Firmado digitalmente por Universidad Tecnològica de Universidad Tecnològica Querètaro Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad Tecnològica de Querètaro, o=UTEQ, ou=UTEQ, [email protected], c=MX de Querètaro Fecha: 2014.05.07 14:08:30 -05'00' UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Nombre del proyecto: “REESTRUCTURACIÓN DE LOS PROCESOS DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL” Empresa: SECRETARIA DE LA JUVENTUD DEL ESTADO DE QUERÉTARO Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: INGENIERO EN INNOVACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL Presenta: CAMACHO LUNA YADIRA PATRICIA Asesor de la UTEQ Lic. Armando Duran Álvarez Asesor de la Organización C. Joaquin Baena Quijano Santiago de Querétaro, Qro. Mayo del 2014 RESUMEN El propósito de este proyecto es la reestructuración del proceso de reclutamiento y selección con el que cuenta la Secretaria de la Juventud, la finalidad fue mejorar dicho proceso para poder atraer más y mejores candidatos para poder cumplir con los requerimientos de las vacantes que las empresas demandan. Para la reestructuración del proceso de reclutamiento y selección se realizó un estudio general de cada uno de los procedimientos llevados a cabo en la Secretaria de la Juventud, filtrando procedimientos ineficientes al igual que integrando otros para complementar el proceso general, haciendo más eficiente y eficaz el reclutamiento y la selección de los posibles candidatos. La evaluación de los candidatos, sus potencialidades, aptitudes y capacidades se maximizó, como resultado el proceso de reclutamiento y selección se mejoró, atrayendo más y mejores candidatos. Finalmente la reestructuración del proceso de reclutamiento logra cumplir con el principal objetivo, al mejorarlo se satisfacen los requerimientos y las demandas que las empresas solicitan cubrir, haciendo de la selección de los candidatos un éxito. (Palabras clave: reestructuración, proceso, selección) 2 SUMMARY The purpose of this project was to restructure of the recruitment and selection process. An analysis processes that SEJUVE does to recruit and select staff and hence able to restructure the procedures was performed. All this depends on performance and employee productivity against companies indicators. The way these people work and interact with each other, will largely determine the success of the organization. With this project I realized the importance how staff is selected. Some low skilled people cause great losses to companies, both by errors in various methods, such as lost time. Equally, people with an unsuitable character can conflicts occur, disrupting the harmony that should exist between individuals, which inevitably affect the overall job performance. Therefore, there must be a rigorous and effective way to bring the best possible contingent to the success of the organization. The recruitment project helped me gain experience and it also helped me get my next job with similar responsibilities. 3 ÍNDICE RESUMEN .......................................................................................................... 2 SUMMARY.......................................................................................................... 3 ÍNDICE ................................................................................................................ 4 I. INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 4 II. ANTECEDENTES ........................................................................................... 7 III. JUSTIFICACIÓN .......................................................................................... 12 IV. OBJETIVOS ................................................................................................ 13 V. ALCANCE .................................................................................................... 14 VI. ANÁLISIS DE RIESGOS ............................................................................. 16 VII. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ................................................................ 18 VIII. PLAN DE ACTIVIDADES .......................................................................... 33 IX. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS ................................................. 34 X. DESARROLLO DE PROYECTO .................................................................. 37 XI. RESULTADOS OBTENIDOS ...................................................................... 47 XII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................. 48 XIII. BIBLIOGRAFÍAS 4 4 I. INTRODUCCIÓN La universidad Tecnológica del Estado de Querétaro promueve el desarrollo académico de sus estudiantes con su modelo educativo que consiste en un programa de educación de 70% prácticas y 30% teórico, ahora con su continuidad de estudios a nivel Ingeniería, formado profesionistas responsables, capaces y comprometidos principalmente a impulsar el desarrollo del sector productivo y comercial del estado de Querétaro así como el del país. Ofreciendo en esta modalidad una educación de excelente calidad a lo largo de 16 meses y posteriormente desempeñando sus estadías profesionales en los siguientes 4 meses, poniendo en práctica todos sus conocimientos adquiridos en su estancia en la Universidad, aplicados en una empresa, organización o institución del estado de Querétaro o en algún otro estado de la Republica. La Secretaría de la Juventud se encarga de crear políticas públicas e implementar acciones para el desarrollo integral de los jóvenes de los diferentes municipios del estado de Querétaro. Fomenta el interés por crear y ayudar a mejorar su entorno, con programas como: Legislatura Juvenil, Proyectos Juveniles, Debate Político, Premio Estatal de la Juventud, Espacio Poder Joven, Espacio Joven, Comité de Organizaciones sociales y Civiles (OSC) y Voluntariado. 5 Debido a que la población juvenil va en crecimiento y la demanda de trabajo va en relación a este crecimiento, la Secretaría de la Juventud ofrece una Bolsa de Trabajo para jóvenes en la que de acuerdo a su perfil y Brindan opciones de desarrollo laboral a los jóvenes del Estado de Querétaro. Hoy en día la selección de personal permite gestionar los otros subprocesos de gestión humana como: Inducción, entrenamiento, valoración del desempeño, formación y bienestar. Identificare los diferentes proceso y desarrollo de la elección de personal que lleva a cabo SEJUVE, así como los diferentes métodos de selección de Persona para poder hacer una restructuración de los procedimientos de reclutamiento y selección del personal. Los procesos de reclutamiento y selección, tratados en este trabajo, constituyen la mejora para el desarrollo y crecimiento de la SEJUVE. 6 II. ANTECEDENTES Querétaro es actualmente uno de los estados con mayor crecimiento en la inversión nacional y extranjera que recibe. Su localización centralizada con vías de transporte eficientes lo convierte en uno de los corredores logísticos más importantes del país, además de ser atractivo por la seguridad que aún se percibe en la capital y otras entidades del estado. Querétaro es ya foco receptor de inversión proveniente de Canadá, Francia, Alemania, Estados Unidos, Japón, entre otros. La multiculturalidad del Estado además lo sitúa como uno de los más desarrollados y turísticos; sin mencionar el crecimiento exponencial que ha experimentado en los últimos años (debido a la inversión extranjera y nacional), edificios, centros comerciales, puentes, casas, colonias, proyectos habitacionales, fábricas, bodegas logísticas, etc. El Gobierno del Estado, se encuentra dividido en tres poderes: Ejecutivo: representado por el gobernador del estado, elegido por votación por un periodo de 6 años sin posibilidad de reelección. Legislativo: Congreso del Estado representado por 25 diputados de los cuales 15 son elegidos por votación y los otros 10 proporcionales (plurinominales). Judicial: Tribunal Superior de Justicia del Estado de Querétaro 7 En la Constitución de 2008, se establece que el gobierno del Estado hace referencia a cualquiera de los tres poderes, y no solamente el que encabeza el Gobernador en turno. En cada municipio, el poder lo ejerce el Ayuntamiento, el cual se encuentra conformado por el Presidente Municipal y los regidores, quienes tienen funciones reglamentarias y facultades legislativas. En la Secretaría de la Juventud se encargan de crear políticas públicas e implementar acciones para el desarrollo integral de los jóvenes de los 18 municipios del estado de Querétaro. Desde su creación, el 25 de marzo del 2011, están conformados por cuatro áreas: Desarrollo Profesional y Laboral, en la que se encargan de hacer un vínculo entre las escuelas y centros de trabajo con los jóvenes de la entidad, con los programas: Somos Becas, Juventud Emprendedora, Bolsa de Trabajo, entre otros. En Promoción de la Salud se ofrecen asesorías para la toma asertiva de decisiones en temas como: salud sexual y reproductiva, familia, alcoholismo, etc. Los programas que tienen son: Paternidad Responsable y Afectiva, Somos Decisión, Actuando Mejor y Línea de Joven a Joven. El Área de Comunicación se encarga de aperturar espacios de libre expresión para jóvenes, con programas como: la revista digital juventudenmovimiento.com.mx; el programa de televisión Un Cuarto de Expresión y Radio por Internet (RXI). 8 En Desarrollo Social y Humano se encargan de fomentar el interés por crear y ayudar a mejorar su entorno, con programas como: Legislatura Juvenil, Proyectos Juveniles, Debate Político, Premio Estatal de la Juventud, Espacio Poder Joven, Espacio Joven, Comité de Organizaciones sociales y Civiles (OSC) y Voluntariado. Se detectó que uno de los principales problemas señalados por lo jóvenes es el desempleo. Debido a que la población juvenil va en crecimiento y la demanda de trabajo va en relación a este crecimiento, la Secretaría de la Juventud ofrece una Bolsa de Trabajo para jóvenes. Las razones por las cuales se decidió hacer el proyecto de restructuración de los procesos de reclutamiento y selección del personal porque; mientras mejor sea el reclutamiento, más y mejores candidatos se presentarán para el proceso selectivo. Y esto permite encontrar más y mejores candidatos a ocupar las vacantes existentes de las diferentes empresas en el estado de Querétaro. 2.1 Misión Despertar en los jóvenes el sentido de responsabilidad social y motivar su participación para que se den cuenta del impacto que genera sus decisiones en el desarrollo del estado como en el país. Al mismo tiempo desarrollar políticas públicas que fomenten el bienestar de la juventud. 9 2.2 Visión Darnos a conocer como la principal herramienta estratégica que vincule de manera efectiva a jóvenes entre los 16 y 29 años de edad, con el campo laboral del Estado. 2.3 Objetivos Ajustarse completamente al marco legal establecido para la institución. Mantenerse al margen en cuestión a las licitaciones establecidas. Mantener un ambiente de trabajo cordial, solidario y amigable respetando los valores de la empresa. Apoyar las iniciativas de proyectos que prometan activar la economía y generar fuentes de empleo en el municipio. Analizar y evaluar cada proyecto, además de presentarlo ante la Dirección General. Todas las propuestas de proyectos son merecedoras de atención. 10 2.4 Valores Respeto: para nuestros clientes en sus decisiones y así también entre nuestro personal. Sinceridad: ante cada circunstancia que se nos presente y siendo totalmente transparentes principalmente con nuestros clientes. Tolerancia: a nuestros clientes y a sus exigencias, y considerar que nuestro personal puede tener errores que pueden ser tolerables. Confianza: generar la confianza primordialmente entre nuestros trabajadores así estos podrán desempeñarse mejor dentro de la empresa. 11 III. JUSTIFICACIÓN Con base en las estadísticas obtenidas en el Sondeo de Opinión Pública realizado por la Secretaría de la Juventud se detectó que uno de los principales problemas señalados por lo jóvenes es el desempleo. Debido a que la población juvenil va en crecimiento y la demanda de trabajo va en relación a este crecimiento, la Secretaría de la Juventud ofrece una Bolsa de Trabajo para jóvenes en la que de acuerdo a su perfil se le genera como mínimo una opción de trabajo. Las instancias involucradas son: SEJUVEQ, Secretaría del Trabajo, Servicio Nacional de Empleo en Querétaro, SEDESU. Las razones por las cuales se decidió hacer el proyecto de restructuración de los procesos de reclutamiento y selección del personal porque; mientras mejor sea el reclutamiento, más y mejores candidatos se presentarán para el proceso selectivo. Y esto permite encontrar más y mejores candidatos; la capacidad de la empresa para atraer buenos candidatos depende de la reputación de la empresa, el atractivo de su ubicación, el tipo de trabajo que ofrece, etc. Permite contar con una reserva de candidatos a empleo; sin el reclutamiento no habría candidatos a ocupar las vacantes existentes de las diferentes empresas en el estado de Querétaro. 