Introduccion SADE

Sistema de Administración de
Documentos Electronicos SADE
MANUAL
INTRODUCCIÓN
AL SADE
AUTORIDADES
Gobernadora de la Provincia de Buenos Aires
María Eugenia VIDAL
Ministro de Coordinación y Gestión Pública
Roberto GIGANTE
Subsecretaria para la Modernización del Estado
Magdalena ACUÑA
Secretario Ejecutivo del IPAP
Ariel RIZZO
Directora de
Gestión del Conocimiento IPAP
Sandra CAMPOS
Instituto Provincial de la Administración Pública (IPAP)
Torre Gubernamental II. Calle 12 y 53. Piso 11. 1900 La Plata | Tels.: 0221 429 5574/76
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Directora de
Formación y Capacitación IPAP
Sebastián BERRETTI
GOBIERNO ELECTRÓNICO
Ley 3304
Crea el Plan de Modernización de la Administración Pública del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.
Establece la implementación del Gobierno electrónico y nuevas tecnologías de la información y comunicación en el
GCBA.
Promueve la digitalización de los procesos administrativos e insta al desarrollo de aplicativos informáticos para la
modernización de los trámites y comunicaciones.
Los aplicativos deben contemplar el mejoramiento del acceso y de la gestión de la información.
Instruye a la creación de la estructura de firma electrónica y digital para la certificación de los actos administrativos
del Gobierno de la Ciudad.
El proceso de digitalización de los trámites del Gobierno de la Ciudad comprende el registro y la generación de
actuaciones y comunicaciones
Establece que todo lo generado por los aplicativos debe ser resguardado en el archivo electrónico, asegurándose la
inmutabilidad, inalterabilidad, perdurabilidad, estabilidad y valor jurídico y probatorio de los documentos.
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Introducción al SADE - Gobierno Electrónico
La creación del Plan de Modernización de la Administración Pública del Gobierno de la Ciudad por Ley 3304
estableció la digitalización de todos los trámites y comunicaciones. Esto quiere decir que se instauró el objetivo
de suprimir el papel para resolver el procedimiento administrativo y lograr su ejecución con documentación de
carácter electrónico que circule también de manera electrónica.
El procedimiento administrativo es un cuerpo sistemático de normas destinadas a regir el cauce formal de las
funciones del Estado, aprobado por el DNU 1510/97, teniendo como ámbito de aplicación el Poder Ejecutivo de la
Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Se concreta en una serie de actos y recaudos de los órganos conducentes, cuyo
fin principal es el dictado de un acto administrativo que resuelva y asegure el correcto ejercicio de gobierno.
La gestión administrativa comprende la generación de actuaciones tales como expedientes o documentos que
deberán circular por la administración pública hasta su archivo. A continuación se presenta un glosario al respecto:
• Actuación: constituye actuación cualquiera sea su soporte, un expediente, un documento, un legajo o un registro
o las que en el futuro se establezcan.
• Expediente: constituye expediente, cualquiera sea su soporte, el conjunto ordenado de documentos que
proporcionan información sobre un mismo asunto y sirven de antecedente y fundamento para su gestión o
resolución.
• Memorándum: comunicación escrita, de uso interno, que se cursa a una autoridad determinada para solicitar
informes, impartir instrucciones, comunicar decisiones y para que los elementos de juicio que se exponen
constituyan un recordatorio para la solución de un asunto.
• Nota: comunicación escrita relacionada a asuntos de gestión interna. Refiere, también, a los documentos emitidos
por el Poder Ejecutivo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires para la comunicación con otros organismos o
personas de la gestión estatal.
• Documento: constituye documento, cualquiera sea su soporte, una entidad identificada y estructurada que
comprende texto, gráficos, sonido, imágenes o cualquier clase de información.
• Legajo: constituye legajo el conjunto ordenado de documentos en soporte electrónico correspondientes a los
agentes que se desempeñan en el ámbito del Poder Ejecutivo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
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• Registro: constituye registro un conjunto de datos en soporte electrónico ordenados de manera tal que posibiliten
su uso para la gestión administrativa.
• Presentación a agregar: documentos (en cualquier soporte) presentados ante las Mesas de Entrada de los
organismos de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, que tienen relación con un expediente papel ya iniciado.
