MANUAL DE ORGANIZACION Y OPERACIONES DE LA

H.
AYUNTAMIENTO
DEL
MUNICIPIO
DE
EL
ARENAL,
JALISCO
11 Noviembre 2014
REVISION
1
CLAVE
CS-001
MANUAL DE ORGANIZACION Y
OPERACIONES DE LA
000RDINACION DE COMUNICACION SOCIAL.
[LABORO
JOSE CORTES OROZCO
DIRECTOR DE GOBIERNO
ABIERTO
REVISO
LIC.
JUAN
IGNACIO
HERMOSILLO COVARRUBIAS
DIRECTOR
PLANEACION
DE
SEGUIMIENTO Y EVALUACION.
APROBO
PROF. ALEJANDRO OCAMPO
ALDANA
PRESIDENTE MUNICIPAL
CONTENIDO
I. AutorizaciOn
.3
H. Introducciön
4
III. Antecedentes
5
IV. Objetivo
6
V. Misión, VisiOn y Valores
7
VI. Marco Juldico Estructura Organica
8
VII. Atribuciones
10
VIII. Organigrama
11
IX. Descripción y Perfiles de Puesto
X. DescripciOn de actividades
X. Hoja de ParticipaciOn
12
14
19
I. AUTORIZACION
AUTORIZO
Con fundamento en el Art. 40 fracciOn II de
a Ley de Gobierno y
a
Administración Püblica Municipal del Estado de Jalisco, en relaciOn con los Art.
115 fraccic5n 1 de Ia ConstituciOn Politica de los Estados Unidos Mexicanos y
77 fracciOn II de Ia ConstituciOn Poljtjca del Estado de Jalisco, se expide el
presente Manual de OrganizaciOn y Operaciones de
a Coordinación de
ComunicaciOn Social, el cual contiene informaciOn referente a su estructura y
funcionamiento y tiene como objetivo servir de instrumento de consulta e
inducciOnpara el personal.
Prof. Alejandfo Ocai
Presidente Municipal.
APROBO.
Aldana.
Lic. Juan
Director de paneaciOn, seguimiento y evaluaciOn.
REVISO
José
Director de Gobierno Abierto.
ELABORO
II. INTRODUCCION
El presente Manual de OrganizaciOn especifico de a CoordnaciOn de
ComunicaciOn Social, ha sido elaborado con el propósito de brindar en forma
ordenada y sistemática, Ia informaciOn organizacional y estructural que
sustenta as areas administrativas adscritas a esta unidad.
Dentro del aspecto organizacional, se incluye a estructura orgánica
correspondiente, relacionando de manera ordenada las areas adscritas a esta
CoordinaciOn asI como su organigrama. En Ia descripciOn de funciones se
definen los objetivos y las acciones generales que le corresponden desarrollar,
asi como Ia responsabilidad de su ejecuciOn.
III ANTECEDENTES
En un entomb social de constantes cambios en que a pluralidad y a
participaciOn ciudadana dIa a dIa toman mayor importancia, es indispensable
mantener Ia difusiOn a través de los medics de comunicaciOn disponibles en el
Municipio de as actividades que se realizan en el seno de Ia adrninistración
püblica.
La coordinac:On de ComunicaciOn Social nace de a necesidad de mejorar Ia
difusiOn de as actividades, programas y servicios que presta el Gobierno
Municipal de El Arenal a través de los medics electrOnicos e impresos
disponibles, recae Ia principal responsabilidad en éstas actividades en el
Coordinador de ComunicaciOn Social.
IV. OBJETIVO
Desarrollar e implementar los procesos comunicativos internos y extemos que
aseguren el flujo continuc de información procedente de Ia presidencia
municipal, los regidores, directores, coordinadores, jefes de departamento y
comunidad en general.
V. MISION Y VISION
MISION
La DirecciOn de ComunicaciOn Social tiene como misión Ia büsqueda de
espacios de acciOn y Ia producciOn de estrategias de comunicaciOn que
permitan a Ia sociedad conocer y valorar el quehacer del Ayuntamiento en
todas sus actividades.
