fases
S
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VA y Evaluación.
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Sistema, desarrollo del software, prueba del sistema
e
Implantación
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OS
H
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E
HERNANDEZ
DERJ (2001), diseño un “Desarrollo de Intranet para el acceso remoto
principales: Investigación Preliminar, Determinación de los requerimientos, diseño del
de la biblioteca de la Universidad Rafael Urdaneta”. Consiste en que estudiantes e
investigadores de la Universidad, pueden tener acceso remoto de la base de datos de la
biblioteca que genera dicha universidad, también se encuentra en la base de datos que
permite consultas de las fichas bibliográficas en cada biblioteca. Este sistema que
constituye un medio de acceso a la biblioteca de la Universidad Rafael Urdaneta vía
Internet, el cual permite el acceso de sus usuarios a los sistemas de información y
catálogos bibliográficos de otras instituciones y universidades, tanto regional como
internacional, utilizando tecnología Internet. Esta investigación se caracterizo como
explorativa, descriptiva, correlaciona o explicativa.
2.2.- BASES TEÓRICAS.
2.2.1.- BIBLIOTECA.
Es un lugar destinado al depósito de información registrada principalmente en forma
de libro. No obstante, aunque la palabra biblioteca deriva de la latina bibliotheca y esta
a su vez lo hace de vocablo griego biblio “libro”, la sección moderna de término hace
referencia cualquier recopilación de datos recogido en muchos otros formatos:
microfilmes, revistas, grabaciones, películas, diapositivas, cintas magnéticas y de
videos, y así como otros medios electrónicos.
2.2.2.- TIPOS DE BIBLIOTECAS.
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S disponen de una amplia tipología
y su publico. La mayoría de los países desarrollados
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S están vinculadas a escala nacional a través de las
Oellas
de biblioteca. En general, todas
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C
ERE acuerdo de préstamo y otros programas de cooperación e
asociaciones
Dconvencionales,
Los tipos de colecciones bibliográficas son tan variados como pueden serlo su fines
intercambio. En muchas ocasiones extensivo a otros estados.
2.2.2.1.- BIBLIOTECAS NACIONALES.
Las denominadas “bibliotecas nacionales” están financiadas con fondos públicos y
cumplen con doble finalidad: proporcionar materiales bibliográficos de investigación
para cualquier disciplina y conservar y difundir el patrimonio cultural (referente a la
información registrada a lo largo del tiempo) de cada país. En general, cada estado tiene
una biblioteca que es considerada “nacional” y cuyo objetivo son los antes señalados.
Por solo citar algunos casos paradigmáticos, sirvan como ejemplo la biblioteca de
Congreso de Estados Unidos, la Biblioteca Británica, la Biblioteca Nacional de España,
la Biblioteca Nacional de Francia, la Biblioteca Nacional de Argentina, la Biblioteca
Nacional de México, la Biblioteca Nacional de Chile, la Biblioteca Nacional de
Colombia, la Biblioteca Nacional de Venezuela.
2.2.2.2- BIBLIOTECA ACADÉMICA.
La biblioteca de las facultades, escuelas, y demás unidades académicas de las
universidades y centros de enseñanzas superiores difiere en la biblioteca de
investigación. Están a servicio de su estudiante y tiene que apoyar los programas
educativos de investigación de las instituciones que se encuentran integrada, de las que
obtienen, por regla general, su financiación.
2.2.2.3.- BIBLIOTECA PÚBLICA.
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O responder a la amplia gama de necesidades que se
Las bibliotecas públicas H
pretenden
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pueden demandar
DERsus usuarios. Además de obras literarias clásicas, sus fondos pueden
estar integrados por textos que proporcionan información de servicios sociales, obras de
referencia, discos, películas y libros recreativos. Muchos de ellas patrocinan y organizan
actos culturales complementarios, tales como conferencias, debates, representaciones
teatrales, conciertos musicales, proyecciones cinematográficas y exposiciones artísticas.
En este sentido, deben ser mencionados los servicios infantiles, secciones características
de las bibliotecas públicas que promueven secciones literarias, procurar la existencia de
una pequeña biblioteca infantil y, en ocasiones, hasta dispone de dependencias con
juguetes. Dado que el objetivo de las bibliotecas publicas es satisfacer las necesidades
de mayor posible de ciudadano, también suele contar con maquinarias de lectura y
audición, así como con libros impresos de formatos especiales (por ejemplo) con el
sistema Braille) para personas que padece problemas de visión, la financiación de esta
biblioteca procede de poderes públicos locales.
2.2.2.4.- BIBLIOTECAS ESCOLARES.
Al igual que las bibliotecas académicas, las bibliotecas escolares comprendan los
programas de las instituciones a la que pertenecen, aunque también dispone de libros no
académicos para fomentar el hábito de la lectura. Mucha cuenta con distinto medio
audiovisual y electrónico. Su financiación procede de las instituciones escolares en la
que están integradas.
2.2.2.5.- BILIOTECA INFANTIL-JUVENIL.
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que llegue a ser un buen lector en más adelante.
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Para el publico joven tendrá la finalidad escolar en caso de que esta clase de
Basado en un mismo principio de la bibliotecas escolares. Como biblioteca infantil
no tendrá un carácter educativo; más bien intentara distraer al niño y le informara para
biblioteca no existiera en la escuela; en otros casos debe completar la enseñanza una vez
fuera de la misma.
Su principal objetivo será educativo, instructivo y recreativo.
2.2.2.6.- BIBLIOTECA ESPECIALIZADA.
Las bibliotecas especializadas están diseñadas para responder a unas necesidades
profesionales concretas. Por ello, suele depender de empresas, sociedades,
organizaciones e instituciones especializadas, que proporcionan a sus empleados y
clientes estos servicios durante su trabajo. La formación personal de una biblioteca
especializada incluye conocimientos tanto de las materias que cumplen sus fondos
como de biblioteconomía.
2.2.3.- SISTEMA.
Según Ges Churchman (Perspectives of the systems Approach, Interfaces, volumen
4 (1975) el término sistema se refiere a un conjunto de componentes interrelacionados
que funcionan, dentro de sus restricciones o limitaciones, hacia un fin común.
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2.2.4.- SISTEMA DE INFORMACIÓN:
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Según SennE
REun sistema de información es un conjunto de componentes que
D (1992),
interaccionan entre sí para lograr un objetivo común.
Explica el mismo autor que el sistema de información es un medio por el cual los
datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa,
desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización y
líneas telefónicas hasta sistemas de cómputo que generen reportes periódicos para
varios usuarios. Los sistemas de información proporcionan servicios a todos los demás
sistemas de una organización y enlazan todos sus componentes en forma tal que éstos
trabajan con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.
2.2.5.- CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Expone Senn (1992), que la finalidad de los sistemas de información es su existencia
para alcanzar este objetivo estos se caracterizan por:
9 Interactúan con su ambiente mediante el intercambio de información y se
adaptan a las necesidades del ambiente que los contiene (Sistema Abierto).
9 Permite capturar y procesar los datos originados por las transacciones y
entidades (Procesamiento de transacciones); y producir y diseminar información
para la organización y su ambiente (Procesamiento de Información y
Procesamiento de Datos).
9 Proporcionan información que facilita la ejecución de tareas, operaciones y
funciones de una organización en todos sus niveles a entes internos y externos
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de la misma.
E
R
S
HO
EC
R
E
D
2.2.6.- BASE DE DATOS.
Una base de datos es un
formato estructurado para organizar y mantener
informaciones que pueden ser fácilmente recuperados. Un ejemplo simple de base de
datos es una hoja de cálculo.
Los hermanos Kendall (1991) nos indican que hay dos enfoques para
almacenamiento de los datos de un sistema de información basado en la computadora.
El primer enfoque consiste en almacenamiento de estos datos en archivos individuales,
de carácter exclusivo para una aplicación en particular. Y en segundo, involucra la
elaboración de una base de datos el cual es un almacenamiento de datos formalmente
definido y controlado centralmente para intenta servir múltiples y diferentes
aplicaciones.
La base de datos no son meramente que una colección de archivos, mas bien una
base de datos es una fuente central de los datos significativos, los cuales son
compartidos por numerosos usuarios para diversas aplicaciones definen Kendall&
Kendall (1999).
Según Silberschatz, Abraham (1998), un sistema de gestión de bases de datos
(SGBD) consiste en una colección de datos interrelacionados y un conjunto de
programas para acceder a dichos datos. La colección de datos, normalmente
denominada bases de datos, contiene información acerca de una empresa particular. El
primer objetivo de un SGBD es proporcionar un entorno que tanto práctico como
eficiente de usar en la recuperación y el almacenamiento de la información.
S
O
D
VAy un conjunto de programa
Un SGBD es una colección de archivos interrelaciónales
R
E
Sacceder y modificar estos archivos. El
E
de programas que permiten a los usuarios
R
OS
H
C
propósito principal de
un
sistema
de bases de datos es proporcionar a los usuarios una
E
R
E
D de datos. Es decir, el sistema esconde ciertos detalles de cómo se
visión abstracta
almacenan y mantienen los datos.
Los sistemas de bases de datos se diseñan para gestionar grandes cantidades de
información. La gestión de los datos implica tanto la definición de estructuras para
almacenar la información como la provisión de mecanismos para la manipulación de la
información. En suma, los sistemas de base de datos deben proporcionar la fiabilidad de
la información almacenada, a pesar de posibles caídas del sistema o los intentos de
acceso sin autorización. Si los datos van a ser compartidos entre varios usuarios, el
sistema debe evitar posibles resultados anómalos.
2.2.6.1- VENTAJAS DEL USO DE BASE DE DATOS.
9 Proporcionan información a tiempo, en el momento de la toma de decisión.
9 Pueden intercambiar con otras empresas para mantener informado de los
cambios de mercado.
9 Permanecen enlazada con el mundo donde se desarrolla tu negocio entre otras
opciones.
2.2.7.- SISTEMAS OPERATIVOS.
Los sistemas operativos internos fueron desarrollados sobre todo para coordinar y
trasladar estos flujos de datos que procedían de fuentes distintas, como las unidades de
S
O
D
VA
R
E
Sde forma permanente en la memoria, que
un programa de control principal, almacenado
E
R
OS que solicita diversos tipos de servicios, como
interpreta los comandos de
usuario
H
C
RE o copia de un archivo de datos; presenta una lista de todos los
visualización,
impresión
DE
disco o los coprocesadores (chips de procesamiento que ejecutan operaciones
simultáneamente con la unidad central, aunque son diferentes). Un sistema operativo es
archivos existentes en un directorio o ejecuta un determinado programa.
2.2.8.- PROGRAMACION.
Un programa es una secuencia de instrucciones que indican al hardware de un
ordenador qué operaciones debe realizar con los datos. Los programas pueden ser
incorporados al propio hardware, o bien puede existir de manera independiente en
forma de software. En algunas computadoras especializadas las instrucciones operativas
están incorporadas al sistema de circuitos; entre los ejemplos más comunes pueden
citarse los microordenadores de las calculadoras, relojes de pulseras, motores de coche
y hornos microondas. Por otro lado, un ordenador universal, o de uso general, contiene
algunos programas incorporados (en la ROM) o instrucciones (en el chip del
procesador), pero depende de programas externos para ejecutar tareas útiles. Una vez
programado, podrá hacer tanto o tan poco como le permita el software que lo controla
en determinado momento. El software de uso más generalizado incluye una amplia
variedad de programas de aplicaciones, es decir, instrucciones al ordenador acerca de
cómo realizar de diversas tareas.
2.2.8.1.- LENGUAJES.
Las instrucciones deben darse en un lenguaje de programación, es decir, en una
determinada configuración de información digital binaria. En las primeras
computadoras, la programación era una tarea difícil y laboriosa ya que los
conmutadores ON-OFF de la válvula de vacío debían configurarse a mano. Programar
S
O
D
VA
equipos de programadores. Desde entonces se R
han
inventado varios lenguajes
E
S
informáticos, algunos orientados hacia R
las E
funciones específicas y otros centrados en la
S
O
CH
facilidad de uso.
E
R
DE
tareas tan sencillas como ordenar una lista de nombres requería varios días de trabajo de
2.2.8.2.- LENGUAJE MAQUINA.
El lenguaje propio del ordenador, basado en el sistema binario, o código maquina,
resulta difícil de utilizar para las personas. El programador debe introducir todos y cada
uno de los comandos y datos en forma binaria, y una operación sencilla como comparar
el contenido de un registro con los datos situados en una ubicación del chip de memoria
puede tener el siguiente formato: 11001010 00010111 11110101 00101011. La
programación en lenguaje maquina es una tarea tediosa y consume tanto tiempo que
muy raras veces lo que se ahorra en la ejecución del programa justifica los días de
semana que se han necesitado para escribir el mismo.
2.2.9.- AUTOMATIZACIÓN.
Automatización, sistema de fabricación diseñado con el fin de usar la capacidad de
las maquinas para llevar a cabo determinadas tareas anteriormente efectuadas por seres
humanos, y para controlar la secuencia de las operaciones sin intervención humana. El
termino automatización también se ha utilizado para describir sistemas no destinados a
la fabricación en los que dispositivos programados o automáticos pueden funcionar de
forma independiente o semiindependiente del control humano.
2.2.10.- VISUAL BASIC.
S
O
D
VA
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E
S
Es un potente sistema de programación que podrá utilizar para construir en forma
rápida y eficiente aplicaciones para Microsoft Windows 95.
E
R
S
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EC
R
E
D Significa que en lugar de escribir inmensos listados de programas para
usuario (GUI).
El término “Visual” se refiere al método que se usa para crear la interfaz grafica de
definir la apariencia y la ubicación de los elementos de la interfaz, solo tiene que
arrastrar y colocar objetos prefabricados en su lugar dentro de la pantalla.
La palabra “BASIC” esta formada por siglas que en el idioma ingles significa
Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code (Lenguaje de Código para todo
propósito para principiantes), y se refiere al lenguaje de programación más usado en la
historia de la computación. Visual Basic es la versión mas reciente del evolucionado
BASIC original, conteniendo cientos de instrucciones, funciones, muchas de las cuales
están directamente relacionadas con el ambiente grafico de Windows.
S
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D
Imagen Nº 1.- El IDE de Visual Basic 6.0 de Windows XP.
2.2.10.1.- CARACTERISTICAS DEL VISUAL BASIC.
Programación con solo arrastrar y colocar, a través de un entorno completo que le
proporciona todo lo necesario para generar aplicaciones para Windows.
Entorno inteligente de programación, un generador de instrucciones e información
rápida, no necesita memorizar comandos ni elementos del lenguaje. Escriba sólo una
parte de una palabra, haga clic en el comando Autocompleto y Visual Basic hará el
resto.
Contiene un editor de código que detecta y sugiere cambios para corregir errores
tipográficos y de programación.
Herramientas para el acceso de datos le permite crear bases de datos y aplicaciones
para los formatos de los manejadores de bases de datos más conocidos, incluyendo
Microsoft SQL Server.
S
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VA
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S
E
R
S
O utilizar la funcionalidad proporcionada para otras
La tecnología ActiveX®H
le permite
C
E
R el procesador de textos Microsoft Word, la hoja de calculo
aplicaciones,
como
DE
Microsoft Excel y otras aplicaciones.
2.2.11.- MICROSOFT ACCESS.
Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un
único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos en
contenedores de almacenamiento independientemente denominados tablas; puede ver,
agregar y actualizar datos de la tabla por medio de formularios en pantallas; puede
asimismo buscar y recuperar sólo los datos que desee por medio de consultas: y puede
analizar o imprimir datos con un diseño específico por medio de informes. Puede
permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde
Internet o hasta una Intranet por medio de páginas de acceso a datos.
Para almacenar los datos, crea una tabla para cada tipo de información de la que hace
el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario,
informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.
Para buscar y recuperar tan solo los datos que cumplen las condiciones
especificadas, incluyendo datos de varias tablas, crea una consulta. Una consulta
S
O
D
cálculos predefinidos o personalizados en los datos. RVA
SE
E
R
OS
H
C
E
Para ver, escribir
DER y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, crea
también puede actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar
un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o
más tablas, y los muestran en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para
formularios, o con un diseño que crea desde el principio.
Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, crea un
informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y
otro informe de datos diferentes con formatos para imprimir etiquetas postales.
Para que los datos estés disponibles en Internet o en una Intranet con el fin de hacer
informes, escribir datos o analizar datos de manera interactiva, utilice una página de
acceso a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas y los muestran
en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para páginas, o con un diseño que
crea desde el principio. Los usuarios pueden interactuar con los datos gracias a las
características de la página de acceso a datos.
2.3.- SISTEMA DE VARIABLES E INDICADORES.
Bavaresco (1994,), expresa: “Las variables representan las diferentes condiciones,
características, cualidades y modalidades que asumen los objetivos en estudio desde el
inicio de la investigación. Constituyen la imagen inicial del concepto dado dentro del
marco teórico. Ellas en sí, son el producto de un flujo de ideas que pueden tener su
asiento en la creatividad de quien investiga, donde es posible la captación del
fenómeno, brindando significado a los fenómenos observados por medio de relación
S
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VA
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S
perceptibles
E
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S
HO
9 Variable A: Sistema de Información Automatizado.
EC
R
E
D
9 Variable B: Administración de Biblioteca Universitaria.
2.3.1- INDICADORES:
9 Sistema.
9 Información.
9 Automatización.
9 Materiales bibliográficos.
2.4- CONCEPTUALIZACION Y OPERACIONALIZACION DE LAS
VARIABLES.
Sistema: Un sistema es «un conjunto de objetos y de relaciones entre esos objetos y
sus propiedades. De manera que en realidad cualquier cosa es un sistema o, mejor
dicho, cualquier cosa puede ser considerado como un sistema. La relevancia de las
relaciones por las que a un conjunto de objetos lo consideramos como un sistema
dependerá de los propósitos que persigamos en nuestra investigación.
