POLÍ TÍCA DE TRATAMÍENTO DE DATOS PERSONALES DE

POLÍ TÍCA DE TRATAMÍENTO DE DATOS PERSONALES DE CHEVYPLAN® S.A.
CHEVYPLAN® S.A. SOCIEDAD ADMINISTRADORA DE PLANES DE AUTOFINANCIAMIENTO COMERCIAL, en adelante ChevyPlan®,
con domicilio en la ciudad de Bogotá, NIT 830.001.133-7, en su calidad de Responsable del tratamiento, por medio del presente documento
denominado Política de Tratamiento de Datos Personales de ChevyPlan® S.A. (en adelante “Política”) da cumplimiento a las disposiciones de
la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.
Debemos señalar que al suministrar, entregar o enviar cualquier tipo de información personal a los Titulares de los Datos Personales, este
acepta que dicha información va a ser utilizada de acuerdo a la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales. Es de aclarar que
los Titulares de los datos personales no utilizaran los datos suministrados para actividades o propósitos diferentes a los aquí previstos. En
todo caso, en el evento en que dicha información personal sea utilizada para otros propósitos, su utilización deberá estar amparada en alguna
de las excepciones que sobre el particular prevé la normatividad o contar con la autorización expresa del Titular, las cuales se relacionan en la
presente Política.
1. Derechos y Principios Generales.
ChevyPlan®, garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen y la autonomía.
Todas las actuaciones se regirán por principios de finalidad, veracidad, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, buena fe,
legalidad en materia de tratamiento de datos personales, autodeterminación informática, libertad y transparencia.
2. Marco legal
Esta Política y los procedimientos acá contenidos tienen como base el marco legal mencionado a continuación, cuyo fin es la protección de la
información que ha sido suministrada voluntariamente por nuestros Clientes, Proveedores, Empleados, Exempleados, Visitantes, entre otros.
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decretos que reglamenten las leyes anteriormente mencionadas.
Circular Externa No. 2 del 3 de noviembre de 2015 emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio
3. Definiciones
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e
implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los
avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan,
orbitan y rodean el derecho de Habeas Data y protección de datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Es
el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al
estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos
pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
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Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede
interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato crediticio de actividad comercial
o de servicios (la Corte Constitucional precisa en la Sentencia C--1011 de 2008 que este tipo de datos requieren de autorización previa del
titular para ser reportados a las bases de datos y circular en los términos previstos en la ley en comento).
Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones
sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos
políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o
en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de
datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Para efectos de esta política, ejercerán como Responsables, en principio, los
Proveedores que tengan acceso a la información personal de los clientes, empleados y accionistas.
Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de
datos y/o el tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, la Compañía.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en
razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la Compañía.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en
Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o
fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de
Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso,
circulación o supresión.
4. Autorización del Titular:
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de ChevyPlan®, requiere del consentimiento
libre, previo, expreso e informado del Titular de los mismos.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la
cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
4.1. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, grabación de llamada, de forma
oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permiten concluir que otorgó la autorización, o mediante un mecanismo técnico o
tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera
inequívoca, que otorgó la autorización.
4.2. Casos en que no se requiere la autorización:
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
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4.3. Revocatoria de la autorización.
Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento,
siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, ChevyPlan®. deberá establecer mecanismos sencillos y
gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
5. Alcance
Esta política se encuentra dirigida nuestros Clientes suscriptores, adjudicados, ganadores (deudores y codeudores) o a quienes se les haya
terminado su contrato de autofinanciamiento comercial por cualquier causa, potenciales clientes, Empleados, Ex empleados, Proveedores,
Contratistas, Accionistas, Concesionarios, visitantes y demás Titulares y causahabientes de los datos personales registrados en cada una de
nuestras bases de datos.
En virtud de la relación que se establezca con la Compañía, esta recolecta, almacena, usa y transfiere datos personales, en algunos casos, a
otras compañías dentro y fuera de Colombia. Dichos datos personales e información incluyen entre otros:
5.1- De los Candidatos
a. Nombre, identificación, dirección, teléfono, fecha de nacimiento, información de estudios, referencias personales y familiares.
b. Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas.
5.2- De los Clientes
a. Nombre del Cliente o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax,
correo electrónico;
b. Nombre del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
c. Ingresos y Egresos.
d. Referencias Personales, Familiares y Comerciales;
e. Información tributaria;
f. Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.
5.3- De los Proveedores.
a. Nombre del Proveedor o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax,
correo electrónico;
b. Nombre del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
c. Nombre del contacto, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
d. Información tributaria;
e. Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.
