1. OBJETIVO Recopilar en un documento las definiciones que son

Ministerio de Agricultura y Ganadería
Servicio Fitosanitario del Estado
Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y
Control Interno
Rige a partir de
Setiembre, 2013
PCCI-GC-DG-01
Revisado por: Gestoras de Calidad
Kattia Murillo Alfaro.
Yamileth Retana Palma.
Fecha: Agosto, 2013
Diccionario Gestión de Calidad
Revisado por: Jefatura PCCI
Adrian Gómez Díaz
Fecha: Agosto, 2013
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Versión:01
Revisión: 01
Aprobado por: Dirección SFE.
Magda González Arroyo
Fecha: Agosto, 2013
1. OBJETIVO
Recopilar en un documento las definiciones que son usadas con mayor frecuencia en los
documentos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad en el SFE.
2. ALCANCE
Este diccionario resume las definiciones de los documentos relacionados con:
 Manual de Calidad
 Procedimientos generales de gestión.
 Instructivos, manuales de uso y todo documento que de una u otra forma se
relacione en forma directa o indirecta con el Sistema de Gestión de Calidad del
Servicio Fitosanitario del Estado.
3. CLIENTES
Todos los funcionarios del SFE.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Cuadro I. Documentos relacionados o de referencia
CÓDIGO
GC -EX-01
GC -EX-132
PCCI-GC-PG-01
GC -EX-31
NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO
Norma INTE-ISO 9001: 2008 Sistemas de Gestión de Calidad.
Norma INTE-ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de Calidad-Fundamentos y
Vocabulario
Procedimiento para la elaboración y aprobación de documentos en el SFE.
NIMF 5. Glosario de términos fitosanitarios.
PCCI-GC-DG-01
Rige a partir de
Setiembre, 2013
Diccionario Gestión de Calidad
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5. CONTENIDO
A continuación se definen algunos de los conceptos más comunes, relacionados con los
términos de Gestión que se utilizan en los documentos del Sistema de Calidad del Servicio
Fitosanitario del Estado.
5.1 Siglas
 AC: Acción correctiva.
 AI: Auditoría Interna.
 AP: Acción Preventiva.
 MAG: Ministerio de Agricultura y Ganadería.
 NC: No conformidad.
 PCCI: Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno.
 SFE: Servicio Fitosanitario del Estado.
 SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
 TNC: Trabajo no conforme.
Las siglas de los departamentos o unidades del SFE se pueden consultar en el PCCI-GC-PG-01
Procedimiento para la Elaboración de Documentos en el SFE. Para definiciones técnicas
consultar la sección de definiciones de cada procedimiento operativo o técnico, así como el
GC-Ex-31 NIMF 5- Glosario de términos Fitosanitarios.
5.2 Definiciones
- Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación indeseable.
- Acción preventiva: Acción tomada para prever una no conformidad potencial u otra
situación parcialmente indeseable.
- Acreditación: Es el procedimiento mediante el cual un organismo autorizado
reconoce formalmente que una organización es competente para la realización de
una determinada actividad.
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- Alcance de la auditoría: extensión y límites de una auditoría.
- Análisis Químico: El análisis químico es el conjunto de técnicas y procedimientos
empleados para identificar y cuantificar la composición química de una sustancia. En
un análisis cualitativo se pretende identificar las sustancias de una muestra. En el
análisis cuantitativo lo que se busca es determinar la cantidad o concentración en
que se encuentra una sustancia específica en una muestra.
- Aprobación: Que cumple los requerimientos técnicos y de formato establecidos en
este documento.
- Aseguramiento de la Calidad: El aseguramiento de la calidad es el conjunto de
acciones planificadas y sistemáticas que son necesarias para proporcionar la
confianza adecuada de que un producto o servicio satisface los requisitos dados para
la calidad.
- Auditor: Persona que efectúa, total o parcialmente, las operaciones requeridas para
la evaluación de un laboratorio.
- Auditoría: Examen sistemático, independiente y documentado para determinar si las
actividades de calidad y los resultados relacionados cumplen con las disposiciones
planteadas y si estas disposiciones son implementadas efectivamente y son
apropiadas para alcanzar los objetivos.
- Auditoría Interna: Revisión formal de la eficiencia de un sistema de calidad, la cual es
realizada por personal del laboratorio.
- Auditoría Externa: Revisión formal de la eficiencia de un sistema de calidad, la cual es
realizada por personal ajeno al laboratorio.
- Autoridad: Grado de autorización que se le otorga a la(s) persona(s) que ocupa(n) un
determinado puesto de trabajo, para la toma de decisiones, conforme con las
responsabilidades definidas para ese puesto de trabajo.
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- Calibración: Conjunto de operaciones que establecen, en condiciones especificadas,
la relación entre los valores de una magnitud indicados por un instrumento de
medida o un sistema de medida, o los valores representados por una medida
materializada o por un material de referencia, y los valores correspondientes de esa
magnitud realizados por patrones.
- Capacitación: Cursos brindados por personal interno o externo a la organización con
el fin de fortalecer o desarrollar los conocimientos y habilidades de la (s) persona (s)
que ocupa (n) un determinado puesto de trabajo.
- Característica: rasgo diferenciador de un producto o servicio.
- Característica de calidad: rasgo diferenciador inherente de un producto o servicio.
- Cliente interno: Gerencias o programas del Servicio Fitosanitario del Estado a los que
el laboratorio brinda sus servicios.
- Cliente externo: Sector agrícola, industria de sustancias químicas, empresas,
compañías, personas físicas u otros que soliciten los servicios de los laboratorios del
Servicio Fitosanitario del Estado.
- Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
- Control: Función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.
- Control de Calidad: Es el conjunto de medidas necesarias para observar y conservar
la fiabilidad de un método analítico. Ejemplo de estas medidas son: recuperaciones
en muestras, control de equipos.
- Copia controlada: Copia de un documento del sistema de calidad, aprobado y
registrado por el responsable de calidad, entregada al personal para su uso. Las
copias controladas están identificadas en la primera página en el Control de copias,
con una marca en el cuadro que indica “Copia Controlada”. El documento original no
lleva marca y se archiva bajo custodia.
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- Copia no controlada: Copia de un documento del sistema de calidad, cuya
distribución es controlada por el responsable de calidad. Las copias no controladas
están identificadas en la primera página en el Control de copias, con una marca en el
cuadro que indica “Copia no controlada”. El documento original no lleva marca y se
archiva bajo custodia.
- Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.
- Dirección: Dirección ejecutiva del Servicio Fitosanitario del Estado.
- Documento:
Información
como
registro,
especificación,
procedimiento
documentado, plano, informe, norma u otro y su medio de soporte, el cual puede ser
papel, o cualquier dispositivo o medio electrónico de almacenamiento, fotografía o
una combinación de éstos. Con frecuencia, un conjunto de documentos se
denominan “documentación”.
- Documento activo: Documento que se encuentra en uso en el sistema de gestión.
- Documento controlado: Procedimiento, política, arreglo o sistema escrito,
relacionado con el documento del sistema de calidad que está sujeto a control, para
asegurar que se utiliza la misma versión revisada y está disponible para el personal
que lo aplica.
- Documento externo: Documento emitido por personas ajenas al sistema de calidad y
que es utilizado en el SFE.
- Documento de origen interno: Documento redactado, revisado, aprobado y emitido
por personal de SFE.
- Documento obsoleto: Documento original retirado del sistema de calidad,
identificado por un sello de “Documento Obsoleto” bajo custodia de la Gerencia de
Calidad.
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- Documento original: Documento que se almacena bajo custodia del encargado del
sistema de calidad.
- Ensayos interlaboratoriales: Organización, ejecución y evaluación de ensayos sobre
objetos o materiales idénticos o similares, realizados por dos o más laboratorios de
acuerdo con condiciones predeterminadas.
- Entrenamiento en el puesto de Trabajo: entrenamiento de la(s) persona(s) que
ocupa(n) un determinado puesto de trabajo para que aprendan y apliquen la
sistemática o las rutinas definidas en la documentación del Sistema de Gestión de
Calidad relacionados con su puesto de trabajo.