12 IV. OBJETIVOS Objetivo General Brindar opciones de desarrollo laboral a un 30% de los jóvenes del Estado de Querétaro. Objetivos Específicos Conocer los procedimientos para el proceso de reclutamiento y selección de personal del SEJUVE en un lapso de 2 semanas. Diagnosticar el proceso de reclutamiento y selección de personal de la empresa en 1 semana. Proponer mejoras en el proceso de reclutamiento y selección de personal a la empresa al finalizar la estadía profesional. Proporcionar guías metodológicas y prácticas para desarrollar de forma efectiva la selección de candidatos al puesto al término de la estadía Profesional. Proporcionar elementos para crear un entorno de libre competencia, para la selección de personal 13 V. ALCANCE La Secretaría de la Juventud recibe a los jóvenes de 17 a 29 años que están en busca de un empleo. Además gestiona entre las empresas en nuestro Estado vacantes de medio tiempo y tiempo completo, conforme a los lineamientos del Servicio Nacional de Empleo, para cumplir con la demanda de empleo de los jóvenes., también se trabaja en la concertación empresarial para la gestión de vacantes. Con lo anterior se considera que el proyecto de restructuración de los procesos de reclutamiento y selección del personal pretende que tenga un alcance a nivel regional, esto considerando algunos municipios, los más cercanos a Querétaro que tengan una actividad empresarial y que estén considerados dentro de la bolsa de trabajo de la Secretaria de la Juventud. Actividades Generales Diagnostico interno sobre las necesidades Identificar los pasos a seguir en el proceso de reclutamiento de personal. Análisis del proceso de reclutamiento y selección del SEJUVE Identificar los Métodos de reclutamiento Identificar las vacantes requeridas 14 Obtener información del análisis del puesto Aplicar el método adecuado de reclutamiento Cronograma de Actividades 15 VI. ANÁLISIS DE RIESGOS Después de un análisis minucioso a los posibles riesgos que puedan presentar al proyecto, se detectaron: 6.1 Riesgos de que el proyecto no se Implemente. 1.- Falta de interés por parte de los jóvenes Queretanos al momento de hacer contacto con las diferentes empresas. Para esto será parte del proceso del Reclutamiento, es decir que los jóvenes se harán cargo de despertar el interés de las empresas con la elaboración de sus curriculum, utilizando las técnicas y las estrategias que sean necesarias. 2.- Que los recursos que el proyecto requiere rebase el presupuesto establecido para el mismo. 3.- Que no exista el debido interés por parte de las empresas u organizaciones para utilizar este medio en su proceso de reclutamiento y selección del personal. 16 6.2 Riesgos de que el proyecto no se Efectué. 1. La posibilidad de que la información de las fuentes del personal de sejuve sea incorrecta. Aunque se consultan fuentes actuales. La alternativa para eso es verificar la veracidad de las fuentes. 2. Los medio de comunicación que utiliza la SEJUVE no sean los correctos para hacerles llegar la información a las jóvenes. . 17 VII. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 7.1 Antecedentes del Proceso de Reclutamiento y Selección de Personal Para desarrollar el proyecto de restructuración y selección del personal es importante conocer que a través de la historia, y que el hombre hacía selección de los individuos por ciertas cualidades; tales procedimientos selectivos eran desde luego muy rudimentarios. Por ejemplo en la antigua Roma se prefería para trabajos rudos a los esclavos de color por su fortaleza. Al paso del tiempo se evoluciona hacia una selección más adecuada con base en la observación objetiva de las cualidades y características de los individuos, pero no es sino en los orígenes de la psicología aplicada, cuando se empiezan a hacer las primeras evaluaciones psicométricas de los hombres (Arias, 1994). Las actividades o funciones que desempeñan los administradores son tema de debate y conjeturas, pero tradicionalmente están a su cargo los procesos de planeación, organización y control. La administración está relacionada con los diversos recursos o insumos de la organización. Aunque se pueden proponer muchas definiciones de administración general, cualquier definición debe contener cuatro elementos: a) Determinación de las actividades o procesos de la administración general. 18 b) Determinación de los recursos o insumos de la organización. c) Objetivos predeterminados de la empresa. d) Un medio de coordinación completa. El reclutamiento dentro de una empresa es el proceso de atraer personas con el fin de lograr que alguno de ellos se llegue a integrar a la empresa para cubrir los puestos vacantes. El reclutador hace uso de todos los elementos disponibles en la empresa y de todos los recursos materiales y humanos a su disposición para lograr atraer a los mejores elementos del área en que se están solicitando. La selección de personal se define como un procedimiento para encontrar a la persona que cubra el puesto adecuado, a un costo también adecuado 7.2 Definición Reclutamiento Es importante saber que es reclutamiento, ya que a lo largo del desarrollo del proyecto utilizaremos este término. Se llama reclutamiento al proceso de identificar e interesar a candidatos capacitados para llenar las vacantes. El proceso de reclutamiento se inicia con la búsqueda y termina cuando se reciben 19 las solicitudes de empleo. Se obtiene así un conjunto de solicitantes, del cual saldrán posteriormente los nuevos empleados El proceso de selección se considera independientemente del reclutamiento. Las descripciones de puestos constituyen instrumentos esenciales, proporcionan la información básica sobre las funciones y responsabilidades que incluye cada vacante. 7.3 Proceso de Reclutamiento Para llevar a cabo la restructuración del reclutamiento y selección del personal es importante conocer cuáles son los pasos para llevar a cabo este proceso. El reclutador identifica las vacantes mediante la planeación de recursos humanos o a petición de la dirección. El plan de recursos humanos puede mostrarse especialmente útil (Grados, 2003), porque ilustra las vacantes actuales y las que se contemplan a futuro. El reclutador se referirá tanto a las necesidades del puesto como a las características de la persona que lo desempeñe. Siempre que lo juzgue necesario, el reclutador debe solicitar información adicional poniéndose en contacto con el gerente que solicitó el nuevo empleado. 