VISION
Establecer u vinculo de comunicaciOn social y cultural de argo plazo que
genere conf:anza, lealtad, satisfacciOn y una percepciOn positiva hacia a
sociedad Are ialense.
VALORES
•
•
•
•
•
•
Veraciclad. lnformar a Ia ciudadania con exactitud sobre acciones y
acontecimientos relacionados con el municipio.
Confianza. Sentimiento de seguridad que debemos proporcionarle a a
ciudadania.
Compromiso. Exigirnos Ic mejor de nosotros mismos.
Calidad. ObligaciOn de trabajar con eficacia.
Respeto. Actitud con Ia que debemos tratar dignamente a a ciudadania
y a los companeros que integran el H. ayuntamiento de El Arenal.
Servicio. Actividad encaminada a dar satisfacciOn a las necesidades de
Ia pobiaciOn.
VI. MARCO JURIDICO
1. ConstiwciOn Politica de los Estados Unidos Mexicanos.
2. ConstuciOn Politica del Estado de Jalisco.
3. Ley del Gobierno y Ia AdministraciOn Piiblica Municipal del Estado de
J a Ii s cc
4. Ley para los servidores püblicos del Estado de Jalisco y sus Municipios.
5. Reglamento de Gobierno y AdministracOn PUbhca Municipal de El
Arena. Jalisco.
6. Ley de transparencia y acceso a Ia informaciOn püblica del estado de Jalisco y
sus municipios.
ESTRUCTURA ORGANICA
1
Director de Gobierno Abierto
1 .1 Coordinador de CornunicaciOn Social
1 .1 .1 Auxiliar de CornunicaciOn Social
VII. ATRIBUCIONES
Son atribuciones del Director de CornunicaciOn Social as siguientes:
I Difundir, a través de los medios de cornunicación al alcance, las acciones,
planes y prograrnas del Gobierno Municipal, asI como generar, presentar y
mantener hacia el püblico una irnagen positiva y real de Ia administraciOn y sus
responsables. funcionarios y empleados.
II. Difundir. a través de los medios de cornunicaciOn al alcance. las acciones.
planes y prograrnas del Gobierno Municipal, asI como generar, presentar y
rnantener hacia el püblico una irnagen positiva y real de Ia administraciOn y sus
responsables. funcionarios y empleados.
ill. Proponer os mecanismos e instrumentos de comunicaciOn interna y externa
para Ia difusiOn y divulgación de las acciones y resultados del quehacer
institucional.
IV. Establecer los proyectos de politicas. programas. objetivos. y metas para a
integraciOn y operaciOn de Ia comunicaciOn social, las relaciones pUblicas y Ia
magen institucional.
V. Mantener comunicaciOn con todas las areas que conforman el H.
Ayuntamiento para asegurar Ia congruencia operativa en el desarrollo de as
relaciones pUblicas y a cornunicaciOn social.
VII. Establecer relaciOn directa y permanente con los representantes de los
diversos medos de corn unicaciOn masiva.
VII. Cubrir y docurnentar las actividades del Presidente Municipal y aquellos
eventos de mayor relevancia para el Ayuntamiento, sobre todo los relacionados
con areas prioritarias o sensibles.
VIII. Redactar Ia informaciOn oficial del Ayuntamiento destinada a los medios de
comunicaciOn masiva.
IX. Lievar un archivo de boletines, fotografias e imagenes de video para apoyar
a integraciOn de informes de trabajo.
X. Disponer de facultades para negociar con el aval del Presidente Municipal
los convenios de prensa necesarios.
Xl. Monitorear Ia informaciOn que se vierta sobre el Ayuntamiento en los
medios de comunicaciOn.
XII. Coordinar con las dependencias del Gobierno Municipal o de otros niveles
de Gobierno. campanas de concientizaciOn ciudadana para el pago de
impuestos y servicios, de seguridad püblica, de limpieza, ahorro del agua, entre
otras.
XIII. Organizar ruedas de prensa.
XIV. Difundir a agenda del Presidente Municipal.
XV. Organiz;r eventos de difusiOn y relaciones piiblicas referentes a las
acciones de a administraciOn municipal.
XVI. Integrar y mantener actualizados los directorios de funcionarios del
Ayuntamiento.
XVII. Integrar y mantener actualizados los directorios de los medics de
corn unicaciOn.
XVIII. Asistir en representaciOn del Presidente Municipal a eventos y reuniones
oficiales.
XXIV. Llevar el libro de Visitantes Distinguidos.
XX. Apoyar Ia realizaciOn de eventos culturales prornovidos por Ia DirecciOn de
Fomento CuLural del Ayuntamiento.
XXI. Construr, disenar y administrar a imagen del Gobierno Municipal y
difundir las actividades del mismo.
XXII. Fortalecer los vInculos del Gobierno Municipal con Ia cornunidad.
editando y publicando los prograrnas de Gobierno, sus avances y resultados, a
través de boletines y sala de prensa de Ia página de Internet.
XXIII. Recabar Ia informaciOn publicada por todos los medios de comunicación,
elaborando un análisis de a misma y haciendo las aclaraciones cuando se
considere pertinente. Archivar diariarnente los informes y reportes de medios
de comunicaciOn, asi mismo realizar bitácora de prensa publicada.
XXIV. Mantener informados a los medios masivos de comunicaciOn. (prensa.
revistas, radiD y televisiOn locales) de las diferentes actividades que realizará el
Gobierno Municipal, para publicaciOn de noticias, asI mismo coordinar las
ruedas de prensa y canalizar los boletines del Gobierno Municipal.
XXV. Elaborar publicidad y spots de avisos, felicitaciones, agradecimientos
para publicaciOn en los medios de comunicaciOn, y
XXVI. Mantener actualizada Ia Pagina Web del Municipio en todos sus ámbitos.
VIII ORGANIGRAMA
DIR. DE GOBIERNO ABIERTO
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IX. DESCRIPCION Y PERFILES DE PUESTO
Puesto: Coordinador de ComunicaciOn Social
Jefe Inmediato: Director de Gobierno Abierto
Objetivos del Puesto:
Realizar las funciones de elaboraciOn, integraciOn, resguardo, distribuciOn y
Control de Ia informaciOn originada por acciones de Gobierno generada por las
areas del Gobierno Municipal de El Arenal.
Funciones del Puesto
I.- Administrar Ia informaciOn proporcionada por las areas y delegar al auxiliar
de comunicaciOn social Ia responsabilidad de realizar boletines informativos o
en su caso perifoneos.
II.- Revisar diariamente Ia cuenta de Facebook de Ayuntarniento Arenal y
atender las preguntas que puedan ser respondidas en el momento y pasar al
area de AtenciOn Ciudadana las preguntas que requieran mayor informaciOn de
las areas en Darticular.
Ill- Realizar los flyers, carteles, lonas, trIpticos, tarjetas, invitaciones,
publicidad, reconocimientos, playeras, suvenires, y volantes que sean pedidos
por las areas con motivo de campanas publicitarias previamente aprobadas P01
el presidente municipal.
IV.- Diseñar las campanas publicitarias en conjunto con los auxiliares de
comunicaciOn social y el responsable del area de Ia campana
V.- Llevar Ia relaciOn institucional con Ia imprenta encargada de realizar el
servicio de impresiOn de Ia funciOn HI
VI.- Asegurarse de Ia correcta actualizaciOn de Ia pagina web.
VII.- Asegurarse del envIo de informaciOn semanal a los periOdicos yb medios
locales.
VIII.- Asegurarse de mantener actualizado el calendario de cobertura de
eventos.
IX- Realizar a gaceta bimestral de Gobierno.
X- Coordina las actividades necesarias para Ia realizaciOn del Informe de
Gobierno.
Educación que requiere el puesto:
Licenciatura en Ciencias de Ia ComunicaciOn o Licenciatura en Diseno Grafico
Conocimientos que requiere el puesto:
.
Conocmientos en paquetes informáticos de diseño como son: Adobe
Ilustrador, Adobe llustrador, Adobe Indesign, Corel Draw, Corel Photo Paint.