- Evaluación de riesgos: proceso de evaluar el riesgo o riesgos que surgen de uno o
varios peligros teniendo en cuenta la adecuación de los controles existentes, y decidir
si el riesgo o riesgos son o no aceptables.
- Evidencia objetiva (auditoría): declaraciones de hechos que son verificables.
- Experiencia: Puestos de trabajo, tareas o actividades y períodos de tiempo que
deben haber sido desempeñados por una persona que desee ocupar un determinado
puesto de trabajo en la organización.
- Fecha de emisión: Fecha en que entra en vigor el documento.
- Formación: Grado académico o profesional que debe (n) poseer la (s) persona (s) que
ocupa (n) un determinado puesto de trabajo, por ejemplo: primaria, bachiller en
secundaria, técnico en alguna especialidad, diplomado, licenciatura, maestría o
doctorado.
- Formulario: Se denomina formulario a la plataforma, plantilla o página que contiene
campos vacíos que han de ser rellenados con alguna finalidad.
- Hallazgo de auditoría: resultados de la evidencia de la auditoría recopilada frente a
los criterios de auditoría.
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- Indicador: se utiliza para medir con claridad los resultados obtenidos con la
aplicación de programas, procesos o acciones específicos, con el fin de obtener el
diagnóstico de una situación, comparar las características de una población o para
evaluar las variaciones de un evento.
- Inducción: Proceso mediante el cual se familiariza al nuevo trabajador con la
empresa y sus colaboradores, con el fin de que el mismo comprenda y acepte sus
políticas, valores, normas, beneficios, etc.
- Información: Conjunto organizado de datos que interactúan entre sí con el fin de
apoyar las actividades del laboratorio.
- Instructivo: Conjunto de instrucciones que indican el funcionamiento básico de un
equipo determinado, material o documentación.
- Interrelación: Principales relaciones que deben mantener las personas que ocupan
un determinado puesto de trabajo para el cumplimiento de sus responsabilidades,
tanto internas como externas a la organización. Debe incluirse tanto el puesto de
trabajo que le apoya jerárquicamente, así como los puestos de trabajo a los cuales
apoya.
- Laboratorio: Lugar físico que se encuentra especialmente equipado con diversos
instrumentos y elementos de medida o equipo, con el fin de satisfacer las demandas
y necesidades de sus clientes.
- Laboratorio oficial: Laboratorios del Servicio Fitosanitario del Estado, del Ministerio
de Agricultura y Ganadería de acuerdo a lo establecido en la Ley de Protección
Fitosanitaria.
- Lista o control maestro de documentos: Registro que indica el estado de vigencia de
todos los documentos del sistema de gestión de calidad y cuáles son los
departamentos que mantienen copias controladas de los mismos.
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- Manual: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y
sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y
procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o
acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al
personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.
- Manual de Calidad: Documento que enuncia la política de calidad y que describe el
sistema de gestión. El Manual de Calidad remite a otros documentos relacionados
con las disposiciones en materia de calidad.
- Mejora continua: proceso de optimización del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el trabajo, para alcanzar mejoras en el desempeño global en cuanto a la
seguridad y salud en el trabajo, de forma coherente con la política de la organización.
- Método de calibración: Procedimiento técnico definido para realizar una calibración
- Método Validado: Método establecido al que se le aplican estudios sistemáticos de
laboratorio para obtener las características de desempeño como: selectividad,
especificidad, ámbito, linealidad, sensibilidad, límite de detección, límite de
cuantificación, robustez, exactitud y precisión.
- Muestra: Parte o porción extraída de un conjunto, la cual se considera representativa
del total de este.
- No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
- Objetivo: Finalidad de una acción.
- Ofertas de servicios: Diferentes formas en que los oferentes presentan su intención
de aplicar para un puesto en la organización, por ejemplo el Curriculum.
- Organización:
Conjunto
de
requisitos
relacionados
con
los
roles,
las
responsabilidades, la autoridad y la interrelación para un determinado puesto de
trabajo.