20 7.4 Entorno de Reclutamiento Se debe considerar el entorno en que habrá de moverse al momento de llevar a cabo el proceso de restructuración del procedimiento de reclutamiento y selección del personal. Los límites del ese entorno se originan en la organización, el reclutador y el medio externo, de los cuales los elementos más importantes son: Disponibilidad interna y externa de recursos humanos. Políticas de la compañía. Planes de recursos humanos. Prácticas de reclutamiento. 7.5 Importancia del reclutamiento y selección El reclutamiento es importante para el SEJUVE por las vacantes que pueden cubrir en las diferentes empresas de Querétaro, en una empresa existen desde su formación y hasta que la empresa esté en funcionamiento; aunque no necesariamente sea una actividad que se realice todos los días, sin embargo es una función que se realiza durante toda la vida de la empresa en forma periódica. 21 Es en base al reclutamiento que se atrae al elemento humano hacia la empresa con el fin de que se le seleccione. En el mundo actual existe una gran competencia entre las empresas por prevalecer y encabezar el mercado (Grados, 2009), de la cual sólo se puede salir adelante si se cuenta con el mejor elemento humano para que esté en posibilidades de tomar las mejores decisiones y acciones en beneficio de la empresa. 7.6 Qué es un reclutador y sus características Para el proyecto de restructuración del proceso y selección del personal es muy importante el reclutador es la persona que se responsabiliza del proceso de atraer a los candidatos potenciales para cubrir las vacantes existentes, realizando este proceso con el menor costo y tiempo posible y en la forma más eficaz. Dentro de las funciones del reclutador está la de complementar sus funciones con las de entrevistador y facilitador de la selección del candidato adecuado que cubrirá por medio de un contrato un puesto vacante en la empresa, ya que estas funciones se realizan conjuntamente y no puede excluirse en el momento de realizar sus actividades. 22 En este proceso el reclutador debe hacer uso de toda su capacidad, habilidad y conocimiento para que este proceso se lleve a cabo en forma óptima. Para poder lograr todo lo anterior y convertirse en un buen reclutador se necesita una serie de facultades o características de las cuales las más importantes son: • Seguridad en sí mismo • Buen juicio • Facilidad de palabra • Habilidad para escuchar • Capacidad para establecer contacto • Buen sentido crítico 7.7 Planeación de la función de reclutamiento Es evidente que la planeación es un proceso de toma de decisiones muy importante en el proceso de restructuración: pero es igualmente claro que la toma de decisiones no siempre equivale a la planeación (Russell, 1998)" Como dice Russell que la planeación es una toma de decisiones; antes de desarrollar la función de reclutamiento y selección de personal es necesario planear previamente las políticas que se necesitarán y los objetivos que se desean 23 alcanzar; así como los medios para que esta función se lleve a cabo en forma efectiva. Planear: es decidir de antemano que hacer, como hacerlo, cuándo y quién deberá llevarlo a cabo. Planear es un proceso intelectual, la determinación consciente de vías de acción, la fundamentación de las decisiones en los fines, en los hechos y en los cálculos (Koontz, 2003). Las políticas son criterios generales que sirven para orientar la acción, al mismo tiempo que se le fijan límites y enfoques bajo los cuales aquélla habrá de realizarse (Reyes, 2006). Lo primero que debe hacerse, es reconocer que existen numerosas políticas que tienen vigor en la empresa, a pesar de no haber sido establecidas por el empresario: la legislación del trabajo, la contratación colectiva y aún la mera costumbre, establecen una serie de criterios en el manejo de personal. 7.8 Políticas de personal para aplicarse en la función de reclutamiento como en la de selección: Se mencionan algunas de las políticas de personal que se pueden establecer en un departamento de personal para aplicarse tanto en la función de reclutamiento como en la de selección: 24 • Para que un departamento solicite requisición de personal será necesario que éste llene una forma o solicitud para poder dar curso a la misma. • Será necesario que a todos los puestos vacantes antes de ser cubiertos, se les realice un análisis de puestos, esto es con el fin de que al buscarse la persona que los cubrirá se pueda estar en posibilidades de encontrar a la persona que podrá realizar las funciones del mismo con la mayor eficiencia. • Todas las solicitudes de candidatos viables para un puesto, pero no elegidos para el mismo, se enviarán a la bolsa de trabajo interna. • Existirá intercambio de solicitudes con otras empresas previamente determinadas. • Toda persona que acuda a la empresa a solicitar un puesto o a dejar una solicitud se le deberá atender con respeto aun cuando no se le llegue a considerar como candidato viable. • Todo lo tratado en el reclutamiento y selección de personal deberá ser manejado con responsabilidad, discreción y respeto. • Puede existir la política de no dar preferencia a recomendados y sólo basarse en la capacidad del candidato. • Contrario a lo anterior, puede existir la política de dar preferencia a los recomendados • Jamás contratar nuevamente a la persona que haya trabajado para la empresa y que haya sido despedida de ella 25 • Contratación de personal en forma temporal por 1 ó 3 meses para tenerlos a prueba. Todas las políticas anteriores pueden establecerse en el departamento de personal, lo importante es que existan o se implementen políticas adecuadas a las necesidades del departamento y de la empresa, además de que se tomen en cuenta cuando se estén realizando las funciones de reclutar y seleccionar personal, o se modifiquen en caso de ser anti funcionales. 7.9 Problemas del reclutamiento Como en todas las actividades de la vida laboral de una empresa se presentan una serie de contratiempos para desarrollar adecuadamente ciertas funciones y esto puede suceder a lo largo del desarrollo del proyecto de reclutamiento y selección del personal , de esta manera el reclutador se enfrenta a una serie de problemas, los cuales debe enfrentar para poder llevar adecuadamente sus actividades; es por eso que debe concientizarse de la posibilidad de enfrentarse a una serie de conflictos que puedan interrumpir su labor, para poder resolver estos problemas o estar en posibilidades de prever su surgimiento y poder enfrentarlos (Welther, Davis, 1999). 26 Algunos posibles problemas que pueden surgir a causa de la poca o nula experiencia o el desconocimiento de algunos aspectos del reclutamiento son: • Problemas en el procedimiento de requisición de personal que pueden ser causados por la falta de comunicación entre el reclutador y la persona que realiza la requisición. • Ignorancia acerca del perfil del puesto vacante y por lo tanto de las características que deberá cubrir el aspirante al puesto. • Desconocimiento de todos los medios de reclutamiento existentes que pueden ser utilizados y de la información insuficiente para poder tomar una decisión adecuada acerca del mejor o mejores medios de reclutamiento de personal. • Redacciones equivocadas en los medios de reclutamiento, por ejemplo en los avisos del periódico. • Presupuesto insuficiente para pagar el medio de reclutamiento de personal que se considere más óptimo para cubrir alguna vacante determinada. Estos son algunos de los principales problemas que se pueden encontrar en una empresa que afectan el reclutamiento y selección de personal y de los que hay que estar conscientes para poder prevenir su surgimiento o poder resolverlos si ya se presentaron. 27 7.10 Principios fundamentales de la selección Los tres principios fundamentales de la selección de personal para el desarrollo de la restructuración del procedimiento y desarrollo del personal son los siguientes: Colocación Si un candidato no tiene las habilidades necesarias para un determinado puesto, pero se le considera potencialmente un buen prospecto por otras características personales que se mencionarán más adelante, es necesario descubrir otras habilidades, las cuales puedan ser requeridas en otra parte de la organización o en otra ocupación dentro de la misma. Orientación Si los candidatos han dado su tiempo y esfuerzo a la organización a fin de que ésta decida si pueden o no ser miembros de ella, en este último caso lo menos que puede hacer para corresponder es proporcionar esta orientación. La razón primordial de esta postura parece ser que si se dice a los candidatos que no han sido aceptados, frecuentemente desean conocer las razones de esa decisión; es decir, desean juzgar el trabajo de los propios seleccionadores, lo cual puede molestar a éstos (Chiavenato, 2001). 28 Ética profesional Es necesario insistir en que el proceso de selección implica una serie de decisiones, las cuales pueden afectar la vida futura del candidato. Es imprescindible, pues, que el seleccionador tenga plena conciencia de que sus actividades pueden afectar, a veces definitivamente, la vida de otras personas, siendo esta una gran responsabilidad. 7.11 Perfil de Puesto También llamado perfil ocupacional de puesto vacante es el método de recopilación que se estará utilizando para llevar a cabo el proyecto de restructuración del procedimiento de selección del personal ya que de esta manera recopilas los requisitos y cualificaciones personales exigidos para el cumplimiento satisfactorio de las tareas de un empleado dentro de una institución: nivel de estudios, experiencia, funciones del puesto, requisitos de instrucción y conocimientos, así como las aptitudes y características de personalidad requeridas. Además, El perfil de puesto se ha convertido en una herramienta sumamente útil en la administración y plantación exitosa de los Recursos Humanos de la Instituciones de cualquier nivel. 29 El análisis y descripción de puestos de trabajo es el proceso básico que debe llevarse a cabo para obtener, de manera ordenada y sistematizada, toda la información requerida para estructurar un perfil de puesto. Análisis de puestos de trabajo es el proceso a través del cual un puesto de trabajo es descompuesto en unidades menores e identificables, comúnmente llamadas tareas (Bretones, Rodríguez, 2008). Este proceso implica cuestionar, tomarse el tiempo de entender para poder proponer mejoras y solucionar problemas. Descripción de puestos de trabajo es la exposición detallada, estructurada, ordenada y sistemática, según un protocolo dado, del resultado del Análisis de Puesto (Bretones, Rodríguez, 2003). Al agregar a una descripción de puesto las características que debe tener su ocupante, este se convierte en un Perfil de puesto. 7.12 Fuentes de Reclutamiento Existen multitud de técnicas de reclutamiento que podemos emplear con el fin de atraer candidaturas a nuestra oferta de trabajo. Dentro de este proyecto se 30 estarán agrupando, básicamente, en dos tipos o fuentes de reclutamiento: internas y externas. Interno El reclutamiento es interno cuando, al presentarse determinada vacante, la empresa intenta llenarla mediante la reubicación de los empleados, los cuales pueden ser ascendidos o transferidos con promoción o por sus habilidades. Sus ventajas son varias, entre las que podemos citar su economía, tanto en tiempo como en dinero. Además, el candidato seleccionado tendrá un mayor conocimiento sobre la empresa, su cultura, sus normas (formales e informales), lo cual repercutirá en unos tiempos de adaptación menores frente a la incorporación de personas externas a la empresa. Con el reclutamiento interno, además, la organización aprovechará las distintas acciones formativas realizadas con sus trabajadores, optimizando la inversión realizada con tal fin ( Elwood, James, 1996). Pero, sobre todo, el reclutamiento interno tiene efectos positivos sobre la motivación de los trabajadores, Además, no siempre podemos contar con perfiles adecuados para la selección de determinados puestos. En este caso, puede darse una falsa ilusión al 31 considerar que un buen trabajador será también un buen jefe, por lo que lo promoveremos para tal puesto. Externo El reclutamiento es externo cuando al existir determinada vacante, una organización intenta llenarla con personas o candidatos externos atraídos por las técnicas de reclutamiento. Las ventajas del procedimiento se centran en que aporta innovación y cambio a la empresa, además de aprovechar las inversiones de formación que han realizado otras empresas, aunque, sin embargo, conlleva mayores tiempos, un incremento en el coste del proceso, menores tasas de validez, así como una desmotivación del resto de trabajadores por las razones anteriormente aludidas. 