Corel Capture, Corel Bit Stream Font, Autocad.
•
Conoc;mientos básicos en diseño web.
•
Conocrmiento en Diseño y adaptaciOn de materiales para publicidad.
•
Conocmiento en calidad de impresiOn y proveedores de imprenta,
period icc•
•
Conocmiento en realizaciOn de publicaciones impresas.
•
Conocimiento avanzado del dioma espanol, ortografla, gramática y
redacciOn de textos.
H a bill dad es:
Liderazgo
• Capacidad e gestiOn
• Creatividad
• Actitud Emprendedora
• Amabilidad y buen trato
Puesto: Auxiliar de ComunicaciOn Social
Jefe Inmediato: Coordinador de ComunicaciOn Social.
Objetivos del Puesto:
Realizar as funciones de elaboraciOn, integraciOn, resguardo, distribución y
Control de Ia documentaciOn originada de las actividades de a DirecciOn de
AtenciOn Ciudadana.
Funciones del Puesto
I.- Atender con profesonaIismo y sentido humane al pUblico que acude ante a
DirecciOn de AtenciOn Ciudadana.
II.- Recepcionar, revisar y controlar Ia correspondencia Oficial.
III.- Atender las Ilamadas telefOnicas.
IV.- Elaborar requisiciones, actas de entrega, recibos y hojas de envio de los
apoyos en especies y econOmicos que autoriza el Presidente Municipal.
V.- Elaborar cficios, memorandum y documentos oficiales.
VI:- Mantener ordenada y actualizada a agenda del Director de Atención
Ciudadana.
VII.- Mantener actualizado los directorios, archives y documentos propios de a
DirecciOn de AtenciOn Ciudadana.
VIII.- Integrar debidamente los documentos que sean requeridos y ordenados
Correctamene para facilitar Ia büsqueda.
Educación que requiere el puesto:
Licenciatura
Conocimientos que requiere el puesto:
• Manejo de Sistemas de Compute
• Conocimier:os de AdministraciOn en General
• Formulación y EvaluaciOn de proyectos
H a b iii dad es:
• Liderazgo
Capacidad de gestiOn
• Creatividad
• Actitud Emprendedora
• Amabilidad ‘ buen trato
X. DESCRIPCION ACTIVIDADES
1. Diseño
liLa informaciOn proporcionada por el area interesada sobre el diseño a
realizar se puede recibir el Coordinador de ComunicaciOn social por via
electrOnica enviando correo electrónico a comunicaciOn arenali2:
15hotrnail.com o de manera fisica en Ia oficina de ComunicaciOn
Social.
1 .2. El Ccordinador realiza el diseño tomando en cuenta as instrucciones
del contenido.
1.3 Cuando el diseño esté terminado el Coordinador comunicara a!
encargado del area interesada que su diseño está terminado para que
dé su visto bueno.
1.4. El encargado del area interesada deberá revisar eI contenido del
diseño para posteriormente pasar a! proceso de autorizaciOn de a
publicidad impresa.
2. AutorizaciOn de publicidad
2.1.El interesado del area deberá presentarse con el Encargado de
Hacienda Püblica Municipal para Ta autorizaciOn de Ia impresiOn de Ia
public dad.
2.2. Una vez autorizado el Encargado de Hacienda Püblica Municipal deberá
notificar por correo electrOnico o de manera verbal a! Coordinador de
ComunicaciOn Social Ia autorizaciOn de Ia impresiOn.
3. Impresión de Ia publicidad
3.1. Una iez autorizado se debe enviar a información del diseño via correo
electrónico Ia imprenta.
3.2. Una vez recibida Ia notificacián de Ia impresiOn terminada, el
Coorcinador de ComunicaciOn Social deberá trasladarse en auto ofciaI
a Ia irprenta para recoger las impresiones y las facturas.
3.3.Al regreso el Coordinador de ComunicaciOn Social deberá entiegar las
facturas a! Encargado de Hacienda Püblica Municipal.
3.4. Despés de este proceso el Coordinador deberá de entregar as
impresiones a! encargado del area interesada.
4. Cobertura de eventos
4.1. Existen dos maneras de agendar un evento para su cobertura
4.1.1. Agenda de eventos par medic de Ia recolecciOn de dates que se.
realiza los martes yjueves.
4.1.2. Agenda de eventos por medic de solicitud directa del interesado
de area.
4.2. Una vez agendado el evento el Coordinador de ComunicaciOn Social
asigna el evento a uno de los auxiliares de ComunicaciOn Social.
4.3. El Auxiliar de ComunicaciOn social deberá ponerse en contacto con el
interesado del area del evento para conocer los detalles del evento que
deberán ser fotografiados o capturados en video.
4.4. En ei evento el Auxiliar de ComunicaciOn Social deberá realizar a
cobertura de acuerdo a las instrucciones del interesado de area.
4.5. Después de Ia cobertura del evento el Auxiliar de Comunicación Social
deberá realizar el vaciado del material a su carpeta correspondiente en
Ia con-iputadora de ComunicaciOn Social para Ia posterior realización de
Ia nota informativa.
5. Elaboracón de notas
5.1. Con el material recabado en Ia cobertura de eventos el Auxiliar de
ComunicaciOn Social deberá redactar una nota informativa referente a
lo acontecido en el evento
5.2. Una ez realizada Ia redaccOn el Auxiliar de ComunicaciOn Social
deberá darle lectura para ser aprobada por el Coordinador de
ComL.licaciOn Social.
5.3. Después de ser autorizada per el Coordinador de ComunicaciOn Social
deberá pasar para una segunda revisiOn por parte del Director de
planeación, seguimiento y evaluaciOn.
5.4. Después de esta segunda revisiOn Ia nota queda autorizada para su
publicaciOn.
6. Publicaciôn de notas, avisos y publicidad.
6.1. Notas
6.1.1. Las notas revisadas y autorizadas deberán publicarse con
material fotografico en a cuenta de Facebok Ayuntamiento Arenal.
6.1.2. Deberá realizarse una selecciOn de las fotografias mas
sgnificativas del evento, se abrirá un nuevo album donde sean
cargadas as fotografias y deberá publicarse en Ia descripciOn Ia
nota informativa autorizada en el proceso anterior.
6.2. Avisos
6.2.1. También se pueden publicar avisos en nuestra página de
Facebook. para ello el area interesada de que se publique el aviso
deberá proporcionar Ia siguiente informaciOn via oficio 0 correo
eectrOnico al Coordinador de ComunicaciOn Social.
a) Titulo del aviso
b) Finalidad del avaso
C) Lugar donde se reahzara el evento
d) Hora del evento
e) Contacto para dudas
6.2.2. Publicidad
6.2 2.1. También podemos publicar publicidad de evento por medio
de flyers, para este tipo de informaciOn el encargado del area
interesada deberá proporcionar los mismos datos que en el
punto 6.2.1 y además deberá acordar con el Coordinador de
ComunicaciOn Social las imagenes que deberá Ilevar el diseno
del Flyer.
7. ActualizaciOn de boletines
7.1. La publicaciOn que se realiza en redes sociales deberá ir a Ia par con to
publicado en Ia secciOn de boletines de Ia pagina web.
7.2. Para realiza esta acciOn el Auxiliar de ComunicaciOn Social deberá
tomar Ia informaciOn de las publicaciones de notas y subirlas a Ia página
web par medic del sistema de publicaciOn de boletines.
7.3. Primeramente deberá ingresar al sistema tecleando el nombre de
usuaro y contrasena.
7.4. Una vez dentro del sistema seleccionara Ia opciOn “nuevo boletin”
7.5. Captura el titulo y subtitulo del boletin
7.6. Captura el primer párrafo de a nota que servirá come una descripciOn.
7.7. Subira al sistema 2 fotografias, Ia primera deberá tener come nombre
“princpal.jpg” para que el sistema Ia tomo come a fete de portada del
boletin.