Sistema Automatizado: Es aquel donde se transfieren tareas de producción,
realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos
tecnológicos.
S
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D
2.5.- DEFINICIÓN
DE TÉRMINOS BÁSICOS.
Ž
Algoritmo: Conjunto de procedimientos estructurados mediante los cuales se
obtiene un resultado con un número de pasos. (GOEL, A. 1990, Pág. 199)
Ž
Archivo: Lugar donde se guarda o conserva los documentos públicos
particulares.
Ž
Automatización: sistema de fabricación diseñado con el fin de usar la
capacidad de las maquinas para llevar a cabo determinadas tareas anteriormente
efectuadas por seres humanos, y para controlar la secuencia de las operaciones
sin intervención humana.
Ž
Base de dato: Es una colección de archivos, que sirve de fuente central de datos
significativos, los cuales son compartido por numerosos usuarios para diversas
aplicaciones.
Ž
Biblioteca: Palabra de origen griego, formada por biblios, lugar donde lugar
donde se guardan una cosa; en este caso expresa el lugar o local donde se
conserva los libros, ordenado para su lectura. La palabra biblioteca también
puede expresar una colección de libros o material escrito o impreso.
Ž
Biblioteca escolar: Es una biblioteca creada en la misma escuela, donde
empieza a tomar contacto con el mundo que rodea y va descubriendo el porque
de las cosas.
S
O
D
VA
R
E
concreto o un grupo de temas. EnE
el S
sentido más amplio, sería toda biblioteca
R
S
O
que conserva cualquier
colección peculiar: películas, libros de una época o país
H
C
E
concreto.
DER
Ž
Biblioteca especializada: Es la que tiene un fondo bibliográfico sobre un tema
Ž
Biblioteca infantil: Son biblioteca basado en los mismos principios que las
bibliotecas escolares.
Ž
Biblioteca pública: Son biblioteca de carácter general, que deben ofrecer a
niños, jóvenes y adultos la posibilidad de estar al corriente del desarrollo
científico y literario de la época.
Ž
Comunicación de datos: Grupo de componentes interconectados para ejercer la
función de un circuito deseado. (Mc-Graw Hill, 1991, Pág. 67).
Ž
Compilador: programa que lee un programa escrito en un lenguaje, el lenguaje
fuente, y lo traduce a un programa equivalente en otro lenguaje objeto. Marco
Cantú (2000).
Ž
CPU: Unidad de Control de Procesos, puede ser un único chip o una serie de
chips que realizan cálculos aritméticos y lógicos y que temporizan y controlan
las operaciones de los demás elementos del sistema. (MICROSOFT, ENCARTA
2001)
Ž
Datos: representaciones abstractas de hechos u objetos, generalmente formadas
mediante combinaciones ordenadas de caracteres alfabéticos, numéricos, y
especiales.
Ž
Diccionario: Son libros que contiene una lista alfabética de las voces de un
idioma o de un grupo especial de ellas, con la explicación de su significado. Los
S
O
D
VA
R
E
corriente y diferentes significados de
laS
palabra.
E
R
OS
H
C
E
Enciclopedia:
DER Esta incluye información detallada sobre distinto temas de los
hay que relacionan el significado del lenguajes, su pronunciación, ortografía y
origen de las palabras. A veces también indica sinónimo, antónimo, frases
Ž
conocimientos humanos: literatura, filosofía, religión, historia, etc.
Ž
Fichero: Es donde se encuentra un conjunto de fichas que forman los distintos
catálogos de las biblioteca. El sistema de fichero más utilizado es el que tiene
varillas sujetadoras, para la colocación de fichas, evitando de este modo que se
altere el orden de las mismas.
Ž
Diseño: Descripción o bosquejo de alguna cosa, hecho por palabras. Proyecto
del aspecto externo de un objeto de uso o producto a ser destinado a ser
fabricado en masa mediante un proceso de mecanización. (Enciclopedia
SALVAT, Tomo 4, Pág. 1094).
Ž
Hardware: Conjunto de elementos materiales de un ordenador electrónico.
Propiamente dicho, no es más que la parte física, los equipos que conforman un
computador, así como también los periféricos. (MICROSOFT, ENCARTA
2001)
Ž
Información: Es todo aquello que nos permite adquirir cualquier tipo de
conocimiento dicho estos en otras palabras la información es todo aquello que
nos ayuda a definir en ambiente que nos rodea.
Ž
Interfaz: Zona de comunicación o acción de un sistema sobre otro. Dispositivo
que conecta dos aparatos o circuitos. Forma en la que el sistema se comunica
con el usuario, la forma en que el usuario la percibe.
S
O
D
VA
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E
S deriva de latín liber, corteza de árbol
los mensajes escritos. Etimológicamente
E
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S
O
sobre la que se escribía
antiguamente.
H
C
E
DER
Ž
Libro: Palabra utilizada para designan las diferentes formas de presentación de
Ž
Método del ciclo de vida para el desarrollo de sistema: Es el conjunto de
actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e
implantar un sistema de información.
Ž
Monitor: Pantalla para visualizar la información. (MICROSOFT, ENCARTA
2001)
Ž
Operación: Elemento constituyente de una instrucción que le indica a la CPU
que instrucciones ha de ejecutar.
Ž
Periódico: Publicación impresa que aparece periódicamente (diaria, semanal o
mensual), con artículos y noticias sobre diversas materias.
Ž
Programa: Secuencia de instrucciones introducidas en la CPU y compresibles
por el autómata, que permiten la solución de una determinada tarea.
Ž
Registro: Dispositivo compuesto por biestables capaz de almacenar un dato de
un determinado numero de bits. Pueden ser internos o externos.
Ž
Requerimiento: Acción de requerir o efecto de requerir. Aviso, manifestación o
pregunta que se hace a alguien. Los requerimientos son muy importantes a la
hora de concebir un sistema de información, ya que representa la necesidad del
usuario de resolver en determinada situación y es la razón principal, por la que
se decide desarrollar dicho sistema (MICROSOFT, ENCARTA 2000).
Ž
varias materias.