32 VIII. PLAN DE ACTIVIDADES SEM 2 PRIMERA REUNION DESARROLLO DE ANTECEDENTES DESARROLLO DE JUSTIFICACIÓN DESARROLLO DE OBJETIVOS DESARROLLO DE ALCANCE PRIMER TALLER ENERO SEM 3 SEM 4 SEM 1 FEBRERO SEM 2 SEM 3 SEM 4 SEM 1 MARZO SEM 2 SEM 3 SEM 4 ABRIL SEM 1 SEM 2 MAYO 07-ene 13-ene 15-ene 20-ene 24-ene 29-ene DESARROLLO DE ANALI SI S DE RI ESGO FUNDAMENTACIÓN TEORICA ANTECEDENTES DEL PROCESO DE RECLUTAMI ENTO DEFI NI CI ON DE RECLUTAMI ENTO PROCESO DE RECLUTAMI ENTO ENTORNO DE RECLUTAMI ENTO I MPORTANCI A DEL RECLUTAMI ENTO Y SELECCI ÓN QUE ES UN RECLUTADOR Y SUS CARACTERI STI CAS 04-feb 10-feb 13-feb 17-feb 20-feb 21-feb 23-feb 23-feb 24-feb 24-feb 25-feb 26-feb POLI TI CAS DE PERSONAL PROBLEMAS DE RECLUTAMI ENTO PRI NCI PI OS FUNDAMENTALES DE LA SELECCI ÓN PERFI L DE PUESTO FUENTE DE RECLUTAMI ENTO SEGUNDO TALLER DESARROLLO DEL PROYECTO 03-mar 07-mar I NVESTI GACI ON I NTERNA SOBRE LAS NECESI DADES I NVESTI GACI ON EXTERNA DEL MERCADO 12-mar I DENTI FI CAR LAS VACANTES REQUERI DAS 17-mar ANALI ZAR LOS REQUERI MI ENTOS DEL PUESTO I DENTI FI CAR LOS METODOS DEL PROCESO DEL RECLUTAMI ENTO Y SELECCI ÓN DEL PERSONAL 19-mar 21-mar SEGUI MI ENTO A LAS VACANTES OFERTADAS 26-mar TERCER TALLER 01-abr 02-abr 04-abr RESUMEN I NTRODUCCI ÓN RESULTADOS OBTENI DOS 08-abr 09-abr 10-abr 14-abr CONCLUSI ONES Y RECOMENDACI ONES ANEXOS BI BLI OGRAFI A CUARTO TALLER IMPLEMENTACION DEL PROYECTO 06-may 07 al 10 may 12 al 16 may 19 al 22 may PLANEACI ON DE LOS RECURSOS CURSOS DE CAPACI TACI ON SEGUI MI ENTO DE LAS SOLI CI TUDES ENVI ADAS SEGUI MI ENTO DE LA CARTERA DE EMPRESAS 33 IX. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS 9.1 Recursos humanos, materiales y financieros para realizar el proyecto Recursos Humanos Para el desarrollo de cada una de las etapas de la restructuración de los procesos de reclutamiento y selección del personal habrá un solo responsable, quien se hará cargo de desarrollar todas y cada una de las actividades para llevar a cabo el desarrollo del proceso. Responsable: Yadira Patricia Camacho Luna Recursos Materiales El objetivo del proyecto es reestructurar los procesos de reclutamiento y selección con el fin de enviar a las diferentes empresas de Querétaro a los candidatos adecuados para cubrir las vacantes, para lo cual existen diversas fuentes que pueden ser de utilidad para cumplir con el objetivo (Directorio de las empresas, internet, perfiles de puesto existentes del SEJUVE, etc.). Se consideran los siguientes recursos materiales para la realización del proyecto: 34 Recursos Materiales Computadora Principalmente para identificar los Laptops Equipo de Oficina procesos de reclutamiento y Teléfono contactar a las empresas. Impresora Plumas Para impresiones, copias y Papelería Hojas de papel registros necesarios. En caso de tener que visitar Transporte Automóvil alguna empresa. Recursos Financieros Propios para transporte y alimentación 9.2 Recursos humanos, materiales, implementación del proyecto financieros para la Recursos Humanos Para el desarrollo de cada una de las etapas de la restructuración de los procesos de reclutamiento y selección del personal será responsable el encargado del área del departamento de Bolsa de trabajo C. Francisco Ruiz y su equipo de trabajo. 35 Recursos Materiales La secretaria de la juventud (SEJUVE) cuenta con los recursos materiales necesarios para la realización de la restructuración de los procesos de reclutamiento y selección del personal. Recursos Financieros No habrá costo alguno para la adquisición de dichos recursos. La investigación a través de los sitios web no tiene costo alguno, sin embargo las impresiones, las visitas a las empresas (en caso de ser necesarias), las llamadas telefónicas, tienen un costo el cual será solventado por la propia empresa. Los costos que se generen por dichas actividades no se pueden determinar definitivamente, ya que irán variando de acuerdo a la evolución del proyecto y posibles imprevistos que vayan surgiendo. 36 X. DESARROLLO DE PROYECTO Como ya se ha mencionado a lo largo de este documento la Secretaria de la juventud es un organismo gubernamental que ofrece una bolsa de trabajo a la juventud del estado de Querétaro, creando políticas públicas e implementando acciones de desarrollo integral para los mismos. Como tal esta secretaria es el medio a través del cual jóvenes profesionistas y/o estudiantes tendrán la oportunidad de proyectarse a un empleo y así desarrollarse en el ámbito profesional, si bien, la secretaria de la juventud brinda este servicio es importante destacar que es un filtro más. A continuación se presenta la restructuración de los procesos en donde se destallan las actividades que se desarrollan en la secretaria de la juventud para el proyecto de la bolsa de Trabajo: 37 Procedimiento # 1: Bolsa de Trabajo Consiste en la identificación de vacantes dentro de las diferentes empresas de Querétaro, para generar oportunidades a jóvenes en busca de empleo Objetivo: Responsables: Áreas: Identificar oportunidades de empleo directamente para los jóvenes de estado de Querétaro Fernando M. Ruiz Flores Laura Ramírez G. Yadira Patricia Camacho Luna SEJUVE Bolsa de Trabajo 1. Se reciben los CV´s de los diferentes candidatos 2. Se ordenan los CV´s por perfil (carreras) 3. Se ingresan los CV´s a base de datos que tiene la SEJUVE 4. Identificar las vacantes en las diferentes empresas con las cuales la SEJUVE tiene el convenio 5. Contacto y relación con las empresas vía telefónica, correo electrónico y personalmente 5. Recepción de vacantes por parte de las empresas, vía correo Procedimiento: 6. Separar las opciones por competencias, se cotejan los perfiles de los CV´s en la base de datos con las vacantes solicitadas 5. Difusión de vacantes vía correo, internet y personalmente, se muestran las vacantes activas a los jóvenes 7. Se busca en base de datos candidatos para el puesto de acuerdo al perfil 8. Selección de candidatos externos de acuerdo al perfil 9. Canalizar candidatos a empresas, vía correo y se concierta la cita para entrevista 10. Seguimiento, se mantiene contacto con la empresa vía telefónica y correo electrónico para saber si fueron contratados 38 Procedimiento #1 Bolsa de Empleo Diagrama de Flujo INICIO Recepción de CV´s digitales Concertar cita con empresas Canalizar candidatos con las empresas para entrevista Seguimiento SI ¿Cumple con el perfil? NO Identificar nuevas vacantes en empresas NO ¿Fue contratado? Ordenar CV´s por perfiles SI Ingreso de CV´s a base de datos Quitar candidato de la base de datos Cotejar perfiles de candidatos con vacantes FIN Identificar vacantes en empresas Contactar a empresas Recepción de CV´s de candidatos externos Recepción de vacantes por parte de empresas Difusión de vacantes 39 Procedimiento # 2: Bolsa Móvil Promoción de la bolsa de empleo que se lleva a cabo en plazas públicas y escuelas Objetivo: Responsables: Áreas: Procedimiento: Dar a conocer la bolsa de empleo (vacantes y empresas) a los jóvenes que se encuentran en búsqueda de empleo y acercar estas oportunidades a cada uno de ellos para después vincularlos con las empresas Francisco M. Ruiz Flores Laura Ramírez G. Yadira Patricia Camacho Luna SEJUVE Bolsa de Trabajo 1. Identificar las vacantes en las diferentes empresas con las cuales la SEJUVE tiene el convenio 2. Hacer listado de las vacantes con las que se cuentan en ese momento en el lugar del evento 3. Se dan a conocer las empresas unidas al SEJUVE y a su vez las vacantes 4. Se solicitan los CV´s de forma digital a los interesados 5. Se reciben los CV´s de los diferentes candidatos 6. Se ordenan los CV´s por perfil (carreras) 7. Se ingresan los CV´s a base de datos que tiene la SEJUVE 8. Selección de candidatos de acuerdo al perfil 9. Canalizar candidatos a empresas, vía correo y se concierta la cita para entrevista 10. Seguimiento, se mantiene contacto con la empresa vía telefónica y correo electrónico para saber si fueron contratados 40 Procedimiento #2 Bolsa Móvil Diagrama de Flujo INICIO Identificar nuevas vacantes en empresas Identificar vacantes en empresas NO Hacer listado de vacantes con las que se cuenta en ese momento Cotejar perfiles de candidatos con vacantes ¿Cumple con el perfil? Retroalimentación NO SI Dar a conocer las empresas unidas a SEJUVE y a su vez las vacantes Solicitar CV´s digitales Ingreso de CV´s a base de datos Recepción de CV´s digitales Contactar a empresas para concertar cita Canalizar candidatos con las empresas para entrevista Ordenar CV´s por perfiles 41 ¿Fue contratado? Seguimiento SI Quitar candidato de la base de datos FIN Procedimiento # 3: Reclutamiento masivo Apoyos directos a empresas para que estas puedan ofertar y cubrir un gran número de vacantes, ya sea por nueva apertura o expansión de la misma, llevándose a cabo en las instalaciones de la secretaria. Dicho apoyo es solicitado directamente por la empresa Responsables: Apoyar a empresas que requieren cubrir un gran número de vacantes. Francisco M. Ruiz Flores Laura Ramírez G. Áreas: SEJUVE Bolsa de trabajo Objetivo: 1. Dar la inducción correspondiente a las empresas de la cartera del SEJUVE acerca del proceso del reclutamiento masivo 2. Recibir por parte de la empresa luz verde para llevar a cabo el reclutamiento de acuerdo a las vacantes que esta solicita cubrir Procedimientos: 3. Se difunden las vacantes por medio de flyers (con apoyo del departamento de diseño), indicando la información específica del evento (horario, lugar y perfiles deseados), en redes sociales y correo electrónico a candidatos en base de datos y externos. 4. Recepción de CV´s de candidatos externos 5. Selección de candidatos de acuerdo al perfil para los puestos a cubrir 6. Realización del evento en instalaciones del SEJUVE 7. Presentación de los candidatos a la persona encargada de la selección por parte de la empresa interesada 8. Entrevista a candidatos por parte de la persona de la empresa interesada encargada de la selección del personal 9. Seguimiento, se mantiene contacto con la empresa vía telefónica y correo electrónico para saber si fueron contratados 42 INICIO Procedimiento #3 Reclutamiento Masivo Inducción a las empresas sobre el reclutamiento masivo Recepción de vacantes por parte de empresas Autorización por parte de la empresa para la ejecución del evento Acondicionamiento del lugar para el evento Buscar en base de datos posibles candidatos Difusión de vacantes (e-mail, teléfono, etc.) Recepción de CV´s de candidatos externos Retroalimentación Ingreso de CV´s a base de datos Cotejar perfiles de candidatos con vacantes NO ¿Fue contratado? Seguimiento Canalizar candidatos con las empresas para entrevista SI Quitar candidato SI de la base de datos SI ¿Cumple con el perfil? NO IdentificarNO nuevas vacantes en empresas FIN 43 Realización del evento en instalaciones del SEJUVE Procedimiento # 4: Feria de empleo Evento que se realiza 2 veces al año con apoyo de otra dependencia (Servicio Nacional del Empleo, Secretaria del Trabajo e Instituto Municipal de la Juventud) Objetivo: Responsables: Áreas: Procedimiento: Reunir entre 30 y 50 empresas del estado de Querétaro en un mismo lugar para ofertar y cubrir sus vacantes y tener una relación directa con los jóvenes que estén en busca de empleo Francisco M. Ruiz Flores SEJUVE Bolsa de Trabajo 1. Definir la dependencia que apoyara en el evento (Servicio Nacional de Empleo, Secretaria del Trabajo, Instituto Municipal de la Juventud) 2. Definir fecha, hora y lugar para la realización del evento (auditorio, universidad, instalaciones del gobierno) 3. Iniciar proceso correspondiente para el préstamo o renta del lugar del evento: a) definir lugar, b)acudir a las autoridades correspondientes, c) presentar la propuesta del evento, d) solicitar permiso para el uso de las instalaciones (por medio de oficio), e) definir los términos para el uso de las instalaciones 4. Ya confirmado el lugar, fecha y hora del evento este se da a conocer el evento con las empresas que pudieran estar interesadas y se confirma su participación 5. Se difunden las vacantes por medio de flyers (con apoyo del departamento de diseño), indicando la información específica del evento (horario, lugar y perfiles deseados), en redes sociales y correo electrónico a candidatos en base de datos y externos. 6. Se lleva acabo el evento 7. En el evento se registran a todos los asistentes y se presentan con las empresas para informarse de las vacantes 8. Si el candidato cumple con el perfil podrá aplicar para la vacante 9. Seguimiento, se mantiene contacto con la empresa vía telefónica y correo electrónico para saber si fueron contratados 44 Procedimientos #4 Feria del Empleo Diagrama de Flujo INICIO Definir la dependencia que apoyará a SEJUVE (Servicio Nacional de Empleo, Secretaria del trabajo, Instituto Municipal de la Juventud) Difusión de las vacantes con información del evento Recepción de CV´s de candidatos externos Definir Fecha, Lugar y Hora para la realización del evento Iniciar proceso para el préstamo o renta del espacio b) Acudir con las autoridades correspondientes Difusión del evento con empresas que pudieran estar interesadas Recepción de vacantes por parte de empresas Ingreso de CV´s a base de datos Confirmación de la participación de entre 30 y 50 empresas A Realización del evento en instalaciones del SEJUVE a) Definir lugar SI Acondicionamiento del lugar para el evento ¿Confirmaron el mínimo de empresas? c) Presentar propuesta del evento d) Solicitar permiso para el uso de las instalaciones NO ¿Fue autorizado? NO Cotejar perfiles de candidatos con vacantes Se suspende evento D C B 45 SI e) Definir términos para uso de instalaciones A B ¿Cumple con el perfil? SI Presentar candidatos con las empresas para entrevista Seguimiento NO NO Identificar nuevas vacantes en empresas ¿Fue contratado? Retroalimentación D Quitar candidato de la base de datos C 46 FIN SI XI. RESULTADOS OBTENIDOS Los resultados obtenidos después de haber realizado la reestructuración de los proceso de reclutamiento y selección en la Secretaria de la Juventud fue que se pudieron filtrar procedimientos ineficientes al igual que integrando otros para complementar el proceso general, haciendo más eficiente y eficaz el reclutamiento y la selección de los posibles candidatos. La evaluación de los candidatos, sus potencialidades, aptitudes y capacidades se maximizó, como resultado el proceso de reclutamiento y selección se mejoró, atrayendo más y mejores candidatos. Finalmente al mejorar el proceso de reclutamiento se cumple con el principal objetivo que es satisfacer los requerimientos y las demandas que las empresas solicitan cubrir, haciendo de la selección de los candidatos un éxito. Mientras una prueba de conocimiento o de capacidad ofrece un diagnóstico real de las habilidades de la persona, una prueba de aptitud proporciona un pronóstico de su potencial de desarrollo y esto, sirven de apoyo a la conducción de las entrevistas y la toma de decisiones respecto de los candidatos 47 XII. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES El reclutamiento y selección de personal, es un proceso de vital importancia para cualquier organización que incluye diversas funciones con la finalidad de evaluarse la posibilidad de contratar a la persona más adecuada y apta para el puesto en el que se haya dado o exista la vacante. Su éxito se traduce en un ahorro considerable para las empresas u organizaciones, tanto en dinero, tiempo como recursos materiales. Cabe destacar que debido a lo complejo del proceso, sería recomendable efectuarlo de manera unificada, para así ahorrar dinero y tiempo. Ya que de esta manera se harían los procesos conjuntamente redituando de manera significativa a la empresa. Es por tal motivo, que en ocasiones las grandes empresas pierden dinero y tiempo, ya que en raras ocasiones omiten datos importantes sobre las características de la vacante que se ofrece, así como las características con las que debe de contar el aspirante al puesto. Trayendo como consecuencia pérdidas para las empresas u organizaciones. Por último, cabe mencionar que el proceso de reclutamiento y selección de personal incluye todas las etapas del proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control, mismas que existen en todas y cada una de la funciones. Y para que estos dos procesos reditúen en todas las áreas de la empresa deben de hacerse de manera adecuada, para sacar así el máximo 48 aprovechamiento del personal y por consiguiente se vea reflejado en las ganancias y productividad de la empresa. Recomendaciones 1. Crear un ambiente ideal dentro de la SEJUVE, donde el candidato comience a sentir el deseo de pertenecía y confianza. Esto para que se puedan concluir el proceso y no exista un abandono por falta de interés. 2. Que el personal que reclute y atienda en el departamento de Bolsa de Trabajo tenga la habilidad para el trato con personas. 3. Apoyar y retroalimentar a los candidatos rechazados, darle seguimiento permaneciendo activos en la base de datos para que puedan tener más oportunidades. 4. Realiza una buena entrevista, esto es que el entrevistador tiene que saber plantear las preguntas adecuadas y detectar el posible talento de los jóvenes para poder canalizarlos. 5. Comprobar las referencias profesionales: ponerse en contacto con las empresas donde ha trabajado el candidato anteriormente, para comprobar la veracidad de sus cartas de recomendación. 49 6. Establecer indicadores de gestión que permitan observar el mejoramiento, avance y alcance de los procesos en el área de gestión humana. 7. Analizar los currículos que entregan a la SEJUVE para canalizarlos de manera correcta en la base de datos para el puesto laboral. . 50 XIII. BIBLIOGRAFÍAS Ackoff, Russell. Un concepto de planeación de empresas. Pág. 14 Arias, G. F. (1994). Administración de recursos humanos. (4ª ed.). México: Trillas. Bratton, John; GOLD, Jeffrey. Human resource management: theory and practice. 4th. New York: Palgrave, 2007. Bretones, F. D. y Rodríguez, A. (2008). Reclutamiento y selección de personal y acogida. En M. A Mañas y A. Delgado, Recursos Humanos. Madrid: Pirámide. pp. 101-134. Chiavetano, Idalberto “Administración De Recursos Humanos”. Editorial: McGraw-Hill Dessler, Gary. Human Resource Management. 12th ed. Boston: Prentice Hall, 2011. Elwood F. Holton II, James W. Trott, Jr., 1996, Trends Toward a Closer Integration of Vocational Education and Human Resources Development, Journal of Vocational and Technical Education, Vol. 12, No. 2, p7 Grados, Jaime. A (2003). Reclutamiento, selección, contratación e inducción del Personal. (3ª ed.). El Manual Moderno. Grados, Jaime A. (2009). Capacitación y desarrollo de personal. (4ª ed.). México: Trillas. Koontz, HarolyCyrollO'Donnell. Elementos de administración. Pág. 51 51 Mathis, Robert L., and John H. Jackson. Human Resource Management. 13th ed. Mason, OH: Thomson/South-Western, 2011. Noe, Raymond A., John R. Hollenbeck, Barry Gerhart, and Patrick M. Wright. Human Resource Management: Gaining a Competitive Advantage. 7th ed. Madison, WI: McGraw-Hill Irwin, 2010. Reyes Ponce, Agustín. Administración de personal. Págs. 39 y 40 Veliyath, R. 2003. 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