Universidad Tecnológica de Querétaro

Universidad
Tecnológica de
Querétaro
Firmado digitalmente por Universidad
Tecnológica de Querétaro
Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad
Tecnológica de Querétaro, o=UTEQ, ou=UTEQ,
[email protected], c=MX
Fecha: 2016.05.04 17:36:59 -05'00'
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO
Nombre del Proyecto:
“ESTANDARIZACIÓN Y MEJORA DEL PROCESO DE
RECLUTAMIENTO”
Empresa:
AUTOMÓVILES DE QUERÉTARO S.A. DE C.V.
Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de:
INGENIERO EN INNOVACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL
Presenta
DALIA GUADALUPE COSINO RAMÍREZ
Asesor de la UTEQ:
Lic. Cesar Alfredo Herrera Almanza
Asesor de la Organización:
C.P. Bartolo Lucio Hernández Concepción
Santiago de Querétaro, Qro. Mayo del 2016
Resumen
La concesionaria AUTOMÓVILES DE QUERÉTARO es una institución de
carácter privado; tiene como principal objetivo la compra – venta de automóviles
de la marca VOLKSWAGEN. El presente proyecto tiene como finalidad el
proporcionar a las oficinas de esta agencia una Estandarización y Mejora del
Procedimiento de Reclutamiento, con el principal objetivo de minimizar tiempos
y facilitar las actividades. AUTOMÓVILES DE QUERÉTARO se interesa por
tener al personal adecuado para cubrir el puesto y cada una de las
necesidades que requiere el área. La metodología utilizada para la creación
de este documento se basó en la observación, y juntas con Los encargados
del área.
2
Summary
3
Agradecimientos

Quiero dar las gracias a mis papás Consuelo Ramírez y Porfirio Cosino
por ser los papás más ejemplares, los que toda la vida me han
demostrado que tengo que seguir el camino correcto, los que siempre me
han dado su confianza, los que me han dado esa libertad de decisión en
todos los sentidos: GRACIAS POR SER MIS PADRES REALMENTE
LOS QUIERO MUCHO Y QUE DIOS LOS BENDIGA HOY Y SIEMPRE.

Quiero darle las gracias también a mi única hermana que tengo; Diana,
gracias por tu paciencia, por ser una buena hermana, por tus opiniones y
consejos que me has brindado; por tu gran apoyo que me has otorgado.
A mis sobrinos por llegar a alegrar un poco más mi vida, porque sé que
soy un ejemplo que quieren seguir, solo por ustedes trato de ser mejor
cada día de mi vida.

A mi amiga: Brenda Badillo Trejo; por siempre brindarme su amistad
sincera y desinteresada, por estar ahí conmigo cuando más lo necesite y
alentarme en los momentos de derrota.

Y finalmente a la agencia Automóviles de Querétaro, por brindarme la
oportunidad de realizarme como una persona profesional, y más que nada
a la Licenciada Socorro González Aranda, por apoyarme en todo
momento.
4
Índice
Resumen....................................................................................................................................... 2
Summary....................................................................................................................................... 3
Agradecimientos .......................................................................................................................... 4
Índice ............................................................................................................................................. 5
I.
Introducción .......................................................................................................................... 7
II.
Antecedentes ....................................................................................................................... 8
2.1 Antecedentes de la Empresa .......................................................................................... 9
2.2
Ubicación ...................................................................................................................... 9
2.2.1 Macro localización ..................................................................................................... 9
2.2.2 Micro localización .................................................................................................... 10
2.3 Misión ............................................................................................................................... 11
2.4 Visión ................................................................................................................................ 11
2.5 Valores ............................................................................................................................. 11
2.6 Política de calidad........................................................................................................... 11
2.7 Organigrama General .................................................................................................... 12
2.8 Organigrama Administración......................................................................................... 13
III.
Justificación .................................................................................................................... 14
IV.
Objetivos ......................................................................................................................... 15
4.1 Objetivo General ............................................................................................................. 15
4.2 Objetivos Específicos ..................................................................................................... 15
V.
Alcance ............................................................................................................................... 16
VI.
Análisis de Riesgo ......................................................................................................... 17
VII.
Fundamentación Teórica.............................................................................................. 18
VIII.
Plan de Actividades ..................................................................................................... 29
IX.
Recursos Humanos Y Materiales ............................................................................... 30
5
X.
Desarrollo del Proyecto .................................................................................................... 31
XI.
Resultados Obtenidos .................................................................................................. 46
XII.
Conclusiones Y Recomendaciones ............................................................................ 47
XIII.
Bibliografía ..........................................................................................................................
6
I.
Introducción
Dentro de la Universidad Tecnológica de Querétaro, se tiene como requisito
fundamental de la titulación llevar a cabo un plan de estadía en una empresa para
cumplir el modelo de competencias; por eso en la organización AUTOMÓVILES
DE QUERÉTARO, dentro del departamento de Recursos Humanos se permitió
llevar a cabo el proceso de estadía con una permanencia de 4 meses.
Al pertenecer a este departamento, se detectó la principal problemática dentro de
la misma concesionaria; la falta
de llevar adecuadamente el proceso de
Reclutamiento, Selección y Contratación de todo el personal que la integra. Por
ese motivo se ha decidió estandarizar este proceso, ya que la empresa cuenta
con uno que les fue otorgado por Grupo Uribe (grupo de concesionarios más
importantes del país, fuerte y activo protagonista principalmente con las marcas
del consorcio Volkswagen). Automóviles de Querétaro de dedica a la venta de
autos nuevos, seminuevos; venta de refacciones y servicio.
En el presente trabajo se desarrollara la estandarización del proceso de
reclutamiento, que ayude a la empresa a atraer y retener al personal idóneo.
La estandarización de proceso nos facilitara que los jefes de los distintos
departamentos sigan en correcto orden los pasos que son necesarios para
incorporar a los distintos subordinados, por tal motivo en el departamento de
Recursos Humanos ha ansiado emprender nuevas y distintas maneras de poder
captar la atención de los clientes externos para que formen parte de la
Concesionaria de Volkswagen.
Por otra parte este proyecto está bajo la responsabilidad del Contador Público
Bartolo Lucio Hernández Concepción, encargado del Departamento de Recursos
Humanos y por el Lic. En Administración Cesar Alfredo Herrera Almanza que es
mi Asesor UTEQ.
7
II.
Antecedentes
La estandarización de procesos surge durante el gobierno de Thomas Jefferson
(1789), quien decidió contratar a una persona para que llevara a cabo el diseño
del sistema operativo donde creara máquinas y diera capacitación a las personas
para su adecuado manejo de estas. Con esto la estandarización termina de
surgir en Europa gracias a la Revolución Industrial y a la creación de las
máquinas de vapor; estas estandarizaciones se dieron a conocer a través de
manuales, memorándums o documentos y así se enteraban de las nuevas
actividades que debían realizar.
Años más tardes surge en New York la Federación Internacional de Organismos
de Normalización, mejor conocida como ISO. Como se sabe la ISO es una
entidad internacional que se encarga de favorecer las distintas normas de
comercialización, comunicación y fabricación del mundo.
Dentro de la concesionaria de Volkswagen (Automóviles de Querétaro) surge la
necesidad de estandarizar el procedimiento de reclutamiento; ya que los jefes de
los distintos departamentos contratan a su factor humano sin tomar en cuenta el
procedimiento establecido por el Grupo Uribe.
Lo que provoca pérdidas de tiempo y dinero, y sobre todo falta de interés por
parte del solicitante que desea cubrir esa vacante. Ya que se deciden por el
personal idóneo hasta un mes después.
8
2.1 Antecedentes de la Empresa
Automóviles Volkswagen ‘automóvil del pueblo’ es un fabricante alemán el mayor
fabricante de automóviles alemán y de Europa y el tercer mayor fabricante de
automóviles del mundo.
En 1904 nace la idea de “Volkswagen” como un vehículo accesible para el
pueblo. En diciembre de 1945 con 55 vehículos montados se inicia la producción
en serie del Escarabajo.
Volkswagen de México
2.2 Ubicación
2.2.1 Macro localización
La empresa AUTOMÓVILES DE QUERÉTARO se encuentra ubicada en la
ciudad de Santiago de Querétaro.
Ilustración 1.- Mapa de Ubicación
9
2.2.2 Micro localización
Prolongación Pasteur Sur # 420.
Colonia Valle Alameda.
Querétaro, Querétaro.
Ilustración 2.- Mapa Local
Ilustración 3.- Vista de la agencia
10
2.3 Misión
Somos una empresa con imagen de vanguardia, que respeta el medio ambiente,
enfocada a satisfacer y entusiasmar plenamente a nuestros clientes, con los
productos y servicios que ofrecemos con honestidad, responsabilidad y
profesionalismo; ocupados en mantener a nuestros accionistas, empleados y a
sus familiares felices.
2.4 Visión
Ser la empresa líder en la comercialización de Productos y Servicios
Automotrices de nuestra marca Volkswagen en forma permanente.
2.5 Valores
Honestidad, Responsabilidad, Profesionalismo, Pasión, Amor, Respeto por el
medio ambiente, Creatividad e Innovación.
2.6 Política de calidad
Garantizar la excelencia de nuestros servicios, basados en los requisitos de la
Norma ISO 9001:2000 y el cumplimiento de los objetivos de calidad, mediante la
mejora continúa en todos los procesos de la empresa.
11
2.7 Organigrama General
12
2.8 Organigrama Administración
13
III.
Justificación
En cualquier empresa es necesario contar con un documento que establezca los
pasos necesarios para captar el talento humano y así abastecer a la
concesionaria. La finalidad de este documento es contar con información
confiable y oportuna en el momento que se requiera llenar una vacante
disponible.
La metodología bajo el cual se fundamenta el proyecto es: la observación.
14
IV.
Objetivos
4.1 Objetivo General
Ampliar un documento que determine la estandarización y mejora del proceso de
Reclutamiento, para que se efectuara de manera más rápida y precisa; siendo un
antecedente para la realización de las funciones en los distintos departamentos.
4.2 Objetivos Específicos
1. Realizar un análisis del procedimiento de Reclutamiento para facilitar su
estandarización.
2. Controlar las diferentes vacantes disponible y de nueva creación con la
actualización de la mejora del procedimiento.
3. Fortalecer los pasos del proceso para que su ejecución sea más eficiente
y eficaz.
15
V.
Alcance
La estandarización del proceso de Reclutamiento
se deberá aplicar en las
distintas áreas que conforman la empresa; principalmente Recursos Humanos ya
que es la encargada de efectuar dicho proceso.
Recursos Humanos
Se beneficiara porque al tener un procedimiento de Reclutamiento se podrá
optimizar tiempos y poder desarrollar el talento humano de forma planificada que
ayude a alcanzar objetivos presentes y posteriores de la organización.
Ventas (Autos Nuevos, Das Welt y AFASA)
Dentro de estas áreas se pretende trascender de manera eficaz y oportuna en la
contratación de sus asesores comerciales, y así poder incrementar el número de
ventas por asesor.
Servicio General
En estas áreas se beneficiara el departamento de Hojalatería, Lavado, Taller y
a los Preparadores tanto de autos nuevos como los Semi-nuevos, ya que el
proceso de reclutamiento será más idóneo a lo que los jefes requieren para cubrir
esas necesidades tanto en número como personales.
Los departamentos de la concesionaria se verán beneficiados ya que
perfeccionaremos tiempos perdidos y se elegirá al personal que cumpla con los
requisitos necesarios tanto intelectuales, éticos y sociales.
16
VI.
Análisis de Riesgo
Las principales limitaciones que pueden existir dentro de la agencia para el
cumplimiento de los objetivos establecidos son:
 Una de las barreras a la cual nos podemos enfrentar es a la limitación de
recopilar información adecuada, ya que los jefes de áreas no tienen tanta
disponibilidad de tiempo.
 Poco interés por parte del personal de la concesionaria.
 Costos en cuanto a papelería y transporte.
17
VII.
Fundamentación Teórica
La estandarización es vital para el crecimiento de una empresa, Rodríguez (2005)
nos dice que los mismos procesos producen los mismos resultados por lo cual si
se desea obtener resultados es necesario estandarizar las condiciones de los
procesos;
así
como
maquinaria,
equipos,
herramientas,
métodos
y
procedimientos.
La estandarización de procesos es un asunto en el cual se documentan las
actividades necesarias para llegar a una mejora de calidad y así lograr los altos
niveles de competitividad.
Para poder lograr esta estandarización es necesario que los miembros
involucrados participen en la selección, documentación y capacitación que sea
necesaria. El trabajo estándar tiene su fundamento en la excelencia operacional.
Sin el trabajo estandarizado, no se puede garantizar que, las operaciones
necesarias para la obtención de los productos, se realicen siempre de la misma
forma. La estandarización permite la eliminación de la variabilidad de los
procesos.
Beneficios de la estandarización

Recopila los métodos de trabajo de los operarios más expertos y los hace
extensivos a toda la fábrica. Se mejora la productividad.

Acelera el proceso de aprendizaje del personal de nueva incorporación.

Reduce el riesgo de errores que afecten a la calidad del producto y a la
seguridad de las personas.

Establece una base documentada del conocimiento operativo de la
empresa, que será el pilar de futuras mejoras.
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
La incorporación de una metodología optimizada de trabajo y su
cumplimiento produce un efecto motivador y de incremento de la
disciplina.

Mejora la detección de los problemas y los desperdicios.

Crea una gestión visual fácil de comprender por todo el personal de la
planta.

Las empresas que tiene definidos estándares de trabajo, consiguen
mejoras continuas en la productividad y en la calidad. Además crean una
base documentada del conocimiento que facilita procesos de aprendizaje
ágiles y efectivos.

La estandarización es la base para la mejora continua.
La estandarización se puede definir como la certificación de procesos que son
realizados en una organización; para esto tienen que efectuarse de manera
uniforme por todos los involucrados en el proceso.
Los aspectos más importantes de la estandarización son:

Ofrecer la mejor forma de preservar el conocimiento y la experiencia.

Representa la forma más fácil y segura de realizar un trabajo.

Proveen una forma de medir el desempeño.

Proveen medios para prevenir la recurrencia de errores y la variación de
errores es minimizada.

Muestran la relación entre causa y efecto.

Proporcionan una base para el entrenamiento.

Proveen una base para el diagnóstico y la auditoria. (Imai, 2012)
Según Kondo (1993), la estandarización puede dividirse básicamente en la
estandarización de las cosas y en la estandarización del trabajo.
19
La estandarización de las cosas nos hace referencia a que todos los objetos
deben ser iguales y la estandarización del trabajo nos habla de que los
involucrados en alguna actividad tienen que estar de acuerdo en la forma de
realizar una actividad.
Los siguientes son los pasos de la estandarización.
1. Involucrar al personal operativo.
2. Investigar y determinar la mejor forma para alcanzar el objetivo del
proceso.
3. Documentar con fotos, diagramas, descripción breve.
4. Capacitar y adiestrar al personal.
5. Implementar formalmente el estándar.
6. Checar los resultados.
7. Si el resultado se apega al estándar, continuar la implementación, si no,
analizar la brecha y tomar acción correctiva.
La Norma ISO promueve la adopción de un enfoque basado en procesos cuando
se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de la
calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de
sus requisitos. Según la Norma ISO un proceso es el conjunto de actividades
mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos
de entrada en resultados.
Según
Melinkoff,
(1990),
"Los
procedimientos
consiste
en
describir
detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por
medio del cual se garantiza la disminución de errores".
20
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una
actividad o lograr un objetivo. Proceso administrativo es el conjunto de fases o
etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que
se interrelacionan y forman un proceso integral. (Chiavenato, Administración
Proceso Administrativo, 2001)
Manual Administrativo
Un manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a
seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro
grupo
de
trabajo
que
desempeña
responsabilidades
específicas.
Un
procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar
para ejecutar algún trabajo.
Los manuales administrativos son escritos
que concentran elementos
administrativos; con el fin de orientar e informar a los integrantes de la empresa.
En México, los manuales son una técnica relativamente nueva, todavía no se
sabe a ciencia cierta que es un manual administrativo, cuántos tipos hay, para
que puedan servir, cómo se elaboran, cómo se usan, etcétera.
A continuación se dan algunas definiciones sobre lo que es un manual.
Según Miguel A. DuhaltKraus, un manual es:
Un documento que contiene, en una forma ordenada y sistémica, información y/o
instrucciones sobre historia, organización, política y procedimiento de una
empresa, que se consideran para la mejor ejecución del trabajo.
Para G.R. Terry, un manual es:
Un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y
pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una
empresa.
21
G. Continolo define un manual como:
Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para
operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la
dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo.
Para Joaquín Rodríguez Valencia es:
Un documento en el que se encuentra de manera sistémica las instrucciones,
bases o procedimientos para ejecutar una actividad.
Por su contenido se clasifican en:
 Manual de historia: su propósito es proporcionar información histórica
sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y
posición actual.
 Manual de organización: su propósito es exponer en forma detallada la
estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, las
relaciones.
 Manual de políticas: consiste en una descripción detallada de los
lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los
objetivos. Pueden elaborarse manuales de políticas para funciones
operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal,
compras, etc.
 Manual de procedimientos: es una guía (como hacer cosas) de trabajo a
la personalidad es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso.
 Manual de contenido múltiple: consiste en combinar dos o más categorías
que interrelacionan en la práctica administrativa.
 De adiestramiento o instructivo: tiene como fin explicar las labores,
procesos y las rutinas de un puesto en particular, por lo común son más
detallados que un manual de procedimientos.
22
 Inducción o bienvenida: tiene como finalidad darle a conocer al personal
de nuevo ingreso información necesaria y básica acerca de la empresa,
sus funciones que debe realizar y los derechos con los que cuenta, entre
otras cosas.
Por su función especifica
Se pueden elaborar manuales con base a las funciones operacionales:
 Manual de producción: consiste en abarcar la necesidad de interpretar las
instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su
mejor y pronta solución.
 Manual de compras: consiste en definir el alcance de compras, definir la
función de compras, los métodos a utilizar que afectan sus actividades,
además de que representa una útil fuente de referencia para los
compradores.
 Manual de ventas: consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo
y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas
(políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.).
 Manual de finanzas: consiste en asentar por escrito las responsabilidades
financieras en todos los niveles de la administración.
 Manual de contabilidad: trata acerca de los principios y técnicas de la
contabilidad.
 Manual de crédito y cobranzas: se refiere a la determinación por escrito de
procedimientos y normas de esta actividad.
 Manual de personal: abarca una serie de consideraciones para ayudar a
comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se
refiere a personal.
23
Por su ámbito de aplicación
 General: se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este
tenemos a los manuales siguientes:
 Manual general de organización: es producto de la planeación
organizacional y abarca a todo el organismo, indicando la organización
formal y definiendo su estructura funcional.
 Manual general de procedimiento: este contiene los procedimientos de
todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin
de uniformar la forma de operar.
 Manual general de políticas: se refiere a presentar por escrito los deseos
y actitud de la dirección superior.
 Específico: básicamente se refiere al contenido de información de una
unidad orgánica, dentro de esta clasificación tenemos los manuales
siguientes:
 Manual especifico de reclutamiento y selección: contiene la definición
uniforme respecto al reclutamiento y selección de personal en una
organización.
 Manual
especifico de
auditoría
interna:
consiste
en agrupar
lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos
de actividad.
 Manual especifico de políticas de personal: se enfoca a definir políticas,
pero de una área específica de la organización, señalando las guías u
orientaciones respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación,
permisos, promociones, permisos, etc.
 Manual especifico de procedimientos de tesorería: consiste en
elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área
específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia
de pasos en el trabajo, por ejemplo, ingreso a caja, pago a proveedores,
etc.
24
El manual que se desarrollara es el Manual específico de Reclutamiento,
Selección y Contratación de Personal; basándonos en la estandarización y
mejora del mismo.
Definición de Reclutamiento
El reclutamiento de personal es un conjunto de procedimientos que tienden a
atraer candidatos potencialmente cualificados y capaces de ocupar cargos en
una organización. (Consultores)
El reclutamiento de personal es un proceso que requiere de la aplicación de un
conjunto de técnicas, procedimientos y sistema de información adecuados para
la divulgación de oportunidades de empleo y con ello atraer personas calificadas
y capaces para ocupar puestos en la organización.
Chiavenato (1999) afirma: “Los gerentes deben de estar seguros de que los
puestos que están bajo su responsabilidad son ocupados por personas capaces
de desempeñarlos adecuadamente”.
De acuerdo con Werther, (2000), “El reclutamiento es el proceso de identificar e
interesar candidatos capacitados para llenar las vacantes de la organización”.
El proceso de reclutamiento tiene que ver con asegurar personas adecuadas
para los puestos disponibles en una organización y ese proceso parte de un plan
de personal que identifica los puestos vacantes, las características de los mismos
y las capacidades de la persona que deberá ocuparlo.
Definición de Selección
La selección de recursos humanos puede definirse como la escogencia del
individuo adecuado para el cargo adecuado, o, en un sentido más amplio,
escoger entre los candidatos reclutados a los más adecuados, para ocupar los
cargos existentes en la Empresa, tratando de mantener o aumentar la eficiencia
25
y el rendimiento del personal. (Chiavenato, Administración de Recursos
Humanos, 1993)
La selección busca entre los candidatos reclutados a los más adecuados para los
puestos en la empresa con la intención de mantener o aumentar la eficiencia y la
eficacia de la organización.
La selección de personal es un proceso importante para las organizaciones
porque es una de las principales maneras como se construyen a sí mismas y
como crecen. Tanto la selección adecuada de su gente como la adecuada
capacitación que les brinde para mantenerlos preparados para los retos del
momento pueden determinar la permanencia o desaparición de una empresa.
La selección de personal es una comparación entre las cualidades de cada
candidato con las exigencias del cargo, y es una elección entre los candidatos
comparados; para entonces, se hace necesaria la aplicación de técnicas de
selección de personal que veremos más adelante (varios candidatos solicitarán
una posición y la empresa contratará al que juzgue más idóneo).
La selección es una actividad de comparación o confrontación, de elección, de
opción y decisión, de filtro de entrada, de clasificación y, por consiguiente,
restrictiva. La tarea básica de la selección es escoger entre los candidatos
reclutados aquellos que tengan mayores probabilidades de adaptarse al cargo
ofrecido y desempeñarlo bien.
Definición de Contratación

Es formalizar con apego a la ley la futura relación de trabajo para
garantizar los intereses, derechos, tanto del trabajador como de la
empresa.

Cuando ya se aceptaron las partes en necesario integrar su expediente de
trabajo.
26

La contratación se llevará a cabo entre la organización y el trabajador.

La duración del contrato será por tiempo indeterminado o determinado.

El contrato deberá ser firmado el director general, el responsable directo y
el trabajador.

Generará afiliación al IMSS
Ventajas
Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:
 Logra y mantiene un sólido plan de organización.
 Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del
plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
 Facilita el estudio de los problemas de organización.
 Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones
necesarias en la organización.
 Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y
compensación del personal clave.
 Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás
de la organización.
Desventajas
Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los
siguientes:
 Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para
necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos
sus integrantes.
 Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar
un manual y conservarlo al día.
27
 Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y
rigidez.
 Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo
de las operaciones.
28
Plan de Actividades
Detección de Necesidades
Diagnostico del Problema
Definir Proyecto
Solicitar información de la empresa
Recabar información y recolectarla en un
documento
1° Revisión con el asesor UTEQ
Investigación de la información teórica
acerca de la estandarización
Consultar información sobre el tema
principal en internet, libros, revistas etc.
Realización del Plan de Actividades
Hacer una detección de los riesgos que
puedan existir
2° Revisión asesor UTEQ
Realizar el Desarrollo del Proyecto
Analizar los resultados obtenidos
Elaborar conclusiones
Realizar correcciones y recomendaciones
Revisión Final de asesor UTEQ
Revisión de Proyecto asesor Empresa
Entrega Final del Proyecto
29
4 ° Semana
3 ° Semana
2 ° Semana
1 ° Semana
Abril
4 ° Semana
3 ° Semana
2 ° Semana
1 ° Semana
Marzo
4 ° Semana
3 ° Semana
1 ° Semana
Febrero
4 ° Semana
3 ° Semana
2 ° Semana
ACTIVIDADES
1 ° Semana
Enero
2 ° Semana
VIII.
IX.
Recursos Humanos Y Materiales
Recursos Materiales
 Bibliografía en cuestión de libros e internet
 Una computadora (programa de Word y Excel)
 Escritorio
 Archivero
 Papelería
 Copiadora
 Impresora
 Escáner
 Memoria USB
Recursos Humanos
 Lic. Cesar Alfredo Herrera Almanza
Asesora Estadía UTEQ
 C.P. Bartolo Lucio Hernández Concepción
Jefe del Departamento de Recursos Humanos
 Lic. Socorro Manuela González Aranda
Auxiliar de Recursos Humanos
 Información obtenida de los jefes de área
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X.
Desarrollo del Proyecto
Por políticas de planta no se puede incluir los manuales en el documento.
Lo que pretendemos es la mejora de los tres procedimientos, donde sean claros
y específicos y nos ahorremos una gran cantidad de tiempo invertido en ellos. Así
que pasaremos directamente a la propuesta que se les está otorgando a la
agencia Volkswagen. Para la agencia es importante que
31
32
El presente manual de Reclutamiento, Selección y Contratación tiene por objetivo
hacer un aporte sobre el proceso que lleva a cabo la empresa AUTOMÓVILES
DE QUERÉTARO SA DE CV y así mismo proponer un sistema más transparente
y eficiente de gestión de Recursos Humanos.
Este manual presenta la forma de cómo debe llevarse a cabo éstos
procedimientos, añadiendo información extra y de comprensión para identificar y
seleccionar a los candidatos idóneos con las competencias y cualidades
necesarias para el puesto solicitado, tomando en cuenta que la decisión final
corresponde al jefe solicitante o en su caso al Gerente del área.
En el documento se muestran los procesos adecuados para obtener un mejor
desarrollo en la parte de reclutamiento selección
contratación, así mismo
mostraran actitudes, aptitudes, características y aspectos generales que deben
cumplir cada uno de los trabajadores para el desarrollo óptimo de cada puesto.
33
Reclutamiento
El reclutamiento corresponde al proceso mediante el cual la organización atrae
candidatos potencialmente calificados para abastecer las necesidades de la
empresa.
Este implica un sistema de información mediante el cual la organización
comunica y ofrece al mercado las vacantes a cubrir.
Los tipos de reclutamiento son los siguientes:
Reclutamiento Interno
Se aplica a las personad que trabajan en la institución que se interesa en el
puesto
Reclutamiento Externo
Se dirige a los candidatos que están fuera de la organización para que participen
en el proceso de reclutamiento de personal
En las fuentes de reclutamiento se destacan las siguientes:
Contactos personales y recomendaciones de empleados
Instituciones educativas
Anuncios a través de periódico, redes sociales y páginas de internet
34
Objetivo de Reclutamiento
El principal objetivo es que la empresa AUTOMÓVILES DE QUERÉTARO SA DE
CV obtenga con un excelente proceso en la parte de reclutamiento externo y así
mismo, la agencia pueda identificar y extraer a la organización un grupo de
candidatos con debidos requerimientos y habilidades al puesto solicitado.
Políticas de Reclutamiento
La empresa AUTOMÓVILES DE QUERÉTARO SA DE CV, establece políticas
en el procedimiento de reclutamiento con la finalidad de seleccionar el recurso
humano, de manera equitativa, formal, transparente y principalmente con las
características y requisitos que se adecuen al puesto o cargo vigente.
Reclutar personal competente en todos sus niveles jerárquicos de la
organización.
Contiene las funciones del puesto, sus requisitos de instrucción,
experiencia y conocimientos, así como las aptitudes y características de
personalidad requeridas.
La oficina de recursos humanos es responsable de la conducción del
proceso de reclutamiento.
El reclutamiento de recursos humanos, se efectuará en un marco de
estricta ética.
La edad mínima para el llevarse a cabo el proceso de reclutamiento de la
empresa, será de: 18 años en adelante.
35
Procedimiento de Reclutamiento
Operación
Responsable
Actividades
1
Gerente de Área
Detectar puesto vacante
2
3
4
Recibir y revisar la requisición del puesto vacante por
parte del Gerente de área solicitante
Si la requisición completo con todos los parámetros se
Recursos Humanos
proseguirá a buscar una fuente externa, si no se
regresa a gerente de área solicitante
Si la requisición completo con todos los parámetros se
Recursos Humanos
proseguirá a buscar una fuente externa, si no se
regresa a gerente de área solicitante
Gerente de Área
5
Recursos Humanos
Diseñar el anuncio adecuado para la empresa donde
exprese la requisición de la vacante solicitante.
6
Recursos Humanos
Determinar el tipo de medio que va a utilizar para
reclutar al mejor candidato para el puesto solicitante,
mínimo 3 medios.
7
Recursos Humanos
Especificar al medio la estructura a utilizar para la
requisición del vacante solicitante.
8
Recursos Humanos
Recibir la cotización del medio y decidir cuál será el
medio a utilizar.
9
Recursos Humanos
Enviar la requisición para la publicación del anuncio y
llamar para realizar el pago correspondiente.
10
Recibir factura del pagó efectuado por el anuncio y
verificar la publicación del medio utilizado, si no llamar
Recursos Humanos
al medio utilizado para pedir reposición del día
perdido de la publicación.
11
Recursos Humanos
Esperar al candidato.
36
PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO
Gerente de Área
Recursos Humanos
Recibir y revisar la
requisición del
Gerente del área
solicitante
Inicio
Detectar puesto
vacante
¿La requisición
esta completa?
Realiza una
requisición del
puesto solicitante y
se la envía a RH
Diseñar el anuncio
adecuado para la
empresa donde se
exprese la
requisición de la
vacante solicitante
Se regresa al
gerente de área
No
Si
Requisición
Determinar el tipo
de medio que va a
utilizar para
reclutar al mejor
candidato para el
puesto solicitante
mínimo 3 medios
Especificar al
medio la estructura
a utilizar para la
requisición de la
vacante solicitante
Recibir la
cotización del
medio y decidir
cual será el medio
a utilizar
Recibir cotización
Enviar la
requisición para la
publicación del
anuncio y llamar
para realizar el
pago
correspondiente
Verificar que se publico el
anuncio
Si
Esperar al
candidato
Fase
FIN
37
Realizar el pago
NO
Llamar para pedir
la reposición de los
días perdidos.
Selección
Es el proceso mediante el cual una organización elige, entre la lista de
candidatos, la persona que satisface mejor los requisitos exigidos para ocupar el
cargo disponible (perfil de cargo).
Por lo tanto, consiste en la comparación entre dos variables, por un lado los
requisitos del cargo que debe satisfacerse, y por otro lado, el perfil de las
características de los candidatos que se presentan para disputarlos.
La primera variable es suministrada por la descripción y análisis del cargo,
mientras la segunda se obtiene mediante la aplicación de técnicas de selección.
Objetivo del Procedimiento de Selección
Poner en práctica la aplicación de los principios de un manual de selección de
personal, en el cual se definan políticas y procedimientos para el desarrollo de
este punto y así poder contar con excelentes vacantes en la empresa, y con ello
lograr una mayor productividad y desarrollo en las actividades a realizar.
38
Políticas de Selección
La empresa AUTOMÓVILES DE QUERÉTARO SA de CV, establece políticas en
el procedimiento de selección con la finalidad de contar con el recurso humano, de
manera equitativa, formal, transparente y principalmente con las características y
requisitos que se adecuen al puesto o cargo vigente.
Escoger dentro del grupo de aspirante al mejor, teniendo en cuenta los requisitos
que exige el manual de funciones, procedimientos y requisitos de la empresa.
Contar con el aspirante más idóneo para el puesto solicitante.
La selección la deberá de realizar el área de RH y así mismo el Gerente del
área solicitante.
El aspirante forzosamente deberá asistir a una entrevista con el Gerente de
área solicitante para una mejor elección.
Debe existir igualdad de oportunidades entre todos los aspirantes.
La información que se proporcione por el aspirante debe ser confidencial.
La preselección se realizará mediante un proceso estandarizado.
39
Procedimiento de Selección
Operación
1
2
Responsable
Actividades
Revisar las solicitudes de los candidatos de acuerdo
Recursos Humanos
al tipo de perfil que se necesita para la vacante
solicitante.
Seleccionar a tres o cuatro candidatos con los perfiles
Recursos Humanos
más adecuados para el puesto solicitante.
3
Recursos Humanos
Llamar a los candidatos para dar una cita con la fecha,
hora y lugar para el proceso de entrevista.
4
Candidato
Asistir a la fecha, hora y lugar que se le indico en
llamada que recibió por parte de RH.
5
Recepción
Recibir al candidato y acompañarlo a la Cafetería para
la realización de la primera entrevista y comunicar a
RH que ha llegado el candidato.
6
Recursos Humanos
Recibir al candidato y realizar la entrevista para
conocer de manera rápida, al interesado en el puesto.
7
8
9
Si es el candidato es adecuado para el puesto
Recursos Humanos solicitante, pasará a la segunda entrevista, si no se le
dará las gracias.
Avisar a Gerente del área solicitante que pasará el
Recursos Humanos
candidato seleccionado para llevarse a cabo la
segunda entrevista.
Llevar al candidato a una segunda entrevista con el
Gerente del área solicitante para una entrevista más
Recursos Humanos
profesional y para conocer más a detalle a los
interesados.
10
Gerente del área
solicitante
11
Gerente del área
solicitante
12
13
Gerente del área
solicitante
Gerente del área
solicitante
Realizar una entrevista más a detalle con los
requerimientos que necesita el puesto y con las
actividades de la empresa.
Seleccionar al mejor candidato en base a las
entrevistas, exámenes, conocimientos y habilidades
que desempeña para la ocupación del puesto
solicitado
Comunicar con una llamada al candidato que fue
seleccionado para el puesto solicitante.
Comunicar a RH que el puesto solicitado ya ha sido
ocupado por el vacante.
40
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN
Recursos Humanos
Candidato
INICIO
Asistencia del
candidato
Revisar las
solicitudes de los
candidatos de
acuerdo al tipo de
perfil
Gerente de Área
Recibir al
candidato y
acompañarlo a la
oficina de RH
Realiza la
entrevista mas a
detalle
Seleccionar a 3 o 4
candidatos con los
perfiles mas
adecuado
Selecciona al mejor
candidato en base
a las pruebas
psicométricas
Llamar a los
candidatos para
agendar cita
Recibe al candidato
y realiza la
entrevista
¿Es el
adecuado?
Recepción
NO
01
Pasar al candidato
a 2 entrevista
Llevar al candidato
con el Gerente de
área para 2
entrevista
Comunicar al
candidato que fue
seleccionado para
el puesto
01
Fase
FIN
41
Contratación
Es un punto sumamente importante para cubrir los puestos
vacantes se deberá solicitar al responsable de la función de Recursos Humanos
que inicie las actividades respectivas para contratar a la persona que cumpla los
requerimientos del puesto.
En este apartado daremos a conocer el proceso que se debe realizar para poder
tener un buen reclutamiento dentro de la empresa y así mismo políticas que se
establecen para el cumplimiento de este:
Objetivo de Contratación
La finalidad de tener un procedimiento de Contratación es encontrar trabajadores
con quien se pretende trabajar en la empresa para satisfacer las necesidades del
personal y de esta manera tener trabajadores más capacitados y contar con
oportunidad de los recursos humanos necesarios para el cumplimiento y
desarrollo de las funciones encomendadas.
42
Políticas de contratación
I.
El trabajador debe guardar absoluta discreción con la información
confidencial.
II.
No tener antecedentes judiciales y penales.
III.
El trabajador no podrá efectuar negociaciones relacionadas con los,
activos de la empresa en los cuales pueda tener un interés real o potencial.
IV.
Tener una especialización en el cargo que se va a realizar.
V.
Los aspirantes que serán contratados deberán tener un mínimo de 6
meses de experiencia la cual varia depende el cargo que este tendrá.
VI.
Los empleados no deberán contraer relaciones conyugues dentro de la
empresa.
VII.
No se aceptaran menores de edad.
43
Procedimiento de Contratación
Operación
Responsable
Actividades
Comunicar al candidato que ha sido elegido e
informar con que documentación se tendrá que
presentar en hora, fecha y lugar mencionado.
Recibir al candidato y poner al tanto de su llegada a
Recursos Humanos.
1
Recursos Humanos
2
Recepcionista
3
Recursos Humanos
Recibir al candidato y solicitar la documentación al
candidato.
4
Recursos Humanos
Recibir documentación y checar si se encuentra
completo(Check List)
5
Recursos Humanos
Si está completo se sigue con el procedimiento si
no se realiza la petición de completar el expediente
al nuevo trabajador.
6
Recursos Humanos
Crear expediente del nuevo trabajador
7
Recursos Humanos
Elaborar contrato con las prestaciones que ofrece la
empresa al nuevo empleado y se le entrega al
candidato para verificar que esté de acuerdo.
8
Recursos Humanos
Si el candidato acepta firma el contrato y se sigue
con el paso si no se termina el proceso.
9
Representante Legal
Enviar el contrato al representante legal para
efectuar su firma en el contrato.
10
Representante Legal
Revisar y firmar el contrato. Enviar al Jefe de área.
11
Jefe de Área
Recibir el contrato, efectuar su firma de aceptación
desueldo del empleado y enviar a Recursos
Humanos.
12
Recursos Humanos
Recibir contrato y revisar en su totalidad.
13
Recursos Humanos
Anexar el contrato, en el expediente del nuevo
trabajador.
14
Recursos Humanos
Realizar las altas correspondientes: IMSS, AFORE,
INFONAVIT y ADMINWARE
44
PROCEDIMEINTO DE CONTRATACIÓN
Recursos Humanos
Recepción
Representante Legal
Jefe de Área
Efectúa la firma en
el contrato
Recibe el contrato
y efectúa la firma
de aceptación y lo
envía a RH
INICIO
Comunica al
candidato que
documentación
tiene que llevar
Recibe al candidato
y lo pasa a las
oficinas de RH
Recibe al candidato
y solicita su
documentación
completa
Revisa la
documentación y
checa el Checklist
NO
¿Esta completa la
documentación ?
SI
Crea expediente
Elabora contrato y
entrega contrato al
nuevo empleado
Expediente
Contrato
¿Esta de
acuerdo?
Revisa y firma al
contrato al jefe de
área
Recibe el contrato
y lo revisa en su
totalidad
Fase
Anexa el contrato
al expediente
Realiza las altas
correspondientes,
IMSS, INFONAVIT,
ASMINWARE
FIN
45
XI.
Resultados Obtenidos
La Estandarización y Mejora de los procedimientos de Reclutamiento, Selección
y Contratación cumplió
con
sus
principales objetivos: definir
mejorar y
estandarizar los procesos para que se efectuarán de una forma precisa y rápida.
Se logró eliminar lo que son los tiempos muertos en el momento de contratar aún
nuevo recluta otorgándole esta información; así mismo la propuesta puede ser
denegada ya que no existe un pensamiento claro y objetivo esto nos dice que los
puestos altos ya tienen establecida la forma de trabajar, existe una resistencia al
cambio o mejora de los procedimientos establecidos por planta.
46
XII.
Conclusiones Y Recomendaciones
La estandarización de los distintos procesos en una organización nos ayuda a
tener en claro y ser preciso en las distintas actividades que uno tiene que manejar
para optimizar tiempos y cumplir con los objetivos que son planteados por los
consorcios.
El poder realizar las prácticas profesionales en un organización como lo es
Automóviles de Querétaro, es gratificante ya que es muy diferente aplicar las
cosas en la universidad a como lo tienes que ver ya en la vida real es
un paso muy diferente.
Fue un placer a ver realizado mis prácticas profesionales en sus estancias de
esta compañía; ya que me brindaron la oportunidad y confianza de llevar a cabo
las diferentes funciones en el Departamento de Recursos Humanos, el poder ser
parte de las distintas actividades hizo que fuera más fácil el poder crearles esta
estandarización y mejora de los procedimientos de Reclutamiento, Selección y
Contratación.
Mi única recomendación es que la Gerencia sea más accesible a las ideas
innovadoras de la gente nueva, ya que solo se basan en procesos fijos y no ven
otras alternativas
47
XIII.
Bibliografía
Chiavenato, I. (1993). Administración de Recursos Humanos. En I. Chiavenato.
Ciudad de México : Mc Graw Hill.
Chiavenato, I. (1999). Administración de Recursos Humanos. En I. Chiavenato.
Colombia: Mc Graw Hill.
Chiavenato, I. (2001). Administración Proceso Administrativo. Mc Graw Hill.
Consultores, A. (s.f.). Aiteco Consultores SL. Recuperado el 03 de Marzo de
2016, de http://www.aiteco.com/reclutamiento-de-personal/
Imai, M. (2012). Gemba Kaizen. Toronto: Mc Graw Hill.
Internacional, N. (2008). Norma ISO 9001:2008 . Ginebra,Suiza: Secretaria
Oficial de ISO.
Kondo, Y. (1993). Human Motivation . Tokio: 3A Corporation.
Melinkoff, R. (1990). Analisis de Sistemas. Recuperado el 03 de Marzo de 2016
Rodríguez Martínez, M. (2005). El método MR. Grupo Editorial Norma.
Werther, W. B. (2000). Administración de Personal y Recursos Humanos. Mc
Graw-Hill.