Ž
S
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D
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E
S
Revista: Publicación periódica generalmente ilustrada, con artículos sobre
E
R
S
Servicios de préstamos:
HOEs el servicio que posibilita el uso de los libros en
C
E
R casa, facilitando así la lectura en nuestros ratos libres, o continuar
nuestra
DEpropia
nuestro trabajo o investigación en las horas en que la biblioteca este encerrada.
Ž
Sistema: Es un conjunto de componentes que interrelaciona entre sí para lograr
un objetivo común.
Ž
Sistema Bibliotecario: Son sistema de información cuyo fin es el de permitir a
sus usuarios el acceso de los documentos primarios (libros, revistas, informes,
tesis, periódicos).
Ž
Sistema de Información: Es un sistema hombre-maquina que provee
información para el apoyo de las funciones de operaciones, gerencia y tomas de
decisiones en una organización.
Ž
Sistema Operativo: es aquel que se encarga de de administrar los recursos de la
computadora.
Ž
Software: Conjuntos de instrucciones que al ser utilizadas en forma estructurada
y una sintaxis definida, sirven para lograr un funcionamiento específico.
(ARTERO, 1995).
Ž
Usuario: Persona que hace uso de un sistema de información como medio para
la ejecución de sus actividades o tareas.
EC
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S
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S
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S
S
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D
CAPÍTULO III.
3.1.- TIPO DE INVESTIGACIÓN.
La investigación realizada es de tipo explicativa, pues responde a la necesidad de
diseñar un sistema de información que facilite la circulación de materiales
bibliográficos en una biblioteca.
Las investigaciones explicativas, según Oviedo González (2000), están dirigidos a
S
O
D
VA
ocurre un fenómeno, en que condiciones seS
daE
oR
porque dos o mas variables están
Eestructuradas ya que implica exploración,
R
S
relacionadas. Son las investigaciones
más
HO
C
E
descripción y E
R además del sentido de entendimiento del fenómeno a que se
D correlación
responder a las causas de los eventos físicos o sociales. Trata de responder porque
hace referencia.
La variable clave de este sistema es la administración de la información, la cual se
encuentra correlacionada con el control, planificación,
toma de decisiones, y la
generación de reportes exactos de la información. Estos procesos fueron explorados y
descritos durante la investigación, cumpliéndose así lo expuesto en el concepto de
investigación explicativa.
3.2.- TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN.
Para consolidar la información presente en la investigación se recurrió a las
siguientes fuentes:
9 Libros de Metodología Científica.
9 Libros de Computación
9 Enciclopedias multimedia.
9 Consultas a paginas Web (Internet).
9 Trabajos especiales de grado.
S
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D
VA
R
E
S
9 Diccionarios enciclopédicos.
E
R
S
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EC
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E
D
3.3.- METODOLOGÍA DEL DISEÑO.
Para realizar las actividades relacionadas al análisis y el diseño de sistemas de
información, se requiere el cumplimiento de varios pasos o etapas que permitan a una
organización o establecimiento eficiente durante el desarrollo de su trabajo. Los pasos o
metodología empleada en este esta investigación fue la referida por James Senn para el
desarrollo de Sistemas de Información, en su libro análisis y Diseño de Sistemas de
Información, 2da Edición, publicado en México por el grupo de McGraw-Hill (1992).
Las fases principales de la metodología del desarrollo de sistemas, al igual que su
ciclo de vida, fueron ampliamente documentados en el Marco Teórico de la
Investigación. No obstante dada la importancia de la investigación y la necesidad de
estar en contacto con e desarrollo del sistema en todas sus etapas para así poder
comprender mejor su evolución, ha continuación se citan brevemente los pasos o fases
principales:
9 Investigación Preliminar.
9 Determinación de Requerimientos
9 Diseño del Sistema.
9 Construcción del software
9 Prueba del sistema.
9 Implantación y evaluación del sistema.
Para la presentación, formal del proyecto, se tomo referencialmente al autor antes
mencionado, por considerársele como uno de los métodos más prácticos y asertivos.
S
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D
VA
R
E
S
3.4.- CICLO DE VIDA CLÁSICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
E
R
S
HO
EC
R
E
D para desarrollar e implantar un sistema de información, las cuales se
usuarios realizan
Según Senn (1992), es el conjunto de actividades que los analistas diseñadores y
exponen a continuación.
3.4.1.- INVESTIGACIÓN PRELIMINAR.
La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información puede originarse por
varias razones; sin importar cuales sean estas, el proceso se inician siempre con la
petición de una persona–administrador, empleado o especialista en sistemas.
Esta actividad tiene tres partes: aclaración de la solicitud, estudio de factibilidad y
aprobación de la solicitud.
3.4.2.- DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA.
El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas
importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Es por esta razón
que el proceso de adquirir información se denomina con frecuencia Investigación
detallada.
3.4.3.- DISEÑO DEL SISTEMA.
S
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D
VA
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S
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R
S
HO
EC
R
E
Dsistema cumplirá con los requerimientos identificados durantes la fase de
en la que el
El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma
análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, a esta etapa como diseño lógico en
contraste con la de desarrollo de software a la que denominan diseño físico.
3.4.4.- DESARROLLO DE SOFTWARE.
Los encargados de desarrollar software pueden instalar software comprado a terceros
o escribir programas diseñados a la medida del solicitante.
Por regla general los programadores que trabajan en grandes empresas pertenecen a
un grupo permanente de profesionales, en empresas pequeñas donde no hay
programadores, se pueden contratar servicios externos de programación.
9 Pruebas de sistemas.
Durante la fase de pruebas de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental
para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir que funciona de acuerdo con
las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo hagan. Se
alimentan como entradas conjuntos de datos de prueba para su procesamiento y después
se examinan los resultados.
9 Implantación y evaluación.
S
O
D
VA
R
E
S
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R
S
Es el proceso de verificar
instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la
He O
C
E
R
E todos los archivos de datos necesarios para utilizarla.
aplicación D
y construir
Con el tiempo debe darse mantenimiento a las aplicaciones: realizar cambios y
modificaciones en el software, archivos o procedimientos para satisfacer las nuevas
necesidades de los usuarios.
