1. OBJETIVO Establecer los controles necesarios para la solicitud y

Ministerio de Agricultura y Ganadería
Servicio Fitosanitario del Estado
Unidad de Servicios Generales
DAF-SG-PO-16
Rige a partir de
Agosto, 2014
Elaborado por: Control de Vehículos
Nombre: Jeffrey Jiménez Oviedo
Fecha: Julio, 2014
Solicitud y asignación de Vehículos Oficiales a los
Departamentos, Unidades, Programas y Regiones del
SFE
Revisado por: Jefe SG
Nombre: Azarías Ruiz Villalobos
Fecha: Julio, 2014
Página
Versión 02
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Revisión 01
Aprobado por: Jefe DAF
Nombre: Henry Vega Vega
Fecha: Julio, 2014
1. OBJETIVO
Establecer los controles necesarios para la solicitud y asignación de los vehículos oficiales del SFE.
2. ALCANCE
El alcance de este procedimiento abarca a todos los Departamentos, Unidades, programas y
Regiones que utilizan vehículos oficiales del SFE.
3. PRODUCTO
Asignación y responsabilidad por parte del solicitante sobre los vehículos oficiales solicitados a la
Unidad de Servicios Generales.
4. INDICADORES
 Cantidad de Vehículos oficiales asignados.
 Número de accidentes de tránsito con vehículos oficiales del SFE.
 Número de accidentes de tránsito con responsabilidad de funcionarios del SFE.
5. CLIENTES
Todos los Departamentos, Unidades, programas y Regiones que utilizan vehículos oficiales del
SFE.
6. DEFINICIONES
6.1
Siglas

DAF: Departamento Administrativo Financiero.

MAG: Ministerio de Agricultura y Ganadería.

SFE: Servicio Fitosanitario del Estado.
Esta es una copia no controlada cualquier impresión de la misma será considerada como tal. El documento vigente se encuentra en internet y en
custodia de la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno
DAF-SG-PO-16
6.2
Rige a partir de
Agosto 2014
Solicitud y asignación de Vehículos Oficiales a
los Departamentos, Unidades, Programas y
Regiones del SFE
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Versión 02
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Revisión 01
Definiciones técnicas

Conductor: Funcionario que se designa para la conducción de un vehículo oficial.

Vehículo Oficial: Vehículos destinados al traslado de funcionarios que así lo requieren
para el cumplimiento de sus funciones. Contempla los medios de transporte
destinados al uso oficial, que por compra, donación, programa, proyecto, convenio,
préstamo o fideicomiso estén al servicio exclusivo del Servicio Fitosanitario del Estado.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Cuadro I. Documentos relacionados o de referencia
CÓDIGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO
GC-EX-02
Ley de Protección Fitosanitaria. N° 7664.
GC-EX-10
Ley de Control Interno. N° 8292.
GC-EX-21
Reglamento Autónomo para el Uso de Vehículos del MAG.
GC-EX-78
Ley de Tránsito. N° 9078.
F-01-DAF-SG-PO32
Solicitud de permiso para conducir vehículos oficiales
DAF-TS-PO-03
Reintegro de dineros de funcionarios del SFE
8. AUTORIDADES Y RESPONSABLES
8.1 Unidad de Servicios Generales: De acuerdo a la solicitud y justificación, la Unidad de
Servicios Generales asigna la unidad vehicular correspondiente.
9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
9.1. Cada jefe de Departamento, Unidad, programa o Región, solicitará por escrito a la Unidad de
Servicios Generales, los vehículos oficiales según sus necesidades, lo anterior de acuerdo al
artículo 19 del “Reglamento Autónomo para el uso de Vehículos del Ministerio de Agricultura y
Ganadería”.
9.2. El jefe de cada Departamento, Unidad, programa o Región debe indicar en la solicitud a la
Unidad de Servicios Generales, la cantidad de funcionarios con permiso para conducir vehículos
oficiales, a fin de establecer la cantidad de vehículos, (se debe entender que no se asignará
vehículo a cada persona) de forma permanente solo será de manera circunstancial.
Esta es una copia no controlada cualquier impresión de la misma será considerada como tal. El documento vigente se encuentra en internet y en
custodia de la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno
DAF-SG-PO-16
Rige a partir de
Agosto 2014
Solicitud y asignación de Vehículos Oficiales a
los Departamentos, Unidades, Programas y
Regiones del SFE
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Revisión 01
9.3. En caso de que un funcionario requiera obtener un permiso para conducir vehículos oficiales,
completa y presenta el formulario F-01-DAF-SG-PO-32 en la Unidad de Servicios Generales.
9.4. El jefe de cada Departamento, Unidad, programa o Región solicitante debe indicar, qué tipo
de vehículo es el más funcional de acuerdo a las rutas por las que deben transitar sus
colaboradores.
9.5. En ningún caso se justificará que en un Departamento, Unidad, programa o Región, existan
más unidades vehiculares que la cantidad de funcionarios asignados.
9.6. Los vehículos del SFE, deben permanecer en su sede de acuerdo con el lugar al cual están
asignados, excepto, cuando se encuentre de viaje (de gira). Para atender labores de la institución
deberán pernoctar en estacionamientos particulares que brinden adecuadas condiciones de
seguridad, las cuales deberá ser evaluadas por el conductor del vehículo, bajo su exclusiva
responsabilidad. En caso de generarse un pago por el servicio de parqueo, el funcionario podrá
solicitar el rembolso por dicho pago, mediante el procedimiento DAF-TS-PO-03 Reintegro de
dineros de funcionarios del SFE. (Art. 25 Reglamento Autónomo para el Uso de Vehículos del
MAG).
10. CONTROL DE CAMBIOS
Para el seguimiento de los cambios se debe consultar el formulario PCCI-GC-F-01 Formulario de
Aprobación y Control de cambios en el documento de este procedimiento el cual se encuentra en
custodia del Gestor de Calidad.
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Esta es una copia no controlada cualquier impresión de la misma será considerada como tal. El documento vigente se encuentra en internet y en
custodia de la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno