Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Dirección General SFE

Ministerio de Agricultura y Ganadería
Servicio Fitosanitario del Estado
Dirección General SFE
DSFE-PG-02
Rige a partir de
01/07/2012
Elaborado por: NR, RH, PCCI
Ing. Fanny Sanchez Oviedo
Lic. Marilyn Esquivel Vargas
Ing. Yamileth Retana Palma
Fecha: 18/06/2012
Presentación, revisión y custodia de
informes de participación en actividades
de interés institucional
Revisado por : Representante Dirección/ Jefe UPCCI
Ing. Delia Gutiérrez R.
Lic. Adrián Gómez D.
Fecha:25/06/2012
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Versión
01
Aprobado por: Dirección SFE
Ing. Magda González Arroyo
Fecha: 29/06/2012
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para difundir y custodiar la información generada en actividades
de interés institucional.
2. ALCANCE:
Aplica para la presentación de todos los informes de asistencia de un funcionario del SFE,
como representante de la institución en actividades de interés institucional tanto nacionales
o extranjeras.
3. PRODUCTO
Informes de participación en actividades de interés institucional.
4. INDICADORES
Listado con informes y material entregados por los funcionarios asistentes.
5. CLIENTES
Funcionarios del SFE.
6. DEFINICIONES
6.1 Siglas
6.1.1 SFE: Servicio Fitosanitario del Estado.
6.2 Definiciones
Actividades de interés institucional: Reunión, taller, seminario, ronda, etc, a la cual la
Institución por razones de interés, campo de atinencia o invitación, envía un
representante (s).
Esta es una copia no controlada cualquier impresión de la misma será considerada como tal. El documento vigente se encuentra en internet.
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Guía para la presentación de informes de
participación en actividades de interés
institucional
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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Cuadro I. Documentos relacionados o de referencia
CÓDIGO
GC-Ex-15
NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO
GC-Ex-15 Decreto Ejecutivo Nº 36765 Reglamento Autónomo del MAG.
Capítulo 2.
8. AUTORIDADES Y RESPONSABLES
8.1 Funcionario asistente: Informar con el detalle solicitado en este procedimiento, a la
Dirección del SFE sobre los temas y acuerdos tratados en la actividad, así como de las
acciones a seguir.
8.2 Funcionario encargado de la revisión: Informar a la Dirección del SFE sobre la
importancia de la información contenida en el informe o el material entregado.
8.3 Archivo Institucional: Archivar y mantener en custodia los informes entregados a la
institución, así como un listado actualizado en la página web con la información disponible
en el archivo.
9. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
5.1 Contenido del Informe
9.1.1. Cuando la institución requiera enviar a un funcionario como representante de la SFE
en una actividad de interés institucional, a nivel nacional o internacional, será la Dirección
la encargada de designar al funcionario que asistirá a la actividad, la cual se lo comunicará
al funcionario designado y a su jefe inmediato para que coordine la asistencia.
9.1.2. Una vez que el funcionario regrese de la actividad, deberá presentar un informe que
deberá contener los siguientes aspectos:
a.
Nombre de la actividad: Nombre de la reunión, taller, seminario, ronda, etc, a la que
asistió el funcionario (s).
b.
Lugar y fecha de la actividad: Lugar (ciudad y nombre de hotel o edificio en donde se
realizó la actividad), días durante los cuales se llevó a cabo.
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c.
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institucional
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Nombre del funcionario (s) participante (s): Nombre del o los funcionarios que asistieron
a la actividad.
d.
Nombre de los países y/o entidades participantes: Anotación de los países, empresas o
instituciones participantes de la actividad.
e.
Temas tratados: En este apartado se debe mencionar cuales fueron los temas discutidos
durante el desarrollo de la actividad, así como un resumen con el detalle de los aspectos
más relevantes en cada uno de ellos.
f.
Acuerdos: Detalle de todos los acuerdos y decisiones tomadas durante la actividad.
g.
Acciones de seguimiento: detalle de las acciones de seguimiento y los responsables de
las mismas que deben emprenderse como resultado de los acuerdos tomados.
h.
Observaciones y recomendaciones: Cualquier otro aspecto que el funcionario considere
pertinente dar a conocer.
i.
Marco legal y del ámbito de aplicación del tema tratado
j.
Aporte que hizo el funcionario en la actividad.
k.
Anexos: material entregado o cualquier otro documento adjunto que el funcionario
asistente considere que es importante poner a disposición de los demás funcionarios.
5.2 Detalles de la entrega y detalle del informe y material facilitado en la actividad:
5.2.1 El informe deberá ser entregado a más tardar 15 días hábiles en forma escrita y digital
a la Dirección, una copia escrita hacia la Unidad de Recursos Humanos y una copia digital a la
Unidad de Normalización. Igualmente adjuntará en un CD’s una copia del material facilitado
en la actividad (si así se diera).
5.2.2 La secretaria de la Dirección enviará el material entregado a la persona que la Dirección
haya designado para la revisión de este tipo de informes.
5.2.3 El funcionario designado para la revisión del informe, lo devolverá una vez leído a la
Dirección, con un oficio adjunto dando las recomendaciones del caso (difundir, archivar sin
difundir, colocar en la página web, etc) de acuerdo con las prioridades institucionales
establecidas.
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5.2.3.1 En caso de que sea necesario difundir la información la Dirección le indicará al
funcionario a quien debe dirigirla y el plazo para hacerlo.
5.2.4 Tanto el material impreso como el digital, una vez revisado y difundido (si así se
requiere), deberá ser entregado a la Unidad de Servicios Generales (sección de Archivo
Institucional), quien mantendrá un archivo con los documentos, informes y material
entregado a la Dirección, de forma tal que este pueda ser consultado por el resto del
personal.
5.2.5 La sección de Archivo Institucional, publicará un listado en la página web con el detalle
del material en custodia, el cual se estará actualizando periódicamente.
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