La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes.
La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones:
™ Evaluación Operacional.
™ Impacto Operacional.
™ Opinión de los administradores.
™ Desempeño del desarrollo.
S
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S
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R
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E
D
CAPÍTULO IV
4.1- ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS ACTUALES
La propuesta de este sistema fue inspirada en la necesidad de mejorar diversos
aspectos en cuento al control de la información, en las bibliotecas universitarias.
El manejo del sistema actual de préstamo a los estudiantes comprende las siguientes
fases:
S
O
D
VA
R
E
S bibliográfico a solicitar.
obtendrían los datos necesarios del E
material
R
S
Obtener una planilla,
laO
cual debe ser llenada correctamente con los datos del
H
C
E
material
solicitar.
DEaR
9 Ejecutar una búsqueda en un fichero (registro físico), y por consiguiente
9
9 Entregar la planilla al bibliotecario de turno, para que realice la búsqueda
manualmente, sin la certeza de sabe si se encuentra o no disponible.
9 Si el material esta disponible, le preguntara al usuario que tipo de préstamo
desea realizar: interno o externo.
9 Si el préstamo es de tipo externo, es necesario registrar en un archivo físico, los
datos del estudiante, además regularmente el material es entregado a cambio de
una identificación, (carnet, cedula de identidad, entre otros).
9 El bibliotecario asigna una fecha de entrega, la cual debe ser respetada para no
caer en sanción.
9 Después de todo esto se consigna una firma en una ficha para llevar el control.
El inventario de la biblioteca se lleva a cabo mediante la utilización de archivos
manuales, por medio de conteo de cada libro para luego ser plasmado en los archivos.
Tomando en cuenta cada cota (Qta), referencia (Ref), títulos, nombre del autor, fecha de
publicación y ediciones de cada material bibliográfico.
Por todo lo anteriormente mencionado, se presentan los principales aspectos que
motivación la creación de este sistema:
9 Lentitud en los procesos de información.
9 Dificultad en el respaldo de la información.
9 Dificultad en la consulta de información.
9 Desorganización de los procesos actuales.
En vista de esta situación se recomienda la elaboración de un sistema novedoso,
S
O
D
VA
R
E
confiabilidad y facilidad de acceso, ya que E
un S
sistema eficaz contribuye a incrementar la
R
OdeSatención al usuario.
productividad así como la calidad
H
C
E
DER
rápido y eficiente, que no solamente agilice y facilite el trabajo, sino, que proporcione
también un nuevo mecanismo de registro y control que suministre datos con mayor
4.2.- ANÁLISIS DEL SISTEMA PROPUESTO.
4.2.1.- FACTIBILIDAD TÉCNICA.
Hardware para la aplicación:
9 Se recomienda dos equipos Intel Pentium de 166 o mayor (Pentium II 400
Mhz).
9 64 Mb RAM (128 Mb se recomienda)
9 100 Mb de espacio libre en disco)
9 CD-ROM Drive
9 Monitor VGA o uno de mayor resolución.
9 Mouse.
9 Tarjeta de red
9 Impresora
9 Teclado
Software:
S
O
D
RVMe,AWindows 98, o Windows
9 Sistema operativo Windows 2000,S
Windows
E
RE
S
NT 4.0, con ServiceO
Pack
5.
H
C
E
9 Visual
Basic
6.0.
R
DE
9 Microsoft Access.
4.2.2.- FACTIBILIDAD OPERATIVA.
El sistema esta desarrollado en un ambiente Windows (98, NT, 2000, XP), lo cual
reduce el impacto de transición en los usuarios y proporciona una curva de aprendizaje
y adaptación bastante elevada, además de que se contara con la presencia de menus de
ayuda.
El usuario realiza una búsqueda según las siguientes características: Nombre del
material bibliográfico, titulo y/o materia, el sistema entonces se enlaza con la base de
datos comparando los datos ingresados con los ya almacenados, generando entonces
una respuesta de la información requerida, si el material bibliográfico se encuentra
disponible el préstamo puede ejecutarse, el bibliotecario por consiguiente le pedirá al
usuario el numero de identificación y el código del material solicitado.
4.2.3.- FACTIBILIDAD ECONÓMICA.
El diseño de esta propuesta origina una serie de beneficios, lo suficientemente
relevantes como para considerar en lo más mínimo la valorización económica asociada.
Los gastos asociados al desarrollo de esta propuesta son los siguientes:
S
O
D
VA
R
9 Adquisición de los equipos (Hardware).
E
S
E
R
9 Instalación del sistema
OenSlos equipos.
H
C
9 Adiestramiento
ERE del personal usuario del sistema.
D
9 Ejecución del sistema.
9 Elaboración del sistema.
4.3.- DISEÑO GENERAL DEL SISTEMA PROPUESTO.
Según Senn (1992), Pág. 36; el diseño de un sistema de información “Produce los
detalles que establecen la forma en a que el sistema cumplirá con los requerimientos
identificados en la fase de análisis.
De tal forma en este proyecto, donde se evalúa el análisis y el diseño de una
propuesta, esta fase comprende varias etapas y definiciones: Estructura de la base de
datos, Procesos relacionados, Diagramas de flujo de datos (DFD), Diccionario de datos,
Herramientas del sistema, Formatos de reportes y pantallas.
4.3.1- HERRAMIENTAS DEL SISTEMA
Para el desarrollo de esta propuesta, se seleccionaron dos de las herramientas de
programación mas eficaces en el manejo de la información como son: Visual Basic 6.0
y Microsoft Access, esta ultima se encargo de administrar las tablas del sistema y de
conservar la integridad de los datos, en este sentido se puede decir que todas ofrecen
una gran confiabilidad a la hora de programar.
4.3.2- ESTRUCTURAS DE LA BASE DE DATOS.
S
O
D
Arecolectada la información
La elaboración de la base de datos se lleva a caboR
unaV
vez
E
S
E
proveniente de los estudiantes universitarios
y del material bibliográfico existente en la
R
OS
H
C
institución.
E
DER
4.3.3.- DESARROLLO DEL SISTEMA PROPUESTO.