• Giro Documental: contenedor de un solo pase que permite remitir documentación que por su naturaleza o por su
normativa deba ser girada a una repartición o sector para su gestión o guarda.
A los efectos de lograr cumplir con el objetivo de “despapelización” del procedimiento administrativo, mediante
documentos y actuaciones electrónicas, la Ley 3304 definió la necesidad de desarrollar aplicativos informáticos.
Asimismo, definió cinco criterios generales que estos aplicativos debían observar:
1)
Acceso a la información: se busca el mejoramiento del acceso a la información, lo que remite a los conceptos
vertidos en la Ley 104. En consonancia con este criterio, todos los módulos cuentan con una solapa de “Consultas”
desde donde se puede recuperar la documentación administrativa. Además, cualquier documento generado debe
cumplir con el criterio de publicidad. Esto quiere decir que toda la información es pública, a menos que se solicite y
fundamente la necesidad de algún tipo de excepción.
2)
Gestión de la información: la implementación del Gobierno electrónico implica la revisión de todos los
circuitos administrativos que se observaban en soporte papel para su migración a la tramitación digital. En dicha
migración, se tendrá como principio la supresión de pasos innecesarios para agilizar los tiempos de gestión
administrativa. Esto implica la no obligatoriedad de pasar por las Mesas de Entrada para girar actuaciones en
soporte digital hacia afuera de la repartición.
3)
Firma: la supresión del soporte papel para la generación de documentos administrativos implica,
necesariamente, dejar atrás a la firma ológrafa, dado que no se puede firmar de puño y letra. Por este motivo, la Ley
3304 establece la creación de la estructura de firma electrónica y digital, lo que reconoce dos niveles de seguridad
diferente para la firma de documentos.
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La firma digital es la que adquieren los funcionarios, acercándose a la Dirección General Escribanía General,
que es la autoridad de registro, para obtener un dispositivo, token, que deberá aplicarse para firmar ciertos
documentos, que son de mayor jerarquía.
La firma electrónica es la que obtienen todos los usuarios SADE, y se encuentra respaldada por la autoridad
certificante que es la Agencia de Sistemas de Información. Es un nivel de firma standard, que se valida con la
contraseña y no requiere de ningún permiso especial.
4)
Registro: todo acto administrativo debe contar con una firma y un número de identificación para tener validez.
De acuerdo con lo establecido por la Ley, los sistemas administrativos electrónicos deben numerar todos los
documentos que generan. La numeración electrónica ha llevado a la supresión de los libros rubricados en que se
registraban los actos administrativos en soporte papel y ha implicado un cambio en el sistema de numeración.
Existen actualmente dos tipos de números para los documentos. El primero de ellos es el número SADE, que se
obtiene al generar cualquier documento dentro de la plataforma y tiene el siguiente formato:
Letra
Año
Número
Repartición
IF
PV
EX
NO
DI
2015
2015
2015
2015
2015
2291
2292
2293
2294
2295
DGGDOC
DGTAD
MGEYA
DGEV
DGGDOC
Repartición
del Usuario
DGCL
La particularidad del número SADE es que todas las reparticiones y todos los tipos de documento comparten la
misma secuencia numérica ascendente.
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En el caso de la normativa, sin embargo, se mantiene la generación de una secuencia numérica propia de
cada repartición, además del número SADE. Por este motivo, es que las normas tienen también un número
especial, que tiene el siguiente formato:
Letra
DI
DI
DI
DI
DI
Año
2015
2015
2015
2015
2015
Número
1
2
3
4
5
Repartición
DGGDOC
DGGDOC
DGGDOC
DGGDOC
DGGDOC
El número especial de una norma es aquel con el que es publicada en el Boletín Oficial y, por lo tanto, es el
que siempre se referencia y conoce para identificarla.
5)
Archivo electrónico de la información: toda la documentación administrativa electrónica que se genera
queda resguardada en un servidor llamado Repositorio Único de Documentos Oficiales - RUDO. Una vez que son
guardados, los documentos adquieren cinco propiedades establecidas por la Ley 3304.
• Perdurabilidad: el documento ya no se puede borrar.
• Inalterabilidad: el documento ya no puede ser modificado.
• Inmutabilidad: no se puede reemplazar un documento por otro.
• Estabilidad: implica que el archivo no se degrada.
