Herramientas de productividad

Universidad Intercultural de San Luis Potosí
Campus Matehuala.
Desarrollo y Gestión de Proyectos Informáticos
Licenciatura en Informática Administrativa
VIII Semestre
Herramientas de productividad
Docente
Ing. Thalía Carrillo López
Alumnos:
Berenice Coral Noriega Galván
Mayo 2015
Matehuala, S.L.P.
HERRAMIENTAS DE PRODUCTIIDAD
Papel de las Herramientas de Incremento de la Productividad.
Es difícil mantener la productividad de los empleados cuando no se les provee de las
herramientas necesarias para alcanzar la satisfacción en sus trabajos. Hoy en día las
organizaciones, debido a la situación económica en general, no pueden proporcionar a
su personal todos los cursos, capacitaciones, entrenamiento, etc., suficientes para
brindarles todos aquellos instrumentos que les permitan desarrollar sus actividades
laborales de la mejor manera posible. Es por dichas razones que las empresas han
generado nuevos métodos de trabajo en donde se aprovechen al máximo los recursos
disponibles y con los cuales se logre el objetivo que toda organización desea alcanzar:
un nivel alto de productividad.
La capacitación cruzada es una nueva modalidad de capacitación, la cual se
denomina “cruzada”, porque es la capacitación de los empleados realizando
intercambio de puestos de trabajo que tienen poca o nula relación con el suyo. Esto
con el objetivo de capacitar al personal en diferentes áreas de la organización, pensado
así poder realizar cambios en un futuro (cambio de área del personal) o simplemente
para que el personal conozca todos los procesos productivos de la empresa. Sirve
también para realizar sustituciones de empleados que han sido dados de baja,
suspendidos o ausentes por enfermedad.
La capacitación “cruzada” favorece el trabajo en equipo, brindando a los empleados las
herramientas para solucionar problemas que se han presentado con el paso del tiempo
debido a la “ceguera de taller” o colaborar con compañeros de otras áreas. Otra de las
ventajas de la capacitación “cruzada” es que le permite al empleado aprender nuevas
habilidades, los hace más valiosos para la organización y sobre todo permite luchar
contra el aburrimiento del trabajador. Este tipo de capacitación no está diseñada
solamente para los puestos operativos, en realidad puede ser de mucha utilidad para
los puestos directivos, ya que proporciona una visión global de la empresa.
La práctica organizacional de los traslados horizontales permite a los empleados
trabajar en varios departamentos, oficinas o fábricas, de forma que hay muy pocas
posibilidades -sobre todo en las grandes empresas- de que los empleados trabajen
juntos en el mismo sitio durante mucho tiempo. A medida que se van moviendo, la
presión del grupo cambia.
Para lograr el éxito en la capacitación “cruzada” se debe seleccionar cuidadosamente a
los empleados que van a participar, esto debido a que habrá algunos empleados que
se sientan más cómodos en compartir sus conocimientos, y otros que no. Para la
selección de estos empleados la mejor forma de realizarla es preguntándoles si desean
participar.
Determinación de la problemática
La capacitación del personal tiene un papel muy importante en toda organización ya
que para comenzar cualquier actividad y las funciones que demanda el puesto, el
personal tiene que recibir, por parte de la empresa, los conocimientos necesarios para
poder desempeñarse en su área de trabajo.
En la actualidad, la mayoría de las empresas en nuestro país no tienen los suficientes
recursos para llevar a cabo capacitaciones con cierta regularidad, por lo general, el
entrenamiento que recibe el personal es cuando inicia a laborar y después va
aprendiendo sobre la marcha acerca de lo que tiene que hacer según los
requerimientos de su puesto. Para las empresas, la capacitación de recursos humanos
debe ser de vital importancia porque contribuyen al desarrollo personal y profesional de
los individuos a la vez que redunda en beneficios para la empresa.
Uno de los problemas que se identificaron se refiere a que el personal que ingresa a las
empresas se les brinda la capacitación para el puesto en el cual se va desempeñar y
se le califica, con el paso del tiempo va adquiriendo experiencia en las actividades que
se le fueron asignadas, pero qué es lo que pasa cuando en determinada área falta
algún empleado, o el que está asignado con alguna tarea ya tiene muchos años
realizándola y se convierte en una rutina lo cual causa fatiga. Todos estos factores
influyen en la productividad del mismo y perjudican tanto al personal y a la empresa. Es
por ello la importancia que se le da a la capacitación cruzada para formar empleados
con habilidades múltiples, los cuales van estar entrenados para realizar, dentro de su
área, las actividades competentes a dicho puesto.
Uno de los problemas que se identificaron se refiere a que el personal, que ingresa a
las empresas, recibe la capacitación necesaria para el puesto en el cual va a
desempeñarse y con el paso del tiempo va adquiriendo experiencia y más información
acerca de las actividades que se le fueron asignadas; pero, ¿qué es lo que pasa
cuando el tiempo ha pasado y el trabajador se encuentra estancado al hacer de su
trabajo una rutina en la que no hay nuevos retos y conocimientos o donde no es capaz
de tomar otras responsabilidades ya sea para alcanzar un nuevo y mejor puesto o
porque necesita cubrir las actividades del puesto de un compañero que se ha
ausentado? La productividad se ve seriamente afectada y con ello el crecimiento de la
organización. Ésta es la razón por la que la presente investigación pretende resaltar y
recalcar la importancia que deben otorgarle, todas las empresas, a la capacitación de
su personal y en especial al tipo de capacitación cruzada para formar empleados con
habilidades múltiples que estén entrenados para realizar, dentro de su área de trabajo,
las actividades competentes a los diversos puestos que la integran.
El papel que juegan todos los integrantes de la organización es crucial para la empresa
porque ellos son el pilar de cualquier organización. Es por ésta razón que el presente
trabajo se centra en la capacitación cruzada debido a que este tipo de capacitación
ofrece ventajas como el aumento de la productividad del personal al brindarle la
oportunidad a los empleados de estar en un continuo proceso de aprendizaje, abolir la
monotonía que ocasiona la rutina de un trabajo, una mayor interacción con los
compañeros del equipo de trabajo y sobre todo la posibilidad de crecimiento personal y
laboral. Los beneficios anteriormente mencionados son, por ende, beneficios para la
empresa
Desarrollo de la capacitación cruzada
En años recientes, organizaciones han desarrollado ejercicios para generar entusiasmo
y fomentar la participación en equipo. Los gerentes que desean diseñar capacitación de
equipo para su organización deben tener presentes los siguientes puntos:
1. Formar un equipo es un proceso difícil y exhaustivo. Como muchos equipos nuevos
están bajo presión para producir se cuenta con poco tiempo para la capacitación. No se
puede cubrir todo en un ataque intenso de 24 horas. La capacitación de equipo
funciona mejor cuando se realiza con tiempo y en forma paralela al desarrollo del
equipo.
2. El desarrollo del equipo no siempre es una secuencia lineal de ¨formación, tormenta,
regulación y desempeño¨. Las iniciativas de capacitación pueden ayudar al trabajo de
equipo a través de cada una de estas etapas, pero los gerentes deben estar
conscientes de que puede haber errores.
3. Se requiere de capacitación adicional para adaptarse a los nuevos integrantes.
Grandes cambios en el número de miembros pueden producir equipos que requieran
regresen a una fase de desarrollo anterior.
4. Es necesario que las habilidades de conducta y de proceso sean adquiridas con
ejercicios participativos. Los integrantes del equipo no pueden asimilar temas como la
solución de conflictos con sólo escucharlos de manera positiva. Funciona mucho mejor
el que apliquen en la práctica las habilidades aprendidas.
En cuanto al proceso de capacitación, éste se divide en 4 fases que permite
sistematizar las acciones y facilitan el seguimiento de las mismas
1. Planeación. Es donde se deben desarrollar:
a) Diagnósticos de necesidades de capacitación
b) Constitución de la Comisión Mixta
c) Registros internos
2. Organización
a) Elaboración de Programas
b) Estrategias de organización
c) Estructuración del plan y programas de capacitación
d) Registros internos
3. Operación
a) Formación de instructores
b) Ejecución de los eventos
c) Expedición de constancias de habilidades
4. Evaluación
a) Determinar los recursos humanos que fueron formados
b) Determinar si las necesidades de capacitación fueron cubiertas
c) Comprobar el desempeño laboral del personal
d) Impacto de la capacitación en el mejoramiento de la productividad
Ofrezca capacitación cruzada para conseguir flexibilidad.
Los miembros de casi todos los equipos también necesitan capacitación cruzada, a
efecto de aprender los trabajos de sus compañeros de equipo, sea informal o por
medio de la rotación programada de las asignaciones. Esto puede servir para disminuir
las perturbaciones debidas al ausentismo y puede aumentar la flexibilidad, pues todos
los miembros del equipo están preparados siempre para ocupar el puesto de otros
cuando es necesario.
La capacitación se enfoca en habilidades técnicas, de solución de problemas e
interpersonales. El énfasis en el trabajo en equipo, la participación y la mejora continua
requiere que los empleados conozcan mejor los procesos de trabajo que realizan otras
personas en torno a ellos, en vez de confiar solo en conocer su propio trabajo. Para
lograrlo, las organizaciones utilizan cada vez más la capacitación cruzada, es decir, la
capacitación a empleados en puestos con estrecha relación al suyo. Esto facilita el
trabajo en equipo y la cooperación, aun más, ayuda a las personas a identificar puntos
de conflictos que afectan a varios y les permiten sugerir áreas de mejora.
Estrategia de las Herramientas para Productividad.
La mayoría de los países muestran situaciones preocupantes de inflación, desempleo,
escasez, que hacen necesario orientar esfuerzos para incrementar la productividad. En
este sentido, la gerencia de las organizaciones cada vez más dirige su atención en las
personas, por estar conscientes de la importancia del factor humano para mejorar la
productividad, al ser los responsables de planificar y ejecutar los procesos. Hamburger,
A. (2008), señala que cualquier intento por mejorar la productividad debe empezar por
reconocer el valor y la importancia de las personas en la organización.
La diferencia entre las organizaciones que pueden soportar una tormenta económica y
las que fracasan ante estos escenarios reside en que están basadas en sus valores en
vez del dinero, Cain, R. (2009). Es así como los valores organizacionales son
considerados en esta investigación como los soportes de las organizaciones para hacer
frente a las adversidades.
De acuerdo a Hamburger, A. (2008), los valores organizacionales establecen
directrices para el compromiso diario, humanizan las relaciones en la empresa, dan
sentido a la vida laboral, cohesionan los grupos, aumentan la producción y la calidad de
los bienes y servicios, configuran la personalidad de la organización, generan confianza
y credibilidad de los clientes en la empresa y fomentan el sentido de pertenencia de los
empleados.
El reto consiste en determinar el conjunto de valores a ser internalizados, aceptados y
puestos en práctica en todos los niveles de la organización, los cuales guiaran las
acciones de cada una de las personas que conforman la organización.
La investigación tiene como objetivo proponer estrategias para fomentar los valores
organizacionales que se consideran que tiene mayor influencia en la productividad, en
beneficio de la empresa, trabajadores, clientes y sociedad.
A través del proceso de análisis Jerárquico (AHP), aplicado en una empresa del sector
metalmecánico, se obtuvo la evaluación de los valores que afectan la productividad,
resultando con mayor importancia: seguridad del trabajador, disciplina, ética y
responsabilidad. Se propone un plan para fomentar estos valores en la organización.