4.3.3.1.- SISTEMA PARA BIBLIOTECARIO.
4.3.3.1.1.- MENU PRINCIPAL
S
O
D
VA
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E
S
E
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S
HO
EC
R
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D
Esta pantalla puede acceder todas las opciones del sistema
4.3.3.1.2.- CONTROL DE PRÉSTAMOS:
S
O
D
VA
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E
S
E
R
S
HO
EC
R
E
D
Esta permite a los bibliotecarios manejar la información referente al material
bibliográfico prestado así como la identificación de los usuarios.
4.3.3.1.3.- NUEVO PRESTAMO:
S
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D
VA
R
E
S
E
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S
HO
EC
R
E
D
Esta permite al usuario registrado realizar un nuevo préstamo de material
bibliográfico, para ello es necesario introducir el numero de identificación del usuario, y
el tipo de préstamo a realizar.
S
O
D
VA
R
E
S
E
R
S
HO
EC
R
E
D
Una vez de haber ingresado el numero de identificación, y definido el tipo de
préstamo, se muestra la siguiente ventana, que refleja los datos del estudiante, y se le
agrega
los códigos del material bibliográfico solicitado, si estos se encuentran
disponibles el préstamo se da por hecho.
S
O
D
VA
R
E
S
E
R
S
HO
EC
R
E
D
Cuando este proceso ha finalizado, el sistema muestra una ventana confirmando el
éxito del préstamo.
4.3.3.1.4.- REGISTROS DE ESTUDIANTES:
S
O
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VA
R
E
S
E
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S
HO
EC
R
E
D
Esta pantalla permite a los bibliotecarios manejar la información concerniente a los
estudiantes, establecer búsquedas, crear nuevos ingresos, editar información e
igualmente eliminar algún registro de estos usuarios. Permite de igual forma conoce si
esta activo en ese momento.
4.3.3.1.5.- REGISTROS DE LIBROS:
S
O
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VA
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E
S
E
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S
HO
EC
R
E
D
Permite al bibliotecario establecer una búsqueda con los rangos característicos de los
libros visualiza de igual forma la disponibilidad de los mismos, permite crear nuevos
ingresos, editar y eliminar del sistema este tipo de material bibliográfico.
4.3.3.1.6.- REGISTROS DE HEMEROTECA:
S
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VA
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E
S
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S
HO
EC
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E
D
Permite al bibliotecario establecer una búsqueda con los rangos característicos de
revistas y periódicos, visualiza de igual forma la disponibilidad de los mismos. Permite
crear nuevos ingresos, editar y eliminar del sistema este tipo de material bibliográfico.
4.3.3.1.7.- REGISTRO DE PROYECTOS Y TESIS:
S
O
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E
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E
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S
HO
EC
R
E
D
Permite al bibliotecario establecer una búsqueda con los rangos característicos de
revistas y periódicos, visualiza de igual forma la disponibilidad de los mismos. Permite
crear nuevos ingresos, editar y eliminar del sistema este tipo de material bibliográfico.
4.3.3.2.- SISTEMA PARA EL USUARIO.
4.3.3.2.1.- MENÚ PRINCIPAL.
S
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EC
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D
Esta pantalla puede acceder todas las opciones del sistema para el usuario.
4.3.3.2.2.- BUSQUEDA DE LIBROS.
S
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S
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D
Permite que el usuario pueda buscar la información del libro.
4.3.3.2.3.- BUSQUEDA DE HEMEROTECA.
S
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E
S
E
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S
HO
EC
R
E
D
Permite que el usuario pueda buscar la información de la hemeroteca.
4.3.3.2.4.- BUSQUEDA DE PROYECTO Y TESIS.
S
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Permite que el usuario pueda buscar la información del proyecto y tesis.
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S
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S
HO
CONCLUSIÓN.
Aumentar la confiabilidad en la Información significa que aquellos que manejan
grandes cantidades de datos tienen cada vez una mayor responsabilidad. Los sistemas
de información deben ser capaces, utilizables confiables, y por encima de todo servir
como medios para alcanzar fines sin convertirse en un fin por si mismos.
La tecnología se ha desarrollado con vertiginosa rapidez, pero el aspecto mas
S
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S
importante de cualquier sistema es la experiencia humana y el empleo de de ideas para
aprovechar la automatización con la finalidad de hacer mas fácil las tareas necesarias.
E
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S
La aplicación de este sistema
HOen una institución universitaria, reduciría enormemente
C
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ERde atención al estudiante, el fácil manejo del programa con ventanas
el tiempo de
Despera
explicitas permiten al usuario entrar en una búsqueda amigable, los bibliotecarios no
necesitaran de un costoso ni duro adiestramiento, es un sistema confiable y de fácil
manejo.
Este sistema de información automatizado, con los requerimientos antes expuestos,
funciona de manera apropiada, es fácil de utilizar, y se puede adecuar a cualquier
institución universitaria, ayuda a las personas a trabajar con mayor eficiencia, y su
utilidad puede llegar a ser ilimitada.
S
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S
EC
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E
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R
S
HO
RECOMENDACIONES.
Este sistema de información remitiría establecer nuevos aires de tecnología eficaz en
los siguientes aspectos: Búsqueda, Almacenamiento de datos, Control de la
información, y Reportes.
Para el excelente desempeño de este sistema se recomienda:
S
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S
Verificar la compatibilidad de los equipos.
E
R
OS
Probar el sistema propuesto.
H
C
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Implantar
el sistema propuesto.
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9 Adiestrar el personal bibliotecario y/o usuario del sistema.
9 Verificar el buen funcionamiento de los equipos de computación.
9
9
9
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D
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S
HO
BIBLIOGRAFÍA.
FUENTES, M. & NAVARRO, M. (1999). “Desarrollo de un Sistema de
Información automatizado para el Control de una Biblioteca Educativa.” Tesis
Especial de Grado. Universidad Rafael Urdaneta. Maracaibo.
HERNADEZ JESSIE (2001). “Desarrollo de Intranet para el Acceso Remoto de
la Biblioteca de la Universidad Rafael Urdaneta.” Tesis Especial de Grado.
S
O
D
VA
R
E
S y Diseño de Sistemas.” Editorial
KENDALL, K & KENDALL, J. “Análisis
E
R
S 1991.
OS.A.
Prentice-Hall Hispanoamericana,
H
C
E
DER
Universidad Rafael Urdaneta. Maracaibo.
Centro de Entrenamiento y Desarrollo Integral en Computación (CEDIC).
“Microsoft Visual Basic 6.0. Básico-Avanzado”. Edición Profesional. MaracaiboZulia.
Centro de Entrenamiento y Desarrollo Integral en Computación (CEDIC).
“Microsoft Access 2000”. Microsoft Office. Maracaibo-Zulia.
SENN, JAMES A. “Análisis y Diseño de Sistemas de Información.” Editorial
McGranw-Hill. México 1995.
TAMAYO MARIO. “El Proceso de la Investigación Científica.” 2da. Edición,
Editorial Limusa, S.A., de C.V. Balderas 95, México, D.F.
SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA LA
ADMINISTRACION DE UNA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
DICCIONARIO DE DATOS DEL SISTEMA PROPUESTO.
EC
R
E
D
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S
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S
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VA
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S
SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA LA
ADMINISTRACION DE UNA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
DICCIONARIO DE DATOS DEL SISTEMA PROPUESTO.
DICCIONARIO DE DATOS DEL SISTEMA PROPUESTO.
FORMATO DE FLUJO.
S
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VA
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E
S de materiales Bibliográfico.
Descripción
Proceso recepción de
solicitud
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OdeSPréstamo.
Flujo Entrante
Solicitud
H
C
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Flujo Saliente
DER Solicitud Recibida.
Nombre
(1.0) Recibir solicitud de préstamo.
Nombre
(3.0) Validad Datos de Solicitud.
Descripción
Proceso de búsqueda para la comparación de solicitud con el
Archivo del material bibliográfico.
Flujo Entrante
Solicitud Recibida, Dato Personales del Alumno, Archivo del
Material Bibliográfico.
Flujo Saliente
Archivo del Material Bibliográfico.
Nombre
(2.0) General Recibo Prestado.
Descripción
Proceso que muestra la información del material que se esta
prestando.
Flujo Entrante
Datos Validados.
Flujo Saliente
Recibo de Préstamo.
SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA LA
ADMINISTRACION DE UNA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
DICCIONARIO DE DATOS DEL SISTEMA PROPUESTO.
Nombre
(3.1) Aceptar Solicitud Recibida
Descripción
Proceso de aprobación de la solicitud.
Flujo Entrante
Solicitud Recibida.
Flujo Saliente
Solicitud Aceptada
Nombre
S
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E
S
E
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S
HO
C que si la solicitud existe en el archivo del material
EProceso
R
E
D
Descripción
(3.2) Comparar Solicitud con el Registro
bibliográfico.
Flujo Entrante
Solicitud Aceptada, Datos Personales del Alumno, Archivo del
Material Bibliográfico.
Flujo Saliente
Archivo del Material Bibliográfico.
Nombre
(3.3) Aprobar Solicitud.
Descripción
Proceso aceptado la solicitud.
Flujo Entrante
Archivo del Material Bibliográfico.
Flujo Saliente
Dato Validado
SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA LA
ADMINISTRACION DE UNA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
DICCIONARIO DE DATOS DEL SISTEMA PROPUESTO.
FORMATO DE PROCESO.
Nombre del Proceso
Solicitud de Préstamo
Descripción
Formato que registra y controla los préstamo
De los Procesos
--------------
S
O
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S
E
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HO
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R
E
D
A los Procesos
(1.0) Recibir solicitud de préstamo
Nombre del Proceso
Solicitud Recibida
Descripción
Formato que comienza la búsqueda.
De los Procesos
(1.0) Recibir solicitud de préstamo
A los Procesos
(3.0) Validad Datos de Solicitud
Nombre del Proceso
Dato Personales del Alumno
Descripción
Formato que registra los estudiante para hacer préstamo.
De los Procesos
---------------
A los Procesos
(3.0) Validad Datos de Solicitud
Nombre del Proceso
Datos Validados
Descripción
Formato aceptado para el préstamo
De los Procesos
(3.0) Validad Datos de Solicitud, (3.1) Aprobar Solicitud
A los Procesos
(2.0) General Recibo Prestado
SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA LA
ADMINISTRACION DE UNA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
DICCIONARIO DE DATOS DEL SISTEMA PROPUESTO.
Nombre del Proceso
Recibo de Préstamo
Descripción
Formato que queda registrado el préstamo.
De los Procesos
(2.0) General Recibo Prestado
A los Procesos
------------
S
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S
E
R
S
HO
C Aceptada
ESolicitud
R
E
D
Descripción
Aprobación de la solicitud.
Nombre del Proceso
De los Procesos
(3.1) Aceptar Solicitud Recibida
A los Procesos
-------------
SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA LA
ADMINISTRACION DE UNA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
DO
A
V
R
CARTA ESTRUCTURAR
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S
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CH
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DE
S
SISTEMA DE INFORMACION AUTOMATIZADO PARA LA AMINISTRACION DE UN BIBLIOTECA
UNIVERSITARIA
DATOS
PRESTAMO
REPORTES
AYUDA
NUEVO
ESTUDIANTES
ESTUDIANTE ACTIVO
CONTROL
LIBROS
ESTUDIANTE INACTIVO
CERRAR
HEMEROTECA
LIBROS
PROYECTO / TESIS
PERIODICOS Y
REVISTA
PROYECTO / TESIS
PRESTAMO POR
ENTREGAR
SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA LA
ADMINISTRACION DE UNA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
S
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A
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
DEl SISTEMA PROPUESTO
V
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NIVEL 2
SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA LA
ADMINISTRACION DE UNA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
S
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A
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
DEl SISTEMA PROPUESTO
V
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ES
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S
O
H
C
E
DER
NIVEL 1
SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO PARA LA
ADMINISTRACION DE UNA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
S
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A
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
DEl SISTEMA PROPUESTO
V
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NIVEL 0