2013_informe_ai_sfe_sa_inf_010_2013_

SERVICIO DE AUDITORÍA INTERNA
Resultados de la Auditoría sobre Revisión de Aspectos Financieros, Contables y
Presupuestarios del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE)
CONTRATACIÓN DIRECTA No. 2013CD-000178-10100
OCTUBRE, 2013
Nuestra experiencia es su garantía
San José, 5 de diciembre del 2013.
Licenciado
Henry Valerín Sandino
Auditor Interno
SERVICIO FITOSANITARIO DEL ESTADO (SFE)
Presente
Estimado señor:
Según los términos de la “Contratación Directa No. 2013CD-000178-10100” se efectuó
el servicio de auditoría interna contratado relativo a aspectos financieros, contables,
presupuestarios y de tecnologías de información del Servicio Fitosanitario del Estado
(SFE), cuyos resultados se presentan en este informe. Este estudio abarcó lo relacionado
con la implementación en esta institución de los principios contables para el Sector
Público.
Con base en el examen efectuado, observamos ciertos aspectos que deben ser comunicados y
sometidos a conocimiento de la administración activa del SFE para su debida atención. Las
observaciones no van dirigidas a funcionarios o empleados en particular, sino únicamente
tienden a fortalecer el control interno de tecnologías de información institucional.
Deseamos agradecer la atención dada por los funcionarios pertenecientes al SFE (oficinas
centrales y estaciones de control fitosanitario), que colaboraron activamente en facilitarnos la
información solicitada, y los cuales tomaron el tiempo necesario para atender nuestras
entrevistas y ampliar sobre los temas tratados para este estudio.
Atentamente,
DESPACHO DÍAZ & ZELEDÓN
CONTADORES PÚBLICOS AUTORIZADOS
Licda. Lorena Zeledón Sánchez
Contadora Pública Autorizado Número 1718
Póliza de Fidelidad No. 0116 FIG0000007
Vence el 30 de setiembre del 2014
“Timbre de Ley 6 663, por ¢ 25 del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica,
adherido y cancelado en el original de este documento”.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
2
Nuestra experiencia es su garantía
Tabla de contenidos
RESUMEN EJECUTIVO………………………………………………………………...6-7
1. Introducción .................................................................................................................................. 8
1.1 Origen del Estudio...................................................................................................................... 8
1.2 Objetivos………………………………………………………………………...…..8
1.3 Alcance…………………………………………………………………………8-10
1.4 Período del Estudio…………………………………………………………….…10
1.5 Limitaciones del Estudio………………………………………………………........10
1.6 Normativa técnica aplicada al estudio……………………………………….............11
1.7 Comunicación de Resultados…………………………………………………….....11
Oportunidades de Mejora ………….………………………………………………… 11-55
2.1 Hallazgo 1 ............................................................................................................................. 11
CARENCIA DE CODIFICACIÓN DE LAS CUENTAS, EN LOS BALANCES
DE COMPROBACIÓN, QUE SIRVIERON DE BASE PARA LA PREPARACIÓN
DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LOS PERÍODOS 2011 Y 2012
2.2 Hallazgo 2……………………………………………………………………...…..12
SE REGISTRARON INGRESOS NO DEVENGADOS COMO UNA PARTIDA
DE PATRIMONIO DEL SFE EN EL PERÍODO 2011
2.3 Hallazgo 3……………………………………………………………………… ..14
LA CUENTA “DEVOLUCIÓN DE INGRESOS FACTURADOS” POR ¢41 799
910,20, SE SUMÓ A LOS INGRESOS EN EL ESTADO DE RESULTADOS DEL
PERÍODO 2011
2.4 Hallazgo 4………………………………………………………………………....15
DEBILIDADES DETECTADAS EN LOS BALANCES DE COMPROBACIÓN Y
EN EL BALANCE GENERAL (PERIODOS 2011 Y 2012)
2.5 Hallazgo 5……………………………………………………………………….....18
LA CUENTA “PROVISIÓN PARA CUENTAS POR COBRAR” SE PRESENTA
ERRÓNEAMENTE EN EL ESTADO DE RESULTADOS DEL PERÍODO 2012
2.6 Hallazgo 6………………………………………………………………………….19
INEXISTENCIA DE SEGREGACIÓN DE LA CUENTA GASTOS
2.7 Hallazgo 7………………………………………………………………………......21
INEXISTENCIA DE SEGREGACIÓN DE LA CUENTA
“INGRESOS
FACTURADOS”
2.8 Hallazgo 8………………………………………………………………………….22
REMODELACIÓN DEL EDIFICIO DEL ANTIGUO COLEGIO LA SALLE NO
SE ENCUENTRA REGISTRADA
2.9 Hallazgo 9………………………………………………………………………….24
INMUEBLE CONOCIDO COMO MERCADO DE LAS PULGAS, NO SE
ENCUENTRA REGISTRADO A NOMBRE DEL SERVICIO FITOSANITARIO
DEL ESTADO, NI ES USADO POR EL SFE
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
3
Nuestra experiencia es su garantía
2.10 Hallazgo 10……………………………………………………………………......26
SUMAS PAGADAS DE MÁS AL CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCIÓN
NO APARECEN REVELADAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS
2.11 Hallazgo 11……………………………………………………………………......28
CONTINGENCIA POR PAGAR AL INTA, NO REVELADA EN LOS ESTADOS
FINANCIEROS
2.12 Hallazgo 12…………………………………………………………………....…..30
NO SE REVELAN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS, LAS SUMAS
DESEMBOLSADAS
COMO
CONTRAPARTIDA
DEL
PROYECTO
PROMESAFI
2.13 Hallazgo 13…………………………………………………………………....…..33
DIFERENCIAS ENTRE LOS SALDOS DEL REGISTRO AUXILIAR DE
ACTIVOS FIJOS Y EL BALANCE GENERAL Y CARENCIA DE DETALLE
PARA CADA ACTIVO
2.14 Hallazgo 14……………………………………………………………………......35
ACTIVOS DE MENOR CUANTÍA REGISTRADOS EN EL AUXILIAR DE
ACTIVOS FIJOS
2.15 Hallazgo 15……………………………………………………………………......36
ERROR EN EL REGISTRO DEL VALOR DE COMPRA DE LOS ACTIVOS
2.16 Hallazgo 16……………………………………………………………………….38
DIFERENCIAS ENTRE EL AUXILIAR DE “CUENTAS POR COBRAREMPLEADOS VARIOS” CON SU RESPECTIVO SALDO SEGÚN LIBROS
2.17 Hallazgo 17 …………………………………………………………………….....39
ERRORES EN EL CÁLCULO DEL “GASTO POR DEPRECIACIÓN” Y
“DEPRECIACIÓN ACUMULADA”
2.18 Hallazgo 18…………………………………………………………………….....40
DIFERENCIAS EN DEPÓSITOS PENDIENTES DE REGISTRAR EN LIBROS
EN LAS CONCILIACIONES BANCARIAS
2.19 Hallazgo 19……………………………………………………………………......42
DEBILIDADES DETECTADAS CON RELACIÓN A LOS RECIBOS
ANULADOS
2.20 Hallazgo 20…………………………………………………………………....…..43
FUNCIONARIOS QUE PERCIBEN INGRESOS NO CUENTAN CON PÓLIZA
DE FIDELIDAD
2.21 Hallazgo 21……………………………………………………………………......45
NO COBRAN LAS INSPECCIONES A BARCOS
2.22 Hallazgo 22……………………………………………………………………….47
LOS FORMULARIOS NO SON USADOS RESPETANDO LA NUMERACIÓN
CONSECUTIVA
2.23 Hallazgo 23……………………………………………………………………......48
FONDO DE CAJA CHICA SIN UTILIZACIÓN
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
4
Nuestra experiencia es su garantía
3. Resultados relativos a la evaluación del control interno contable, para determinar si se
ajusta al Decreto No. 34460-H……………………………….............................. …. ...... 49-51
3.1 Alcance……………………………………………………………….…..…………49
3.2 Resultados ................................................................................................................................. 50
3.2.1 Principio de Realización ...................................................................................... 50
3.2.1.1 Comentario ......................................................................................................................... 50
3.2.2 Principio de Devengo .......................................................................................... 50
3.2.2.1 Comentario……………………………………………………………………….50
3.2.3 Principio de Revelación Suficiente .................................................................... 51
3.2.3.1 Comentario……………………………………………………………………….63
4. Resultado relativo a la determinación de la razonabilidad de los estados financieros y la
liquidación presupuestaria del SFE para
los período 2011-2012.
52-55
4.1Alcance…………………………………………….………………………………52
4.2 Resultados………………………………………………………………………….....53
4.2.1 Errores Significativos en los Estados Financieros………………………….………..53
4.2.2 Inexistencia de Segregación Adecuada de Gastos e Ingresos facturados (Hallazgo 6 y
Hallazgo 7)………………………………………………………………………………54
4.2.3 No registro de remodelación efectuada con recursos del SFE del Edificio antiguo
Colegio La Salle (Hallazgo 8)…………………………………………….……………...54
4.2.4 Falta de Inscripción en el Registro Público del Inmueble conocido como “Mercado de
las Pulgas”, a nombre del SFE (Hallazgo 9)…………….………………………………..54
4.2.5 Falta de revelación en los estados financieros de sumas pagadas de más al Consejo
Nacional de Producción………………………………………………..…………………54
4.2.6 Falta de Revelación de sumas entregadas como contrapartida en el Proyecto
PROMESAFI (Hallazgo 12)…………………………………………………………….. 54
4.2.7. Diferencias entre los saldos del registro auxiliar de activos fijos y el saldo de la cuenta
en el Balance General y carencia de detalle para cada activo (Hallazgo
13)………………………………………………………………………………………...54
4.3 Conclusión………..……………………………………………………………...…...55
4.4 Recomendaciones………………………………………………………………….....55
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
5
Nuestra experiencia es su garantía
RESUMEN EJECUTIVO
El estudio de auditoría se efectuó según los términos de la “Contratación Directa
No 2013CD-000178-10100”. Dicho servicio de auditoría interna fue realizado por el
Despacho Díaz & Zeledón.
El objetivo del estudio estuvo dirigido a:
Determinar si el SFE cuenta con un adecuado sistema de control interno
que permita la correcta aplicación de los Principios de Contabilidad Aplicables al
Sector Público, tanto fundamentales como Generales de Operación.
Determinar la razonabilidad de los Estados Financieros y las liquidaciones
presupuestarias del SFE (períodos 2011 y 2012).
Determinar si el sistema de control interno relativo a la recaudación de
ingresos se ajusta al ordenamiento jurídico y técnico vigente, lo cual incluye
determinar la razonabilidad de los ingresos recaudados por el SFE para el período
2012.
Conforme los citados objetivos y el alcance definido para tales efectos, se describen en
forma resumida los resultados que fueron obtenidos:
a) Los procedimientos de control interno implementados presentan debilidades para la
correcta aplicación de los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público; lo
anterior, por limitaciones en el sistema contable existente (software), a la carencia de un
plan y manual de cuentas durante los períodos 2011 y 2012 y a la falta de aplicación de las
técnicas contables. En ese sentido, se determinó que el Servicio Fitosanitario del Estado no
cumple en su totalidad con los Principios de Operación de los Principios de Contabilidad
de Contabilidad Aplicables al Sector Público; sin embargo, se considera que si se
implementan las recomendaciones de este informe, estos principios podrán cumplirse en
forma razonable en el corto plazo.
b) De acuerdo con la revisión efectuada de la liquidación presupuestaria, no se
encontraron aspectos que deban ser informados.
c) En el caso de los Estados Financieros, por los motivos expresados en este informe, se
considera que no son razonables, por lo que en caso de ser sometidos a una auditoría
financiera el resultado de la misma podría ser una opinión negativa o una abstención de
opinión. Sin embargo, de implementarse las recomendaciones contenidas en este informe y
si se continúa con el proceso de adopción e implementación de las NICSP (lo que incluye
la depuración de cuentas que se está realizando en este momento), en el corto plazo se
podría efectuar una auditoría externa, cuyo resultado podría ser una opinión sin salvedades.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
6
Nuestra experiencia es su garantía
d) De acuerdo con el estudio del sistema de control interno implementado en lo relativo a
la recaudación de ingresos, tanto en San José como en las Estaciones del Aeropuerto
Daniel Oduber Quirós, Aeropuerto Internacional Juan Santamaría, Paso Canoas, Peñas
Blancas, Los Chiles y Puerto Limón, se considera que el mismo cumple en forma
razonable con sanas prácticas administrativas; lo que no significa que no deba estar
sometido a la mejora continua en observancia al modelo de control interno establecido por
la organización
En relación con las pruebas de ingresos, no se encontraron errores materiales que deban ser
informados.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
7
Nuestra experiencia es su garantía
1.
INTRODUCCIÓN
1.1
ORIGEN DEL ESTUDIO
El estudio de auditoría se efectuó según los términos de la “Contratación Directa No.
2013CD-000178-10100”, mediante la cual se contrató un servicio de auditoría interna relativo
a aspectos contables, financieros, presupuestarios y de tecnologías de información del SFE. El
presente informe contiene los resultados de dicho estudio.
1.2
OBJETIVOS
1.2.1
Evaluar si el sistema de control interno contable se ajusta al
cumplimiento de los principios de contabilidad, según lo dispuesto en el Decreto
No. 34460-H.
1.2.2
Dictaminar la razonabilidad de los estados financieros y la liquidación
presupuestaria del SFE (período 2011-2012).
1.2.3
Determinar si el sistema de control interno relativo a la recaudación de
ingresos se ajusta al ordenamiento jurídico y técnico vigente, situación que incluye
determinar la razonabilidad de los ingresos recaudados por el SFE para el período
2012 (incluye llevar a cabo las visitas a las siete estaciones de control fitosanitario,
ubicadas en diferentes zonas del país / Peñas Blancas, Aeropuerto Internacional
Daniel Oduber Quirós, Aeropuerto Internacional Juan Santamaría, Paso Canoas,
Los Chiles, Puerto Caldera y Puerto Limón).
1.3
ALCANCE
a) Se estudiaron los siguientes documentos que nos fueron facilitados:
Ley de Protección Fitosanitaria, número 7 664.
Ley General de Control Interno, número 8 292
Decreto Número 26 921-MAG - Reglamento de la Ley de
Protección Fitosanitaria.
Decreto Número 30 111-MAG - Reglamento de la Ley de
Protección Fitosanitaria.
Decreto Número 36 801-MAG - Reglamento de Estructura
Administrativa del Servicio Fitosanitario del Estado.
Manual de Normas Técnicas de la Contraloría General de la
República
M-2006-CO-DFOE.
Normas de Control Interno para el Sector Público, 2-2009 DFOE-RCO-9-2009
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
8
Nuestra experiencia es su garantía
Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público- Decreto 27
244-H.
Informes de la Auditoría Interna relacionados con los temas en
estudio.
b) Políticas y procedimientos del SFE, en relación con:
Inversiones y Cuentas por Cobrar.
Presentación de los Estados Financieros.
Políticas Generales de Activo.
Políticas Generales de Pasivo.
Políticas Generales de Patrimonio.
Políticas Generales de Ingresos.
Políticas para el Tratamiento de los Depósitos sin identificar en las
cuentas del SFE.
c) Se realizaron pruebas de control de los siguientes procedimientos:
DAF-IN-PO-02
Anulación de Recibos
DAF-IN-PO-03
Cobro de Servicios
DAF-IN-PO-04
Envío de Facturación
DAF-IN-PO-05
Cierre de Caja en Puntos de Recaudación
DAF-IN-PO-06
Cobro de Inspección a Barcos
DAF-IN-PO-07
Autorización de Personal para la Recaudación de Ingresos
DAF-IN-PO-08
Uso Custodia y Conservación de los Formularios de Recibo
de Dinero
Por medio de muestreo estadístico, con un límite de confianza del 90%, se escogió
una muestra de las transacciones efectuadas durante el período 2012; además de las
visitas efectuadas a las Estaciones del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría, Los
Chiles, Paso Canoas, Peñas Blancas, Aeropuerto Daniel Oduber Quirós, Caldera y
Puerto Limón, lugares donde se realizaron arqueos de formularios y las pruebas
necesarias para satisfacernos de la adecuada aplicación de los procedimientos de
control interno.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
9
Nuestra experiencia es su garantía
Los atributos revisados en las unidades de la población seleccionadas fueron las
siguientes:
Que el efectivo hubiera sido depositado en las cuentas del SFE.
Cotejo de la documentación soporte de las transacciones.
Depósito oportuno de los ingresos.
Exactitud aritmética de la sumatoria de los recibos.
Que el depósito apareciera en las conciliaciones bancarias.
Para determinar la razonabilidad de los estados financieros del SFI al 31 de diciembre de
2012, se estudiaron entre otros, los siguientes aspectos:
Revisión de conciliaciones bancarias.
Revisión de Cuentas por Cobrar.
Conciliación del saldo contable con el registro auxiliar de Activos Fijos.
Investigación sobre activos no registrados.
Recálculo de la depreciación acumulada.
Conciliación del registro auxiliar y las cuentas de pasivo.
Investigación de pasivos no registrados.
Análisis de cuentas patrimoniales.
Ingresos por Transferencias del Gobierno.
En el sistema SACI se revisó la integridad de los siguientes procesos:
Control de Cierres de Caja.
Control de Usuarios (asignación desde San José).
Inclusión de tarifas en el sistema.
Control Consecutivo de Formularios Autorizados.
Consecutivo de formularios electrónicos y de papel.
1.4
PERÍODO DEL ESTUDIO
El estudio se realizó durante en el período comprendido entre el 1º de agosto y el 30 de
setiembre del 2013.
1.5 LIMITACIONES DEL ESTUDIO
No se encontraron limitaciones que entorpecieran la ejecución del servicio de auditoría interna
contratado, excepto porque existe la limitación al alcance de que no es posible determinar, con
base en la información contenida en los estados financieros, que los montos cobrados por los
diferentes servicios prestados por el SFE, sean razonables, por no estar presentados en forma
detallada, como exige el Principio de Revelación Suficiente. Igual limitación se presentó en el
caso de los gastos.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
10
Nuestra experiencia es su garantía
1.6
NORMATIVA TÉCNICA APLICADA AL ESTUDIO
En la ejecución del presente estudio de auditoría se observaron las regulaciones establecidas
para las Auditorías Internas en la Ley General de Control Interno No. 8 292, normas técnicas,
directrices y resoluciones emitidas por la Contraloría General de la República (CGR), así como
lo dispuesto en el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del
Servicio Fitosanitario del Estado (Decreto Ejecutivo No. 36 356-MAG).
1.7
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Los resultados del estudio fueron comentados el día 11/12/2013, con los siguientes
funcionarios del Departamento Administrativo y Financiero del SFE:
Rocío Solano Cambronero, Jefa Unidad Financiera
Lilliana Pastor Ovares, Encargada Presupuesto
Virginia Gómez Solano, Encargada Contabilidad
Teresita Solano Solano, Contadora
Roberth Elizondo Oviedo, Encargado de Tesorería
Alejandro Quiros Ballestero, Encargado de Ingresos
2.
OPORTUNIDADES DE MEJORA
2.1
HALLAZGO 1: CARENCIA DE CODIFICACIÓN
DE LAS
CUENTAS, EN LOS BALANCES DE COMPROBACIÓN, QUE SIRVIERON
DE BASE PARA LA PREPARACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE
LOS PERÍODOS 2011 Y 2012
2.1.1
CRITERIO
De acuerdo con la teoría contable “El catálogo de cuentas es una lista que contiene el número
(código) y el nombre de cada una de las cuentas que son usadas en el sistema de contabilidad
de la empresa, el catálogo debe relacionar los números y los nombres de los títulos o cuentas”
(Manual de Contabilidad para pequeñas y medianas empresas en Costa Rica, Universidad de
Costa Rica).
2.1.2
CONDICIÓN
El balance de comprobación para los períodos 2011 y 2012, carece de codificación, lo que
impide determinar la correcta clasificación de una cuenta. Por ejemplo, en el balance de
comprobación, dentro de las cuentas de activo, aparece la cuenta “Edificios Preexistentes” con
un saldo de ¢340.759,500. Como contrapartida se muestra en dicho balance la cuenta
“Edificios Ministerio de Agricultura y Ganadería” con ese mismo monto.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
11
Nuestra experiencia es su garantía
No puede determinarse en el Balance General ni en sus notas, si esa partida se encuentra
incluida dentro del patrimonio.
Se nos informó que para el período 2013 ya fue aprobado el catálogo de cuentas.
2.1.3
CAUSA
Carencia de un catálogo de cuentas codificado (a la fecha de preparación de los estados
financieros de los períodos 2011 y 2012 ya se estaba preparando este documento).
2.1.4
EFECTO
Dificultad para la identificación de cuentas.
Información incompleta en los estados financieros.
2.1.5
CONCLUSIÓN
La debilidad detectada no permite cumplir a cabalidad con el principio contable de Revelación
Suficiente; situación que debilita el sistema de control interno en materia contable.
2.1.6
RECOMENDACIÓN
A la Unidad Financiera del Departamento Administrativo y Financiero
2.1.6.1
Preparar los estados financieros con el mayor grado de detalle y que se
codifiquen las cuentas en el balance de comprobación.
2.2
HALLAZGO 2: SE REGISTRARON INGRESOS NO DEVENGADOS
COMO UNA PARTIDA DE PATRIMONIO DEL SFE EN EL PERÍODO 2011
2.2.1
CRITERIO
De acuerdo con la teoría contable los ingresos cobrados por anticipado (diferidos) son “cobros
de dinero por adelantado a la prestación de los servicios o entrega de mercadería”. Se clasifican
en las cuentas de pasivo. (Manual de Contabilidad para Pequeñas y Medianas Empresas)
Universidad de Costa Rica.
2.2.2
CONDICIÓN
En el Balance General del período 2011, se registraron “Ingresos no Devengados”
correspondientes a los períodos 2010 y 2011 por un monto de ¢563 177 838,76, como una
partida de patrimonio.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
12
Nuestra experiencia es su garantía
De acuerdo con lo que se nos informó, dicha partida corresponde principalmente a servicios
cuyos montos han sido pagados a la institución, pero que no han sido prestados ni facturados
por la misma; razón por la cual deben separarse de los ingresos de la institución, por lo que se
presentaron como una partida patrimonial.
El Departamento Administrativo y Financiero comunicó mediante oficio DAF-UF-017-2013,
que “…se procedió a reclasificar los ingresos no devengados en colones diciembre del 2010 y
del 2011 en los pasivos como Ingresos Diferidos y sacarlos de las cuentas de patrimonio, para
así superar esta observación realizada a los mismos para los períodos diciembre del 2011 y
diciembre del 2012”.
2.2.3
CAUSA
La carencia de un Manual de Políticas y Procedimientos contables, en donde se especifique por
escrito el tratamiento técnico que debe darse al registro de las diferentes partidas.
2.2.4
EFECTO
Sobrevaluación de patrimonio y subvaluación de pasivo.
2.2.5
CONCLUSIÓN
La práctica adoptada por la administración, según la debilidad detectada, tuvo un impacto
negativo en la revelación efectiva de la información financiera en sus respectivos estados
financieros.
2.2.6
RECOMENDACIÓN
Al Departamento Administrativo y Financiero
2.2.6.1
Gestionar la elaboración y aprobación del Manual de Cuentas que debe
contar el SFE para la implementación de las NICSP (a partir de enero del 2016
debe cumplirse en forma obligatoria con dicha normativa contable), situación que
permitirá establecer claramente las políticas y procedimientos para el registro de
las diferentes partidas.
No obstante lo anterior, deberán adoptarse las medidas para establecer las políticas
y procedimientos básicos que permitan el tratamiento técnico del registro de las
diferentes partidas, a efecto de ajustar dicha gestión al cumplimiento de los
principios contables para el sector público (Decreto Ejecutivo No. 34 460-H,
vigente hasta el 31/12/2015).
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
13
Nuestra experiencia es su garantía
2.3
HALLAZGO 3: LA CUENTA “DEVOLUCIÓN DE INGRESOS
FACTURADOS” POR ¢41 799 910,20, SE SUMÓ A LOS INGRESOS EN EL
ESTADO DE RESULTADOS DEL PERÍODO 2011
2.3.1
CRITERIO
Normas de Control Interno para el Sector Público, Contraloría General de la República,
Normas 5.1 y 5.6.
2.3.2
CONDICIÓN
Para el registro y generación de reportes y estados financieros, la Unidad Financiera utiliza
como herramienta tecnológica el “Excel”.
La cuenta “Devoluciones de Ingresos Facturados” para el período 2011, aparece con signo
negativo. Sin embargo, se suma para obtener el resultado del período.
En Oficio DAF-UF-017-2013, del 29 de agosto del 2013, del Departamento Administrativo y
Financiero, se indicó que: “Revisado el efecto del Estado de Resultados efectivamente existe
una diferencia de ¢83 599 820,40 que corresponde a haber hecho el efecto de sumar menos y
menos, entonces el efecto sumó los ¢41 799 910,20, para lo cual lo correcto es el resultado del
período de ¢1 203 144 691,94”.
Se informó que la organización está gestionando la depuración del sistema SIFITO (obtenido
por medio de una donación), mediante el cual pretende implementarse los módulos que están
orientados a dar cumplimiento a las NICSP.
2.3.3
CAUSA
Carencia de un software contable adecuado para la preparación de estados financieros, ya que
por prepararse en una hoja Excel, pueden cometerse errores en la introducción de datos y
fórmulas. Debe resaltarse, también, la vulnerabilidad de las hojas Excel, ya que estos tipos de
errores pueden corregirse, sin que conste que persona los corrigió y por qué causa lo hizo.
2.3.4
EFECTO
Limitación importante en la confiabilidad de los datos contenidos en los estados financieros, ya
sea por errores o por cambios efectuados sin autorización.
2.3.5
CONCLUSIÓN
La situación actual evidencia debilidades con respecto a la implementación del componente
funcional denominado “Sistemas de Información”, aspecto que deberá ser atendido en forma
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
14
Nuestra experiencia es su garantía
inmediata por la administración, a efecto de fortalecer el sistema de control interno de la
Unidad Financiera del SFE.
2.3.6
RECOMENDACIÓN
A la Unidad Financiera del Departamento Administrativo y Financiero
2.3.6.1
Implementar un software de contabilidad (aparentemente sería el
SIFITO) que permita por medio del registro técnico contable de las operaciones, la
elaboración de los estados financieros con seguridad y que impida introducir
variaciones no autorizadas, situación que debe estar orientada al proceso de
implementación de las NICSP.
No obstante lo anterior, deberán adoptarse las medidas cuya implementación
permitan un registro contable y la generación de reportes y estados financieros
ajustados al cumplimiento de los principios contables para el sector público
(Decreto Ejecutivo 34 460-H, vigente hasta el 31/12/2015). Dicha gestión permitirá
ejercer control sobre las herramientas implementadas para el registro y la
generación de reportes y estados financieros, aspecto que lleva implícito fortalecer
la supervisión a efecto de detectar y gestionar en forma oportuna cualquier tipo de
desviación.
2.4
HALLAZGO 4: DEBILIDADES DETECTADAS EN LOS BALANCES
DE COMPROBACIÓN Y EN EL BALANCE GENERAL (PERÍODOS 2011 Y
2012)
2.4.1
CRITERIO
Normas de Control Interno para el Sector Público, Contraloría General de la República, Norma
4.5.1.
2.4.2
CONDICIÓN
2.4.2.1
SOBRE
CÓMPUTO”
LA
CUENTA
DENOMINADA
“EQUIPO
DE
Al revisar el Balance de Comprobación del período 2012, se determinó que el saldo de la
cuenta “Equipo de Cómputo” es de ¢267 024 361,15. A esa misma fecha el Balance General
presenta un saldo en la cuenta “Equipo de Cómputo” de ¢188 729 359,72.
En Oficio DAF-UF-017-2013, del 29 de agosto del 2013, el Departamento Administrativo y
Financiero indicó que: “La diferencia se dio porque en el momento de copiar los saldos el
Excel no se trajo el monto correcto. La diferencia en la partida Equipo de Cómputo en el
Balance de Comprobación y en el Balance General del año 2012 es de 78 295 001,43. Esto ya
se corrigió en el Balance General a diciembre del 2012”.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
15
Nuestra experiencia es su garantía
Sin embargo, al revisar el Balance de Comprobación y el Balance General, al 31 de diciembre
del 2012, la diferencia se mantiene.
2.4.2.2
SOBRE LA CUENTA DENOMINADA “EQUIPO SANITARIO”
En el Balance de Comprobación del período 2011, la cuenta “Equipo Sanitario, de Laboratorio
e Investigación”, presenta un saldo de ¢203 036 573,66, mientras que esa misma cuenta, a esa
misma fecha, presenta un saldo en el Balance General de ¢331 072 850,38.
La diferencia se presenta porque en el momento de copiar los datos de Excel no se copió el
monto correcto.
2.4.2.3
SOBRE CUENTAS REPETITIVAS PERO CON SALDOS
DIFERENTES
En el Balance de Comprobación 2012, se repiten las cuentas “Gastos de Caja Chica” y “Gastos
por Depreciación”, pero con diferentes montos. Además no aparece la cuenta “Transferencias
Entregadas”. Sin embargo, en el Estado de Resultados para ese mismo período, no se duplican
(como es lo correcto) las cuentas “Gastos de Caja Chica” y “Gastos por Depreciación” y se
revela la cuenta “Transferencias Entregadas”. En los cuadros siguientes, se muestra lo antes
descrito:
Datos extraídos del Balance de Comprobación período 2012
Gastos de Caja Chica
Gastos de Caja Chica
Gastos por Depreciación
Gastos por Depreciación
9 890 535,13
2 316 026,50
118 429 352,79
646 161 867,08
Datos extraídos del Estado de Resultados período 2012
Gastos de Caja Chica
Gastos por Depreciación
Transferencias Entregadas
9 890 535,13
646 161 867,08
773 091 373,34
En Oficio DAF-UF-017-2013 de 29 de agosto del 2013, la Unidad Financiera nos indica con
respecto a este caso:
Efectivamente, los gastos de caja chica están en la hoja Excel ocultos en una
celda.
Revisando los efectos de todos los balances que se hacen a mano (el resaltado no
es del original), y en la observación sobre el efecto del equipo de cómputo
indicada del efecto de los gastos de caja chica y de los gastos por depreciación
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
16
Nuestra experiencia es su garantía
acumulada existe la diferencia de ¢128 036 276,78, al estar este movimiento sin
corregir en el Balance de Comprobación, entonces no hubo diferencia.
2.4.3
CAUSA
Debilidades en el proceso de supervisión; situación que no está generando las alertas oportunas
para la pronta detección, atención y corrección de las desviaciones o errores.
2.4.4
EFECTO
Pérdida de confiabilidad de los datos que contienen los estados financieros.
2.4.5
CONCLUSIÓN
A pesar de las importantes sumas de recursos públicos que administra el SFE, a la fecha no
cuenta con un sistema automatizado, que brinde información contable en forma oportuna y
confiable, ya que sus estados financieros y otras labores contables relevantes se hacen por
medio de prácticas manuales asistidas en herramientas tecnológicas (como por ejemplo el
Excel), lo que hace que se produzcan con mayor frecuencia errores y omisiones en la
preparación de los registros contables y en la generación de estados financieros.
Esto impide que la Administración del SFE, pueda contar con información contable continua y
confiable para la toma de decisiones.
Considerando la naturaleza de las debilidades detectadas, se podría decir que no se puede
garantizar en forma razonable que se cumpla a cabalidad con la Norma 4.5.1 “Supervisión
Constante” contenida en las Normas de Control Interno para el Sector Público, emitidas por la
Contraloría General de la República.
Los aspectos antes señalados, inciden en que se presenten debilidades en el sistema de control
interno, específicamente en lo que respecta a la materia contable.
2.4.6
RECOMENDACIÓN
A la Unidad Financiera del Departamento Administrativo y Financiero
2.4.6.1
Implementar un software de contabilidad (aparentemente sería el
sistema Sifito) que permita generar las alertas oportunas para detectar y
atender en forma oportuna el tipo de omisiones y errores (iguales o similares)
a los descritos en el presente hallazgo situación que facilitaría el proceso de
supervisión, el cual debe propiciar que la organización cuente con información
contable confiable y en el momento requerido, a efecto de contribuir con la toma de
decisiones.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
17
Nuestra experiencia es su garantía
Mientras la administración gestiona lo relativo al mencionado software, deberán
establecerse los mecanismos y prácticas de control, cuya implementación permita a
través del proceso de supervisión, garantizar en forma razonable la confiabilidad de
los datos que contienen los estados financieros.
2.5
HALLAZGO 5: LA CUENTA “PROVISIÓN PARA CUENTAS POR
COBRAR” SE PRESENTA ERRÓNEAMENTE EN EL ESTADO DE
RESULTADOS DEL PERÍODO 2012
2.5.1
CRITERIO
De acuerdo con la técnica contable la Provisión para Cuentas por Cobrar, es una cuenta
complementaria de activo que deduce de las Cuentas por Cobrar para llevarla a la suma que se
considera recuperable.
El monto que se estima como incobrable en el período contable, debe calcularse al cierre de
este y registrarse como un débito a Gastos por Incobrables y un crédito a la Estimación para
Incobrables, presentándose este gasto dentro del rubro de Gastos del Estado de Resultados.
2.5.2
CONDICIÓN
En el estado de resultados del período 2012, aparece la cuenta “Provisión para Cuentas por
Cobrar”, con un saldo de ¢ 119 943 941,94, restándose de los ingresos.
En Oficio-UF-017-2013, de 29 de agosto del 2013, la Unidad Financiera del SFE indica:
La partida provisión para cuentas por cobrar aparece en el Estado de Resultados,
porque en su oportunidad se reclasificó así por consulta realizada a la página de
consultas técnicas del Colegio de Contadores Privados de Costa Rica, expresadas
textualmente:
Provisión para Cuentas por Cobrar, cuenta de valoración o valuación de las
cuentas por cobrar va deduciendo dicha cuenta de Activo, en la sección del Activo
Circulante Exigible, en el Balance General o Estado de Situación; sin embargo, si
ustedes cuentan con una forma de reclasificar favor indicárnosla.
2.5.3
CAUSA
La falta de técnica contable propició registros que alteran en forma negativa la situación
financiera revelada en los estados financieros.
2.5.4
EFECTO
Subvaluación del total de “Ingresos” y del total de “Gastos del Período”.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
18
Nuestra experiencia es su garantía
2.5.5
CONCLUSIÓN
Considerando lo descrito en el numeral 2.5.2 anterior, debemos decir que lo actuado por la
administración no se ajusta a la técnica contable, por cuanto la cuenta de provisiones es una
cuenta complementaria que debe aparecer en el balance general y que en el Estado de
Resultados se debe mostrar el gasto del período por este concepto, dentro del rubro de gastos.
2.5.6
RECOMENDACIONES
A la Unidad Financiera del Departamento Administrativo y Financiero
2.5.6.1
Reclasificar la cuenta Provisión para Incobrables en el rubro de
Gastos del Estado de Resultados.
2.5.6.2
Mostrar la Estimación
complementaria de activos.
2.6
HALLAZGO 6:
CUENTA GASTOS
2.6.1
para
Incobrables
como
una
cuenta
INEXISTENCIA DE SEGREGACIÓN DE LA
CRITERIO
La técnica contable exige con base en el principio de revelación suficiente que la información
contable debe desglosarse de tal manera que brinde a los usuarios de la misma, información
suficiente para la toma de decisiones. Para lograr este objetivo, debe existir un catálogo de
cuentas contables previamente aprobado por la Administración Activa, que indique las cuentas
y subcuentas necesarias para brindar una información adecuada.
2.6.2
CONDICIÓN
El detalle de Gastos del Estado de Resultados por el período terminado el 31 de diciembre del
2012, es el siguiente:
GASTOS
GASTOS
GASTOS DE CAJA CHICA
GASTOS POR DEPRECIACION
TRANSFERENCIAS ENTREGADAS
TOTAL
SALDOS
7 503 770 517
989 035
646 161 867
773 091 373
8 924 012 793
%
84,09%
0,01%
7,24%
8,66%
100,00%
La cuenta “Gastos” que representa el 84,09% de las erogaciones del SFE durante el período,
no presenta detalle alguno, ni en el Estado de Resultados ni en las notas a los Estados
Financieros.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
19
Nuestra experiencia es su garantía
Se determinó que cuando se efectúan los pagos por medio de una transferencia electrónica
masiva, se debita la cuenta “Gastos” y se acredita “Bancos”. Luego, para obtener el total de los
gastos se efectúa la mayorización en una cuenta T, en hojas llevadas en forma manual (Excel).
Para obtener un detalle de los gastos habría que recurrir al registro presupuestario, teniendo
como fuente de información el detalle que soporta la liquidación presupuestaria.
2.6.3
CAUSA
Esta forma de contabilización se origina en la carencia de un catálogo de cuentas para los
gastos y en el hecho de que los registros se llevan manualmente.
2.6.4
EFECTO
Desviación del principio de revelación suficiente, ya que los estados financieros
no brindan información completa de los gastos, para efectos de toma de
decisiones de la Administración Superior.
Imposibilidad material de revisar los gastos incurridos en el período, lo que en
caso de efectuar una auditoría a los estados financieros podría traer como
consecuencia la emisión de una abstención de opinión, por parte de los
auditores externos e inclusive de la misma Auditoría Interna.
2.6.5
RECOMENDACIÓN
A la Unidad Financiera del Departamento Administrativo y Financiero
2.6.5.1
Implementar un software de contabilidad (aparentemente sería el
sistema SIFITO) que permita, entre otros aspectos, lo siguiente;
a)
b)
Generar los mayores auxiliares para cada tipo de gasto; situación que
debe permitir contar con información suficiente que contribuya con la
toma de decisiones.
Registro independiente pero complementario de las operaciones
contables y presupuestarias; situación que debe permitir la obtención de
información contable independiente a la presupuestaria. No obstante, en
los casos en que sea requerido, la información de los registros
contables y presupuestarios debe poderse conciliar.
Mientras la administración gestiona lo relativo al mencionado software; y conforme
con la obligación de contar con una contabilidad basada en el cumplimiento de
principios contables (Decreto Ejecutivo 34 460-H; vigente hasta el 31/12/2015),
deberán establecerse los mecanismos de control, cuya implementación permita
eliminar la práctica de utilizar como fuente de información primaria contable, la
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
20
Nuestra experiencia es su garantía
ejecución presupuestaria, ya que son fuentes con comportamientos diferentes,
razón por la cual debe implementarse por medio del catálogo contable respectivo, la
realización de registros con el detalle requerido y ajustado a la técnica contable, a
efecto de contar con estados financieros que suministren información suficiente y
pertinente.
2.7
HALLAZGO 7: INEXISTENCIA DE SEGREGACIÓN DE LA
CUENTA “INGRESOS FACTURADOS”
2.7.1
CRITERIO
La técnica contable exige con base en el principio de revelación suficiente que la información
contable se debe desglosar de tal manera que brinde a los usuarios de la misma, información
suficiente para la toma de decisiones. Para lograr este objetivo debe existir un catálogo de
cuentas contables, previamente aprobado por la Administración Activa, que indique las cuentas
y subcuentas necesarias para brindar una información adecuada.
2.7.2
CONDICIÓN
En el Estado de Resultados, por el período terminado el 31 de diciembre del 2012, aparece la
partida “Ingresos Facturados” por un monto de ¢9 854 699 169,25; sin embargo, en este estado
financiero ni en las notas, se muestra un detalle de los ingresos de cada rubro facturado, a pesar
de ser la cuenta de mayor relevancia de los ingresos en los Estados Financieros, de acuerdo con
el siguiente detalle:
Ingresos Facturados
Transferencias Recibidas del MAG
Ingresos no Facturados en colones
Ingresos no Facturados en dólares
Menos:
Provisión para Cuentas por Cobrar
Menos:
Devoluciones de Ingresos Facturados
Total Ingresos
9 854 699 169
1 118 318 434
751 543 482
0
85%
10%
6%
-119 943 942
-1%
-37 793 183
11 566 823 961
0%
100%
El sistema de contabilidad no cuenta con el suficiente detalle de las sumas facturadas, por cada
uno de los servicios que presta el Servicio Fitosanitario del Estado. Para obtener un detalle de lo
facturado en el período debe recurrirse al sistema SACI.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
21
Nuestra experiencia es su garantía
2.7.3
CAUSA
El sistema contable implementado es insuficiente para brindar información contable detallada,
posiblemente por ser de tipo manual, aunque se cuenta con la asistencia de aplicaciones
tecnológicas.
2.7.4
EFECTO
Imposibilidad material de revisar contra los estados financieros los ingresos percibidos en el
período en el período, lo que en caso de efectuar una auditoría a los estados financieros podría
traer como consecuencia la emisión una abstención de opinión, por parte de los auditores
externos e inclusive de la misma Auditoría Interna.
2.7.5
CONCLUSIÓN
Desviación del principio de revelación suficiente, ya que los estados financieros no brindan
información completa y detallada de los ingresos, para efectos de toma de decisiones de la
Administración Activa, situación que debilita el sistema de control interno relativo a la materia
contable.
2.7.6
RECOMENDACIÓN
A la Unidad Financiera del Departamento Administrativo y Financiero
2.7.6.1
Incorporar en los Estados Financieros y/o notas a los mismos, el detalle
de los ingresos, a efecto de mostrar información suficiente de cada uno de los
rubros facturados. Dicha gestión debe permitir en primera instancia cumplir con
los principios contables para el Sector Público, así generar las condiciones para que
el sistema automatizado que se implemente para cumplir con las NICSP
(aparentemente el Sifito), permita contar con ese detalle de información.
2.8
HALLAZGO 8: REMODELACIÓN DEL EDIFICIO DEL ANTIGUO
COLEGIO LA SALLE NO SE ENCUENTRA REGISTRADA
2.8.1
CRITERIO
Ley de Protección Fitosanitaria No. 7 664, artículo 65.
Convenio firmado entre el MAG-SFE número CV-02-2011, de fecha 13 de
junio del 2011.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
22
Nuestra experiencia es su garantía
2.8.2
CONDICIÓN
El Servicio Fitosanitario del Estado, con sus propios recursos con cargo a los presupuestos del
2010 y 2011 desembolsó la suma de ¢ 3 365 746 268, por concepto de honorarios de ingeniería
y remodelaciones efectuadas en el edificio conocido como “Antiguo Colegio La Salle”. Dado
que el citado edificio fue remodelado con base en un contrato bajo la modalidad llave en mano,
no es posible a la fecha conocer el costo del mismo, así como del ascensor, del mobiliario y de
cualquier otro activo incluido en esta contratación.
Como consecuencia de lo anterior, al revisar los Estados Financieros del SFE relativos al
período 2012, se determinó que no existe suma alguna registrada por concepto de
remodelaciones efectuadas al edificio conocido como “Antiguo Colegio La Salle” el cual es
propiedad del Ministerio de Agricultura y Ganadería y está siendo usado por el SFE con base
en un convenio firmado entre ambas instituciones. Lo anterior, se debe a que las erogaciones
realizadas se registraron como gastos.
Según se nos manifestó, el Departamento Administrativo y Financiero ha realizado las
gestiones ante la empresa constructora para obtener un detalle de los bienes, sin que se hayan
obtenido resultados positivos.
2.8.3
CAUSA
La falta de previsión administrativa no permitió considerar como parte de las diferentes
actividades planificadas y ejecutadas producto de la remodelación del edificio, contar con la
estructura de costos y la clasificación de los diferentes rubros que fueron objeto de su
cancelación, situación que influyó en forma negativa en el registro contable y su revelación en
los estados financieros.
2.8.4
EFECTO
Subvaluación de los activos del SFE, en la suma de ¢ 3 365 746 268,
Subvaluación de los gastos de amortización y de la amortización acumulada del
edificio, la cual no puede ser cuantificada por carecerse de base para su cálculo.
Subvaluación de los gastos de depreciación y de la depreciación acumulada, del
mobiliario, la cual no puede ser cuantificada por carecerse de base para su
cálculo.
2.8.5
CONCLUSIÓN
La carencia de información suficiente respecto a la clasificación de los montos cancelados
producto de la remodelación del edificio, propiciaron efectos negativos en el registro contable;
situación que afecta la razonabilidad de los estados financieros.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
23
Nuestra experiencia es su garantía
2.8.6
RECOMENDACIÓN
Al Departamento Administrativo y Financiero
2.8.6.1 Gestionar las acciones que sean necesarias, a efecto de que se realice a
la brevedad posible el avalúo de cada uno de los activos que fueron adquiridos
producto de la remodelación del edificio conocido como “Antiguo Colegio La
Salle”, para proceder a su registro contable individualizado y a amortizar durante
la vigencia del plazo del convenio que autorizó al SFE el uso y administración de
este, las remodelaciones que formen parte del edificio y a depreciar el mobiliario
y equipo que es propiedad del SFE.
Sobre este aspecto, la administración del SFE, deberá valorar realizar las
consultas que considere necesarias, ante la Contabilidad Nacional del Ministerio
de Hacienda, a efecto de que el tratamiento contable que se realice y autorice esté
ajustado a la técnica y al ordenamiento jurídico aplicable.
2.9
HALLAZGO 9: INMUEBLE CONOCIDO COMO MERCADO DE LAS
PULGAS, NO SE ENCUENTRA REGISTRADO A NOMBRE DEL
SERVICIO FITOSANITARIO DEL ESTADO, NI ES USADO POR EL SFE
2.9.1
CRITERIO
Ley de Protección Fitosanitaria Número 7 664; artículo 65.
Pronunciamiento de la Contraloría General de la República: oficios No. 9 472,
del 09/08/1994, 844 del 03/02/2003, No. 00467, de fecha 12/01/2006.
Dictámenes de la Procuraduría General de la República: C-175-2005 del
11/05/2005, C-276-2009 del 13/10/2009 y Dictamen C-230-2010 del 16/11/2010.
2.9.2
CONDICIÓN
De acuerdo con la evidencia obtenida, se procede a describir aspectos generales relacionados
con el inmueble conocido como “Mercado de las Pulgas”, los cuales se citan seguidamente:
a)
El inmueble fue adquirido con recursos de la Dirección General de Sanidad
Vegetal, pero a nombre del Ministerio de Agricultura y Ganadería, ya que en ese
momento la Dirección General de Sanidad Vegetal no tenía personería jurídica propia.
b)
En el período 2009 se había girado una medida cautelar contra el inmueble, ya
que aparecía en el Registro Público registrado a favor del Estado. Este tipo de registro
se hace cuando un bien es propiedad de un ente público, pero no está definido el
Ministerio o dependencia que es responsable de la administración de dicho bien. Deben
hacerse diversas gestiones para levantar la medida cautelar, aspecto que fue atendido
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
24
Nuestra experiencia es su garantía
por el SFE con el apoyo de su Unidad de Asuntos Jurídicos y que permitió levantar
dicha medida cautelar.
c)
Sin embargo, a pesar de lo anterior, al mes de agosto del 2013 dicho edificio
sigue apareciendo a nombre del Estado en el Registro Público.
d)
Se realiza el registro del citado inmueble en los Estados Financieros del SFE,
hasta el mes de agosto del 2011.
e)
La Unidad de Asesoría Jurídica del SFE, emitió criterio legal mediante el cual
se indicó que el bien es propiedad del Servicio Fitosanitario del Estado, por lo que
debe de registrarse a su nombre, aspecto que fue validado por la Dirección de
Contratación Administrativa y de Bienes del Ministerio de Hacienda, y así comunicado
a las autoridades del SFE.
f)
La Asesoría Jurídica del Ministerio de Agricultura y Ganadería en oficio
MAG-A.J.651-2013. del 10 de octubre del 2013, dirigido a la señora Xinia Chaves
Quirós, Ministra a.i. de Agricultura y Ganadería emitió criterio legal, señalando en
términos generales que el mencionado inmueble legalmente puede ser registrado a
nombre del SFE. Además, señala lo siguiente:
“La finca no tiene consignado o asociado un plano catastrado, los existentes, que
constan en el expediente, se refieren a las fincas que originaron mediante su
reunión la finca actual, por lo que se hace necesario, que el Administrador del
Inmueble, proceda a contratar el levantamiento e inscripción del plano de catastro
del inmueble y solicite igualmente ante la Notaría del Estado, la relación del plano
a la finca respectiva, toda vez que es un requisito sine qua non, para realizar
cualquier trámite en relación con la finca, según el Código Notarial”.
“Según se desprende del Oficio DAF-173-2013, en la actualidad, el edificio se
encuentra en la propiedad que nos ocupa se utiliza para oficinas del Instituto
Nacional de Innovación y Transferencia en Tecnología Agropecuaria, además
alberga las bodegas de materiales del Ministerio, por lo anterior se requiere la
redacción y posterior suscripción de los convenios que sean necesarios para
normar la utilización del citado edificio”.
g)
En dicho edificio se encuentran operando, actualmente, oficinas de las Naciones
Unidas para la Agricultura y Alimentación (FAO) y el Instituto de Investigación y
Transferencia de Tecnología Agropecuaria (INTA).
2.9.3
CAUSA
Las acciones emprendidas por la administración no han sido suficientes, situación que no ha
permitido registrar dicho bien a nombre del SFE y tomar administración de este.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
25
Nuestra experiencia es su garantía
2.9.4
EFECTO
El bien no aparece registrado a nombre del SFE en su condición de propietario, situación que
no ha permitido disponer de este.
2.9.5
CONCLUSIONES
La situación actual del edificio conocido como “Mercado de las Pulgas”, al no estar registrado
a nombre del SFE ni administrado por este, genera un incumplimiento de lo dispuesto en el
artículo 65 de la Ley de Protección Fitosanitaria No. 7 664, considerando los criterios emitidos
por la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la República, los cuales
en términos generales señalan la obligación que tiene la administración activa de destinar los
recursos provenientes de la aplicación de la citada ley, al cumplimiento de los objetivos de la
misma y para fortalecer, desarrollar, actualizar y mejorar los servicios que el presta el SFE.
2.9.6
RECOMENDACIÓN
A la Dirección del SFE
2.9.6.1 Gestionar las medidas que sean necesarias, a efecto de que se normalice
la situación del inmueble conocido como “Mercado de las Pulgas”; para lo cual
podrían apoyarse en el criterio legal emitido por la Asesoría Jurídica del
Ministerio de Agricultura y Ganadería que es congruente con el criterio legal de
la Unidad de Asuntos Jurídicos del Servicio Fitosanitario del Estado sobre este
asunto (incluye dar seguimiento oportuno a los oficios DSFE.564.2013 del
30/08/2013 y MAG-AJ.651-2013, de fecha 10 de octubre de 2013). Dicha
gestión debe permitirle al SFE, registrar el citado inmueble a su nombre y en su
condición de propietario poderlo administrar y disponer del mismo.
2.10 HALLAZGO 10: SUMAS PAGADAS DE MÁS AL CONSEJO
NACIONAL DE PRODUCCIÓN NO APARECEN REVELADAS EN LOS
ESTADOS FINANCIEROS
2.10.1
CRITERIO
Ley de Protección Fitosanitaria No. 7 664; artículo 65.
Ley Consejo Nacional de Producción No. 6 057 y sus reformas.
2.10.2
CONDICIÓN
La Auditoría Interna (oficios AI-SFE-030-2010, de fecha 1º de marzo de 2010, “Sobre aspectos
generales relativos a la liquidación presupuestaria del SFE para el período 2009 y el superávit
respectivo / AI SFE-172-2010, de fecha 23 de noviembre del 2010, “Revisión de
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
26
Nuestra experiencia es su garantía
aspectos financieros, contables y presupuestarios relacionada con la custodia y disposición de
recursos públicos bajo la administración del SFE“) se pronunció sobre la gestión emprendida
por el Departamento Administrativo y Financiero del SFE determinándose errores en el
cálculo del Superávit, por lo que se habían pagado sumas de más al INTA, Comisión Nacional
de Emergencia y Consejo Nacional de Producción.
En el caso del Consejo Nacional de Producción, la suma pagada de más ascendió a ¢196 741
801,47.
El detalle de los movimientos de los siguientes períodos aparece en el siguiente cuadro:
Total de Superávit 2008
1 977 762 936
Total pagado CNP-20%
Determinación del Superávit
Diferencia cancelada de más al CNP
592 294 389
395 552 587
196 741 801
Total Superávit 2009
Primer pago 25 marzo del 2010
Segundo pago 16 diciembre del 2010
Total Pagado
Determinación del Superávit
Diferencia por cancelar
129. 155, 998
31. 675, 200
160. 831, 198
198. 229, 880
37. 388, 682
Suma a cancelar 2010
Total superávit 2010
78. 533, 192
Determinación del Superávit por
Cancelar
15. 706, 638
Deuda por cobrar
143. 636, 482
En Oficio GG-09-2012, de 17 de agosto del 2012, de la Gerencia General del Consejo Nacional
de Producción, en respuesta de Reclamo Administrativo para el reconocimiento y devolución
del pago en exceso, solicita que en caso de que haya que efectuar esta devolución, la misma se
haga en tres tractos anuales para no perjudicar las finanzas del CNP, a partir del período 2012.
Dicha situación no se refleja en los registros contables ni en los estados financieros.
Los otros pagos en exceso se compensaron por medio de la cancelación de tributos
relacionados con los períodos subsiguientes
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
27
Nuestra experiencia es su garantía
2.10.3
CAUSA
La falta de técnica contable no permitió en forma oportuna el registro contable y su revelación
en los estados financieros, con respecto a los pagos en exceso por concepto de tributos.
2.10.4
EFECTO
No se presenta toda la información necesaria para la toma de decisiones por parte de los
usuarios de los Estados Financieros.
2.10.5
CONCLUSIÓN
No se aplicó el principio de revelación suficiente en la preparación de los estados financieros,
ya que en el período 2012 debió haberse registrado el pago adelantado hecho al Consejo
Nacional de Producción por las sumas correspondientes a tributos.
2.10.6
RECOMENDACIÓN
A la Unidad Financiera del Departamento Administrativo y Financiero
2.10.6.1 Solicitar a la Administración que el saldo remanente de esta deuda que
mantiene en Consejo Nacional de Producción con el SFE, se clasifique en los
estados financieros como una cuenta por cobrar a dicho Consejo
2.11 HALLAZGO 11 : CONTINGENCIA POR PAGAR AL INTA, NO
REVELADA EN LOS ESTADOS FINANCIEROS
2.11.1
CRITERIO
La teoría contable exige que cuando existan contingencias cuantificables, las mismas sean
reveladas en los estados financieros por medio de sus notas, para cumplir con el principio de
revelación suficiente.
2.11.2
CONDICIÓN
En el caso del 40% por concepto de tributos que se calcula una vez determinado el Superávit
Libre del período, el cual deben pagar a favor del INTA las entidades gubernamentales que
hayan recibido transferencias del gobierno se presentó la duda de la Administración del SFE
sobre si debía cumplir con lo dispuesto en la Ley de Creación del INTA (No. 8 149), por lo
que se planteó consulta a la Procuraduría General de la República.
Mediante el Dictamen C-230-2010 del 16/11/2010, la Procuraduría General de la República
concluyó que el SFE tenía la obligación de cumplir con el artículo 3, inciso h) de la Ley 8 149,
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
28
Nuestra experiencia es su garantía
razón por la cual el SFE está obligado a contribuir con el 40% de generar superávit libre en un
período presupuestario en que haya recibido transferencias del Estado. Además, por medio del
Dictamen C-020-2012 del 20/01/2012, la Procuraduría General de la República, señaló que de
generarse superávit libre en un período determinado en el que se haya recibido transferencia
del Estado, el SFE tenía la obligación de cancelar el tributo dispuesto en la Ley 8 149, lo
anterior como producto de la aplicación de la Ley 8 702.
A fecha de la emisión del citado Dictamen C-020-2012, se encontraban pendientes de pago a
favor del INTA, el tributo correspondiente a los períodos 2009, 2010 y 2011 (considerando que
se recibió recursos transferidos del Presupuesto de la República), razón por la cual el SFE
procedió con el cálculo del pago del citado tributo, el cual se estableció en un monto total de ¢1
756 348 491,13 (mil setecientos cincuenta y seis millones trescientos cuarenta y ocho mil
cuatrocientos noventa y un colones con trece céntimos).
Según la gestión emprendida por la administración del SFE en coordinación con el INTA, se
definió que ese monto debe ser cancelado con cargo al presupuesto del ejercicio económico
2013 del Servicio Fitosanitario del Estado (Cuenta Especial, partida 6.01.03). Sin embargo,
este hecho no se revela en los Estados Financieros del período 2012.
En este caso en setiembre de 2013, se efectuó el pago total por 1 756 020 891,13. El pago se
efectuó contra la cuenta presupuestaria 6.01.03 Transferencias Corrientes a Instituciones
Descentralizadas no Empresariales. Este pago se registró como un gasto del período 2013.
2.11.3
CAUSA
La falta de gestión y una apropiada aplicación técnica, no permitió un adecuado tratamiento
contable de lo acontecido con respecto a la deuda por concepto de tributo a favor del INTA.
2.11.4
EFECTO
No se informa a los usuarios de los Estados Financieros, primeramente de la existencia de una
contingencia y luego de un pasivo de importancia relativa para el SFE.
2.11.5
CONCLUSIÓN
No se aplicó el principio de Revelación Suficiente en la preparación de los Estados Financieros,
ya que no se reveló en las notas la contingencia que existía mientras el caso estaba en consulta,
ni se registró el pasivo cuando la Procuraduría General de la República, se pronunció sobre la
obligatoriedad de hacer el pago.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
29
Nuestra experiencia es su garantía
2.11.6
RECOMENDACIÓN
A la Unidad Financiera del Departamento Administrativo y Financiero
2.11.6.1
Girar las instrucciones necesarias, a efecto de que los procedimientos y
prácticas administrativas que se implementen, permitan realizar los registros
contables relacionados con la cancelación por concepto de tributos a favor del INTA,
según lo dispuesto en la Ley 8 149, situación que debe garantizar una adecuada
aplicación de la técnica contable. Lo anterior debe permitir revelar información
suficiente de dicha gestión, en los estados financieros.
Consecuente con lo anterior, los procedimientos que regulen los diferentes aspectos
vinculados con el registro contable de las operaciones, deben considerar la adecuada y
oportuna atención de los pronunciamientos emitidos por la Procuraduría General de la
República (y otros órganos estatales), a efecto de que en forma oportuna se revelen
las contingencias y los pasivos que surjan de estos.
2.12 HALLAZGO 12:
NO SE REVELAN EN LOS ESTADOS
FINANCIEROS,
LAS
SUMAS
DESEMBOLSADAS
COMO
CONTRAPARTIDA DEL PROYECTO PROMESAFI
2.12.1
CRITERIO
Convenio de Financiación No. DCI-ALA/2008/019-470. Dado que las condiciones
contractuales de este Proyecto, financiado con un préstamo no reembolsable, exigen el aporte
de una contrapartida por parte de varias entidades estatales, entre ellas el SFE las sumas
aportadas como contrapartidas deben ser fácilmente identificables en los registros contables del
SFE.
2.12.2
CONDICIÓN
El Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) y la Unión Europea (UE) suscribieron el 24
de agosto del 2009, el Convenio de Financiación No. DCI-ALA/2008/019-470.
El costo total de este proyecto es de siete millones de euros, de los cuales la Unión Europea
aporta 4,5 millones y una contrapartida del Gobierno de Costa Rica por 2,5 millones de euros.
El beneficiario del Proyecto es el MAG, por medio de sus Servicios de protección sanitaria y
fitosanitaria: Servicio Nacional de Salud Animal (Senasa) y el Servicio Fitosanitario del Estado
(SFE).
La contrapartida del Gobierno de Costa Rica, puede ser en bienes y servicios.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
30
Nuestra experiencia es su garantía
Los Estados Financieros del SFE, al 31 de diciembre del 2012, no informan sobre este
proyecto, ni identifican los recursos que se han desembolsado como contrapartida. De acuerdo
con información suministrada por Promesafi, el detalle de avance de los desembolsos es el
siguiente, tal y como se muestra seguidamente:
PRESUPUESTO GLOBAL EJECUTADO POR FUENTES Y RUBROS
APORTE DEL SERVICIO FITOSANITARIO DEL ESTADO
Al 30 de julio del 2013
(Datos expresados en euros)
Rubros
Servicios
Asistencia Técnica
Auditoría y Evaluación
Formación
Suministros
Suministros
Obras
Aporte
38. 310
38. 310
751. 335
751. 335
Visibilidad y Comunicación
Gastos de Funcionamiento
Personal Local
Otros Gastos de Funcionamiento
Total
54.567
42. 000
12. 567
844. 212
Nota:
Datos suministrados por Promesafi. En la contabilidad de SFE, no se encontraron identificadas
estas partidas, como contrapartida del proyecto.
2.12.3
CAUSA
No ha existido la adecuada coordinación entre los encargados de ejecutar los desembolsos del
proyecto (Promesafi) y la Unidad Financiera del SFE para brindar la información necesaria
sobre los desembolsos y las responsabilidades adquiridas por el SFE, respecto de la ejecución
del citado Proyecto.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
31
Nuestra experiencia es su garantía
2.12.4
EFECTO
No es posible conciliar en forma fácil y precisa los datos de Promesafi sobre la
contrapartida aportada por el SFE al Proyecto.
Los usuarios de los estados financieros del SFE, no reciben información sobre
el compromiso adquirido por esta entidad con respecto al proyecto Promesafi y
sobre el cumplimiento de este compromiso.
Desviación del principio de revelación suficiente.
2.12.5
CONCLUSIÓN
Si bien conforme las regulaciones establecidas para el proyecto Promesafi, el registro contable
y la generación de los estados financieros es responsabilidad de la unidad conformada para
administrar y ejecutar el citado proyecto. Lo anterior no significa que la Unidad Financiera del
SFE, no deba mantener registros sobre los recursos destinados por el SFE como contrapartida y
revelar en forma suficiente y pertinente información sobre la misma en sus estados financieros
y/o notas a los mismos. No obstante, es nuestro criterio que la situación actual, no le ha
permitido al SFE cumplir a cabalidad con el principio contable relativo a la revelación
suficiente; situación que debilita el sistema de control interno en materia contable.
2.12.6
RECOMENDACIÓN
A la Unidad Financiera del Departamento Administrativo y Financiero
2.12.6.1 Realizar un estudio que permita identificar y documentar los recursos que según
el SFE ha destinado como contrapartida válida para el Proyecto Promesafi, situación que
debe propiciar, entre otros aspectos, lo siguiente:
a)
Conciliar con la Unidad del Promesafi las cifras que esa dependencia
tiene registrada como contrapartida; lo anterior para validarlas o ajustarlas según
corresponda.
b)
Establecer los formatos y medios oficiales que se estarían aplicando
para remitir en forma periódica a la Unidad del Promesafi, información sobre los
rubros y montos vinculados con la citada contrapartida; situación que debe
permitir su registro y revelación en los estados financieros respectivos.
c)
Registrar y ajustar según corresponda, los registros contables, estados
financieros del SFE y sus notas; considerando los resultados del mencionado
estudio.
Sobre este aspecto, la administración del SFE, deberá valorar la realización de las
consultas que considere necesarias, ante la Contabilidad Nacional del Ministerio de
Hacienda; a efecto de que el tratamiento contable que se realice y autorice esté
ajustado a la técnica y al ordenamiento jurídico aplicable.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
32
Nuestra experiencia es su garantía
2.13 HALLAZGO 13: DIFERENCIAS ENTRE LOS SALDOS DEL
REGISTRO AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS Y EL BALANCE GENERAL
Y CARENCIA DE DETALLE PARA CADA ACTIVO
2.13.1
CRITERIO
Normas de Control Interno para el Sector Público, Contraloría General de la República.
Norma 4.4.5. Verificaciones Periódicas
2.13.2
CONDICIÓN
Al efectuar la revisión del registro auxiliar de los activos fijos del Servicio Fitosanitario del
Estado (SFE), con corte al 31 de diciembre del 2012, se determinó que existen diferencias
entre el registro auxiliar y los saldos presentados en el balance general, las cuales se detallan a
continuación:
DETALLE DE LA CUENTA
SALDO AL
31/12/2012
SALDO SEGÚN
DIFERENCIA
AUXILIAR
MAQUINARIA Y EQUIPO PARA LA
PRODUCCIÓN
EQUIPO DE TRANSPORTE
EQUIPO DE COMUNICACIÓN
EQUIPO Y MOBILIARIO DE OFICINA
EQUIPO DE CÓMPUTO
EQUIPO SANITARIO, DE LAB. E INVEST.
EQUIPOS VARIOS
BIENES INTANGIBLES
27 795 168
675 612 413
58 296 684
73 579 562
267 024 361
1 122 759 119
31 415 207
0
30 244 767
724 776 030
68 965 762
83 443 743
306 535 474
1 146 977 771
33 366 365
3 253 752
-2 449 599
-49 163 617
-10 669 077
-9 864 181
-39 511 113
-24 218 652
-1 951 158
-3 253 752
TOTAL
2 258 716 855
2 399 798 004
-141 081 150
La Administración indica que las diferencias se deben a que no se llevaba un control adecuado
de los activos de las Institución por lo que para el período 2013 se ha comenzado a depurar el
auxiliar para corregir esta situación.
Además, se determinó que el registro auxiliar de activos fijos carece de una descripción
detallada de los activos que lo componen, su ubicación, y funcionario responsable de su uso y
custodia.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
33
Nuestra experiencia es su garantía
Al respecto, el citado registro auxiliar de activos fijos no había sido conciliado y revisado
adecuadamente para los períodos anteriores al 2012; no así para el período 2013, que es
cuando se adoptaron medidas para depurar el mencionado auxiliar.
El SFE se encuentra en un proceso de conciliación de los datos que presenta el sistema Sibinet
con los contenidos en sus registros auxiliares que soportan la contabilidad. Es necesario señalar
que, el sistema Sibinet sí brinda la descripción de los activos, su ubicación y el responsable de
estos.
2.13.3
CAUSA
La falta de controles y registros sobre la base de la técnica contable, propician las diferencias
detectadas.
2.13.4
EFECTO
Los saldos presentados en el balance general al 31 de diciembre del 2012, no coinciden con
los auxiliares contables que los generan; lo que afecta el gasto por depreciación y la
depreciación acumulada.
2.13.5
CONCLUSIÓN
La debilidad detectada tiene un impacto negativo en la situación financiera del SFE; por cuanto
sus estados financieros no están revelando información precisa sobre sus activos fijos y lo
relativo a su depreciación.
Al no detallarse esta información en el registro auxiliar, se dificulta en gran medida el control
de los activos, su localización al realizar una toma física y además de que no se centran
responsabilidades en cuanto al estado o daño que se incurra en los activos.
2.13.6
RECOMENDACIÓN
A las Unidades Financiera y Servicios Generales del Departamento Administrativo y
Financiero
2.13.6.1 Continuar con el proceso de depuración integral contable relacionada
con los activos fijos; situación que deberá permitir la conciliación de los saldos
del registro auxiliar contra su cuenta mayor. Como parte de la citada depuración,
se deberá considerar las diferencias descritas en el presente hallazgo; a efecto de
realizar los ajustes que pudiesen corresponder.
2.13.6.2 Incorporar en el registro auxiliar de activos fijos información detallada
de los mismos; así como datos sobre su ubicación y el funcionario responsable de
su uso y custodia. Dicha gestión permitirá conciliar la información almacenada
con la del sistema Sibinet en forma ágil y oportuna.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
34
Nuestra experiencia es su garantía
2.14 HALLAZGO 14: ACTIVOS DE MENOR CUANTÍA REGISTRADOS
EN EL AUXILIAR DE ACTIVOS FIJOS
2.14.1
CRITERIO
Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense. Decreto
Ejecutivo 27 244-H. Importancia Relativa.
Reglamento a la Ley de Simplificación y Eficiencia Tributarias número 29 643H De las Reformas al Reglamento a la Ley del Impuesto sobre la Renta,
Decreto Ejecutivo No. 18 445-H, del 9 de setiembre de 1988 y sus reformas
2.14.2
CONDICIÓN
Al efectuar la revisión del registro auxiliar de Activos Fijos del Servicio Fitosanitario del
Estado (SFE), con corte al 31 de diciembre del 2012, se determinó que se registran activos a
partir de un costo de ¢ 5 000 (cinco mil colones).
La Administración indica que no tiene una política definida, por lo que desconocen
exactamente cuál es el monto establecido para pasar estos activos directamente a la cuenta de
gastos; por ello todos los activos se registran en el auxiliar para tener un control sobre los
activos que ha ido adquiriendo la Institución.
Como referencia, la Dirección General de Tributación Directa del Ministerio de Hacienda,
permite registrar como gastos aquellos activos que no superen el 25% de un salario base (¢95
000).
2.14.3
CAUSA
El SFE carece de una política que defina lo que debe considerarse como activo fijo y que
regule el registro contable de esos activos cuando son adquiridos.
2.14.4
EFECTO
En la cuenta de “Activo Fijo” de la Institución aparecen activos de menor cuantía que pudieron
haberse registrado como gastos y no capitalizarse en dicha cuenta lo que implica mayor
dificultad para el control contable de los mismos y para el manejo de la base de datos.
2.14.5
CONCLUSIÓN
Es nuestro criterio que el SFE no ha gestionado de la mejor manera el registro de lo que debe
considerarse como activo fijo; situación que ha originado que se registre contablemente objetos
que no deberían calificar como tales.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
35
Nuestra experiencia es su garantía
Si bien la organización tiene la potestad de ejercer control sobre cada objeto que es adquirido;
eso no significa, que cada uno de ellos deba visualizarse como un activo fijo.
2.14.6
RECOMENDACIÓN
Al Departamento Administrativo y Financiero; coordinar lo que corresponda con la
Dirección del SFE a fin de:
2.14.6.1 Gestionar las medidas que sean necesarias, cuyos resultados propicien
contar con la política y procedimiento contable que regule, entre otros aspectos,
lo siguiente:
Definir el monto a partir del cual se debe identificar y registrar un
activo fijo en la contabilidad.
Realizar las medidas que posibiliten ejercer un adecuado registro y
control administrativo de aquellos objetos que por su costo y naturaleza
no responden a un activo fijo; pero que a criterio de la administración
debe controlarse su uso, estado y custodia.
La administración del SFE deberá valorar, en forma previa al establecimiento de
la mencionada política y procedimiento, el llevar a cabo las consultas que sean
necesarias como, por ejemplo, ante la Dirección General de Contabilidad
Nacional del Ministerio de Hacienda, a efecto de contar con los elementos
suficientes que soporten la toma de decisiones.
2.15 HALLAZGO 15: ERROR EN EL REGISTRO DEL VALOR
COMPRA DE LOS ACTIVOS
2.15.1
DE
CRITERIO
Normas de Control Interno para el sector púbico, Contraloría General de la República. Norma
5.6. Calidad de la Información
2.15.2
CONDICIÓN
Al efectuar nuestras pruebas de auditoría con corte al 31 de diciembre del 2012, determinamos
que en el registro auxiliar en la clasificación 5.5.01.05 “Equipos de Cómputo”, aparecen
diecisiete (17) monitores, diecisiete (17) teclados y diecisiete (17) unidades de proceso, cada
uno de ellos con un valor de seiscientos sesenta y ocho mil veintiocho colones (₡ 668 028);
además, un teclado con la placa 901-002844 registrado por un valor de dos millones y medio
de colones (₡ 2 500 000), cuyos montos no son los correctos.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
36
Nuestra experiencia es su garantía
La Administración indica que el teclado registrado por dos millones y medio se debe a un
error de digitación y los demás activos registrados por seiscientos sesenta y ocho mil
veintiocho colones, se debe a una sola compra donde se prorratearon mal los montos a la hora
de registrarlos en el auxiliar; situación que fue corregida para el período 2013.
2.15.3
CAUSA
Debilidad en la fase de revisión y aprobación de registros, lo cual no está generando las alertas
oportunas que permitan validar o ajustar los registros respectivos.
2.15.4
EFECTO
Al no registrarse el valor de compra de los activos con los montos correctos en el registro
auxiliar, se está sobrevaluando o subvaluando el saldo de la cuenta, de acuerdo con el tipo de
error que se cometa. En los casos analizados se sobrevaluaron los activos.
2.15.5
CONCLUSIÓN
Un elemento fundamental en forma previa a la aprobación o autorización de actividades, es
aquel vinculado con la supervisión periódica de las mismas; situación que debe permitir el
establecimiento de mecanismos y prácticas de control para ejercer una adecuada revisión de los
diferentes aspectos bajo la responsabilidad de un determinado funcionario. De dicha situación
no está exento todo aquello vinculado con la autorización previa que se debe dar de los
movimientos que se integran al registro auxiliar de activos fijos, que de haberse aplicado en el
caso evidenciado, hubiese minimizado el riesgo de que se materializara un error como el
detectado.
2.15.6
RECOMENDACIÓN
A las Unidades Financiera y Servicios Generales del Departamento Administrativo y
Financiero
2.15.6.1 Adoptar las medidas necesarias, a efecto de que se revise
detalladamente el registro auxiliar de activos y, con ello, verificar y garantizar
en forma razonable que cada activo presenta su costo correcto.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
37
Nuestra experiencia es su garantía
2.16 HALLAZGO 16: DIFERENCIAS
ENTRE EL AUXILIAR DE
“CUENTAS POR COBRAR-EMPLEADOS VARIOS”
CON SU
RESPECTIVO SALDO SEGÚN LIBROS
2.16.1
CRITERIO
Normas de Control Interno para el sector público, Contraloría General de la República (NCI).
Norma 4.4.5. Verificaciones y Conciliaciones Periódicas.
2.16.2
CONDICIÓN
Al realizar nuestras pruebas de auditoría se determinó que al 31 de diciembre del 2012, el saldo
del registro auxiliar de las “Cuentas por Cobrar Empleados Varios” no se encuentra conciliado
con el saldo según libros, lo cual detallamos a continuación:
Detalle
Saldo según
auxiliar
Empleados Varios
3 547 753
2.16.3
Saldo según
libros
5 764 977
Diferencia
2 217 224
CAUSA
No se conciliaron oportunamente los saldos de los registros auxiliares de las cuentas por cobrar
empleados varios con el saldo según libros al 31 de diciembre del 2012.
2.16.4
EFECTO
Mientras los registros auxiliares no estén debidamente conciliados con el saldo según libros, no
se puede tener una certeza razonable de la composición de las cuentas que presenten esta
situación.
2.16.5
CONCLUSIÓN
Las normas que regulan el componente funcional denominado “Actividades de Control”
(según lo dispuesto en las NCI), establecen que las Instituciones deben realizar conciliaciones
periódicas de los registros auxiliares, identificar las diferencias que se puedan originar entre los
reportes e investigar su procedencia; razón por la cual, es nuestro criterio que el SFE debe
instaurar procedimientos y prácticas de control que le permitan y faciliten cumplir con dicho
precepto normativo.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
38
Nuestra experiencia es su garantía
2.16.6
RECOMENDACIÓN
A las Unidades Financiera del Departamento Administrativo y Financiero
2.16.6.1
Analizar como parte de la depuración del registro auxiliar de “Cuentas
por Cobrar Empleados Varios” las diferencias identificadas y descritas en el presente
hallazgo, situación que propiciaría la realización oportuna de los ajustes
correspondientes. Las acciones que se lleven a cabo deberán quedar debidamente
documentadas.
2.17 HALLAZGO 17 ERRORES EN EL CÁLCULO DEL “GASTO POR
DEPRECIACIÓN” Y “DEPRECIACIÓN ACUMULADA”
2.17.1
CRITERIO
Normas de Control Interno para el sector púbico, Contraloría General de la República. Norma
5.6. Calidad de la Información
2.17.2
CONDICIÓN
Al efectuar el recálculo del gasto por depreciación en el período 2012, se determinó que existen
errores en el cálculo del gasto por depreciación en algunos de los activos. Al respecto, es
necesario señalar que este cálculo se realiza utilizando el “Excel” como herramienta
tecnológica.
2.17.3
CAUSA
Este cálculo se lleva a cabo en una hoja Excel, la cual no brinda la seguridad
necesaria, para detectar errores en el momento en que se introducen las fórmulas y
cifras.
La cantidad de activos con que cuenta la SFE para estas tareas, hace que el
registro sea susceptible al error humano.
2.17.4
EFECTO
Se producen errores en el cálculo del gasto por depreciación, los cuales se reflejan
en el saldo de la cuenta depreciación acumulada.
2.17.5
también
CONCLUSIÓN
La debilidad detectada y descrita en el presente hallazgo tiene un impacto negativo en las cifras
que son reveladas en los estados financieros; situación que no contribuye con la toma de
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
39
Nuestra experiencia es su garantía
decisiones, ni con una adecuada rendición de cuentas; aspectos que debilitan el sistema de
control interno.
2.17.6
RECOMENDACIÓN
A las Unidades Financiera y Servicios Generales, del Departamento Administrativo y
Financiero
2.17.6.1 Considerar como parte integral de los aspectos que deba contener el
sistema informático (aparentemente sería con el sistema Sifito) que se diseñe e
implemente en relación con las NICSP, el módulo o la rutina automatizada que
permita la realización de los cálculos y registro relacionados con la depreciación
de activos; estableciéndose mayores niveles de seguridad, para disminuir el
margen de error.
No obstante lo anterior, mientras entra en producción el mencionado sistema, la
administración deberá establecer los mecanismos y prácticas de control que aun
en las condiciones actuales, garanticen en forma razonable el cálculo y registro
de la depreciación de activos, situación que deberá permitir reforzar la fase de
supervisión, la cual deberá quedar debidamente documentada.
2.18 HALLAZGO 18: DIFERENCIAS EN DEPÓSITOS PENDIENTES DE
REGISTRAR EN LIBROS EN LAS CONCILIACIONES BANCARIAS
2.18.1
CRITERIO
Normas de Control Interno para el sector público, Contraloría General de la República (NCI).
Norma 4.4.5. Verificaciones y Conciliaciones Periódicas.
2.18.2
CONDICIÓN
Se determinó que el movimiento de las cuentas corrientes del SFE es bastante voluminoso y no
se cuenta con un software para efectuar las conciliaciones, por lo que las mismas deben
efectuarse en forma manual.
En las siguientes cuentas bancarias a nombre del SFE, existen diferencias entre el saldo en
bancos y el saldo en libros.
CTA
S/CONCILIACIÓN S/DETALLE
BCR-CTA No. 273982-8
168 940 560,27
170 989 259, 95
BCAC-CTA No. 101526878 18 132 025,11
18 818 091,90
DIFERENCIA
-2 048 699,68
-686 066 79
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
40
Nuestra experiencia es su garantía
2.18.3
CAUSA
El SFE no está destinando los recursos requeridos, a efecto de lograr el propósito que se
pretende con las conciliaciones bancarias, que es precisamente mantener conciliadas sus
cuentas.
2.18.4
EFECTO
Saldos de cuentas bancarias incorrectos.
Existen otras partidas en el balance general o estado de resultados que están
siendo afectadas por estas diferencias no conciliadas.
2.18.5
CONCLUSIÓN
En relación con las conciliaciones bancarias es necesario señalar en términos generales lo
siguiente:
Es un proceso que permite confrontar y conciliar los recursos (valores) que la
organización mantiene registrados (cuenta de ahorros o corriente), con los que el banco
suministra por medio del estado de cuenta respectivo.
El saldo bancario por lo general no coincide con el saldo que registra la
organización en sus libros auxiliares, por lo que es necesario identificar las
diferencias y las causas que originan las mismas.
Con la conciliación bancaria no se pretende en ningún momento
“legalizar” los errores, pues la misma es un mecanismo que posibilita únicamente
identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los
respectivos ajustes y correcciones.
No obstante lo anterior y considerando la evidencia obtenida, se considera que los fundamentos
y propósitos que se persiguen con la conciliación bancaria no los está logrando a cabalidad el
SFE; situación que de no corregirse oportunamente podría generarle efectos negativos a la
organización, al no detectarse y corregirse oportunamente las diferencias que se presentan.
