tablas de retencion documental corregidas
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ADM-ARC-FT-01 ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DE USME I NIVEL OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA CÓDIGO Dependencia Serie 100 02 100 02 TIPOLOGÍA DOCUMENTAL. Subserie SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN FINAL CALIDAD ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL CT E MT S Proceso Procedimiento ACTAS 001 Actas junta directiva DIRECCION ESTRATEGICA PROCEDIMIENTO ELABORACION PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS DIRECCION ESTRATEGICA DIRECCION ESTRATEGICA Citacion 5 15 No Aplica 2 3 INSTRUCTIVO DE RESOLUCIONES 5 15 X Orden del dia soportes Encuesta de Junta Directiva 100 016 CIRCULARES X Circulares 100 082 RESOLUCIONES X Resoluciones PROCEDIMIENTO Las Actas de Junta Directiva son documentos de las reuniones efectuadas por la Junta Directiva del Hospital, en los cuales se encuentra información el direccionamiento y los parámetros de gestión de las administraciones, donde hay la posibilidad de realizar investigaciones de tipo histórico sobre las decisiones de la entidad, siendo fundamentales para la preservación de la historia de las diferentes administraciones. Al finalizar sus valores primarios, la subseries debe ser transferida a la Dirección Archivo de Bogotá para su conservación. Veinte (20) años, con base en valores administrativos y legal el artículo 83 de la Ley 599 de 2000, código Penal, sobre prescripción de la acción penal que estipula que la pena prescribirá i l son l á icomunicaciones d l fij d que l son Las ticirculares procedentes por el gerente en cumplimiento de alguna actividad, al finalizar sus valores primarios, la subserie puede ser eliminada Las Resoluciones son documentos en los cuales se evidencian actos administrativos o donde se dictan las funciones que la ley encomienda, estos son generados por la Gerencia del Hospital y es de carácter general y obligatorio por tal motivo son de posibilidad de realizar investigaciones de tipo histórico sobre las decisiones de la entidad, siendo fundamentales para la preservación de la historia de las diferentes administraciones, Cumplido su tiempo de retención en el archivo central transferir al Archivo de Bogotá CONVENCIONES Conservación Total Eliminación Medio Tecnológico Selección CT= E= BEATRIZ EUGENIA GOMEZ CONSUEGRA NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA: FIRMA RESPONSABLE DEPENDENCIA: YENNY ADRIANA PEREIRA OVIEDO RESPONSABLE DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA FIRMARESPONSABLE DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ERIKA VIVIANA CHACON GAMBA RESPONSABLE DE DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO: FIRMA RESPONSABLE GESTIÓN DOCUMENTAL: MT= S= TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ADM-ARC-FT-01 ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DE USME I NIVEL OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS CÓDIGO Dependencia Serie 110 02 110 02 TIPOLOGÍA DOCUMENTAL. Subserie Proceso ACTAS 003 Acta de comité de Calidad 110 050 050 GESTIÓN CENTRAL 2 3 DIRECCIÓN ESTRATEGICA PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS 4 4 Informes de seguimiento a los planes operativos o de gestión. DIRECCIÓN ESTRATEGICA PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS INDICADOR 001 GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO, SOSTENIBILIDAD, EVALUACION Y Procedimiento RETENCIÓN EN ARCHIVO NO APLICA Acta 110 SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Indicador de gestion Comunicación interna solicitando la formulación o actualización de indicadores. Hoja de vida de indicador. DISPOSICIÓN FINAL CT E M PROCEDIMIENTO S X X Conservación: Contiene decisiones e informacion de implementación del sistema de gestión de calidad, su posterior desarrollo y la mejora continua de los procesos, niveles de calidad y satisfacción alcanzados. Al finalizar sus valores primarios, la subseries debe ser transferida a la Dirección Archivo de Bogotá para su conservación. Selección. Dentro de las posibilidades investigativas que ofrecen los indicadores, se encuentra la realización de estudios de tipo estadístico, sobre los alcances y logros alcanzados ya sea por una entidad o por entes externos. También son fuente para investigaciones de tipo histórico, elemento de comparación entre distintas administraciones e identificar sus diferencias y coberturas. Por tal razón cumplido su valor primario se debe seleccionar el último reporte de estos indicadores dentro de cuales se consolida la vigencia a la que pertenece y representan la totalidad de los indicadores como tal. Comunicación interna enviando los indicadores. Matriz consolidada de indicadores. Comunicación interna solicitando seguimiento a los indicadores. Informe de seguimiento a los indicadores. 110 110 051 051 INFORMES 002 4 4 X Comunicación interna solicitando informes de seguimiento. Selección. Dentro de las posibilidades investigativas que ofrecen los informes de seguimiento a los planes opertaivos o de gestión, se encuentra la realización de estudios de tipo estadístico y económico, sobre los alcances y logros alcanzados ya sea por una entidad o por entes externos. También son fuente para investigaciones de tipo histórico, elemento de comparación entre distintas administraciones e identificar sus diferencias y coberturas. Por tal razón cumplido su valor primario se debe conservar el ultimo informe consolidado durante la vigencia fiscal donde se evidencia todos los datos ejecutados. Comunicación interna enviando el informe de seguimiento del plan operativo o de gestión Informe de seguimiento a la programación y ejecución del plan operativo o de gestión Comunicación interna solicitando ajustes al informe de seguimiento del plan operativo o de gestión. Informe de evaluacion de planes, programas Consolidado de informes a Rendir 110 051 003 Informes de seguimiento a los proyectos de inversión DIRECCIÓN ESTRATEGICA DIRECCIÓN ESTRATEGICA IDENTIFICACIÓN Y VERIFICACIÓN PERIÓDICA DEL PROCEDIMIENTO DE FORMULACION Y SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSIÓN 4 4 X Selección. Dentro de las posibilidades investigativas que ofrecen los informes de seguimiento a los proyectos de inversión, se encuentra la realización de estudios de tipo estadístico y económico, sobre los alcances y logros alcanzados ya sea por una entidad o por entes externos. También son fuente para investigaciones de tipo histórico, elemento de comparación entre distintas administraciones e identificar sus diferencias y coberturas. Por tal razón cumplido su valor primario se debe conservar el ultimo informe consolidado durante la vigencia fiscal donde se evidencia todos los datos ejecutados. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ADM-ARC-FT-01 ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DE USME I NIVEL OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS CÓDIGO Dependencia Serie TIPOLOGÍA DOCUMENTAL. Subserie SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Proceso Procedimiento RETENCIÓN EN ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL DISPOSICIÓN FINAL CT E M PROCEDIMIENTO S Comunicación remitiendo el informe de seguimiento al proyecto. Informe de seguimiento a la programación y ejecución del proyecto de inversión. Informe consolidado de seguimiento a los proyectos de inversión Registro de seguimiento a los proyectos de inversión 110 062 110 062 MANUALES 001 Manual del sistema integrado de gestión Acciones Correctivas Acciones Preventivas Producto No Conforme Documento PAMEC Mapa de Procesos Caracterizaciones GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO, SOSTENIBILIDAD, EVALUACION Y CONTROL 2 PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS PROCEDIMIENTO AUDITORIA MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Cronograma anual de actualización de documentos de la institución Listado Maestro de documentos Socializacion de documentos PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTRO Control de cambios de documento Programa de Seguridad del paciente PROGRAMA DE SEGURIDAD DEL PACIENTE Verificacion de acciones seguras Generales Seguimiento a Evento adverso Consolidado Mensual de Incidentes o Eventos Adversos PROCEDIMIENTO NOTIFICACION 10 X Contiene información en entorno a la articulación del sistema de Gestión al interior del Hospital, ademas contine todos los procesos y procedimientos los cuales reflejan todas las actividades desempeñadas. Al finalizar sus valores primarios la serie debe transferirse en su totalidad a la Dirección del Archivo de Bogotá para su conservación. (2) años en el archivo de Gestión y (10) años en el archivo central con base en el artículo 48 y 55 de la ley 734 de 2002, en relación con el termino de prescripción de las acciones disciplinarias por faltas graves. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ADM-ARC-FT-01 ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DE USME I NIVEL OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS CÓDIGO Dependencia Serie TIPOLOGÍA DOCUMENTAL. Subserie SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Proceso Procedimiento RETENCIÓN EN ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL DISPOSICIÓN FINAL CT E M PROCEDIMIENTO S EVENTOS ADVERSOS Reporte de eventos de seguridad del paciente Analisis eventos adversos protocolo de londres Ficha de reporte de evento adverso PROTOCOLO CAIDA DE PACIENTES formulario identificación del riesgo caída de pacientes Encuesta acreditacion NO APLICA Autoevaluacion Acreditacion PROCEDIMIENTO REVISION POR LA DIRECCION informe para la revisión del Sistema de Gestión de Calidad Normograma Institucional Matriz de cumplimiento DIRECCIÓN ESTRATEGICA Actas de socializacion 110 069 110 069 PLANES 001 Planes Estrategicos PROCEDIMIENTO NORMOGRAMA, IDENTIFICACIÓN Y VERIFICACIÓN PERIÓDICA DEL CUMPLIMIENTO LEGAL DIRECCIÓN ESTRATEGICA PROCEDIMIENTO ELABORACION PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS DIRECCIÓN ESTRATEGICA PROCEDIMIENTO ELABORACION PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS 4 4 X Diagnóstico Interno de la Entidad Cronograma de elaboracion del plan de desarrollo Selección. Dentro de las posibilidades investigativas que ofrecen los planes estratégicos, se encuentra la posibilidad de analizar y comparar los objetivos propuestos en una administración frente a los resultados obtenidos al finalizar el periodo de gobierno que tuvo a cargo; igualmente permite reconocer las estrategias y modelos administrativos utilizados durante una administración en un lapso de tiempo determinado. También son fuente para investigaciones en áreas de estudio como la administración pública. Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios y de retención, se realizará la selección de la última actualización o versión del plan estratégico, la cual debe ser transferida a la Dirección Archivo de Bogotá Plan desarrollo institucional Plan de Acción Anual Agenda Estrategica Comunicación interna convocando a la alta dirección o al grupo de trabajo para formular el plan estratégico. Acciones de Mejora Acta de reunión con la alta dirección. Acta de reunión con el grupo de trabajo Plan estratégico Acto administrativo adoptando el plan estratégico Comunicación oficial divulgando el plan estratégico . Pieza comunicacional sobre el plan estratégico 110 069 002 Planes operativos o de gestion. 4 4 X Selección. Dentro de las posibilidades investigativas que ofrecen los planes operativos, se encuentra la realización de estudios de tipo estadístico, sobre los alcances y logros alcanzados ya sea por una entidad o por entes externos. También son fuente para investigaciones de tipo histórico, elemento de comparación entre distintas administraciones e identificar sus TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ADM-ARC-FT-01 ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DE USME I NIVEL OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS CÓDIGO Dependencia Serie TIPOLOGÍA DOCUMENTAL. Subserie SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Proceso Procedimiento RETENCIÓN EN ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL DISPOSICIÓN FINAL CT E M PROCEDIMIENTO S diferencias y coberturas. Por tal razón cumplido su valor primario se le debe aplicar una selección sobre el último informe consolidado sobre el plan operativo o de gestión, junto con los documentos que evidencien su conformación y modificaciones relevantes hechas durante la vigencia. Cronograma de formulación y seguimiento del plan operativo o de gestión Comunicación interna dando lineamientos sobre el plan operativo o de gestión Comunicación interna solicitando los planes operativo o de gestión. Comunicación interna enviando el plan operativo o de gestión. Plan operativo o de gestión de la dependencia o del proceso. Ficha técnica u hoja de vida del indicador (opcional). Plan operativo o de gestión de la entidad. Comunicación interna solicitando la formulación o actualización de indicadores. Comunicación interna solicitando ajustes a los planes operativos o de gestión. Evaluacion Planes Operativos 110 069 006 GESTION DE LA Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo, y de los INFORMACION Y Servicios a Prestar LA TECNOLOGIA 2 3 No posee valores para la investigación, pues al ser considerado como una planeación o propuesta puede sufrir varias reformas o ajustes hasta su aprobación final, además dentro de la ejecución del mismo se pueden presentar cambios en su aplicación, como por ejemplo nuevas adquisición de equipos de computo, daños imprevistos, incumplimientos dentro de los contratos dados para mantenimientos preventivos y correctivos. En el plan se estipulan de forma detallada cada uno de los mantenimientos realizados, su nivel de satisfacción e inconvenientes presentados durante su ejecución, acompañado todo esto con la programación definitiva ejecutada con relación al plan que incluye los ajustes definitivos realizados. Una vez Cumplido su valor primario y tal como se justifica anteriormente la subserie se elimina. X PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE COMPUTADORES Cronograma de Mantenimiento Preventivo de Equipos de Computo Mantenimiento preventivo de equipos tecnológicos PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO CORRECTIVO COMPUTADORES Reportes de Daño diligenciados por el usuario equipos de computo Mantenimiento correctivo de equipos tecnológicos Radicación de solicitudes de soportes SOPORTE HIPOCRATES Verificacion con el usuario de la solución Propuesta PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE INFORMACION Solicitud de informacion Hoja de vida del Equipo Tecnologico NO APLICA Entrega de claves por usuarios 110 076 110 076 PROYECTOS 001 Proyectos de inversión Matriz identificando las necesidades de inversión Cronograma de actividades para la formulación del proyecto Cronograma de actividades para la ejecución del proyecto Lineamientos para la formulación de proyectos de inversión. Formulación del proyecto de inversión. Lista de chequeo proyectos con sus respectivos anexos Comunicación externa enviando el proyecto de inversión a la entidad líder del sector salud Acta de reunión con la entidad líder del sector salud. DIRECCIÓN ESTRATEGICA PROCEDIMIENTO DE FORMULACION Y SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSIÓN 4 4 X Selección. Dentro de las posibilidades investigativas que ofrecen los proyectos de inversión, se encuentra la realización de estudios de tipo estadístico y económico, sobre los alcances y logros alcanzados ya sea por una entidad o por entes externos. También son fuente para investigaciones de tipo histórico, elemento de comparación entre distintas administraciones e identificar sus diferencias y coberturas. Una vez la documentación pierda sus valores primarios y de retención, se puede proceder a su selección, la cual se realizara con la conservación de la formulación de los proyectos de inversión en su última versión, junto con las modificaciones realizadas y que hayan sido aprobadas tanto por el área de planeación como por la Secretaria Distrital de Planeación. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ADM-ARC-FT-01 ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DE USME I NIVEL OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS CÓDIGO Dependencia Serie TIPOLOGÍA DOCUMENTAL. SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Subserie Proceso Procedimiento RETENCIÓN EN ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL DISPOSICIÓN FINAL CT E M S Acta de reunión con Estidades Distritales y Nivel Central Comunicación oficial solicitando ajustes a los proyectos de inversión Ficha técnica proyecto de inversión Comunicación oficial externa informando la validación de la información y el cierre del sistema Concepto de viabilidad de los proyectos de inversión Comunicación externa enviando las modificaciones al proyecto de inversión. Proyecto de Inversión reformulado o modificado. CONVENCIONES Conservación Total Eliminación Medio Tecnológico S= Selección CT= E= Comunicación externa a Estidades Distritales y Nivel Central para la solicitud de requisitos aplicables al proyecto FABIAN EDUARDO ENCISO NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA: FIRMA RESPONSABLE DEPENDENCIA: ERIKA VIVIANA CHACON GAMBA RESPONSABLE DE DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO: FIRMA RESPONSABLE GESTIÓN DOCUMENTAL: YENNY ADRIANA PEREIRA OVIEDO RESPONSABLE DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA FIRMARESPONSABLE DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA MT= PROCEDIMIENTO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ADM-ARC-FT-01 ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DE USME I NIVEL OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE JURIDICA CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Dependencia Serie Subserie 120 02 ACTAS 120 02 0017 Acta de Conciliación Prejudicial SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Proceso Procedimiento RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL GESTIÓN CENTRAL CT E MT S DIRECCION ESTRATEGICA NO APLICA 2 3 DIRECCION ESTRATEGICA PROCEDIMIENTO CONTESTACION TUTELAS 2 5 DIRECCION ESTRATEGICA NO APLICA 3 17 X Citación Acta Ficha Tecnica de Conciliaciones Listado de asistencia 120 01 120 01 ACCIONES CONSTITUCIONALES 001 Acciones de Tutela Demanda Notificación de la demanda Oficio del traslado al competente Contestacion de la demanda Seguimiento a la contestacion de la demanada X WZK/D/EdK Conservación: La actas de conciliacion prejudicial contienen el estudio, analisis y politicas, sobre daño antijuridico y defensa de los intereses de la entidad. La Ley 446 del 7 de julio de 1998, el Decreto Nacional 1214 de 2000 establecen la conciliación judicial y extrajudicial como mecanismo de resolución de conflictos y descongestión de los despachos judiciales para una mayor eficiencia en la administración de justicia. Al finalizar sus valores primarios, la subseries debe ser transferida a la Selección: De acuerdo al Decreto 2591 de 1991 Por el cual se reglamenta la acción de tutela consagrada en el artículo 86 de la Constitución Política. Los documentos que se encuentran en esta subserie es valiosa en información y voluminosos en su expresión, contienen la información sobre la demanda que hace el papel de pruebas. Estos expedientes presentan en general información sobre la ciudad, el estado de su desarrollo. Una vez cumplido los valores primarios se selecciona lo documentos más ricos en información y voluminosos en su expresión Registro de accion de tutela Fallo de primera instancia Comunicación oficial Recurso de apelación Fallo de segunda instancia Resolución que ordena el cumplimiento del fallo 120 022 Comunicación de cumplimiento CONTRATOS Requerimientos de personal Certificado de Disponibilidad Presupuestal Registro de personal seleccionado Hoja de Vida Pruebas de conocimiento, psicotécnicas o proyectivas definidas Entrevista Semiestructuradas Verificacion de Titulos Listado de personal con puntajes obtenidos Lista de chequeo documentos suscripcion de contratos de prestación de servicios Contrato Certificado de Afiliación ARL Certificado Seguridad Social Poliza Acta de liquidación del contrato Certificados de pago de seguridad social Adiciones, prórrogas, modificaciones Manifestación publicación de información Liquidacion unilateral del contrato X Selección: De acuerdo a la directiva 034 de 2007, mediante la cual el Archivo de Bogotá, establece el Cuadro de Clasificación y valoración de los documentos producidos por el proceso de Contratación, y de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 514 de 2006, con previa observancia de la metodología propuesta para la estandarización documental por el Archivo de Bogotá, lideró la conformación del Comité Técnico para el estudio de la producción de los documentos del proceso de Contratación que desarrollan todas las entidades de la Administración Distrital. Una vez cumplido los valores primarios se selecciona lo documentos más ricos en información y voluminosos en su expresión Certificacion para el RUP Orden prestacion de servicios Lista de chequeo etapa pre-contractual persona natural Acta aprobacion poliza Liquidación bilateral de contrato Acta inicio suspensión reincio contrato formato matriz de ejecucion de contratacion Constancia de idoneidad Carta invitacion a contratar Declaraciones juramentadas Estudios previos para orden de prestacion de servicios Lista de chequeo etapa pre-contractual persona juridica Solicitud otro si OPS Estudios previos suministros o servicios Delegacion de supervision Liquidacion unilateral lista de chequeo documentos para suscripcion de contratos de arriendo Adicion de contrato Matriz Adiciones modificaciones Acta de Liquidación Contrato 120 066 NOTIFICACIONES POR ESTADO DIRECCION ESTRATEGICA PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO VERBAL DIRECCION ESTRATEGICA PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO PROCESO ORDINARIO 2 0 5 9 Notificación Estado 120 120 071 071 001 PROCESOS DISCIPLINARIOS Proceso Disciplinario Ordinario Queja Auto de Indagación Preliminar Auto de Apertura Formal de Investigación Disciplinaria Auto Inhibitorio Comunicacion Auto Inhibitorio Notificacion Apertura Indagación Notificacion por Edicto de Apertura Indagación Pruebas de indagación o investigación Archivo Definitivo Notificación de archivo Definitivo Notificación por estado de conformidad Recurso de Apelación Auto concediendo recurso de apelación Auto Rechazando recurso de apelación Auto declarando desierto recurso Notificación de auto que resuelve el recurso de apelación Notificación por estado de conformidad del recurso de apelación Comunicación remisión expediente segunda instancia Auto de Archivo Definitivo X Eliminación. Los documentos que se encuentran en esta serie no contiene valores secundarios debido decisiones que esta contiene hacen parte de los expedientes de losProcesos Disciplinarios. Una vez cumpla sus valores primerios se da eliminación. Selección: La serie documental Procesos Disciplinarios ordinario contienen documentos de X las maneras y/o decisiones en que se expresan los ciudadanos que solicitan la investigación acerca de las faltas de los funcionarios. Una vez cumplido sus valores primarios, se deben seleccionar una muestra porque aportan al conocimiento de un aspecto central de la función administrativa. Auto apertura de Investigación Pruebas ordenadas Ampliación del termino de la investigación Notificacion auto que amplia termino de investigación Notificacion por Edicto Apelacion de Archivo Definitivo Constancia de Ejecutoria Auto resolviendo sobre la procedencia del recurso de apelación Notificacion Auto Resuelve sobre procedencia de apelacion Notificacion por estado Remision del Expediente a segunda instancia Auto de Archivo Definitivo Auto Cargos Notificacion Personal de Auto Cargos Auto nombrado Defensor de oficio Notificacion Auto Nombramientos defensor y el de los cargos Auto que Resuelve Sobre Práctica De Pruebas Decreto o Negación de Pruebas Notificacion de Auto que Resuelve Sobre Práctica De Pruebas Auto que Resuelve Sobre procedencia de recursos Notificacion que resuelve Sobre procedencia de recursos Autorespectivo Pliego de Cargos Auto corriendo traslado para alegatos de conclusión Notificacion de Auto corriendo traslado para alegatos de conclusión Fallo de primera instancia Notificacion de fallo primera instancia Auto de aceptacion o negacionde recurso Actuaciones de segunda instancia Auto de obedezca y Cumplase Cumplimiento del fallo 120 071 002 Proceso Disciplinario Verbal DIRECCION ESTRATEGICA PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO VERBAL DIRECCION ESTRATEGICA PROCEDIMIENTO GESTION JUDICIAL Peticiones Verbales Selección: La serie documental Procesos Disciplinarios verbal contienen de las maneras en que se expresan los ciudadanos que solicitan la investigación acerca de las faltas de los funcionarios. Una vez cumplido sus valores primarios, se deben seleccionar una muestra porque aportan al conocimiento de un aspecto central de la función administrativa ƵƚŽŝŶŚŝďŝƚŽƌŝŽ Autocitación a audencia Notificacion Personal Notificación edicto verbal Auto de nombramiento de defensor de oficio Notificacion de Auto de nombramiento de defensor de oficio Audencia Practica de Pruebas Fallo de primera instancia Recurso de Apelacion Auto que resuelve sobre procedencia de la apelación Notificación Auto que resuelve sobre procedencia de la apelación Comunicacion Remisión expediente segunda instancia Fallo de segunda instancia Auto obedezca y Cumplase Comunicaciones Sancionatorias Revocatoria Directa 120 120 072 072 001 PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles 2 18 Notificacion Formato Ficha Tecnica de Conciliaciones Poder Acta Documento de defensa Seguimiento de tramites judiciales Acta de diligencia Memoriales Selección: Los expedientes judiciales tienen cualidades para la investigación, cubren temáticas X amplias sobre la ciudad, los derechos y garantías de las personas, la ejecución de la ley, el funcionamiento del Estado y la administración pública. Algunos de los temas según las pretensiones de los procesos son los siguientes: Abono de jubilación, abuso de confianza, acceso a los cargos públicos, acceso a los documentos públicos, acceso a la cultura, accidentes de trabajo indemnizaciones, impuestos de industria y comercio, adecuación obras urbanas, adjudicación de contratos, adquisición predios, afectación bienes inmuebles, ascensos, aumento legal, auxilios de alimentación, educativos, de enfermedad, de maternidad, médico, mortuorio, de invalidez, sindical, transporte, entre otros. Una vez cumplido los valores primarios se selecciona............. CONVENCIONES CT= Conservación Total E= Eliminación MT= Medio Tecnológico S= Selección MONICA GONZALEZ NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA: FIRMA RESPONSABLE DEPENDENCIA: ERIKA VIVIANA CHACON GAMBA RESPONSABLE DE DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO: FIRMA RESPONSABLE GESTIÓN DOCUMENTAL: YENNY ADRIANA PEREIRA OVIEDO RESPONSABLE DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA FIRMARESPONSABLE DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ADM-ARC-FT-01 ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DE USME I NIVEL OFICINA PRODUCTORA: Oficina Gestion Publica y Autocontrol CÓDIGO Dependencia Serie Subserie 130 02 ACTAS 130 02 004 TIPOLOGÍA DOCUMENTAL. Actas de Comité de Control Interno SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN FINAL CALIDAD ARCHIVO Proceso Procedimiento GESTIÓN CENTRAL CT S M E GESTION DEL MEJORAMIENTO, SOSTENIBILIDAD, NO APLICA SEGUIMIENTO, EVALUACION Y CONTROL 2 3 X Citación Acta 130 08 130 08 Informes y presentaciones AUDITORIAS 002 Auditorias Externas Programa de auditoria Comunicación Oficial Informe Preliminar Acta de Socializacion Lista verificacion auditoria Papeles de Trabajo Plan de Mejoramiento Encuesta autoevaluación de control informe General de la auditoria Notificacion de auditoria Reunion de apertura Reunión de cierre Seguimiento de auditoria 130 130 08 051 001 Auditorias Internas Programa de auditoria Comunicación Oficial Informe Preliminar Acta de Socializacion Lista verificacion auditoria Papeles de Trabajo Plan de Mejoramiento Encuesta autoevaluación de control informe General de la auditoria Notificacion de auditoria Reunion de apertura Reunión de cierre Seguimiento de auditoria INFORMES GESTION DEL AUDITORIA INTERNA DEL MEJORAMIENTO, SISTEMA SOSTENIBILIDAD, INTEGRADO DE SEGUIMIENTO, EVALUACION Y GESTIÓN (SIG) SISTEMA CONTROL OBLIGATORIO DE GARANTÍA DE CALIDAD DE LA ATENCIÓN DE SALUD (SOGCS) CONTROL INTERNO CONTABLE (CI) AUDITORIA INTERNA GESTION DEL DEL MEJORAMIENTO, SISTEMA SOSTENIBILIDAD, INTEGRADO DE SEGUIMIENTO, GESTIÓN (SIG) EVALUACION Y SISTEMA CONTROL OBLIGATORIO DE GARANTÍA DE CALIDAD DE LA ATENCIÓN DE SALUD (SOGCS) CONTROL INTERNO CONTABLE (CI) 2 8 X 2 8 X WZK/D/EdK Conservación. Se debe conservar en su totalidad. La subserie por incluir las discusiones, razonamientos y balances provenientes de las diferentes áreas funcionales del Hospital en entorno a la articulación de las dependencias de los respectivos organismos distritales, al sistema de control interno integral de las entidades. Al finalizar sus valores primarios, la subseries debe ser transferida a la Dirección Archivo de Bogotá para su conservación. Selección: La Subseries Auditorías Internas y Auditorías Externas. A razón de la multiplicidad de auditorías internas y externas que se realizan en el Hospital similares que se llevan a cabo en la administración distrital, se debe seleccionar un expediente anual de cada subserie documental por cada uno de los procesos auditados según el programa anual de auditoria. De igual forma se debe realizar una selección teniendo en cuenta cada uno de los entes que realicen auditorias de tipo externo. Conservación. Los informes consolidan información b l d ll f i i t d l H it l 130 051 0026 GESTION DEL MEJORAMIENTO, Informes de la Rendición de Cuenta-Informes a Entes SOSTENIBILIDAD, SEGUIMIENTO, de Control y Vigilancia electrónico por SIVICOF NO APLICA 2 3 X DEL Informes de Evaluación a la Gestión Institucional- GESTION NO APLICA MEJORAMIENTO, Informes a Entes de Control y Vigilancia SOSTENIBILIDAD, 2 3 X GESTION DEL MEJORAMIENTO, SOSTENIBILIDAD, NO APLICA SEGUIMIENTO, EVALUACION Y CONTROL 2 3 X GESTION DEL MEJORAMIENTO, SOSTENIBILIDAD, NO APLICA SEGUIMIENTO, EVALUACION Y CONTROL 2 3 X Informes de seguimiento de los controles de advertencia - informes a Entes de control y vigilancia GESTION DEL MEJORAMIENTO, SOSTENIBILIDAD, NO APLICA SEGUIMIENTO, EVALUACION Y CONTROL 2 3 X Informes de seguimiento a los mapas de Riesgos institucionales - informes a Entes de control y vigilancia GESTION DEL MEJORAMIENTO, SOSTENIBILIDAD, NO APLICA SEGUIMIENTO, EVALUACION Y CONTROL 2 3 X NO APLICA 2 3 X GESTION DEL MEJORAMIENTO, SOSTENIBILIDAD, NO APLICA SEGUIMIENTO, EVALUACION Y CONTROL 2 3 X GESTION DEL MEJORAMIENTO, SOSTENIBILIDAD, NO APLICA SEGUIMIENTO, EVALUACION Y CONTROL 2 3 X GESTION DEL MEJORAMIENTO, SOSTENIBILIDAD, NO APLICA SEGUIMIENTO, EVALUACION Y CONTROL 2 3 X Comunicación Oficial Informe 130 051 0027 Comunicación Oficial Informe 130 051 0028 Informes de seguimiento y evaluacion a la sostenibilidad de Modelo Estandar de control Interno ¨"MECI" - Informes a Entes de control y vigilancia. Informe 130 051 0029 Informes de seguimiento al plan de mejoramiento informes a Entes de control y vigilancia Comunicacion Oficial Informe 130 051 0030 Comunicacion Oficial Informe 130 051 0031 comunicación Oficial informe 130 051 0032 051 0033 Informes a la secretaria General de la Alcaldia Mayorinformes A otras Entidades por requerimientos. comunicación Oficial informe 130 051 0034 Informes especificos - informes a otras Entidades por requerimientos Requerimiento comunicación Oficial informe 130 130 051 069 0035 Informes de Gestion comunicación Oficial informe PLANES Y GESTION DEL MEJORAMIENTO, Informes de seguimiento a Derechos de Autor sofware - SOSTENIBILIDAD, SEGUIMIENTO, informes a otras Entidades por requerimientos comunicación Oficial informe 130 EVALUACION CONTROL EVALUACION CONTROL Y sobre el desarrollo y funcionamiento del Hospital en respecto a los parámetros del control interno, articulado con la articulación de la gestión institucional respecto a los planes de funcionamiento institucional de las entidades en relación con los planes de desarrollo de los gobiernos distritales.Al finalizar sus valores primarios, la subseries debe ser transferida a la Dirección Archivo de Bogotá para su conservación. Selección: Las subseries Planes Anual de Gestión y 130 069 004 Planes Anual de Gestión y Auditorias Plan Evaluación del sistema control Interno (MECI) 130 069 003 Matriz para la gestión de Riesgos Matriz 130 069 0020 Planes de Manejo de Riesgo Plan CONVENCIONES CT= Conservación Total E= Eliminación MT= Medio Tecnológico S= Selección GESTION DEL MEJORAMIENTO, SOSTENIBILIDAD, PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO, CONTROL INTERNO EVALUACION Y CONTROL 2 GESTION DEL MEJORAMIENTO, SOSTENIBILIDAD, PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO, CONTROL INTERNO EVALUACION Y CONTROL 2 GESTION DEL MEJORAMIENTO, SOSTENIBILIDAD, PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO, CONTROL INTERNO EVALUACION Y CONTROL 2 3 X Auditorias, Planes de manejo de riesgos y Matriz para la gestión de riesgos. Valor es de selección a razón de los múltiples y similares planes anuales de auditoría, se debe seleccionar anualmente un plan anual de auditoría por cada sector administrativo de coordinación según el artículo 45 del Acuerdo 257 del 200 3 X 3 X CONSUELO BERNAL NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA: FIRMA RESPONSABLE DEPENDENCIA: ERIKA VIVIANA CHACON GAMBA RESPONSABLE DE DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO: FIRMA RESPONSABLE GESTIÓN DOCUMENTAL: YENNY ADRIANA PEREIRA OVIEDO RESPONSABLE DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA FIRMARESPONSABLE DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ADM-ARC-FT-01 ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DE USME I NIVEL OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CÓDIGO Dependencia Serie 200 200 02 02 TIPOLOGÍA DOCUMENTAL. Subserie 0010 ACTAS Actas del comité de inventarios SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN FINAL ARCHIVO CALIDAD Proceso Procedimiento GESTIÓNCENTRAL CT E MT S GESTION ADMINISTRATIVA NO APLICA 2 18 X GESTION ADMINISTRATIVA NO APLICA 2 8 X NO APLICA 2 3 X PROCEDIMIENTO PARA TRANSFERENCIA DE 2 3 PROCEDIMIENTOS Conservación: Dentro de las posibilidades investigativas que ofrecen las Actas del Comité de Inventarios se encuentra la realización de estudios de tipo histórico sobre el desarrollo institucional de la entidad así como la identificación de sus procesos, procedimientos y actividades. Además son fuente primaria para investigaciones sobre el manejo de bienes en la administración distrital. Actas del comité de inventarios anexos 200 02 0018 Actas del Comité de compras Conservación: Dentro de las posibilidades investigativas que ofrece la serie, se encuentra el poder realizar trabajos de tipo histórico como fuente primaria para investigaciones sobre la entidad o entidades de un sector determinado, así como investigaciones de tipo institucional para la reconstrucción de los procesos, procedimientos y actividades de la entidad. Igualmente es fuente, además de ser un registro histórico, de las actividades ejecutadas por las diferentes administraciones distritales sobre la compra de bienes muebles en la administración distrital para la atención de sus necesidades Acta de Comité de Compras 200 02 0015 200 02 0016 GESTION ADMINISTRATIVA Actas de comité Interno de archivo Acta del Comité de Archivo. Actas de Secundarias Transferencias Documentales GESTION ADMINISTRATIVA X Acta de transferencia secundaria. Inventario de registros de la documentación a transferir. 200 200 09 09 001 BAJAS DE BIENES Baja de bienes no utilizables o inservibles Concepto técnico de los bienes Relación tipificada de bienes a dar baja Memorando solicitando autorización para iniciar el trámite de baja de bienes Memorando autorizando el trámite de baja de bienes Acta de desmantelamiento de bienes Avalúo de los bienes reparados Relación de bienes a vender Oficio solicitando cotización para el servicio de venta Acta de adjudicación expedida por el Banco Popular o la entidad que realizó la subasta Oficio ofreciendo los bienes a dar de baja Resolución para dar de baja los bienes Acta de entrega y recibo de bienes Comprobante de salida por donación Acta de destrucción Contrato de permuta Registro fotográfico de la diligencia Solicitud de la autorización para incineración de bienes Autorización para incineración de bienes GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES 2 3 X Conservación. Dentro de las posibilidades investigativas que ofrece la serie, se encuentra el poder realizar trabajos de tipo histórico como fuente primaria para investigaciones sobre la entidad o entidades de un sector determinado, así como investigaciones de tipo institucional para la reconstrucción los procesos procedimientos y actividades investigativas de la entidad Igualmente Eliminación condemicrofilmación. Dentro de las posibilidades que ofreceeslafuente serie, se encuentra el poder realizar trabajos de tipo histórico como fuente primaria para investigaciones sobre la entidad o entidades de un sector determinado, así como investigaciones de tipo institucional para la reconstrucción de los procesos, procedimientos y actividades de la entidad. Igualmente es fuente, además de ser un registro histórico, de las actividades ejecutadas por las diferentes administraciones distritales sobre la gestión documental en la administración distrital para la atención de sus necesidades. Igualmente son fuentes de datos para realizar estudios sobre el aumento o disminución de esta actividad a través de los informes consolidados que son presentados. De la misma manera es fuente para investigaciones de tipo sociológico y antropológico en relación con los diversos usos de los bienes muebles de la Ciudad Eliminación: Las baja de bienes no utilizables o inservibles no posee posibilidades para la investigación, debido a que la información contendida dentro de los documentos se encuentra en otras fuentes como los son las bases de datos o aplicativos usados por la entidad, los informes de inventarios respectivos, los inventarios generales de almacén y las Actas expedidas por el Comité de Inventarios. Por otra parte la mayoría de estos documentos son copias de los originales que se encuentran ya sea en el área administrativa, área jurídica o encargada de contratos o en el área de contabilidad, dependencias donde reposan dichos documentos por de su competencia.Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Acta de incineración Acta de entrega del bien por donación Acta de adjudicación del bien Acta de incineración. Oficio ofreciendo los bienes a dar de baja Acta de entrega del bien por donación. 200 200 011 011 Acta de adjudicación del bien Comprobante de salida de bienes por contrato de comodato. 001 CAJA MENOR Reembolso de caja menor Comprobante de egreso por caja Menor Hoja de control contable de la caja menor Gasto por caja menor Avances Comunicación oficial negando el gasto de la caja menor Constancia de la no existencia del bien en Almacén (opcional) Autorización de gasto por caja menor (opcional) Comprobante de egreso provisional de caja menor Cheque (opcional) Documentos de soporte de la compra o pago de servicio por caja menor Planilla de control de gastos de transporte por caja menor (opcional) Acta de arqueo de la caja menor Libro Rubros Libro Efectivo Ejecucion mensual por Rubros Relación de descuentos tributarios por caja menor Planilla de control consolidada de gastos de transporte por caja menor (opcional) Comprobantes de egreso Acta de legalización parcial del reembolso (opcional) GESTIÓN FINANCIERA PROCEDIMIENTO CAJA MENOR 2 10 X GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA 2 3 X GESTIÓN FINANCIERA PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCION, MANEJO, LEGALIZACION Y ARQUEO DE CAJA MENOR 2 10 X PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR 2 18 X Resolución de cancelación de la caja menor (opcional) Relación de los saldos totales por rubros Relación de gastos totales por caja menor Acta de legalización total de la caja menor (opcional) Comprobantes de egreso Colilla de chequeras Chequera Recibo de consignación de los recursos sobrantes (opcional) 200 020 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES Copia comunicación oficial enviada 200 021 200 024 CONSTITUCIÓN DE CAJA MENOR Solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal Certificado de disponibilidad presupuestal Comunicación oficial motivada para la apertura de un número mayor de cajas menores Resolución de creación de las cajas menores Solicitud del certificado de registro presupuestal Certificado de Registro Presupuestal CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Solicitud de creación del CCD del proceso Solicitud de modificación del CCD del proceso Cuadro de Clasificación Documental. GESTION ADMINISTRATIVA Eliminación: La serie Caja Menor no posee valores para la investigación, ya que la mayoría de la información consignada en los documentos, como por ejemplo los comprobantes de ingresos y egresos, los comprobantes de egresos, cheques, las diferentes relaciones de gastos y descuentos, son consolidados en los informes mensuales de ejecución presupuestal, así como en los libros o aplicativos de contabilidad que se consolidan anualmente de forma detallada mostrando todos y cada uno de los movimientos financieros de las entidades ajustándose a las normas que rigen el manejo de la ejecución presupuestal, y que cada movimiento es reportado al área competente de estos procesos donde se consolidan con la información general de la entidad y queda plasmada además en los informes presentados sobre el manejo de los recursos financieros. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Eliminación: La serie consecutivo de comunicaciones oficiales no posee valores para la investigación, pues en su composición solo reposan las segundas copias de las comunicaciones envidas por una entidad, sin incluir sus anexos. Además el conjunto de estas comunicaciones no presenta un hilo conductor, pues se encuentran una gran variedad de temas y asuntos que no brindan coherencia en la información. Por las razones expuestas anteriormente una vez la documentación pierda todos sus valores primarios, se pude proceder a su eliminación, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo de Bogotá Eliminación: La serie constitución de caja menor, no posee valores para la investigación, pues documentos como los certificados de disponibilidad presupuestal, de registro presupuestal y de excepción de gravamen son copias, ya que sus originales se encuentran en el área encargada de presupuesto y en la misma Secretaría Distrital de Hacienda. Además la información contenida dentro de los documentos reposa, detalladamente, en los informes mensuales de ejecución presupuestos, en los consolidados a 31 de diciembre, así como en los libros mayores de contabilidad de la entidad. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Eliminación. La serie Cuadros de Clasificación documental no posee valores para la investigación, debido en primer lugar a que este se encuentra dentro de los documentos que componen la Tabla de Retención Documental, de la misma forma se puede hallar dentro de las guías de estandarización de gestión documental que son elaboradas por las entidades en procesos misionales y por el Archivo de Bogotá en lo que compete a los procesos Trasversales de la Administración Distrital 200 200 200 200 200 200 Anexos 025 012 012 CUENTA MENSUAL DE ALMACEN Memorando remisorio de los comprobantes de ingreso al almacen ( interfases) informe consolidado de elementos de consumo y saldos contables de inventarios informe consolidado de elementos devolutivos y saldos contables de inventarios 001 032 032 3 X GESTION ADMINISTRATIVA NO APLICA 2 2 X ELIMINACIONES DOCUMENTALES GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ELIMINACION DOCUMENTAL 2 3 X GESTION ADMINISTRATIVA NO APLICA 1 1 X GESTION ADMINISTRATIVA NO APLICA 2 8 Acta del Comité de Archivos aprobando la eliminación (copia). Comunicación oficial informando la eliminación de series en el Archivo de Gestión. Inventario de registros documentales (de las series a eliminar). Comunicación oficial entregando la documentación al responsable del PIGA . Certificación de eliminación. Comunicación oficial solicitando asistencia técnica al Archivo de Bogotá para la eliminación de documentación con biodeterioro (opcional). 001 2 CERTIFICACIONES Certificaciones de la documentacion existente Solicitud de certificación de la existencia de la documentación. Certificación de la documentación existente Comunicación oficial remisoria o informativa. 030 GESTION ADMINISTRATIVA NO APLICA ENCUESTAS Encuesta Unidad Documental Eliminación: Las cuentas mensuales de almacén no ofrecen posibilidades para la investigación, debido a que al ser una información de tipo mensual y los constantes movimientos que se puedan presentar dentro del almacén y sus inventarios no ofrecerían algún tipo de información consolidada para algún tipo de investigación. Por otra parte la información consignada dentro de ellos es consolidada en los informes anuales de almacén, en los asientos de libros contables y en los inventarios anuales que están obligados a presentar las entidades según la resolución 001 de 2001. Eliminación. La serie certificaciones documentales no ofrece valores para la documentación, en primer lugar porque el registro de las consultas es consolidados dentro de los informes de gestión documental que deben presentar las entidades a finales de cada año, en donde se muestran la cantidad de consultas realizadas de forma detallada. Eliminación. La serie eliminaciones documentales no posee valores para la investigación, debido principalmente a que muchos de sus documentos son copias como las actas del Comité de Archivo, inventarios y las comunicaciones oficiales, ya que sus originales se encuentran en sus respectivos consecutivos como la serie actas del Comité de Archivos o inventarios documentales. Por las razones expuestas anteriormente una vez la documentación pierda todos sus valores primarios, se pude proceder a su eliminación, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo de Bogotá Encuesta de producción documental 200 200 051 051 0015 INFORMES Informes de inventario X Informe final de la toma física de los inventarios en Bodega y bienes devolutivos en servicio 200 051 0025 Conservación. Dentro de las posibilidades investigativas que se encuentran dentro de los informes de gestión documental se encuentra la posibilidad de realizar investigaciones sobre investigaciones de tipo histórico sobre la evolución, tanto orgánica como de los procesos de las diferentes entidades de la administración distrital desde su creación a su desaparición, siendo fundamentales para la preservación de la historia de las diferentes administraciones que existieron, existen y existirán en la Ciudad. Informes sobre Gestión Documental Informe estadístico de los servicios prestados. Informe periódico de gestión del área de gestión documental. 200 051 200 200 053 053 0035 Informes de Gestión GESTION ADMINISTRATIVA NO APLICA 2 3 X Informe 0010 INSTRUMENTOS DE CONTROL Registros de Control de Comunicaciones Oficiales recibidas Reporte de la base de Datos GESTION ADMINISTRATIVA CORRESPONDENCIA RECIBIDA 1 2 X GESTION ADMINISTRATIVA CORRESPONDENCIA INTERNA 1 2 X GESTION ADMINISTRATIVA CORRESPONDENCIA ENVIADA 2 3 X Libro Radicador 200 053 0011 Planilla de Entrega de Comunicaciones por recorrido interno Planilla 200 053 0012 Registros de Control de Comunicaciones Oficiales enviadas Reporte de la base de Datos Eliminación. La sub-serie encuestas de unidad documental no ofrece valores para la investigación, debido a que la información consignada dentro de ellas alimenta los Cuadros de Clasificación Documental, las Tablas de Retención Documental y la Guía de formulación de estándares ya sean misionales o trasversales, en los cuales se consolida la información de las encuestas y que además es analizada dentro de estos. Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios, se puede proceder a su eliminación siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo de Bogotá para este procedimiento. Selección: Una vez la documentación pierda todos sus valores tanto primarios como secundarios, se puede proceder a la disposición final de los documentos. La cual se hará con la selección de un informe de inventarios anual cada cinco años de las entidades cabezas de sector, en donde ellas enviarán al Archivo de Bogotá junto con los Inventarios Generales de Bienes de las entidades cabeza de sector dichos documentos ajustándose a los protocolos de transferencias dictados por el Archivo de Bogotá. La selección del informe de inventarios y del In v e n ta ri o General de Bienes de tener en cuenta que la documentación sea la más completa y ajustada a las disposiciones legales y características investigativas para su reservación. Selección: los informes de gestión documental, está la posibilidad de realizar investigaciones de tipo histórico sobre la evolución, tanto orgánica como de los procesos de las diferentes entidades de la administración distrital desde su creación a su desaparición, siendo fundamentales para la preservación de la historia de las diferentes administraciones que existieron, existen y existirán en la ciudad.Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios, se puede proceder a la disposición final de los documentos, la cual se hará con la selección del último informe a 31 de diciembre de cada año, ajustándose a los protocolos de transferencias dictados por el Archivo de Bogotá Eliminación: La subserie registros de control de comunicaciones oficiales recibidas, no ofrece valores para la investigación debido a que la información consignada en estos, si bien brinda información básica o de identificación de la llegada de una comunicación, sin embrago no ofrece otros elementos para el desarrollo de algún tipo de investigación, pues la información consolidada se contiene dentro de la serie documental o en el expediente que lleva de forma ordenada y coherente el asunto tratado en ellos y que reposa generalmente en la dependencia encargada de su manejo o custodia Eliminación: La subserie planillas de entrega de comunicaciones por recorrido interno no posee valores para la investigación, debido a que sólo relaciona de forma básica todas las comunicaciones llegadas a la entidad y su direccionamiento dentro de la misma, sin brindar algún otro dato que sea útil para el desarrollo de alguna investigación. Por las razones expuestas anteriormente una vez la documentación pierda todos sus valores primarios, se pude proceder a su eliminación, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo de Bogotá Eliminación: La subserie registros de control de comunicaciones oficiales enviadas no ofrece valores para la investigación, debido a que la información consignada en ellos brinda información básica o de identificación de la llegada de una comunicación, pero no ofrece otros elementos para el desarrollo de algún tipo de investigación pues la información consolidada en la serie documental o expediente que algún tipo de investigación pues la información consolidada en la serie documental o expediente que lleva de forma ordenada y coherente el asunto tratado, reposa, generalmente, en la dependencia encargada de su manejo o custodia, donde se debe encontrar toda la información en su conjunto. Por las razones expuestas anteriormente una vez la documentación pierda todos sus valores primarios, se pude proceder a su eliminación, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo de Bogotá Libro Radicador 200 200 200 053 053 0013 0014 Planillas de Entrega de comunicaciones ordinarias oficiales externas por funcionario o servicio Tercerizado GESTION ADMINISTRATIVA CORRESPONDENCIA ENVIADA 1 1 X Planillas de entrega de comunicaciones externas por correo certificado GESTION ADMINISTRATIVA CORRESPONDENCIA ENVIADA 2 3 X GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO REQUERIMIENTO, DISTRIBUCIO Y ALMACENAMIENTO DE BIENES INSUMOS Y MEDICAMENTOS 2 10 X GESTION ADMINISTRATIVA NO APLICA 1 1 X GESTION ADMINISTRATIVA INVENTARIO ELIMINACIÓN 1 1 X Planilla Guia de recibido Planilla de comunicaciones devueltas Registro Interno de Comunicaciones devueltas Guia de recibido Planilla de comunicaciones devueltas Registro Interno de Comunicaciones devueltas 052 INGRESOS DE ALMACEN Solicitud de ingreso de los bienes a Almacén Documento que soporta el ingreso (contrato, convenio, remesas, decisiones judiciales, pólizas, orden de compra, suministro, factura) Comunicación solicitando concepto al funcionario competente Concepto del bien por el funcionario competente Eliminación: La subserie planillas de entrega de comunicaciones ordinarias oficiales externas por funcionarios o servicios tercerizados, no posee valores para la investigación debido a que solo relaciona de forma básica todas las comunicaciones enviadas por la entidad o devueltas a ella, sin brindar algún otro dato que sea útil para el desarrollo de alguna investigación. Por las razones expuestas anteriormente una vez la documentación pierda todos sus valores primarios, se pude proceder a su eliminación, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo de Bogotá La subserie planillas de entrega de comunicaciones oficiales externas por correo certificado, no posee valores para la investigación ya que solo relaciona de forma básica todas las comunicaciones enviadas a través de correo certificado por la entidad o devueltas a ella, sin brindar algún otro dato que sea útil para el desarrollo de alguna investigación. Por las razones expuestas anteriormente una vez la documentación pierda todos sus valores primarios, se pude proceder a su eliminación, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo de Bogotá Eliminación: La serie ingresos de almacén no posee posibilidades para la investigación, debido a que la información contendida dentro de los documentos se encuentra en otras fuentes como los son las bases de datos o aplicativos usados por la entidad, los informes de inventarios respectivos, los inventarios generales de almacén y las Actas expedidas por el Comité de Inventarios. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Documento que soporta el recibo a satisfacción Documento de reporte de las inconsistencias encontradas Acta de recibo y entrega simultánea a satisfacción Comprobante de entrada a Almacén o Bodega Solicitud de ingreso de los bienes de Almacen 200 200 056 056 001 INVENTARIOS Inventarios Documentales Inventarios de registros documentales Eliminación con microfilmación. Dentro de las posibilidades investigativas que ofrecen los inventarios documentales se encuentra la posibilidad de realizar investigaciones de tipo histórico para determinar el desarrollo de la entidad así como el desarrollo, asignación o desaparición de funciones por medio de la documentación producida. En la misma medida son útiles para identificar de forma histórica los documentos que son fuente para el desarrollo de investigaciones en diferentes campos como la economía o la estadística. Por las razones expuestas anteriormente, cuando la documentación pierda sus valores primarios se puede proceder a su eliminación, previa microfilmación de la documentación para la preservación de su información. Inventario documental Archivo Central (base de datos). 200 056 002 Inventarios Documentales para Eliminar Inventario esquemático de la documentación a eliminar. DE Eliminación con microfilmación. Dentro de las posibilidades investigativas que ofrecen los inventarios documentales se encuentra la posibilidad de realizar investigaciones de tipo histórico para determinar el desarrollo de la entidad así como el desarrollo, asignación o desaparición de funciones por medio de la documentación producida. En la misma medida son útiles para identificar de forma histórica los documentos que son fuente para el desarrollo de investigaciones en diferentes campos como la economía o la estadística. Por las razones expuestas anteriormente, cuando la documentación pierda sus valores primarios se puede proceder a su eliminación, previa microfilmación de la documentación para la preservación de su información. Inventario esquemático de material con deterioro biológico. 200 055 200 055 INVENTARIO FISICO DE BIENES INMUEBLES 001 Inventario General de Bienes Documento de asignación del grupo de trabajo para el levantamiento del inventario físico (acta, resolución, plan de acción anual) Cronograma de ejecución del inventario fisico de bienes Documento informando las fechas de realización del inventario (memorando, circular, oficio o comunicación vía correo electrónico) Reporte del inventario de bienes físicos actuales Informe del conteo físico en Almacén o Bodega Inventario individual de bienes físicos en servicio Reporte de bienes sobrantes Reporte de bienes faltantes GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO TOMA FISICA DE ACTIVOS 2 3 X Conservación: Una vez la documentación pierda todos sus valores tanto primarios como Secundarios, se puede proceder a la disposición final de los documentos. La cual se hará con la selección de un Inventario General de Bienes anual cada cinco años de las entidades cabezas de sector, en donde ellas enviarán al Archivo de Bogotá junto con los Informes de Inventarios de las entidades cabeza de sector dichos documentos ajustándose a los protocolos de transferencias dictados por el Archivo de Bogotá. La selección del informe de inventarios de los inventarios General de Bienes de tener en cuenta que la documentación sea la más completa y ajustada a las disposiciones legales y características investigativas para su preservación. Informe final de sobrantes y faltantes 200 055 002 Acto administrativo de baja o alta de bienes motivado en la toma fisica Inventario por Responsables GESTION ADMINISTRATIVA 2 3 X 2 10 X Inventario individual de bienes fisicos 200 LIBROS AUXILIARES DE CAJA MENOR 057 GESTIÓN FINANCIERA Libro auxiliar de bancos Libro auxiliar de caja (efectivo) Acta de apertura libros contables u oficiales (opcional) 200 200 069 069 009 PLANES Plan de compras Memorando solicitando relación de los bienes de consumo y devolutivos Memorando enviando la relación de los bienes de consumo y devolutivos necesarios Memorando solicitando la inclusión de los bienes en la programación de proyectos de inversión (opcional) Memorando solicitando ajuste de los gastos de funcionamiento (opcional ) Plan de Compras GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO CAUSACION CONTABLE, ELABORACION Y PRESENTACION DE INFORMES NO APLICA 2 3 2 2 1 1 X Eliminación: La sub-serie inventarios por responsable no posee valores para la investigación, debido principalmente a que en el inventario general de bienes se consolidan de forma anual la existencia de todos los bienes muebles devolutivos existentes en la entidad ya sea por grupos de almacén o la clasificación que se les haya dado dentro de la entidad, además dentro de los aplicativos o bases de datos existentes dentro de las entidades se encuentran actualizados de forma permanente todos y cada uno de los movimientos realizados por el responsable de almacén y de los bienes que se encuentran en servicio Eliminación: La subserie Libros auxiliares de caja menor no posee valores para la investigación, ya que la mayoría de la información consignada en los libros auxiliares de bancos y cajas, son consolidados en los informes mensuales de ejecución presupuestal, así como en los libros o aplicativos de contabilidad que se consolidan anualmente de forma detallada mostrando todos y cada uno de los movimientos financieros de las entidades ajustándose a las normas que rigen el manejo de la ejecución presupuestal, y que cada movimiento es reportado al área competente de estos procesos donde se consolidan con la información general de la entidad y queda plasmada además en los informes presentados sobre el manejo de los recursos financieros. Eliminación: La subserie plan de compras no ofrece valores para la investigación debido a que en primer lugar la información consignada en los memorandos es consolidada tanto en el plan de compras y en los rubros presupuestales de la entidad, donde se les asignan los códigos correspondientes a los grupos de inventarios. En segundo lugar el plan de compras como tal se consolida al final del año dentro de los informes que deben presentar las dependencias encargadas de las áreas de almacén, contabilidad, presupuesto y contratación debido a que la mayoría de la adquisición de bienes es realizada por contratos y es allí donde reposan los documentos originales. Por otra parte la Resolución aprobando el Plan de compras y el Acta del Comité de compras son copias, lo originales de estos documentos reposan en las respectivas series consecutivas de expedición y elaboración correspondientes. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Programación de entregas de los bienes Planilla relacionando los bienes de consumo y devolutivos Resolución aprobando el plan de compras 200 069 0016 Informe de ejecución del plan de compras Planes de Mejoramiento Informe de hallazgos de la auditoria. GESTION ADMINISTRATIVA NO APLICA X Conservación. Dentro de las posibilidades investigativas que ofrecen los planes de mejoramiento se encuentra la posibilidad de realizar investigaciones sobre investigaciones de tipo histórico sobre la evolución, tanto orgánica como de los procesos de las diferentes entidades de la administración distrital desde su creación a su desaparición, siendo fundamentales para la preservación de la historia de las diferentes administraciones que existieron, existen y existirán en la Ciudad. Plan de mejoramiento. 200 200 200 200 070 083 083 083 PRESTAMOS DOCUMENTALES GESTION ADMINISTRATIVA X Solicitud de consulta y préstamo de documentos (tanto de usuarios internos como externos) Registro de consulta y préstamos de documentos Comunicación oficial informando la restricción de los documentos (opcional). Comunicación oficial informando la falta de folios del expediente. Comunicación oficial informando la falta de documentos del expediente a la instancia correspondiente. Reporte de préstamos documentales vencidos. Comunicación oficial solicitando devolución de documentación que esta vencida. Comunicación oficial informando la no devolución de los documentos al archivo. 001 002 SALIDA DE ALMACEN salida o traslado de bienes a travez de contrato de comodato Solicitud de préstamo de bienes entre entidades (Comodato) Oficio de respuesta a la solicitud para traslado temporal de bienes (comodato) Comprobante de salida de los bienes (Comodato) Acta de entrega de los bienes por contrato de comodato Salida o Traslado de Bienes de Bodega a Servicio GESTION ADMINISTRATIVA NO APLICA GESTION PROCEDIMIENTO TRASLADO DE 2 10 X 2 10 x Eliminación. La serie prestamos documentales no ofrece valores para la documentación, en primer lugar porque el registro de las consultas es consolidados dentro de los informes de gestión documental que deben presentar las entidades a finales de cada año, en donde se muestran la cantidad de consultas realizadas de forma detallada. Eliminación: La Subserie salida o traslado de bienes a través de contrato de comodato no posee posibilidades para la investigación, debido a que la información contendida dentro de los documentos se encuentra en otras fuentes como los son las bases de datos o aplicativos usados por la entidad, los informes de inventarios respectivos, los inventarios generales de almacén y las Actas expedidas por el Comité de Inventarios.Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Eliminación: La subserie salida o traslado de bienes de bodega a servicio no posee ibilid d l i ti ió d bid l if ió t did d t d l d t 200 083 003 Solicitud de traslado o salida de bienes de almacén a servicio Comprobante de traslado o salida de bienes del Almacén al servicio salida de bienes por hurto caso fortuito o fuerzas mayor Memorando donde se confirma el hurto de un bien ADMINISTRATIVA TRASLADO DE BIENES GESTION FORMATO DE OFICIO ADMINISTRATIVA RECLAMACIÓN DEL SINIESTRO posibilidades para la investigación, debido a que la información contendida dentro de los documentos se encuentra en otras fuentes como los son las bases de datos o aplicativos usados por la entidad, los informes de inventarios respectivos, los inventarios generales de almacén y las Actas expedidas por el Comité de Inventarios. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. 2 10 X 2 10 X Denuncio del hurto de un bien Documento de baja del bien por hurto 200 083 200 086 200 200 087 087 004 Traslado de Bienes entre Dependencias o Servidores Solicitud de traslado de bienes entre dependencias o usuarios Memorando informando el traslado de bienes entre funcionarios o dependencias Comprobante de traslado de bienes entre dependencias o usuarios traslado de bienes entre TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL GESTION ADMINISTRATIVA NO APLICA 2 18 X TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Transferencias Documentales Primarias GESTION ADMINISTRATIVA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 2 3 X GESTION ADMINISTRATIVA NO APLICA 2 3 X Solicitud de elaboración o actualización de la TRD del área. Tabla de Retención Documental. Comunicación oficial remitiendo las TRD para concepto del Archivo de Bogotá. Concepto de la TRD del Archivo de Bogotá. Comunicación oficial remisoria de la Tabla de Retención Documental al Consejo Distrital de Archivos Acuerdo del Consejo Distrital de Archivos (aprobando la TRD) copia Resolución adoptando la TRD, el Cuadros de Clasificación Documental y la guía de gestión documental (copia) 001 GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO TRASLADO DE BIENES Cronograma de transferencias documentales primarias Comunicación oficial enviando el cronograma de transferencias Inventario de registros documentales de la transferencia primaria Comunicación oficial informando al área las inconsistencias encontradas Comunicación oficial solicitando la asistencia técnica al Archivo de Bogotá para la documentación con biodeterioro. Eliminación: La subserie salida de bienes por hurto, caso fortuito o fuerza mayor no posee posibilidades para la investigación, debido a que la información contendida dentro de los documentos se encuentra en otras fuentes como los son las bases de datos o aplicativos usados por la entidad, los informes de inventarios respectivos, los inventarios generales de almacén y las Actas expedidas por el Comité de Inventarios. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Eliminación:La Subserie traslado de bienes entre dependencias o servidores no posee posibilidades para la investigación, debido a que la información contendida dentro de los documentos se encuentra en otras fuentes como los son las bases de datos o aplicativos usados por la entidad, los informes de inventarios respectivos, los inventarios generales de almacén y las Actas expedidas por el Comité de Inventarios. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Eliminación con microfilmación. Dentro de las posibilidades investigativas que ofrecen las Tablas de Retención Documental se encuentra la posibilidad de desarrollar investigaciones de tipo histórico sobre la evolución, tanto orgánica como de los procesos de las diferentes entidades de la administración distrital desde su creación a su desaparición siendo fundamentales para la preservación de la historia de las diferentes administraciones que existieron, existen y existirán en la Ciudad. Eliminación. La serie transferencias documentales primarias no posee valores para la investigación, debido a que la información plasmada allí se encuentra dentro de los inventarios documentales de la entidad para los tipos de transferencias (primarias o secundarias) y la documentación que sea para eliminación. En la misma medida dentro de las Tablas de Retención Documental la disposición final de los documentos y los tiempos de retención establecidos se configuran allí en forma calara y analítica. Además los cronogramas de transferencias pueden ser modificados de forma permanente por las entidades según lo ameriten las circunstancias lo que no garantizaría la veracidad de la información, cosa que si permiten los inventarios documentales, las TRD y las guías de estandarización documental. Comunicación oficial informando la fecha de la visita. Comunicación oficial informando la programación de saneamiento ambiental. Comunicación oficial informando que no se requiere saneamiento preventivo. Informe técnico de saneamiento ambiental preventivo. 200 087 002 Transferencias Documentales Secundarias Comunicación oficial solicitando la asistencia técnica al Archivo de Bogotá para la documentación con biodeterioro. Comunicación oficial informando la fecha de la visita. Comunicación oficial informando la programación de saneamiento ambiental. Comunicación oficial informando que no se requiere saneamiento preventivo. Concepto sobre el tratamiento para la documentación con biodeterioro. Comunicación oficial solicitando transferencia secundaria. Inventario analítico de de transferencias secundarias. Acta de transferencia al Archivo de Bogotá. Eliminación. La serie transferencias secundarias no ofrece posibilidades investigativas, debido a que la mayoría se componen de comunicaciones oficiales solicitando o informando asistencias técnicas para la preservación de documentos, lo cual queda reflejado en los informes de gestión documental que las entidades deben presentar de forma anual al Archivo de Bogotá. Por las razones expuestas anteriormente, una vez la documentación pierda todos sus valores primarios se puede proceder a su eliminación, siguiendo los protocolos establecidos por el Archivo de Bogotá CONVENCIONES CT= Conservación Total E= Eliminación MT= Medio Tecnológico S= Selección YENNY ADRIANA PEREIRA OVIEDO NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA: FIRMA RESPONSABLE DEPENDENCIA: ERIKA VIVIANA CHACON GAMBA RESPONSABLE DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO: FIRMA RESPONSABLE GESTIÓN DOCUMENTAL: TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ADM-ARC-FT-01 ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DE USME I NIVEL OFICINA PRODUCTORA: AREA DE TALENTO HUMANO CÓDIGO Dependencia 210 210 Serie 02 02 Subserie 006 SUBSISTEMA DE GESTIÓN RETENCIÓN EN DISPOSICIÓN FINAL DE CALIDAD ARCHIVO TIPOLOGÍA DOCUMENTAL. ACTAS Actas Comite Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo Proceso Procedimiento GESTION DE TALENTO HUMANO SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PROCEDIMIENTO LIQUIDACION Y PAGO NOMINA 2 3 2 1 X GESTION DE TALENTO HUMANO NO APLICA 2 10 X GESTION DE TALENTO HUMANO NO APLICA 2 3 X Actas del Comité Seguridad y Salud en el Trabajo 210 018 GESTION DE TALENTO HUMANO COMPROBANTES DE PAGO DE NOMINA Desprendible de pago de nomina 210 029 ELECCIONES DEL COMITÉ SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Acto administrativo de convocatoria para elecciones de representantes del Comité Seguridad en Salud y en el trabajo Documento de convocatoria a la elección del Comité Seguridad en Salud y en el trabajo Lista de aspirantes inscritos para elección del COPASST Documento de divulgación de la lista de candidatos inscritos al COPASST Lista general de votantes y jurados publicada Comunicación oficial de notificación a los jurados Acta de instalación de la mesa Lista general de votantes Consultas Plan de trabajo Listado de asistencia a las actividades para mitigar el riesgo Registro fotografico Documento de inspecciones Documento de compromiso u oficializacion del hallazgo Registro unico de reporte de accidentes de trabajo Programas de vigilancia epidemiologica 210 028 ELECCIONES PERSONAL DE LA COMISIÓN DE Acto administrativo convocando para elecciones de representantes de la Comisión de Personal Documento de convocatoria a la elección de la Comisión de Personal Lista de aspirantes inscritos para elección de la Comisión de Personal Lista de candidatos inscritos para elección de la Comisión de Personal Lista general de votantes y de jurados publicados Comunicación oficial de notificación a los jurados Acta de apertura de la mesa Lista general de votantes Votos Acta de cierre de la mesa Acta de escrutinio con número total de sufragantes Acta de escrutinio con número de votos depositados por mesa Acta de escrutinio con número de votos a favor de cada candidato Acta de escrutinio general GESTIÓN CENTRAL CT E X MT S PROCEDIMIENTO Conservación. Dentro de las posibilidades investigativas que ofrecen la Actas del Comité Paritario de Seguridad y salud en el trabajo (COPASST) se pueden evidenciar estudios históricos como fuentes primarias del desarrollo de las concertaciones entre empleados y empleadores de los beneficios a que tienen derecho los Trabajadores. A través de esta subserie se puede detectar el desarrollo históriconoy administrativo Eliminación. La serie comprobantes de nómina tiene valores de paralasla investigación, debido a que la información consignada dentro del documento se encuentra en los consolidados denomina de la entidad, que se producen de forma mensual Al finalizar sus valores primarios la Eliminación. La serie Elecciones del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo-COPASST, No posee valores para la investigación y a que la mayoría de los documentos que la componen son Actos administrativos de la entidad. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Eliminación. La serie elección de la Comisión de Personal no ofrece valores para la investigación y a que la mayoría de los documentos que la componen (Actos administrativos de la entidad, comunicaciones oficiales, Actas de instalaciones y de sesiones del Comité, Registro del Ministerio de la Protección Social), son copias y sus originales reposan en las dependencias encargadas de llevar sus consecutivos y custodia. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Acto administrativo de conformación de la Comisión de Personal Comunicación oficial convocando a los miembros de la Comisión de Personal Comunicación oficial solicitando ampliación de la convocatoria para elección de los Representantes de la Comisión de Personal Documento sobre la ampliación de inscripción a los funcionarios Comunicación oficial solicitando quedar exento o ratificando la conformación de la Comisión de Personal Documento sobre la conformación del Comité de Personal Comunicación oficial solicitando ratificar la Comisión de Personal existente Documento sobre la ratificación del Comité de Pers Resolución adoptando la decisión de Departamento Administrativo del Servicio Civil Comunicación oficial de notificación de la resolución adoptando la decisión. 210 049 HISTORIAS LABORALES Lista de elegibles Resolución confirmando la lista de elegibles. Resolución de nombramiento en periodo de prueba o ascenso Hoja de Vida Pruebas de conocimiento, psicotécnicas o proyectivas definidas. Entrevista semiestructurada Resolución de nombramiento Provisional Acta de Posesión Registro de Afiliación a Salud Registro de Afiliacion a Cesantias Registro de Afiliacion a Caja Registro de Afiliacion ARL Resolución de Terminación de la Vinculación Laboral. certificaciones de desafiliación radicados en las respectivas entidades Solicitud de vacaciones Programacion de Vacaciones Aplazamiento de Vacaciones Certificados de experiencia laboral Comunicación oficial solicitando el nombramiento Resolución de nombramiento Comunicación oficial solicitando autorización para asignar empleos provisionales Comicion externa Resolución nombramiento por encargo Comunicación oficial de notificación de la Resolución de nombramiento Convocatoria publica Comunicación oficial solicitando prórroga del término de duración del nombramiento provisional Comunicación oficial autorizando prórroga del nombramiento provisional Justificación de la necesidad del servicio Resolución de nombramiento a término fijo Comunicación oficial de notificación de la Resolución de nombramiento Comunicación oficial de aceptación del nombramiento Formato único de hoja de vida Certificados de formación académica Declaración juramentada de bienes y rentas Fotocopia del documento de identidad 2 GESTION DE TALENTO HUMANO PROCEDIMIE NTO SELECCION E INCORPORAC ION DE PERSONAL CARRERA ADMINISTRAT IVA PROCEDIMIENTO INCORPORACIO N PLANTA PROVISIONAL PROCEDIMIE NTO LIQUIDACION Y PAGO PROCEDIMIE NTO INCORPORAC ION PLANTA PROVISIONAL 78 X Selección: estos documentos son de carácter legal, deben conservarse en el archivo de gestión 2 años de retirado el funcionario y 78 años en el archivo central. Debido que esta serie ofrece posibilidades investigativas de tipo histórico y estadístico, una vez pierda todos sus valores primarios debe realizarse selección; Historias laborales antes de 1968 deben ser transferidas en su totalidad al archivo de Bogotá. Posteriores al año 1968, debe ser seleccionada cada 20 años, por niveles jerárquicos de la siguiente forma: Nivel Directivo – Deben ser transferidas en su totalidad, para los niveles profesional, técnico, asistencial, se deben seleccionar el 10% de cada una siendoo las completas en cuanto su composición documental como historias laborales. Fotocopia de la libreta militar (para hombres) Fotocopia del pasado judicial Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personería de Bogotá Certificado de antecedentes fiscales de la Contraloría General de la Nación Declaración juramentada de no tener procesos de demandas por alimentos. Certificado de antecedentes profesionales Fotocopia de la Tarjeta profesional (de acuerdo al cargo) Registro civil Certificación médica Comunicación solicitando reconocimiento y ajuste de la prima técnica Registro de matrimonio Evaluación del desempeño laboral Resolución de retiro del funcionario por no aprobación del periodo de prueba Comunicación oficial de notificación de la Resolución Recurso de reposición Recurso de apelación Resolución resolviendo el recurso de reposición Comunicación oficial de notificación de la Resolución resolviendo el recurso de reposición Resolución que resuelve el recurso de apelación Comunicación oficial de notificación de la Resolución que resuelve el recurso de apelación Comunicación oficial informando la decisión tomada Solicitud de inscripción y actualización en el registro público de carrera administrativa (Formato F-001) Certificación del cargo que desempeña el empleado en la actualidad Convocatoria de concurso cerrado para trabajadores oficiales. (aplica trabajadores oficiales o aux. de la administración) Permiso del Ministerio de la Protección Social (para menores de edad) (aplica trabajadores oficiales o aux. de la administración) Cédula de extranjería (aplica trabajadores oficiales o aux. de la administración y empleos por elección popular) Comunicación oficial informando la elección del cargo (aplica trabajadores oficiales o aux. de la administración) Contrato laboral a término fijo (aplica trabajadores oficiales o aux. de la administración) Certificado de Paz y Salvo Resolución de insubsistencia del nombramiento de un empleado Comunicación oficial de notificación de la Resolución de insubsistencia del nombramiento de un empleado Incapacidad por maternidad Solicitud de licencia por paternidad y adopción Solicitud de licencia no remunerada (ordinaria) Resolución autorizando o negando la licencia ordinaria Acto administrativo autorizando la licencia por paternidad o adopción Comunicación oficial de notificación de la Resolución para licencia Comunicación oficial solicitando permiso NO APLICA Comunicación oficial autorizando el permiso o calamidad domestica Decreto autorizando comisión de servicios Resolución autorizando o negando la comisión de servicios Resolución prorrogando el plazo de la comisión de permisos Comunicación oficial comunicando la autorización de la comisión de servicios Comunicación oficial de notificación de la Resolución o decreto para la comisión de servicios Comunicación oficial de solicitud para comisión de estudios Resolución autorizando o negando la comisión de estudios Comunicación oficial de notificación de la Resolución o decreto para la comisión de estudios Comunicación oficial solicitando comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción Resolución autorizando o negando la comisión para desempeñar un cargo de libre nombramiento o remoción Comunicación oficial informando la autorización a un funcionario para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción Comunicación oficial informando la prórroga o suspensión de la comisión para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción Comunicación oficial informando la prórroga o suspensión de la comisión para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción Acto administrativo autorizando o suspendiendo la comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción Comunicación oficial de solicitud de encargo de personal Resolución de encargo de un empleo o funcionario Comunicación oficial de notificación de la resolución Comunicación oficial de la programación de vacaciones Comunicación oficial de solicitud de vacaciones Comunicación oficial informando el periodo de vacaciones acumuladas Resolución autorizando las vacaciones Comunicación oficial de notificación de la Resolución Resolución suspendiendo las vacaciones Resolución aplazando las vacaciones Comunicación oficial de notificación de la resolución de suspensión o aplazamiento Fallo ejecutoriado de sanción disciplinaria Comunicación oficial informando al funcionario cuando se hace efectiva la sanción Comunicación oficial informando a los entes de control la efectividad de la sanción Comunicación oficial de amonestación (con copia a la hoja de vida Comunicación oficial al sancionado para efectos de pago Comunicación oficial del sancionado autorizando la forma de pago Comunicación oficial aprobando