• Valor jurídico y probatorio: el documento tiene validez legal y constituye prueba en caso de juicio.
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Aplicativos Informáticos
Sistema de Administración de Documentos Electrónicos
SADE
En el marco de la Ley 3304 y con el objetivo de digitalizar todos los trámites y comunicaciones el Poder
Ejecutivo del Gobierno de la Ciudad ha desarrollado el Sistema de Administración de Documentos Electrónicos –
SADE, que es un sistema integrado por aplicativos informáticos que trabajan en forma colaborativa. Esta plataforma
informática respeta todos los criterios establecidos por Ley y permite la gestión de todos los trámites de gobierno.
Los módulos que integran el SADE son los siguientes:
EU – ESCRITORIO ÚNICO: es la interfaz que permite navegar por todos los módulos que integran el SADE, es por
ello que se lo considera la cara visible del SADE. Se configura el acceso a la plataforma SADE. Muestra un resumen
de todas las tareas pendientes que el agente tiene en cada módulo y las organiza por días. Además, permite que el
superior jerárquico visualice la carga de trabajo del personal a cargo de su sector.
-GEDO – GENERADOR DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS OFICIALES: se implementó por Decreto 765-10.
Permite generar, registrar y archivar todos los documentos oficiales electrónicos necesarios para vincular a un
expediente,
un legajo o un registro. Los documentos que están disponibles en GEDO pueden clasificarse en:
Documentos de redacción libre: son aquellos documentos en los que el usuario redacta todo el contenido a partir
de un procesador de textos.
- Documentos para importar: son aquellos documentos en los que se permite subir un archivo digital con imágenes o
generado en otro software a la plataforma, para su certificación a través de una firma electrónica o digital y su
-resguardo en el RUDO.
Documentos con "Template" o Formularios controlados: son aquellos documentos cuyos campos de redacción o
ingreso de datos están preestablecidos."
Documentos con archivos embebidos: son documentos de tipo libre, una vez seleccionado aparece una solapa que
permite añadir archivos con su extensión original que conservan aún después de la firma del documento.
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EE – EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: se implementó por Decreto 196-11. Permite la caratulación, vinculación de
documentos, pases y consultas de Expedientes Electrónicos.
La plataforma de Tramitación a Distancia – TAD – se implementa por Decreto 429-13. Crea TAD como medio de
interacción del ciudadano con la administración, permite la recepción y remisión de presentaciones, solicitudes,
escritos, notificaciones y comunicaciones, entre otros, propiciados a través de la plataforma.
CCOO – COMUNICACIONES OFICIALES: se implementó por Decreto 287-10. Este módulo inaugura la
documentación administrativa electrónica en el GCBA. Permite la generación, registro y archivo de documentos
comunicables como, por ejemplo, las Notas y los Memorandos.
RLM – REGISTRO/LEGAJO MULTIPROPÓSITO: apunta a resolver la problemática de los Registros que deben
guardar datos y documentos respaldatorios de un grupo de personas físicas o jurídicas, que en principio busca
identificarlos y habilitarlos a realizar ciertas actividades.
Algunos ejemplos de Registros Públicos son:
- Registro Público de Administradores de Consorcios
- Registro de empresas habilitadas para tareas de desinfección y fumigación
- Registro de Guardavidas
- Registro de Asistentes Gerontológicos.
RCE – REGISTRO CIVIL ELECTRÓNICO: permite la generación, tramitación y guarda de todos los documentos
electrónicos respaldatorios de las inscripciones efectuadas por el Registro Civil.
GUP – GESTOR ÚNICO DE PROVEEDORES: permite gestionar información, documentación y antecedentes para
la inscripción de los proveedores del GCBA.
LUE – LEGAJO ÚNICO ELECTRÓNICO: permite la creación, guarda y archivo de todos los documentos
electrónicos correspondientes a los agentes que se desempeñan en el ámbito del Poder Ejecutivo de la Ciudad
Autónoma de Buenos Aires.
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RIB – REGISTRO DE IDENTIFICACIÓN DE BENEFICIARIOS: permite identificar una persona registrada que es o
será candidato a percibir un beneficio de los programas sociales del GCABA. El sistema permite detallar el grupo
conviviente (hogar) al que pertenece la persona en un momento dado.
