1. OBJETIVO Facilitar a funcionarios, clientes del SFE y sociedad en

Rige a partir de
Julio 2014
Elaborado por: Archivista
Bach. Gladys Rodríguez López
Fecha: Junio 2014
DAF-SG-PO-26
Ministerio de Agricultura y Ganadería
Servicio Fitosanitario del Estado
Departamento Administrativo y
Financiero
Consulta y préstamo de los
documentos del SFE
Revisado por: Unidad de SG.
Mba. Azarías Ruiz Villalobos
Fecha: Junio 2014
Versión: 02
Revisión: 01
Aprobado por: Jefe DAF.
Lic. Henry Vega Vega
Fecha: Junio 2014
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1. OBJETIVO
Facilitar a funcionarios, clientes del SFE y sociedad en general, los documentos generados
por la institución, producto de las atribuciones, funciones y obligaciones establecidas en la
Ley de Protección Fitosanitaria, ley 7664; para la toma de decisiones, la rendición de
cuentas y la investigación, de acuerdo a las competencias y los niveles de acceso a la
información establecidos.
2. ALCANCE

Debe ser aplicado por el Archivo Central, funcionarios y sociedad en general que
consulten información del SFE.
3. PRODUCTOS

Satisfacción de necesidades de información.
4. INDICADORES

Cantidad de consultas recibidas, atendidas satisfactoriamente.

Cantidad de préstamo de documentos.
5. CLIENTES

Usuarios de la información contenida en los documentos: Funcionarios del SFE,
clientes del SFE y sociedad en general.
6. DEFINICIONES

Acceso: Derecho, modo y medios de localizar, usar o recuperar información.
Esta es una copia no controlada cualquier impresión de la misma será considerada como tal. El documento vigente se encuentra en
internet. Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno
DAF-SG-PO-26

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documentos del SFE
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Revisión: 01
Archivo Central: Es la Unidad que centraliza la documentación de toda la
institución que ha finalizado su trámite administrativo pero no ha perdido su valor
legal. También se le llama archivalía. Comprende los documentos con menos de
treinta años de haberse originado.

Archivo de Gestión: Son los archivos de las diferentes divisiones, secciones,
unidades y departamentos de la institución, encargados de reunir, conservar,
clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación
que se encuentra en gestión. También se le llama prearchivalía. Generalmente
comprende los documentos producidos en los últimos cinco años.

Documento: Información producida o recibida durante el desarrollo de una
actividad institucional; dotado de contenido, contexto y estructura suficiente para
proporcionar la evidencia de esa actividad.

Facilitación: Consiste en poner los documentos a disposición del ente productor,
los usuarios y público en general.

Información confidencial: Condición de la información contenida en los
expedientes que se encuentran en trámite hasta su resolución. Así como aquella
información con cualidad de "reservado" o "restringido" que tienen ciertos datos
sobre uno mismo, por el hecho de pertenecer a la intimidad. Inclusive la
información protegida por leyes específicas, por ejemplo la ley 7975 de
información no divulgada.

Información pública: Toda información contenida en registros y documentos en
las Unidades y Departamentos del SFE, de trámites que ya han sido concluidos o
asuntos resueltos, no se encuentran protegidos por una ley específica y son de
interés público.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Cuadro I. Documentos de referencia
CÓDIGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO
GC-Ex-11
Ley N° 7202. Ley del Sistema Nacional de Archivo.
Esta es una copia no controlada cualquier impresión de la misma será considerada como tal. El documento vigente se encuentra en
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CÓDIGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO
GC-Ex-121
Ley 9097. Ley Regulación del derecho de petición.
GC-Ex-19
Decreto 35753 ‐MAG Tarifas que regirán para los servicios que presta el
Ministerio de Agricultura y Ganadería, por medio del Servicio Fitosanitario
del Estado.
GC-Ex-99
Reglamento de la ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.
GC-Ex-128
Ley 7975. Ley de información no divulgada.
GC-Ex-174
Reglamento de la Ley de información no divulgada.
8. AUTORIDADES Y RESPONSABLES

Encargados de Archivos de gestión: Funcionarios encargados de reunir los
documentos del Departamento o Unidad o expedientes de asuntos específicos que
el Jefe le designe.