2.18.6
RECOMENDACIÓN
A la Unidad Financiera del Departamento Administrativo y Financiero
2.18.6.1 Considerar como parte integral de los aspectos que deba contener el
sistema informático (aparentemente sería con el sistema Sifito) que se diseñe e
implemente con relación a las NICSP, el módulo o la rutina automatizada que
permita la realización de las conciliaciones bancarias; estableciéndose mayores
niveles de confianza y detección oportuna de diferencias para su análisis y
registro.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
41
Nuestra experiencia es su garantía
No obstante lo anterior, mientras entra en producción el mencionado sistema, la
administración deberá establecer los mecanismos y prácticas de control que, aun
en las condiciones actuales, garanticen en forma razonable la realización de
conciliaciones bancarias ajustadas a la técnica contable; situación que deberá
permitir destinar el recurso que sea necesario para analizar las diferencias que se
presentan y efectuar los ajustes y registros, que sean necesarios.
2.19 HALLAZGO 19: DEBILIDADES DETECTADAS EN RELACIÓN CON
LOS RECIBOS ANULADOS
2.19.1
CRITERIO
Procedimiento DAF-IN-PO-02, Anulación de Recibos de Dinero, vigente a partir octubre del
2011.
2.19.2
CONDICIÓN
a)
Los recibos de dinero No. 055567, sin fecha emitido por la Estación de Control
Fitosanitario ubicada en el Aeropuerto Internacional Daniel Oduber Quirós, y el recibo
No. 1079779, de fecha 31-05-2013 de la Estación de Los Chiles, se encuentran
anulados; sin embargo, ninguno fue firmado por el Jefe de la Estación, de acuerdo
como indica el procedimiento respectivo.
b)
Determinamos en nuestra prueba de auditoría sobre los recibos anulados, que
en la Estación de Control Fitosanitario, ubicada en Peñas Blancas, no se conserva la
copia celeste o fotocopia de los recibos anulados, ya que toda la documentación se
envía a San José.
2.19.3
CAUSA
No se aplicó lo indicando por el procedimiento DAF-IN-PO-02.
2.19.4
EFECTO
El no ajustar la gestión a lo establecido en el procedimiento DAF-IN-PO-02, está propiciando
archivos incompletos y documentación anulada sin la debida autorización.
2.19.5
CONCLUSIÓN
El incumplimiento de los procedimientos establecidos, debilita el control interno, y aumenta el
riesgo de errores y fraudes.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
42
Nuestra experiencia es su garantía
2.19.6
RECOMENDACIÓN
A la Jefatura del Departamento Administrativo y Financiero
2.19.6.1 Instruir a las Jefaturas de la Unidad Financiera y de las Estaciones de Control
Fitosanitario para que ajusten su accionar con relación a la anulación y archivo de recibos
de dinero a lo establecido en el procedimiento DAF.IN-PO-02 denominado “Anulación
de Recibos”.
A la Jefatura de la Unidad Financiera del Departamento Administrativo y Financiero
2.19.6.2 Realizar revisiones periódicas, a efecto de verificar que las Estaciones de
Control Fitosanitario estén ajustando su accionar en relación con la anulación y archivo
de recibos de dinero a lo establecido en el procedimiento DAF.IN-PO-02 denominado
“Anulación de Recibos”.
2.20 HALLAZGO 20: FUNCIONARIOS QUE PERCIBEN INGRESOS NO
CUENTAN CON POLIZA DE FIDELIDAD
2.20.1
CRITERIO
Reglamento del Artículo 13 de la Ley No. 8 131“Reglamento de Garantías o
Cauciones para los Funcionarios del Ministerio de Agricultura y Ganadería” (Decreto
34 638-MAG), artículos 1, 2 y 3 (punto 19).
Normas de Control Interno para el Sector Público, Contraloría General de la
República (número 2-2009-CO-DFOE). Norma 4.61 ”
2.20.2
CONDICIÓN
Determinamos en nuestras pruebas de auditoría sobre los ingresos percibidos por la Estación de
Control Fitosanitaria ubicada en el Aeropuerto Internacional Daniel Oduber Quirós, que tres
personas están autorizadas para la recaudación de ingresos, el señor Julio César Pizarro Gómez
(Jefe de la Estación), Édgar Pastrana Ugarte (Técnico) y Carlos Dinarte Vargas (Técnico); pero
solamente el Jefe de la estación tiene póliza de fidelidad.
2.20.3
CAUSA
No ha existido comunicación de este hecho a la Jefatura del Departamento de Control
Fitosanitario y a los jefes del Departamento Administrativo y Financiero y de la Unidad
Financiera por parte del Jefe de la Estación.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
43
Nuestra experiencia es su garantía
2.20.4
EFECTO
Posible incumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias.
2.20.5
CONCLUSIÓN
En caso de que se presenten acciones irregulares por funcionarios no cubiertos por la póliza, el
SFE podría verse afectado en su patrimonio; situación que, eventualmente, podría conllevar
responsabilidades a los funcionarios que, por acción u omisión, han permitido que dicha
situación se presente.
2.20.6
RECOMENDACIÓN
A la Unidad Financiera del Departamento Administrativo y Financiero
2.20.6.1 Gestionar que se efectúe un estudio para determinar si los funcionarios
no afianzados que fueron citados en el apartado de condición del presente
hallazgo, deben cumplir con lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo 36 638-MAG
y, en caso afirmativo, se exija la obligación de que rindan la caución respectiva.
La presente recomendación se hace extensiva al resto de las estaciones de control
fitosanitario.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
44
Nuestra experiencia es su garantía
2.21 HALLAZGO 21: NO COBRAN LAS INSPECCIONES A BARCOS
2.21.1
CRITERIO
Decreto Ejecutivo 35 753-MAG- Tarifas, código 6-d.
Procedimiento DAF-IN-PO-06 de octubre del 2011, para el cobro de
Inspección de barcos.
2.21.2
CONDICIÓN
Los siguientes formularios corresponden a inspecciones realizadas y no cobradas en la Estación
de Los Chiles, a la fecha de nuestra visita el 23 de agosto del presente año:
Fecha
Recibo
Monto
Fecha
Recibo
Monto
03/08/2013
03/08/2013
04/08/2013
05/08/2013
05/08/2013
06/08/2013
07/08/2013
07/08/2013
08/08/2013
08/08/2013
09/08/2013
09/08/2013
10/08/2013
10/08/2013
50 352
50 353
50 354
50 355
50 356
50 359
50 360
50 361
50 362
50 363
50 364
50 365
50 366
50 367
12 110,00
18 160,00
12 110,00
18 160, 00
12 110, 00
18 160, 00
12 110, 00
18 160, 00
12 110, 00
18 160, 00
12 110, 00
18 160, 00
12 110, 00
18 160, 00
13/08/2013
13/08/2013
15/08/2013
15/08/2013
16/08/2013
15/08/2013
16/08/2013
17/08/2013
17/08/2013
18/08/2013
18/08/2013
19/08/2013
19/08/2013
20/08/2013
50 376
50 377
50 378
50 379
50 381
50 382
50 383
50 384
50 385
50 386
50 387
50 388
50 389
50 390
18 160, 00
12 110, 00
12 110, 00
18 160, 00
12 110, 00
12 110, 00
18 160, 00
12 110, 00
18 160, 00
12 110, 00
18 160, 00
12 110, 00
18 160, 00
12 110, 00
Fecha
Recibo
Monto
Fecha
Recibo
Monto
11/08/2013
11/08/2013
12/08/2013
13/08/2013
13/08/2013
14/08/2013
14/08/2013
50 368
50 369
50 371
50 372
50 373
50 374
50 375
12 110, 00
18 160,00
12 110, 00
18 160, 00
12 110, 00
18 160, 00
12 110, 00
20/08/2013
21/08/2013
21/08/2013
21/08/2013
22/08/2013
22/08/2013
Total
50 391
50 392
50 393
50 394
50 395
50 396
18 160, 00
12 110, 00
12 110, 00
18 160, 00
12 110, 00
18 160, 00
611 460, 00
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
45
Nuestra experiencia es su garantía
2.21.3
CAUSA
No se está cumpliendo con lo indicado en el procedimiento y lo dispuesto en el decreto de
tarifas ya que los cobros no se están efectuando antes que se realice la inspección a barcos.
2.21.4
EFECTO
Afectación patrimonial del SFE, en caso de que estos recibos no sean pagados posteriormente.
2.21.5
CONCLUSIÓN
El cobro de los servicios brindados por los funcionarios del SFE autorizados para ello, no es un
asunto discrecional, por cuanto una gestión diferente a la normada no solo ocasiona una
afectación al patrimonio del SFE; sino que podría conllevar a eventuales responsabilidades a
los servidores que propician y permiten que se presenten este tipo de situaciones.
2.21.6
RECOMENDACIONES
A las Jefaturas del Departamento Control Fitosanitario y de la Estación de Control
Fitosanitario ubicada en Los Chiles
2.21.6.1 Aplicar estrictamente el procedimiento DAF-IN-PO-06 de octubre del
2011, para el cobro de Inspección de barcos; soportando la aplicación de la tarifa
en el Decreto Ejecutivo 35 753-MAG- Tarifas
A las Jefaturas del Departamento Administrativo y Financiero y Unidad Financiera
2.21.6.2 Registrar dichas sumas de dinero no percibidas por concepto de
servicios de inspección de barcos realizadas por el personal de la Estación de
Control Fitosanitaria ubicada en Los Chiles, como una cuenta por cobrar a favor
del SFE.
2.21.6.3 Analizar con el apoyo de la Unidad de Asuntos Jurídicos del SFE, en la
eventualidad de que existan inconvenientes que le imposibiliten al SFE recuperar
dichas sumas de dinero por servicios no cobrados en forma oportuna por
concepto de inspección de barcos realizadas; a efecto de visualizar las medidas
que se tendrían que accionar bajo las condiciones del debido proceso, incluso en
contra de los funcionarios que no cumplieron con el procedimiento respectivo.
2.21.7
COMENTARIO DE LA ADMINISTRACIÓN ACTIVA
Se indicó que una vez revisados algunos de los recibos detallados en el apartado de
“Condición” del presente hallazgo (información contenida en el informe preliminar que fue
remitido a la administración del SFE); se determinó que los mismos están ligados a los
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
46
Nuestra experiencia es su garantía
depósitos respectivos. En ese sentido, no se tiene claridad sobre la pertinencia del hallazgo. La
administración procederá a revisar cada uno de los recibos determinados por el Despacho Díaz
& Zeledón, para verificar la pertinencia del hallazgo; resultados de la revisión que se estarían en
forma posterior remitiendo a valoración de la Auditoría Interna.
2.21.8
COMENTARIO DE LA AUDITORÍA INTERNA
Considerando la pertinencia de la información que presente la administración del SFE, esta
Auditoría Interna valorará si el hallazgo debe mantenerse como parte de los aspectos a atender
por el Departamento Administrativo y Financiero, o si por el contrario, las respectivas
recomendaciones quedarían sin efecto.
2.22 HALLAZGO 22: LOS FORMULARIOS NO SON USADOS RESPETANDO
LA NUMERACIÓN CONSECUTIVA
2.22.1 CRITERIO
Normas de control interno para el sector público, Contraloría General de la República. Norma
4.4.2. Formularios Uniformes
2.22.2 CONDICIÓN
En la Estación ubicada en Puerto Limón los siguientes formularios de Autorización
Fitosanitaria para Tránsito, cuya numeración corresponde a los que se encuentran en uso,
fueron usados en el período 2012.
Formulario
083258
083259
083260
083261
083262
083263
Fecha
16/08/12
16/08/12
13/08/12
13/08/12
No se ha Usado
31/07/12
Usuario
Servica
Servica
Servica
Servica
Rose Container Line
2.22.3 CAUSA
Error por parte del custodio en el momento de la entrega de los formularios.
2.22.4 EFECTO
Pérdida del control sobre la numeración consecutiva de los formularios usados y en blanco.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
47
Nuestra experiencia es su garantía
2.22.5 CONCLUSIÓN
Al perderse el control de los formularios, el control interno puede verse debilitado e
incrementarse el riesgo de errores e irregularidades.
2.22.6 RECOMENDACIÓN
A las Jefaturas de la Unidad Financiera del Departamento Administrativo y Financiero
y de la Estación Fitosanitaria ubicada en Puerto Limón.
2.22.6.1 Instruir al custodio de los formularios de que los mismos deben ser entregados en
orden consecutivo.
2.23 HALLAZGO 23: FONDO DE CAJA CHICA SIN UTILIZACIÓN
2.23.1
CRITERIO
Reglamento de Fondo Fijo de Caja Chica del Servicio Fitosanitario del Estado.
Procedimiento DAF-TS-PO-12 “Revisión sistemática al manual de
procedimientos de caja chica del SFE”.
2.23.2
CONDICIÓN
Al realizar el arqueo de las cajas chicas se determinó que en todas las Estaciones el monto de
cuatrocientos mil colones nunca es usado.
2.23.3
CAUSA
Nos indicaron los jefes de estación que nunca lo usan porque no han necesitado hacer
desembolsos de caja chica.
2.23.4
EFECTO
Fondos del SFE se mantienen ociosos y se incrementa el riesgo de sustracción o extravío de los
mismos.
2.23.5
CONCLUSIÓN
La administración del SFE debe realizar un análisis en forma previa a la apertura de fondos
auxiliares de caja chica en efectivo; con el fin de validar o denegar dicho fondo, situación que
debería garantizar si la apertura de ese tipo de fondo responde o no a una necesidad.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
48
Nuestra experiencia es su garantía
2.23.6
RECOMENDACIÓN
A la Unidad Financiera del Departamento Administrativo y Financiero
2.23.6.1 Realizar un estudio para determinar las causas por las que este tipo de
fondos auxiliares de caja chica en efectivo, no están siendo utilizados y con base
en el resultado del mismo, deberá adoptarse la decisión de mantener o cerrar los
fondos respectivos, eliminando el riesgo de pérdida o mal uso de esos recursos.
Dicha gestión lleva implícita, el remitir a la Auditoría Interna la solicitud de
cierre de libros de diario correspondientes a los fondos que no seguirán operando.
3
RESULTADOS RELATIVOS A LA EVALUACIÓN DEL CONTROL
INTERNO CONTABLE, PARA DETERMINAR SI SE AJUSTA AL
DECRETO No. 34 460-H.
Uno de los objetivos de este trabajo fue evaluar si el sistema de control interno contable se
ajusta al cumplimiento de los principios de contabilidad, según lo dispuesto en el Decreto No.
34 460-H.
3.1
Alcance
Se revisaron los procedimientos que nos fueron suministrados por el SFE, dando para este
objetivo énfasis en los siguientes procedimientos:
DAF-CT-PO-01 Determinación del superávit libre del período fiscal
correspondiente a octubre de 2011.
DAF-CT-PO-02 Registro de Envíos.
DAF-CT-PO-03 Conciliaciones Bancarias.
DAF-CT-PO-04 Elaboración de Estados Financieros.
DAF-CT-PO-05 Custodia y Pérdida de documentos contables.
DAF-CT-PO-06 Respaldo de información contable en el servidor.
DAF-CT-PO-07 Recibo de información contable recibida de otras áreas.
Se efectuaron pruebas de cumplimiento en los casos en que se consideró que esto era necesario
por la relevancia del procedimiento.
Se compararon los estados financieros emitidos por el Servicio Fitosanitario del Estado y su
sistema contable sobre la base de los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público
Costarricense, por ser aplicables al SFE por cumplir la entidad con todas las características de
ente contable público.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
49
Nuestra experiencia es su garantía
3.2
Resultados
3.2.1 Principio de Realización
De acuerdo con el Decreto Ejecutivo 344460-H “La contabilidad gubernamental reconocerá los
resultados por las variaciones patrimoniales cuando los hechos económicos que los originen
cumplan con los requisitos jurídicos y lo inherente a las transacciones”.
El principio determina que los resultados económicos para medir la relación de los costos o
gastos con los ingresos que se genera, serán registrados en la medida que se haya cumplido con
la norma jurídica vigente y/o práctica de general aceptación, como asimismo teniendo en
consideración los posibles efectos futuros de los hechos económicos.
3.2.1.1
Comentario
Durante el examen de la documentación que nos fue suministrada y del análisis de los estados
financieros del período 2012, se detectaron dos situaciones que hacen que este principio no se
cumpla:
No aparece registrada la mejora efectuada en el Edificio La Salle, el cual es
propiedad del Ministerio de Agricultura y Ganadería.
Como consecuencia de lo anterior, tampoco se registran los gastos por
amortización y gastos por depreciación correspondientes a esa mejora y al mobiliario y
equipo adquirido.
Todo esto se explica en el Hallazgo 8.
Dada la importancia relativa de estas omisiones, se considera que los Estados Financieros no
cumplen con el Principio de Realización.
3.2.2 Principio de Devengo
Este principio requiere que el registro de los ingresos y gastos públicos se efectuarán en
función de su devengamiento, independientemente de la percepción efectiva de los recursos y
del pago de obligaciones contraídas.
3.2.2.1
Comentario
De acuerdo con la investigación realizada se determinó que al cierre contable del 2012, existía
una suma por pagar al INTA, la cual no registrada, ni revelada en las notas de los estados
financieros. Dicha partida se canceló en el período 2013, quedando registrada como una
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
50
Nuestra experiencia es su garantía
transferencia de ese período en su totalidad. Tampoco se revela la suma por cobrar al Consejo
Nacional de Producción, la cual se originó en un error en el cálculo del superávit del SFE.
Por esta causa no se cumple con el principio de devengo en los estados financieros del SFE.
3.2.3 Principio de Revelación Suficiente
Los estados contables y financieros deberán contener toda la información necesaria que exprese
adecuadamente la situación económica financiera y de los recursos y gastos del ente y de esta
manera sean la base para la toma de decisiones
Dicha información en consecuencia debe ser pertinente, comprensible, imparcial, verificable,
oportuna, confiable, comparable y suficiente.
3.2.3.1
Comentario
El detalle de cuentas incluido en los estados financieros y sus notas, no brinda el detalle
suficiente para que se considere que el sistema es comprensible, ya que para determinar el
comportamiento de algunos rubros de los estados financieros, debe de recurrirse a los datos
presupuestarios, lo que hace que la información no cumpla con este Principio, ya que debe
recurrirse a otras fuentes ajenas a la contabilidad para obtener la información necesaria para la
toma de decisiones (Caso de los Ingresos y los Gastos).
A la fecha de esta revisión, el Servicio Fitosanitario del Estado, no cuenta con un sistema de
contabilidad sistematizada, por lo que mucha información es elaborada en forma manual o por
medio de hojas Excel.
La carencia de un sistema contable sistematizado en el SFE, afecta severamente la
confiabilidad de la información financiera que se procesa ya que está sujeta al error humano y a
las limitaciones en cuanto a confiabilidad que tienen las hojas electrónicas.
Con respecto a la suficiencia de la información contable se determinó que la cuenta Gastos del
Estado de Resultados en el período 2011, presenta un saldo de 8 486 286 294,30 (colones) y en
el período 2012, de 7 503 770 517,09 (colones), sin presentar detalle alguno en las notas a los
estados financieros. Estos montos incluyen gastos tales como salarios, cargas sociales
patronales, gastos financieros y gastos administrativos.
Para poder obtener un detalle de estos gastos, debe de recurrirse a revisar cada uno de los
comprobantes incluidos en esta cuenta, ya que el sistema contable no brinda esta información,
lo que ocasiona que los datos no estén disponibles en forma oportuna para la toma de
decisiones. Por tanto, se considera que el sistema no cumple con los requisitos de oportunidad,
comparabilidad y suficiencia.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
51
Nuestra experiencia es su garantía
4. RESULTADO RELATIVO A LA DETERMINACIÓN DE LA RAZONABILIDAD
DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y LA LIQUIDACION PRESUPUESTARIA DEL
SFE PARA LOS PERÍODOS 2011-2012
4.1 Alcance
Se revisó la liquidación presupuestaria para el período 2012.
Se revisó el control interno del sistema contable.
Se aplicaron pruebas de auditoría a las principales cuentas del Balance de
Situación y el Estado de Resultados y Balance de Situación para los períodos 2011 y
2012.
El “Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público” emitido por la
Contraloría General de la República, establece lo siguiente:
Auditoría Financiera:
Norma 302 “Alcance de la auditoría”: La auditoría financiera debe cubrir las
operaciones correspondientes al período de los estados financieros objeto de examen.
Norma 308 “Comunicación de resultados”:
01. Los resultados de la auditoría financiera deben ser comunicados formalmente
mediante el respectivo dictamen y el informe de control interno o carta a la
Administración, los cuales deben ser preparados conforme a la estructura que a lo
interno establezca la organización de auditoría.
02. En el informe de la auditoría de estados financieros se debe indicar si los estados
fueron preparados de acuerdo con el marco normativo contable que resulte aplicable.
Definiciones:
Dictamen: Documento en el que el auditor emite su juicio profesional sobre la
razonabilidad de los estados financieros que ha examinado a una fecha dada. Es la
expresión escrita por medio de la cual el auditor expone sus conclusiones sobre el
trabajo que ejecutó, indicando las reservas que tuviera en cuanto al alcance del examen
y cualquier otra situación que considerara de interés. En normativa emitida por el
Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica se encuentran regulados los diversos
tipos de dictámenes.
Estados Financieros: Conjunto de informes preparados bajo la responsabilidad
de la Administración, con el fin de dar a conocer a los usuarios la situación financiera y
los resultados operacionales del negocio en un período determinado.
De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría 705 Modificaciones a la Opinión en el
Dictamen del Auditor, existen dos causas para no emitir un dictamen sin salvedades:
El auditor concluye con base en la evidencia suficiente y apropiada de auditoría
que el juego completo de los estados financieros no está libre de representación
errónea material.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
52
Nuestra experiencia es su garantía
El auditor no puede obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría para
concluir que el juego completo de los estados financieros está libre de representación
errónea material.
Para efectuar este análisis se tomó como base el criterio de la Norma Internacional de Auditoría
número 705, Modificación a la Opinión del Dictamen del Auditor, en lo que respecta a la
opinión negativa y la abstención de opinión en relación con el dictamen.
El auditor emitirá una opinión negativa sobre el juego de estados financieros si al haber
obtenido evidencia suficiente y apropiada de auditoría concluye que las representaciones
erróneas de manera individual o colectiva son materiales y penetrantes para los estados
financieros.
El auditor se abstendrá de opinar sobre el juego completo de los estados financieros si no se
puede obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría para concluir que el juego completo
de estados financieros, está libre de errores materiales y penetrantes.
4.2
Resultados
Con respecto a los Estados Financieros se determinó que existen los siguientes errores
materiales que podrían afectar la opinión del auditor independiente e inclusive la proveniente
de la Auditoria Interna.
4.2.1 Errores significativos en los Estados Financieros (Hallazgo 3).
La existencia de errores materiales en los estados financieros podrían causar que el auditor
emitiera una opinión negativa o bien si estos se originaran en errores producidos por la carencia
de un software adecuado o por falta de controles o de la ejecución de estos, el auditor podría
emitir una abstención de opinión por falta de confiabilidad del sistema que procesa la
información contable y emite los estados financieros.
4.2.2 Inexistencia de Segregación Adecuada de Gastos e Ingresos
Facturados (Hallazgo 6 y Hallazgo 7)
Al no existir mayores auxiliares de gastos y por la forma en que están archivados los
comprobantes (por transferencia, no por gasto), la revisión documental no sería posible, lo que
constituiría una limitación al alcance de la auditoría.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
53
Nuestra experiencia es su garantía
4.2.3 No registro de remodelación efectuada con recursos del SFE del
edificio del antiguo Colegio La Salle (Hallazgo 8).
La falta de registro de este desembolso en esta propiedad del Ministerio de Agricultura y
Ganadería, produce una subvaluación material en el Balance General y afecta las cuentas de
gastos de depreciación y de amortización de las mejoras hechas en el inmueble que no es
propiedad del SFE. Esto constituye una desviación material en los saldos de estas cuentas.
4.2.4 Falta de inscripción en el Registro Público del inmueble conocido
como “Mercado de las Pulgas”, a nombre del SFE (Hallazgo 9).
En caso de efectuarse una auditoría a estados financieros, podría presentarse la imposibilidad
de poder determinar por medio de una fuente de información pública, de que el activo
registrado en esos estados, sea realmente propiedad del SFE.
4.2.5 Falta de revelación en los estados financieros de sumas pagadas de
más al Consejo Nacional de Producción (Hallazgo 10).
La carencia de registro de esta suma, provoca una subvaluación en el Balance General del SFE,
lo que afectaría la opinión del auditor, por desviación en la base contable utilizada.
4.2.6 Falta de revelación de sumas entregadas como contrapartida en el
Proyecto Promesafi (Hallazgo 12).
La falta de revelación de estas partidas podría ser tomada como un eventual incumplimiento del
Contrato firmado por el Ministerio de Agricultura y Ganadería para la obtención de este
préstamo.
En el caso de la realización de una auditoría de cierre del proyecto, no se podría corroborar que
las sumas que aparecen en la contabilidad del proyecto como aporte del SFE, sean coincidentes.
4.2.7 Diferencias entre los saldos del registro auxiliar de activos fijos y el
saldo de la cuenta en el Balance General y carencia de detalle para cada
activo (Hallazgo 13).
La diferencia con los mayores auxiliares dificulta las pruebas de auditoría, por lo que esta falta
de conciliación entre las cuentas podría producir una limitación en el alcance del trabajo de
auditoría.
Errores de cálculo del gasto por depreciación y depreciación acumulada (Hallazgo 17).
La materialidad de los errores que puedan encontrarse al efectuarse una auditoria, por no estar
este cálculo integrado a un sistema contable informático, podrían hacer perder credibilidad a los
resultados obtenidos, lo que podría incidir en la opinión del auditor.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
54
Nuestra experiencia es su garantía
4.3
Conclusión
De acuerdo con los resultados obtenidos de la revisión encontrada, se concluye que los estados
financieros del Servicio Fitosanitario del Estado para los períodos 2012 y 2011 contienen
errores de tal importancia que no permiten reflejar en forma razonable la situación financiera
de esta institución.
Por tanto, en nuestra opinión, debido a la importancia de los asuntos antes mencionados, los
estados financieros del Servicio Fitosanitario del Estado, para los períodos terminados el 31 de
diciembre de 2012 y 2011, no presentan razonablemente su situación financiera , el resultado
de sus operaciones, las variaciones en el patrimonio y sus flujos de efectivo, para los períodos
que terminan en las fechas antes mencionadas, con base en los Principios de Contabilidad
aplicables al Sector Público costarricense.
4.4
Recomendaciones
Al Departamento Administrativo y Financiero
4.4.1 Preparar un plan de depuración integral de los estados financieros, con
el fin de solucionar los problemas de registro antes mencionados.
4.4.2 Valorar la contratación oportuna de una auditoría externa a los estados
financieros del SFE, en forma previa a establecer los estados financieros al
31/12/2015; situación que debe propiciar la implementación efectiva de las
NICSP a partir de enero del 2016. La decisión que adopte la administración
deberá quedar fundamentada y documentada.
Teléfono: (506) 2248-3286, Fax: (506) 2248-4535
Email: [email protected] - http://www.diazzeledon.com/
55