5.4- De los Empleados
a. Trabajador y Grupo Familiar: nombre, identificación, dirección, teléfono, nombre de esposa e hijos, nombre e identificación de hijos, historia
médica, afiliaciones a la seguridad social, póliza médica, edad, fecha de nacimiento, información de estudios, estado de salud.
b. Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas;
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c. Salario y otros pagos;
d. Saldo de deudas contraídas con libranza;
e. Afiliaciones con descuento de nómina;
f. Aportes pensionales;
g. Constitución y aportes a fondos de pensiones voluntarias, bonos de alimentos, etc.;
h. Procesos judiciales, embargo;
i. Autorizaciones de descuentos;
j. Información de afiliación al fondo de empleado
k. Contrato laboral;
l. Modificaciones al contrato de trabajo;
m. Vinculación con empleadores anteriores;
n. Historia laboral del trabajador;
o. Pago de bonificaciones, comisiones, auxilios y beneficios;
p. Beneficiarios del trabajador para efecto del pago de siniestros, auxilios y beneficios;
q. Afiliación EPS, fondo de pensiones, ARL, Caja de compensación;
r. Capacitaciones recibidas.
s. Accidentes laborales;
t. Horas extras;
u. Ingreso y salida de la Compañía;
v. Huella dactilar;
w. Registro fotográfico;
x. Evaluación del periodo de prueba;
Si dentro de la información recolectada se encuentran datos sensibles, ChevyPlan® informará al trabajador de la calidad de dicho datos
sensibles y la finalidad del tratamiento, y sólo serán tratados con su consentimiento previo, expreso e informado. Por tratarse de datos
sensibles el trabajador no está obligado a autorizar su tratamiento.
6. Uso y finalidad del Tratamiento
 Finalidad del Tratamiento de Datos de Clientes: Los datos personales son utilizados para:
a. Ejecución del contrato suscrito con la Compañía.
b. Pago de obligaciones contractuales.
c. Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
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d. Soporte en procesos de auditoria externa e interna.
e. Envío y Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
f. Registro de la información de los accionistas, candidatos, clientes, empleados y proveedores en la base de datos de las Compañía.
g. Contacto con candidatos, clientes, empleados o proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual y
comercial que tenga lugar.
h. Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a
la Compañía.
j. Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente.
k. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre titular y la Compañía.
l. Realizar actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia para la colocación de planes de autofinanciamiento comercial o de
terceros vinculados por ChevyPlan® para el desarrollo del objeto social, incluso con posterioridad a la terminación del contrato de
autofinanciamiento comercial por cualquiera de las causales establecidas en el mismo o por pago total del Plan.
m. Informar sobre cambio de productos, servicios y descontinuación de bienes.
n. Realizar actividades de facturación, consultas, prevención de fraude, verificación de referencias personales, comerciales y laborales,
consulta ante las centrales de información de riesgo o consulta de las páginas web y las listas emitidas por las diferentes entidades privadas
y/o gubernamentales, nacionales o extranjeras, antecedentes penales y disciplinarios en los que ChevyPlan® considere necesario.
o. Realizar llamadas de bienvenida al sistema de autofinanciamiento y de verificación de la información aportada para la autorización de las
solicitudes para la aprobación de su capacidad de pago, de las cesiones de derechos o de un otro sí al contrato de autofinanciamiento
comercial.
p. Realizar llamadas de adjudicación en la cual se capturan datos (ingresos, egresos, empresa en la cual labora…) para realizar el pre estudio
del crédito.
q. Informar acerca del estado de su Plan, Contrato u Obligación, aceptación de cambio de bien o porcentaje, Adjudicación, estudio para la
capacidad de pago y estado de la entrega.
r. Realizar gestión de cobranza (escrita, telefónica o personal), recaudo, control, comportamiento, hábito de pago, así como cualquier otra
relacionada con nuestros productos, servicios y reporte ante las centrales de información de riesgo.
s. Contactar al cliente vigente o después de cancelada su obligación con ChevyPlan® por cualquier medio (telefónico, correo electrónico,
comunicaciones, mensajes de texto a través de su línea celular) para ofrecerle la póliza de seguros colectiva o individual y para promoción de
planes de prevención de accidentes.
t. Evaluar la calidad del servicio, satisfacción y otras relacionadas con nuestros servicios y productos.
u. Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios contratados con ChevyPlan®.
v. Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros clientes (suscriptores, adjudicados, ganadores), empleados, proveedores, aliados,
concesionarios, outsourcing y demás terceros públicos y/o privados, relacionados directa o indirectamente con el objeto social de
ChevyPlan®.
w. Informar sobre cambios de productos y servicios relacionados con el giro ordinario de los negocios de ChevyPlan®.
 Finalidad del Tratamiento de Datos Personales de Empleados:
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ChevyPlan® S.A. llevará a cabo el tratamiento de información personal de sus empleados y su núcleo familiar con la finalidad de cumplir con
las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales tales como, pagos de nómina, otorgamiento de beneficios, evaluaciones
de desempeño, mejoramiento de los programas de entretenimiento, entre otros.
 Finalidad del Tratamiento de Datos Personales de Exempleados:
ChevyPlan® S.A. tendrán un archivo en el cual se almacenarán indefinidamente los datos personales de todos los Empleados que hayan
terminado su relación laboral. Este archivo tendrá como finalidad:
a. Servir como base para la expedición de los certificados laborales de que trata el Artículo 57, numeral 7° del Código Sustantivo del
Trabajo, a solicitud del Exempleado o sus causahabientes.
b. Servir de base para el otorgamiento de referencias laborales a potenciales empleadores del Exempleado, cuando éste así lo autorice al
momento de su desvinculación.
c. La información almacenada en este archivo podrá ser estudiada, analizada y utilizada por ChevyPlan® S.A. a efectos de considerar al
Exempleado en los procesos de contratación de personal que se lleven a cabo.
De otra parte, conforme con lo señalado en el literal anterior, ChevyPlan® S.A., con ocasión de los eventos, capacitaciones o demás
actividades llevadas a cabo por éstas, podrán grabar y tomar audios, videos o fotos de los empleados del desarrollo de éstos. Estos audios,
videos o fotos podrán ser utilizados por la Sociedad en boletines, informes sectoriales, publicaciones, y en general en cualquier actividad,
incluso una vez el empleado se retire de la trabajar, es decir una vez la persona sea considerada como un ex empleado.
 Finalidad del Tratamiento de Datos Personales de Proveedores:
ChevyPlan® S.A. llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus Proveedores o de las personas con quienes tenga una
relación comercial con la finalidad de cumplir con las obligaciones adquiridas en virtud de la respectiva relación. Frente a los Proveedores,
tales obligaciones incluyen, entre otras:
a. Evaluar su desempeño;
b. Establecer, gestionar o terminar las relaciones comerciales o verificar las referencias;
c. Proveer las métricas de negocio, y las demás que se establezcan en los acuerdos o contratos que se suscriban con el Proveedor
respectivo.
El Tratamiento de los datos que se recolecten en virtud de lo dispuesto en el presente acápite será llevado a cabo y estará vigente mientras
se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos respectivos.

Finalidad del Tratamiento de Datos Personales de Visitantes
ChevyPlan® S.A. llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus Visitantes con el objeto de:
a.
b.
c.
Controlar el ingreso y salida del Edificio ChevyPlan® y el Edificio Terpel de quienes laboran, proveedores, clientes, potenciales
clientes, entre otros.
Adoptar medidas de seguridad en beneficio de todas las personas que ingresan y salen del Edificio.
Identificar plenamente a quienes están al interior de las instalaciones del Edificio, para casos de evacuación, siniestro o para
reportar a las autoridades competentes, en caso de que la requieran.
El tipo de tratamiento que se realiza a los datos personales contempla lo siguiente:
- Compartir la información con:
i. El o los encargados del tratamiento.
ii. Las personas que tengan la calidad de proveedores, accionistas, aliados, corredores de seguros, Aseguradoras, concesionarios,
outsourcing y demás terceros relacionados directa o indirectamente con el objeto social de ChevyPlan®, especialmente pero sin limitarse a:
publicidad, mercadeo, promociones, ventas, facturación, recaudo, cobranza, soporte, comunicación, archivo, custodia de títulos valores.
iii. Las personas naturales o jurídicas con las que ChevyPlan® adelante gestiones para efectos de dar cumplimiento a sus obligaciones
comerciales, contractuales, legales, administrativas y demás.
i. Los terceros que manejan bases de datos para las finalidades establecidas en presente Política.
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- Cumplir con las disposiciones normativas sobre transferencia de datos a terceros países en caso que dicha transferencia sea necesaria.
- Proveer información a las autoridades que lo soliciten expresamente y en ejercicio de sus funciones o para responder requerimientos
administrativos y/o judiciales.
Si el titular proporciona Datos Personales a la Compañía, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no se
procederá a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Compañía salvo que (i) el titular nos autorice expresamente a hacerlo,
(ii) sea necesario para permitir a los contratistas prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle al titular
los productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nombre de la Compañía o a otras
entidades con las cuales la Sociedad tenga acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición,
desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi) según sea requerido o permitido por la ley.
A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos
anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y accionistas según corresponda.
La Compañía podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente
subcontrate con terceros el procesamiento de la información personal del titular o proporcione la información personal a terceros prestadores
de servicios, la Sociedad advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad
apropiadas, se les prohíbe el uso de su información personal para fines propios y se les impide que divulguen la información personal a otros.
De igual forma la Compañía podrán transferir o transmitir (según corresponda) los datos personales a otras compañías en el extranjero por
razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas.
ChevyPlan® ha adoptado las medidas de seguridad internas necesarias para proteger la información, así como ha solicitado la
implementación de medidas similares por parte de los encargados. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de
transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013.
Adicionalmente, una vez cese la necesidad de tratamiento de los datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de
ChevyPlan® o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la
ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el
cumplimiento de una obligación o contrato.
7. Derechos del Titular
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que le asisten al titular en relación con sus datos personales son:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ChevyPlan® como el Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá
ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía como Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe
como requisito para el Tratamiento;
c. Ser informado por la Compañía, como Responsable del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso
que le ha dado a sus datos personales;
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas
que la modifiquen, adicionen o complementen;
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales;
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
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g. Consultar mediante solicitud escrita, de forma gratuita y con arreglo a la Ley sus datos que reposen en cualquier base de datos de
ChevyPlan® S.A.
Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual la Compañía garantiza el ejercicio de todos sus derechos.
Lo anterior salvo que el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de ChevyPlan® S.A.
8. Tratamiento de datos sensibles:
Teniendo en cuenta, la definición de datos sensibles, como aquellos cuyo uso indebido puede afectar la intimidad del Titular o generar su
discriminación, sugerimos no suministrar datos sensibles a quienes lo requieran, solo en caso de ser necesario será remitida con la
correspondiente autorización
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
a) El Titular o su representante haya dado su autorización de manera expresa, previa o concomitante a dicho tratamiento en relación con el
dato recolectado, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos
eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG,
asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran
exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos
no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la
supresión de identidad de los Titulares.
9. Procedimiento para el ejercicio de los derechos del titular
En caso de inquietudes acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo, o en caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización,
consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, o con respecto a la administración de la Política, comuníquese con ChevyPlan® a
través de cualquiera de los siguientes medios:
Telefónicamente al: 3 76 91 20 en Bogotá o 01 8000 91 07 47 a nivel nacional Contacto: [email protected]
Una vez el cliente ponga en conocimiento al área responsable al interior de la Compañía, dependiendo de a cuál de ellas vaya dirigida su
petición, se dará trámite a la consulta, solicitud o queja.
El titular podrá consultar a ChevyPlan® respecto de los datos personales que ChevyPlan® tenga almacenados en sus bases de datos, para
las cuales será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad. Dicha consulta será atendida por
ChevyPlan® en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Este plazo podrá ser
ampliado por ChevyPlan® en una sola ocasión, en cuyo caso le serán informados los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
solicitud, la cual en ningún caso será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La solicitud o petición relacionada con reclamos, actualizaciones, correcciones, o supresión de los datos personales del titular deberá ser
atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa
consideración de la petición, solicitud o reclamo, es indispensable allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección
de notificaciones y los documentos que quiere hacer valer.
En todos los casos la petición o reclamo debe contener como mínimo:
a)
b)
c)
d)
e)
Nombres y Apellidos del Titular
Número de identificación.
Descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar al reclamo.
Dirección de notificación.
El escrito debe estar acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
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f)
g)
Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
Si la solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permitan a ChevyPlan® atenderla de forma correcta y completa, se
requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas.
Después de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si el solicitante no ha subsanado según lo requerido, la Compañía
receptora de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y
persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés
público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
10. Seguridad
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 1377 de 2013, ChevyPlan® S.A. se compromete a adoptar las instrucciones
que para tal efecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. No obstante lo anterior, ChevyPlan® S.A. declara que posee
políticas de seguridad de la información y una infraestructura tecnológica que protege de manera razonable la información personal
recolectada, limitando el acceso a terceros en la medida de lo posible. Sin embargo, esta Sociedad realiza esfuerzos continuados para
mejorar los estándares de seguridad que protegen la información personal recolectada.
Cookies: ChevyPlan® reconoce que es posible que en su sitio web se utilicen “cookies”, por cookie entendemos un archivo pequeño con una
cadena de caracteres que se envía al ordenador de quién ingrese a un sitio web, lo cual permite almacenar, entre otras, las preferencias del
usuario. Si bien es posible que el usuario aun cuando no permita la utilización de cookies pueda acceder a los sitios web de ChevyPlan®.
Para hacer una correcta administración de los sitios web, es posible que de manera anónima ChevyPlan® alimente sus sistemas
operacionales con la información derivada de las cookies e identifiquen las categorías de visitantes por rubros, como dominios y tipo de
browsers. Toda esta información podrá ser introducida en los web master de ChevyPlan®, con la finalidad de proporcionar una mejor
experiencia a quienes utilicen la página web de ChevyPlan®
11. Deberes de ChevyPlan® como responsable del Tratamiento de Datos Personales.
Cuando ChevyPlan® actúe como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, cumplirá con los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que
previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga
actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya
presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la
administración de la información de los Titulares.
La copia impresa de este documento no es controlada
GGE-E-010 V 2.1 (07/2016)
12. Registro Nacional de bases de datos.
ChevyPlan®, se reserva, en los eventos contemplados en la ley, en sus estatutos y políticas internas y contratos suscritos con sus clientes y
proveedores, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de
acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y políticas.
ChevyPlan®, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin ha expedido el Gobierno Nacional, a
realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la
Superintendencia de Industria y Comercio.
13. Aviso de privacidad:
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que es puesto a disposición del Titular para el
tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de
tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar
a los datos personales.
14. Utilización y transferencia internacional de datos personales e información personal por parte de ChevyPlan®.
Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona Titular de datos personales pueda tener
con ChevyPlan®, la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la
aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir Información Personal. La información será transferida, para todas las
relaciones que puedan establecerse con ChevyPlan®.
Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, ChevyPlan®, tomará las medidas necesarias para
que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban,
únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia de la relación con ChevyPlan®, y solamente
mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.
ChevyPlan®, también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre
otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y
fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados, casas de cobro y otros asesores y
representantes, porque es necesario o apropiado:
(a) Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;
(b) Para cumplir con procesos jurídicos;
(c) Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del
gobierno, distintas a las de su país de residencia;(d) Para hacer cumplir nuestros términos y condiciones;
(e) Para proteger nuestras operaciones;
(f) Para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros;
(g) Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
15. Función de protección de datos personales al interior de ChevyPlan®.
ChevyPlan® actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las siguientes dependencias administrativas
actuarán como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales, así:
a)
b)
c)
d)
e)
Para el caso de datos personales de clientes: Suscriptores, Adjudicados, Ganadores (deudores y codeudores), clientes a quienes se
les ha efectuado devolución de aportes o quienes han cancelado la totalidad de su plan, potenciales clientes actúan como
RESPONSABLES del tratamiento:
La Dirección de Servicio al Cliente para administración de las bases de datos (registro, actualización, modificación y eliminación).
La Dirección de Servicio Estratégico para analizar y responder las peticiones, quejas o reclamos de los clientes.
Para el caso de datos personales de empleados o ex empleados actúa como RESPONSABLE del tratamiento la Dirección de
Gestión Humana.
Para el caso de datos personales de proveedores o ex proveedores actúa como RESPONSABLE del tratamiento la Dirección de
Contabilidad.
Para el caso de datos personales de accionistas o ex accionistas actúa como RESPONSABLE del tratamiento la Dirección– Legal y
de Cartera.
Para el caso de datos personales de los visitantes actúa como RESPONSABLE del tratamiento la Dirección Administrativa.
La copia impresa de este documento no es controlada
GGE-E-010 V 2.1 (07/2016)
ChevyPlan® designa al Director de Servicio al Cliente y al Director de Servicio Estratégico, como la persona que recibirá, procesará y
canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva Dirección encargada del tratamiento del dato.
Las Direcciones mencionadas cumplirán con la función de protección de datos personales, y darán trámite a las solicitudes de los Titulares,
en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta,
rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
Cualquier inquietud que tenga el Titular del dato podrá dirigirlo a la Dirección de Servicio al Cliente en la Carrera 7 No. 75-26 o a la siguiente
dirección electrónica [email protected]. Teléfono 3769120, en Bogotá o a nivel nacional al 018000910747 en horario hábil.
16. Modificación de la Política
ChevyPlan® se reserva el derecho de modificar en cualquier momento y de forma unilateral, Esta o cualquier otra política o procedimiento
relativo al Tratamiento de datos personales, evento en el cual publicará en la página web la actualización de la misma a fin de que los clientes
puedan informarse en todo momento.
17. Vigencia
La presente política rige a partir de Julio de 2016 y deja sin efectos los reglamentos, manuales o políticas especiales que se hubiesen podido
adoptar con anterioridad.
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