Informe del Cuatrienio - Archivo General de la Nación

Resultados
2010-2014
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Dirección General
Resultados de Gestión
Carlos A. Zapata Cárdenas
Modernización de Archivos Públicos
Gestión del Patrimonio Documental
Modernización y homogeneización
del SNA
Fortalecimiento Institucional
Ejes del Cuatrienio
• Contexto institucional
La historia de los Archivos en Colombia como las de los demás países de América data de 1546, debido a la reglas
que para el manejo de los documentos del Nuevo Reino estableció la Corona Española; sin embargo, el manejo de
los archivos de la República, surge con la creación del Archivo Nacional como una dependencia del Ministerio del
Interior y de Relaciones Exteriores en 1868; hacia 1913 el Gobierno Colombiano preocupado por la preservación
de los documentos, promueve la Ley 4ª llamada de Ordenamiento del Inventario de Archivos, su arreglo y el
acceso al público siempre y cuando no tuviese algún tipo de reserva; también bajo la Ley 43 del mismo año, se
promueve la conservación ciertos documentos oficiales.
De igual manera, el Estado consciente de la importancia de mantener y preservar la identidad cultural, expide la
Ley 47 de 1920 con la finalidad de proteger el patrimonio documental y artístico, y la refuerza en el año 1936 con
la Ley 14, que aprueba el tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural, creando los permisos de
importación y exportación para este tipo de objetos asignando así mismo responsables para garantizar la tenencia
y buen manejo del patrimonio cultural del país.
El considerando segundo del Decreto 2527 de 1950, consagra “Que es conveniente darle mayor seguridad a los
archivos tanto oficiales de la Administración Pública, como a los demás de interés colectivo, especialmente a los de
las instituciones de crédito y las entidades vinculadas a la economía y a la cultura patria”.
Posteriormente se expide el Decreto 1333 de 1986, que ordena cuidar los archivos y mantenerlos en perfecto
estado en las alcaldías, propiciando la trasparencia en la actividad pública.
En 1989 con la sanción de Ley 80, se crea el órgano máximo para la administración de archivos, el Archivo General
de la Nación -AGN, como un establecimiento público del orden nacional adscrito al Ministerio de Gobierno; como
ente rector de la política archivística nacional, iniciando sus operaciones como establecimiento público a partir del
año 1992, su historia se remonta a 1868 y se conocía como Archivo Nacional.
Con el Decreto 1777 de 1990, se adoptan los estatutos que rigen la organización y el funcionamiento del Archivo
General de la Nación; Diez años después, 1999, mediante el Decreto 1126 de 1999 se reestructura el Ministerio de
Cultura, y se cambia la adscripción a este Ministerio enmarcándole dentro de él como un ente autónomo adscrito
al mismo.
Posteriormente se dio la promulgación de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, como un elemento a
resaltar dentro de la historia de los archivos, cuyo fin ha sido establecer los parámetros y principios
fundamentales que regulan la función archivística en Colombia, aplicándose a las entidades públicas en todos los
niveles y a las entidades privadas que cumplen funciones públicas.
En el año 2003, mediante la Ley 795, se le asigna a esta Entidad la responsabilidad de administrar los archivos
centrales de las Entidades Financieras Públicas en Liquidación (En adelante EFPL). “La administración y
conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación, se someterá a lo previsto para
las entidades financieras en liquidación por el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y demás normas que lo
modifiquen o adicionen. Una vez transcurridos cinco años se deberá realizar la reproducción correspondiente, a
través de cualquier medio técnico adecuado y transferirse al Archivo General de la Nación…”. (ARTÍCULO 22,
PARÁGRAFO).
La Ley 795 de 2003 le asigna una nueva competencia al AGN, consistente en administrar los archivos centrales de
las entidades financieras públicas en liquidación, lo cual implica la custodia, conservación y manejo de un volumen
inmenso de archivos que sobrepasa sustancialmente los archivos históricos a cargo de la entidad; si bien es cierto,
estos procesos no son nuevos para la entidad, sí le representan esfuerzos adicionales de toda índole, que le exigen
fortalecer sus capacidades organizacionales, de sus recursos humanos, tecnológicos y materiales, para lo cual va a
disponer de recursos económicos puestos a su disposición por las entidades financieras en liquidación, que
también sobrepasan con creces los actuales recursos anuales que desde su creación ha manejado el AGN.
Vigencias 2010 - 2014
El Archivo General de la Nación, en la última década, ha tomado un papel importante en el desarrollo de políticas
de gobierno, entre las cuales es relevante mencionar la Ley 1448 de 2011 que en su artículo 160 señala al AGN
como miembro del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral Victimas (SNARIV) y en el artículo 144
indica que dentro de sus responsabilidades se encuentra la de custodiar los Archivos judiciales en el evento de
que la Rama Judicial “lo considere pertinente y oportuno a fin de fortalecer la memoria histórica en los términos
de la presente ley”.
Así mismo, señala en el Parágrafo 3° de esta misma disposición, que “Para efectos de la aplicación del (…) artículo
se tendrá en cuenta lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 y en el Capítulo X sobre conservación de archivos y lo
contenido en la Ley 975 de 2005”. De otro lado, en el Parágrafo 4° se prevé que “Los documentos que no tengan
carácter reservado y reposen en archivos privados y públicos en los que consten las violaciones contempladas en
el artículo 3° de la presente Ley, serán constitutivos del patrimonio documental bibliográfico (sic)”. En el mismo
sentido, los numerales 3 y 4 del artículo 189 y el artículo 191 del Decreto 4800 de 2011, señalan funciones al AGN
para desarrollar en articulación con el Centro de Memoria Histórica, adscrito al Departamento Administrativo de
la Presidencia de la República.
Para fortalecer el desarrollo de procesos archivísticos y de una adecuada gestión documental que propenda por la
transparencia y el acceso a la información, el Gobierno Nacional consciente del papel principal que ocupa el AGN
para lograrlo, en el año 2012 sancionó los decretos 2126 y 2127 y en el 2013 el decreto 1516; mediante los cuales
adecuó la estructura y la planta de personal del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, a lo que
demanda su ordenamiento jurídico y los compromisos impuestos por las funciones asignadas ya mencionadas,
como se observa en la figura No. 1.
Figura No. 1
Estructura Organizacional del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
Fuentes:
Decreto No.2126 de 2012 y el Decreto 1516 de 2013
Resolución No. 469 de 2013 – Resolución No. 376 de 2014
Fecha: 2012-09- 23
V.14
Modernización de Archivos
Públicos
Adecuación Normativa
En relación con los archivos del país, el AGN evidenció la necesidad de modernizar la estructura del Sistema
Nacional de Archivos-SNA, lo que se logró con ocasión de la promulgación del Decreto 2578 del 13 de diciembre
de 2012 "Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se
deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del
Estado". Por lo tanto, se inició un proceso de socialización con la comunidad archivística y las instancias que
conforman el SNA, de la nueva estructura y funcionamiento del sistema, en aras de garantizar su cumplimiento.
Más recientemente mediante el Decreto 1303 de julio 11 de 2014, el Gobierno Nacional asignó nuevas
responsabilidades al AGN, en virtud de la supresión del Departamento Administrativo de Seguridad -DAS, entre las
cuales citamos:



..La custodia y conservación de los archivos que contienen la información de inteligencia,
contrainteligencia y gastos reservados del DAS, estará a cargo del AGN a partir del cierre definitivo del
proceso de supresión, por cuenta de la Dirección Nacional de Inteligencia.
La custodia, conservación y administración de los archivos generales del Departamento Administrativo de
Seguridad – DAS- en proceso de supresión y del Fondo Rotatorio del DAS, a partir del cierre definitivo del
proceso de supresión del DAS.
la expedición de las certificaciones laborales y la atención de las peticiones o solicitudes relacionadas con
el archivo general que recibe en custodia y administración.
Durante el cuatrienio 2010-2014, se hizo una revisión de la normativa existente y de las necesidades evidenciadas
en los años anteriores. En virtud de este ejercicio, se ha adelantado una ardua labor de desarrollo de la Ley
594 de 2000, cuyos resultados se exponen a continuación, y se refieren específicamente a la expedición de
Decretos por parte del Presidente de la República, acuerdos del Consejo Directivo y circulares externas de la
Dirección General.
Decretos
 Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red
Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la
administración de los archivos del Estado
 Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del Estado.
 Decreto 1515 de 2013. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las
transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los
archivos generales de los entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se
dictan otras disposiciones.
 Decreto 2758 de 2013. Por el cual se corrige el artículo 8° y los literales 5 y 6 del artículo 12° del
Decreto 1515 de 2013 que reglamenta las trasferencias secundarias y de documentos de valor
históricos al Archivo General de la Nación y a los archivos generales territoriales.
 Decreto 1100 de 2014. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por la
Ley 1185 de 2008 en lo relativo al Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza documental
archivística y la Ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones.
Adicionalmente, están en trámite de aprobación dos proyectos de decreto, el primero pretende reglamentar
el título VIII de la Ley 594 de 2000, en lo relacionado con el ejercicio de inspección, control y vigilancia del
AGN y también lo referente a la imposición de sanciones y multas por incumplimiento de la Ley General de
Archivos, y el segundo, para reglamentar el artículo 20º de la Ley 594 de 2000, que hace referencia al
proceso de entrega, organización, administración, evaluación y eliminación de documentos y archivos de las
entidades que se liquiden, fusionen, supriman, o privaticen.
Acuerdos
 Acuerdo 6 de 2011. Por el cual se reglamenta la organización y manejo de los expedientes
pensionales.
 Acuerdo 03 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y
reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras
disposiciones.
 Acuerdo 04 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se
modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e
implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.
 Acuerdo 05 de 2013. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y
descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se
dictan otras disposiciones.
 Acuerdo 02 de 2014. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación,
conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras
disposiciones.
Durante la vigencia 2014, adicionalmente se han dispuesto para consulta pública tres proyectos de acuerdo
adicionales:
 Especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función
archivística en desarrollo de los artículos 13º y 14º y sus parágrafos 1º y 3º de la Ley 594 de 2000.
 Definición de lineamientos para la reconstrucción de expedientes.
 Desarrollo de los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de
2000.
Una vez superada la consulta pública, se espera que los acuerdos sean aprobados por el Consejo Directivo en
esta misma vigencia.
Circulares
 Circular 04 de 2010. Estándares Mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de
documentos electrónicos.
 Circular 01 de 2011. Protección de archivos por ola invernal.
 Circular 04 de 2011. Directrices o lineamientos al manejo y administración de los archivos de las
entidades señaladas en la ley 1444 de 2011.
 Circular 02 de 2012. Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental.
 Circular 03 de 2012. Responsabilidad del AGN y del SNA respecto a los archivos de DDHH y Memoria
Histórica en la Implementación de la Ley 1448 de 2011, “Ley de Víctimas”.
 Circular 04 de 2012. Censo de Archivos e Inventario documental relacionados con la atención a
víctimas de Conflicto Armado en Colombia.
 Circular 05 de 2012.Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones
oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.
 Circular 01 de 2014.Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El Decreto 2578 de 2012, El Decreto 2609
de 2012 y el Decreto 1515 de 2013.
Fortalecimiento de la Política Archivística en coordinación interinstitucional.
Se ha adelantado una labor conjunta con otras entidades del Gobierno Nacional, entre las cuales están el
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, la Secretaría de Transparencia de la
Presidencia de la República, Procuraduría General de la Nación, el Departamento Administrativo de la
Función Pública, Ministerio de Salud y Protección Social, Superintendencias y el Departamento Nacional de
Planeación, entre otras, en la regulación de diferentes temáticas como:
a. Desarrollo de lineamientos en materia archivística en el marco de la estrategia Cero Papel, trabajando
articuladamente con el Ministerio de Tecnologías de la Información y la Dirección de Gobierno en Línea.
b. La transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional, producto de lo cual se apoyó
la expedición de la Ley 1712 de Transparencia y Acceso a la Información Pública, sobre la cual se espera la
expedición de un Decreto reglamentario en el tema de instrumentos de la gestión de la información
pública.
c. Definición de lineamientos para las autoridades en el uso de medios electrónicos, como resultado de lo
cual se trabajó con el MinTic en la elaboración de un Decreto reglamentario de la Ley 1437 de 2011 en el
tema de Archivos y Expedientes Electrónicos, que está en proceso de expedición.
d. Acercamiento con la Superintendencia Nacional de Salud, Superintendencia de Sociedades,
Superintendencia de Puertos y Transporte, Superintendencia de Servicios Públicos, Superintendencia
Financiera, Superintendencia de Economía Solidaria, Superintendencia de Notariado y Registro y
Superintendencia de Industria y Comercio, para reglamentar la función archivística en las organizaciones
reguladas por estas y en el marco de la Ley General de Archivos.
e. Durante la vigencia 2013 se adelantaron actividades relacionadas con el desarrollo del artículo 43 de la
Ley General de Archivos en relación con el Archivo General Notarial.
f.
Regulación de disposiciones en relación con el procedimiento que ha de seguirse para la custodia y
conservación de la historia clínica en las entidades del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
g. Acompañamiento al proceso de traslado de expedientes del Instituto de Seguro Social - ISS en
Liquidación a Colpensiones, en virtud de lo ordenado por los artículos 38, 39 y 40 del Decreto 2013 de
2012. Dentro de estas actividades, se atendieron las citaciones a las sesiones técnicas informales con la
Sala Novena de la Corte Constitucional, las cuales estuvieron a cargo del Honorable Magistrado Luis
Ernesto Vargas Silva.
h. Armonización del instrumento metodológico - Modelo Integrado de Planeación y Gestión y de la
herramienta - Formulario Único de Reporte de Avances, obteniendo como uno de los resultado el
componente de “Gestión Documental” en la políticas de desarrollo administrativo “Eficiencia
Administrativa”.
i.
Innovación en proyectos específicos del sector Cultura en los cuales el AGN viene llevando el liderazgo
como entidad responsable de tres proyectos:
1. Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental
2. Transferencias Secundarias que corresponden a los documentos con valor histórico.
3. Instrumentos y normativa de gestión documental (compilación simple y de fácil consulta).
El objeto de estos proyectos es presentarlos al Banco de Éxitos en la convocatoria del Premio Nacional de
Alta Gerencia y Registro de Experiencias exitosas.
j.
Diseño y evaluación de indicadores que permitan medir el cumplimiento por parte de las entidades
públicas y las privadas que cumplen funciones públicas del Estado con relación a la función archivística.
k. Evaluación de cumplimiento por parte de entidades del orden territorial a través de la estrategia de la
Procuraduría General de la Nación denominada “Índice de Gobierno Abierto – IGA”, así como de las
entidades del orden nacional a través de la herramienta “Integra”.
Fortalecer la modernización y eficiencia del Estado a través de la revisión y evaluación de las TRD y
TVD
Convencidos de la importancia que tiene la gestión documental en la modernización y eficiencia del Estado
colombiano, el AGN ha venido realizando un esfuerzo por lograr que las herramientas archivísticas con las
que deben contar todas las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas se elaboren y
apliquen correctamente. Es de especial interés, lo referido a las Tablas de Retención Documental e
igualmente las Tablas de Valoración Documental. Esta gestión, se evidencia en la siguiente gráfica:
Cuatrienio
Cuatrienio Anterior
164
120
71
57
54
16
Acompañamiento
para elaboración de
TRD y TVD
TRD aprobadas,
convalidadas o
registradas
42
39
33
10
TVD aprobadas,
convalidadas o
registradas
Visitas de
Transferencias
verificación de
secundarias al AGN
aplicación de TRD
No obstante los buenos resultados, son muchas las entidades que todavía no han dado los pasos necesarios
para garantizar que estas herramientas archivísticas se elaboren y apliquen, por lo cual es un reto para el
próximo cuatrienio, buscar alternativas que garanticen no solo el mantener las cifras alcanzadas, sino
superarlas logrando así que cada vez más entidades se modernicen y mejoren su eficiencia a través de la
aplicación de instrumentos archivísticos como estos.
Fomentar el desarrollo de proyectos archivísticos y desarrollo de proyectos venta
de servicios
En virtud de las disposiciones contenidas en la Ley 795 de 2003, referidas a la administración de los archivos
centrales de las entidades financieras públicas en liquidación, en los últimos años se ha venido fortaleciendo
a interior de la Entidad el desarrollo de proyectos archivísticos y venta de servicios, por cuanto se constituyen
en la segunda fuente de ingresos de la Entidad, y financia el 40% del presupuesto.
A continuación se presenta un cuadro resumen de los contratos interadministrativos suscritos y ejecutados
durante cada una de las vigencias del cuatrienio, con los cuales se contribuye al índice trasparencia del
Gobierno Nacional a través de la organización, clasificación, custodia, administración, entre otras
actividades, de los archivos de gestión de las entidades públicas.
CONTRATOS O CONVENIOS SUSCRITOS
INGRESOS
14.750.773.918
11.206.737.305
9.264.227.529
8.494.672.206
7.061.632.968
17
2010
23
2011
37
2012
52
2013
27
2014
En relación con este tema, es importante llamar la atención a la preocupación que el Consejo Directivo ha
expresado sobre las implicaciones de esta actividad, tratándose del Ente Rector de la Política Archivística,
que cuenta con facultades de inspección, control y vigilancia. A mediano plazo, deberá considerarse la
conveniencia de seguir con este modelo de ejecución o buscar alternativas que reduzcan el riesgo de
constituirse en juez y parte.
Así mismo, la Administración bajo el direccionamiento del Consejo Directivo, viene desarrollando acciones con el
propósito de desarrollar estrategias que permitan el aprovechamiento de estos recursos, en la protección del
patrimonio de la Nación y el que custodia el AGN.
Generación de un modelo de lineamientos para el Sistema de Gestión Documental
Para fortalecer la política de eficiencia administrativa encaminada a la racionalización, simplificación y
automatización de los procesos, los procedimientos y los servicios ofrecidos por las áreas de archivo de las
entidades, promover la evidencia de las actuaciones de los servidores y empleados públicos en el marco de la
transparencia de la información pública, impulsar el uso y aplicación de tecnologías para la gestión documental,
facilitar el quehacer institucional y proteger y divulgar el patrimonio documental, el Archivo General de la Nación,
ha desarrollado herramientas didácticas que servirán como soporte para la planeación de la función archivística,
la adopción e implementación de los procesos; entre estas se encuentran:
 Infografías
 Objetos virtuales de aprendizaje-OVA


¿Cómo administrar su? ARCHIVO PERSONAL DIGITAL
Compilación nacional e internacional de normas en materia de documento electrónico y preservación a
largo plazo.
 Publicaciones
Durante el periodo 2011 – 214, se han editado, entre otras las siguientes publicaciones:

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
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



Protocolo para Digitali ación de Documentos con ines Probatorios
Recuperación de aterial de Archivo Afectado por Inundaciones
Técnicas y ateriales para el Empaste de Documentos de Archivo
Elaboración de Planes de Contingencia en Archivos
ane o de oportes Documentales con Riesgo iológico
Mini - manual Archivamiento de medios sociales: Conceptos básicos, estrategias y mejores
prácticas.
Mini - manual Archivamiento web: Conceptos básicos, estrategias y mejores prácticas.
Guía de uso para la aplicación del modelo de madurez del Sistema de Gestión Documental
Manual para la implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD
Manual: Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR
Cartilla Gestión electrónica de documentos
Cartilla Gestión electrónica de documentos de archivo
Compilación nacional e internacional de normas en materia de documento electrónico y
preservación a largo plazo.
• Gestión del Patrimonio
Documental
Tecnologías para la consulta de los fondos históricos del Archivo General de la
Nación.
Desde el año 1997 el Archivo General de la Nación cuenta con un sistema de información que permite
disponer electrónicamente de las principales funciones de descripción, digitalización, consulta de fondos
históricos y gestión de usuarios. Surge como una herramienta única para la manipulación virtual de los
documentos históricos manuscritos, que permite el tratamiento de las imágenes digitales, enfocado
específicamente a los problemas que afectan el soporte papel (oxidación de tintas –con el resultado de
manchas que no permiten la legibilidad del texto-, tintas desvaídas o transparentadas).
Iniciando el año 2010, tanto los usuarios permanentes de la Entidad, como aquellos que siempre han visto
frustrado su deseo de consultar los documentos históricos por no poder asistir presencialmente a la Sala de
Investigación del Archivo General de la Nación, pueden consultar desde cualquier sitio del mundo las reseñas
documentales de más de setenta fondos, y traer a sus pantallas los cerca de 5.000 tomos o legajos que los
componen, representados en no menos de cuatro millones de imágenes digitales.
Sin embargo, durante el cuatrienio 2010-2014 se evidenció la necesidad de
acelerar el paso y buscar alternativas para lograr salvaguardar, recuperar,
conservar, preservar y divulgar el patrimonio documental de la nación de
forma más eficiente y efectiva. En este periodo, con el apoyo del Ministerio
de Cultura, se dio inicio a un proceso de modernización y fortalecimiento de
la política pública relacionada con la función archivística y la administración
del archivos del Estado, que abarcó no solo temas de patrimonio
documental, sino también en relación con la gestión documental pública,
entendiendo que en los archivos administrativos se conservan los
documentos que posteriormente se transformarán en documentos
históricos.
En virtud de lo anterior, el Archivo General de la Nación en los últimos cuatro años ha fortalecido el
desarrollo de la herramienta tecnológica existente, para ofrecer a la comunidad académica, a las
universidades, a los Investigadores nacionales y extranjeros y a la ciudadanía en general, esta ventana virtual
del repositorio de la Memoria Histórica de nuestro país, que continúa ampliándose paulatinamente al ritmo
de avance de los procesos descriptivos y de reproducción digital del acervo.
Es importante resaltar que como se observa en la siguiente gráfica, los resultados del último cuatrienio
constituyen un avance significativo, en relación con las actividades adelantadas hasta el año 2009.
Histórico consolidado CUATRIENIO
Gestión del patrimonio documental
HISTÓRICO
90%
CUATRIENIO
73%
76%
77%
4,35%
3,91%
18%
20%
19%
FOLIOS MICROFILMADOS
FOLIOS Y OBRA GRÁFICA
INTERVENIDA
DESCRIPCIÓN (Cajas Legajos)
10%
8%
2%
IMÁGENES DIGITALIZADAS
FALTANTE UNIVERSO
Desde el año 2010 la comunidad académica, las universidades, los investigadores nacionales y extranjeros y
la ciudadanía en general, pueden consultar desde cualquier parte del mundo- a través de la páginas Web
(www.archivogeneral.gov.co) las reseñas documentales de más de setenta (70) fondos documentales, y
consultar por Internet los cerca de 5.000 tomos o legajos que los componen, representados en más de cuatro
millones de imágenes digitales. En promedio anualmente se atienden por este medio cerca de 12 mil
consultas provenientes de Colombia, pero también de otros países como: Estados Unidos, España, Francia,
Canadá, China, México, Venezuela, Chile, Irlanda, Reino Unido, Finlandia, Holanda, Nigeria, Rusia, Italia,
Sudáfrica y Ecuador.
Ahora bien, los avances del cuatrienio si bien resultan significativos al ser comparados
con vigencias anteriores, al examinar el universo total de documentos que componen
el acervo documental del AGN, pone de manifiesto la inmensa necesidad existente en
materia de tecnología y personal para el desarrollo de las actividades de descripción,
organización y reprografía requeridas para lograr poner en línea a disposición de la
ciudadanía la totalidad de los documentos que custodiamos. A corto, mediano y largo
plazo, se hace indispensable sostener el esfuerzo realizado por la Administración para
fortalecer tecnológicamente a la Subdirección y para asegurar la existencia de un
equipo de personal compuesto por funcionarios de planta y contratistas, que
adelanten las acciones antes referidas.
Preservación y difusión del patrimonio documental que custodia el AGN –
Microfilmación y digitalización
Entre otras actividades de preservación, el Archivo General de la Nación hasta el
año 2009, había digitalizado aproximadamente 1.255.869 imágenes que equivalen
a un 2% del total de folios existentes; en virtud de la necesidad evidenciada en el
2010 de poner al servicio de los ciudadanos una mayor cantidad de documentos,
se incrementó la meta anual fortaleciendo equipos de trabajo y tecnologías
disponibles, logrando así que en el cuatrienio 2010-2014 se superara la cifra
histórica, sumando 5.143.967 de imágenes, equivalentes a un 8% del total de 62
millones de folios en imágenes de documentos.
En relación con procesos de microfilmación, desde la creación del AGN se había
alcanzado un total de 10.903.820 equivalente al 18% y en el cuatrienio 20102014, se sumó un 10% adicional, que corresponde a más de 6.022.180 folios del
acervo documental que custodia, a fin de poner a disposición del público cada día una mayor cantidad de
documentos históricos.
Conservación, diagnóstico y recuperación del patrimonio documental
Acervo documental del AGN
En relación con las actividades de conservación y restauración
del patrimonio documental que custodia el Archivo General de
la Nación, históricamente se habla de al menos 12.343.371
folios intervenidos; de los cuales un total de 2.696.087
corresponden a lo realizado durante el cuatrienio 2010-2014.
Aunque no todo el acervo documental requiere procesos de
intervención a nivel de restauración, sí es necesario adelantar
procesos de conservación y a la fecha solo se ha realizado este
proceso al 24% de los 62.000.000 la documentación; es
importante resaltar que el 4.35% corresponde a lo realizado
durante el cuatrienio.
En materia de restauración, aunque no es posible hacer cálculos exactos sobre volumen y tiempo de
intervención por cuanto, por ejemplo, la restauración de un mapa o plano según su estado y dimensiones
toma aproximadamente entre tres semanas y 6 meses, se lograron igualmente buenos resultados que
requerirán en el tiempo de una buena planeación, incluyendo periódicamente la actualización del
diagnóstico general del estado de los diferentes fondos documentales que componen el acervo y un esfuerzo
por renovar tecnológicamente el laboratorio de restauración y la actualización de conocimientos del equipo
de restauradores a través de pasantías en archivos nacionales de otros países.
Recuperación de Archivos históricos regionales
Queda un camino extenso por recorrer en la recuperación del patrimonio documental
que reposa en los archivos históricos que administran y protegen academias y centros
de historia, universidades, institutos de Cultura y en contadas ocasiones
gobernaciones, alcaldías y particulares.
Es de resaltar que durante la vigencia 2014, por primera vez el Ministerio de Cultura
asignó una partida presupuestal de 300 millones de pesos para el desarrollo de un
proyecto de recuperación del Archivo histórico de Valledupar “Pedro Castro
Trespalacios”, el cual sera e ecutado por el Archivo General de la Nación, con un
equipo interdisciplinario. A este esfuerzo se ha vinculado igualmente la Alcaldía
Municipal de Valledupar, destinando igualmente algunos recursos para iniciar los procesos de recuperación
del inmueble donde reposa el Archivo Histórico.
Esta iniciativa del Ministerio de Cultura, constituye una oportunidad única para la protección del patrimonio
documental, de la cual se espera producir un proyecto modelo que pueda replicarse con los diferentes
archivos históricos del país, que actualmente carecen de recursos para adelantar procesos de recuperación
de sus acervos documentales.
Organizar (clasificar, ordenar, describir) fondos documentales del Archivo General
de la Nación, levantamiento de diagnóstico e inventario de fondos documentales
del Archivo General de la Nación.
Uno de los retos más significativos en el marco de la organización del acervo documental del AGN, está
relacionado con las actividades de descripción y clasificación; a la fecha, se ha realizado la descripción y
clasificación de más 11.738.895 y 2.422.509 folios respectivamente, del acervo documental que custodia,
que se encuentran a disposición de ciudadanía desde la página web www.archivogeneral.gov.co.
Hasta la fecha, el porcentaje de folios descritos y clasificados alcanza el 23% del universo total; de los cuales,
el 3,91% corresponde a lo realizado en el cuatrienio. Esta documentación se puede consultar a través de la
página Web mediante la utilización de un sistema de consulta de los fondos, que fue actualizado
recientemente, dando cumplimiento a las directrices de Gobierno En Línea – GEL, y que permite la consulta
desde dispositivos móviles como teléfonos inteligentes y tabletas.
Divulgación y difusión del patrimonio documental archivístico del AGN y demás
actores del SNA.
Dentro de las actividades misionales del AGN esta el de divulgar y difundir a los colombianos, y/o partes
interesadas, por diversos medios el patrimonion documental de la Nación. En virtud de esta gran
responsabilidad, se presta el servicio de consulta no solo de fondos documentales históricos, sino de
protocolos notariales de 9 notarías de Bogotá, a continuación presentamos las estadísticas de consultas,
comparando las históricas con las correspondientes al cuatrienio. Es de anotar que en virtud de las
actividades antes referidas correspondientes a la disposición de fondos documentales a través de la
página web www.archivogeneral.gov.co, el número de consultas presenciales, puede tender a disminuir.
1994-2009
2010-2014
74.050
23.079
192.046
12.675
12.885
99.756
53.281
36.586
CONSULTAS
ACERVO
DOCUMENTAL QUE
CUSTODIA EL A.G.N.
NUMERO DE
USUARIOS
INVESTIGADORES
CONSULTAS
PROTOCOLOS
NOTARIALES
NUMERO DE
USUARIOS
PROTOCOLOS
NOTARIALES
El 22,14% de las consultas atendidas corresponde al cuatrienio 2010-2014; adicionalmente se atendieron 635
visitas guiadas que equivalen a un 28% de la cifra total en los 25 años de historia de la Entidad, con más de
12.800 asistentes, de los cuales el 25% corresponde a estudiantes, investigadores nacionales y extranjeros.
Durante los últimos cuatro años, se realizaron 26 muestras documentales y exposiciones, de las cuales
resaltamos las siguientes: “La Esclavitud en Colombia: Yugo y Libertad 1553-1859” (itinerante), “Reales
Ejércitos, Milicias, Secretarías y Ministerios de la Guerra 1554-1964”, “Los Derechos Vulnerados. Indios,
campesinos y citadinos en el conflicto 1552-1991”, "Colombia se gobierna: Asambleas Consultas Populares,
Constituciones 1819-1991”, "GUERRA Y MARINA"; en defensa de la 'Tierra Firme' 1554-1985", "FRONTERAS
DE PAPEL: los países de herencia Ibérica vistos a través de fugaces testimonios conservados en el Archivo
General de la Nación de Colombia, siglos XVI-XX” y “Presencia de la Enfermedad de Hansen en Colombia”.
Algunas de estas muestras documentales se exhibieron tanto en las salas de exposiciones del AGN como en
otras ciudades del país, en el marco de actividades académicas, generando un impacto positivo sobre el
público, que descubrió a través de éstas, el valor de los documentos en el proceso de conocimiento de
nuestra propia historia.
Pero el trabajo no se realiza únicamente en o desde las instalaciones del AGN, en estos cuatro años hemos
tenido participación en 10 ferias del libro y 11 ferias del servicio al ciudadano en coordinación con el
Departamento Nacional de Planeación, en Arauca, Atlántico, Amazonas, Cauca, Chocó, Magdalena, Nariño,
Norte de Santander, San Andrés, Sucre , Valle del Cauca.
Adquisición de Bienes del Patrimonio Documental
Teniendo en cuenta que la labor de conservar la memoria de la Nación, implica aumentar el acervo que
custodiamos, en los últimos años se recibieron en calidad de donación colecciones de documentos de
personajes ilustres como: el arquitecto Hernán Herrera Mendoza, Don Carlos Lozano y Lozano, Don
Gustavo Sorzano, pionero del Arte Conceptual en Colombia y Don Luis Emiro Valencia, pionero de la
sociología en Colombia y del investigador Francesc Queixalos, así como de instituciones como la colonia
penal Araracuara, donada por el Instituto Amazónico de Investigaciones científicas, SINCHI.
En el año 2013, después de múltiples esfuerzos y gracias al apoyo del Consejo Directivo, fue posible adquirir a
través de la modalidad de compra, una versión caligráfica de la Constitución Política de 1991 y una colección
de bocetos del vitralista alemán Walter Wolff, utilizados para la fabricación de las vidrieras ubicadas en
diferentes iglesias del territorio nacional.
Presencia en medios masivos de comunicación y redes sociales.
Conscientes de la necesidad de aumentar los esfuerzos relativos a la difusión del patrimonio documental,
durante la vigencia 2010 a 2014, se diseñaron y ejecutaron diferentes estrategias de comunicación, sin
precedentes en la Entidad. A continuación se relaiconan las más relevantes:

Programa Radial. “La Memoria de la Nación”
A partir del 2 de octubre de 2013, como una estrategia de
difusión masiva sin precedentes en la Entidad, y durante todos
los miércoles a las 12 del medio día, el Archivo General de la
Nación, emitió por UN Radio, 98.5 FM, la emisora de la
Universidad Nacional de Colombia, el programa “La emoria de
la Nación”. Durante ese año, se emitieron un total de 10
programas en los cuales se trataron temas como: qué es el AGN,
acciones y retos, patrimonio audiovisual y sonoro, acciones del
AGN frente a la Ley de Víctimas, y archivos étnicos y derechos
humanos, entre otros.
Esta iniciativa tuvo continuidad durante la vigencia, a través de C y C Radio la emisora del Instituto Caro y
Cuervo, en el mismo horario, con temas variados relacionados con archivos y con invitados nacionales e
internacionales.

Redes sociales
De otro lado, para lograr la apropiación del patrimonio
documental por parte de los ciudadanos, se aprovechó entre
públicos más jóvenes, el uso de las redes sociales, combinando
estrategias tradicionales con nuevas formas de comunicación más
innovadoras, para lo cual se crearon cuentas en Twitter y
Facebook y se implementaron acciones de divulgación desde la
página Web del AGN.
A
través
del
“fan
page”
de
acebook
(https://www.facebook.com/ArchivoGeneral), se cuenta hoy con
10.000 seguidores, y se han desarrollado campañas de divulgación
como: "Los Archivos tienen derechos" (recopilación de razones por las cuales los archivos deben
conservarse), "Bogotá hace más de un siglo" (publicación mensual de un documento auténtico del acervo
documental con el propósito de divulgar piezas que sirvan para reflexionar sobre la historia de la ciudad) ,
"Cuentan los documentos que…" (Da cuenta de los cambios registrados a través de la historia de nuestro
País, cuya evidencia hace parte del variado acervo documental que salvaguarda la Entidad y que reflejan la
gran importancia de los archivos, y de cumplir con nuestra misión de seleccionarlos, organizarlos,
conservarlos y divulgarlos), "Hagamos memoria" (espacio dispuesto para la recuperación de la memoria a
través de las fotografías que envían los seguidores).
En la red social Twitter (@ArchivoGeneral), el AGN cuenta con más de 9.000 seguidores y tan solo en los
últimos dos años, se publicaron cerca de 7.000 tweets con información relacionada con la gestión
documental, la función archivística y la conservación del patrimonio documental, entre actividades, noticias,
recomendaciones y con el desarrollo de las mismas campañas que se adelantaron en Facebook. A través de
estas dos redes, a su vez, se han estrechado vínculos y se han establecido alianzas estratégicas en pro de la
difusión y divulgación del quehacer de la Entidad, con el Sector Cultura en el país y con Archivos de
Iberoamérica como Chile, México, Costa Rica, España, Uruguay, Paraguay, Puerto Rico, Portugal y Ecuador,
entre otros.
Igualmente se dispuso un canal en YouTube (CanalAGNColombia), en el cual los ciudadanos pueden disfrutar
videos y programas radiales institucionales emitidos a través de CyC Radio y de UN Radio, relacionados con la
misión institucional del AGN y con la labor que se desarrolla como responsable de la salvaguarda del
patrimonio documental y como rector de la política archivística.
7770
3800
2012
9342
2013
2014
7758
9594
2640
TWITTER
FACEBOOK
Frente a las actividades de difusión del patrimonio documental es necesario mencionar que dentro de la
planta de personal del AGN no existe el recurso humano suficiente para mantenerlas, por lo cual ha sido
necesario contar con el apoyo de profesionales en diferentes disciplinas como comunicación social y
periodismo y diseño gráfico, a través de la contratación de servicios personales. Esto teniendo en cuenta que
a través de las estrategias de divulgación ha sido posible posicionar a la entidad no solo a nivel nacional,
donde cada más personas reconocen al Archivo General de la Nación, sino a nivel internacional, y
específicamente entre archivos nacionales.
Es así como El Archivo General de la Nación de Colombia, a partir de las propuestas surgidas en la reunión de
la Asociación Latinoamericana de Archivos-ALA, lidera la sinergia de Archivos de Iberoamérica para difundir su
quehacer. Facebook y Twitter son las redes sociales escogidas inicialmente por los Archivos de España,
Portugal, Brasil, Costa Rica, Chile, Puerto Rico, República Dominicana, Ecuador, México, Paraguay, Uruguay,
Venezuela y Colombia, para desarrollar la estrategia de difusión conjunta.
Desde el 1° de agosto, la información relacionada con los archivos iberoamericanos, circula integrada en las
redes sociales de los Archivos que pertenecen a la ALA. A partir de esta fecha, los perfiles de Facebook y de
Twitter de 13 Archivos iberoamericanos, comparten material de tres tipos: información alrededor de
conmemoraciones históricas de los diferentes países y documentos relacionados, información curiosa,
anecdótica, que dan al público una idea sobre cómo se vivía en determinado momento o situaciones
específicas alrededor de ciertos hechos, por medio de un producto denominado: “Cuentan los documentos
que...”. Todo el sabor del relato de pueblo estará presente en esta sección que evidenciará que, después de
todo, los documentos tienen un vínculo cercano con la vida de las personas y finalmente, el quehacer
noticioso que se genera en el día a día de los Archivos, se compartirá en el momento en que se genere.
La idea de esta sinergia colaborativa se originó en el Archivo General de la Nación de Colombia.
Posteriormente, luego de una jornada de trabajo virtual, se presentó la propuesta en el marco de la reunión
del Comité Directivo de ALA efectuada en Colombia a principios de julio. Así se dio inicio a un trabajo que los
organizadores esperan ver crecer con el paso del tiempo.
Otras estrategias de Divulgación y preservación del patrimonio
 Archivos de puertas abiertas
Una actividad de especial importancia en este proceso fue la iniciativa nacional "Archivos de puertas
abiertas" (jornada realizada en la semana que conmemora el Día Nacional de los Archivos en el 2013, en la
cual participaron 5 departamentos y en donde adultos y niños tuvieron una excelente oportunidad para
acercarse al patrimonio documental custodiado no solo por el AGN sino también por otros Archivos a nivel
nacional. Para la presente vigencia, se adelantan las gestiones pertinentes a fin de lanzar en la misma fecha,
la segunda versión de esta iniciativa, esperando contar con una mayor participación.
 Programas de Cooperación Iberoamericana
Es importante mencionar igualmente, las acciones que en materia de cooperación internacional se han
adelantado desde el año 2011 y que tienen como resultado la reciente adhesión al programa Ibermemoria
Sonora y a la Red de Archivos Diplomáticos, RADI. Esta participación, se constituye, en nuevas oportunidades
para la recuperación y fortalecimiento de acervos documentales del país, junto con el programa Apoyo para
Archivos Iberarchivos, ADAI.
1. Programa ADAI :
Es importante mencionar que la crísis económica europea ha impactado los
recursos de este programa, por lo cual no es posible realizar un análisis
comparativo tomando como punto central el nivel de ingresos para proyectos nacionales. Será entonces
importante referirnos a aspectos como:
a. Acciones para la culminación de proyectos de vigencias anteriores que no habían sido finalizados
correctamente y que la secretaría técnica del programa reportaba como pendientes, aun cuando
el plazo de ejecución era de 8 meses a partir de la entrega de los recursos. En el año 2010 en la
reunión del Comité Intergubernamental, se hizo entrega al Director General del AGN de un
listado con cerca de 25 proyectos a los cuales les habían sido entregados recursos entre los años
2000 y 2009, que hasta el momento no habían sido culminados, o el proceso de legalización de
ejecución de recursos no había sido concluido. A partir de dicha vigencia y por los siguientes 3
años, se ha logrado reducir este número a solo 2 proyectos que se presentan a continuación:
©
Entidad
Proyecto
2006/042
Academia de Historia de
Norte de Santander
Restauración y conservación archivo histórico notarial de
Cúcuta
Corporación Semilla para el
2007/072
Desarrollo de la Amazonía
Activación y Fortalecimiento del Archivo Territorial, "Una
mirada al mundo indígena y el afroamericano", departamento
del Putumayo, región sur de la Amazonía colombiana
b. Valor de la cuota de participación comparada con la cantidad de recursos entregados a proyectos
nacionales anualmente. Para el año 2014 Colombia pagó una cuota de 8.500 euros y le fueron
asignados un total de 17.900 euros para el desarrollo de 3 proyectos relacionados con la
intervención de nuestro patrimonio documental, que se estarán desarrollando entre las
vigencias 2014 y 2015.
c. Calidad de los proyectos aprobados: los siguientes, que superaron una inversión de más de 70 mil
euros:

“Recuperación de la memoria colectiva de la asociación de familiares de víctimas de
Trujillo, Valle del Cauca. En busca de la verdad, la justicia y la reparación a las víctimas
del conflicto armado en Colombia”

“Preservación de la memoria histórica de las comunidades indígenas y
afrodescendientes víctimas del conflicto armado colombiano del Chocó”

“Creación del Fondo Digital "Imagen y memoria de la mujer en el Caribe Colombiano
1875-1975””

“Recuperación del Archivo Histórico del Magdalena Grande”
d. Reconocimiento y participación activa del Archivo General de la Nación en las reuniones del
Comité Intergubernamental. En virtud del reconocimiento que tiene Colombia dentro del
programa, de las 15 Reuniones del Comité Intergubernamental de Iberarchivos, 5 de ellas se
han celebrado en Colombia, con Cartagena como espacio para la primera y quinta reunión
(2000 y 2004) y Bogotá como sede de las tres últimas ediciones de la Reunión, en los años
2012, 2013 y 2014. Estas reuniones contaron con la participación de más de 15 directores y
representantes de Archivos nacionales de los países miembros. Estos eventos, se acompañaron
durante los años 2013 y 2014 con eventos internacionales abiertos al público, nunca antes
realizados en Colombia, que abordaron temas relacionados con archivos y protección del
patrimonio archivístico y documental.
En el balance general encontramos que el programa ADAI ha tenido un 84% de cumplimiento en los
objetivos y finalidades del Programa, asegurando la preservación y difusión del patrimonio documental
colombiano.
2. Ibermemoria Sonora y Audivisual: Con este programa se reconoce la enorme riqueza del patrimonio
sonoro y audiovisual que existe en Iberoamérica, aprobado en la vigésimo tercera Cumbre Iberoamericana
de Jefes de Estado y de Gobierno. La adhesión al programa surge de la preocupación de observar que el
patrimonio sonoro y audiovisual de la región iberoamericana está en riesgo de desaparecer y
que
el
trabajo de conservación de esa herencia que es propiedad de futuras generaciones, implica un esfuerzo
colectivo, no sólo para la obtención de recursos, sino para la creación de una conciencia colectiva y solidaria
sobre la importancia del patrimonio sonoro y audiovisual.
Ibermemoria Sonora y Audiovisual es un programa que se propone la preservación y el acceso a esa riqueza
intangible, pero también la educación dirigida al conocimiento de las estrategias, tácticas y técnicas de
preservación del patrimonio sonoro y audiovisual en beneficio de todos los países de la región.
En la primera reunión constitutiva del Comité Intergubernamental del programa Ibermemoria realizada en
Méxido D.F. los días 3 y 4 de marzo de 2014, participaron los representantes de Argentina, Costa Rica,
Panamá, España, Colombia y México, países que en primera instancia forman parte de esta iniciativa, además
de Chile.
3. Red de Archivos Diplomáticos de Iberoamérica-RADI: Se
constituyó como una herramienta de vinculación y convergencia
para la integración de los países miembros, al tiempo que busca
favorecer y exaltar la identidad cultural iberoamericana, basada
en una comunidad de origen, historia, lenguas, tradiciones y
valores compatibles.
La RADI se ha convertido en un instrumento eficaz de intercambio de información y experiencias en materia
de archivos, que facilita la comunicación y promueve la cooperación; apoya la ejecución de proyectos
editoriales; la realización de investigaciones sobre las relaciones internacionales de los países
iberoamericanos de interés común, y la formación y capacitación de archivistas especializados en
documentos diplomáticos. Además comparte experiencias archivísticas exitosas con los países que presentan
mayor rezago en materia de administración documental. Aquí nace el interés del AGN por lograr la adhesión
al programa, interés que culminó e la vigencia 2013, con la aprobación del Gobierno Nacional.
En virtud de esta nueva adhesión, los días 27, 28 y 29 de octubre del presente año, en ciudad de México, se
llevará a cabo la XVI Reunión de Representantes de la RADI, y el AGN participará en la misma por primera
vez.
4. Agenda de cooperación internacional: Gracias al reconocimiento que el país ha consolidado durante los
últimos tres años, el AGN viene participando de forma activa en el escenario internacional, compartiendo los
avances de Colombia con diferentes países de la región, acogiendo diversas reuniones del sector, así como
siendo sede de eventos representativos como:
-
-
Reunión del Comité Permanente de ALA sobre Preservación Digital, realizada en abril 2014
Reunión de la Red de Transparencia de Iberoamérica, organizada por la Secretaria de Transparencia
de la Presidencia de la República con el auspicio de la OEA, el IFAI, Eurosocial y el Consejo para la
Transparencia de Chile, realizada en 2014.
Reunión de responsables de redes sociales de los Archivos miembros de ALA, que tendrá lugar en
noviembre de 2014.
De igual forma, el AGN ha recibido solicitudes de asistencia técnica de países como Ecuador, Paraguay, Perú,
República Dominicana, México entre otros, algunos de los cuales se han concretado en el desplazamiento de
funcionarios del AGN, previa coordinación con la oficina de Cooperación del Ministerio de Cultura y la
Agencia Presidencial de Cooperación. En este sentido, la Dirección General le ha solicitado a dicha Agencia
incluir dentro de su portafolio de cooperación, oferta de asistencia técnica en materia archivística, a través
de las comisiones mixtas.
• Modernización y
homogeneización del Sistema
Nacional de Archivos - SNA
Crecimiento de la Población Objetivo del Sistema Nacional de Archivos
2010
2011
2012
2013
2014
8.721
8.724
7.855
11.609
11.595
Avances de cumplimiento normativo LEY 594/2000 - Índice de Gobierno Abierto –
IGA
La corrupción limita la gobernabilidad y la competitividad de Colombia. Dentro de las diferentes
determinantes de la corrupción, el incumplimiento normativo es una de las variables más influyentes. Por
esta razón y en virtud de su competencia constitucional de “vigilar el cumplimiento de la Constitución, las
leyes, las decisiones udiciales y los actos administrativos”, la Procuraduría General de la Nación ha diseñado
una estrategia preventiva de monitoreo de normas anticorrupción inicialmente en la gestión pública
territorial a través del Índice de Gobierno Abierto (IGA).
Es precisamente por este motivo, por el cual, el AGN a través de la
Subdirección del Sistema Nacional de Archivos, ha estrechado los lazos
de cooperación con la Procuraduría Delegada para la Descentralización y
Entidades Territoriales, participando activamente en el desarrollo de las
estrategias preventivas desarrolladas: IGA e INTEGRA.
El IGA se aplicó como prueba piloto en el 2010 en los 87 municipios de
Santander dado que en este departamento se presentó el mayor número
de sanciones disciplinarias durante la vigencia 2009. En el 2011 el IGA se
extendió a las 1.133 alcaldías y gobernaciones del país, de igual forma
para 2012 y 2013.
Avances cumplimiento Ley 594/2000
1.200
1.000
800
600
400
200
-
Consejo
Departamental de
Archivos
Consejo
Municipal de
Archivos
Comité Evaluador
de Documentos
Comité de
Archivos
Tabla de
Valoración
Documental
(Elaboración y
Aprobación)
Tabla de
Retención
(Elaboración y
Aprobación)
Archivo General
del
Departamento
2010
32
702
339
486
9
339
18
157
13
2011
32
714
347
507
9
351
18
166
13
2012
32
804
450
639
28
431
20
255
25
2013
32
893
513
820
46
473
23
621
136
Universo
32
1.101
1.133
1.133
1.133
1.133
32
1.101
1.133
Archivo General
Archivo Histórico
del Municipio
INFORME DE RESULTADOS ÍNDICE DE GOBIERNO ABIERTO (IGA) ALCALDÍAS Y GOBERNACIONES
1. ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
1.1. Control Interno
1.1.1. MECÍ *(A y G)
1.1.2. Control Interno Contable *(A y G)
1.2. Gestión Documental
1.2.1. Ley de Archivos *(A y G)
2.1. Contratación
2. EXPOSICIÓN DE LA INFORMACIÓN
2.2. Competencias Básicas Territoriales
2.3. Sistemas de Gestión
Administrativa
3.1. Gobierno en Línea
3. DIÁLOGO DE LA INFORMACIÓN
3.2. Rendición de Cuentas
3.3. Atención al Ciudadano
2.1.1. Publicación de Contratos *(A y G)
2.1.2. Actualización de Contratos *(A y G)
2.2.1. SISBEN *(A)
2.2.2. SIHO *(A y G)
2.2.3. SIMAT *(A)
2.2.4. SUI *(A)
2.3.1. FUT *(A y G)
2.3.2. SICEP *(A)
3.1.1. Fase de Información *(A y G)
3.1.2. Fase de Interacción *(A y G)
3.1.3. Fase de Transacción *(A y G)
3.2.1. Audiencias Públicas *(A y G)
3.3.1. Atención Presencial al Ciudadano *(A)
3.3.2. Derechos de Petición *(A)
ÍNDICE DE GOBIERNO ABIERTO (IGA)
Avances de cumplimiento normativo LEY 594/2000 - El Índice de Integridad INTEGRA
El propósito del INTEGRA es lograr prevenir el incumplimiento normativo de las entidades del Estado
colombiano en los seis procesos que se consideran esenciales para la administración pública, a saber:
misional, planeación, financiero, contratación, talento humano y control interno. Adicionalmente, el índice se
integra con el IGA como indicador de transparencia para la entidad. Por lo anterior, el INTEGRA estima la
probabilidad de cumplimiento normativo de cada una de las entidades con base en la información
disponible.
AVANCES DE CUMPLIMIENTO NORMATIVO LEY 594/2000
Cuenta de Creación del Comité Interno de Archivos
Cuenta de Diagnóstico Integral de archivos
Cuenta de Planeación de la Gestión Documental
979
Cuenta de Programa de Gestión Documental
Cuenta de Sistema Integrado de Conservación
Cuenta de Elaboración / Aprobación
690 Tablas de Retención Documental (TRD)
Cuenta de Aplicación Tablas de Retención Documental (TRD)
496
152
134
54
45
21
63
31
67
1
Cuenta
de
Creació
n del
Comité
Interno
de
Archivo
s
Cuenta
de
Diagnó
stico
Integral
de
archivo
s
Cuenta de
Planeación
de la
Gestión
Document
al
Cuenta de
Programa
de Gestión
Document
al
Cuenta de
Sistema
Integrado
de
Conservaci
ón
Cuenta de
Elaboración /
Aprobación
Tablas de
Retención
Documental
(TRD)
Cuenta de
Aplicación
Tablas de
Retención
Document
al (TRD)
Cuenta de
Actualizaci
ón Tablas
de
Retención
Document
al (TRD)
Cuenta de
Elaboració
n
/Aprobació
n Tablas de
Valoración
Document
al (TVD)
Cuenta de
Aplicación
Tablas de
Valoración
Document
al (TVD)
Cuenta de
Actualizaci
ón Tablas
de
Valoración
Document
al (TVD)
Cuenta
de
Transfe
rencias
Secund
arias
AVANCE
03.08.2014
979
45
54
152
134
690
496
21
63
31
1
67
UNIVERSO
11.5
96
11.5
96
11.596
11.596
11.596
11.596
11.596
11.596
11.596
11.596
11.596
11.5
96
PORCENTAJ
E
8,4
0,4
0,5
1,3
1,2
6,0
4,3
0,2
0,5
0,3
0,0
0,6
Es así como, en la dimensión Organización de la Información, el DAFP y la Contaduría General de la Nación se
han apoyado en el IGA como herramienta preventiva de la PGN, para focalizar sus propios esfuerzos hacia las
entidades que requieren mayor acompañamiento y asesoría en los procedimientos establecidos para el
cumplimiento oportuno de las evaluaciones MECI y de Control Interno. A su vez, el Archivo General de la
Nación, como entidad rectora de la Gestión Documental del Estado, ha impulsado el cumplimiento de la Ley
594 de 2000, conocida como Ley de Archivos, a través de sus programaciones periódicas de capacitación y
direccionamiento, en compañía de la Procuraduría General de la Nación. La diferencia es notoria entre el
avance de las alcaldías, distritos y gobernaciones, que tan sólo representan el 12.5% del universo monitoreado
y evaluado en el INTEGRA, frente a los resultados del 87.5% restante.
Articular las instancias e instituciones del SNA (capacitación archivística, comités,
consejo y eventos)
Durante el cuatrienio anterior se realizaron 71 eventos que equivalen al 25.45%, con una participación de
7.489 asistentes, no obstante, para este periodo objeto de estudio se realizaron 208 eventos de capacitación
con 19.694 funcionarios beneficiados, equivalente al 74.55% y el 72.45% respectivamente, formación que ha
sido desarrollada tanto en las instalaciones del AGN como en diferentes regiones del país
Un elemento a resaltar en relación con la articulación del SNA, es la reciente inauguración del Centro de
Formación Archivística en las instalaciones del AGN. Para esto se recuperaron algunos espacios nunca antes
aprovechados y el resultado se puede apreciar en la siguiente fotografía.
Con este centro, el AGN desarrolló la capacidad de brindar a los actores del SNA que capacita, mejores
instalaciones, que incluyen 5 aulas de capacitación, una sala para actividades infantiles, una zona social amplia
y librería entre otros espacios.
Seguimiento a la implementación de la política en los actores del SNA-Acciones de
inspección, control y vigilancia
La Ley 594 de 2000, en su título VIII, “control Y vigilancia”, artículos 32, 33 y 35 asignó las funciones de
inspección, control y vigilancia sobre el Sistema Nacional de Archivos; en virtud de tales disposiciones, desde
el año 2008 se conformó el Grupo de Inspección y Vigilancia del SNA. Conscientes de la necesidad de dar
cumplimiento a esta obligación, como una herramienta indispensable para asegurar el adecuado
cumplimiento de la Ley por parte de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas,
durante el cuatrienio se destinó presupuesto no solo para contar con un grupo de profesionales que
adelantaran las visitas de inspección y vigilancia, sino también para lograr la plena identificación de los sujetos
obligados de la Ley General de Archivos y los de seguimiento. Actualmente se ha identificado que 11.516
entidades son objeto de seguimiento por parte del AGN; el Grupo de Inspección, Control y Vigilancia ha
realizado acompañamiento de algún tipo (Visitas, acompañamientos, AFA, PMA, Informe de la Gestión
Documental Territorial, solicitudes, conceptos técnicos y asesorías) a un porcentaje mínimo de estas entidades
tanto al Orden Nacional como Territorial. En este campo, es de anotar que el universo es sumamente amplio
por lo cual se trabaja arduamente en el desarrollo de estrategias que permitan un mayor cubrimiento con
mejores resultados en menores tiempos.
Así mismo, es de anotar, que como se mencionó en capítulo anterior, actualmente se encuentra en trámite de
aprobación un decreto reglamentario en esta materia, el cual si bien fue trabajado en el cuatrienio anterior,
no había sido concluido ni tampoco presentado ante las instancias competentes para lograr su aprobación.
El reto es muy grande; actualmente y teniendo en cuenta la estructura orgánico funcional de la entidad, el
Grupo cuenta con 4 funcionarios de planta y anualmente se destina una partida presupuestal para la
contratación de personal de apoyo a fin de alcanzar las metas que se trazan en cada plan de acción.
Es de anotar que en relación con las funciones de inspección, control y vigilancia, a mediano plazo será
necesario analizar los posibles conflictos que surjan con las actividades de desarrollo de proyectos
archivísticos.
Acompañamiento a los grupos étnicos, en el registro, la
conformación y la protección de sus archivos
En relación con el cuarto eje (Implementación de la Ley de Víctimas), es preciso
resaltar que en cumplimiento de la función legal asignada al AGN en el marco de la
Ley 1448 de 2010, se ha brindado acompañamiento a nueve (9) grupos étnicos y
comunidades de: San Basilio de Palenque, Pueblo Awá, Comunidad raizal de San
Andrés y Providencia, Resguardo Yaguará, Cabildo Indígena Universitario Nasa de
Bogotá y el Resguardo la Gaitana, a fin de que éstas puedan lograr el registro, la
conformación y la protección de sus archivos y la plena identificación de su patrimonio documental. Para esto,
se realizaron 76 visitas de acompañamiento en las cuales han participado 516 personas, seis cursos de
Capacitación en materia de Archivos y Derechos Humanos y visitas de seguimiento a 41 entidades del Sistema
Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, SNARIV.
En el siguiente cuadro, detallan las actividades realizadas con cada una de estas comunidades y las
programadas para lo que resta de la vigencia 2014.
Comunidad
Actividades realizadas
Pendientes ya
programados
Palenque de San Basilio
(Mahates,
Bolívar)
en
articulación con el Proyecto
Palenque
Global
del
Ministerio de Cultura.
Modulo I (2012)
Módulo II
Recolección de información y documentos para el archivo.
Acopio de fuentes primarias y secundarias (413 registros de referencias
bibliográficas, digitales, gráficas, audiovisuales y sonoras).
Entrega de información,
acondicionamiento
del
espacio físico del archivo,
convenio con BLAA.
Pueblo
(Orito)
Modulo I Recolección de información y documentos para el archivo.
Awá
Pueblo Awá
(Ricaurte)
-
Putumayo
-
Nariño
Modulo I Recolección de información y documentos para el archivo.
Módulo II
Acopio de fuentes primarias
y secundarias
Módulo II
Acopio de fuentes primarias
y secundarias
Comunidad raizal de San
Andrés y Providencia
Comunicación oficial con la propuesta pedagógica, visita de concertación.
Acopio de fuentes primarias y secundarias (460 registros de referencias
bibliográficas, digitales, gráficas, audiovisuales y sonoras).
Modulo I
Convenio con BLAA.
Resguardo
(Chaparral, Tolima)
Comunicación oficial con la propuesta pedagógica y visita de concertación.
Modulo I del 16 al 18 de agosto; módulo II del 23 al 25 de noviembre
Entrega de información,
acondicionamiento
del
espacio físico del archivo.
Modulo I y Modulo II
Seguimiento
Comunicación oficial con la propuesta pedagógica y visita de concertación.
Comunicación oficial con la propuesta pedagógica.
Modulo I y II
Por concertar
Yaguara
Cabildo
Indígena
Universitario (Bogotá D.C)
Cabildo Nasa de Bogotá
Resguardo La Gaitana (Inza,
Cauca)
Taller de Construcción de Archivos – San Basilio de
Palenque
Entrega de audiovisual
Taller de Memoria y
Cabildo Pilt-Kwazy, Orito Putumayo
Archivos –
Taller de Memoria y Archivos – Cabildo Alnamawani, Orito,
Putumayo
A junio de 2014, se ha logrado identificar cerca de 3.500 documentos de los fondos que reposan en el acervo
documental del AGN que muestran algún tipo de relación con el tema de San Basilio de Palenque o San
Andrés, y dada la magnitud de la cifra es necesario continuar seleccionando y delimitando los documentos
más pertinentes. Sin embargo, hay alrededor de 350 documentos que serán valiosos para la comunidad raizal
y palenquera.

Acopio información sobre Inzá, Cauca y Chaparral (Tolima)
Como parte de la preparación y apoyo a las visitas de concertación de trabajo con el Cabildo La Gaitana en
Inzá, Cauca y con el Cabildo Yaguara en Chaparral, Tolima se dio inicio a la revisión bibliográfica y documental
de las comunidades Nasa y Yaguara, respectivamente, con los siguientes resultados:
Zona de influencia del Cabildo Yaguara:
 13 referencias bibliográficas sobre la zona
 101 documentos que se encuentran en el Archivo General de la Nación
 1 documento digital
Zona de influencia del Cabildo La Gaitana:
 25 referencias bibliográficas
 49 documentos que se encuentran el Archivo General de la Nación
 8 documentos digitales.
Zona del Cauca en general
 60 documentos que se encuentran el Archivo General de la Nación

Población atendida:
Comunidad
Palenque de San Basilio (Mahates, Bolívar)
Awá - Putumayo (Orito)
Awá - Nariño (Ricaurte)
Comunidad raizal de San Andrés y Providencia
Resguardo Yaguara (Chaparral, Tolima)
Cabildo Indígena Universitario (Bogotá D.C)
Consejo Comunitario de la Cuenca del Río Cacarica (autoridades)
Cabildo Mayor Indígena de la zona del Bajo Atrato (autoridades Camizba Embera)
Cabildo Nasa de Bogotá
Cabildo Indígena de Guambia – Pueblo Misak
Resguardo La Gaitana (Inza, Cauca)
TOTAL
Población atendida
170
30
10
50
150
30
4
2
5
15
50
516
Diseñar e
implementar la política pública relacionada con la gestión y
administración de los archivos de derechos humanos y memoria histórica

Articulación Archivo General de la Nación y Centro Nacional de Memoria Histórica
De acuerdo con su competencia, el Archivo General de la Nación tiene como deber orientar, coordinar y
controlar la política nacional de archivos en el ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000, Ley General de
Archivos, que comprende a la administración pública, a las entidades privadas que cumplen funciones públicas
y a los demás organismos regulados en sus diferentes niveles (artículo 2). La referida Ley adopta los principios
generales del Estado como los mismos fines de los archivos y, en virtud de ello, estos deben: estar al servicio
de la comunidad, servir a la garantía de los derechos y deberes consagrados en la constitución y servir para
propiciar la participación y el control ciudadano.
Es así, que el AGN tiene la responsabilidad de fi ar “los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer
efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en
cuenta lo establecido en la Ley y sus disposiciones” (artículo 34, Ley 594 de 2000).
Los archivos se constituyen en un insumo vital para la construcción de la memoria del país, como un
mecanismo fundamental para la realización de los derechos de la sociedad en general. En los archivos se
materializa el cumplimiento de las responsabilidades del Estado para con los ciudadanos y se dirige además
hacia la conservación y defensa del patrimonio documental de la Nación.
Según la organización institucional para el desarrollo e implementación de la Ley 1448, el Archivo General de
la Nación se encuentra dentro del componente de política Verdad y le corresponde tomar parte en las
medidas de protección y preservación de la memoria histórica.
A partir de la promulgación de la Ley 1448, el Archivo General de la Nación - AGN, ha asumido, según sus
funciones y competencias, desde finales del año 2011 el “Diseño de una política para la administración y
mane o de los Archivos de Derechos Humanos y emoria Histórica”.
Se atiende también directamente a lo requerido en el Decreto 4800 de 2011, artículo 191, parágrafo, que
ordena la articulación entre el Sistema Nacional de Archivos - SNA y el Centro de Memoria Histórica, "...el
Archivo General de la Nación creará un grupo interno de trabajo que, en conjunto con el Centro de Memoria
Histórica, desarrolle los lineamientos para la gestión y salvaguarda del patrimonio documental y los archivos
referidos a las graves y manifiestas violaciones de Derechos Humanos e infracciones al Derecho Internacional
Humanitario ocurridas con ocasión del conflicto armado interno de las que trata la Ley 1448 de 2011".
De otro lado, el AGN, como parte del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a Víctimas - SNARIV,
le ha dado continuidad al plan de acción relacionado con la Ley 1448 de 2011, presentado a la Unidad
Administrativa Especial de Atención y Reparación Integral a Víctimas.
Los avances más importantes, para el periodo comprendido entre el mes de enero y el mes de junio de 2013,
se circunscriben principalmente al desarrollo de la política e identificación de las necesidades normativas para
la protección de los archivos relacionados con los derechos humanos y el conflicto armado interno en
Colombia, en las entidades que se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la Ley General de Archivos,
Ley 594 de 2000.

Visitas conjuntas Grupo de Inspección y Vigilancia -GIV- y Grupo de Archivos Étnicos y Derechos
Humanos.
La Entidad adelanto durante el cuatrienio visitas conjuntas a las entidades que hacen parte del Sistema
Nacional de Reparación y Atención Integral a las Víctimas - SNARIV.
Estas visitas tuvieron una doble finalidad: llevar a cabo las actividades propias a la inspección y hacer una
indagación del papel que cumple cada entidad dentro del SNARIV con miras a conocer la documentación
producida y la gestión documental en relación con el tema de Derechos Humanos y la atención a las víctimas,
con el propósito de preservar y asegurar la adecuada administración de esta documentación.
Vigencia
Visitas realizadas
2010
2011
2012
2013
13
14
8
41
El objetivo es que las entidades dentro de la implementación de su Programa de Gestión Documental –PGDtengan en cuenta los documentos relacionados con la atención y reparación integral a las victimas dentro del
concepto de archivo total, los principios y los procesos archivísticos y los lineamientos técnicos del AGN
relacionados son el Sistema de Gestión de documentos electrónicos. Estas actividades quedaron sustentadas
en las respectivas actas de visita e informes de Inspección, Control o Vigilancia, con el respectivo registro
fotográfico. Allí se indica el proceso a seguir a partir de los hallazgos o recomendaciones (en el caso de
entidades recién creadas.
Con esta información se elaboró un documento que tiene como objetivo presentar un balance general sobre
las acciones dirigidas a las víctimas por cada una de las entidades que conforman el Sistema Nacional de
Atención y Reparación Integral a las Víctimas – SNARIV – a partir de diversas expresiones y fuentes, se hizo un
énfasis especial en las acciones vinculadas con la producción documental de Archivos de derechos humanos
existentes en cada una de las entidades.
Diseñar e implementar la política pública relacionada con la gestión y administración
de los archivos audiovisuales, sonoros, fotográficos, orales y otros archivos
especiales
En relación con el patrimonio sonoro y audiovisual, el Archivo General de la Nación inició en el año 2013
actividades para el diseño e implementación de una política pública relacionada con la gestión y
administración de los archivos sonoros, fotográficos, orales y otros archivos especiales, la cual todavía se
encuentra en elaboración y para la cual se ha contado con la participación de diferentes entidades tales como:
El Museo Nacional, Fonoteca de Señal Memoria, RTVC, Fundación Patrimonio Fílmico Colombiano, Biblioteca
Luis Ángel Arango, Archivo de Bogotá, Instituto Colombiano de Antropología e Historia, ICANH, Museo de
Bogotá, Senado de la República, entre otras. Hasta ahora se ha avanzado en los siguientes aspectos:


Adhesión de Colombia a través del Archivo General de la Nación al programa IBERMEMORIA SONORA
que se constituye a mediano y largo plazo, como una oportunidades para la recuperación y
fortalecimiento de estos acervos junto con el programa Apoyo para Archivos Iberarchivos, ADAI y el de
la Red de Archivos Diplomáticos-RADI.
Participación en el taller internacional de conservación de Archivos Audiovisuales: El taller de
preservación de archivos audiovisuales se realizó en las instalaciones de la Cinemateca Distrital, la
Universidad Jorge Tadeo Lozano y la nueva sede de la Fundación Patrimonio Fílmico Colombiano,
entre el 19 y el 22 de junio del año 2013. Las charlas de éste taller estuvieron a cargo de la montajista
y restauradora chilena Carmen Brito, quien cuenta con un gran reconocimiento a nivel
latinoamericano y una amplia experiencia en el campo del montaje y la restauración de material
audiovisual.
Utilización de una sincronizadora de cinta. Taller práctico
en la Fundación Patrimonio Fílmico Colombiano.
La restauradora Carmen Brito hace una
demostración de cómo hidratar los bordes de las
cintas con vaselina.
Becas de investigación "Los Archivos y los Derechos Humanos" y "Archivos
fotográficos del siglo xx".
El Ministerio de Cultura a través del Programa Nacional de Estímulos, busca incentivar la creación, la
investigación y la formación de los actores del sector, así como la circulación de bienes y servicios, para la
sostenibilidad cultural de la nación. Desde el año 2012, el AGN a través de la Subdirección del Sistema
Nacional de Archivos, suscribió un convenio interadministrativo de cooperación con el Ministerio, con el cual
logró por primera vez en la historia, la inclusión de dos becas con temas archivísticos en el Programa de la
vigencia 2013.
Para el año 2014 se reformuló la beca sobre archivos y derechos humanos con un estímulo de veinte millones
de pesos. El objeto es estimular la investigación sobre la recuperación de la memoria histórica a partir del uso
de los archivos públicos y privados. Recolectar experiencias producto de procesos de defensa de los derechos
humanos, dignificación de las víctimas del conflicto armado interno y construcción de memoria histórica a
nivel local, regional y nacional, que en su desarrollo hayan hecho uso de documentos y archivos públicos y/o
privados.
La investigación debe sistematizar el conjunto de experiencias (individuales y/o colectivas) del nivel nacional,
regional o local, identificándolas con unos datos mínimos (lugar, organizaciones, fechas, archivos consultados,
resultados).
El ganador fue el grupo constituido Información, Conocimiento y Sociedad. Línea Archivos memoria y
Sociedad. En el mes de julio se iniciaron las labores de tutoría y seguimiento al desarrollo del proyecto.
También para 2014 se lanzó la beca Archivos fotográficos del siglo XX con un estímulo de veinte millones de
pesos, cuyo objeto consiste en garantizar el rescate de colecciones fotográficas, privadas o institucionales,
inéditas o conocidas; que se encuentren en peligro de desaparecer, ya sea por el fallecimiento de sus autores
o custodios, o por deterioro físico de los soportes. Las mencionadas colecciones deben poseer valores
históricos y/o estéticos manifiestos que las hagan representativas del siglo XX, de una técnica, escuela o
mirada de autor. La beca está diseñada para el desarrollo de proyectos de inventario, verificación técnica,
catalogación, sistematización de la información, restauración, duplicación, digitalización (ya sea en una o
varias de las fases mencionadas).
Se recibieron 13 aspirantes a la beca, de las cuales todas tienen un valor histórico notable. Para la deliberación
se eligieron tres jurados de renombre en el país, y uno de ellos de trayectoria en el extranjero. De estos
postulados, se eligió el que más se ajustaba a las exigencias de la convocatoria (colección ITC) pues es una
colección fotográfica que se encuentra en riesgo físico, además del gran valor histórico que posee. En el mes
de julio se iniciaron las labores de tutoría y seguimiento al desarrollo del proyecto.
• Fortalecimiento Institucional
Renovación e Implementación de Tecnologías de la Información en el Archivo General de la Nación
La inversión realizada durante las vigencias de 2006 a la 2009 fue por un valor del $1.716.628.816 que
corresponde al 35,05%, en razón a lo cual la variación relativa es de 29.90% y por valor de $1.464.495.838 de
variación absoluta de conformidad con el cuatrienio comprendido entre la vigencia 2010 a la vigencia 2013.
Durante el cuatrienio se invirtieron recursos por valor $3.181.124.654 equivalente al 64.95%, representados
en Adquisición de en equipos de cómputo (de escritorio y portátiles con accesorios y licencias de diversas
modalidades según necesidades de la Entidad) para uso del Archivo General de la Nación, así como en la
adquisición del sistema de almacenamiento de red (SAN), conformado por un Sistema de Gestión de Respaldo
Centralizado, Un Sistema de Almacenamiento Masivo de Información y por un Rack, Almacenamiento de Red,
la adquisición de Licencias y equipos tecnológicos y el Diseño e implementación de la Fase I y II del Sistema de
Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA. Solución de Registro y Gestión de las
Comunicaciones Oficiales
Ejecución Presupuestal
Durante este cuatrienio el presupuesto del Archivo General de la Nación creció en un 15,71% que corresponde
a $10.333.576.158 con respecto al cuatrienio anterior. El total de recursos, que comprende la inversión directa
tanto de nación como los recursos propios del AGN, ha llegado en estos cuatro años a pasar de $
33.655.435.979 a $ 36.914.135.743, con una variación absoluta de $ 3.258.699.764 que corresponde al 8,83%
de incremento de recursos, cifra nunca antes asignada en otro gobierno.
Durante el cuatrienio anterior y entre la vigencia 2010 y la vigencia 2014, el Archivo General de la Nación, a
apropiado para su presupuesto de gastos la suma total de $55.430.505.548
y
la
suma
de
$65.764.081.706 respectivamente. Con respecto a la apropiación de recursos financiados por la nación este
encuentra para el cuatrienio anterior con una participación del 37,67% y para el cuatrienio objeto de estudio
con una participación del 45,22%, cual refleja el compromiso del Gobierno Nacional con el sector y con la
modernización de las Entidades Públicas, dada la aprobación de la modificación de la estructura
organizacional y de la planta de personal, pasando de 97 cargos a 141 cargos.
El Gobierno Nacional a través de la Ley de presupuesto asigna un cupo de recursos propios al presupuesto
general de gastos, los representan el 62,33% del total del presupuesto para el periodo anterior, y el 54,78%
para el cuatrienio, dado el comportamiento contante de crecimiento de dicho cupo durante las vigencias, lo
cual refleja un crecimiento mayor de recursos nación, presentando una variación relativa superior en su
comportamiento de participación.
Funcionamiento
Inversión
$
36.914.135.743
$
28.849.945.963
$
21.775.069.569
Cuatrienio anterior
$
33.655.435.979
Cuatrienio
Asimismo, en el Plan de Desarrollo 2010-2014, en los pilares que hacen referencia a la gestión documental, logro
que se incorporaran unas modificaciones sustantivas, tanto en los recursos girados a través de la nación como el
cupo asignado por recursos propios con destinación específica para la Entidad, que llegan al total de municipios del
país, ampliando la cobertura de la Implantación del Sistema Nacional e Archivos y la Preservación del Patrimonio
Documental Colombiano, como ocurre con los recursos provenientes de trasferencias internacionales como apoyo
a la financiación de los proyectos con este objetivo lo cuales cuando no son ejecutados por los departamentos y
reintegrados al Tesoro Nacional.
En cuanto a los recursos de nación apropiados en el presupuesto general de gastos de inversión, se logró un
incremento porcentual del 43.24%, pasando de un 1.661 millones de pesos a 3.527 millones de pesos en los
recursos de propósito de preservación del patrimonio documental colombiano. Esto significa un incremento del
52.90% de los recursos para el disfrute del patrimonio del país.
En relación con los recursos del presupuesto de gastos de inversión obligados destinados a la Implantación del
Sistema Nacional de Archivos, cuya fuente de financiación proviene tanto de la nación como de recursos propios,
los cuales pasaron de $21.800.454.339 del cuatrienio anterior a $27.212.515.883 para el cuatrienio, incrementando
los recursos en un 19.89% de los puntos porcentuales agregados, de manera que quedan garantizados en el futuro
los recursos para la consolidación del SNA, la red nacional de archivos y la modernización de los recursos públicos
con un plan de inversión predeterminado que es producto de un estudio del sector.
Por otra parte, la apuesta del actual gobierno fue más allá del incremento de las fuentes de financiación existentes,
pues surgieron nuevas fuentes con la expedición de nuevas leyes:
 Ejecución de presupuesto de gastos 2014
En términos generales podemos asegurar, que la gestión para esta vigencia actual ha sido buena, superando mes a
mes las metas planteadas, de esta manera a la fecha se han ejecutado, en términos de obligaciones el 42,7% de los
recursos apropiados y comprometido el 64.22% de los mismos, para los gastos de funcionamiento se han obligado
el 49.6% frente a una meta para este mes de 36.2%, sobrepasando la misma en un 13%, un comportamiento similar
se presenta en los gastos de inversión cuya ejecución a la fecha es del 35.6% frente a una meta del 23.2%,
sobrepasando esta última en 12.3%, esto en gran medida a la gestión realizada en los proyectos de implantación
del sistema nacional de archivos en Colombia y la preservación del patrimonio documental Colombiano; en
términos globales nos encontramos por encima de lo proyectado en un 12.6%.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO MGMP 2012 – 2016
INVERSIÓN
FUNCIONAMIENTO
TOTAL
2012
10.567
7.970
18.537
2013
11.507
10.980
22.488
2014
13.013
11.420
24.433
2015
14.071
11.876
25.948
2016
14.801
12.352
27.153
Para las vigencia objeto de estudio, fue solicitado un presupuesto superior al asignado, como se refleja en el
Marcho de Gatos de Mediano Plazo - MGMP, razón por la cual presenta un déficit de 9.273 millones para la
vigencia 2012, correspondiente a un 50% de diferencia sobre el valor asignado, de igual forma se observa el
comportamiento de las cifras para la vigencia 2013 presentando un déficit en la asignación de 7.738 millones ,
equivalente a un 34%, y para la vigencia 2014 presenta un déficit de 12.915 millones, representada en un 53%
dejado de asignar.
 Ejecución Presupuesto de Ingresos Propios
Sobre la gestión de ingresos del periodo 2010 a 2013, podemos decir que hubo una muy buena gestión, en tanto el
recaudo siempre supero el aforo estimado para el periodo, a excepción del año 2010 en donde solo alcanzo el 75%
del aforo vigente, en estos periodos la entidad tuvo un aforo de $27.997.173.594 de los cuales el 89.11%
correspondieron a ingresos corrientes y el 10.89 a recursos de capital; para el resto del análisis presente, los
recursos del balance, los excedentes financieros y otros recursos del balance, solo se empezaron a ingresar en el
sistema SIIF Nación a partir del 2013, dado que antes el sistema no los incorporaba.
De este aforo, se logró un recaudo neto de $ 31.423.209.161 alcanzando un crecimiento de 12.24% frente al aforo
acumulado, de estos el 91.11% corresponden a ingresos corrientes 91.11% y el 8.89% restante a recursos de
capital.
Sobre el análisis de cada uno de los años, encontramos que el año más representativo en términos de recaudo, fue
el 2013, en donde se superó el aforo en un 64.74%, aunque cabe resaltar que para dicho año, el aforo vigente
descendió en $ 217.747.953 con respecto al año inmediatamente anterior.
Dicho recaudo se presentó, gracias en gran medida a la venta de bienes y servicios, correspondientes a ingresos
corrientes y de otra de los excedentes financieros, clasificados como recursos de capital, comportamiento inverso,
se presentó en el año 2011, en donde las ventas solo alcanzaron el 74% del aforo.
Proyectos de Inversión de Infraestructura
Para el Mantenimiento y Adecuación de las Instalaciones del Archivo General de la Nación tanto de la sede ubicada
en la Cra. 6 No. 6 – 91, fueron invertidos recursos por valor de 1.238 millones de pesos en el mantenimiento y
adecuación de dicho inmueble, recursos que fueron inferiores con respecto al cuatrienio anterior por valor de
1.467 millones de pesos, con las mismas necesidades, disminución que representa una variación relativa del
18.50%.
La sede Santander ubicada en la Calle 18 Sur No. 18 – 59, la cual tiene la finalidad de Mejoramiento, Dotación y
Adecuación del Inmueble para la Creación y puesta en funcionamiento del Archivo Intermedio de las Entidades
Financieras Publicas Liquidadas Región Bogotá D.C., fueron invertidos recursos por valor de 768 millones de pesos
en la adecuación de dicho inmueble, recursos que fueron inferiores con respecto al cuatrienio anterior por valor de
1.001 millones de pesos, en razón a un mayor número de adecuaciones realizadas durante el primer periodo,
presentando una disminución que representa una variación relativa del 30.34%, no obstante es de mencionar que
dicho inmueble presento una pérdida de apropiación por valor de 4.200 millones de pesos en el cuatrienio
anterior.
 Remodelación y Adquisición del Inmueble Aledaño al Edificio del Archivo
General de la Nación
El Archivo General de la Nación cuenta con un inmueble aledaño al edificio, el cual
tiene como propósito ser adecuado como una sede para la Escuela Nacional de
Archivos con instalaciones adecuadas a fin de desarrollar un programa continuo de
Capacitación Archivística, para tal fin se han invertido recursos por valor de 500
millones en primeros auxilios para contener el deterioro que presenta, en razón al
trámite de permisos para su intervención total y a la falta de recursos para llevar a
cabo, dado que oscilan por valor de 2.500 millones.
Derechos de Petición,
PQRSD
Quejas, Reclamos, Sugerencias,
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado cuenta con un sistema
de Petición, Quejas, Reclamos y/o Sugerencias - PQRS, por medio del cual se
atienden de todas las solicitudes realizadas por los ciudadanos.
Dentro de los logros del cuatrienio, está la implementación de la sede electrónica disponible a través del
enlace http://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co; allí el ciudadano encontrará diferentes categorías y
menús desplegables, por medio de los cuales se podrán elevar y realizar seguimiento y consulta de las
Petición, Quejas, Reclamos y/o Sugerencias, así mismo se dispondrá a través de esta misma página un
repositorio de consultas en temas archivísticos a fin de que puedan ser consultados directamente, reduciendo
la necesidad de expedir una y otra vez conceptos referidos a un mismo tema, y ahorrarán tiempo al
ciudadano.
A continuación se presentan las cifras concernientes a a atención de PQRSD:
AÑOS
Derechos Petición
Quejas y Reclamos
2010
102
32
2011
116
58
2012
44
28
2013
191
126
• Retos
El Archivo General de la Nación, a través de sus 4 Subdirecciones misionales, seguirá avanzando en el
fortalecimiento de la función archivística al interior de las entidades y a desarrollar acciones contundentes que
propendan por la protección y preservación del patrimonio archivístico-documental de la Nación.
Se dará inicio a la implementación de la Red Nacional de Archivos Históricos; se reforzará el trabajo de
inspección, control y vigilancia que viene adelantándose a través de la Subdirección del Sistema Nacional de
Archivos.
En materia de Tecnologías de la Información y Documento Electrónico, el AGN continuará desarrollando un
plan de trabajo propuesto al Comité de Preservación Digital en la homologación de normas técnicas para
preservación a largo plazo (Metadatos, migración, refreshing, emulación o conversión, metadatos técnicos, de
preservación y descriptivos, interoperabilidad y arquitectura) en articulación con Icontec y organismos de
certificación y formuladores de política.
Adicionalmente, el AGN seguirá trabajando en procesos de desarrollo y actualización normativa,
investigación, prevención, diagnóstico y recuperación del acervo documental perteneciente al AGN, pero
también a aquel que custodian otros actores del SNA; la actualización y puesta a disposición del público de
nuevos instrumentos de descripción (Guías, Catálogos e Índices, Inventarios) de los Fondos históricos que
custodia el AGN, seguirá siendo un tema prioritario, al igual que dar continuidad a los procesos de
organización (clasificación, ordenación, y descripción ) de otros Fondos documentales del AGN así como
poner a disposición de la ciudadanía a través del aplicativo Archidoc - Web, una mayor cantidad de
documentos.
Para finalizar, la Subdirección Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos, en pro de dar cumplimiento al Plan
de Acción Institucional, trabajará en pro de la implementación y desarrollo de Proyectos rentables: responder
por la facturación generada de los proyectos archivísticos en forma oportuna y correcta, presentar una
propuesta para mejorar el alcance y cobertura de la asistencia técnica que brinde el AGN y prestar el servicio
de asistencia técnica a las diferentes entidades públicas y privadas que cumplen funciones pública.
En resumen, el AGN le apuesta a seguir trabajando por ser “la memoria viva de los colombianos”.