8. Realización de campanas publicitarias
8.1. Para Ia realizaciOn de las campanas publicitarias deberá cuidarse
mantener Ia imagen del ayuntamiento de una manera sobria pero
atractva, para su realizaciOn el area interesada deberá tener dare el
concepto de Ic que se desea comunicar y trasmitirlo al Coordinador de
ComunicaciOn Social.
8.2. Una vez definido el concepto, el Coordinador de ComunicaciOn Social
deberá citar al Director de Gobierno Abierto y a los auxiliares de
ComLnicaciOn social para realizar Ia propuesta de campana publicitaria.
8.3. El diseno de Ia campana deberá realizarse en una reuniOn con las
perso:las citadas en el punto anterior, deberá realizarse una lluvia de
ideas en las que se darán propuestas del contenido de a campana.
8.4. La carnpana publicitaria deberá contar con las siguientes secciones
a) Lanzamiento(Perifoneos, Volantes, Video, lonas)
b) Inicial (Evento de apertura, Entrega simbolica,)
c) Intermedia (Reporteo de las actividades reahzas)
d) Cierre (Reporte de totalidad de Ic obtenido, video o notas de lo
acontecido).
8.5. Una vez realizada Ia propuesta con las secciones básicas del punto 8.4
se pasa a autorizaciOn del area interesada.
8.6. Una vez autorizada se procede al iniclo de las actividades de a
campaña publicitaria.
9. Actualización de página web
9.1. La información de Ia pagina web se encuentra en constante movirniento,
a excepciOn de las secciones de “Boletines”, “Estructura Organica” o
“Tranparencia” nuestro ayuntamiento no tiene autorización para
modif car las demás secciones.
9.2. Para poder realizar estas modificaciones deberá enviarse un correo
electrOnico a Ia DirecciOn de General de lnformática del Estado de
Jalisco con Ia Lic. Rosa Ma. EspIritu Miguel a Ia direcciOn
rosa.Espiritu(ajalisco.gob.mx, con a informaciOn que deberá ser
modifcada.
1O.Envió de información a periódicos
10.1.
Todos los dias lunes deberá mandarse Ia informaciOn que será
publicada en los periOdicos de circulaciOn regional con los que se
estabezca previamente un convenio.
10.2.
Para el caso del periOdico El Centinela La informaciOn se enviara
al correo electrOnico centijal(hotrnail.com
10.3.
Deberá adjuntarse las notas informativas realizadas en Ia semana
más el material fotografico para su publicaciOn
10.4.
Deberá adjuntarse 2 fotografIas seleccionadas con lo más
representativo del evento.
11.RecopilaciOn de informaciOn
11.1.
Los dias martes y jueves el auxiliar de comunicación social
deberá pasar a cada una de las areas para solicitar informaciOn o
eventos que deban ser publicados en esa semana.
11.2.
Si existiera un evento deberá preguntar Ia fecha y hora en que se
realizará, que tipo de cobertura se desea para el evento y Si tiene que
ser pLblicado.
11.3.
Deberá anotar en el formato de recolecciOn de informaciOn os
datos proporcionados por el director del area para ser agendados
poste iormente.
1.1
11.4.
En el case de que después de 2 semanas consecutivas alguna
area no entregue informaciOn o programe evento alguno, se comunicará
a Ia direcciOn de planeaciOn, seguimiento y evaluaciOn Ia falta de
actividad para que realice las acciones pertinentes.
12. Reportar quejas
12.1.
Una manera de recolectar quejas y sugerencias es por medic de
los cometarios publicados en Ia cuenta de facebook Ayuntamiento
Arena.
12.2.
Todos los comentarios que sean quejas o sugerencias deberán
ser cnaIizados via inbox a Ia cuenta de Atencion ciudadana quien será
Ia responsable de darles seguimiento y respuesta.
HOJA DE PARTICIPACION
La elaboraciOn del presente manual estuvo a cargo del
Ing. José
Cortes
Orozco Director de Gobierno Abierto del H. Ayuntamiento Constitucional de
El Arenal, Jasco, en Ia AdministraciOn Municipal 2012-2015.
lng. José CoJes Orozco
Director de gobierno abierto
ri
.-1,