la forma de pago propuesta por el funcionario Comunicación oficial a los entes de control informando que ya se hizo efectiva la multa Novedad sobre la sanción disciplinaria Comprobante de pago de la multa Comunicación oficial informando el inicio de cobro coactivo por mora Resolución de insubsistencia por calificación insatisfactoria de servicios Comunicación oficial de notificación de la Resolución Comunicación oficial de renuncia voluntaria Resolución de aceptación de renuncia voluntaria Comunicación oficial de notificación de la Resolución Acto administrativo de modificación de la planta Comunicación oficial informando la decisión de la liquidación o de reubicación Comunicación oficial informando la ausencia de un funcionario Pruebas de la ausencia de un cargo (examen médico, denuncia judicial, etc.) Edicto Resolución de insubsistencia abandono de cargo Resolución de reconocimiento de la pensión Comunicación oficial renunciando al cargo por jubilación Resolución de desvinculación del funcionario por derecho de jubilación Comunicación oficial de notificación de la Resolución Certificado de invalidez Resolución de desvinculación del funcionario por invalidez absoluta Comunicación oficial de notificación de la Resolución Orden judicial para desvinculación del funcionario Resolución de desvinculación del funcionario por decisión judicial Comunicación oficial de notificación de la Resolución Certificado de defunción Resolución de vacancia definitiva por fallecimiento del titular Hoja del diario de circulación nacional Paz y salvo de inventarios de bienes muebles a su cargo Paz y salvo de inventarios documentales Paz y salvo de entrega del cargo Paz y salvo de entrega del carné Examen médico al momento del retiro (actualizado para pensión) Registro de bienes y rentas Evaluación a la fecha de retiro Evaluación del desempeño de los funcionarios a su cargo Acta de informe de gestión Comunicación oficial de solicitud de certificación de información laboral para la emisión de bono pensional Certificación de información laboral para la emisión de bono pensional Certificado de factores salariales Solicitud de certificación laboral Certificación laboral de funciones y/o salarial Documento de notificación de la expedición de la certificación laboral Comunicación oficial solicitando reconocimiento o reajuste de la prima técnica Comunicación oficial de negación de la prima técnica Resolución de reajuste o reconocimiento prima técnica Comunicación oficial de notificación de la resolución de reconocimiento o reajuste de la prima técnica Resolución de reajuste o reconocimiento de la prima secretarial Comunicación oficial de notificación del reconocimiento o reajuste de la prima secretarial Certificación del banco de apertura de cuenta Autorización de descuento aportes voluntarios de pensiones Resolución de vacaciones Incapacidades Certificado para disminución de la base de retención en la fuente por concepto de salud prepagada. Certificado para disminución de la base de retención en la fuente por concepto de educación Certificado para disminución de la base de retención en la fuente por concepto de obligación hipotecaria Certificados de ingresos y retenciones Comunicación oficial de solicitud de liquidación de cesantías parciales o definitivas Promesa de compraventa (cesantías para compra de vivienda) Certificado de tradición y libertad (cesantías para compra de vivienda) Contrato de obra civil autenticada en notaria (cesantías para mejoras locativas) Fotocopia de la cedula del arquitecto o ing. Civil (cesantías para mejoras locativas) Fotocopia de la tarjeta profesional del arquitecto o ing. Civil (cesantías para mejoras locativas Orden de matricula (cesantías para educación) Registro civil (hijos) (cesantías para educación) Registro civil de matrimonio (cesantías para educación) Declaración extrajuicio de convivencia (cesantías para educación) Certificación del Ministerio de Educación avalando la institución educativa (cesantías para educación) Certificado del banco donde se tenga la obligación hipotecaria (cesantías para liberación de gravámenes) Certificado de tradición y libertad (cesantías para liberación de gravámenes) Factura de cobro del impuesto predial (cesantías para impuesto predial) Comunicación oficial de solicitud de las cesantías definitivas Acto administrativo del retiro del funcionario Resolución de liquidación definitiva de prestaciones sociales Solicitud del concepto jurídico para revisar la inversión de la cesantía (opcional Concepto jurídico aprobando o desaprobando la inversión de las cesantías (opcional) Comunicación oficial de solicitud de visita para verificar la necesidad de las mejoras locativas Comunicación oficial remitiendo el concepto Concepto aprobando o desaprobando la mejora locativa Comunicación oficial negando las cesantías parciales Registro de retiro de cesantías alFONCEP (opcional) Registro de retiro de cesantías al Fondo Nacional del Ahorro (opcional) 210 051 210 051 Comunicación oficial de autorización de retiro de cesantías parciales por retroactividad (opcional) Resolución de autorización de retiro de cesantías de los fondos privados (copia) Comunicación oficial de autorización para retiro de cesantías definitivas de los fondos privados (opcional) Comunicación oficial de notificación de la liquidación de las cesantías Comunicación oficial de envido del formulario de retiro de cesantías para FONCEP Concepto de seguimiento de cesantías Circular solicitando actualizar el fondo donde se encuentra afiliado el funcionario (opcional) Resolución de reconocimiento de las cesantías e intereses anuales ( Fondos Privados) Comunicación oficial de remisión de la planilla a los fondos privados Registro de planillas de fondos privados Citación para ser jurados de votación en elecciones por votación popular Solicitud de permiso remunerado por haber sido jurado de votación Planilla de comunicaciones devueltas Registro interno de comunicaciones devueltas INFORMES 006 Informes finales de ejecución del Plan de Capacitación GESTION DE TALENTO HUMANO NO APLICA GESTION DE TALENTO HUMANO NO APLICA GESTION DE TALENTO HUMANO NO APLICA Informes de evaluación de las actividades de Seguridad y salud en el trabajo GESTION DE TALENTO HUMANO NO APLICA Informes de Evaluación de las Actividades para Mitigar el Riesgo GESTION DE TALENTO HUMANO INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN GESTION DE TALENTO HUMANO 2 3 X X 2 3 X 2 3 X 2 3 X 2 3 X 1 1 X 2 1 X Informe final de ejecución del plan de capacitación 210 051 007 Informes finales de ejecución del Programa de Bienestar Social Informe final de ejecución del Programa de Bienestar Social 210 051 008 Informes finales de ejecución del Programa de Incentivos Informe final de ejecución del Programa de Incentivos 210 051 009 Informes de evaluación de las actividades de Seguridad y salud en el trabajo 210 051 0010 Informe de evaluación de las actividades para mitigar el riesgo 210 054 Formato necesidades de capacitacion. Documento de recolección de necesidades de capacitación Clima Organizacional y Satisfaccion Documento de recolección de necesidades de Bienestar Social 210 059 LIQUIDACIONES A FONDOS DE CESANTÍAS. Solicitud de cesantias Comunicación oficial remisoria de los aportes a cesantías al fondo. GESTION DE TALENTO HUMANO NO APLICA NO APLICA PROCEDIMIENTO LIQUIDACION Y PAGO DE CESANTIAS X Conservación con microfilmación. Dentro de las posibilidades investigativas que ofrecen los informes de ejecución de capacitación, se encuentra el poder desarrollar estudios desde el punto de vista estadístico como fuente secundaria sobre alcances de las políticas de bienestar social y capacitación de los funcionarios públicos. Además sirve como un indicador del alcance real de aplicación de las políticas sobre capacitación en las diferentes administraciones. Eliminación con microfilmación. Dentro de las posibilidades investigativas que ofrecen los informes de ejecución del programa de bienestar Social, se encuentra el poder desarrollar estudios desde el punto de vista estadístico como fuente secundaria sobre alcances de las políticas de bienestar social y capacitación de los funcionarios públicos. Además sirve como un indicador del alcance real de aplicación de las políticas sobre bienestar social en las diferentes administraciones. Eliminación. La serie informes de ejecución del programa de incentivos no ofrece valores para la investigación, debido principalmente que en los informes de ejecución del bienestar social y el informe de ejecución de capacitaciones se consolida la información relativa a la entrega de incentivos. Además dentro de la historia laboral de los funcionarios galardonados reposa una copia del acto administrativo que certifica la entrega y recibo del reconocimiento. Al finalizar sus valores primarios la Conservación. Los informes de seguridad y salud en el trabajo ofrecen realización de estudios sobre la aplicación de las políticas de SST dentro de las entidades de la administración Distrital Conservación. Los informes de evaluación de las actividades para mitigar el riesgo, ofrecen realización de estudios sobre la aplicación de las políticas de SST dentro de las entidades de la administración Distrital Eliminación. La serie instrumentos de recolección de información para realizar la evaluación de eventos de bienestar y capacitación no ofrecen valores para la investigación, debido a que la información es tabulada y consolidada y analizada en el informe final de ejecución de los planes de capacitación y bienestar social de la entidad, que son presentados hacia finales de cada año. Además, por el volumen físico de este instrumento que se puede producir por cada uno de los eventos hace muy difícil realizarla consulta de forma individual, haciendo necesaria la tabulación de la información Una vez la documentación pierda todos sus valores Eliminación. La serie liquidaciones a fondos de cesantías no posee valores para la investigación, debido en primer lugar a que la información sobre los pagos parafiscales queda consolidada dentro de las nómina de la entidad . Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Relación de los funcionarios afiliados y valor acreditado. Listado de los afiliados al fondo de cesantias de FONCEP Listado de los afiliados al fondo de cesantías del Fondo Nacional del Ahorro. Liquidación de Cesantias Comunicación oficial remisorio de los aportes a cesantías al fondo Certificación de pago de cesantías del Fondo Nacional del Ahorro. 210 LIQUIDACIÓNES Y PAGOS OBLIGACIONES DE PERSONAL 060 DE Relación de descuentos por pensión. Planilla Integral de Liquidación de Aportes (PILA). 210 065 210 067 210 210 069 069 Relación de descuentos por retención en la fuente. Relación de descuentos por embargos. Relación de descuentos por cooperativas. Registro de aportes voluntarios para pensión en fondos privados. Cuadro de aportes voluntarios. Registro de aportes voluntarios a Aporte al Fomento de la Construcción (AFC-Planilla) Reporte de liquidación mensual para el Fondo Nacional del Ahorro. Reporte de provisión mensual de aportes patronales por cesantías Certificado y comunicación oficial al Fondo Nacional del Ahorro. NÓMINA PROCEDIMIENTO PASIVOCOL GESTION DE TALENTO HUMANO GESTION DE Solicitud de disponibilidad presupuestal y registro TALENTO HUMANO presupuestal. Certificado de disponibilidad presupuestal. Certificado de registro presupuestal Nómina. Relación de descuentos de salud. Relación de cesantías discriminado por fondos y régimen. NOVEDADES DE NÓMINA Novedades de Ingreso Novedades de retiros Novedades Horas Extras y/o Recargos Novedades Vacaciones Novedades de Licencias Novedades Licencia No remunerada Novedades Comision de Estudios Libranzas Registro de reclamación de nómina. Autorización de descuento. Relación mensual de descuentos Incapacidades Certificados para disminución de la base de retención en la fuente por concepto de salud propagada. 0017 PLANES Planes de Capacitación de Personal Plan Anual de Capacitación Necesidades Individuales de Capacitacion Acta de Comisión de Personal Documento de Inducción Documento de re inducción Registro de inducción, reinducción entrenamiento al puesto de trabajo Ruta de Inducción GESTION DE TALENTO HUMANO 2 78 X PROCEDIMIENTO LIQUIDACION Y PAGO NOMINA 2 78 PROCEDIMIENTO LIQUIDACION Y PAGO NOMINA 2 3 X Eliminación La serie novedades de nómina no posee valores para la investigación, principalmente porque la mayoría de documentos reposan dentro de las historias laborales de cada uno de los funcionarios, además estos documentos en su mayoría son copias. Por otra parte en las nóminas las novedades se pueden reflejar. Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios, se puede proceder a su eliminación 2 10 X Eliminación: La subserie planes de Capacitación de Personal no posee valores para la investigación, debido que la información es tabulada, consolidad y analizada para el informe final de planes de capacitacion y programas de bienestar social. Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios, se puede proceder a su eliminación Eliminación. La serie liquidaciones y pagos de obligaciones de personal no posee valores para la investigación, debido principalmente a que la información consignada dentro de los documentos son copia de sus originales de fondos privados de pensiones y cesantías. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. X Selección: Dentro de las posibilidades investigativas que ofrecen la Serie Nomina, se encuentra la realizacion de estudios estadisticos, sobre el nivel ingreso de los funcionarios publicos igualmente permite observar el crecimiento o decrecimiento de la administración pública a nivel del distrito. De la misma forma es fuente para realizar estudios de tipo económico sobre niveles de ingresos salariales y beneficio obtenidos por los trabajadores en el sector oficial distrital PROCEDIMIENTO COBRO INCAPACIDADES ENTREGA DE CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES GESTION DE TALENTO HUMANO o NO APLICA PROCEDIMIENTO BIENESTAR Y CAPACITACION PROCEDIMIENTO DE INDUCCION Y REINDUCCION Matriz Reporte Capacitación DASC Comunicación oficial de divulgación del Plan de Capacitación Documento informando a los funcionarios la participación en las capacitaciones Capacitación Pre-Test Capacitación Post-Test Cronograma de Capacitaciones Internas Cronograma de Capacitaciones Externas Encuesta Satisfaccion de la Capacitacion Listado de asistencia a los programas de capacitación Evaluación de conocimiento de la capacitación Evaluación de satisfacción de la capacitación 210 069 0019 Planes de Emergencia y Evacuación Convocatoria para conformación de las brigadas Listado de postulados para la conformación de brigadas Listado de asistencia a la capacitación de brigadistas Plan de emergencia Comunicación oficial informando la realización del simulacro a las instancias participantes Informe de los simulacros de emergencia Registro fotográfico (opcional) Registro Audiovisual Hoja de vida de brigadistas 210 210 210 0069 073 073 0018 Plan de Bienestar Social e incentivos de Personal Plan de Bienestar e incentivos Documento de aprobación del plan de Bienestar Social e incentivos (copia) Comunicación oficial de divulgación del Plan de Bienestar Social e incentivos Comunicación oficial de solicitud de inscripción de las actividades de bienestar Lista de asistencia al Programa de Bienestar Social Evaluación de satisfacción del plan de Bienestar Social Acto administrativo de reconocimiento de los incentivos a los funcionarios ganadores 001 PROGRAMAS Programa de Seguridad y Salud en el trabajo Matriz de Peligros Programa de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo Cronograma de actividades con ARL Documento de aprobación del Programa Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo Documento de divulgacion del plan de trabajo de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo Documento convocando a las actividades del programa de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo Acta de reunion de COPASST Informe de actividades de Ejecución de la ARL Plan de trabajo Listado de asistencia a las actividades para mitigar el riesgo Investigacion y Analisis de Accidentes Documento de inspecciones Documento de compromiso u oficializacion del hallazgo Registro unico de reporte de accidentes de trabajo Programas de vigilancia epidemiologica PROCEDIMIENTO BIENESTAR Y CAPACITACION GESTION DE TALENTO HUMANO PLAN DE EMERGENCIAS 2 10 GESTION DE TALENTO HUMANO PLAN DE BIENESTAR E INCENTIVOS 2 10 X Eliminación: La subserie planes Emergencias y Evacuación no posee valores para la investigación, debido que la información es tabulada, consolidada y analizada para el informe final . Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios, se puede proceder a su eliminación X Eliminación. La serie Plan de Bienestar Social e incentivos de Personal no ofrecen valores para la investigación,debido en primer lugar que la información estabulada, consolidada y analizada en el informe final de ejecución de los planes de capacitación y bienestar social de la entidad, que son presentados hacia Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios, se puede proceder a su eliminación GESTION DE TALENTO HUMANO SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 2 10 X Eliminación: La subserie Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo no posee valores para la investigación, debido que la información es tabulada, consolidada y analizada para el informe final Informes de evaluación de las actividades de Seguridad y salud en el trabajo. Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios, se puede proceder a su eliminación 210 074 CONVENCIONES CT= Conservación Total E= Eliminación MT= Medio Tecnológico S= Selección PROVISION DE PERSONAL Requerimiento de personal Comunicación de requerimiento a la Comisión Nacional del Servicio Civil. PROCEDIMIE GESTION DE NTO TALENTO INCORPORAC HUMANO ION PLANTA PROVISIONAL 2 3 X Eliminación: La serie documental no ofrece posibilidades investigativas, debido a que los documentos originales reposan en la Comisión Nacional del Servicio Civil en las respectivas series documentales de la entidad Lidia Mayorga NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA: FIRMA RESPONSABLE DEPENDENCIA: ERIKA VIVIANA CHACON GAMBA RESPONSABLE DE DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO: FIRMA RESPONSABLE GESTIÓN DOCUMENTAL: YENNY ADRIANA PEREIRA OVIEDO RESPONSABLE DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA FIRMARESPONSABLE DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ADM-ARC-FT-01 ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DE USME I NIVEL OFICINA PRODUCTORA: AREA FINANCIERA CÓDIGO Dependencia Serie 220 02 220 02 TIPOLOGÍA DOCUMENTAL. Subserie SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Proceso 007 Actas de anulacion de cheques GESTIÓN FINANCIERA 02 008 02 220 07 CENTRAL CT E Acta 009 Acta de Sostenibilidad Contable Acta ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO Lineamiento de política presupuestal emitida por la alcaldía mayor de Bogotá Circular de programación presupuestal y cronograma presupuestal Formulario plantas de personal con costos oficio remisorio del formulario de planta de personal con costos Memorando enviando la proyección de los ingresos y/o gastos por centro de costo Informe de justificación de las partidas presupuéstales de ingresos y/o gastos Plan de Contratación Cuadro preliminar del anteproyecto de ingresos y/o gastos Formulario de obligaciones contigentes por operaciones de credito y otros contratos administrativos Oficio remisorio de las obligaciones contigentes por operaciones de credito y otros contratos administrativos Plan financiero (formato 10-F.02). Plan financiero plurianual Acta de reunión de presentación y aprobacion del plan financiero Oficio remisorio de plan financiero o plan financiero Plurianual Acta aprobando el plan financiero Comunicación remisoria del formulario de planta de personal con costos Oficio notificando la aprobación o recomendaciones sobre el presupuesto Oficio asignando la coutal global de gastos Programa anual mensualizado de caja (PAC). Anteproyecto de presupuesto. oficio remisorio del anteproyecto de presupuesto. Proyecto del presupuesto ĐƵĞƌĚŽĚĞdžƉĞĚŝĐŝŽŶĚĞůƉƌĞƐƵƉƵĞƐƚŽ Decreto de liquidación. GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN FINANCIERA S PROCEDIMIENTO Eliminación. La subserie actas de anulación de cheques no posee valores para investigación, pues la información Consignada dentro de ellas es consolidada en los reportes o boletines diarios de caja de tesorería, en los libros mayores, en los registros contables y presupuestales de las entidades de la administración distrital como lo son los informes de ejecución presupuestal mensualizado y consolidados a 31 de diciembre, incluyendo también los aplicativos sistematizados con que cuentan gran parte de las entidades. Por otra parte la información por sí sola. Por las razones expuestas anteriormente, una vez la documentación pierda sus valores primarios se puede proceder a su eliminación. 