Encargado del Archivo Central.
9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
9.1. Consultas de información en custodia de las Unidades y Departamentos del SFE:
9.1.1. El funcionario responsable de reunir los documentos para centralizar su archivo y
custodia en cada Departamento o Unidad, atiende las consultas de información y
facilita los documentos cuando le sean solicitados.
9.1.2. En el caso la información confidencial o de acceso restringido, el funcionario
responsable es quien debe facilitar los documentos únicamente a las partes
involucradas, a quien lo requieran para labores propias del cargo y a quienes
cuenten con una previa autorización de la Jefatura; esto con el fin de evitar su
alteración, pérdida, transmisión y acceso no autorizado.
9.1.3. Cuando se presta un documento, el funcionario responsable debe registrar en el
control de préstamo la información consultada, el nombre del funcionario, el cargo,
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el departamento o Unidad (F-01-DAF-SG-PO-26) y en el caso de usuarios externos
utilizar el Registro de consulta y préstamo de documentos de usuarios externos (F02-DAF-SG-PO26).
9.1.4. Cuando se extrae un documento del archivo porque va ser prestado, se deja en su
lugar la guía “Documento prestado” (F-03-DAF-SF-PO-26) en reemplazo del
expediente o documento que ha sido retirado hasta su devolución.
9.2. Consultas de información en custodia del Archivo Central
9.2.1. El funcionario del SFE realiza la consulta de información vía telefónica, correo
electrónico o in situ al Encargado del Archivo Central.
9.2.2. El Encargado del Archivo Central atiende la solicitud, acogiéndose a lo siguiente:
a.
Consultar los instrumentos descriptivos para localizar la información.
b. Disponibilidad de la información por existencia de restricciones al acceso por
leyes o resoluciones especiales, es decir que si el usuario externo o funcionario
tienen la competencia o derecho a consultar la información confidencial
c.
Comunicar al usuario cuándo puede tener lista la información que solicita, en
caso de que la búsqueda tome más tiempo de lo normal.
d. Registrar en el control de préstamo la información consultada, el nombre del
funcionario, el cargo, el departamento o Unidad (F-01-DAF-SG-PO-26).
e.
Cuando es un usuario externo, debe anotar el nombre completo, el número de
cédula de identidad, el oficio y el motivo por la cual requiere la información (F02-DAF-SG-PO-26).
f.
Instruir al usuario externo sobre las normas internas que debe observar para la
consulta de los documentos y uso de la sala de consultas.
g.
Utilizar la guía “Documento prestado” (F-03-DAF-SG-PO-26) en reemplazo del
expediente o documento que ha sido retirado hasta su devolución.
h. Anotar suavemente detrás del documento con lápiz la ubicación: Estante,
anaquel, caja, expediente.
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i.
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Facilitar el servicio de reprografía, para ello el usuario externo debe pagar el
costo de las reproducciones de acuerdo a la tarifa establecida en el decreto
vigente.
9.3. Normas que se observarán en la consulta y el uso de los documentos del SFE:
9.3.1. El usuario externo deberá identificarse previamente con la presentación de su
documento de identidad.
9.3.2. No fumar, comer y beber.
9.3.3. No rayar, calcar o escribir sobre los documentos.
9.3.4. No se deben doblar ni arrugar los documentos.
9.3.5. No se deben humedecer los dedos para pasar las hojas de los documentos.
9.3.6. No se deben sacar los documentos del Archivo Central o del lugar que está siendo
utilizado como la sala de consulta sin la autorización del encargado o responsable.
9.3.7. El equipo existente que se utiliza para facilitar la consulta, debe ser tratado
adecuadamente y en caso de daño el usuario responderá por su reparación.
9.3.8. Si se incumplieran las normas anteriores, el usuario podrá ser retirado del lugar que
está siendo utilizado como la sala de consulta.
9.3.9. Cuando el usuario utilice reproducciones de documentación con fines de
investigación y publicación, estará obligado a dar los créditos correspondientes al
Servicio Fitosanitario del Estado.
9.3.10. Cuando el usuario externo requiera copia del documento que consulta, debe
cancelar la tarifa correspondiente.
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9.3.11. Los usuarios serán responsables de los daños o pérdidas ocasionadas a los
documentos o materiales prestados, por lo tanto asumirán el costo de la reparación
o reposición según sea el caso.
9. Anexos: N/A
10. Control de cambios:
Para el seguimiento de los cambios se debe consultar el registro PCCI-GC-R-01 Registro de
Aprobación y Control de cambios en el documento de este procedimiento el cual se encuentra
en custodia del Gestor de Calidad.
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