FUNDAMENTOS TEÓRICOS
La importancia de la productividad para el desarrollo de un país, es conocida y
aceptada por todos, toda economía competitiva muestra resultados altos en su
productividad. Los esfuerzos por mejorar la productividad nunca serán suficientes ni
estáticos, si consideramos la gran cantidad de variables que inciden en las operaciones
de una organización.
En este estudio se considera que solo a través de la productividad, se puede lograr de
manera sistemática participar con éxito en el mercado internacional, reducir los costos
de producción, ser más rentables y lo más importante aun ser más competitiva, lo cual
se manifiesta en una mejor calidad de vida de los trabajadores y de la población en
general.
Factores que afectan la productividad
Existen muchos factores que pueden afectar la productividad de una organización, en
relación a esto, lo fundamental es identificarlos y ver en qué medida la organización
puede contrarrestar sus efectos negativos así como también reforzar los de incidencia
positiva, al diseñar o adoptar estrategias que impacten en los resultados.
Hay factores sobre los cuales las empresas no tienen control y que se conocen como
factores externos, en este sentido, se hace necesario diseñar estrategias que permitan
enfrentar las situaciones adversas y aprovechar las oportunidades, lo cual requiere de
un permanente monitoreo y análisis de los cambios en el entorno, entre los factores
externos se mencionan: las regulaciones gubernamentales, administración pública,
infraestructura social, estabilidad política y la sociedad como un todo.
Otros tipos de factores que afectan la productividad son los llamados factores internos
y que son controlables por la empresa, entre los cuales se encuentran: ausentismo,
rotación de personal, accidentes de trabajo, tiempo ocioso de los equipos, falta de
materia prima, desperdicio de materia prima, obsolescencia de los equipos, calidad de
la materia prima, diseño del producto, condición de las instalaciones, orden y limpieza
del área de trabajo, capacitación del personal, distribución y asignación del personal,
influencia sindical, planificación del trabajo, disponibilidad de capital y crédito y salario,
entre otros.
Los factores internos son áreas de oportunidad para el mejoramiento de la
productividad, se convierten en elementos estratégicos, ya que las acciones o planes
se deben diseñar bajo la premisa de que el mejoramiento de la productividad depende
en gran medida de los efectos de la integración de los factores. En la tabla 1, se
recogen algunos factores que afectan la productividad de acuerdo a distintos autores.
Tabla 1 Factores que afectan la productividad
Adquisición de Herramientas para Productividad y Uso de Herramientas para
Productividad.
El desarrollo industrial, económico y social de un país depende principalmente, de sus
altos niveles de calidad y productividad, así como de un crecimiento continuo en estas
áreas.
Un ejemplo de esto, se basa en la productividad como consecuencia de la búsqueda
de calidad, la forma de administrar las actividades para la calidad y el uso efectivo de
métodos y herramientas para la correcta toma de decisiones en el proceso de
producción lo que redunda en mayor eficacia.
El Dr. Kaoru Ishikawa, demostró la importancia de la calidad en la búsqueda de
mejores niveles de productividad, y de la motivación por el trabajo, aun a niveles
operario y supervisor. También asegura que con el uso de las siete herramientas
básicas:

Diagrama de Pareto.

Histograma.

Diagrama de causa y Efecto.

Diagrama de dispersión.

Etc.
Se pueden resolver el 95% de los problemas de calidad y productividad en las áreas
operativas.
Ishikawa decía: “Primero, la productividad y las utilidades son consecuencia. Si hay
calidad a nivel sistema total (calidad de materiales, calidad de proceso, de trabajos,
etc.). l productividad y las utilidades son consecuencia. Además, si el objetivo de la
administración es, en primer lugar, la calidad, la confianza del consumidor crecerá, los
productos tendrán gran demanda y las utilidades a largo plazo aumentaran, lo que
contribuirá a una administración estable.”
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