PSOC – PLANES SOCIALES Y SUBSIDIOS: permite la tramitación electrónica total del trámite de otorgamiento de
beneficios, desde la solicitud, hasta el pago en la cuenta del beneficiario.
LOYS – LOCACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS: permite la caratulación, vinculación de documentos, pases y
consultas de Expedientes Electrónicos que tramiten la contratación de personal bajo los regímenes de Locación de
Obras y de Servicios.
TRACK – SEGUIMIENTO: fue el primer módulo que se implementó por Decreto 589-09. Permite gestionar cualquier
actuación en papel que sea requerida por razones administrativas. De entre los papeles que circulan por el GCBA, el
más importante es el Expediente, sin embargo existen otros documentos como los Oficios Judiciales, las
Presentaciones a Agregar o los Giros de Documentación que también se gestionan por Track. Todo acto
administrativo debe ser caratulado o numerado para su identificación y se debe registrar los pases para su
circulación y generar los remitos correspondientes. El módulo, además, permite consultar dónde se encuentran las
actuaciones en papel para su seguimiento.
PF – PORTA FIRMA: permite administrar la firma de los actos administrativos. Ofrece algunas opciones como la
firma de documentos según el usuario que remitió la tarea o la posibilidad de firmar varios documentos al mismo
tiempo. Funciona como una bandeja de firmas virtual.
ARCH – SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVO: permite administrar el archivo de los Expedientes. Este módulo es
de uso exclusivo de la Mesa General de Entradas y Archivo de la Secretaría Legal y Técnica.
AFJG – ADMINISTRACIÓN FIRMA JEFE DE GOBIERNO: permite recepcionar los expedientes correspondientes a
actuaciones para la firma del Jefe de Gobierno y realizar el circuito de trabajo pertinente. Este módulo es de uso
exclusivo de la Dirección General de Coordinación Legal de la Secretaría Legal y Técnica.
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Requerimientos informáticos para la utilización de los módulos del SADE
Dado que EU forma parte de un entorno Web, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones al
momento de ser utilizado:
 Se sugiere utilizar el navegador Mozilla Firefox
versión 42.
a la versión 8, Update (actualización) 60 y activarlo desde la
 Se requiere actualizar el complemento Java
sección herramientas/complementos del navegador.
 Para poder abrir los documentos generados en el sistema y procesar los materiales digitalizados se recomienda
tener instalado el Adobe Reader
.
 Para volver a una pantalla anterior, evitar el uso de los botones “Back / Atrás” o “Forward / Adelante” que proveen
los navegadores o la tecla de “Backspace / Borrar” del teclado.
 Todos los módulos cuentan con botones
la integridad del módulo.
o
para retroceder. De esta manera, se asegura
 Para la utilización del Token USB para la firma digital, se requiere descargar el driver del siguiente link:
http://ac.buenosaires.gob.ar
 Para la correcta visualización de las firmas en los documentos oficiales, se debe validar a la ASI en la lista de
confianza de nuestro Adobe Reader. Para realizar dicha tarea, se deben seguir los pasos que figuran en el
instructivo del siguiente link: http://10.10.1.50/token_validacion_firma.pdf
 Para la instalación del certificado raíz, del token ePass y validar firma en PDFs, se deben seguir las instrucciones
del siguiente link: http://ra.buenosaires.gob.ar
EU: http://eu.gcba.gob.ar
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Consideraciones generales sobre usuarios SADE
 Es requisito del SADE poseer un único usuario para operar cualquiera de sus módulos, cada usuario debe
identificar a un agente del GCBA (Resolución 130-SECLYT-2014, Art. 26).
 Para solicitar un usuario SADE, el agente debe dirigirse a su Administrador Local (ALS), con autorización de
su Director de área.
 El agente debe completar el alta de su usuario mediante la registración de sus datos en la solapa “Datos
con antelación a
Personales” del Módulo de Comunicaciones Oficiales.
 En el caso de que un agente no posea dirección de correo electrónico oficial deberá tramitarla
la solicitud de alta en la aplicación de referencia. (Resolución 130-SECLYT-2014, Anexo I)
 Todos los usuarios pueden firmar documentos administrativos con tecnología de firma electrónica, sin
necesidad de tener un permiso especial.
 Al registrarse por primera vez en el entorno se requiere la modificación de las claves provisorias otorgadas al
ve
agente. (Resolución 130-SECLYT-2014, Anexo I)
 Una contraseña segura debe tener, por lo menos, 8 caracteres que combinen letras y números. La cla
reconoce mayúsculas y minúsculas.
-10, Art. 3 y
 “Los usuarios del sistema son responsables de mantener el resguardo y control de su clave de usuario,
debiendo salvaguardar la confidencialidad de dicho dato e impedir su divulgación.” (Decreto 287
Decreto 765-10, Art. 3).
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Roles y tareas en la administración del SADE
•
Administración
Central del SADE (Dirección General de Gestión Documental – Secretaría Legal y Técnica):
•
• Capacitaciones
• Administración de los ALS
Asignar permisos especiales
Administración de las reparticiones
•
Administradores
Locales (ALS):
•
• Orientar a los usuarios sobre las capacitaciones
• Administración de usuarios de la repartición
• Asignar permisos standard
Administración de sectores internos de la repartición
Prestar asistencia a los usuarios
•
Usuarios:
• Todo el Personal del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires debe contar con un usuario y una
• clave que le permita acceder al SADE (Resolución 573-SECLYT/2014)
• Registrar los datos personales en CCOO
Modificar la contraseña otorgada por el ALS
Eliminar los datos personales en CCOO
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Acceso al Sistema de Ticket - Mesa de Soporte – DGGDOC
El Sistema de Ticket permite la comunicación entre los usuarios del SADE y la Administración Central del SADE para la resolución de
inconvenientes y consultas referidos al Sistema.
El proceso se realiza a través del envío de un ticket a la Mesa de Soporte. Luego se pueden seguir las respuestas con el número de ticket
obtenido.
El sitio cuenta con un espacio “Base de Conocimientos” donde se encuentra información útil para el uso adecuado del SADE y un video
tutorial de uso.
Se ingresa a través de un navegador, por medio de la siguiente dirección:
sadesoporte.gcba.gob.ar
A continuación se muestra la pantalla de inicio del Sistema de Ticket:
El campo “Haga una pregunta” permite buscar en la “Base de Conocimientos” temas de interés para el usuario.
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Al presionar en el botón “Enviar un ticket” se muestra la siguiente pantalla en la que se deberán completar los datos solicitados.
Campos obligatorios
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 Apellido y Nombre: del solicitante.
 E-mail: del solicitante.
 Sistema: campo desplegable donde se debe seleccionar el módulo al que se refiere el ticket.
 Usuario SADE: se debe mencionar el usuario personal.
 Repartición: campo donde se debe tipear las primeras letras de la Repartición donde pertenece el solicitante. Luego seleccionar del texto
predictivo.
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



Teléfono: se debe ingresar un número de teléfono de contacto, en caso de que la mesa de ayuda necesite comunicarse.
Prioridad: desplegable donde se debe seleccionar la importancia del inconveniente o la consulta.
Tema: asunto del ticket.
Detalle: descripción detallada del reporte.
Información adicional
 Adjuntos: Se recomienda adjuntar al ticket la captura de pantalla donde se produjo el inconveniente, ya que resulta de valor aclaratorio para
su resolución.
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Una vez que se completan los datos, presionar en el botón “Enviar ticket”. Se recibe por e-mail la confirmación del envío del ticket.
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La pantalla siguiente muestra la respuesta con el número asignado.
Si se presiona en “Visualizar su ticket” muestra el detalle del mismo.
Al presionar en el botón “Ver tickets existentes” de la pantalla de “Inicio”, se puede solicitar el código del ticket a consultar.
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La opción “¿No recuerda el ID de seguimiento?” permite obtener vía mail los códigos de los tickets pendientes.
Se recibe en el mail consignado en los datos, el aviso de respuesta por parte de la Mesa de Soporte.
Para visualizar el ticket y la respuesta se debe presionar en el botón “Ver ticket”.
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Si la respuesta de la Mesa de Soporte concluye la consulta, presionar en “Marcar como resuelto”. De lo contrario se puede continuar la
comunicación a través del campo “Detalle” en la zona de la pantalla “Añadir respuesta”.
Aclaración: Pasados 7 días de respondido el ticket por parte de la Mesa de Soporte y no registrarse movimiento alguno por parte del usuario
solicitante, pasa a estado de “resuelto”.
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