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- Plaguicida: Cualquier sustancia o mezcla de sustancias que se destinan a combatir,
controlar, prevenir, atenuar, repeler o regular cualquier plaga incluyendo los vectores
de enfermedades humanas y de animales, así como de especies no deseadas que
causen perjuicio o que interfieran en la producción agropecuaria y forestal. Los
problemas asociados con el uso de plaguicidas tienen que ver con su toxicidad,
capacidad de degradación y tendencia a acumularse en los organismos.
- Plan: Documento que contempla en forma ordenada y coherente las metas,
estrategias, políticas, directrices y tácticas en tiempo y espacio, así como los
instrumentos, mecanismos y acciones que se utilizarán para llegar a los fines
deseados. En el caso del SFE, generalmente se manejan los planes anuales
operativos, el plan operativo institucional y el plan estratégico.
- Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados en una
auditoría.
- Política de la calidad: Intenciones globales y orientación de una organización
relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección.
- Programa de auditoría: conjunto de una o más auditorías planificadas para un
periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
- Procedimiento: Forma o método especificado de desarrollar una actividad o proceso.
Describe quien, como y que realiza dentro de una actividad específica o proceso.
- Procedimiento de Gestión: Todos los documentos generados por el Sistema de
Gestión de Calidad del SFE.
- Procedimiento Operativo: Documentos que se generan para describir las actividades
de las instancias técnicas y administrativas del SFE.
- Procedimiento Técnico: Documento de laboratorio que describe el modo de realizar
un actividad técnica.
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- Puesto de Trabajo: Conjunto de tareas y actividades específicas a desempeñar por la
(s) persona (s) seleccionada (s) dentro de la organización, delimitadas mediante una
clara definición de los roles, las responsabilidades, autoridad y las interrelaciones con
otras entidades tanto internas como externas a la organización.
- Reclutamiento y Selección de Personal: Es el proceso mediante el cual se identifica,
se atrae y se determina a candidatos potencialmente calificados para ocupar los
puestos vacantes dentro de la empresa
- Registro: Un documento que suministra evidencia objetiva de las actividades que se
efectuaron o de los resultados alcanzados. El término “registros” se refiere a los
informes, formularios, correspondencia y cualquier otro tipo de documentación. Los
registros se pueden mantener en un medio impreso o electrónico.
- Reporte: Documento que presenta los resultados de un análisis y demás información
referente al ensayo.
- Requisito: Versión de las necesidades dentro de un conjunto de especificaciones
individuales cuantificadas o descriptivas de las características de una entidad, con el
fin de facilitar su realización y examen.
- Rol: Principales responsabilidades a desempeñar por la (s) persona (s) que ocupa (n)
un determinado puesto de trabajo.
- Responsabilidad: Conjunto de tareas, actividades y funciones específicas que son
desempeñadas por la(s) persona(s) que ocupa(n) un determinado puesto de trabajo.
- Sistema de Gestión de la Calidad: Es la estructura Organizacional, los
procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implantar la
administración de la calidad.
- Solicitud de empleo: Documento interno utilizado por la institución para recopilar
datos diversos de los candidatos a un puesto determinado.
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- Trabajo no conforme (producto no conforme): Producto o servicio que no cumple
con las especificaciones de uso, de diseño o de proceso.
- Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo
aquello que está bajo consideración.
- Trazabilidad de medición: Propiedad de un resultado de una medición mediante la
cual puede ser relacionado con patrones apropiados, generalmente patrones
nacionales o internacionales, a través de una cadena ininterrumpida de
comparaciones.
- Validación: Confirmación mediante evidencia objetiva de que se han cumplido los
requisitos para su utilización prevista.
- Validación de métodos: Confirmación por examen y la provisión de evidencia
objetiva de que se cumplen los requisitos particulares para un uso específico
propuesto.
- Verificación: Confirmación, mediante examen y aporte de evidencia, que los
requisitos especificados han sido satisfechos.
- Versión: Indica el número de veces que ha sido modificado un documento.
CONTROL DE CAMBIOS:
Para el seguimiento de los cambios se debe consultar el registro PCCI-GC-R-01 Registro de
Aprobación y Control de cambios en el documento de este procedimiento el cual se encuentra en
custodia del Gestor de Calidad.
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