3 X 2 3 X Eliminación. La subserie Actas de Arqueo de Caja no posee valores para la investigación, la información contenida dentro de cada acta de arqueo realizada en la vigencia fiscal es consolidada dentro de los informes que se realizan a los entes de control u otras entidades que así lo requieran. A esto debe sumársele que la realización de estas actas no es periódica e indeterminada dificultando la consulta de los datos que no se hayan consolidado. Finalmente la información consignada dentro de ellas, aislada de un contexto financio, presupuestal y contable general de la entidad, no brinda elementos suficientes para el desarrollo de cualquier tipo de investigación., una vez la documentación pierda sus valores primarios se puede proceder a su eliminación. 2 3 2 3 X Eliminación: La serie documental anteproyecto de presupuesto no ofrece posibilidades para la investigación, La información es consolidada por la Secretaría de Hacienda y plasmada en el proyecto de presupuesto, donde se denota por cada uno de los sectores y entidades de la administración los consolidados de los ante proyectos elaborados por cada una de ellas. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. PROCEDIMIENTO ARQUEO DE CAJA PROCEDIMEINTO DEPURACION DE CARTERA PROCEDIMIENTO PROGRAMACION Y LIQUIDACION PRESUPUESTO VIGENCIA MT 2 PROCEDIMIENTO ANULACION DE CHEQUES Actas de arqueo de caja GESTIÓN FINANCIERA 220 GESTIÓN DISPOSICIÓN FINAL ACTAS Acta 220 Procedimiento RETENCIÓN EN ARCHIVO X Acuerdo de la junta directiva dando concepto favorable al proyecto de presupuesto. Resolución del proyecto de presupuesto Concepto técnico y recomendaciones al proyecto de presupuesto de las ESE. Resolución de aprobación del presupuesto por el CONFIS. Resolución de liquidación del presupuesto. Acuerdo de la junta directiva dando concepto favorable al proyecto de presupuesto. Resolución del proyecto del presupuesto Oficio remisorio del proyecto de presupuesto al CONFIS y a la Secretaria Distrital de Hacienda 220 Resolución de liquidación del presupuesto. CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 013 GESTIÓN FINANCIERA PROCEDIMIENTO EJECUCION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS 2 3 X Solicitud de certificado de Disponibilidad Presupuestal. Certificado de Disponibilidad Presupuestal Solicitud de anulación de certificado de disponibilidad presupuestal 220 CERTIFICADOS PRESUPUESTAL 014 DE REGISTRO PROCEDIMIENTO EJECUCION DEL GESTIÓN FINANCIERA PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS 2 3 GESTIÓN FINANCIERA 2 10 X Solicitud de registro de disponibilidad presupuestal Certificado de registro Presupuestal Certificado Registro Presupuestal Contratistas Solicitud de anulación de registro presupuestal. 220 015 220 017 220 017 Acta de liquidación del compromiso presupuestal CIERRE PRESUPUESTAL Circular de cierre presupuestal. Informe de ejecución presupuestal de ingresos y gastos. Relación de saldos de los registros presupuestales. Formato 11. f 13 Relación de reservas presupuestales Relación de cuentas por pagar. Informe del estado de la tesorería. Formulario de superávit fiscal o excedente financiero. Oficio remisorio de los informes a la Secretaría de Hacienda Informe de ejecución presupuestal activa y pasiva de ingresos y gastos Informe de logros Relación de cuentas por pagar Relación de cuentas por cobrar Informe del estado de la Tesorería Informe de ajuste presupuestal Oficio enviando la información del cierre presupuestal COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 001 220 017 002 220 017 003 220 220 019 019 001 Comprobantes de Movimiento Diario Comprobantes de movimiento Soportes de contabilidad Comprobante de eliminaciones Comprobante de eliminación Comprobantes de ajuste Comprobantes de ajuste CONCILIACIONES Conciliaciones Bancarias Conciliación Extractos bancarios GESTIÓN FINANCIERA NO APLICA COMPROBANTE CONTABLE X NO APLICA Eliminación: La serie Registro Presupuestal no tiene valores para la investigación, debido a que esta información es consolidada dentro de los informes de ejecución presupuestal que son elaborados de forma mensual, además dentro de los diferentes aplicativos que son utilizados dentro de las entidades queda registro de cada Registro Presupuestal solicitado y expedido. Finalmente la información brindada por los Registro Presupuesta no brinda suficientes elementos para el desarrollo de una investigación. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Conservación: Dentro de las posibilidades investigativas que ofrece la serie cierre presupuestal se encuentra la posibilidad de realizar estudios económicos sobre inversión y gastos dentro de la administración distrital. También son fuente para realizar investigaciones históricas como fuente secundaria y de datos para evidenciar el desarrollo de la ciudad en aspectos sociales, políticos y económicos. Son también fuentes para estudios de tipo estadísticos para determinar la cantidad de gastos y de ingresos de la administración distrital, forma de gasto del presupuesto, nivel de inversión social y administrativa en las entidades. Además es útil para demostrar el alcance de aplicación de los programas de gobiernos que han existido o que son vigentes en la ciudad, también permite, desde la perspectiva económica, establecer y observar el crecimiento administrativo de la ciudad. Al finalizar sus valores primarios, la subseries debe ser transferida a la Dirección Archivo de Bogotá para su conservación. 2 10 X 2 10 X diario GESTIÓN FINANCIERA Eliminación: La serie Certificados de Disponibilidad Presupuestal no tiene valores para la investigación, debido a que esta información es consolidada dentro de los informes de ejecución presupuestal que son elaborados de forma mensual, además dentro de los diferentes aplicativos que son utilizados dentro de las entidades queda registro de cada Certificado de disponibilidad Presupuestal solicitado y expedido. Finalmente la información brindada por los Certificado de disponibilidad Presupuestal no brinda suficientes elementos para el desarrollo de una investigación. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Eliminación: La serie Comprobantes de Contabilidad componen documentos que resumen las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente. su valoración primaria es de doce (12) años, a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante. Se establece con base en lo estipulado artículo 30 de la Ley 734 del 2002, Código Único Disciplinario, sobre la prescripción de la acción disciplinaria para faltas gravísimas. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Eliminación: Las unidades documentales que componen esta serie evidencia los procedimientos requeridos para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la información 220 019 002 220 019 003 220 026 220 031 GESTIÓN FINANCIERA Conciliaciones especificas de cada entidad Conciliacion Actas de conciliacion Cartera Facturación Cronograma de Conciliaciones GESTIÓN FINANCIERA Conciliaciones de operaciones reciprocas Actas de Conciliación Notas Debito Credito GESTIÓN FINANCIERA CUENTAS BANCARIAS Acta de Conciliacion Bancaria Comunicación oficial de solicitud de apertura de cuenta. Comunicación oficial de autorización de apertura de cuenta. Comunicación oficial a la entida Financiera solicitando la apertura de la cuenta. Comunicación enviando la documentación de apertura de cuenta. Comunicación oficial de justificación de cancelación de cuenta bancaria. Tarjeta de registro de firmas Comunicación oficial solicitando el certificado de saldo de la cuenta Conciliaciones tesoreria cartera GESTIÓN FINANCIERA EMBARGOS Recibo de Consiganación de Pagos con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada. Permiten detectar diferencias y explicarlas, efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias. Por tal razón se recomienda conservar un formato diligenciado como muestra de la actividad administrativa. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES INTERNAS PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES EXTERNAS PROCEDIMIENTO CIERRE DE PERIODO NO APLICA 1 1 X Eliminación: La serie cuentas bancarias no posee valores para la investigación, pues dentro de los consolidados de movimientos financieros y los reportes entregados a las áreas contables y de presupuesto queda registrado la apertura de alguna cuenta bancaria y los movimientos sucedidos dentro de la misma. Además los originales de esta documentación quedan en los archivos de la entidad financiera y los originales de las comunicaciones reposan en las áreas o dependencias solicitantes. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. NO APLICA 2 3 X NO APLICA 2 10 Eliminación: La serie embargos no posee valores para la investigación, pues dentro de los informes consolidados, los balances financieros, contables y presupuestales que se realizan a 31 de diciembre o al cierre de cada vigencia fiscal, se puede observar cada uno de los movimientos financieros de forma consolidada, detallando cada uno de los embargos o desembargos realizados así como su valor. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Selección: Guardar los Estados Básicos e Informes complementarios a 31 de diciembre también llamado balance a 31 de diciembre de cada entidad, Antes de 1996 se pueden recuperar en la entidad productora o en la Contraloría de Bogotá. Después de esta fecha pueden recuperarse en la Dirección de Contabilidad del Distrito Capital que recibe los consolidados anuales de las entidades en las mejores condiciones técnicas. RECEPCION, PROGRAMACION Y GIRO CUENTAS POR PAGAR 2 8 X NO APLICA 2 8 X Planillas de deposito judicial 220 ESTADOS CONTABLES COMPLEMENTARIOS Informe Mensual Costos 033 220 220 044 044 001 220 044 002 220 051 220 051 E INFORMES Informe de Costo Beneficio Estado Contable Depuración de Cartera Castigo de Cartera Estados de cartera Control Cuentas Medicas Glosas GESTIÓN DE PAGOS Órdenes de Pago Orden de pago Memorando remisorio con documentos soporte para el pago Relación de pago de aportes parafiscales. Facturas Cuentas de cobro Certificación de cumplimiento Certificado de registro presupuestal Devolucion de Facturas Relaciones de Autorización Relación de autorización. Anexos GESTIÓN FINANCIERA PROCEDIMIENTO DEPURACION DE CARTERA PROCEDIMIENTO RADICACION CUENTAS MEDICAS GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN FINANCIERA INFORMES Informes a Organismos de Control 0011 GESTIÓN FINANCIERA NO APLICA 2 3 2 8 Informe de Tesorería a la Contraloría Distrital 220 051 X PROCEDIMIENTO COSTOS PROCEDIMIENTO COSTO BENEFICIO NO APLICA 0012 Informes de ejecución Presupuestal GESTIÓN FINANCIERA X Eliminación: La subserie órdenes de pago no posee valores para la investigación, pues la información consignada dentro de ellos se consolida en primer lugar dentro de los aplicativos o sistemas operativos que manejen los procesos que integran en su totalidad el área de gestión financiera de las entidades, igualmente en los informes consolidados a 31 de diciembre tanto del área de contabilidad como de presupuesto donde se muestran en forma detallada todas las operaciones financieras realizadas por la entidad. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Eliminación: La subserie relaciones de autorización no posee valores para la investigación, pues la información consignada dentro de ella se consolida dentro de la nómina de la entidad, en donde se detallan cada uno de los pagos y descuentos realizados al funcionarios. Igualmente sobre los anexos, estos se convierten en soportes contables que respaldan las operaciones financieras hechas por la entidad y que reposan junto con los libros contables. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Conservación: Dentro de las posibilidades investigativas que ofrecen los informes de tesorería a los entes de control se encuentra la posibilidad de realizar estudios económicos sobre inversión y gastos dentro de la administración distrital. También son fuente para realizar investigaciones históricas como fuente secundaria y de datos para evidenciar el desarrollo de la ciudad en aspectos sociales, políticos y económicos. Son también fuentes para estudios de tipo estadísticos para determinar la cantidad de gastos y de ingresos de la administración distrital, forma de gasto del presupuesto, nivel de inversión social y administrativa en las entidades. Además es útil para demostrar el alcance de aplicación de los programas de gobiernos que han existido o que son vigentes en la ciudad, también permite, desde la perspectiva económica, establecer y observar el crecimiento administrativo de la ciudad. X Selección. Una vez la documentación pierda todos sus valores tanto 220 220 053 053 001 Informe de Ejecución (Ingresos) Informe de Ejecución (Gastos) Comunicación oficial remisoria del Informe de Ejecución a Secretaria de Planeación y entes de control INSTRUMENTOS DE CONTROL Control de Entrega de Cheques Planilla de entrega de cheques Cédula de ciudadanía LIBROS DE CONTABILIDAD 220 220 058 058 001 220 058 002 220 058 003 GESTIÓN FINANCIERA 063 220 063 001 GESTIÓN FINANCIERA Libro mayor y balances Libro mayor y balances Libro diario Libro diario Libro auxiliar 220 063 002 Traslados presupuestales que afectan los agregados. Solicitud de traslados presupuestales internos por centro de costo (Sector Central, Estapúblicos, Personería, U Distrital.) Justificación legal, económica y financiera del traslado presupuestal interno por centro de costo. Informe de Justificación legal, económica y financiera del traslado presupuestal interno que afecta los agregados. Estudio de necesidades. Solicitud de concepto sobre las modificaciones presupuestales de inversión que afectan los agregados Comunicación oficial remisoria a la Secretaría Distrital de Planeación de la solicitud de concepto sobre modificación. Concepto sobre viabilidad para efectuar el traslado presupuestal interno por inversion. Memorando solicitando el traslado presupuestal que afecta los agregados. (Presupuesto de funcionamiento). Resolución de traslado presupuestal que afecta los agregados. Oficio remisorio del Acto Administrativo de traslado presupuestal a la Secretaría de Hacienda Justificación legal económica y financiera (Empresas industriales y Comerciales del Estado y ESE). Acto Administrativo de aprobación del traslado presupuestal (Acta, Resolución o Acuerdo de la Junta Directiva). Oficio remisorio de Acto Administrativo a las Secretarías de Hacienda y Planeación Comunicación oficial de solicitud de inclusión de las modificaciones presupuestales en la agenda del CONFIS Acta de reunión del CONFIS Resolución de aprobación del CONFIS. Comunicación oficial del CONFIS a cada una de las Entidades remitiendo las modificaciones presupuestales aprobadas Traslados presupuestales que no afectan los agregados. Solicitud de traslados Presupuestales internos por centro de costo (Sector Central, Establecimientos públicos Personería, U Distrital.). Justificación legal, económica y financiera del traslado presupuestal interno por centro de costo 1 2 X 2 10 X Eliminación: La subserie Control de entrega de cheques no posee valores para la investigación, pues la información consignada dentro de ella no brinda suficientes elementos para el desarrollo de algún tipo de investigación. Además esta información es consolidada dentro de los asientos y libros contables de la entidad y en los informes mensuales de ejecución. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Eliminación: Esta serie documental esta representada en los libros de contabilidad, de manera cronológica y nominativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación y la actividad de las entidades contables públicas. Estos libros permiten la construcción de la información contable pública y son la base para el control de los recursos El valor primario que se debe aplicar a las unidades documentales de la Serie Libros de Contabilidad es de doce (12) años, a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Eliminación: La Subserie Traslados Presupuestales que afectan los agregados no ofrece valores para la investigación, en primer lugar porque los actos administrativos que resultan de este procedimiento (resoluciones, actas) son copia y los respectivos originales son conservados, ya sea en la Secretaría de hacienda Distrital o en el CONFIS según sea su competencia. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. RECEPCION, PROGRAMACION Y GIRO CUENTAS POR PAGAR PROCEDIMIENTO CAUSACION CONTABLE, ELABORACION Y PRESENTACION DE INFORMES Libro auxiliar MODIFICACIONES PRESUPUESTALES 220 primarios como secundarios, se puede proceder a la disposición final de los documentos, seleccionando una muestra representativa y el resto será eliminado de acuerdo al protocolo definido para tal fin. PROCEDIMIENTO ELABORACION DE INFORMES EXTERNOS E INTERNOS PROCEDIMIENTO MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO GESTIÓN FINANCIERA 2 10 X PROCEDIMIENTO GESTIÓN FINANCIERA MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO 2 10 X Eliminación: La Subserie Traslados Presupuestales que no afectan los agregados no ofrece valores para la investigación, en primer lugar porque los actos administrativos que resultan de este procedimiento (resoluciones, actas) son copia y los respectivos originales son conservados, en las áreas responsables de la conservación de estos actos administrativos. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. 220 220 063 063 220 064 220 081 003 004 Resolución de traslado presupuestal que no afectan los agregados Resolución de traslado presupuestal que no afecta agregados (Emitida por cada Entidad) Justificación legal, económica y financiera del traslado presupuestal de inversión. Estudio de necesidades. Resolución de traslado presupuestal interno que no afecta los agregados. (Empresas industriales y Comerciales del Estado y ESE). Reducciones presupuestales Oficio emitido por la Secretaría Distrital de Hacienda, informando la reducción del presupuesto de la Entidad. Decreto de reducción presupuestal. Certificados de Disponibilidad presupuestal de los rubros a los cuales se les reduce el presupuesto. Resolución de reducción presupuestal, emitida por la Entidad Comunicación oficial remisoria del Acto Administrativo de reducción presupuestal a las Secretarías de Hacienda y Planeación. Justificación legal, económica y financiera de la reducción presupuestal. (Solicitada por una Entidad). Acto administrativo de reducción presupuestal que afecta agregados. Comunicación oficial remisoria a la Secretaría de Hacienda, del Acto Administrativo de reducción presupuestal Acuerdo de modificación presupuestal Decreto de liquidación (Alcalde Mayor). Resolución de reducción presupuestal en la entidad. (Empresas industriales y comerciales del Estado y ESE). Extracto del Acta de junta Directiva aprobando la reducción presupuestal Comunicación oficial solicitando a la secretaria de Hacienda y de planeación la aprobación de la reducción presupuestal. Resolución del CONFIS aprobando la reducción presupuestal. Comunicación oficial emitida por el CONFIS, remitiendo la Resolución de aprobación de la reducción presupuestal. (Sector Central, Estapublicos, personería, U Distrital Suspensiones o aplazamientos presupuestales Memorando solicitando la suspensión o aplazamiento presupuestal que no afecta los agregados. Acto Administrativo de suspensión o aplazamiento presupuestal. Comunicación oficial solicitando concepto sobre suspensión o aplazamiento presupuestal. Concepto sobre aplazamiento o reducción presupuestal por parte de la Secretaría de Hacienda. (Empresas industriales y Comerciales del Estado y ESE). Resolución de suspensión o aplazamiento presupuestal, emitida por la entidad MOVIMIENTO DIARIO DE CAJA Solicitud transferencia de fondos Comprobante de consignación bancaria Recibo de caja Boletín diario de caja y bancos Reporte Cuadre de Caja Planilla de Recaudo Pagare Informe Recaudo de Títulos Valor REPORTES Reporte bancario de traslado de fondos o de pago Reporte de operación bancaria exitosa PROCEDIMIENTO GESTIÓN FINANCIERA MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO 2 10 X PROCEDIMIENTO GESTIÓN FINANCIERA MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO 2 10 X GESTIÓN FINANCIERA NO APLICA 2 8 X RECEPCION, PROGRAMACION Y GIRO CUENTAS POR PAGAR 2 10 X GESTIÓN FINANCIERA Eliminación: La subserie Reducciones Presupuestales no ofrece valores para la investigación, en primer lugar porque los actos administrativos que resultan de este procedimiento (resoluciones, actas) son copia y los respectivos originales son conservados, en las áreas responsables de la conservación de estos actos administrativos. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Eliminación: La subserie Suspensiones o Aplazamientos Presupuestales no ofrece valores para la investigación, en primer lugar porque los actos administrativos que resultan de este procedimiento (resoluciones, actas) son copia y los respectivos originales son conservados, en las áreas responsables de la conservación de estos actos administrativos. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Eliminación: La serie movimiento diario de caja no posee valores para la investigación, pues la información consignada dentro de ellos es consolidada dentro de los aplicativos destinados para el manejo de los recursos financiero de las entidades. Además dentro de los informes presentados por las áreas de presupuesto, al cierre de la vigencia fiscal y contabilidad al igual que en los libros de balance mayor, se encuentra esta información consolidada en conjunto con todas las operaciones realizadas. Al finalizar sus valores primarios la serie puede ser eliminada. Eliminación: La serie reportes no ofrece valores para la investigación, pues la información consolidada de las operaciones o transacciones bancarias realizadas por la entidad, quedan registradas tanto en los aplicativos o sistemas operativos y en los informes consolidados que elaboran de forma mensual u anual al cierre de la vigencia fiscal las áreas encargadas g g del manejo de la contabilidad y presupuesto en las entidades. Por otra parte la información por sí sola, sin otros elementos de análisis no brinda mayores elementos para el desarrollo de algún tipo de investigación. Comprobante de egreso 220 080 RELACIONES DE GIRO Relación de autorización GESTIÓN FINANCIERA Anexos 220 220 084 084 001 220 084 002 CONVENCIONES CT= Conservación Total E= Eliminación MT= Medio Tecnológico S= Selección 2 3 X 2 10 X RECEPCION, PROGRAMACION Y GIRO CUENTAS POR PAGAR SANEAMIENTO CONTABLE Actas del comité de saneamiento contable GESTIÓN FINANCIERA NO APLICA Actas de comité Guías de saneamiento contable GESTIÓN FINANCIERA NO APLICA Guía de saneamiento contable Resoluciones YENNY ADRIANA PEREIRA OVIEDO NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA: Eliminación: La serie relaciones de giros no posee valores para la investigación, pues la información consignada dentro de ellos es consolidada dentro de los aplicativos destinados para el manejo de los recursos financiero de las entidades. Además dentro de los informes presentados por las áreas de presupuesto, al cierre de la vigencia fiscal y contabilidad al igual que en los libros de balance mayor, se encuentra esta información consolidada en conjunto con todas las operaciones realizadas. Al finalizar sus valores primarios la serie puede ser eliminada. Eliminación: La serie documental de saneamiento contable es una serie transitoria cuyas unidades documentales se produjeron a Raíz de un procedimiento extraordinario mandado por la Ley 716 de 24 de diciembre de 2001 mediante la cual se expidieron normas para el saneamiento de la información contable en el sector público. La información contenida se puede recuperar en libros e informes de gestión FIRMA RESPONSABLE DEPENDENCIA: ERIKA VIVIANA CHACON GAMBA RESPONSABLE DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO: FIRMA RESPONSABLE GESTIÓN DOCUMENTAL: TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ADM-ARC-FT-01 ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DE USME I NIVEL OFICINA PRODUCTORA: AREA DE RECURSOS FISICOS, MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES CÓDIGO Dependencia Serie 230 02 230 02 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Subserie ACTAS 005 Acta Comité de Gestión Ambiental Acta 230 05 230 05 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Proceso Procedimiento RETENCIÓN Archivo Archivo Gestión Central DISPOSICIÓN FINAL CT E GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO, SOSTENIBILIDAD, NO APLICA STO., EVALUACION Y CONTROL AMBIENTAL 2 3 GESTION NO APLICA ADMINISTRATIVA 2 3 X GESTION NO APLICA ADMINISTRATIVA 2 3 X PROCEDIMIENTO ALMACENAMIEN GESTION ADMINISTRATIVA TO INTERNO DE RESIDUOS 2 4 MT S X ADMINISTRACIÓN DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD 001 Gestion de vigilancia y seguridad Autorizacion de ingreso del personal a la entidad en dias y hora no habiles Grabaciones del monitoreo a las areas de la entidad 05 002 Bitacora de gestion de vigilancia y seguridad Minuta de ingreso y salida de equipos Bitacora de vigilancia de las areas 230 04 230 04 ADMINISTRACION DE RESIDUOS 001 Manejo de residuos Registro de fuentes de Generacion y clases de residuos -RH1 (para sector salud) Control de limpieza y desinfección Plan de Acción y metas Recolección residuos Matriz de identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales Diagnostico Ambiental y Sanitario Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios -PGIRH Encuesta acerca del manejo de residuos solidos Registro entrega de residuos a las empresa que prestan los servicios - RHPS (para sector salud) Informe de indicadores de gestion semestral del manejo de los residuos solidos Informe de indicadores de gestion Anual del manejo de los residuos solidos Acta de Entrega de los residuos reciclados a las asociaciones planilla de reporte de material Listado de material reciclado entregado (opcional) 230 230 023 023 GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO, SOSTENIBILIDAD, STO., EVALUACION Y CONTROL AMBIENTAL X PROCEDIMIENTO ALMACENAMIEN TO INTERNO DE RESIDUOS PROCEDIMIENTO PROGRAMA GESTION INTEGRAL DE SEGREGACION DE RESIDUOS Controles del servicio de transporte Cronograma de actividades semanal o mensual planilla de recorrido de vehiculos comunicación de Confirmando la asignación de vehiculo Eliminación: La subserie bitácoras de administración de vigilancia y seguridad no posee valores para la investigación, pues estos documentos, en primera instancia, pertenecen a las empresas de vigilancia que prestan sus servicios a las entidades de la administración distrital y hacen parte integral del contrato suscrito para tal fin, en los que generalmente se estipula que la guarda de los libros debe ser responsabilidad de la empresa por un término de cinco años. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Selección: Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios se puede proceder a su selección. La cual se realizará sobre el Informe de indicadores de gestión anual del manejo de residuos sólidos a 31 de diciembre y sobre el último informe mensual de cada año sobre el informe de entrega de residuos a las empresas que prestan los servicios de recolección RPHS. De la misma manera se debe conservar el Diagnostico sanitario y ambiental que se realice dentro de la entidad. Se debe tener en cuenta que la información de estos documentos sea la más completa para el desarrollo de alguna investigación. PROCEDIMIENTO ELABORACION E IMPLEMENTACIO N DEL PGIRH PROCEDIMIENTO RECOLECCION INTERNA DE NO APLICA PROCEDIMIENTO FORMULACION IMP. Y STO PIGA PROCEDIMIENTO MANEJO Y ENTREGA DE MATERIALES NO APLICA CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR 001 Conservación: En esta subserie se debe conservar debido que se desarrolla los planes de Gestión Ambiental donde se pueden evidenciar cambios de operadores en el servicios de reciclaje o de eliminación de residuos peligrosos, incumplimientos dentro de los operadores contratados para el servicios, aparición o adquisición de equipos que produzcan nuevas clases de desperdicios entre otras Eliminación: La subserie gestión de vigilancia y seguridad no posee valores para la investigación, pues la información capturada en los documentos es consignada en los informes presentados por la compañía de seguridad en los términos estipulados en cada uno de los contratos firmados para la prestación del servicio de vigilancia y seguridad. Además, en los informes presentados al área administrativa se consolidan todos los datos registrados en las autorizaciones de ingreso tanto de personal como de vehículos. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Solicitud de ingreso en jornada no laborales 230 PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD GESTION ADMINISTRATIVA DE TRANSPORTE 2 3 X Eliminación: La subserie controles del servicio de transporte no posee valores para la investigación, pues la mayoría de los documentos que la integran son copias de solicitudes o autorizaciones, lo originales de estos reposan en las áreas solicitantes de los servicios o en el caso de la autorización en el consecutivo de actos administrativos emanados de la entidad. Por otra parte las planillas y programación de vehículos son consideradas como documentos de apoyo y su información no brindan suficiente datos para el desarrollo de alguna investigación. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. 230 047 HISTORIAL DE EQUIPO Y MAQUINARIA Hoja de Vida de Equipo informe del mantenimiento de los equipos y /o la maquinaria PROCEDIMIENTO PARA GESTION MANTENIMIENTO ADMINISTRATIVA CORRECTIVO EQUIPOS BIOMEDICOS 2 18 X GESTION ADMINISTRATIVA 2 18 X planilla de chequeo a reparaciones de equipo y maquinaria Recibo a satisfaccion del servicio de mantenimiento de equipos y maquinarias 230 048 HISTORIA DEL VEHICULO Hoja de vida del vehiculo Solicitud y asignacion de servicios de mantenimiento correctiva de vehiculos Matriz de Control de Mantenimiento de Vehiculo Comunicación de Reporte del taller contratado informe de actividades desrrolladas al vehiculo NO APLICA PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE VEHICULOS Eliminación: La serie historia de equipo y maquinaria no posee valores para la investigación, pues los documentos solo registran las acciones llevadas sobre cada uno de los equipos a lo largo de su vida útil de una forma técnica y generalmente de rutina, lo que conllevaría a un alto volumen de esta documentación pues como mínimo un equipo debe tener dos revisiones anuales sin contar las que se pueden presentar como correctivas, haciendo imposible su consulta, y al tratar de hacer una selección no existen lo suficientes criterios para hacer una selección sobre cuales historia o cuales no tienen valor investigativo o histórico. Al finalizar sus valores primarios la serie puede ser eliminada. Eliminación: La serie historia de vehículo no posee valores para la investigación, pues la información que se recoge dentro del expediente no brinda la suficiente información para desarrollar algún tipo de investigación. Además la mayoría de sus documentos son copias (SOAT, tarjeta de propiedad, pase de conducción, fotocopia de la cedula de ciudadanía). Igualmente los documentos relacionados con los mantenimientos de los vehículos son copias de las labores realizadas, ya que los originales reposan en el centro de diagnóstico automotriz. Al finalizar sus valores primarios la serie puede ser eliminada. NO APLICA Recibo a satisfaccion de los repuestos Listado de repuestos cambiados Recibo de satisfaccion del trabajo realizado al vehiculo Certificado de pago servicio prestado Comuniccion oficial remitiendo la certificacion Registro de consumo por vehiculo Croquis del accidente de transito Fotocopia de la tarjeta de propiedad Fotocopia del seguro obligatorio para accidentes de trancito SOAT Fotocopia de licencia de conduccion Fotocopia de la cedula de ciudadania conductor Comunicación oficial efectuado la reclamacion por siniestros ante la compañía asguradora 230 051 Informe del responsable del vehiculo sobre los hechos Denuncia comunicación oficial solicitando el pago de la indemnizacion INFORMES Una vez la documentación pierda todos sus valores primarios, se d d l di i ió fi l d l d t L l 230 051 Informe de ejecucion del plan de mantenimiento 0013 preventivo,correctivo y servicios del area administrativa. GESTION NO APLICA ADMINISTRATIVA 2 0 X informe 230 051 0014 informe de vigilancia y seguridad GESTION NO APLICA ADMINISTRATIVA 2 3 X informe de vigilancia y seguridad 230 230 053 053 001 INSTRUMENTOS DE CONTROL Instrumentos de control de vigilancia y seguridad GESTION NO APLICA ADMINISTRATIVA 2 0 X GESTION PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVA MANTENIMIENTO CORRECTIVO 2 3 X planilla de asignacion de area internas y externas para vigilancia registro de ingreso y salida de personas a la entidad listado de las personas que laboran en la entidad planilla de ingreso y salida en jornadas no laborales puede proceder a la disposición final de los documentos. La cual se hará con la selección del informe a 31 de diciembre de cada año. La selección del informe debe tener en cuenta que la documentación sea la más completa y ajustada a las disposiciones legales y características investigativas para su preservación. Eliminación: La subserie informes de vigilancia y seguridad no posee valores para la investigación, pues estos datos y el reporte de ellos se encuentran en los anexos o informes periódicos de cada uno de los contratos desarrollados y ejecutados; además, cada uno de ellos contiene un informe final, en el cual se recoge de forma organizada esta información que coincide con éste informe. En conclusión, esta información no brinda los suficientes elementos para el desarrollo de algún tipo de investigación. Al finalizar sus valores primarios la serie puede ser eliminada. La serie instrumentos de control no posee valores para la investigación, pues la información capturada dentro de los documentos es consignada dentro de los informes presentados por la compañía de seguridad en términos estipulados dentro de cada uno de los contratos firmados para la prestación del servicio de vigilancia y seguridad. Además dentro de los informes presentados al área administrativa se consolidan todos los datos registrados dentro de las planillas y los sistemas de control de accesos. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. registro de entrada o salida de los funcionarios de las areas de la entidad 230 061 230 061 001 MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS Mantenimientos Correctivo de Infraestructura fisica Solicitud de requerimiento de servicio de mantenimiento correctivo a la infraestructura Informe de diagnóstico de la situación presentada en infraescructura fisica Recibo a satisfacción Reporte de daños Cronograma de mantenimiento correctivo 230 069 230 069 Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo, y de los Servicios a Prestar Plan de Mantenimiento preventivo de los centros de atencion Plan de Mantenimiento correctivo de los centros de atencion 230 069 007 Plan de Mantenimiento del Parque Automotor Plan de Mantenimiento del Parque Automotor 230 069 PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO CORRECTIVO PLANES 006 008 Plan de Gestion integral de residuos Plan de gestion integral de residuos hospitalarios o similares plan de accion interno para la gestion integral de los resiudos o similares Eliminación: una vez ya han sido ejecutadas las acciones correctivas sobre la estructura física se elabora un informe para constatar el cumplimiento de las obras. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO GESTION PREVENTIVO DE ADMINISTRATIVA INFRAESTRUCT URA Y EQUIPOS 2 3 X 2 3 X 2 3 X PROCEDIMIENTO GESTION MANTENIMIENTO ADMINISTRATIVA CORRECTIVO PROCEDIMIENTO DE GESTION ADMINISTRATIVA MANTENIMIENTO DE VEHICULOS GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO, PROCEDIMIENTO SOSTENIBILIDAD, PROGRAMA GESTION STO., INTEGRAL DE EVALUACION Y RESIDUOS CONTROL AMBIENTAL Eliminación: La subserie Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo, y de los Servicios a Prestar no posee valores para la investigación, pues al ser considerado como una planeación o propuesta puede sufrir varias reformas o ajustes hasta su aprobación final, además dentro de la ejecución del mismo se pueden presentar cambios en su aplicación, como por ejemplo nuevas adquisición de maquinaria, daños imprevistos, incumplimientos dentro de los contratos dados para mantenimientos preventivos y correctivos. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Eliminación: La subserie Plan de Mantenimiento del Parque Automotor no posee valores para la investigación, pues al ser considerado como una planeación o propuesta puede sufrir varias reformas o ajustes hasta su aprobación final, además dentro de la ejecución del mismo se pueden presentar cambios en su aplicación, como por ejemplo nuevas adquisición de vehículos, daños imprevistos, incumplimientos dentro de los contratos dados para mantenimientos preventivos y correctivo. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. Eliminación: La Subserie Plan de Gestión Integral de Residuos no posee valores para la investigación, pues al ser considerado como una planeación o propuesta puede sufrir varias reformas o ajustes hasta su aprobación final, además dentro de la ejecución del mismo se pueden presentar cambios en su aplicación, como por ejemplo cambios de operadores en el servicios de reciclaje o de eliminación de residuos peligrosos, incumplimientos dentro de los operadores contratados para el servicios, aparición o adquisición de equipos que produzcan nuevas clases de desperdicios entre otras. Al finalizar sus valores primarios la subserie puede ser eliminada. CONVENCIONES CT= Conservación Total E= Eliminación MT= Medio Tecnológico Fabio Rodriguez NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA: FIRMA RESPONSABLE DEPENDENCIA: S= Selección ERIKA VIVIANA CHACON GAMBA RESPONSABLE DE DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO: FIRMA RESPONSABLE GESTIÓN DOCUMENTAL: TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL ADM-ARC-FT-01 ENTIDAD PRODUCTORA: HOSPITAL DE USME I NIVEL OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA DE SERVICIOS DE SALUD CÓDIGO Dependencia 300 300 Serie 02 02 Subserie 300 02 0011 002 300 02 0012 300 02 0013 300 03 300 300 010 010 300 027 300 300 034 034 300 035 300 036 001 001 TIPOLOGÍA DOCUMENTAL. ACTAS Actas Comité de Historia Clinica Acta Actas de Comité de Infecciones Acta de Comité de Infecciones Actas del Comité de Vigilancia Epidemiológica Institucional Acta del Comité de Vigilancia Epidemiológica Institucional Actas del Comité Institucional de Mortalidad Evitable Acta del Comité Institucional de Mortalidad Evitable ACTA DE RECOLECCION O DONADO Actas de recolección o donado BOLETINES Boletines Epidemiológicos Boletín Epidemiológico DIAGNÓSTICO LOCAL CON PARTICIPACIÓN SOCIAL. Diagnóstico local ESTUDIOS Estudios de Brotes Intrahospitalarios Informe Inicial de estudio de brotes Intrahospitalarios Acta de Visita de la Comisión de la Secretaria Distrital de Salud Plan de mejoramiento de infecciones instrahospitalarias Informe Final del estado de brotes EXPEDIENTE DE GESTIÓN INTEGRAL DE FOCOS Acta de visita Diagnostico de control de vectores y roedores Formato de fumigación y desratización informe de capacitación sobre vectores Solicitud de control de vectores y roedores Acta por vectores en interiores Acta de bienestar familiar Acta de visita por tenencia inadecuada de animales EXPEDIENTE DEL ESTABLECIMIENTO Acta de clausura Acta de levantamiento de medida Acta de levantamiento de sellos Acta de visita control y seguimiento Acta de visita integral (inicial o de primera vez) Formato de notificación Informe de intervensión en brote Solicitud de concepto sanitario Solicitud de levantamiento de medida Solicitud de levantamiento de sellos Acta de decomiso Acta de destrucción Ancta de congelación Acta de toma de muestras Acta de alimentos y agua potable SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE RETENCIÓN EN ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL CALIDAD Proceso E MT S Procedimiento GESTIÓN CENTRAL CT MISIONAL NO APLICA 2 3 GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA 2 3 X GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA 2 3 X GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA 2 3 X 2 3 GESTION DE LA SALUD PUBLICA GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA 2 3 GESTION DE LA SALUD PUBLICA GUIA GESTION LOCAL EJECUCION POLITICAS 2 3 2 3 2 3 2 3 GESTION DE LA SALUD PUBLICA GESTION DE LA SALUD PUBLICA GESTION DE LA SALUD PUBLICA FORMATO BROTES NO APLICA ACTA LEVANTAMIENTO MEDIDA A ESTABLECIMIENTO PROCEDIMIENTO Conservación: Esta documentación contiene información especializada sobre las enfermedades intrahospitalarias, los manejos y decisiones que se toman en ese Comité, así mismo para la realización de este control el comité de Infecciones, entre sus actividades elabora normas de control de infecciones hospitalarias, desarrolla la vigilancia epidemiológica de las infecciones hospitalarias y supervisa las necesidades humanas y materiales para cumplir dichas normas de control. Programa la capacitación del personal del hospital para el control en todo el hospital. Controla las técnicas de aislamiento, desinfección y esterilización. Participa en las normas del uso de antibacterianos y vigila su aplicación, y actúa ante la aparición de brotes. Conservación Total: Las actas registran la información de las actividades que se programan y desarrollan en la oficina de vigilancia epidemiológica durante el año. Conservación Total. El Comité de mortalidad evitable registra casos de salud pública que muestran las condiciones sociales en que vive la población. Tiene la especialidad de las enfermedades respiratorias en el Distrito Capital. Eliminación. Estas actas no tienen cualidades para investigación ya que tienen como fin hacer un inventario para trasladar los animales a la sección de Zoonosis de la Secretaría Distrital de Salud. X X Conservación Total: Los boletines consolidan información por hospital y presentan información sobre el comportamiento local de las variables estudiadas referidas a las enfermedades intrahospitalarias. X Conservación Total. Conservar una copia anual con los cambios realizados cada año, si es publicado se recomienda guardar en su formato impreso. El diagnóstico local incluye reseña histórica, ubicación geográfica, situación político – administrativa, división territorial, situación geopolítica territorio etcestudios de la población Conservación Total: Los de brotelocal reflejan la atención, tratamiento y control de un brote en los hospitales X X X Selección. Los hospitales realizan el control de contaminación de roedores e insectos, la atención, la capacitación y la gestión interinstitucional para la solución del problema ya que casi siempre en estos casos está implicado la Secretaría Distrital de Ambiente y la Empresa de Acueducto y Alcantarillado, para ello abren expedientes por cada atención que se realice Conservación Total. Los hospitales de Atención vigilan las condiciones higiénicas y sanitarias de los establecimientos del área de influencia del hospital y para ello abren un expediente por establecimiento el cual dura en la institución hasta la desaparición del establecimiento, se registran los cambios de domicilios. 300 037 300 039 300 040 Acta de inspección vigilancia y control higienico sanitaria a establecimientos hospitalarios y similares Formato espacio libre de humo Formato operativos, control de alimentos y licores. formato opertativo de verificación producto juguetes FICHA BUSQUEDA ACTIVA Ficha de Búsqueda Activa FICHA DE GEOREFERENCION Ficha de georeferenciación o referenciación FICHA EPIDEMIOLOGICA DE CAMPO 300 038 Acta de visita Ficha de Búsqueda Activa FICHA DE INVESTIGACIÓN EPIDEMIOLOGICA Ficha de investigación epidemiológica FICHA DE NOTIFICACION OBLIGATORIA Ficha de notificación obligatoria FICHA TÉCNICA PARA LA IDENTIFICACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE NUCLEOS FAMILIARES Diario de Campo FICHAS DE MANEJO DE INFECCIONES INTRAHOSPITALARIAS Ficha de seguimiento de Infecciones intrahospitalarias FICHA DE NOTIFICACION ACCIDENTE RABICO 300 045 HISTORIAS CLINICAS 300 044 300 041 300 042 300 043 300 046 300 051 300 0016 GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA 2 3 X Eliminación de la ficha de bùsqueda activa que no generó ficha de investigación epidemiológica de campo. 2 3 X 2 3 Eliminación: El valor primario de esta Serie, se establece con base en los fundamentos legales, estipulados en el artículo 1 de la Ley 791 de 2002, por medio de la cual se reducen los términos de prescripción en materia civil a diez (10) años, para efectos de responsabilidades civiles contractuales y extracontractuales. También lo preceptuado en el artículo 83 de la ley Selección. Se selecciona una muestra anual basada por tipo de enfermedad de notificación obligatoria. Se elimina del expediente la Formula Médica, los Resultados de laboratorio y la Tarjeta individual de tratamiento ya que la información está consolidada en la Epicrisis. 2 3 2 3 2 3 2 3 X Eliminación. El Instituto Nacional de Salud ha establecido una ficha única de notificación en la que se consignan los datos del paciente, el hecho notificado, la información clínica, los antecedentes epidemiológicos, diagnósticos de laboratorio y las enfermedades X Eliminación: La información se consolida en otros documentos en el cual se registra la información del paciente que presenta una infección intrahospitalaria. Contiene los siguientes campos: nombre del paciente, no. de cama, No. de historia clínica, peso, sexo, servicio, afiliación, fecha, diagnóstico. Al finalizar sus valores primarios la serie puede ser eliminada. X X 2 3 2 3 2 3 Eliminación. La información de la ficha es sobre el perro y el mordido, además el paciente es atendido en Urgencias y la información respectiva está en la historia clínica del mismo y en el Sistema Alerta Acción - SAA. Informe resultados de observación animal mordedor Epicrisis Formato de Referencia y Contrareferencia Resultados de exámenes de diagnóstico o paraclínicos (Apoyo diagnóstico) Fotocopias documentos del usuario Formato de Valoración de Triage (Triage, Hoja de Triage) Certificado Médico para víctimas de accidentes de ránsito Copia de la póliza seguro SOAT Registro de Urgencia Odontológica Formato de Atención Odontológica Formato de atención preventiva en salud oral Formato de Evoluciones de Consulta Externa Consentimiento informado Formato de Interconsulta Formato de Orden médica Sala ERA Formato Notas de Enfermería Formato de administración de medicamentos Mapa de quemaduras Hoja neurológica Soporte nutricional Formato CLAP Formato de Cadena de Custodia HISTORIA CLÍNICA DE ESTERILIZACIÓN (CANINA Y FELINA) Consentimiento del propietario de la mascota INFORMES Informes Institucionales Estadísticos de Infecciones Intrahospitalarias Informe Institucional estadístico de Infecciones Intrahospitalarias GESTION CONSULTA NO APLICA EXTERNA. GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA La historia clínica es un expediente privado que contiene la información personal y médica del paciente desde que ingresa al hospital en cualquiera de sus servicios. Es de acceso restringido al médico, al paciente o por un llamado de la justicia. Por tanto contiene información de carácter probatorio en términos del nacimiento, atención, recuperación y muerte del paciente. Desde un punto de vista antropológico puede considerarse una historia de vida. En consecuencia con lo enunciado, la historia clínica está sujeta a reserva legal hasta el término de 30 años después de la última atención, como todos los documentos del Estado, después de fenecido dicho término la historia clínica es considerada un documento de valor patrimonial. X X X Selección. Los hospitales prestan el servicio de operación de esterilización para caninos y felinos para lo cual abren una historia clínica de esterilización. La historia se abre sólo para realizar el procedimiento quirúrgico de un canino o un felino y nunca más es utilizada, la información que contiene es repetitiva, sin embargo se propone relizar una selección para conocer el procedimiento que se lleva cabo a los aniimales. Selección: Seleccionar tres informes al año para conocer la información focal. 300 0017 300 0018 300 0019 300 0020 300 0021 300 0022 300 0023 300 0024 300 053 Informes de Comportamiento de las Infecciones Intrahospitalarias (IIH) para la Secretaria Distrital de Salud Informe de comportamiento de las infecciones intrahospitalarias (IIH) para la Secretaria Distrital de Salud Informes de Inconformidades a Subdirección Científica Informe de Inconformidades a Subdirección Científica Informes de Consumo de Grupo de Antibióticos Informe de Consumo de Grupo de Antibióticos Informes de Enfermedad Respiratoria Aguda en Periodo de Pico Epidemiológico Informe de Enfermedad Respiratoria Aguda en Periodo de Pico Epidemiológico Informes de Mortalidad Materna y Perinatal Informe de Mortalidad Materna y Perinatal Informes de Indicadores de Mortalidad Evitable Informe de Indicadores de Mortalidad Evitable Informes de Recién Nacidos de Bajo Peso Informe de Recién Nacidos de Bajo Peso Informes de Concordancia de Eventos de Interés en Salud Pública Informe de Concordancia de Eventos de Interés en Salud Pública INSTRUMENTOS DE CONTROL Planilla de reparto o Entrega de PQRS Selección: Seleccionar tres informes al año para conocer la información focal. GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA X Eliminación: ya que su información es publicada en la estadísticas de la Secretaria Distrital de Salud. GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA X Eliminación: ya que su información es publicada en la estadísticas de la Secretaria Distrital de Salud. GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA X Eliminación: ya que su información es publicada en la estadísticas de la Secretaria Distrital de Salud. GESTION DE LA SALUD PUBLICA FORMATO MORTALIDAD MATERNA X Eliminación: ya que su información es publicada en la estadísticas de la Secretaria Distrital de Salud. GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA X Eliminación: ya que su información es publicada en la estadísticas de la Secretaria Distrital de Salud. GESTION DE LA SALUD PUBLICA FORMATO BAJO PESO AL NACER X Eliminación: ya que su información es publicada en la estadísticas de la Secretaria Distrital de Salud. GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA X Eliminación: ya que su información es publicada en la estadísticas de la Secretaria Distrital de Salud. X Eliminación. Esta serie no posee valores históricos, patrimoniales o de interés para la investigación, por lo tanto, deberán eliminarse tan pronto cumplan su valor primario, al interior de la entidad, una vez cumpla su valor primario se elimina la Serie Documental GESTION ATENCION AL USUARIO Y PARTICIPACION SOCIAL Seguimiento a Respuestas enviadas Planilla de traslado entre áreas Planilla de seguimiento a PQRS X 2 0 2 10 PROCEDIMIENTO FELICITACIONES, DERECHOS PETICIÓN , QUEJAS Y RECLAMOS PROCEDIMIENTO COMITE DE CONTROL SOCIAL ASOCIACION Resoluciones personeria local de proyectos FDL, Territorios saludables y PMES Seguimiento de veedores ciudadanos Informe de gestion de veedores ciudadanos a la SDS Cronograma de Reuniones control Social Informe de resultados de control social a la comunidad Formato Convocatoria Reunion Gestion Social Formato Acta Compromiso de Veedores Formato Informacion General del Veedor Plan de Mejoramiento Proyecto 300 053 006 Seguimiento a la Ejecucion de Proyectos Acta de constitucion de veedor Convocatoria publica a la ciudadania para eleccion de veedores Actas de Capacitación Actas de Reunion Actas de acompañamiento Reporte de Filtracion de Filas Planilla de Educacion a Usuarios Registro Inscripcion Ruta de la Salud Bitácora de Radio NO APLICA GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA X Eliminación. El libro, planilla o base de datos Bitácora de Radio, registra los reportes de referencia y contrarreferencia de pacientes de un Nivel de Atención a otro. Cada registro tiene 300 053 002 300 053 003 300 053 004 300 053 005 300 053 008 300 053 009 300 068 Bitácora de Radio (Libro, planilla o Base de Datos) Registros diarios de seguimiento de pacientes Registros diarios de seguimiento de pacientes Consolidados de infecciones intrahospitalarias Consolidado de infecciones intrahospitalarias Libros Radicadores de Registro de Nacidos Vivos Libro Radicador de Registro de Nacidos Vivos Libros Radicadores de Fichas de Notificación Obligatoria y sus Soportes Libro radicador de certificados de nacido vivo Libro de Registro de los Certificados de Defunción Libro de Registro de los Certificados de Defunción Libro de Entrega de Cadáveres Libro de Entrega de Cadáveres PETICIONES QUEJAS RECLAMOS y SOLUCIONES (PQRS) Apertura de Buzon Voz del Cliente GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA 5 5 X GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA 5 5 X GESTION DE LA SALUD PUBLICA DILIGENCIEMIENTO DEL CERTIFICADO DE NACIDO VIVO 5 5 X GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA 5 5 X GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA 5 5 X GESTION DE LA SALUD PUBLICA MANEJO CADAVERES 5 5 X DE GESTION PROCEDIMIENTO ATENCION AL FELICITACIONES, USUARIO Y DERECHOS PARTICIPACION PETICIÓN , SOCIAL QUEJAS Y RECLAMOS 2 el nombre del paciente, el hospital de donde viene referido, la gravedad, la persona que atiende, fecha y hora. Esta información no tiene valores para la investigación ya que la parte esencial de la información se encuentra en la historia clínica Eliminación: No tiene valores para la investigación y se registra en otros documentos. Eliminación: No tiene valores para la investigación y se registra en otros documentos. Eliminación: No tiene valores para la investigación y se registra en otros documentos. Además la información que contiene es reportada a la Secretaría Distrital de Salud y consolidada por esta. Eliminación: No tiene valores para la investigación y se registra en otros documentos. 8 X Eliminación. En los hospitales al morir los pacientes sus familiares solicitan un certificado de defunción, este libro registra la entrega de estos certificados. El libro contiene una información recopilada de manera cronológica y completa que solo se encuentra en este documento. Esta información es procesada en la estadística del hospital y enviada a la Secretaría de Salud como morbilidad y muerte por lesiones de causa externa sin más detalles que la definición que Eliminación. La estadística de fallecimientos es producida en el hospital y reportada a la Secretaría de Salud. Por tal motivo se recomienda su eliminación una vez se cumplan los diez (10) años. Selección: Esta documentación contiene información diversificada cuyos temas corresponden a una variada gama de asuntos que se relacionan con las materias misionales. Una vez cumpla sus valores primarios se seleccionara. Buzon Vacio Derecho de petición Derecho de Petición por Anticorrupción Comunicación Oficial remisorio de la PQRS a la dependencia o Entidad competente Comunicación interna de traslado al funcionario designado para resolver la PQRS 300 300 069 069 0010 300 069 0011 300 069 0012 300 069 0013 300 069 0014 300 069 0015 300 300 073 073 002 300 073 004 Comunicación interna de respuesta por parte del funcionario designado para resolver la PQRS acta de compromiso en respuesta a requerimientos de usuarios Edicto Respuesta a usuarios Encuesta de Satisfacción Encuesta de los Servicios de Urgencias PLANES Planes de Mejoramiento de Infecciones Intrahospitalarias Plan de Mejoramiento de Infecciones Intrahospitalarias Planes de Mejoramiento Institucional de Mortalidad Evitable Plan de mejoramiento de mortalidad evitable Seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional de Mortalidad Evitable Seguimiento al plan de mejoramiento Planes de Mejoramiento de Mortalidad Evitable Distrital Plan de Mejoramiento de Mortalidad Evitable Distrital Seguimiento al Plan de Mejoramiento de Mortalidad Evitable Distrital Seguimiento al Plan de Mejoramiento Distrital Planes de Capacitación Anual Plan de Capacitación Anual PROGRAMAS Programas de Auditoria Interna de Vigilancia Epidemiológica Formulario de Auditoria Informe de Auditoria Oficio remisorio de informe de auditoria Plan de mejoramiento de infecciones intrahospitalarias por auditoria Guías institucionales de Capacitación en Prevención de Infecciones Intrahospitalarias Selección: Para conocer las situaciones y estrategias de solución del Plan. GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA 2 3 X GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA 2 3 X GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA 2 3 X GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA 2 3 X GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA 2 3 GESTION DE LA SALUD PUBLICA PLAN DE CAPACITACION 2 3X GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA 2 3 GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA 2 3X Selección: Para conocer las situaciones y estrategias de solución del Plan. Selección: Para conocer las situaciones y estrategias de solución del Plan. Selección: Para conocer las situaciones y estrategias de solución del Plan. Selección: Para conocer las situaciones y estrategias de solución del Plan. Conservación: El plan anual ofrece información sobre las proyecciones de la entidad y refleja los aspectos a mejorar en la entidad. X Selección: De una muestra del 10 % anual que represente las actividades realizadas. Los programas de auditoría interna permiten establecer las actividades, controles y programas llevados a cabo en la auditoría de servicios del hospital. Son una fuente importante para el mejoramiento y la proyección institucional de la organización. Ofrecen diagnósticos internos de las formas de operación, los niveles tecnológicos y las formas del ejercicio de las profesiones de salud. Además la auditoría misma constituye uno de los documentos recientes que representan los cambios en la transformación de los hospitales en Empresas Sociales del Estado con carácter autónomo. Conservación: Para el conocimiento de los desarrollos de la prevención de la enfermedad intrahospitalaria. Este documento es producido en los hospitales, no son publicados pero son difundidos en las capacitaciones, además son documentos de referencia en la actividad profesional dadas las adaptaciones que se le dan a las guías de acuerdo al contexto 300 Guías institucionales de capacitación en prevención de infecciones intrahospitalarias PROYECTO INTEGRADO EN SALUD 075 Estándar Básico de Inversión (Ficha EBI) 300 079 300 079 300 078 300 077 001 REGISTRO PARA CAPTURA DE DATOS Formato Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud - RIPS Planilla centinela para notificación de eventos de interés en salud pública REGISTRO DE VACUNACIÓN ANTIRÁBICA (CANINA Y FELINA) Registro de vacunación REGISTRO DE URGENCIAS - R.U. (Simple) profesional, dadas las adaptaciones que se le dan a las guías de acuerdo al contexto constituyen en ocasiones desarrollos técnicos referidos al tema. GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA 2 GESTION DE LA SALUD PUBLICA GENERACIÓN Y VALIDACIÓN DE RIPS GESTION DE LA SALUD PUBLICA NO APLICA GESTION DE LA SALUD PUBLICA INGRESO URGENCIAS GESTION DE LA SALUD PUBLICA RABIA Eliminación. Se trata de una subserie transversal de la serie Planes y Programas que se consolida en el Plan del hospital. Además el original de la ficha EBI que hace parte del expediente se encuentra en el banco de proyectos de la Secretaría de Planeación. Eliminación: La información se consolida en otros documentos, es un instrumento de control para recopilar información. 1 2 A 3X 0 X 3 5 X 5 X Registro de Urgencias - R.U. [SIMPLE] 300 O85 CONVENCIONES CT= Conservación Total E= Eliminación MT= Medio Tecnológico S= Selección SV1 INFORME MENSUAL. Eliminación. Cuando el paciente entra por el servicio de urgencias puede ser hospitalizado o dado de baja inmediatamente, en el primer caso el registro de urgencias pasa a formar parte de la historia clínica, en el segundo se segundo caso es se almacena aparte y puede ser eliminado. Eliminación. Este documento se puede eliminar ya que su función es reportar los casos de rabia en un formato de la Secretaría Distrital de Salud - S.D.S. para elaborarar estadísticas. Entre las enfermedades de notificación se encuentra la rabia y puede conservarse información relevante sobre esta enfermedad en las fichas de investigación epidemiológica de campo que han sido consideradas de conservación total. Informe Liliana del Pilar Castaño Rios Eliminación. Este documento puede eliminarse ya que es el registro es una lista de los perros vacunados y no contiene información relevante para la investigación. NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA: FIRMA RESPONSABLE DEPENDENCIA: ERIKA VIVIANA CHACON GAMBA RESPONSABLE DE DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO FIRMA RESPONSABLE GESTIÓN DOCUMENTAL:
